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Informe de Actividades DMGDA 2013
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Informe de Actividades DMGDA 2013

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  • 1. INFORME DE ACTIVIDADES MAYO 2010- MAYO 2013 Dirección Metropolitana de Gestión Documental y Archivos Mary Elizabeth Caleño Directora Metropolitana de Gestión Documental y Archivos
  • 2. PROYECTO: Sistema Metropolitano de Gestión Documental y Archivos
  • 3. Alcanzar un sistema archivístico innovador y de referencia para las dependencias del MDMQ, que asegure la gestión, protección y transparencia de los documentos en todo tipo de soporte; y consolide una red de Unidades de Gestión Documental y Archivos, que garantice la preservación, el acceso y la difusión del patrimonio documental en beneficio de la eficacia administrativa, de los derechos de los ciudadanos y de la sociedad del conocimiento. Desarrollar las políticas archivísticas e implantar un método de gestión documental para el conjunto de los documentos generados en el ejercicio de las funciones de las dependencias del MDMQ; así como recoger, conservar, tratar, evaluar, hacer accesible y difundir el patrimonio documental. VISIÓN MISIÓN
  • 4. 4 Organizar, modernizar y gestionar técnicamente la documentación e información, que por trámite, ingresa o se genera en las dependencias municipales en el ejercicio de sus funciones específicas, y constituye patrimonio documental del MDMQ, facilitando la gestión institucional, la transparencia, la difusión, el acceso a la documentación e información, y el servicio a la institución y al ciudadano OBJETIVO GENERAL DEL PROYECTO
  • 5. 5 Restructuración, fortalecimiento de unidades de archivo (Red de Archivos Municipales) Políticas y normativa técnica Gestión Integral de documentos y administración electrónica Conservación y Preservación del patrimonio documental del MDMQ Servicios documentales y difusión 1 432 5 OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
  • 6. 2010 2011 2012 2013 Creación de la Dirección Metropolitana de Gestión Documental y Archivos (2008) Diseño modelo de Gestión Documental y Archivos Transferencia y Capacitación a Red de Archivos MDMQ Inventario Transferencias Documentales Adecuación espacios físicos archivos Operación SMGDA Instauración del Sistema Metropolitano de Gestión Documental y Archivos (Intervenciones) Censo Consolidación Sistema Metropolitano de Gestión Documental y Archivos 1 2 3 MOMENTOS PROCESO DE IMPLANTACIÓN SISTEMA METROPOLITANO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVOS Plan de Conservación
  • 7. 7 Objetivo 1 Objetivo 2 Objetivo 3 Objetivo 4 Objetivo 5 Restructuración y Fortalecimiento de Unidades de Archivo (Red de Archivos MDMQ) • Logro 1: Consolidación de la Dirección y el Sistema Metropolitano de Gestión Documental y Archivos • Logro 2: Reestructuración y Organización de Unidades de Archivo del MDMQ. • Logro 3: Definición de perfiles profesionales (capacitación). Establecimiento de políticas y normativa técnica para manejo de archivos. • Logro 1: Política institucional para la gestión integral de documentos y Archivos MDMQ • Logro 2: Reglamento que regula el Sistema Metropolitano de Gestión Documental y Archivos MDMQ. • Logro 3: Elaboración, aprobación y socialización y puesta en aplicación de instructivos técnicos para proceso documentales. Gestión integral de documentos y administración electrónica • Logro 1: Diagnóstico y Censo de Gestión Documental y Archivos • Logro 2: Intervención en Unidades de Gestión Documental y Archivos • Logro 3: Implantación progresiva de sistemas automatizados de gestión documental. Conservación y preservación del patrimonio documental del MDMQ • Logro 1: Identificación, resguardo, protección del patrimonio documental. • Logro 2: Adecuación y mejoramiento de espacios físicos y repositorios de archivo. • Logro 3: Revalorización del patrimonio documental Servicios Documentales y difusión del patrimonio documental • Logro 1: Accesibilidad a la información pública • Logro 2: Eventos y publicaciones de difusión del patrimonio documental • Logro 3: Identificación, simplificación y catálogo de trámites y servicios MDMQ LOGROS ALCANZADOS 2010-2013
  • 8. Consolidación de la Dirección y el Sistema Metropolitano de Gestión Documental y Archivos LOGRO 1 Restructuración y Fortalecimiento de Unidades de Archivo (Red de Archivos MDMQ) Objetivo 1 No existe una estructura funcional para la Dirección Metropolitana de Gestión Documental y Archivos No existe personal técnico suficiente para la realización de los proyectos de intervención de unidades de Archivo No existe asignación de recursos económicos, técnicos y tecnológicos para las áreas de archivo. No existe articulación entre las unidades de archivo de las dependencia del MDMQ. Bajo nivel de cooperación interinstitucional para los proyectos de gestión documental y archivos. LÍNEA BASE Dirección posicionada dentro del Organigrama Funcional Institucional, articulando una red de 120 Archivos de dependencias (Gestión, Centrales, Intermedio, Histórico) y 147 responsables institucionales de archivos del MDMQ, con asignación de presupuesto propio establecido en el POA anual.
  • 9. ARCHIVOS CENTRALES DE SECRETARÍAS ARCHIVOS CENTRALES DE DIRECCIONES ARCHIVO METROPOLITANO DE HISTORIA ARCHIVO METROPOLITANO INTERMEDIO ARCHIVOS CENTRALES EMPRESAS, COORPORACIONES ARCHIVOS CENTRALES ADMINISTRACIONES ZONALES ARCHIVOS DE GESTIÓN U OFICINA RED DE ARCHIVOS Sistema Metropolitano de Gestión Documental y Archivos
  • 10. No existen equipos de trabajo responsables de proyectos de intervención en cada dependencia Las unidades de Archivo no son consideradas parte del orgánico funcional de las dependencias No existe levantamiento de procesos documentales en las Unidades de Archivo No existe procesamiento técnico de la información contenida en los documentos No existe articulación y control de los flujos documentales de las unidades administrativas con el Archivo Central de las dependencias LÍNEA BASE A Mayo del 2013 se encuentran 81 Proyectos de Reestructuración de Unidades de Archivo de dependencias (Incluye Empresas), ejecutados y monitoreados. 0 20 40 60 80 100 120 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 0 3 11 28 58 81 120 0,00 2,50 9,17 23,33 48,33 67,50 100,00 Proyección 2014 Archivos Intervenidos Porcentaje de Intervención Restructuración y Fortalecimiento de Unidades de Archivo (Red de Archivos MDMQ) Objetivo 1 Proyectos de reestructuración y organización del 67,5% de Unidades Archivos del MDMQ. LOGRO 2
  • 11. RECEPCION REGISTRO DIRECCIONAMIENTO ENTREGA DE INFORMACION Y DOCUMETNACION GESTION DOCUMENTAL Y ARCHIVO DEPENDENCIA / EMPRESA MDMQ AUTOMATIZACIÓN DESIGNACION DE DESCRIPTORES, ALIMENTACION DE DATOS Y DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS PREPARACION FISICA, ALMACENAMIENTO Y ORDENACION REVISION DE DOCUMENTACION ORIGINAL Y CERTIFICACION DESGLOSE, FOLIACION Y ORDENAMIENTO DE EXPEDIENTES PROCESOS PROPIOS DE CADA DEPENDENCIA TECNICOS ANALISTAS Y TECNICOS TECNICOS Y ASISTENTES TECNICOS DE CADA DEPENDENCIA
  • 12. No existe delegación oficial a los servidores municipales que resposables en las unidades de archivo La mayoría de los servidores responsables de los archivos no tiene los suficientes conocimientos y capacitación respecto de las normativas que pueden ser aplicadas Predisposición de los servidores responsables de los archivos para participar en un proceso de mejoramiento de los archivos municipales Solicitud generalizada de la necesidad de que se les brinde capacitación para el manejo y organización de los archivos LÍNEA BASE A Mayo del 2013 el 63% del personal responsable de manejo de documentos y archivos en las distintas Dependencias y Empresas del MDMQ se encuentra delegado y capacitado conforme la programación académica establecida en la Escuela de Gestión Documental y Archivos en coordinación con el ICAM-Q. 0 50 100 150 200 250 2008 2009 2010 2011 2012 2013 Restructuración y Fortalecimiento de Unidades de Archivo (Red de Archivos MDMQ) Objetivo 1 Definición de Perfiles profesionales, asignación de responsabilidades y capacitación de servidores municipales responsables del manejo de documentos y archivos en el MDMQ. LOGRO 3
  • 13. No existe en el MDMQ una directiva única en relación con la gestión de archivos. La falta de una política institucional explica el funcionamiento desarticulado de los archivos de las diferentes dependencias y empresas No se aplican las normas de la archivística en el procesamiento técnico de la documentación Cada dependencia ha desarrollado sus propios sistemas de registro de la información y manejo de archivos LÍNEA BASE Política de manejo integral de documentos y archivos aprobada remitida a las distintas autoridades de las dependencias mediante Circular N° 2876 de 27 de Septiembre de 2010 y socializado los responsables de Archivo el MDMQ. Establecimiento de políticas y normativa técnica para manejo de archivos Objetivo 2 Política Institucional para la gestión integral de documentos y archivos LOGRO 1
  • 14. Falta de unidad en el manejo de archivos constituye un obstáculo para la sistematización de la documentación existente. Manejo de documentos no ofrece garantías respecto de los criterios con los cuales se establece la importancia o trascendencia de la documentación, por lo cual tampoco está asegurada su preservación Métodos empíricos de organización de archivos que no responden a las normas archivísticas aceptadas. Los métodos de clasificación y organización de la documentación que se aplican en los diferentes archivos del MDMQ no son uniformes LÍNEA BASE Reglamento que regula el Sistema Metropolitano de Gestión Documental y Archivos aprobado mediante Resolución AG-084 de 13 de Septiembre de 2013 y socializado a los responsables de Archivo del MDMQ. Establecimiento de políticas y normativa técnica para manejo de archivos Objetivo 2 Reglamento que regula el Sistema Metropolitano de Gestión Documental y Archivos LOGRO 2
  • 15. La documentación no es procesada técnicamente en base a instrucciones de ente rector. No se encuentran definidos proceso y flujos documentales Procesos documentales no tienen una normativa específica elaborada y socializada Responsables de archivos en su mayoría desconocen la normativa para manejo de archivos El ICAM-Q no considera la gestión documental y archivos dentro de su programación académica anual. LÍNEA BASE 16 Procesos técnicos normalizados con instructivos técnicos aprobados, y socializados de los 20 procesos existentes: Producción Documental, Recepción y registro documental, descripción documental, identificación documental, clasificación, inventario y transferencia documental, conservación, infraestructura y equipamiento, acceso y consulta de archivos, registro institucional convenios y consultorías, identificación y simplificación de trámites. 2008 0% 2009 0% 2010 10% 2011 25% 2012 30% 2013 20% 2014 15% Establecimiento de políticas y normativa técnica para manejo de archivos Objetivo 2 Elaboración, aprobación, socialización y puesta en aplicación de instructivos técnicos y formatos para procesos documentales LOGRO 3
  • 16. No existía un diagnóstico o línea base para establecer propuestas de mejora en el tema de archivos No se contaba con un registro institucional de responsables de las unidades de archivo. Inexistencia de un dato real que evidencia el volumen general de documentos y su proyección de crecimiento. Inexistencia de datos que reflejen la condición de los archivos en temas de conservación. •No existe una línea base de los servicios documentales brindados LÍNEA BASE Censo de Archivos del MDMQ (Censo de Recursos humanos-procesos-espacios físico, estado de conservación de documentos) Gestión integral de documentos y administración electrónica Objetivo 3 Diagnóstico y Censo de Unidades de Gestión Documental y Archivos LOGRO 1
  • 17. Los medios técnicos y económicos a disposición de las unidades de archivo para iniciar proyectos son limitados No existen propuestas de mejoramiento de archivos en respuesta a disposiciones legales No existe el personal técnico suficiente para emprender proyectos de organización de archivos Esfuerzos aislados de cada dependencia por mejorar las situación de los archivos No existen equipos de trabajo que enfrenten la planificación archivística LÍNEA BASE 81 Unidades de Gestión documental y Archivos intervenidas (Diagnóstico, propuesta de visionamiento, establecimiento de perfiles, adecuación espacios físicos, manual de procedimiento, ordenamiento e inventario de documentos, mejoramiento de servicios ) Gestión integral de documentos y administración electrónica Objetivo 3 Intervención en el 67,5% de Unidades de Gestión Documental y Archivos del MDMQ LOGRO 2
  • 18. Diversidad de procedimientos y uso de sistemas para el proceso de recepción y control de trámites. Inaccesibilidad al seguimiento de los trámites que salen de una dependencia hacia otra. El 88,3% de las unidades carecen de algún software de gestión documental. El 91,9% de las unidades no utiliza bases de datos y el 8,1% de las unidades tienen diversas bases de datos No existen propuestas de automatización y digitalización documental LÍNEA BASE 54% de Accesibilidad a documentación mediante sistemas electrónicos de gestión documental Gestión integral de documentos y administración electrónica Objetivo 3 Implantación progresiva de sistemas electrónicos de gestión documental GDOC LOGRO 3
  • 19. Gestor documental Aplicacions Back-Office Fases: Activa Diseño Procesamiento técnico Uso Semiactiva Retención Inactiva Preservación Aplicacions Back-OfficeAplicaciones Back-Office Registro . e-ArchivoCuadro clasificación 20 GESTIÓN DOCUMENTAL Y E-ADMINISTRACIÓN
  • 20. No se valora y transfiere regularmente la documentación patrimonial al Archivo Histórico del MDMQ Solo el 2% del total de la documentación del MDMQ se encuentra procesada técnicamente, lo cual constituye un impedimento importante para establecer su valor o trascendencia, y proceder de este modo a un proceso de depuración seguro. No se produce la transferencia interna de la documentación desde los archivos de oficina a los Archivos centrales de Dependencia No existen condiciones básicas para la conservación de documentos LÍNEA BASE 8000 metros lineales de documentación recuperada, procesada, inventariada y transferida en distintos repositorios de archivo del MDMQ, de los 21250 metros lineales existentes en el MDMQ. 0 0 2000 4500 7300 10300 0 0 2000 2500 2800 3000 3000 3000 3000 2000 0 0 2000 4500 7300 10300 13300 16300 19300 21300 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 Avance de intervención en metros lineales EJECUTADO PARCIAL ANUAL PROYECCIÓN Conservación y preservación del patrimonio documental del MDMQ Objetivo 4 37,64 % de identificación, resguardo, protección y acrecentamiento del patrimonio documental del MDMQ.(estimado) LOGRO 1
  • 21. HOY 21.1 km ARCHIVOS DE GESTION VOLUMEN (Km de documentos generados en el MDMQ): INCREMENTO ANUAL 4.5 % Inicio 2010 2050 37.5 16.7 0.75 km 4.5 % 4.5 % 0.75 km 2.5 km DEPURACION (SELECCIÓN)ARCHIVOS MDMQ
  • 22. Falta de condiciones básicas en los diferentes repositorios para asegurar la preservación idónea de los acervos documentales y seguridad industrial Los repositorios existentes no reúnen en general las condiciones necesarias para la conservación de la documentación y para el procesamiento técnico El 83,8 % de las dependencias municipales no tienen una unidad exclusiva de archivo, y las existentes están saturadas El volumen de documentos en los archivos diagnosticados es de aproximadamente 17 km. y su crecimiento anual alcanza los 503 metros lineales. Los repositorios funcionan conjuntamente con las oficinas y las áreas de atención al público LÍNEA BASE 3850 metros cuadrados de repositorios de archivo habilitados de los 5525 m2 necesarios para albergar 21250 metros lineales de documentación del MDMQ. 2008 0% 2009 13% 2010 13% 2011 14% 2012 39% 2013 21% Porcentaje de Intervención anual Conservación y preservación del patrimonio documental del MDMQ Objetivo 4 Adecuación y mejoramiento del 69% de espacios físicos y repositorios necesarios para almacenamiento de archivo LOGRO 2
  • 23.  Infraestructura tecnológica, arquitectónica, equipamiento y mobiliario que garantice los procesos de gestión documental, archivo y servicios.
  • 24. Archivos son considerados bodegas Documentos patrimoniales eliminados sin previa valoración documental Inexistencia de procesamiento de información patrimonial para difundir a la ciudadanía La débil conciencia ciudadana y de las autoridades respecto de la importancia y trascendencia del patrimonio documental, de su utilidad y de su trascendencia como apoyo para la consolidación de la identidad y de los valores ciudadanos.. No existe involucramiento de las autoridades por mejorar la situación de los archivos LÍNEA BASE Involucramiento de autoridades, funcionarios y ciudadanía en el rescate y conservación del patrimonio documental Conservación y preservación del patrimonio documental del MDMQ Objetivo 4 Revalorización del patrimonio documental LOGRO 3
  • 25. Desconocimiento de las leyes que norman el acceso a la información. Inaplicabilidad de la LOTAIP por la falta de recursos y gestión de la información Archivos que no tienen acceso a las tecnologías de la comunicación e información para brindar acceso a la información pública. No existe una dependencia responsable de consolidar la información requerida por la Defensoría del Pueblo de las solicitudes de información atendidas en el MDMQ y su seguimiento. LÍNEA BASE 10095 solicitudes de acceso a la información pública anuales presentadas, 5664 contestadas favorablemente, y 1200 desfavorables en el MDMQ (no incluye empresas) 2011-2012 (Reporte a Defensoría del Pueblo y Quito Honesto) 0 1000 2000 3000 4000 5000 Solicitudes presentadas Solicitudes atendidas favorablemente Solicitudes desfavorables 0 0 0 2455 2271 184 4225 3393 832 Reporte años anteriores Reporte Marzo 2010-Marzo 2011 Reporte Marzo 2012-Marzo 2013 Servicios Documentales y difusión del patrimonio documental Objetivo 5 Accesibilidad a la información pública LOGRO 1
  • 26. Dependencias Administraciones Zonales Fundaciones Corporaciones Empresas Ciudadanía en general Servicio de documentación, información, préstamos Certificación de actos administrativos Bases de datos y catálogos electrónicos Servicio a través de varios canales de comunicación e información Guías de trámites municipales
  • 27. Promover el conocimiento del Archivo Municipal entre los ciudadanos y dentro de la organización de la Municipalidad No existen protocolos para la implantación de normativa técnica mediante la capacitación y socialización en coordinación con el ICAM No existe una estrategia de comunicación interna y de desarrollo profesional en la temática de archivos No se realizan eventos de difusión del patrimonio documental en coordinación con actores vinculados a la temática LÍNEA BASE 1848 participantes en 51 eventos realizados por la Dirección (Seminarios Nacionales, Internacionales, Cursos de Capacitación, Exposiciones) 0 50 100 150 200 250 300 350 400 2008 2009 2010 2011 2012 2013 NrodeParticipantes Año de realización de eventosCursos de Capacitación Seminario Local Seminario Internacional Exposiciones Servicios Documentales y difusión del patrimonio documental Objetivo 5 Eventos, publicaciones y productos de de difusión del patrimonio documental LOGRO 2
  • 28. No existe ente rector, responsables ni normativa que regule el proceso de simplificación. No existe modelo de sistematización de la información de los trámites. Discrecionalidad en trámites (No existe proceso formal de solicitud ni criterios de resolución claramente definidos) Normativa que regula trámites (requisitos complejos, confusos, innecesarios, costumbre) Insuficiente difusión y conocimiento de cómo realizar los trámites municipales. LÍNEA BASE Resolución Administrativa AG-131-2012: Instructivo identificación, simplificación , catálogo de trámites, 60 responsables institucionales de simplificación. 150 trámites identificados con 15 campos de descripción en ficha estandarizada disponible en aplicativo informático Trámites de alto impacto simplificados: LUAE, Patente, Transferencia de Dominio, Recaudaciones, PH, formularios electrónicos. Normativa interna derogada para cobro de especies, formularios descargables por internet, reducción de costos y tiempo al ciudadano. 3 catálogos de trámites y servicios aprobados: Catastros 39 Trámites, Tributario 12 Trámites; Financiero 12 Trámites, En proceso aprobación RPQ 8 trámites y GU 38 trámites Varios canales de difusión con información de tramitología: Intranet, vía web, call center, cartillas, hojas volantes Posibilidad de monitoreo y control de tiempos de respuesta. 42% de trámites de alto impacto simplificados y mejorados 58% de Trámites de mediano y bajo impacto en proceso de simplificación Servicios Documentales y difusión del patrimonio documental Objetivo 5 Identificación, simplificación, y catálogo de trámites y servicios municipales LOGRO 3
  • 29. “Democratización" de la información Implantación de nuevo modelo administrativo de manejo documental (mejora de los proceso existentes, identificación de los procesos duplicados, racionalización administrativa, Economía en recursos materiales, humanos y técnicos (espacio, personal, servicios…) BENEFICIOS IMPLANTACIÓN SISTEMA METROPOLITANO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHVIOS
  • 30. Los archivos no relumbran, pero son minas de oro. (Ángeles Magdaleno) GRACIAS