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  • 1. LA IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS
  • 2. PRINCIPIOS RECTORES FINES DEL ESTADO FINES DEL ARCHIVO GARANTIZAR A LA COMUNIDAD PRINCIPIOS DEBERES DERECHOS PARTICIPÁCIÓN CONTROL
  • 3. TOMA DE DECISIONES FUENTES DE LA HISTORIA PATRIMONIO CULTURAL IDENTIDAD NACIONAL LA ADMINISTRACIÓN Y LA CULTURA EL ARCHIVO ES IMPORTANTE PARA:
  • 4. Interés General Derecho a la información Interés particular
    • Consulta
    • Reproducción copias
    ACCESO A LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVOS PÚBLICOS Derecho de petición
    • Excepto:
    • C.N.
    • Restricciones Legales
    • Conservación: Prestamo de información en otros soportes
  • 5. LA NORMATIVIDAD Y LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN LOS ARCHIVOS
  • 6. Gestión documental
    • Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación . (Art. 3 Ley 594 de 2000)
  • 7. La gestión documental se reconoce, como una actividad intrínsecamente ligada a los archivos y su desarrollo e s paralelo a la búsqueda de la transparencia en la gestión administrativa . Gestión documental
  • 8. El Programa de Gestión Documental - PGD, como proceso archivístico sistemático
    • Debe estructurarse a partir de la normatividad archivística vigente.
    • Contempla situaciones tendientes a la simplificación de trámites y racionalización de recursos .
  • 9. EL COMITÉ DE ARCHIVO Equipo asesor de la alta dirección, responsable de cumplir y hacer cumplir las políticas, definir los programas de gestión de documentos y hacer recomendaciones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos
  • 10. COMPONENTES DE UN PGD
    • Consideraciones básicas de tipo administrativo, económico y archivístico.
    • Aspectos de planeación relacionados con la necesidad de un diagnóstico y los requisitos previos al PGD.
  • 11. COMPONENTES DE UN PGD
    • La adopción e implementación de las tablas de retención documental.
    • La formación de archivos según el ciclo vital de los documentos (Archivos de Gestión, Central e Histórico)
  • 12. COMPONENTES DE UN PGD
    • Identificación de los procesos de un programa de gestión documental y sus correspondientes flujos de información
    • La implementación y seguimiento.
  • 13.
    • Ley 43 de 1913  
    • Ley 527 de 1999
    • Código Penal
    • Código de Procedimiento Penal
    • Código de Comercio
    PROCESO DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS
  • 14.
    • Decreto 2649 de 1993
    • Decreto 1584 de 1994
    • Decreto 2150 de 1995
    • Acuerdo AGN 060 de 2001.
    • Circular Interna AGN No.13 de 1999,
    PROCESO DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS
  • 15.
    • NTC 1673
    • NTC 2223:1986
    • NTC 2676
    • NTC 3393
    • NTC 4436
    PROCESO DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS
  • 16. 7. CONSERVACIÓN PROCESOS DE UN PGD 2. RECEPCIÓN 3. DISTRIBUCIÓN 4. TRÁMITE 6.CONSULTA 8. DISPOSICIÓN FINAL 5. ORGANIZACIÓN 1. PRODUCCIÓN
  • 17. PROCESO DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones.
  • 18.  
  • 19. PROCESO DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS
    • Medios y técnicas de producción y métodos de impresión
    • Determinación y selección de soportes documentales
    • Determinación de dimensiones, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas.
    1. Creación y diseño de documentos ACTIVIDADES PROCEDIMIENTOS
  • 20. PROCESO DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS
    • Instrucciones para el diligenciamiento de formularios
    • Determinación de uso y finalidad de los documentos
    • Diplomática:imagen corporativa, características internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas
    • Adecuado uso de la reprografía
    1. Creación y diseño de documentos ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO
  • 21. PROCESO DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS
    • Identificación de dependencias productoras
    • Definición de tipologías documentales, formatos y formularios según TRD
    • Determinación de formatos preimpresos y plantillas predeterminadas
    2. Normalización de la producción documental ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO
  • 22. PROCESO DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS
    • Directrices relacionadas con el número de copias
    • Control de la producción de nuevos documentos
    • Determinación de la periodicidad de la producción documental
    2. Normalización de la producción documental ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO
  • 23.
    • Constitución Política
    • Decreto 2150 de 1995
    • Acuerdo AGN 060 de 2001.
    PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
  • 24. PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.
  • 25. Radicación: Procedimiento por el cual, se asigna un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
  • 26. Registro : Procedimiento por el cual, las entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o destinatario, Nombre o código de la dependencia competente, Nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
  • 27. PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
    • Definición de medios de recepción
    • Recibo de documentos oficiales
    • Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas
    • Constancia de recibo
    • Asignación de datos (Acuerdo AGN 060/2001 Art. 2)
    • Asignación consecutivo de envios
    1. Registro de documentos ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO
  • 28. PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
    • Asignación de consecutivo, fecha y hora
    • Impresión de rótulo de radicación
    • Relación entre los documentos recibidos y enviados
    • Registro impreso de planillas de radicación y control
    • Elaboración de estadísticas
    2. Radicación de documentos ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO
  • 29.
    • Decreto 2150 de 1995
    • Acuerdo 060 de 2001
    PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS
  • 30. PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.
  • 31. PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS
    • Identificación de dependencias y determinación de competencia
    • Enrutamiento de documentos a dependencia competente
    • Registro de control de entrega de documentos recibidos
    1.Distribución de documentos recibidos ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO
  • 32. PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS
    • Identificación de dependencias
    • Enrutamiento de documentos a dependencia competente
    • Registro de control de entrega de documentos internos
    2. Distribución de documentos internos ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO
  • 33. PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS
    • Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, apartado aéreo, trámite en línea, página web, otros
    • Control y firma de guías y planillas de entrega
    • Organización mensajería externa
    3. Distribución de documentos enviados ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO
  • 34.
    • Constitución Política.
    • Ley 58 de 1982
    • Decreto 01 de 1984
    • Decreto 2150 de 1995.
    • Acuerdo AGN 060 de 2001.
    PROCESO DE TRÁMITE DE DOCUMENTOS
  • 35. PROCESO DE TRÁMITE DE DOCUMENTOS Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa
  • 36.
    • Respuesta a una solicitud o requerimiento
    PROCESO DE TRÁMITE DE DOCUMENTOS
  • 37. PROCESO DE TRÁMITE DE DOCUMENTOS
    • Confrontación y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trámite
    • Determinación de competencia
    • Preparación y proyección de respuesta
    1.Recepción de solicitud o trámite 2. Respuesta ACTIVIDADES PROCEDIMIENTOS
  • 38.
    • Ley 4 de 1913.
    • Ley 80 de 1993.
    • Código de Comercio.
    • Decreto 1382 de 1995.
    • Decreto 254 de 2000.
    • Decreto 4124 de 2004.
    PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
  • 39.
    • Acuerdo AGN 007 de 1994.
    • Acuerdo AGN 09 de 1995.
    • Acuerdo AGN 12 de 1995.
    • Acuerdo AGN 16 de 2002.
    • Acuerdo AGN 037 de 2002.
    PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
  • 40.
    • Acuerdo AGN 039 de 2002.
    • Acuerdo AGN 041 de 2002.
    • Acuerdo AGN 042 de 2002.
    • Acuerdo AGN 015 de 2003.
    • Acuerdo AGN 02 de 2004.
    PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
  • 41.
    • Circular AGN 07 de 2002.
    • Circular AGN 01 de 2003.
    • Circular AGN-DAFP No. 004 de 2003.
    • Circular AGN 012 AGN-DAFP de 2004.
    • Circular AGN 01 de 2004.
    PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
  • 42.
    • Resolución MinSalud 1995 de 1999.
    • Resolución AGN 081 de 2001.
    • Resolución AGN 183 de 2004.
    • NTC 4095
    • NTC 5029
    PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
  • 43. PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos 220.13.03 Actas Comité Directivo 220.13 ACTAS
  • 44. PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
    • Identificación de unidades administrativas funcionales
    • Aplicación de la tabla de retención y/o valoración de la dependencia
    • Conformación de series y subseries documentales
    1. Cl asificación documental ACTIVIDADES PROCEDIMIENTOS
  • 45. PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
    • Conformación y apertura de expedientes
    • Determinación de los sistemas de ordenación
    • Organización de series documentales
    • Foliación
    2. Ordenación documental ACTIVIDADES PROCEDIMIENTOS
  • 46. PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
    • Organización y entrega de transferencias documentales y aplicación de la disposición final de las TRD y/o TVD
    • Transferencias documentales
    ACTIVIDADES PROCEDIMIENTOS
  • 47. PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
    • Análisis de información y extracción de contenidos
    • Diseño de instrumentos de recuperación como Guías, Inventarios, Catálogos e Índices
    • 3. Descrip ción documental
    ACTIVIDADES PROCEDIMIENTOS
  • 48.
    • Constitución Política.
    • Ley 4 de 1913.
    • Ley 57 de 1985.
    • Decreto 01 de 1984.
    • Decreto 2126 de 1992.
    • Acuerdo AGN 47 de 2000
    • Acuerdo AGN 56 de 2000
    PROCESO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS
  • 49. PROCESO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen
  • 50. PROCESO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS
    • Determinación de la necesidad y precisión de la consulta
    • Determinación de competencia de la consulta
    • Condiciones de acceso
    • Disponibilidad de información en términos de restricciones por reserva o por conservación
    • Reglamento de consulta
    1. Formulación de la consulta ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO
  • 51. PROCESO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS
    • Disponibilidad de expedientes
    • Disponibilidad de fuentes de información
    • Establecimiento de herramientas de consulta
    • Ubicación de los documentos
    2. Estrategia de búsqueda ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO
  • 52. PROCESO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS
    • Infraestructura de servicios de archivo
    • Sistemas de registro y control de préstamo
    • Uso de testigos y formatos para el control de devolución
    • Implantación de medios manuales o automáticos para localización de información
    3. Respuesta a consulta ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO
  • 53.
    • Constitución Política.
    • Código Procedimiento Civil.
    • Ley 47 de 1920.
    • Ley 14 de 1936.
    • Ley 39 de 1981.
    PROCESO DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
  • 54.
    • Ley 63 de 1986.
    • Ley 80 de 1993.
    • Ley 397 de 1997.
    • Código de Comercio.
    PROCESO DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
  • 55.
    • Decreto 2620 de 1993.
    • Decreto 2150 de 1995.
    • Acuerdo AGN 007 de 1994
    • Acuerdo AGN 11 de 1996.
    • Acuerdo AGN 047 de 2000.
    PROCESO DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
  • 56.
    • Acuerdo AGN 048 de 2000.
    • Acuerdo AGN 049 de 2000.
    • Acuerdo AGN 050 de 2000.
    • Acuerdo AGN 056 de 2000.
    • Acuerdo 037 de 2002.
    PROCESO DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
  • 57. Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido PROCESO DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
  • 58. PROCESO DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
    • Sensibilización y toma de conciencia
    • Reproducción, duplicación y migración de información
    • Inspección y mantenimiento de instalaciones
    • Control de condiciones ambientales
    • Limpieza
    Sistema Integrado de Conservación ACTIVIDADES PROCEDIMIENTOS
  • 59. PROCESO DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
    • Control de plagas
    • Almacenamiento, realmacenamiento y empaste
    • Primeros auxilios y reparaciones menores
    • Prevención de desastres
    • Planes de contingencia (copias de seguridad, protección en incendios, robos, inundaciones, catástrofes naturales, atentados, guerras)
    Sistema Integrado de Conservación ACTIVIDADES PROCEDIMIENTOS
  • 60.
    • Constitución Política de 1991
    • Ley 163 de 1959.
    • Ley 39 de 1981.
    • Ley 80 de 1993.
    • Decreto 2649 de 1993.
    PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS
  • 61.
    • Decreto 2527 de 1950.
    • Decreto 3354 de 1954.
    • Decreto 960 de 1970.
    • Decreto 2620 de 1993.
    • Decreto 998 de 1997.
    PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS
  • 62.
    • Decreto 1145 de 2004.
    • Acuerdo AGN 007 de 1994.
    • Acuerdo AGN 08 de 1995.
    • Circular AGN 03 de 2001.
    • Circular AGN 01 de 2004.
    PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS
  • 63.
    • NTC 3723.
    • NTC 4080.
    • NTC 5174.
    • NTC 5238.
    PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS
  • 64. Decisión resultante de la valoración en cualquier etapa del ciclo vital del documento PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS CONSERVACIÓN TOTAL
  • 65. PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS
    • Recepción de transferencias secundarias
    • Organización de documentos para disponerlos al servicio de los usuarios
    • Conservación y preservación de los documentos
    La conservación total ACTIVIDADES PROCEDIMIENTOS
  • 66. PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS
    • Aplicación de lo estipulado en la TRD o TVD
    • Valoración avalada por el Comité de Archivo .
    • Levantamiento de acta y determinación de procedimiento .
    Eliminación de documentos ACTIVIDADES PROCEDIMIENTOS
  • 67. PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS
    • Aplicación de método elegido
    • Elección de documentos para conservación total y/o reproducción en otro medio
    Selección documental ACTIVIDADES PROCEDIMIENTOS
  • 68. PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS
    • Determinar metodología y plan de trabajo
    • Fines en la utilización de la técnica
    • Control de calidad durante todo el proceso
    • Determina r la metodología y plan de trabajo
    • Defini r calidad, según la fase del ciclo vital en la cual se requiere
    • Control de calidad durante todo el proceso
    Microfilmación Digitalización ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO
  • 69. LOS PROGRAMAS DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y EL USO DE NUEVAS TECNOLOGÍAS
  • 70. [email_address]
  • 71. www.archivogeneral.gov.co [email_address] Teléfono: (1)3373111 Fax: (1)3372019 Cra. 6 Nº 6-91 A.A. 37555 Bogotá D.C., Colombia