FUNDAMENTOS GENERALES SOBRE ARCHIVISTICA
Documento Soporte Medio Información
Soportes documentales
DOCUMENTO <ul><li>Información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado </li></ul><ul><li>DOCUMENTO DE ARCH...
Los documentos son importantes porque: <ul><li>Permiten la comunicación humana. </li></ul><ul><li>Son un medio valioso de ...
Documentos de Archivo Funciones
Documento de Apoyo <ul><li>Es aquel de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc) que p...
ELEMENTOS DE UN DOCUMENTO DE ARCHIVO   <ul><li>Soporte:  hace relación a la parte material o física  (papel, cinta, disco)...
CARACTERES DE LOS DOCUMENTOS <ul><li>Externos:   clase, tipo, forma, formato, cantidad </li></ul><ul><li>Internos:  Entida...
 
 
 
CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO   <ul><li>Según tipo documental   </li></ul><ul><li>Por la tradición documental...
Clases de documentos Sustantivos Se derivan de las funciones específicas de la entidad. Ejemplo: Historias Clínicas, Hojas...
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO <ul><li>Primera edad:   </li></ul><ul><li>Planificación y tramitación </li></ul><...
VALORACIÓN Permite determinar valores primarios y secundarios de los documentos y su permanencia en cada fase de archivo
VALORACION DOCUMENTAL <ul><li>Consiste en determinar el valor administrativo, legal,fiscal, contable (valores primarios) y...
Primarios Secundarios Administrativo Legal Fiscal Contable Técnico Historia Cultura Ciencia Investigación
VALOR ADMINISTRATIVO <ul><li>El que contiene un documento, una serie de documentos o un grupo documental, para la entidad ...
VALOR JURIDICO <ul><li>A quel del que se derivan derechos u obligaciones legales regulados por el derecho común. </li></ul...
VALOR LEGAL <ul><li>Aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley. </li></ul><ul><li>  </li></ul><u...
VALOR CONTABLE <ul><li>Es la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas, registros de los in...
VALORES SECUNDARIOS <ul><li>Son aquellos que sirven de referencia para la elaboración o reconstrucción de cualquier activi...
Concepto de Archivo Ley  594 de 2000. Ley General de Archivos     Uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha...
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS <ul><li>“El objeto esencial de los archivos es de disponer de la documentación organizada, en tal...
Organización de los archivos Importancia Para la Administración: Gestión y Control Para los ciudadanos Para la ciencia, la...
OBJETIVOS DE LOS ARCHIVOS <ul><li>Constituir un centro activo de documentación e información, a disposición de toda la ent...
OBJETIVOS DE LOS ARCHIVOS <ul><li>Permitir una rápida localización de los documentos </li></ul><ul><li>Preservar la histór...
FUNCIONES DEL ARCHIVO <ul><li>Ser la memoria corporativa  </li></ul><ul><li>Reunir ordenadamente los documentos </li></ul>...
CLASES DE ARCHIVOS <ul><li>Según su organización:  Centralizado, descentralizado  descentralizado con control central y sa...
<ul><li>Según su Jurisdicción o Alcance :  Nacionales, distritales, departamentales, municipales, empresariales o instituc...
ARCHIVO CENTRALIZADO <ul><li>Toda la información de la empresa se haya reunida en una sola oficina.  </li></ul><ul><li>VEN...
ARCHIVO DESCENTRALIZADO <ul><li>Cada dependencia es responsable de recibir, despachar, archivar y conservar la documentaci...
ARCHIVO DESCENTRALIZADO CON CONTROL CENTRAL <ul><li>El trámite de la documentación está centralizado, pero las dependencia...
ARCHIVOS SATÉLITES <ul><li>Conservan información técnica, muy especializada y de consulta permanente que necesariamente de...
ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS <ul><li>Proceso archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientada...
GESTIÓN EN EL ARCHIVO <ul><li>Producción o Recepción:  En el cumplimiento de sus funciones. </li></ul><ul><li>Trámite:  Es...
GESTIÓN EN EL ARCHIVO <ul><li>Consulta:  Derecho que tiene un usuario, se debe llevar registros y controles. </li></ul><ul...
GESTIÓN EN EL ARCHIVO <ul><li>Conservación:   Conjunto de medidas para garantizar la integración física de los documentos,...
GESTIÓN EN EL ARCHIVO <ul><li>Eliminación:   La destrucción de los documentos que haya administrativos, legal, fiscal, téc...
PROCESOS TÉCNICOS DE ARCHIVO <ul><li>Selección </li></ul><ul><li>Ciclo vital de los documentos </li></ul><ul><li>Valores d...
PROCESOS TÉCNICOS DE ARCHIVO <ul><li>Descripción: </li></ul><ul><li>Inventarios </li></ul><ul><li>Guías </li></ul><ul><li>...
PROCESOS TÉCNICOS DE ARCHIVO <ul><li>El servicio </li></ul><ul><li>Usuarios </li></ul><ul><li>Medios para la prestación de...
PROCESOS TÉCNICOS DE ARCHIVO <ul><li>Conservación y preservación: </li></ul><ul><li>Necesita apoyo de las Directivas </li>...
NUEVAS TÉCNOLOGIAS EN LOS ARCHIVOS <ul><li>Microfilmación </li></ul><ul><li>Archivos Ópticos </li></ul><ul><li>Correo Elec...
PRINCIPIOS BASICOS DE ARCHIVO <ul><li>Principio de Procedencia: </li></ul><ul><li>Consiste en separar los documentos produ...
PRINCIPIOS BASICOS DE ARCHIVO <ul><li>Principio de Orden original: </li></ul><ul><li>Se define como la ubicación física de...
Principio de Orden Original Enero 22  1 Febrero 15  2 Junio 02  3 Octubre 25  4 Carpeta No.__________Caja No.__________ SE...
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO Archivo de Gestión Archivo Central Archivo Histórico Transferencias Primarias Transferencias sec...
SISTEMA DE ARCHIVOS ARCHIVO CENTRAL  Comité de Archivos Oficina  de Recibo  y despacho de  Correspondencia Archivo  Histór...
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Fundamentos Archivisticos Admon Dctos

  1. 1. FUNDAMENTOS GENERALES SOBRE ARCHIVISTICA
  2. 2. Documento Soporte Medio Información
  3. 3. Soportes documentales
  4. 4. DOCUMENTO <ul><li>Información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado </li></ul><ul><li>DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de información producida o recibida en razón de sus actividades o funciones </li></ul>
  5. 5. Los documentos son importantes porque: <ul><li>Permiten la comunicación humana. </li></ul><ul><li>Son un medio valioso de información. </li></ul><ul><li>Constituyen un medio probatorio ya que aseguran la comprobación de cualquier actividad ya sea técnica, económica u investigativa. </li></ul><ul><li>Dejan constancia por algún medio material de las gestiones administrativas. </li></ul><ul><li>Sirven para la toma decisiones administrativas </li></ul>
  6. 6. Documentos de Archivo Funciones
  7. 7. Documento de Apoyo <ul><li>Es aquel de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa. Pueden ser generados en la misma institución o proceder de otra, y no forman parte de las series documentales de las oficinas . </li></ul><ul><li>No se transfieren al Archivo Central </li></ul>
  8. 8. ELEMENTOS DE UN DOCUMENTO DE ARCHIVO <ul><li>Soporte: hace relación a la parte material o física (papel, cinta, disco) </li></ul><ul><li>Técnica: medio que fija y transmite el contenido: escritura, códigos, signos. </li></ul><ul><li>Estructura: hace referencia al formulario y a las cláusulas. Por ejemplo en una carta, la estructura corresponde a: fecha, destinatario, vocativo, asunto, despedida, firma y cargo. </li></ul><ul><li>Contenido o asunto: mensaje o información que transmite el documento </li></ul>
  9. 9. CARACTERES DE LOS DOCUMENTOS <ul><li>Externos: clase, tipo, forma, formato, cantidad </li></ul><ul><li>Internos: Entidad productora, fecha y lugar de producción, contenido sustantivo y orígenes funcionales </li></ul>
  10. 13. CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO <ul><li>Según tipo documental </li></ul><ul><li>Por la tradición documental o forma de transmisión </li></ul><ul><li>Por el tipo de función a la que sirven los documentos o por su contenido </li></ul><ul><li>Por el ámbito jurídico al que pertenecen o por su autor, fuente. </li></ul>
  11. 14. Clases de documentos Sustantivos Se derivan de las funciones específicas de la entidad. Ejemplo: Historias Clínicas, Hojas de Vida de estudiantes, Cartas de Navegación, Expedientes Judiciales, Proyectos vuelos espaciales, Etc. Facilitativos Son documentos comunes a todas las instituciones. Ejemplo: Historias laborales, Informes de Gestión, Actas de reuniones de trabajo, ó rdenes de pago, nóminas, contratos, convenios, Etc.
  12. 15. CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO <ul><li>Primera edad: </li></ul><ul><li>Planificación y tramitación </li></ul><ul><li>Segunda edad: </li></ul><ul><li>vigencia y Plazo precaucional </li></ul><ul><li>Tercera edad: </li></ul><ul><li>Fase permanente o histórica </li></ul>
  13. 16. VALORACIÓN Permite determinar valores primarios y secundarios de los documentos y su permanencia en cada fase de archivo
  14. 17. VALORACION DOCUMENTAL <ul><li>Consiste en determinar el valor administrativo, legal,fiscal, contable (valores primarios) y el valor histórico, científico o cultural (valores secundarios) de los documentos con el propósito de establecer su tiempo de conservación en el archivo de gestión , en el archivo central o su eliminación o conservación permanente en el archivo histórico </li></ul>
  15. 18. Primarios Secundarios Administrativo Legal Fiscal Contable Técnico Historia Cultura Ciencia Investigación
  16. 19. VALOR ADMINISTRATIVO <ul><li>El que contiene un documento, una serie de documentos o un grupo documental, para la entidad productora, relacionado con el trámite o asunto que motivó su creación.   </li></ul><ul><li>Este valor se encuentra en todos los documentos producidos o recibidos en cualquier institución u organismo para responder a una necesidad administrativa mientras dure su trámite y son importantes por su utilidad referencial para la toma de decisiones y la planeación. </li></ul>
  17. 20. VALOR JURIDICO <ul><li>A quel del que se derivan derechos u obligaciones legales regulados por el derecho común. </li></ul><ul><li>  </li></ul>
  18. 21. VALOR LEGAL <ul><li>Aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley. </li></ul><ul><li>  </li></ul><ul><li>VALOR FISCAL </li></ul><ul><li>Es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o Hacienda Pública. </li></ul>
  19. 22. VALOR CONTABLE <ul><li>Es la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas, registros de los ingresos y egresos y de los movimientos económicos de una entidad pública o privada </li></ul>
  20. 23. VALORES SECUNDARIOS <ul><li>Son aquellos que sirven de referencia para la elaboración o reconstrucción de cualquier actividad de la administración; como fuente primaria para la historia y como testimonio de la memoria colectiva. Son el Patrimonio Documental de la comunidad que los creó y los utiliza. </li></ul><ul><li>Algunos documentos nacen con valores permanentes, por las razones arriba citadas. Otros alcanzan estos valores como resultado de la valoración. </li></ul>
  21. 24. Concepto de Archivo Ley 594 de 2000. Ley General de Archivos   Uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando su origen y orden, para servir como testimonio e información para la persona o institución que los produjo, para los ciudadanos o para servir de fuentes para la historia .
  22. 25. ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS <ul><li>“El objeto esencial de los archivos es de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para el uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia” </li></ul>
  23. 26. Organización de los archivos Importancia Para la Administración: Gestión y Control Para los ciudadanos Para la ciencia, la investigación y la cultura
  24. 27. OBJETIVOS DE LOS ARCHIVOS <ul><li>Constituir un centro activo de documentación e información, a disposición de toda la entidad. </li></ul><ul><li>Asegurar una perfecta conservación de los documentos del archivo </li></ul><ul><li>Satisfacer eficazmente las exigencias de consulta de todas las oficinas y servicios de la entidad. </li></ul>
  25. 28. OBJETIVOS DE LOS ARCHIVOS <ul><li>Permitir una rápida localización de los documentos </li></ul><ul><li>Preservar la histórica de la empresa </li></ul>
  26. 29. FUNCIONES DEL ARCHIVO <ul><li>Ser la memoria corporativa </li></ul><ul><li>Reunir ordenadamente los documentos </li></ul><ul><li>Asegurar la conservación de la información </li></ul><ul><li>Soportar la toma de decisiones </li></ul><ul><li>El archivo puede desarrollar funciones de: oficina de investigación, biblioteca, hemeroteca u oficina de estadística. </li></ul>
  27. 30. CLASES DE ARCHIVOS <ul><li>Según su organización: Centralizado, descentralizado descentralizado con control central y satélites </li></ul><ul><li>Según su naturaleza: Públicos y privados </li></ul>Gustavo A. Trujillo M.
  28. 31. <ul><li>Según su Jurisdicción o Alcance : Nacionales, distritales, departamentales, municipales, empresariales o institucionales, personales o familiares. </li></ul><ul><li>Según su ciclo vital : Gestión, central o intermedio e histórico </li></ul><ul><li>Según su acceso : Públicos y reservados </li></ul><ul><li>Según su uso : Activo, semiactivo e inactivo </li></ul>
  29. 32. ARCHIVO CENTRALIZADO <ul><li>Toda la información de la empresa se haya reunida en una sola oficina. </li></ul><ul><li>VENTAJAS: </li></ul><ul><li>Cuenta con personal especializado </li></ul><ul><li>Controla duplicidad de documentos </li></ul><ul><li>Economiza tiempo y espacio </li></ul><ul><li>Racionaliza la adquisición de materiales y equipos </li></ul><ul><li>Responsabilidad centralizada </li></ul><ul><li>Facilita la unificación del sistema de archivo </li></ul>
  30. 33. ARCHIVO DESCENTRALIZADO <ul><li>Cada dependencia es responsable de recibir, despachar, archivar y conservar la documentación que le compete, bien sea recibida o producida. </li></ul><ul><li>Se presenta falta de control y se corren riesgos de extravío de documentos. </li></ul>
  31. 34. ARCHIVO DESCENTRALIZADO CON CONTROL CENTRAL <ul><li>El trámite de la documentación está centralizado, pero las dependencias conservan la documentación vigente. </li></ul><ul><li>Se cumple el ciclo vital de los archivos. </li></ul>
  32. 35. ARCHIVOS SATÉLITES <ul><li>Conservan información técnica, muy especializada y de consulta permanente que necesariamente deben estar descentralzaidos </li></ul>
  33. 36. ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS <ul><li>Proceso archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a: </li></ul><ul><li>Clasificar </li></ul><ul><li>Ordenar </li></ul><ul><li>Describir </li></ul><ul><li>Los documentos de una entidad. </li></ul>
  34. 37. GESTIÓN EN EL ARCHIVO <ul><li>Producción o Recepción: En el cumplimiento de sus funciones. </li></ul><ul><li>Trámite: Es el momento donde se da la constancia de recibido. </li></ul><ul><li>Distribución: Estudio documental para determinar series, subseries, expedientes para futuras consultas. </li></ul>
  35. 38. GESTIÓN EN EL ARCHIVO <ul><li>Consulta: Derecho que tiene un usuario, se debe llevar registros y controles. </li></ul><ul><li>Retención: Es el plazo en términos de tiempo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el central. </li></ul>
  36. 39. GESTIÓN EN EL ARCHIVO <ul><li>Conservación: Conjunto de medidas para garantizar la integración física de los documentos, lo mismo que el manejo de la información. </li></ul><ul><li>Disposición Final: Se relaciona con el estudio de los valores del documento. </li></ul>
  37. 40. GESTIÓN EN EL ARCHIVO <ul><li>Eliminación: La destrucción de los documentos que haya administrativos, legal, fiscal, técnico, contable y que no represente interés para la historia, cultura o investigación. </li></ul><ul><li>Conservación permanente: Se catalogan documentos de conservación permanente, todos aquellos que informan sobre los orígenes, la estructura, los objetivos, las decisiones y otros de valor testimonial. </li></ul>
  38. 41. PROCESOS TÉCNICOS DE ARCHIVO <ul><li>Selección </li></ul><ul><li>Ciclo vital de los documentos </li></ul><ul><li>Valores de los documentos </li></ul><ul><li>Tablas de retención </li></ul><ul><li>Expurgo, descarte </li></ul><ul><li>Transferencia </li></ul>
  39. 42. PROCESOS TÉCNICOS DE ARCHIVO <ul><li>Descripción: </li></ul><ul><li>Inventarios </li></ul><ul><li>Guías </li></ul><ul><li>Catálogos </li></ul><ul><li>Índices </li></ul>
  40. 43. PROCESOS TÉCNICOS DE ARCHIVO <ul><li>El servicio </li></ul><ul><li>Usuarios </li></ul><ul><li>Medios para la prestación del servicio: correo, fax, reprografía, telecomunicaciones </li></ul><ul><li>Difusión </li></ul><ul><li>Capacitación </li></ul>
  41. 44. PROCESOS TÉCNICOS DE ARCHIVO <ul><li>Conservación y preservación: </li></ul><ul><li>Necesita apoyo de las Directivas </li></ul><ul><li>Creación de documentos estrictamente necesarios (Técnica de diseño, control del flujo documental para evitar duplicaciones innecesarias o la creación de expedientes que se conviertan bien e una suma desordenada de documentos </li></ul>
  42. 45. NUEVAS TÉCNOLOGIAS EN LOS ARCHIVOS <ul><li>Microfilmación </li></ul><ul><li>Archivos Ópticos </li></ul><ul><li>Correo Electrónico </li></ul><ul><li>Internet </li></ul><ul><li>Scanner </li></ul>
  43. 46. PRINCIPIOS BASICOS DE ARCHIVO <ul><li>Principio de Procedencia: </li></ul><ul><li>Consiste en separar los documentos producidos por una institución u organismo de aquellos que produce otra institución u organismo, lo que indica que no se pueden mezclar. </li></ul><ul><li>Es el proceso de clasificación, la procedencia (productor) permite identificar los creadores de documentos, que bien pueden ser institucionales (Fondos documentales), y administrativos (secciones y subsecciones documentales. </li></ul>
  44. 47. PRINCIPIOS BASICOS DE ARCHIVO <ul><li>Principio de Orden original: </li></ul><ul><li>Se define como la ubicación física de los documentos dentro de un expediente, respetando el orden cronológico en que se recibieron, produjeron o tramitaron, con miras a solucionar un asunto determinado. </li></ul>
  45. 48. Principio de Orden Original Enero 22 1 Febrero 15 2 Junio 02 3 Octubre 25 4 Carpeta No.__________Caja No.__________ SECRETARIA GENERAL 300.24 INFORMES 300.24.02 Informes de Actividades Fechas Extremas: 1999-12-12 a 2000-12-12 Folios: 155 Bogotá, enero22 de 20 Doctor CARLOS CARRILLO Presidente FONDO NACIONAL DE Respetado Doctor Atyentamente Con el fin Padarjj jhaf0 Noviembre 18 5
  46. 49. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO Archivo de Gestión Archivo Central Archivo Histórico Transferencias Primarias Transferencias secundarias Archivo Total: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital .
  47. 50. SISTEMA DE ARCHIVOS ARCHIVO CENTRAL Comité de Archivos Oficina de Recibo y despacho de Correspondencia Archivo Histórico Archivos de Gestión O de Oficina
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