INSTITUCIÒN EDUCATIVA JULIO CESAR                                       GARCIA                                            ...
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A2 pr01 gestion de recursos v1

  1. 1. INSTITUCIÒN EDUCATIVA JULIO CESAR GARCIA CÓDIGO: A2-PR01 Construyendo convivencia formamos personas con visión empresarial VERSIÓN: 1 GESTION DE RECURSOS PÁGINA 1 de 11 NOMBRE: GESTION DE RECURSOS 1. CARACTERIZACIÓN DEL PROCESOOBJETIVO: ALCANCE: Garantizar el adecuado y oportuno suministro de recursos para el Aplica desde la determinación de los recursos hasta la verificación de la eficacia de loscumplimiento de las metas y objetivos institucionales enmarcados en mismos.el PEI. Aplica para los recursos financieros, humanos, de infraestructura, compras y ambiente de trabajo.RESPONSABLE: PARTICIPANTES:Líder de Gestión de Recursos (Rector) Secretaria de Educación (Equipo de Fondos de Servicios Educativos, Auxiliar Administrativa, Unidad de Infraestructura, Servicios Generales, Unidad de Recursos Humanos, Secretaría de Bienestar Social) Contador, tesorero, Consejo directivo, Coordinador, Jefes de área, Docentes, Secretaria, Equipo Fondos de Servicios Educativos (Asesora de Fondos, Tesorera y Contadora)ACTIVIDADES PRINCIPALES: SEGUIMIENTO:P: Definir anualmente el Presupuesto, Plan de compras, Plan Operativo: (Programación de plan de mantenimiento, planeación • Al cumplimiento de Presupuesto y Plan de compras de inventarios, plan de capacitación) • Al cumplimiento de objetivos e indicadores del proceso- Diagnóstico de necesidades de personal, de infraestructura y de • Al cumplimiento y eficacia del plan operativo ambientes de trabajo.H: Ejecutar Presupuesto, planes en general, compras y suministro, • A las disponibilidad, competencias del personalcapacitaciones y el mantenimiento. • Al clima institucionalV: Seguimiento al presupuesto y a los planes en general. • A la eficacia del plan de formación-Disponibilidad y competencias del personal. • Al cumplimiento de requisitos por parte de las compras y al desempeño de-Suministro de recursos, cumplimiento en compras y a la debida proveedoresselección, contratación y desempeño de proveedores.-Garantías de los productos. • A la infraestructura y ambiente de trabajo.-Adecuado ambiente de trabajo para los procesos y el servicio deformación-Seguimiento al cumplimiento de objetivos e indicadores del proceso.A: Acciones adecuadas para el funcionamiento de la institución apartir de la Implementación de acciones correctivas, preventivas y demejora.REQUISITOS: (Norma, Ley, Organización) RECURSOS: (Humano y Infraestructura)Norma ISO: 6.2, 6.3, 6.4, 7.4, 8.4, 8.5.Institución: Acuerdo Directivo – Disposiciones Generales del Humano: Personal de la secretaria de educación y personal institucional.Presupuesto.Ley: 115 Art. 138 y 139, 83, 126, 128, 129, 104, 108, 109, 110, 11, Infraestructura: Salas de Capacitación, Tics, software, archivos, enseres y equipos de116, 117, 118, 119, 198 oficinaLey 80 de contratación del estado, Ley 1150, DecretosReglamentarios, Decreto 4791, Resoluciones de PresupuestoSecretaría de Educación, Normatividad del Ministerio y Secretaría deHacienda, Ley 34, Decreto 2277, Decreto 1278, Ley 715 de 2001, art11,12,13,14,(disposiciones funcionamiento FSE) 151,288,356,357(normas orgánicas en materia de recursos)Código Sustantivo del Trabajo, C.C.A.Resolución Nº 005 de 2007. Rendición de cuentas a la Contraloría deMedellínResolución 0011 de Junio 08 de 2005. Estructura presupuestal de losfondos de servicios educativos de las instituciones. (Manual operativopara la programación de presupuesto e informes de ejecuciónpresupuestalDecreto 1041 de 2008, Resolución 08722 de septiembre 28 de 2009Decreto 3782 de 2007Resolución Municipal 06098 de 2009.Acuerdo directivo presupuesto vigencia anualDecreto 2277 Estatuto docente.Decreto 1278. Estatuto de profesionalización docente.Reglamento de manejo del fondo de servicios educativoVer Matriz de Requisitos en el Manual de calidad CÓDIGO: VERSIÓN: PÁGINA: 1 DE 11
  2. 2. INSTITUCIÒN EDUCATIVA JULIO CESAR GARCIA CÓDIGO: A2-PR01 Construyendo convivencia formamos personas con visión empresarial VERSIÓN: 1 GESTION DE RECURSOS PÁGINA 2 de 11DOCUMENTOS: REGISTROS:A2-PR01 Procedimiento de Gestión de Recursos A2-FR01 Listado de necesidadesA2-GU01CATÁLOGO DE PERFILES DE CARGOS. A2-FR02 Inducción institucionalP.E.I. A2-FR03 Seguimiento a competencias del personal A2-FR04 Plan de formación u otras accionesDocumentos relacionados A2-FR05 seguimiento a capacitaciones u otras accionesGuía 31 Evaluación del desempeño docente (aplica para docentes A2-FR06 Inventario de material bibliográficobajo el decreto 1278 de 2002). A2-FR07 Inventario y Hojas de vida de equiposGuía 34 Auto evaluación institucional. A2-FR08 Control de insumos y recursosGuía 10 Administración de bienes y muebles A2-FR09 Plan de mantenimientoGuía 27 Evaluación del Desempeño Docente A2-FR10 Diagnostico de Ambiente de trabajoNTC 4595 Planeamiento y Diseño de Instalaciones y Ambientes A2-FR11 Selección y control de proveedoresEscolares Hoja de vida del personalNTC 4596 Señalización para Instalaciones y Ambientes Escolares Encuesta de Clima InstitucionalGuía Nº31 Evaluación anual de desempeño laboral. Invitación PublicaGuía 20 Administración de Bienes Inmuebles Acta GeneralGuía Nº 10. Evaluación de periodo de prueba Carta de IngresoGuía técnica Ebi. Inventario de activos institucionales –SEM Ciclo contable (registros de compras según requisitos legales vigentes) Rutinas de personal Comprobante de pago para varios Préstamo de equipos Préstamo de libros. Observador del personal Presupuesto Plan de Compras Soportes Contables (Acuerdos) Actas de consejo directivo Oficios V1-FR02 Plan Operativo Cuadro e informe de indicadores -Evaluación Anual del Desempeño Labora, Protocolo Para la Evaluación de Docentes (Decreto 1278) -Evaluación Anual del Desempeño Labora, Protocolo Para la Evaluación de Docentes (Decreto 2277) Registros del software contable: Orden de compras Cuenta de cobro Orden de servicios Recibido a satisfacción Cotización Adición presupuestal Disminución presupuestal Recibo de caja Certificado de compromiso presupuestal Traslado presupuestal Factura de proveedores Planta de Cargos Plan mensualizado de caja Plan de Compras Base de datos de proveedores y evaluación inicial Formato de Evaluación de desempeño por competencias (SEM para personal del 1278) Acuerdos PROVEEDOR ENTRADAS SALIDAS CLIENTE1. SEM, MEN 1. Plan de Desarrollo Municipal 1. Presupuesto, Plan de compras, PAC 2. SEM • Plan decenal de educación - Programa anual mensualizado de caja; Informe contable trimestral, • Diagnostico participativo Ejecuciones presupuestales mensuales, comunal y plan de Adiciones presupuestales, Libros y desarrollo comuna 5 - soportes contables. Recurso humano • Traslados presupuestales 2. Plan operativo y de 2. Rendición de cuentas anual 3. Fondos y Contraloría2. Proceso Directivo mejoramiento, Resultados de la revisión por la dirección y de satisfacción padres3. Todos los procesos. 1. Necesidades de recursos 3. Resultados de evaluación de 4. Proceso Directivo, SEM, Comisión (infraestructura, recurso humano, competencias Nacional de Servicio civil y MEN productos y servicios)4. Padres de familia, 4. Ingresos propios (matrículas, 4. Resultados de evaluaciones de clima 5. Proceso Directivo venta de bienes y servicios, y de evaluación de proveedores, Informe de gestión de proceso. CÓDIGO: VERSIÓN: PÁGINA: 2 DE 11
  3. 3. INSTITUCIÒN EDUCATIVA JULIO CESAR GARCIA CÓDIGO: A2-PR01 Construyendo convivencia formamos personas con visión empresarial VERSIÓN: 1 GESTION DE RECURSOS PÁGINA 3 de 115.Sector productivo y 5. Donaciones y arrendamientos 5. Bienes y servicios acordes a las 1. Todos los procesos Contratistas necesidades6. Proveedores externos 6. Bienes y serviciosV M P 0 NOMBRE DEL INDICE FRECUEN META PERIODO REGISTRO TOMA DE DATOS INDICADOR CIA Sumatoria de la calificación de Competencia del Mayor A2-FR03 Seguimiento a competencia del personal / Nº de Anual Anual personal del 80% competencias del personal empleados evaluados X100 Personas satisfechas con el clima Mayor A2-FR10 Diagnostico de Ambiente Clima Institucional institucional / Anual Anual 80 % de trabajo Personas evaluadas Conformidad en el Solicitudes atendidas a Mayor A2-FR01 Listado de necesidades suministro de bienes y conformidad / Solicitudes Trimestral Anual 80% servicios aprobadas Cumplimiento del Ejecución presupuestal / Mensual 100% Anual Ejecución presupuestal presupuesto Presupuesto2. CONDICIONES GENERALES:2.1 La institución tiene claridad en la definición de perfiles del talento humano y solicita a Secretaría de Educación el personalidóneo para los diferentes cargos.2.2. A todo el personal nuevo que ingresa a la institución se le hace la inducción en los siguientes temas: P. DIRECTIVOS Y DOCENTES P. ADMINISTRATIVOS PRESTACION DE SERVICIOSHorizonte institucional. Horizonte institucional. Horizonte institucional.Modelo Pedagógico. Relaciones humanas. Relaciones humanas.Diseño curricular. Sistema de Gestión de Calidad. Sistema de Gestión de Calidad.Sistema de Evaluación Institucional. Perfiles, responsabilidades y Perfiles, responsabilidades yManual de convivencia. procedimientos específicos del cargo. procedimientos específicos del cargo.Relaciones humanas.Sistema de Gestión de Calidad.Perfiles, responsabilidades yprocedimientos específicos del cargo.2.3 La evaluación de desempeño sugerida desde la guía 031 del MEN sólo aplica para los educadores vinculados por el 1278 de2002, bajo la responsabilidad del rector y el cronograma adoptado será el determinado por el MEN. El decreto 1860 faculta al rectorpara evaluar a todo el personal con fines de mejoramiento, para el resto del personal se aplica el A2-FR03 Seguimiento acompetencias del personal. La evaluación de desempeño del personal docente, cuyo régimen es el decreto 2277 de 1979, es eladoptado por la Institución desde este proceso, Sin embargo se toma como referencia las competencias definidas en la guía 31 delMEN y demás lineamientos del Secretaría de Educación para el desempeño de los empleados del Municipio de Medellín.2.4 Todos los miembros de la comunidad educativa harán uso racional y adecuado de los recursos de la institución.3. DEFINICIONESAMBIENTE DE TRABAJO: conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo.BIEN: Elementos tangibles de los que se puede disponer.CAPACIDAD: aptitud de una organización, sistema o proceso para realizar un producto que cumple los requisitos para eseproducto.CAPACITACIÓN: es un desarrollo planificado, sistemático y organizado que busca modificar, mejorar y ampliar los conocimientos,habilidades y actitudes del personal nuevo o actual, como consecuencia de su natural proceso de cambio, crecimiento y adaptacióna nuevas circunstancias internas y externa.CLIENTE: organización o persona que recibe un producto.COMPETENCIA: Es la capacidad que tiene una persona para desarrollar una responsabilidades en un puesto de trabajoCONTRATO: acuerdo vinculante.DESEMPEÑO: Es la manera como alguien o algo trabaja, juzgado por su efectividad.EDUCACIÓN: Conocimiento adquirido en instituciones formalesEFICACIA: Extensión en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificadosEFICIENCIA: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados CÓDIGO: VERSIÓN: PÁGINA: 3 DE 11
  4. 4. INSTITUCIÒN EDUCATIVA JULIO CESAR GARCIA CÓDIGO: A2-PR01 Construyendo convivencia formamos personas con visión empresarial VERSIÓN: 1 GESTION DE RECURSOS PÁGINA 4 de 11ENTRENAMIENTO: Es un proceso que permite el aprendizaje necesario para mejorar el desempeño; incluye a la capacitación, aladiestramiento y al desarrollo.ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN: Organización establecida a los cargos de la institución y los Niveles de autoridaddefinidosESTRUCTURA PRESUPUESTAL: Instrumento de planeación financiera mediante el cual en cada vigencia fiscal se programa laejecución del presupuesto.EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO: Es la acción de medir y valorar los resultados obtenidos en relación a compromisos previamenteestablecidos, en el cumplimiento de las actividades inherentes a una profesión o cargo.EXPERIENCIA: Tiempo que se haya ocupado desarrollando una actividadFONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS: Son cuentas contables creadas por ley como mecanismo de gestión presupuestal y deejecución de los recursos de establecimientos educativos estatales para la adecuada administración de sus ingresos y para atendersus gastos de funcionamiento e inversión distintos a los de personal.FORMACIÓN: Conocimiento adquirido en instituciones no formalesHABILIDADES: Capacidad, destreza o talento para desarrollar una actividadINDUCCIÓN: provocar por diversos medios que alguien realice determinada acción.INFRAESTRUCTURA: Sistema o conjunto de elementos necesarios o básicos para la realización de una determinada actividad.Sistema de instalaciones, equipos y servicios necesarios para el funcionamiento de una organizaciónINGRESOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS: Son recursos propios de carácter público sometidos al control de autoridadesadministrativas y fiscales de las órdenes Nacional y territoriales.INVENTARIO: Relación ordenada de los bienes.PARTE INTERESADA: persona o grupo que tenga un interés en el desempeño o éxito de una organizaciónPLAN DE MEJORAMIENTO PERSONAL: Instrumento que consolida el conjunto de acciones trazadas para corregir o superar lasfalencias del empleadoPRESUPUESTO: Asignación específica para gastar en las necesidades de la Institución durante el año lectivo.PROVEEDOR: Organización o Persona que proporciona un producto: Bien o servicioREQUISITO: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.SERVICIO: Satisfacción de necesidades.4. CONTENIDO4.1 DEFINICIÓN DEL PRESUPUESTO DESCRIPCIÓN (Registro, la frecuencia ó mes, cómo, referenciarP-H-V-A ACTIVIDADES RESPONSABLE documentos de apoyo) Entre los meses de agosto y septiembre, la SEM ordena la planeación del presupuesto anual para la vigencia del año siguiente, la cual debe cumplir reglamentación vigente y la elaboración hace en el formato de Estructura INICIO Rector presupuestal de ingresos y egresos de la institución por todo concepto. Se Establecer presupuesto deja establecido el Presupuesto institucional. 1PH Tesorero Anual y Definir Plan de Compras Contador La adición presupuestal por compras que no están en el plan se deben aprobar por el Consejo Directivo quedando registrada en el formato de adición presupuestal “Resolución de adición presupuestal”, de lo cual queda evidencia en Acta del consejo directivo. Una vez la documentación este debidamente organizada en compañía del tesorero y contador se da a conocer a los miembros de Consejo directivo para su 2VA Solicitar aprobación Consejo Directivo aprobación atendiendo recomendaciones y sugerencias al mismo. Se deja ACTA en el libro y se firma el Acuerdo respectivo el cual se remite a la SEM Aprobar presupuesto y La SEM emite un Radicado al documento entregado, en caso de alguna 3VA SEM Plan de compras observación ellos Ofician. Definir plan operativo Se define el Plan operativo del proceso V1-FR02 Plan operativo y V1-FR01 del proceso y alinearlo Líder del proceso Plan de mejoramiento teniendo en cuenta los recursos, el presupuesto, las 4P con el plan operativo (Rector) actividades y el cronograma del proceso. general CÓDIGO: VERSIÓN: PÁGINA: 4 DE 11
  5. 5. INSTITUCIÒN EDUCATIVA JULIO CESAR GARCIA CÓDIGO: A2-PR01 Construyendo convivencia formamos personas con visión empresarial VERSIÓN: 1 GESTION DE RECURSOS PÁGINA 5 de 114.2 RECURSO HUMANO La institución define los perfiles del recurso humano (educación, formación, experiencia, habilidades, autoridades y responsabilidades) de acuerdo a sus Definir o actualizar Líder del proceso 1P necesidades y a la estructura organizacional. Ver documento A2-GU01 perfiles de cargo (Rector) CATÁLOGO DE PERFILES DE CARGOS de acuerdo con lo establecido en la Ley 115, 715, decretos 1278, 2277, guías 10, 31 y reglamentación vigente. Se solicita el personal que se requiere en la institución a Secretaria de educación Comunicar mediante Oficio remisorio de acuerdo con las necesidades y anexando el perfil 2H necesidades y recibir Rector de cargo definido por la Institución. Cuando se recibe el recurso humano el rector personal revisa la documentación legal y el perfil para identificar necesidades de formación. Luego elabora un Oficio de aceptación o Carta de Ingreso Se diligencian las hojas de vida de acuerdo al formato establecido para el Diligenciar Hoja de vida archivo institucional Ver Hoja de vida del personal 3H Secretaria institucional Nota: Cuando el personal realiza otros cursos de formación se actualiza la Hoja de vida. Cada vez que ingresa personal nuevo los directivos con el apoyo de personal idóneo, realizan en el A2-FR02 Inducción institucional a los empleados teniendo en cuenta los temas definidos en las condiciones generales 2.2 de este documento. Rector 4H Realizar Inducción Coordinador El líder del proceso informa al equipo directivo sobre los resultados de la evaluación de la inducción y entrenamiento, para tomar las acciones en el A2- FR04 Plan de formación u otras acciones. Como parte a la inducción se cuenta con la semana institucional para realizar inducción y reinducción del personal. Rector Terminado el período de prueba se envía a la SEM el registro de Evaluación de Evaluar el período de 5V desempeño del personal en el formato establecido por la CNSC. prueba Al iniciar el año lectivo se establece el plan de formación en el formato A2-FR04 Plan de formación u otras acciones, teniendo en cuenta las siguientes entradas: Listado de necesidades, Inducción, Periodo de prueba, resultados de evaluación de desempeño por competencias, resultados de encuesta de clima Identificar necesidades institucional, plan de mejoramiento y resultados de auditorias entre otras. 6P Líder del proceso de formación y definir Para la construcción del Plan de formación se tienen en cuenta los talentos que (Rector) hay en el personal que labora en la Institución, los programas de formación de la Plan de formación Secretaría de Educación, a través de la Escuela de Maestro, y las ofertas de instituciones que tengan algún vínculo con la Institución. El A2-FR04 Plan de formación u otras acciones se divulga a todo el personal, a través correo electrónico y en carteleras Se establecen lazos con las diferentes entidades gubernamentales para capacitación del recurso humano, se tendrá en cuenta las personas capacitadas internamente para la formación del personal. En caso de ser requerida la formación específica se solicita mediante oficio dirigido a las entidades correspondientes. Se define la logística y materiales requeridos para cada capacitación. Líder del proceso Cuando se hacen formaciones se deja registro en el formato A2-FR05 7H Gestionar Formación. (Rector) seguimiento a capacitaciones u otras acciones. Nota: Cualquier actividad que sea desarrollada por otros procesos y que tenga por objetivo formar o desarrollar el personal deben ser incluidas en el Plan de formación institucional. Nota: Cuando la formación es externa el personal debe traer registro de asistencia, certificados o diligenciar el A2-FR05 seguimiento a capacitaciones u otras acciones. CÓDIGO: VERSIÓN: PÁGINA: 5 DE 11
  6. 6. INSTITUCIÒN EDUCATIVA JULIO CESAR GARCIA CÓDIGO: A2-PR01 Construyendo convivencia formamos personas con visión empresarial VERSIÓN: 1 GESTION DE RECURSOS PÁGINA 6 de 114.2 RECURSO HUMANO Semestralmente se hace seguimiento al cumplimiento de las actividades programadas en el Plan de formación y a la eficacia de las actividades realizadas con relación al objetivo. El método y los resultados de la eficacia se registran en Hacer seguimiento al A2-FR04 Plan de formación u otras acciones u otras acciones, en el campo de 8V Líder del proceso “Seguimiento a la eficacia y observaciones” y adicionalmente se complementa en Plan de formación el A2-FR05 seguimiento a capacitaciones u otras acciones. De acuerdo con los resultados del seguimiento se implementan las acciones correctivas, preventivas o de mejora necesarias. Se planea la evaluación de competencias anualmente teniendo en cuenta el Planear la evaluación protocolo de evaluación establecido por el MEN (solo para los del 1278). 8P Líder del proceso de competencias Se definen fechas de evaluación, de socialización y entrega de los resultados. Anualmente se evalúan las competencias del personal en los formatos sugeridos por el SEM para directivos, administrativos y adicionalmente docentes vinculados bajo el decreto 1278 teniendo en cuenta la GUIA 31 y el documento A2-GU01 CATÁLOGO DE PERFILES DE CARGOS. Nota: por requisito legal no se realiza evaluación de desempeño al personal del 2277. Evaluar las Se hace un acompañamiento al cumplimiento de responsabilidades de todo el9HVA Competencias del Directivos personal en el A2-FR03 Seguimiento a competencias del personal. personal. Los resultados de la evaluación se retroalimentan al personal y luego son enviados a la SEM. Adicionalmente, son analizados por la Institución para determinar las necesidades de formación y las acciones de mejora pertinentes, para lo cual se deja registro en el Plan de mejoramiento y compromisos del personal el cual es una entrada para el A2-FR04 Plan de formación u otras acciones. Durante el año se hace seguimiento al personal según la siguientes actividades: Realizar seguimiento al • Recolectar evidencias que determinan el avance del plan de mejoramiento.10VA plan de mejoramiento Directivos • Retroalimentar con el empleado, a través de entrevista el cumplimiento del del personal. plan de mejoramiento, anualmente. • Consignar en el plan de mejoramiento el seguimiento realizado y nuevos compromisos en caso de requerirse. Anualmente, se aplica la encuesta de clima institucional según formato Encuesta de Clima Institucional. Se deja registro de los resultados de la Aplicar Encuesta de evaluación, los cuales son analizados por la Institución para determinar las11H Directivos Clima Institucional necesidades de formación y las acciones pertinentes para la mejora de la convivencia institucional. Los resultados se articulan al Plan de formación. Estos resultados se retroalimentan al personal de la Institución.4.3 COMPRAS, INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE TRABAJO La comunidad educativa identifica las necesidades y las pone en conocimiento Identificar necesidades del rector. Estas necesidades se registran en un formato A2-FR01 Listado de 1P Rector generales necesidades. El rector evalúa las necesidades de servicios de acuerdo a las prioridades. Tesorería establece la disponibilidad teniendo en cuenta que exista partida Solicitar disponibilidad 2H Rector presupuestal y aprueba emitiendo el debido certificado de disponibilidad presupuestal presupuestal. 3H Realizar invitación Rector En la página de la Institución o en una cartelera visible a la comunidad, se publica publica el requerimiento de bienes o servicios, especificando los requisitos habilitante en el pliego de condiciones o Invitación pública durante dos días. Se reciben cotizaciones de personas o empresas interesadas. Se dejan los registros del procedimiento a seguir para la adquisición del bien o servicio (requisitos legales vigentes). Nota: Antes de publicar los requerimientos de la compra, la institución debe CÓDIGO: VERSIÓN: PÁGINA: 6 DE 11
  7. 7. INSTITUCIÒN EDUCATIVA JULIO CESAR GARCIA CÓDIGO: A2-PR01 Construyendo convivencia formamos personas con visión empresarial VERSIÓN: 1 GESTION DE RECURSOS PÁGINA 7 de 11 verificar las necesidades de la Institución y los requisitos que deben cumplir el proveedor. De acuerdo con los documentos entregados por los cotizantes se realiza la selección del proveedor que ofrece la menor cuantía y que cumpla los Seleccionar requerimientos del producto establecidos en la invitación. 4H Rector proveedores se incluyen en la base de datos los proveedores según el formato A2-FR11 Selección y control de proveedores. Se realiza una Verificación del producto o servicio adquirido, con el cumplimiento de requisitos en la factura y Pliegos de condiciones. Se deja registro Recibido a satisfacción (Software contable) y en el A2-FR11 Selección y control de proveedores. Cuando surja una novedad en la prestación de servicio se registran las observaciones del mismo formato. Una vez recibida la compra a satisfacción se informa y envía los soportes al tesorero para que proceda a realizar el pago. Cuando se recibe un bien que requiere capacitación para su uso, se convoca un grupo de usuarios para que reciba dicha capacitación, de acuerdo con el Recibir bienes o Rector instructivo entregado por el proveedor.5H servicios coordinadores Cuando se trate de compra de bienes se actualiza el inventario y si se trata de material de consumo se registra en el A2-FR08 Control de insumos y recursos. Se abre la hoja de vida cuando se trata de equipos. Ver A2-FR07 Inventario y Hojas de vida de equipos. El inventario de material bibliográfico se lleva en el A2-FR06 Inventario de material bibliográfico Si son equipos, muebles y enseres, el rector informa a la dependencia del Municipio por medio del envío de un oficio, para que éste proceda a incluirlo en el inventario oficial Inventario de activos institucionales –SEM. Anualmente se hace reevaluación y se retroalimenta a los proveedores según el Hacer seguimiento y formato A2-FR11 Selección y control de proveedores 6V reevaluar a Rector proveedores Elabora informe de Se elabora mensualmente el informe de ejecuciones presupuestales de ingresos 7H ejecuciones Rector y Tesorero y egresos para presentar al consejo directivo y a la SEM, de acuerdo con el presupuestales formato establecido por la SEM. Al finalizar el año lectivo se realiza un estudio de las necesidades de mantenimiento y reparación de los bienes de la institución y la planta física, a través del reporte A2-FR01 Listado de necesidades Definir plan de Rector 8P De acuerdo con las necesidades identificadas en el análisis previo y de acuerdo mantenimiento coordinadores con la Hoja de vida de los equipos, (Manual del equipo) se procede a definir el Plan de mantenimiento y se registra en el formato A2-FR09 Plan de mantenimiento Preventivo De acuerdo con el presupuesto se ejecutan las actividades programadas en el plan de mantenimiento institucional dejando registro en el formato A2-FR09 Plan de mantenimiento. Una vez realizada la actividad, el rector verifica que las actividades de Ejecutar el plan de mantenimiento se hayan ejecutado satisfactoriamente. 9H Rector mantenimiento En caso de requerirse una contratación externa se procede como la compra de un bien o servicio. El mantenimiento de los equipos de computo son realizados por la Mesa de Ayuda, sin embargo la institución debe realizar los requerimientos y se actualiza el A2-FR07 Inventario y Hojas de vida de equipos. Rector Al terminar el año escolar e iniciar el año siguiente se verifica el estado de los Verificar estado de 10V recursos con que cuenta la institución comprobando con el A2-FR07 Inventario y inventario de recursos coordinadores Hojas de vida de equipos. CÓDIGO: VERSIÓN: PÁGINA: 7 DE 11
  8. 8. INSTITUCIÒN EDUCATIVA JULIO CESAR GARCIA CÓDIGO: A2-PR01 Construyendo convivencia formamos personas con visión empresarial VERSIÓN: 1 GESTION DE RECURSOS PÁGINA 8 de 11 Al finalizar el año escolar, se evalúa la ejecución del Plan de mantenimiento, su Evaluación del efectividad y los costos, dejando recomendaciones para la elaboración del Plan 11V Mantenimiento de la Rector de mantenimiento del próximo año, dejando registro en el mismo formato. planta física y equipos Se realiza el diagnostico de ambiente de trabajo a las diferentes dependencias12PHV Gestionar el ambiente que afectan la prestación del servicio en el formato A2-FR10 Diagnostico de Rector A de trabajo Ambiente de trabajo. Se toman las acciones según resultados Elaborar informes para El rector, el tesorero y el contador elaboran según los requerimientos de los 12V Rector organismos de control organismos de control los informes que sean requeridos.GENERALES Líder del Proceso Durante la implementación del proceso se pueden presentar NC, ACPM las ¿Se presentaron NC, 17V cuales deben ser documentadas y controladas según el establecido en el A1- ACPM? PR01 Gestión de información y de mejora. El líder del proceso asegura que se cumplan las condiciones de trabajo para que Hacer seguimiento y se desarrollen los diferentes procesos y la prestación del servicio educativo mejora al proceso teniendo en cuenta el Plan operativo del proceso y las actividades de seguimiento determinadas en la caracterización.18VA Líder del Proceso FIN Terminado cada periodo escolar se realiza un seguimiento al cumplimiento de las diferentes actividades e indicadores para realizar el V1-FR03 Cuadro y reporte de indicadores el cual se entregara a la dirección.5. ARCHIVO DE REGISTRO IDENTIFICACIÓN ACCESO TIEMPO DE RESPONSABLE LUGAR Y FORMA DE ARCHIVO CONSERVACIÓN Y ARCHIVO CÓDIGO NOMBRE R G DISPOSICIÓN FINALA2-FR01 Listado de necesidades Rector x Físico: En rectoría / carpeta 1 año y luego se identificada A2-FR01 Listado de destruye necesidades / por consecutivo de fechaA2-FR02 Inducción institucional Rector x Físico: En rectoría/carpeta permanente identificada A2-FR02 / por consecutivo de fechaA2-FR03 Seguimiento a competencias Coordinador@ x Físico: En coordinación/ carpeta 1 año y luego se del personal identificada A2-FR03 / se aplica destruye cada semestreA2-FR04 Plan de formación u otras Rector/Docente x Físico: En archivo de la 1 año y luego se acciones encargado docente/con copia en destruye rectoría/carpeta identificada A2- FR04 CÓDIGO: VERSIÓN: PÁGINA: 8 DE 11
  9. 9. INSTITUCIÒN EDUCATIVA JULIO CESAR GARCIA CÓDIGO: A2-PR01 Construyendo convivencia formamos personas con visión empresarial VERSIÓN: 1 GESTION DE RECURSOS PÁGINA 9 de 11 IDENTIFICACIÓN ACCESO TIEMPO DE RESPONSABLE LUGAR Y FORMA DE ARCHIVO CONSERVACIÓN Y ARCHIVO CÓDIGO NOMBRE R G DISPOSICIÓN FINALA2-FR01 Listado de necesidades Rector x Físico: En rectoría / carpeta 1 año y luego se identificada A2-FR01 Listado de destruye necesidades / por consecutivo de fechaA2-FR05 Seguimiento a Rector/Docente x Físico: En archivo de la 1 año y luego se capacitaciones u otras encargado docente/con copia en destruye acciones rectoría/carpeta identificada A2- FR05A2-FR06 Inventario de material Rector/ personal x Físico: En archivo en de biblioteca/ permanente bibliográfico servicios generales virtual en dropbox/carpeta identificada A2-FR06A2-FR07 Inventario y Hojas de vida de Rector/ personal x Físico: En archivo en de biblioteca/ permanente equipos servicios generales carpeta identificada A2- FR07/virtual en dropboxA2-FR08 Control de insumos y Rector/ personal x Físico: En archivo en de biblioteca/ 1 año y luego se recursos servicios generales carpeta identificada A2-FR08 destruyeA2-FR09 Plan de mantenimiento Rector/ personal x Físico: En archivo en de biblioteca/ 1 año y luego se servicios generales carpeta identificada A2- destruye FR09/virtual en dropbox /es revisado periódicamente cada mes y se actualiza de acuerdo a requerimientosA2-FR10 Diagnostico de Ambiente de Rector x Físico: en rectoría/ carpeta 1 año y luego se trabajo identificada A2-FR10/cada destruye dependencia evalúaA2-FR11 Selección y control de Rector x Físico: en rectoría/ carpeta permanente proveedores identificada A2-FR11/cada dependencia evalúa Hoja de vida del personal Secretaria x Físico: en secretaria/se actualiza Permanente, se según novedades del personal entregan al trasladarse el personal Encuesta de Clima Rector x Físico: en rectoría/cada 1 año y luego se Institucional dependencia evalúa destruye Invitación Publica Rector/ personal x Físico: carpeta AZ permanente servicios generales principal/rectoría/se publican en cartelera a la entrada principal de la institución Acta General Rector x Físico: carpeta folder proceso 1 año y luego se recursos principal/rectoría destruye Carta de Ingreso Secretaria x Físico: copia en la carpeta de hoja permanente de vida. Inventario de activos Rector/ personal x Físico: En archivo en de biblioteca/ permanente institucionales –SEM servicios generales carpeta identificada Inventario general(copias),originales en carpeta identificada de la misma forma en rectoría/es revisado y actualizado de acuerdo a requerimientos (registros de compras según Rector, tesorero, x Físico: carpeta AZ permanente requisitos legales vigentes) contador principal/rectoría CÓDIGO: VERSIÓN: PÁGINA: 9 DE 11
  10. 10. INSTITUCIÒN EDUCATIVA JULIO CESAR GARCIA CÓDIGO: A2-PR01 Construyendo convivencia formamos personas con visión empresarial VERSIÓN: 1 GESTION DE RECURSOS PÁGINA 10 de 11 IDENTIFICACIÓN ACCESO TIEMPO DE RESPONSABLE LUGAR Y FORMA DE ARCHIVO CONSERVACIÓN Y ARCHIVO CÓDIGO NOMBRE R G DISPOSICIÓN FINALA2-FR01 Listado de necesidades Rector x Físico: En rectoría / carpeta 1 año y luego se identificada A2-FR01 Listado de destruye necesidades / por consecutivo de fecha Rutinas de personal Rector x Físico: en portería/carpeta 1 año y luego se identificada rutinas del personal destruye Comprobante de pago para Rector x Físico: carpeta folder identificada 1 año y luego se varios con el nombre comprobantes de destruye pago/rectoría Préstamo de equipos Personal de x Físico: carpeta identificada con el 1 año y luego se servicios generales, nombre préstamo de destruye coordinadora rector equipos/rectoría, coordinación servicios generales ,biblioteca Préstamo de libros. Rector/ personal x Físico: carpeta identificada con el 1 año y luego se servicios generales nombre préstamo de destruye libros/biblioteca Presupuesto Rector, tesorero, x Físico: libros tesorería/ rectoría permanente contador Plan de Compras Rector, tesorero, x Físico: libros tesorería/rectoría permanente Soportes Contables contador (Acuerdos) Actas de consejo directivo Rector x Físico: carpeta AZ permanente Oficios principal/rectoríaV1-FR02 Plan Operativo Rector x Físico: carpeta folder proceso 1 año y luego se recursos principal/rectoría destruye Cuadro e informe de Rector x Físico: carpeta folder proceso permanente indicadores recursos principal/rectoría -Evaluación Anual del Rector x Físico: carpeta identificada permanente Desempeño Laboral, Protocolo Evaluación docentes 1278 Para la Evaluación de principal/rectoría Docentes (Decreto 1278)A2.GUO1 CATÁLOGO DE Rector x Físico: folder gestión permanente PERFILES DE CARGOS recursos/magnético dropbox -6. ANEXOS Anexo 1CONTROL DE MODIFICACIONES DE DOCUMENTOS:VERSION: DESCRIPCION DE LA MODIFICACIÒN CÓDIGO: VERSIÓN: PÁGINA: 10 DE 11
  11. 11. INSTITUCIÒN EDUCATIVA JULIO CESAR GARCIA CÓDIGO: A2-PR01Construyendo convivencia formamos personas con visión empresarial VERSIÓN: 1 GESTION DE RECURSOS PÁGINA 11 de 11 CÓDIGO: VERSIÓN: PÁGINA: 11 DE 11

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