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Administración del Tiempo
 

Administración del Tiempo

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Láminas Taller: Administración del Tiempo para Arturo's

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    Administración del Tiempo Administración del Tiempo Presentation Transcript

    • Administración del Tiempo Sergio F. Sosa Sánchez
    • Para empezar...  ¿Qué conocimientos espero “pescar” en esta experiencia de aprendizaje?  ¿Qué puede impedir nuestro aprendizaje?  ¿Cómo voy a contribuir con el desarrollo de esta experiencia de aprendizaje?
    • Objetivos  Identificar tu estilo organizacional  Ayudarte a establecer metas  Identificar desperdiciadores de tiempo  Organizar el día de trabajo de una forma más eficiente  Mantener tu agenda
    • Estilos Organizacionales  El Saltón  El Todo a la Vista  El Ultraperfeccionista  El Nada a la Vista  El Alérgico a los  El Perfecto detalles Ordenador  El Indeciso  El Guardoso  El Desidioso  El Descuidado
    • ¡Escribe esto!  El secreto para organizarme en cualquier circunstancia y en cualquier situación es dominar mi estilo organizacional en lugar de dejarme dominar por él.
    • Usted será más eficaz si se fija metas  Fijarse metas potentes y estimulantes le incitarán a trabajar con disciplina y a concentrarse en lo que hace, sin caer en la rutina ni en la divagación.
    • Usted será más eficaz si se fija metas  Las metas le ayudan a concentrarse y a imprimirle una dirección cierta a sus actividades, y lo estimulan a esforzarse más allá de su nivel de comodidad.
    • Usted será más eficaz si se fija metas  Fijarse metas es el mecanismo que lo impulsa a dar lo mejor de sí y a concentrar sus esfuerzos.
    • Usted será más eficaz si se fija metas  Fijarse metas es la manera de empezar a ejercer control sobre su trabajo.
    • Sobre las agendas...  Uno no puede ser proactivo y trabajar una agenda si primero no tiene una agenda.  Una agenda es un plan para alcanzar cierto fin.  Una agenda empieza con un potente conjunto de metas.
    • ¡Escribe tus metas!  Empleo  Recreación  Carrera  Comunidad  Desarrollo  Material Personal  Finanzas  Relaciones  Espiritual  Salud
    • ¿Tus metas son específicas?  ¿Dice cada meta, en detalle, exactamente lo que usted quiere lograr?  ¿Puede especificarlas más?
    • ¿Tus metas pueden medirse?  ¿Puede alguna otra persona comprobar si usted logró su meta?  ¿Las ha escrito en términos que se pueden medir?
    • ¿Son realistas tus metas?  Sus metas deben requerir que usted dé lo mejor de sí, pero no deben ser tan optimistas que no haya posibilidad de lograrlas.
    • ¿Fijaste un plazo para cada una de tus metas?  Toda meta debe tener un plazo.  Una meta sin plazo no estimula.  Para cada meta, especifique la fecha en que debe ser alcanzada.
    • ¿Valen la pena tus metas?  ¿Es una meta meritoria que aplaudirán otros si la logras?  ¿Es algo de lo que estarás orgulloso?
    • Divide cada meta en:  Actividades  Obstáculos  Formas de vencer los obstáculos
    • Matriz de la Administración del Tiempo Stephen R. Covey URGENTE NO URGENTE IMPORTANTE Crisis Prevención Problemas Construir relaciones apremiantes Planificación Proyectos cuyas Recreación fechas vencen Reconocer oportunidades NO IMPORTANTE Interrupciones Trivialidades Algunas llamadas Ajetreo inútil Correo Algunas cartas Algunos informes Algunas llamadas Algunas reuniones Pérdidas de tiempo Actividades Actividades populares agradables
    • •Dibuje una matriz de la administración del tiempo y haga una estimación del porcentaje de su tiempo que usted destina a cada cuadrante. ¿Está satisfecho con el modo en que utiliza el tiempo? ¿Qué necesita para cambiar?
    • •¿Qué puede hacer usted, que no esté haciendo ahora y que si lo hiciera regularmente, representaría una tremenda diferencia en su vida personal? •¿Qué produciría resultados similares en su vida profesional o en su empresa? •¿En qué cuadrante encajan sus respuestas?
    • •Identifique una actividad del cuadrante 2 que usted sabe que ha descuidado en su vida, una actividad que bien realizada tendrá un efecto significativo en su vida, personal o profesionalmente. Póngala por escrito y comprométase a realizarla.
    • APRENDER A DECIR “NO” Siempre le estamos diciendo “no” a algo. Si no lo decimos a lo aparente y urgente, probablemente se lo estemos diciendo a cosas más fundamentales y altamente importantes.
    • TIPOS DE DELEGACIÓN •Delegación en mandaderos. •Delegación en encargados.
    • La delegación en encargados supone la comprensión clara y el compromiso mutuo, desde el principio, acerca de las expectativas en las siguientes áreas: •Resultados deseados •Directrices •Recursos •Rendición de cuentas •Consecuencias
    • •Haga una lista de las actividades que podría delegar y de las personas que podrían hacerse cargo de ellas, o que podrían adiestrarse para asumirlas. Determine lo necesario para iniciar el proceso de delegación o adiestramiento.
    • Cómo hacer que una buena organización del tiempo se convierta en una costumbre •Reconocer dificultades. •Desarrollar mejores posibilidades para realizar los objetivos. •Ser consecuente al establecer las nuevas costumbres. •Comunicar los proyectos a las personas cercanas. •Aprovechar cada oportunidad para practicar y afianzar las nuevas costumbres.
    • Principales desperdiciadores de tiempo  Reactividad versus Proactividad  Cortoplacismo  Preparación inadecuada  Atención excesiva a los detalles  Fallas en la delegación
    • Principales desperdiciadores de tiempo (cont.)  Comunicación defectuosa  Falta de claridad en los objetivos  Sobrecompromisos  Indecisión  Mala organización
    • 10 mandamientos:  Planifique con precisión el uso de su tiempo  Haga planes para aprovechar el tiempo que le hacen perder  Establezca prioridades diariamente  Evalúe constantemente su efectividad
    • 10 mandamientos:  Agrupe las actividades similares  Cree un sistema para manejar los asuntos de rutina  Utilice la estrategia apropiada al tamaño y potencial de cada proyecto
    • 10 mandamientos:  Tome en cuenta las cosas que le hacen perder tiempo y haga un esfuerzo por eliminarlas  No caiga en la trampa de la reacción inmediata
    • Planificadores y Organizadores  Mantenga una agenda “maestra” en su oficina  Transfiera esa información a una agenda de bolsillo  Siempre lleve consigo su agenda  Tome notas  Actualice su agenda constantemente
    • Establecer prioridades  Coloque sus tareas en función de su importancia y urgencia  Reserve tiempo para los imprevistos  Deje espacio para el pensamiento y la planificación  Mantenga la flexibilidad  Asuma que no puede hacerlo todo y que no puede estar en todas partes
    • Interrupciones  Establece límites  Ir al grano  No dejes conversaciones pendientes  Usa el correo de voz  Encuentra un lugar tranquilo fuera de la oficina
    • Papeleo  Bota  Toma acciones  Hazlo a un lado  Archiva
    • Gestionando a las personas que controlan tu tiempo  Jefe  Colaboradores  Colegas  Clientes
    • Manejando las Emergencias...  No hagas todo a un lado para atender la emergencia  Sólo usa el tiempo necesario  Regresa a tu agenda lo más pronto posible
    • Haga un uso constructivo de sus tiempos de espera  Pensar  Planificar
    • Para terminar, una Reflexión... La lucha se desencadena cuando percibimos una brecha entre el reloj y la brújula, cuando lo que hacemos no contribuye a lo que es más importante en nuestras vidas. Stephen R. Covey
    • “Sólo podremos ocuparnos de lo fundamental si descartamos el resto y dedicamos nuestro tiempo y nuestros esfuerzos a lo que verdaderamente importa” Stephen Covey Primero, lo primero.