Excel Básico
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Curso básico de excel criado pela APR-Condominio de Soluções

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Excel Básico Presentation Transcript

  • 1. Módulo Básico EXCEL 2007
  • 2. ÍNDICE 1. FÓRMULAS • 1.1- Operações Básicas • 1.2- Fórmulas de Texto 2. FORMATAÇÃO • 2.1- Formatação de Células • 2.2- Formatação Condicional • 2.3- Formatação de Layout 3. FILTROS Slide 2
  • 3. ÍNDICE 4. CLASSIFICAÇÃO 5. VALIDAÇÃO DE DADOS 6. GRÁFICOS 7. CONTROLES PARA LOCALIZAR E SUBSTITUIR 8. COPIAR RECORTAR E COLAR 9. CONGELAMENTO DE PAINÉIS 10. TECLAS DE ATALHOS MAIS USADOS 11. TRAVAMENTO DE CÉLULAS NAS FÓRMULAS 12. PROTEGER DOCUMENTO (USO DE SENHA) Slide 3
  • 4. O QUE VOCÊ SERÁ CAPAZ DE FAZER Efetuar cálculos utilizando as fórmulas básicas para buscar resultados rápidos e precisos Formatar células e Layout para melhor visualização Compor gráficos para ilustrar as informações compostas na tabela Utilizar ferramentas úteis ao dia a dia, para facilitar a composição das tabelas Copiar, recortar e colar informações para movimentar e transferir informações Slide 4
  • 5. O QUE VOCÊ SERÁ CAPAZ DE FAZER Utilizar atalhos dos comandos do Excel tornando o uso mais prático e rápido Definir senha para abrir ou alterar um documento no Excel. Slide 5
  • 6. INTRODUÇÃO O Excel é uma enorme planilha eletrônica utilizada como ferramenta de trabalho para facilitar a gestão e auxiliar no processo de tomada de decisão, seja dentro de uma empresa ou na vida particular. Foi criado para substituir o processo manual na elaboração de cálculos, tabelas e planilhas em geral, atribuindo o uso de fórmulas e comandos úteis em busca de resultados rápidos e precisos. A planilha Excel possui um limite de 1.048.576 linhas por 16.384 colunas, totalizando 17.179.869.184 de células. Slide 6
  • 7. FÓRMULAS 1. INSERINDO FÓRMULAS • Para se inserir uma fórmula é preciso primeiramente digitar na célula desejada o sinal de igualdade, caso contrário o fórmula não funcionará. Ao final da fórmula pressione a tecla ENTER. Slide 7
  • 8. FÓRMULAS OPERAÇÕES BÁSICAS: SINAIS DE OPERAÇÕES SINAIS PARA CONDIÇÃO SINAIS FUNÇÕES SINAIS FUNÇÕES + SOMA > MAIOR QUE - SUBTRAÇÃO < MENOR QUE * MULTIPLICAÇÃO >= MAIOR OU IGUAL A / DIVISÃO <= MENOR OU IGUAL A % PORCENTAGEM <> DIFERENTE QUE = IGUALDADE = IGUAL A Slide 8
  • 9. FÓRMULAS SOMA • Utilizada para somar qualquer valor numérico das células indicadas, independente de sua localização. EXEMPLO: A B C D E F G 1 12 13 14 15 16 17 62 2 21 43 30 50 26 39 Para somar os valores das células A1 com a célula D2 basta digitar na célula que ficará a resposta, como exemplo G1 a seguinte fórmula: =A1+D2 Neste caso, na célula G1 o resultado será 62. Slide 9
  • 10. FÓRMULAS • Ou ainda podemos calcular utilizando a função : =SOMA(A1;D2) • No exemplo abaixo calcularemos a soma entre o intervalo da célula A1 à A6. Sendo assim digite: =SOMA(A1:A6)  Repare que para calcularmos o intervalo utilizamos o símbolo dois pontos (:), e para calcularmos números independentes usamos o símbolo ponto e vírgula(;) . Slide 10
  • 11. FÓRMULAS SUBTRAÇÃO • Para realizar uma subtração, é preciso apenas digitar o endereço dos devidos valores a serem calculados, acompanhado do sinal de subtração (-) , como demonstrado abaixo: =A1-B1 MULTIPLICAÇÃO • Para efetuar uma multiplicação basta utilizar o mesmo procedimento acima, apenas substituindo o sinal de substração (-) por multiplicação (*) . • Outra maneira é utilizando a função de multiplicação. Veja o exemplo: =MULT(A1;B1) Slide 11
  • 12. FÓRMULAS DIVISÃO • Da mesma maneira que as outras operações, para dividir basta somente usar o sinal de divisão (/) . =A1/B2 PORCENTAGEM • Existem duas maneiras de obter percentual: • 1 – Inserindo diretamente o símbolo porcentagem (%) : =A1*B2% • 2 – Dividindo o valor da célula por 100 : =A1*B2/100 Slide 12
  • 13. FÓRMULAS MÁXIMO • A fórmula de Máximo mostra o maior valor de um intervalo de células. A 1 10 2 20 3 30 4 50 5 90 6 100 7 120 8 30 9 =MÁXIMO(A1:A8) Neste exemplo, o resultado da fórmula em A9 será 120 . Slide 13
  • 14. FÓRMULAS MÍNIMO • Essa fórmula mostra o menor valor de um intervalo de células. A 1 5 2 20 3 30 4 50 5 90 6 100 7 120 8 30 9 300 10 =MÍNIMO(A1:A8) Neste exemplo, o resultado da fórmula em A10 será 5 . Slide 14
  • 15. FÓRMULAS CONDIÇÃO SE • A função SE é útil para efetuar testes condicionais com valores e fórmulas. Para isso você especifica uma condição, e a função retornará um valor se for verdadeiro e um outro valor se for avaliado falso. • Veja o exemplo a seguir Slide 15
  • 16. FÓRMULAS EXEMPLO A B C 1 VENDEDOR: R$: META: 2 =SE(A2>=5000;”Atingido”; Adriana 5800 ”Não atingido”) 3 =SE(A3>=5000;”Atingido”; Bruno 3500 ”Não atingido”) 4 =SE(A4>=5000;”Atingido”; Daniel 7200 ”Não atingido”) 5 =SE(A5>=5000;”Atingido”; Jorge 4500 ”Não atingido”) 6 =SE(A6>=5000;”Atingido”; Márcia 6300 ”Não atingido”) 7 =SE(A7>=5000;”Atingido”; Murilo 4900 ”Não atingido”) Slide 16
  • 17. FÓRMULAS RESULTADO: A B C 1 VENDEDOR: R$: META: 2 Adriana 5800 Atingido 3 Bruno 3500 Não atingido 4 Daniel 7200 Atingido 5 Jorge 4500 Não atingido 6 Márcia 6300 Atingido 7 Murilo 4900 Não atingido Slide 17
  • 18. FÓRMULAS CONTAGEM • A contagem é utilizada para contar dados presentes em uma sequência de células. Para isso, podemos usar as seguintes funções: • CONT.NÚM Essa função calcula o número de células de um determinado intervalo que contém números. C A 1 1 2 1 3 1 4 5 =CONT.NÚM(A1:A4) O resultado da fórmula em A5 será 3. Essa fórmula considera apenas os valores numéricos Slide 18
  • 19. FÓRMULAS • CONT.SE Essa função calcula uma condição, ou seja, será feita a contagem apenas dos valores informados para a condição. C A 1 1 2 2 3 1 4 2 5 =CONT.SE(A1:A4;2) O resultado da fórmula em A5 será 2. Esta fórmula considera todos os dados como texto e números. Slide 19
  • 20. FÓRMULAS • CONT.VALORES Essa função calcula a quantidade de dados contidos em um intervalo de células. C A 1 S 2 10 3 4 45 5 =CONT.VALORES(A1:A4) O resultado da fórmula em A5 será 3. Esta fórmula considera todos os dados, como textos e números. Slide 20
  • 21. FÓRMULAS • CONTAR.VAZIO Essa função calcula a quantidade de células que não contém dados. C A 1 S 2 10 3 4 45 5 =CONTAR.VAZIO(A1:A4) O resultado da fórmula em A5 será 1. A fórmula considera apenas células vazias. Slide 21
  • 22. FÓRMULAS FÓRMULAS DE TEXTO • FUNÇÃO ESQUERDA Essa função tem como objetivo retornar um determinado número de caracteres a partir do início (esquerda) do texto. EXEMPLO: Na célula C3 tem o seguinte texto: CONDOMÍNIO DE SOLUÇÕES Usando a fórmula: =ESQUERDA(C3;10) O resultado será: CONDOMÍNIO  Repare que o espaço entre uma palavra e outra é considerado um caractere. Slide 22
  • 23. FÓRMULAS • FUNÇÃO DIREITA A função DIREITA retorna o número de caracteres solicitados a partir do final (direita) do texto. EXEMPLO: Na célula B1 está escrito: ATACADO DE PEÇAS Digitando a fórmula: =DIREITA(B1;5) O resultado será: PEÇAS Slide 23
  • 24. FÓRMULAS • FUNÇÃO EXT.TEXTO Essa função retorna os caracteres do meio de uma seqüência de caracteres de texto, aonde você especifica a posição e o comprimento desejado. EXEMPLO: Na célula D1 está escrito: SOLUÇÕES CORPORATIVAS Digitando a fórmula: =EXT.TEXTO(D1;9;6) O resultado será: CORPO Slide 24
  • 25. FÓRMULAS • FUNÇÃO ARRUMAR Essa função remove todos os espaços irregulares do texto (exceto os espaços simples entre palavras ou números). É muito utilizado para organizar textos com grande volume de dados recebidos de outros aplicativos, que podem conter espaçamentos irregulares. Veja o exemplo a seguir em que textos foram escritos sem nenhum cuidado, e depois compare o resultado após a utilização da função.  Essa função considera todos os dados como texto e número. Slide 25
  • 26. FÓRMULAS EXEMPLO: C A B 1 BIANCA =ARRUMAR(A1) 2 CARLOS =ARRUMAR(A2) 3 JOSÉ =ARRUMAR(A3) 4 LEONARDO =ARRUMAR(A4) 5 TAÍS =ARRUMAR(A5) VEJA O RESULTADO: C A B 1 BIANCA BIANCA 2 CARLOS CARLOS 3 JOSÉ JOSÉ 4 LEONARDO LEONARDO 5 TAÍS TAÍS Slide 26
  • 27. FÓRMULAS • CONCATENAR A função Concatenar é utilizada para "juntar“ seqüências de texto, em uma única célula. EXEMPLO: No exemplo abaixo demonstraremos como juntar nome e sobrenome em uma única célula. Slide 27
  • 28. FÓRMULAS No exemplo acima, foi digitado na célula C2 a seguinte fórmula: =CONCATENAR(A2;” “;B2) Como resultado, apareceu o dado da célula A2 (Maria) e o dado de B2 (Martins) juntos na célula C2 (Maria Martins). E assim foi feito sucessivamente até a célula C5, completando a tabela.  Observe que o símbolo aspas (“ ”) digitadas na fórmula indicam o espaço de um caractere entre as palavras que foram juntadas. Slide 28
  • 29. FORMATAÇÃO FORMATAÇÃO DE CÉLULAS • A formatação de célula permite alterar cor do preenchimento, cor do texto, tipo de fonte, alinhamento de fonte e borda da célula. Tem como objetivo organizar as informações contidas na tabela utilizando cores para chamar a atenção em informações importantes ou apenas para uma questão estética do documento apresentado. Slide 29
  • 30. FORMATAÇÃO • Para formatar células, escolha a guia Início, localizada na barra de ferramentas, e utilize as opções como Fonte, Alinhamento e Número. Slide 30
  • 31. FORMATAÇÃO •OPÇÃO FONTE: Opção de escolha para o Tipo de Fonte Aumenta ou diminui Tamanho da Fonte o tamanho da fonte Cor da Fonte Opção de texto: Negrito, Itálico ou Sublinhado Cor da Célula Borda da célula Slide 31
  • 32. FORMATAÇÃO •OPÇÃO ALINHAMENTO: Exibe o texto em uma única célula utilizando várias Alinha o texto Gira o texto no linhas, tornando acima, no centro ou ângulo que desejar. todo o conteúdo abaixo na célula visível. Alinha o texto à Torna maior a esquerda, centraliza Aumenta ou diminui célula selecionada ou à direita na recuo do texto. centralizando seu célula. conteúdo. Slide 32
  • 33. FORMATAÇÃO •OPÇÃO NÚMERO: Seleciona o modo de exibição do conteúdo da célula como: data, número, hora, texto e vários outros. Atalho para o modo de Aumenta ou diminui exibição do conteúdo da a quantidade de célula (número de casas decimais contabilização, percentual quando o valor for e separador de milhares). numérico. Slide 33
  • 34. FORMATAÇÃO FORMATAÇÃO CONDICIONAL • Utilizamos a formatação condicional para realçar dados importantes baseados em critérios determinados. Para isso temos as formas de escala de cor, conjunto de ícones e barra de dados. • A opção Formatação Condicional encontra-se na barra de opções da guia Início: Slide 34
  • 35. FORMATAÇÃO • Observe os passos a seguir para inserir uma Formatação Condicional, com a opção Escala de Cor. • Selecione a tabela que se quer inserir a Formatação Condicional • E siga as instruções abaixo: Slide 35
  • 36. FORMATAÇÃO • Veja como ficou o exemplo abaixo depois de utilizar a ferramenta Formatação Condicional, opção Escala de Cor, onde as cores graduais indicam que, quanto menor a temperatura a tonalidade se aproxima do azul e quanto maior a temperatura a cor de aproxima do vermelho. Slide 36
  • 37. FORMATAÇÃO FORMATAÇÃO DE LAYOUT • A guia Layout de Página tem opções de adicionar, excluir ou mover quebras de páginas; alterar margens e tamanhos, orientação (formato retrato ou paisagem), para ajustar a página antes da impressão. Para isso selecione a guia Layout da Página e escolha a opção a ser alterada. Slide 37
  • 38. FORMATAÇÃO Dicas de impressão • Para definir uma área específica da planilha para imprimir, vá até Layout da Página; Área de Impressão; e clique em Definir área de Impressão. • Para ajustar quebras de página ou especificar onde uma nova página de impressão de iniciará, selecione a opção Quebra na barra de atalho Layout da Página, isso ajudará a visualizar como o documento será impresso. • Para facilitar a identificação de linhas e colunas em uma impressão, é possível repetir os títulos em todas as páginas impressas. Para isso selecione a opção Imprimir Títulos, na barra de atalho Layout da Página. Slide 38
  • 39. FILTROS FILTROS • Esta opção é muito útil para trabalhar com subconjuntos de dados em um intervalo de células. Com o uso dos filtros você oculta os dados que não deseja visualizar, e exibe somente os dados especificados que se quer localizar podendo assim trabalhar com esses subconjuntos separadamente. • Para acessar esta ferramenta, vá até opção Dados localizado na Barra de Ferramentas e clique na opção Filtro: Slide 39
  • 40. FILTROS • EXEMPLO: Quer se filtrar os dados da tabela abaixo com a condição, maior do que 10 e menor do que 30. Slide 40
  • 41. FILTROS Para isso selecione a tabela, e clique na opção Filtro. Logo após, irá aparecer uma seta indicativa na tabela ao lado do título “Quantidade”. Slide 41
  • 42. FILTROS Após clicar na seta aparecerá uma caixa de diálogo para selecionar a opção que quer especificar. Escolha a opção Filtros de Números, e depois clique na opção É Maior do que. Slide 42
  • 43. FILTROS Digite na caixa Personalizar AutoFiltro, a condição Maior do que 10, e menor do que 30. Clique em OK. Slide 43
  • 44. FILTROS Após seguir os passos acima, foi especificada a condição do Filtro. Como resultado, uma nova tabela filtrada apareceu. Observe: Slide 44
  • 45. CLASSIFICAÇÃO CLASSIFICAÇÃO • Outra ferramenta do Excel é a Classificação, usada para organizar e localizar dados, podendo assim analisá-los mais facilmente. Com a Classificação de dados é possível colocar uma lista de nomes em ordem alfabética, ordenar números do menor para o maior (e vice-versa), e organizar linhas por cores ou ícones. • Para utilizar a ferramenta de Classificação, vá até a barra de ferramentas, selecione a guia Dados, e clique na opção Classificar. Slide 45
  • 46. CLASSIFICAÇÃO Ao clicar na opção Classificar, aparecerá a caixa de diálogo, onde é possível especificar a coluna que será classificada, o tipo de classificação e sua ordem. Veja na ilustração abaixo: Slide 46
  • 47. CLASSIFICAÇÃO • Existe a opção de atalho para classificar dados do menor para o maior, e do maior para o menor. Para isso basta clicar nos ícones de atalho contidos no grupo Classificar e Filtrar. Veja: Slide 47
  • 48. CLASSIFICAÇÃO EXEMPLO: Depois de classificar na ordem do Antes da classificação: menor para o maior: Slide 48
  • 49. VALIDAÇÃO DE DADOS VALIDAÇÃO DE DADOS • Na opção Validação de Dados, é possível impedir que dados inválidos (que não foram especificados) sejam inseridos na tabela. Ou até mesmo criar uma lista suspensa onde são predeterminados os dados que serão inseridos. EXEMPLO: Para criar uma lista suspensa, selecione as células que contém os dados que serão inseridas na lista. Depois clique na a guia Dados na barra de ferramentas; opção Validação de Dados clique na opção Validação de Dados. Slide 49
  • 50. VALIDAÇÃO DE DADOS Veja as ilustrações: Slide 50
  • 51. VALIDAÇÃO DE DADOS • Após selecionar a opção Validação de Dados, abrirá a caixa de diálogo. Então clique na guia Configurações; na caixa Permitir, clique em Lista; e para a caixa Fonte, selecione os dados a serem inseridos na lista; clique em OK. Slide 51
  • 52. VALIDAÇÃO DE DADOS Feito isso a Lista Suspensa estará incluída. Observe: Slide 52
  • 53. GRÁFICOS Inserir Gráfico • Selecione a tabela, vá na guia “Inserir” e escolha o tipo de gráfico: Slide 53
  • 54. GRÁFICOS • O Excel oferece vários modelos de gráfico Slide 54
  • 55. GRÁFICOS Após selecionar o tipo de gráfico aparecerá automaticamente o botão “FERRAMENTAS DE GRÁFICO” com mais 3 guias para formatação: Design, Layout e Formatar • As novas guias oferecem várias formas de formatação. Slide 55
  • 56. GRÁFICOS Você pode atribuir tipos EXEMPLO de valor como moeda ou decimal por exemplo. 40 30 20 10 0 a b c d x y z A legenda pode ser movida para qualquer área do gráfico. Slide 56
  • 57. GRÁFICOS EXEMPLO Slide 57
  • 58. LOCALIZAR E SUBSTITUIR LOCALIZAR E SUBSTITUIR • Utilize essa ferramenta para localizar e se necessário substituir algum dado na planilha. • Use o comando “Ctrl + L” e preencha o campo “Localizar” com o dado desejado e em seguida aperte “Localizar tudo” • O Excel mostrará todas as informações relacionadas ao dado (pasta, planilha, célula, valor) Slide 58
  • 59. LOCALIZAR E SUBSTITUIR O dado em questão (janeiro) está na célula B3 Slide 59
  • 60. LOCALIZAR E SUBSTITUIR • Para substituir vá na aba “Substituir” , insira o dado novo no campo “Substituir por” e em seguida clique em “Substituir tudo” Slide 60
  • 61. FUNÇÃO “LOCALIZAR” FUNÇÃO “LOCALIZAR’ • O Excel permite localizar caracteres dentro de texto inserido em uma célula e retorna o numero correspondente à posição do caracter procurado. • Usa-se a seguinte função: • LOCALIZAR(texto_procurado;no_texto;núm_inicial) Slide 61
  • 62. FUNÇÃO “LOCALIZAR” Onde: • Texto_procurado é o texto que você deseja localizar • No_texto é o texto em que você deseja localizar o texto_procurado • Núm_inicial é o número do caractere em no_texto em que você deseja iniciar a pesquisa. Slide 62
  • 63. FUNÇÃO “LOCALIZAR” • EXEMPLO • Localizar a palavra “excel” dentro da célula A1. O Resultado encontrado será o número 14 Lembrando que os espaços também são contados. Slide 63
  • 64. COPIAR , RECORTAR e COLAR Além dos famosos CTRL + C (COPIAR) , CTRL + X (RECORTAR) e CTRL + V (COLAR) • O Excel oferece outro recurso: COLAR ESPECIAL • Pressione e Solte na seqüência: ALT , C , V , S Surgirá a seguinte caixa com as opções de colagem Slide 64
  • 65. CONGELAMENTO DE PAINÉIS CONGELAMENTO DE PAINÉIS • Este recurso permite “travar” linhas e colunas para que fiquem sempre a mostra ao percorrer uma tabela. • Permite travar de 3 maneiras distintas: congelar a primeira linha, a primeira coluna ou linhas e colunas baseadas em uma seleção Slide 65
  • 66. ATALHOS MAIS USADOS ALGUNS ATALHOS MAIS USADOS: • Ctrl + 1 Exibe a caixa de formatação de célula. Slide 66
  • 67. ATALHOS MAIS USADOS Slide 67
  • 68. ATALHOS MAIS USADOS • CTRL + Espaço Seleciona a coluna inteira • SHIFT + Espaço Seleciona a linha inteira • CTRL + SHIFT + $ Aplica o formato MOEDA com duas casas decimais • CTRL + ( Oculta linha selecionada • CTRL + SHIFT + ( Exibe novamente linhas ocultas dentro da seleção • CTRL + ) Oculta coluna selecionada • CTRL + SHIFT + ) Exibe novamente colunas ocultas dentro da seleção • SHIFT + F2 Inserir Comentário Slide 68
  • 69. TRAVAMENTO DE CÉLULAS NAS FÓRMULAS TRAVAMENTO DE CÉLULAS • É também chamado de Referência Absoluta. Sempre que quisermos que o Excel faça referência a apenas uma célula ou conjunto de células, é necessário travar o intervalo utilizando o sinal de cifrão ($). A utilização do cifrão segue a uma pequena regra: sempre inserido antes da coluna ou da linha, ou de ambas, caso seja necessário. EXEMPLO: $A$1, $A1, A$1 Slide 69
  • 70. PROTEGER DOCUMENTO PROTEÇÃO DE PLANILHAS • A opção Proteger Planilha é utilizada para impedir que dados sejam movidos ou alterados. Para isso você pode proteger determinados elementos da planilha ou a pasta de trabalho inteira. • Para proteger uma planilha basta ir na guia Revisão, e escolher a opção Proteger Planilha. Para proteger toda a pasta de trabalho, escolha a opção Proteger Pasta de Trabalho, conforme ilustrado abaixo: Slide 70
  • 71. PROTEGER DOCUMENTO EXEMPLO: Colocar proteção na planilha abaixo. Slide 71
  • 72. PROTEGER DOCUMENTO Na caixa de diálogo, digite a senha para proteger a planilha, e selecione as opção que deseja permitir. Depois clique em OK. Confirme a senha, e pronto a proteção estará instalada. Slide 72
  • 73. PERMITIR ACESSO EM UMA PLANILHA BLOQUEADA É possível deixar liberado o acesso a células em uma planilha bloqueada. Escolha a(s) célula(s) que terão o acesso liberado e clique com o botão direito do mouse. Clique em “formatar células” e na aba “proteção” , desmarque a opção “bloqueadas” Slide 73
  • 74. PERMITIR ACESSO EM UMA PLANILHA BLOQUEADA Slide 74
  • 75. PERMITIR ACESSO EM UMA PLANILHA BLOQUEADA Em seguida vá na guia “Revisão” e “Proteger Planilha” Escolha uma senha • Depois de definida a senha, somente a(s) célula(s) selecionada(s) poderão ser modificadas Slide 75
  • 76. FIM DA APRESENTAÇÃO Slide 76