Presentación utilizada en la ponencia "Portales colaborativos y Sistemas de Información para gestionar la Calidad", realizado en el evento "Gestión de Calidad y Tecnología en el sector hotelero". Realizado para Itop Management Consulting en Marzo 2012, Adeje, Santa Cruz de Tenerife. Para más información, contactar con apdorta@gmail.com

1. Evento:
Gestión de Calidad y Tecnología
en el sector hotelero
Portales colaborativos y Sistemas de Información para
gestionar la calidad: iQuality

2. Portales colaborativos y Sistemas de
Información para gestionar la calidad:
iQuality
Toni Dorta, Itop MC
o La evolución administrativa de las Organizaciones
o Problemática actual
o Concepto de portal colaborativo
o Aplicaciones prácticas de un portal colaborativo
o Demostración práctica
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3. La evolución administrativa de las Organizaciones
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4. La evolución administrativa de las Organizaciones
Procesos operativos
(video)
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5. ¿No hemos desvirtuado la finalidad de algunos procesos?
 ¿Cómo evitar perder tanto tiempo en buscar la documentación que necesito?
 ¿Cómo asegurarme de que estoy trabajando con la última versión de un
documento?
 ¿Cómo conseguir difundir información de manera ágil y efectiva a todo el
personal del Hotel?
 ¿Cómo organizar un calendario común de actividades, eventos,…?
 ¿Cómo tener un repositorio cómodo de los informes más habituales que
utilizo?
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6. ¿No hemos desvirtuado la finalidad de algunos procesos?
Pero lo más importante:
Si algunos objetivos de implantar procesos de gestión de la calidad son
- conseguir ser un hotel más eficiente y más competitivo
- suministrar a nuestros clientes mejores experiencias de consumo
¿por qué termina conllevando alta carga administrativa que no aporta valor?
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7. Problemática actual
en los Sistemas de Gestión de las empresas
1) Registros del Sistema de Gestión dispersos e inconexos.
 Suele existir trabajo redundante producido por la duplicidad de información.
 Presencia de “ruido” en la información, lo que dificulta la supervisión o la
revisión. Existe multitud de informes para ver los indicadores
2) Registros innecesarios, sin utilidad práctica en la empresa.
 Estos registros actúan como “ruido”, dificultando el análisis y la supervisión.
 Se sufre excesiva burocracia, producida por un exceso de documentación
innecesaria, al no disponer de un Sistema de Gestión coherente con los objetivos
de la empresa y una herramienta acorde al mismo.
3) Registros en papel, lo que supone un problema para su tratamiento y revisión

8. Problemática actual
en los Sistemas de Gestión de las empresas
4) Indicadores inadecuados, difíciles de obtener o de comparar, lo que
provoca un bajo control de los procesos.
5) Análisis complejo de la información.
 Se realiza un esfuerzo innecesario a la hora de consultar datos, para extraer,
normalizar y estructurar la información.
 A veces la única alternativa es un tratamiento con herramientas ofimáticas. Se
carece de entornos cómodos para evaluar la información.
 Los informes requieren tiempo de preparación, lo que produce la disponibilidad
tardía de información. Se carece de agilidad para tomar decisiones con rapidez.
 Las empresas suelen encontrarse con dificultad a la hora de planificar y fijar
objetivos, por falta de datos suficientes o debidamente estructurados.

9. ¿Un hotel “bien organizado”?
 ¿Cómo puedo tener un equipo más integrado?
 ¿Cómo puedo alinear mi gestión de la calidad con mi gestión estratégica, de
manera que planifiquemos, hagamos, midamos y actuemos en consonancia a
objetivos coherentes?
 ¿Cómo asegurarme de que mi equipo esté informado de los objetivos que necesito
que se cumplan?
 ¿Cómo reducir gastos de papel y trámites burocráticos?
 ¿Cómo conseguir herramientas que permitan un Hotel mejor gestionado, más ágil,
más dinámico?
 ¿Cómo favorecer que los distintos ámbitos interactúen más entre sí?
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10. El concepto de portal colaborativo
 Sistema accesible desde cualquier punto con acceso a Internet 24x7
 Alojado en los sistemas de información del propio hotel o en servicios exteriores
(cloud computing o en la nube).
 Sistema privado, operado bajo condiciones de seguridad y estabilidad.
 Permite la consulta y la colaboración por parte del personal del Hotel.
 Intuitivo y fácil de utilizar.
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11. El concepto de portal colaborativo
 Algunas aplicaciones prácticas de un portal colaborativo:
 Gestión Documental
 Disponibilidad de documentación de consulta
 Gestión de registros
 Sistemas de ayuda a la toma de decisión
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12. Aplicaciones prácticas de un portal colaborativo:
Gestión documental
 Gestión Documental
 Repositorio unificado de documentación de la Empresa
 Seguridad basada en permisos y privilegios de acceso
 Control de versiones y registro de versiones anteriores
 Procedimientos de aprobación
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13. Aplicaciones prácticas de un portal colaborativo:
Gestión documental
 Gestión Documental
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14. Aplicaciones prácticas de un portal colaborativo:
Gestión documental
 Gestión Documental
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15. Aplicaciones prácticas de un portal colaborativo:
Documentación de consulta
 Documentación de consulta
 Políticas
Información estructurada,
 Manuales accesible y unificada
 Mapa de procesos
 Procedimientos
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16. Aplicaciones prácticas de un portal colaborativo:
Gestión de registros
 Gestión de registros
 No conformidades
 Encuestas de satisfacción
 Encuestas de motivación
 Registros de proveedores, RRHH,…
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17. Aplicaciones prácticas de un portal colaborativo:
Sistema de ayuda a las decisiones
 Soporte a dirección y ayuda a la toma de decisiones:
 Información estructurada por áreas o departamentos
 Plataforma para cuadros de mando, listados e informes
 Cumplimiento y estado de objetivos: corporativos, colectivos y/o
individuales
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18. Demostración
Demostración online de un portal colaborativo

19. Itop Management Consulting
¡ Gracias !
C/ Imeldo Serís, nº62, p6ª info@itop.es www.itop.es
S/C de Tenerife
Tfno. 922.28.70.61
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