7150099 Nota Access

  • 6,133 views
Uploaded on

 

More in: Technology , Business
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Be the first to comment
No Downloads

Views

Total Views
6,133
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
7

Actions

Shares
Downloads
354
Comments
0
Likes
5

Embeds 0

No embeds

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
    No notes for slide

Transcript

  • 1. PENGENALAN KEPADA MICROSOFT ACCESS Unit 1 : Pengenalan Microsoft Access adalah salah satu produk MICROSOFT OFFICE yang terkenal di dalam dunia pekerjaan. Ia merupakan satu aplikasi pangkalan data yang dibangunkan bagi keperluan pejabat dan urusan perniagaan. Microsoft Access digunakan untuk menyimpan maklumat pekerja, pelajar, stok dan sebagainya. Aplikasi ini memudahkan pengeksesan data, contohnya:- Kita telah memasukkan data pelajar dan pada satu ketika kita hanya perlu data pelajar yang tinggal pada satu taman tertentu. Dengan menggunakan pangkalan data yang telah sedia ada, kita hanya perlu menggunakan arahan-arahan tertentu untuk mendapatkan maklumat tersebut. Ini memudahkan kerja kita tanpa melihat semula dan perlu cari secara manual pelajar manakah yang tinggal tempat tersebut. Langkah-langkah untuk membuka Microsoft Access Langkah 1 : Klik Butang Start Klik All Programs  Klik Microsoft Access Langkah 2 : Klik Butang Radio  Blank Access database jika membina fiel pangkalan data baru atau Klik Butang Radio  Access database wizard, pages and projects jika menggunakan fiel template pangkalan data atau Klik Butang Radio  Open an existing file jika menggunakan fiel pangkalan data yang sedia ada  Klik OK 1
  • 2. Langkah 3 : Beri nama file  Klik Butang Create Pengenalan kepada Tetingkap Microsoft Access Menu Bar Standard Toolbar Database Window Object tabs 2
  • 3. Tetingkap Database Tab Objek (Object Tabs) Tab Objek (Object Tabs) Penggunaan Tables Menyimpan data sebagai entity ( cth: nama, tempat, harga). Merupakan elemen asas dalam pangkalan data. Kombinasi beberapa medan (field) membentuk rekod (records) yang memberi maklumat yang berkaitan Queries Mendapatkan maklumat tertentu dengan mengeset kriteria-kriteria yang tertentu Forms Tetingkap yang lebih menarik untuk memanipulasi data (input, edit ,output) Reports Memaparkan atau mengasilkan laporan yang menarik Macros Digunakan untuk arahan yang berulang Modules Menglibatkan pengatucaraan (programming) UNIT 2: TABLE Langkah 1: Klik 2x Create table in Design View Langkah 2: Masukkan Nama Medan (Field Name), Jenis Data (Data Type), Penerangan (Description) dan Properti Medan (Field Properties) serta Kekunci Utama (Primary Key) 3
  • 4. Nama Medan (Field Name)  cth nama, umur, gaji dan sebagainya Jenis Data (Data Type) Jenis Data Penggunaan Size Text Kombinasi abjad, digit, ruang kosong dan Max 255 aksara simbol Memo Kombinasi abjad, digit, ruang kosong dan Max 64 000 aksara symbol. Digunakan sebagai catatan ringkas Number Digit 0 hingga 9. Boleh digunakan untuk 8 bytes pengiraan Date / Time Tarikh dan masa 8 bytes Currency Mata wang 8 bytes Yes/No Yes, No, True, atau False (Hanya boleh 1 byte terima salah satu sahaja) OLE Object Memasukan gambar 1Gb (Terpulang pada ruang HardDisk) Hyperlink Link halaman lain 64 000 aksara AutoNumber Nombor berurutan 4 bytes Lookup Wizard Meformat data yang berulang 4 bytes Penerangan (Description )  Penerangan kegunaan sesuatu medan Properti Medan (Field Properties) properti sesuatu medan Kekunci Utama ( Primary Key)  medan yang unik di mana mengenal pasti data tidak berulang Jenis Data Penerangan Nama Medan Kekunci Utama Medan Propeti 4
  • 5. Medan Properti (Field Properies) Input Mask Digunakan dalam medan (table dan queries) dan juga pada text boxes serta combo boxes dalam forms. Ia digunakan untuk meformat data supaya data yang dimasukkan lebih tepat dan boleh menggurangkan kesalahan maklumat. Jadual berikut adalah contoh InputMask Definasi Input mask Contoh (000) 000-0000 (206) 555-0248 (999) 999-9999! (206) 555-0248 ( ) 555-0248 (000) AAA-AAAA (206) 555-TELE #999 -20 2000 >L????L?000L0 GREENGR339M3 MAY R 452B7 >L0L 0L0 T2F 8M4 00000-9999 98115- 98115-3007 >L<?????????????? Maria Pierre ISBN 0-&&&&&&&&&-0 ISBN 1-55615-507-7 ISBN 0-13-964262-5 >LL00000-0000 DB51392-0493 Aksara yang dibenarkan Aksara Kegunaan 0 Digit (0 hingga 9; plus [+] dan minus [-] tidak dibenarkan). 9 Digit atau ruang kosong (plus [+] dan minus [-] tidak dibenarkan; ). # Digit or space (plus [+] dan minus [-] dibenarkan; ). L Abjad (A hingga Z, mesti diisi). ? Abjad (A hingga Z, optional ). A Abjad atau digit (mesti diisi). a Abjad atau digit (optional). & Aksara atau ruang kosong (mesti diisi). C Aksara atau ruang kosong (optional). .,:;-/ Pemisahan titik perpuluhan dan kedudukan digit, tarikh, dan masa. 5
  • 6. < Huruf kecil. > Huruf besar. ! Bermula dari kanan ke kiri Password Akan memapark * Langkah 3: Klik Table Design Toolbar  View View Langkah 4: Sebelum ke Datasheet View, anda perlu menyimpan Jadual (Save Table) Beri nama Jadual yang bersesuaian dan Klik OK Langkah 5: Masukkan data yang dikehendaki pada Datasheet View 6
  • 7. MENGHASILKAN JADUAL MENGGUNAKAN WIZARD - Klik 2 kali pada Create table by using wizard - Pilih kategori - Pilih Field - Klik >> pada samples field pilihan - Klik Next - Lengkapkan wizard - Masukkan data dalam jadual anda Klik create table by using Langkah 1: wizard Langkah 2: Pilih katogeri jadual Langkah 3: Pilih Samples Fields Klik butang next  Pilih  Langkah 4: next sehingga finish dan klik butang finish 7
  • 8. MENGHASILKAN JADUAL MENGGUNAKAN ENTERING DATA - Klik 2 kali pada create table by Entering Data - Jadual sedia untuk dimasukkan data Langkah 1: Klik create table by using Entering Data Langkah 2: Masukkan data anda di sini Mengubahsuai Format Paparan Jadual Yang Telah Dihasilkan - Klik Format - Klik Datasheet - Buat pilihan pada paparan - Klik ok 8
  • 9. Latihan 1 a) Fail Pangkalan Data PELAJAR mempunyai JADUAL bernama MAKLUMAT PELAJAR dimana terdiri daripada medan-medan berikut: Nama Medan Jenis Data Nama Medan Jenis Data NOIC (Primary Key) Text BulanL LookupWizard NAMA Text TahunL LookupWizard ALAMAT Text NAMA BAPA Text TAMAN Text KERJABAPA Text POSKOD Number GAJIBAPA Currency BANDAR LookupWizard NAMA IBU Text NEGERI LookupWizard KERJAIBU Text JANTINA Text GAJI IBU Currency UMUR Number GAMBAR OLE Object KETURUNAN LookupWizard AGAMA LookupWizard TarikhL LookupWizard b) Anda dikehendaki meformat Field Property berikut (dan yang berkenaan): NOIC JANTINA Field Size 14 1 Format > Input Mask 0000-00-0000 Caption Default Value Validation Rule “L” or “P” Validation Text Hanya dibenarkan L untuk Lelaki dan P untuk Perempuan Required Allow Zero Lenghth c) Masukkan rekod berikut(cell yang kosong, isikan data yang berkenaan): NOIC 940812-05-4569 930228-07-7899 941117-04-5698 920525-08-4785 930703-12-4589 NAMA Kassim Selamat Bujang Lapok Minah Rahman Dewi Gopal Ah Low Lan ALAMAT 43,Blok D, Taman 56, Jalan Lama 48/7A, Regina 456A,. Jalan145 23, Blok A/4 Maluri, 68000 2, Taman Court, 58000 A, Taman Botani, Flat Sri Wangi Ampang Selangor Rimba, 78000 Pudu ,KL 68000 Amapng 57000 Kepong KL PJ Selangor Selangor JANTINA UMUR KETURUNAN AGAMA TARIKH LAHIR NAMA BAPA Selamat Bin Dollah Lapok Bin Ramli Rahman Sabu Gopal A/L Raju Ah Cin Lai KERJABAPA Cikgu Tentera Kerani Cikgu Peniaga GAJIBAPA RM1500 RM1900 RM1000 RM1800 RM3500 NAMA IBU Aisyah Ali Zida Ibrahim Liza Kenen Mala A/P Dorai Alice Yo KERJAIBU Juru Jual Kerani Suri Rumah Cikgu Suri Rumah GAJI IBU RM800 RM750 - RM1500 - GAMBAR 9
  • 10. d) Untuk medan gambar, gunakan OLE Object e) Susun data menggikut umur pelajar. f) Senaraikan nama pelajar yang ibunya tidak bekerja. (Gunakan arahan Filter by selection , sebelum itu kursur anda mestilah berada pada medan KERJAIBU “Suri rumah” dan klik Apply Filter. Untuj dapatkan Jadual asal, klik Remove Filter) g) Senaraikan nama pelajar perempuan yang tinggal di Kuala Lumpur . (Gunakan arahan Filter by Form ) h) Gaji bernilai RM800 diganti dengan RM850 (Gunakan arahan Edit Find ) Latihan 2 a) Fail Pangkalan Data BUKU ALAMAT mempunyai JADUAL bernama BIODATA dimana terdiri daripada medan-medan berikut: NOID EMAIL NAMA WEBSITE ALAMAT FOTO TARIKH LAHIR (jika perlu anda boleh tambah medan ) KETURUNAN b) Masukkan sekurang-kurangnya 10 NOTELRUMAH NOTELPEJ rekod. NOH/P c) Simpan untuk latihan seterusnya. 10
  • 11. UNIT 3: FORM Borang digunakan untuk memaparkan data dalam bentuk interaktif yang kemas dan menarik. Selain itu borang juga boleh digunakan dalam mencari, menghapus, menambah dan mengemaskini data. Cara mencipta borang dengan menggunakan wizard - Klik 2 kali pada create form by using wizard - Pilih nama jadual atau queries yang hendak dijadikan borang - Pilih nama medan yang diperlukan - Klik >> - Lengkapkan wizard - Finish Langkah 1: Klik 2 kali pada create form by using wizard Langkah 2: Pilih nama jadual atau queri Langkah 3: Klik Medan yang diperlukan 11
  • 12. Langkah 5: Lengkapkan wizard dan klik Next selepas pilihan Borang yang terhasil dengan menggunakan wizard, untuk mengubah sebarang bentuk rekaan klik view  design view Borang dalam keadaan design view. Sebarang perubahan rekabentuk mestilah berada dalam keadan ini Cara mencipta borang dengan menggunakan Design View - Klik New - Klik Design View - Pilih nama jadual - Ok - Klik dan tarik setiap medan yang diperlukan pada paparan - Ubah suai borang anda dengan memasukkan elemen yang perlu 12
  • 13. Langkah 1: Klik New Langkah 2: Klik Design View Langkah 3: Pilih nama jadual yang ingin dijadikan borang Klil Ok Langkah 5: Field List Klik dan tarik medan yang diperlukan ke kawasan paparan yang telah disediakan Toolbox Masukkan text, label, command button dan sebagainya untuk melengkapkan borang anda 13
  • 14. WARISAN PERKASA Contoh Borang yang telah diubahsuai Latihan 3 a) Buka Fail Pangkalan Data PELAJAR yang mempunyai JADUAL bernama MAKLUMAT PELAJAR. Bina FORM seperti dibawah: 14
  • 15. b) Namakan sebagai frmmaklumat pelajar c) Buka Fail Pangkalan Data PELAJAR. Bina JADUAL bernama SUBJEK, manakala medan-medan serta datanya adalah seperti berikut: COD NAMASUBJEK T1BM BAHASA MALAYSIA T1M MATEMATIK T1E ENGLISH T2BM BAHASA MALAYSIA T2M MATEMATIK T2E ENGLISH Bina FORM yang sesuai. Namakan sebagai frmSUBJEK. Latihan 4 a) Buka Fail Pangkalan Data BUKU ALAMAT yang mempunyai JADUAL bernama BIODATA. Bina FORM dan namakan sebagai frmBIODATA UNIT 4: REPORT Mencipta borang menggunakan wizard − klik 2 kali pada create report by using report − Pilih nama jadual yang diperlukan − Pilih medan yang diperlukan dengan klik pada > − Next − Lengkapkan semua pilihan sehingga finish Langkah 1: Klik 2 kali pada Create report by using wizard Langkah 2: Pilih nama jadual atau queries di sini Langkah 3: Klik nama medan yang diperlukan Langkah 4: Klik butang ini Langkah 5: Klik next sehingga tamat pilihan dan kemudian klik finish 15
  • 16. Contoh laporan yang telah siap dengan menggunakan wizard dan sedikit pengubahsuaian Laporan dalam keadaan design view. Sebarang pengubahsuaian mestilah dalam keadaan ini. Untuk mendapatkan keadaan ini klik view dan klik design view manakala setelah siap merekabentuk klik view dan klik print preview untuk melihat hasil 16 laporan yang telah direkabentuk
  • 17. Latihan 5 a) Buka Fail Pangkalan Data PELAJAR. Bina REPORT dengan menggunakan JADUAL MAKLUMAT PELAJAR serta medan-medannya ialah NOIC, NAMA NAMA BAPA GAJI BAPA. Beri tajuk report yang sesuai. b) Namakan sebagai repGaji Latihan 6 b) Buka Fail Pangkalan Data BUKU ALAMAT yang mempunyai JADUAL bernama BIODATA. Hasilkan (Report) satu senarai maklumat dimana terdiri nama dan no tel. Namakan sebagai Nama&NoTel. 17
  • 18. UNIT 5: QUERY Queries digunakan untuk mencari data yang terdapat dalam sesuatu pangkalan data dengan kadar yang segera dan mudah Memulakan Queries - Aktifkan pilihan Queries - Klik 2 kali pada create queries in design view - Pilih nama jadual yang tersenarai - Klik butang Add - Klik Close - Klik 2 kali pada medan terpilih - Masukkan criteria carian - Klik view - Klik datasheet view untuk melihat hasil carian Langkah 1: Klik 2 kali pada create query in Design View Langkah 3: Klik 2 kali pada nama Klik Add medan data yang diperlukan Klik Close Langkah 5: Langkah 4: Pilih nama table yang diperlukan Langkah 2: Langkah 6: Masukkan carian di ruangan criteria 18
  • 19. KAEDAH UNTUK MENETAPKAN CRITERIA CARIAN Simbol Maksud Contoh penggunaan * Mewakili aksara lain • A* - Nama yang bermula huruf A dan diikuti oleh Digunakan untuk carian data yang aksara lain mempunyai data jenis text atau • *A – nama yang berakhir dengan huruf A dan date/time didahului oleh aksara lain. Digunakan untuk carian number atau currency < Kurang daripada <10  0,2,3……9 > Lebih daripada >10 11,12,13……. = Sama dengan =10 10 <= Kurang dan sama <=10  1,2……10 >= Lebih dan sama >=10 10,11,….. Between.. and .. Nilai di antara 2 nombor Between 5 and 10  6,7,8,9 Menggunakan sort (Isih) Sort digunakan untuk menyusun hasil carian mengikut turutan yang diperlukan oleh pengguna Masukkan pilihan sort di sini sekiranya pengguna memilih Ascending ini bermaksud nama akan diisih dari A ke Z tetapi jika Descending pula nama akan diisih dari Z ke A 19
  • 20. MENGIRA MENGGUNAKAN QUERY Dalam Access pengiraan boleh dilakukan dengan menggunakan query. Sintaks pengiraan nama medan :[nama medan] operator [nama medan] Contoh: Jumlah Markah :[Markah 1]+[Markah 2] Masukkan pengiraan anda di sini 20
  • 21. Latihan 6 a) Buka Fail Pangkalan Data PELAJAR. Bina JADUAL bernama RESULT, manakala medan-medan serta datanya adalah seperti berikut: COD NOIC UJIAN (20%) PEPERIKSAAN (80%) T1BM 920525-08-4785 13 56 T1BI 920525-08-4785 15 70 T1M 920525-08-4785 9 58 T2BM 930703-12-4589 6 45 T2BI 930703-12-4589 10 72 T2M 930703-12-4589 18 15 b) Bina FORM yang sesuai. Namakan sebagai frmRESULT pelajar c) Taipkan sekurang-kurangnya 10 rekod. d) Masukkan medan baru MARKAH dan STATUS. Pengiraan markah MARKAH = UJIAN + PEPERIKSAAN Status keputusan Peperiksaan MARKAH STATUS 80 – 100 Cemerlang 67 – 79 Baik 50 – 64 Lulus 0 – 49 Gagal e) Senaraikan nama pelajar serta nama matapelajaran yang gagal f) Kirakan pendapatan keluarga untuk setiap pelajar g) Senaraikan nama pelajar yang layak menerima bantuan ( Pendapatan bulanan kurang dari RM2500) 21
  • 22. Latihan 7 a) Berikut adalah Jadual untuk Kedai Koperasi Sekolah Sri Murni. STOCK KODITEM NAMAITEM HARGA KUANTITI PENGELUAR 1000 MILO250 12.50 20 NESTLE 1020 MILO500 22.90 10 NESTLE 1100 EVERYDAY 15.00 9 P&G 1300 KAO BLEACH 1.95 10 KAO CORP 1370 SUNLIGHT 2.20 6 UNILEVER 1400 LUX 2.00 4 UNILEVER 1450 TEA BOH 6.89 12 CAMERON HARGA BARU KODITEM HARGA BARU 1000 12.60 1020 22.90 1100 15.90 1300 2.00 1370 2.30 1400 2.00 1450 6.90 b) Dapatkan senarai barang stok yang dibekalkan oleh “Nestle” c) Senaraikan KODITEM, NAMAITEM, KUANTITI bagi barang-barang yang mempunyai kuantiti dalam stok sebanyak 20 unit atau lebih d) Senaraikan KODITEM dan NAMAITEM dan cari berapakah perbezaan diantara harga stok dengan hanrga baru. © WARISAN PERKASA SERVICES Warisan2u@gmail.com Tel/fax: 03-89223142 016-6209547 22