Mejora tus presentaciones

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Mejora tus presentaciones

  1. 1. KtoolsAcademy LAS 15 RECOMENDACIONES PRÁCTICAS FUNDAMENTALES PARA MEJORAR TUS PRESENTACIONES. Mejora tus Presentaciones hoy mismo!!!
  2. 2. Índice 1. ¿Qué información debemos transmitir primero en una presentación? 2. Los 5 mandamientos para crear presentaciones efectivas 3. ¿Qué programa de presentaciones utilizar? 4 Alternativas a PowerPoint 4. ¿Cuántas diapositivas debe tener una presentación? 5. ¿Cuánto texto debemos poner en una presentación? 6. Consigue imágenes profesionales para tus presentaciones 7. Cómo insertar vídeos en tu presentación de forma eficiente 8. Cómo insertar sonidos en una presentación eficazmente. Conseguir sonidos y música gratis para presentaciones 9. Storytelling, el arte de captar la atención de tu audiencia 10. Miedo a Hablar en Público ¿Qué hacer? 11. Consejos para cuidar la voz 12. Lenguaje corporal para presentaciones, 3 recomendaciones clave para conectar con nuestra audiencia 13. Libérate! utilizando un mando inalámbrico para presentaciones 14. ¿Cómo acabar una presentación? 15. Arriésgate presentando! sin riesgo no hay recompensa
  3. 3. Sobre KtoolsAcademy ii Somos una nueva Academia,  centrada en la formación práctica en herramientas que te ayuden a destacar en tu entorno profesional. ¿En qué podemos ayudarte? ¿Cansado de oferta de formación muy larga, costosa, teórica y poco efectiva? Ofrecemos cursos de formación online en base a videotutoriales y material textual, cursos prácticos, con vídeos directos, cortos, que te permitirán completar tu formación en las herramientas que necesites a precios reducidos y que podrás realizar de forma flexible. Cursos de formación online, que  además de formar a nuestros alumnos, incluyen un apoyo continuo tras la realización de los cursos, ofreciendo un programa de tutorización continuada a cargo de nuestros instructores, además ofrecemos una  garantía de reembolso de 30 días sin preguntas, para que puedas probar sin arriesgar nada. ¡¡Somos nuevos, danos una oportunidad y te demostraremos cómo podemos ayudarte!! Suscríbete a nuestro Boletín de Ofertas y Novedades en: Mejorar está en tus manos!!! http://ktoolsacademy.com/ http://ktoolsacademy.com/ofertas-y-novedades/
  4. 4. Licencia Creative Commons iii KtoolsAcademy, Este obra está bajo una Licencia Creative Commons Atribución-NoComercial-SinDerivadas 3.0 Unported.
  5. 5. Capítulo 1 ¿Qué información debemos transmitir primero en una presentación?
  6. 6. 5 1. ¿Qué información debemos transmitir primero en una presentación? O dicho de otra forma: ¿por dónde empiezo?, es común que cuando nos ponemos a diseñar una presentación y pensamos en cómo la vamos a presentar en público, esta sea una de las preguntas fundamentales, y es lógico que nos preocupe ya que como todos sabemos, si no enganchamos a nuestra audiencia desde el principio, quizás no podamos recuperarla a lo largo de la presentación y nuestro mensaje no llegará a calar en ellos, que al fin y al cabo es nuestro objetivo principal. Por tanto, saber qué información debemos transmitir primero en una presentación es fundamental y debemos dedicarle unos minutos a diseñar estas primeras frases y estas primeras diapositivas de nuestra presentación, siguiendo los siguientes pasos: - Presentación: Evidentemente, debemos presentarnos y esta presentación no es sólo decir nuestro nombre, sino también en que trabajamos, es decir, transmitir a nuestra audiencia con fuerza y seguridad, porqué somos una autoridad en la materia de la que va a tratar la presentación. - El Tema fundamental: ¿de qué vamos a hablar?, debemos transmitir de forma clara y concisa el tema de nuestra charla. Frases cortas y precisas que dejen claro lo que vamos a explicar posteriormente. - Importancia del Tema: ¿por qué este tema debe interesarte? debemos describir la importancia de las ideas que vamos a explicar, no en abstracto, sino la importancia que puede tener para nuestra audiencia en concreto y poner algún ejemplo, es decir, contextualizar la información y conectar con las necesidades de la audiencia para interesarla y mantenerla atenta a nuestras palabras.
  7. 7. 6 - Programación y temporización: por último, debemos transmitir, utilizando un índice, un cronograma, un mapa conceptual o la herramienta que queramos, pero transmitir claramente, cuáles serán los puntos a tratar y en qué orden. Y por supuesto debemos responder a la pregunta fundamental de la audiencia ¿cuánto va a tardar esto? ya que aunque la presentación ya tenga programado un horario, al espectador le tranquilizará que el ponente mismo le diga cuanto va a tardar y lo que es más, se comprometa a terminar a una hora determinada, al menos su exposición, otro tema serán luego las preguntas o resolución de dudas, esta información tranquiliza a aquellos que consideran su tiempo un tesoro que deben proteger, que cada vez son o somos más. También si vamos a hacer un descanso, es conveniente aclarar desde el principio cuando será y cuánto tiempo durará, hay que ser respetuosos con el tiempo de los demás. En resumen: Como ves estamos respondiendo en los primeros minutos a las preguntas más comunes de nuestra audiencia ¿quién es esta persona? ¿de que va a hablar exactamente? ¿por qué debe importarme? ¿cómo se va a desarrollar la presentación y cuánto va a tardar? Si respondemos satisfactoriamente a esas preguntas tranquilizaremos el miedo de nuestra audiencia a estar perdiendo el tiempo con nosotros, la mayor parte de ellos se relajarán y pasarán a estar más receptivos, con lo que tendremos más posibilidades de conectar y transmitir adecuadamente nuestras ideas fundamentales, aquellas que debemos comenzar a desarrollar inmediatamente tras esta breve presentación.
  8. 8. Capítulo 2 ¿Qué programa de presentaciones utilizar? 4 Alternativas a PowerPoint
  9. 9. 8 2. ¿Qué programa de presentaciones utilizar? 4 Alternativas a PowerPoint Powerpoint es un magnífico programa, pero su utilización masiva hace que a veces pierda efectividad, hay ocasiones en las que necesitamos sorprender a nuestra audiencia con una herramienta visual o conceptualmente diferente, es por ello que vamos a hablar de 4 alternativas a powerpoint que te pueden ayudar en tu tarea: Google Drive: La plataforma de creación, edición y publicación de contenidos de Google nos ofrece la posibilidad de crear una presentación online y directamente publicarla o compartirla, evidentemente su punto fuerte no es la potencia y opciones, en eso Powerpoint la supera ampliamente, su punto fuerte son las posibilidades que nos ofrece para trabajar de forma colaborativa, editar las presentaciones conjuntamente y publicar directamente el resultado. Zoho: Es una plataforma parecida en su concepción a Google Drive, una completa suite ofimática online que permite también el trabajo colaborativo, la creación y edición de presentaciones, etc… con un diseño más cuidado que Drive. SlideRocket: Esta plataforma ya es un poco diferente, ya no hablamos de la creación, edición y publicación de presentaciones nada más, sino que pretende ser una herramienta que te permita además monitorizar el uso de las presentaciones y analizar el impacto de las mismas en el entorno en el que las compartes, está centrada exclusivamente en presentaciones y tiene un cuidado diseño visual.
  10. 10. 9 Prezi: Esta sin duda se ha convertido en la alternativa a Powerpoint más innnovadora, fundamentalmente porque plantea la presentación de una forma diferente, el enfoque no es la creación lineal de diapositivas sino la creación de un mapa mental o mapa visual que nos permita en un golpe de vista ver todo el contenido a explicar, para luego ir avanzando por ese mapa mental para dirigir la presentación de las ideas. Visualmente además muestra un aspecto claramente diferenciado de las presentaciones tradicionales y nos permite jugar con el zoom y la rotación creando presentaciones más dinámicas y visualmente más atractivas. En resumen, tres alternativas a Powerpoint que partiendo de la misma concepción de diapositivas nos aportan diferentes diseños y posibilidades, sobre todo en la edición colaborativa y la publicación y difusión de nuestras presentaciones y una cuarta alternativa, Prezi, que presenta una forma diferente de presentar. Como puedes ver nosotros nos decantamos por Prezi ya que es la alternativa que realmente te proporciona un resultado más innovador para destacar, diferenciarte y sorprender a tu audiencia y de hecho hemos creado un curso online que te enseñará paso a paso a utilizar esta nueva y diferente alternativa a Powerpoint, si quieres más información pulsa en Curso Prezi.
  11. 11. Capítulo 3 Los 5 mandamientos para crear presentaciones efectivas
  12. 12. 11 3.   Los 5 mandamientos para crear presentaciones efectivas Queremos dar algunas recomendaciones en forma de mandamientos, resumidos en cinco, para crear presentaciones efectivas, que cumplan con el objetivo primordial que todos nos marcamos al crear una presentación, transmitir de forma eficaz y eficiente una serie de ideas. • Tener claro el tema que vas a exponer, puedes crearte un mapa mental en papel con los principales apartados de forma que comiences a crear la presentación con las ideas bien ordenadas en tu cabeza. • Utiliza palabras clave y una idea por diapositiva o paso de la presentación, procura transmitir el máximo de contenido con el mínimo texto, utiliza imágenes que ya transmitan parte del mensaje. • Seleccionar correctamente los medios a utilizar, busca fotos, vídeos y audios adecuados y de buena calidad. Pon mucha atención a que el texto y los elementos multimedia se visualicen correctamente, selecciona una buena gama de colores que sobre todo hagan legible tus mensajes, por encima incluso, en importancia, de la estética, aunque no tienen por qué ser incompatibles. Si no lo tienes claro, utiliza para ello las diferentes plantillas que ofrecen los programas. • No abuses de las transiciones, las animaciones, el zoom y la rotación, podemos marear a nuestra audiencia y que esta pierda el interés por nuestro mensaje o que se fijen más en los efectos que en nuestras ideas, el principal objetivo de una presentación es transmitir ideas no lo olvides! • Intenta sorprender, incluye pequeños guiños humorísticos (sin pasarte) o imágenes y afirmaciones que fomenten el debate, la cuestión es no perder la atención de tu audiencia, no aburras!!! y procura que tus presentaciones sean lo más cortas posible sin sacrificar contenido, ya sabes “lo bueno si breve….”
  13. 13. Capítulo 4 ¿Cuántas diapositivas debe tener una presentación?
  14. 14. 13 4. ¿Cuántas diapositivas debe tener una presentación? Esta pregunta, ¿Cuántas diapositivas debe tener una presentación?, es una de las primeras que nos hacemos al abordar la realización de una presentación o al acabar la misma ¿he puesto demasiadas diapositivas? ¿es demasiado larga? ¿he puesto muy pocas diapositivas? ¿el contenido es escaso?, evidentemente cada tema y cada contexto es diferente, todo depende del tiempo que tengamos para exponer, la complejidad del tema que abordamos, los conocimientos sobre el mismo de nuestro público, etc… Sin embargo hay una regla muy conocida que quizás os pueda orientar en este camino hacia la presentación eficaz, la regla 10-20-30 sobre presentaciones, que creó y defiende Guy Kawasaki, esta se resume en que una presentación no debe tener más de diez diapositivas, ni durar más de veinte minutos y no debe tener ningún texto con menos de treinta puntos de tamaño de letra. ¿Quién es Guy Kawasaki? Y ya que nos aconseja tan tajantemente ¿Quién es Guy Kawasaki? pues nos puede valer la breve descripción de Wikipedia: “Guy Kawasaki es uno de los mayores especialistas mundiales en el ámbito de las nuevas tecnologías y el marketing. En esta última actividad fue responsable de Macintosh a mediados de los ochenta, con el éxito espectacular con que este trabajo fue reconocido por el mercado. Trasladó así el concepto de “evangelizar” a los negocios tecnológicos, con la idea de atraer y focalizar a usuarios vinculados al mercado Apple. En unos años más que difíciles para la empresa fundada por Steve Jobs, su trabajo fue tremendamente valioso e internacionalmente reconocido. En la actualidad dirige una de las empresas de capital riesgo más importante de Estados Unidos, Garage Technology Ventures.“
  15. 15. 14 La regla 10-20-30 Es por tanto un reconocido y respetado profesional con amplia experiencia como orador, que en una entrada de su blog: The 10/20/30 Rule of PowerPoint, nos habla de esta regla 10-20-30 para presentaciones y la expone en tres grandes apartados que intentaré resumiros: -­‐   Diez diapositivas. Diez es el número óptimo de diapositivas en una presentación, un ser humano normal no puede comprender más de diez conceptos en una reunión. Si tiene que usar más de diez diapositivas para explicar su negocio, probablemente no tiene un negocio. Los diez temas que a un capitalista de riesgo le interesan y deben marcar sus diapositivas son: 1. Problema 2. Su solución 3. Modelo de negocio 4. Detrás de la magia / tecnología 5. Marketing y ventas 6. Competencia 7. Equipo 8. Proyecciones e hitos 9. Estado y el calendario 10. Resumen y llamado a la acción -­‐   Veinte minutos. Aunque tenga una hora de tiempo asignado, preparar el portátil y el proyector, que todo funcione bien y teniendo en cuenta que sus espectadores lleguen tarde y se tengan que ir antes, lo que quedan son veinte minutos, en todo caso si no hay retrasos, dispondrá de cuarenta minutos para la discusión de sus ideas. -­‐   Fuente de Treinta puntos. La mayoría de las presentaciones tienen texto en una fuente de diez puntos. incluyendo tanto texto como sea posible en cada diapositiva y a continuación el presentador lee. Sin embargo, tan pronto como el público se da cuenta de estás leyendo el texto, lee por delante de ti, ya que puede leer más rápido de lo que tú puedes hablar. El resultado es que tú y el público están desincronizados. La razón por la que la gente utiliza una
  16. 16. 15 fuente pequeña es doble: en primer lugar, porque no conocen su material lo suficientemente bien, en segundo lugar, piensan que más texto es más convincente. Oblígate a utilizar un tamaño de fuente no menor de treinta puntos. Te garantizo que mejorará tus presentaciones porque requiere encontrar los puntos más importantes y saber cómo explicarlos bien. Si “treinta puntos”, es demasiado dogmático, te ofrezco un algoritmo: averiguar la edad de la persona de más edad en el público y se divide entre dos. Ese es el tamaño óptimo de fuente. Kawasaki termina su entrada recomendando el blog de su amigo Garr Reynolds, Presentación Zen. Evidentemente esta regla está pensada para hacer presentaciones a espectadores a los que debes exponer unas ideas clave y convencerles con un objetivo concreto, que inviertan en ella, que te apoyen, etc… Pero realmente cuando presentamos siempre hay algo de eso, es decir, siempre tenemos unas ideas que debemos transmitir para convencer de alguna manera al público.
  17. 17. Capítulo 5 ¿Cuánto texto debemos poner en una presentación?
  18. 18. 17 5. ¿Cuánto texto debemos poner en una presentación? Todos hemos visto presentaciones con “demasiado” texto y otras en las que cada diapositiva era más minimalista que la anterior, hasta el punto de no aportar nada al discurso del p o n e n t e , y a n t e e s t o s d o s e x t r e m o s n o s preguntamos: ¿Cuánto texto debemos poner en una presentación?, ¿Cuál es la cantidad de texto adecuada en una diapositiva?, cómo puedo acertar con la cantidad de texto, de forma que la diapositiva aporte información suficiente al espectador pero a la vez no lo sature y lo que haga sea leer en vez de atendernos. Pues bien, lo siento pero no hay fórmulas mágicas, cuando hacemos una presentación debemos ir calibrando el contenido y por supuesto probándolo cada vez que presentamos, si la presentación la vamos a repetir más de una vez, la segunda, según las reacciones del público, ya sabremos cómo actuar y adaptar las diapositivas. Sugerencias… Sin embargo si que hay algunas sugerencias que pueden ayudarte a afinar este tema y equivocarte lo menos posible. - Cada diapositiva se debe leer en menos de 5 segundos, es decir, la atención del público debe estar en tí, por tanto no podemos hacerles leer mucho texto porque no escucharán lo que les estás diciendo. - Comprueba que el texto sea legible, para ello cuida el tamaño de la letra, el tipo de letra y la combinación de colores, el texto evidentemente debe leerse sin dificultad y rápidamente. - El texto debe reforzar lo que el orador expone, por tanto lo que está en la pantalla mientras hablamos debe ser una especie de extracto concentrado de nuestras palabras. - Algunos autores aconsejan la Regla del 6: es decir que no incluyas más de seis líneas, ni más de seis palabras por línea,
  19. 19. 18 es una forma práctica de limitarse y no incluir demasiado texto. Cuidado con pasarse…demasiado minimalismo no aporta nada La tendencia en los últimos años es a intentar incluir la menor cantidad de texto posible y las indicaciones que he incluido arriba van en esa línea, sin embargo hay presentaciones que, en base a esta tendencia, terminan no aportando nada al espectador, son presentaciones que parecen más un adorno tras el orador que otra cosa. Para no caer en este otro extremo, la mejor forma es preguntarnos: ¿si alguien viera la presentación sin explicación, entendería las principales ideas que quiero transmitir? si la respuesta es No, falta texto, si la respuesta es Si, comprueba que no sobre. La presentación debe reforzar nuestro discurso, servirnos de apoyo y de asidero si perdemos el hilo, o si lo pierden nuestros espectadores, por tanto debe haber un equilibrio, conseguirlo es cuestión de práctica, ánimo y a practicar!!!
  20. 20. Capítulo 6 Consigue imágenes profesionales para tus presentaciones
  21. 21. 20 6. Consigue imágenes profesionales para tus presentaciones ¿Por qué imágenes profesionales? Es evidente que las presentaciones son más eficientes, funcionan mejor y comunican de forma más eficaz si incluyen imágenes, pero no cualquier imagen vale, deben ser imágenes profesionales o al menos de aspecto profesional. Las imágenes de baja calidad darán a nuestra presentación un aspecto poco profesional, utilizar imágenes de baja resolución, que aparecerán pixeladas, o simplemente fotografías malas, es una elección muy pobre si queremos crear una presentación que verdaderamente cumpla su objetivo: Comunicar eficazmente nuestra idea. ¿Dónde encontrar imágenes profesionales gratis? Pixabay En esta plataforma podemos encontrar imágenes profesionales de dominio público que podremos utilizar sin problemas, a cambio nos muestran imágenes de pago de ShutterStock, un sitio de microstock que vende fotos a precios bajos. SXC Plataforma con el mismo funcionamiento que la anterior, podremos encontrar imágenes profesionales con una licencia de uso bastante permisiva, a cambio de que nos muestren fotos de la plataforma de pago iStockphoto. Flickr/creativecommons La red social de publicación e intercambio de fotografías Flickr tiene un buscador específico de imágenes compartidas con licencia Creative Commons que pueden ser utilizadas en nuestras presentaciones, debido a la enorme cantidad de fotógrafos que comparten sus imágenes en dicha red, es factible encontrar imágenes de alta calidad.
  22. 22. 21 ¿Dónde encontrar Fotos Históricas gratis libres de derechos? También existen webs que recopilan fotografías históricas con licencias Creative Commons o de dominio público y donde podemos encontrar auténticas joyas de la fotografía para nuestras presentaciones, comoWikiMedia Commons, o las colecciones de la Library of Congress en su web y en Flickr, además de la plataforma Europea Europeana. ¿Dónde encontrar imágenes profesionales a bajo precio? L o s s i t i o s d e m i c r o s t o c k como iStockphoto, ShutterStock, Fotolia y Gettyimages, son lugares en los que podemos encontrar fotografías de alta calidad a bajo precio, sobre todo si no necesitamos las fotos a gran resolución, los precios pueden ser asumibles.
  23. 23. Capítulo 7 Cómo insertar vídeos en tu presentación de forma eficiente
  24. 24. 23 7. Cómo insertar vídeos en tu presentación de forma eficiente El vídeo es un arma poderosa que debemos utilizar con destreza. Aprende cómo insertar vídeos en tu presentación de forma eficiente para reforzar tu mensaje. Muchas veces, cuando estamos diseñando una presentación, nos gustaría incluir en ella aquellos vídeos que creemos que van a servir a nuestra audiencia para conectar con la idea que pretendemos transmitirle o que le van a aportar la información precisa que con una explicación textual nos costaría mucho tiempo y esfuerzo, pero nos preguntamos ¿aburriremos a la audiencia con tanto vídeo? ¿Cortarán demasiado nuestro discurso?, ¿saldrán con la sensación de que no han hecho más que ver vídeos y nuestra aportación no ha sido importante? Estas dudas son normales y estas preguntas nos las debemos hacer siempre, así valoraremos si los vídeos que hemos incorporado a nuestra presentación aportan lo que queremos sin distraer del objetivo que nos hemos marcado, la cuestión fundamental es que los vídeos, como las imágenes o cualquier otro recurso, vayan en la línea de nuestro discurso, que se integren en nuestra presentación aportando valor y transmitiendo la idea principal que queremos que cale en nuestra audiencia. ¿Cuantos vídeos incluir en una presentación? Esto evidentemente, depende del tema, si estamos hablando de publicidad en televisión, lo normal será mostrar muchos ejemplos, sin embargo normalmente no hay demasiados vídeos pertinentes a nuestro tema que merezca la pena mostrar, por tanto la pregunta no es ¿cuantos vídeos incluir? sino, ¿de verdad merece la pena que vean este vídeo? ¿De qué duración? Un vídeo de más de dos minutos puede ser demasiado largo para una presentación en la que nosotros estemos
  25. 25. 24 hilvanando un discurso, ya que supone un corte en la fluidez de nuestra exposición, por lo tanto vídeos cortos. Si estos vídeos son más largos, siempre cabe la posibilidad de poner un corte concreto, como un fragmentos concreto de una película, ya sea editando previamente el vídeo para insertar sólo lo que nos interesa o sabiendo en que minuto y segundo comienza lo que queremos mostrar y cortando cuando haya terminado esta parte. Esta regla es fija a no ser que la presentación no sea para mostrarla nosotros, sino para que esté colgada en internet y el usuario la vea de forma autónoma, entonces no es tan importante la duración, ya que el usuario siempre tendrá la posibilidad de cortar cuando quiera y nosotros hemos cumplido nuestra labor proporcionándole el acceso al material. ¿En qué momento? Esto dependerá de la estructura de nuestra presentación, pero normalmente los vídeos los debemos utilizar o al comenzar a explicar una idea para ilustrarla y que nos sirva de introducción a nuestra explicación o al final de nuestra explicación sobre un tema para reforzar lo que hemos explicado. Y ten en cuenta siempre que no es un recurso al que podamos recurrir en exceso, ya que podemos causar sensación de falta de contenido original en nuestra audiencia. ¿Cómo insertar vídeos en tu presentación de forma eficiente? Los vídeos deben ir precedidos de una explicación sobre lo que se va a ver, de porqué queremos que nuestra audiencia lo vea, que es lo que aporta a nuestro discurso, para que nuestra audiencia los vea con interés, comprenda cual es el sentido de poner ese vídeo y no piense “en vez de explicarlo nos pone un vídeo para ocupar el tiempo ¿y cobra por esto?” Una vez visto, debemos hacer hincapié en la idea central del vídeo, en aquello que queremos subrayar para remarcar la idea que el vídeo nos ha ayudado a ilustrar. Y si es pertinente, puede ser el momento de preguntar a nuestra
  26. 26. 25 audiencia sobre el vídeo o la idea clave del mismo, abriendo un pequeño debate. ¿Tus vídeos fomentan el interés por tu mensaje o distraen la atención? Esta es la pregunta clave, como hemos dicho, el vídeo es un arma poderosa que debemos saber utilizar con destreza. Si tus vídeos están bien seleccionados, son cortos, se colocan en el momento adecuado y van precedidos de una explicación ayudarán a tu audiencia a conectar con la idea clave que quieres transmitirle, si no, simplemente funcionarán como una distracción que te complicará mantener la atención de tu público. Piensa a fondo sobre estas pautas, hazte las preguntas que hemos señalado y utiliza vídeos para mejorar tus presentaciones y alcanzar tu objetivo!
  27. 27. Capítulo 8 Cómo insertar sonidos en una presentación eficazmente. Conseguir sonidos y música gratis para presentaciones
  28. 28. 27 8.   Cómo insertar sonidos en una presentación eficazmente. Conseguir sonidos y música gratis para presentaciones Insertar sonidos en una presentación puede ayudarnos a ilustrar lo que contamos, puede servirnos para llamar la atención de nuestra audiencia o para remarcar una idea, sin embargo debemos ser prudentes con la utilización de sonidos ya que pueden resultar molestos sin son estridentes o repetidos en exceso. ¿Para qué insertar sonidos en nuestras presentaciones? La inserción de sonidos en una presentación debe tener un objetivo claro, es decir, insertar sonidos como “adorno” no tiene sentido y sólo distrae a nuestra audiencia de nuestro discurso, igual que decíamos con respecto a las imágenes y los vídeos, los elementos multimedia deben sumar al discurso, apoyar y remarcar la idea principal, no distraer a la audiencia. Estos objetivos pueden ser alguno de los siguientes: - Ilustrar lo que estamos contando: si hablamos del tráfico, no está de más poner de fondo el sonido del mismo para “llevar” a nuestra audiencia y ponerla en situación, de la misma forma que si hablamos del mar, el sonido de las olas de fondo resultará apropiado y nos “trasladará” ayudándonos a ilustrar lo que contamos. También una canción puede ayudarnos a ilustrar nuestro tema muchas veces. - Remarcar una idea importante: Unos clarines o un sonido de trompeta, así como unas campanas pueden resultar divertidas y remarcar la idea que queremos transmitir en una diapositiva concreta. - Llamar la atención sobre la pantalla y volver a introducir al espectador en nuestro discurso, a veces introducir algún sonido en forma de llamada de atención en una transición entre diapositivas, cuando sabemos que estamos tratando un tema árido en el que nuestra audiencia pueda desconectar, puede ayudar a llamar su atención e introducirla de nuevo en el discurso.
  29. 29. 28 - Insertar bloques narrados explicativos: En el caso de que la presentación vaya a ser publicada en internet para que se pueda ver de forma autónoma, puede resultar útil incluir bloques de voz narrando aspectos que queramos dejar claros y que no estén suficientemente explicados con los textos e imágenes. - Insertar música como preámbulo a nuestra presentación: A veces mientras esperamos a nuestra audiencia, ya con la presentación preparada, la sala dispuesta y todo en orden, van llegando poco a poco y la sala está en silencio, un silencio que crea cierta frialdad, en esos casos podría ser conveniente que la primera diapositiva de nuestra presentación incluyera una canción, de forma que mientras van llegando en la sala esté sonando una agradable música de fondo que nos sirva para “crear ambiente” y nos ayude a romper el hielo inicial. ¿Qué debemos evitar al insertar sonidos en una presentación? Sobre todo, molestar, es decir, utilizar el mismo sonido insistentemente, y asustar a nuestra audiencia con sonidos estridentes sin previo aviso. Por otra parte, debemos asegurarnos de que todos los espectadores oirán bien los sonidos que vayamos a incluir, esto es válido también en la inclusión de vídeos, a veces nos olvidamos de comprobar si en la sala donde presentamos el sonido se escucha en todas las zonas, y cuando llega el momento, parte de la audiencia no puede oír el vídeo o los sonidos que hemos incrustado. Conclusiones Debemos utilizar los sonidos con prudencia, asegurándonos que serán audibles para toda nuestra audiencia, sin ser repetitivos ni asustar y con un objetivo claro dentro de nuestra presentación. Los sonidos, como el resto de los elementos de la presentación deben aportar y apoyar la idea principal que debemos transmitir.
  30. 30. 29 Sobre dónde encontrar sonidos y música gratis de libre uso o a bajo coste hablaremos en la siguiente entrada… ¿Dónde conseguir sonidos y música gratis para presentaciones? Esta es la pregunta fundamental tras decidir que insertar sonidos puede mejorar nuestra presentación y ayudarnos a conseguir transmitir mejor nuestras ideas. Existen en internet varias plataformas en las que podemos buscar, encontrar y descargar efectos de sonido y música para nuestras presentaciones con licencias creative commons, os presentamos algunas de ellas… Efectos de sonido para presentaciones Gratis FreeSound: Efectos de sonido en múltiples formatos con diferentes licencias creative commons. Efectos de Sonido: Recopilación de efectos de sonido por categorías aunque sin buscador. Sonidos Gratis: Banco de sonidos ordenados por categorías. Sonidos MP3 Gratis: Descarga de sonidos en mp3, gratis y sin necesidad de registro. FindSounds: Buscador de efectos de sonido WikiMedia Commons: banco de material multimedia de wikipedia. Efectos de sonido para presentaciones baratos SoundSnap: Con más de 160.000 efectos de sonido. iStockPhoto / Audio: La colección de audios del stock multimedia de Getty. Actividen: No sólo audio, sino también, plantillas, animaciones, vídeos, etc… Música con Licencias Creative Commons ccMixter: Amplia recopilación de música de diferentes estilos. Jamendo: música de múltiples estilos para escuchar y descargar. SoundCloud: Recopilación con amplias posibilidades de búsqueda.
  31. 31. Capítulo 9 Storytelling, el arte de captar la atención de tu audiencia
  32. 32. 31 9. Storytelling, el arte de captar la atención de tu audiencia Todos tendemos a crear presentaciones basadas en datos que vamos desgranando, nuestra habilidad para engarzarlos, nuestra modulación del tono de nuestra voz, nuestro lenguaje corporal y el interés de nuestra audiencia por el tema marcarán que esta nos siga o se nos duerma… Si aquellos a los que estamos “soltando nuestro rollo” no tienen un enorme interés en el tema o nosotros somos muy persuasivos, a los 5 minutos habrán desconectado y nuestro mensaje no llegará a traspasarles, no conseguiremos nada. Sin embargo a todos nos gustan las historias, los cuentos, las anécdotas, es decir, estamos dispuestos a escuchar y atender si nos enganchan no con datos o argumentaciones, sino con narraciones interesantes. El Storytelling sería la plasmación de la argumentación y los datos a través de una narración que mantenga la atención de nuestra audiencia. Es el arte de ejemplificar lo que queremos contar a través de una historia entretenida. Evidentemente esto no es fácil, pero si es muy efectivo en términos de captar la atención y por tanto de hacer llegar nuestro mensaje. Ya que las historias generan emociones, las estadísticas nos dejan fríos llevándolo al extremo sería la diferencia entre un informe de Naciones Unidas sobre la guerra en Siria plagado de datos y una fotografía de la guerra en la que podamos ver a personas sufriendo, nos sentiremos mucho más conmovidos por la imagen, recordaremos la imagen y actuaremos movidos por las emociones que esta nos provoca al identificarnos con un semejante que sufre. Sin llevarlo a este extremo, un ejemplo claro sería la presentación de un nuevo negocio ante un grupo de posibles inversores, los datos son importantes, las estadísticas sobre
  33. 33. 32 posibles clientes y proyecciones de ventas están muy bien y son necesarias, pero en el momento de la presentación, la pregunta que se hace el inversor es ¿realmente habrá personas que estén dispuestas a pagar por este producto? hecho que marcará en gran parte el éxito o fracaso de la empresa. Es para convencer a este inversor para lo que además de proporcionarle las cifras tenemos que ejemplificar a nuestro cliente tipo, sus problemas, sus dudas y los beneficios que obtiene de nuestro producto, que mejor forma para hacer esto que construyendo una historia, una narración que ayude al inversor a identificarse con el cliente, si además esa historia está bien contada, tiene emoción, sentido del humor y un final feliz, habremos conseguido lo que Hollywood lleva 100 años consiguiendo, contarnos historia que recordamos. Esta historia que debemos construir con nuestros datos y argumentos puede exponerse sin ningún apoyo, pero será mucho más difícil mantener la atención del público o hacerse con una presentación que apoyen con texto e imágenes n u e s t r a h i s t o r i a , y a s e a c o n s t r u i d a en PowerPoint, Keynote, Prezi o cualquier otro programa.
  34. 34. Capítulo 10 Miedo a Hablar en Público ¿Qué hacer?
  35. 35. 34 10. Miedo a Hablar en Público ¿Qué hacer? Solemos tener miedo al ridículo, al rechazo y evidentemente al fracaso, todos tenemos esos miedos, la diferencia es que a unas personas ese miedo les atenaza y no les deja pensar, hablar y por tanto presentar con fluidez y otras superan esos miedos apartándolos de su mente en el momento de la presentación. Necesitamos seguridad La clave para no bloquearnos es la seguridad, si somos capaces de sentirnos seguros, con nuestros conocimientos sobre el tema y nuestra capacidad para transmitir dichos conocimientos, no nos bloquearemos. El asunto es ¿Cómo consigo sentirme seguro? Consejos Básicos: - Ensaya todo lo que puedas. - Utiliza una presentación de apoyo con el contenido básico que te permita no quedarte en blanco. - Practica con personas de confianza con las que te sientas cómodo. - Escoge un tema que domines totalmente para ir adquiriendo confianza. - Escoge un lugar conocido para ir adquiriendo confianza. - Deja de pensar en lo que pensarán de ti los demás. - Olvídate de intentar gustarle o contentar a todo el mundo, es imposible! - Un error no es el fin del mundo, si te equivocas, rectifica y continúa, disculpándote y reconociendo el error, pero continúa. Hay que enfrentarse con el miedo a hablar en público, hay que atreverse a hacerlo, escoge un lugar conocido, un público de confianza, un tema que domines, que esos elementos te hagan sentir seguro y practica, poco a poco estarás más suelto y podrás desprenderte de esas muletas y comenzar a avanzar sin ellas ganando seguridad.
  36. 36. 35 Evidentemente no podemos dejar de tener miedo, nuestros miedos, más o menos acusados nos acompañan siempre, pero no debemos dejar que estos miedos nos paralicen, nos impidan actuar y mejorar. A hablar en público se aprende, como a todo, practicando!
  37. 37. Capítulo 11 Tres Consejos para cuidar la voz
  38. 38. 37 11. Tres Consejos para cuidar la voz Si en nuestro trabajo normalmente realizamos presentaciones es evidente que nuestra voz es nuestra herramienta más importante, por lo que debemos cuidarla. Si buscamos en Internet encontraremos multitud de consejos para cuidar la voz, pero realmente todos estos se pueden resumir en 3 consejos fundamentales: 1. No fuerces la voz ni la maltrates fumando, bebiendo alcohol o bebidas frías o hablando con un tono especialmente alto en lugares con mucho ruido, antes de tener que hablar en público, así evitarás que se inflamen las cuerdas vocales. 2. Hidrátate. mantén la garganta y las cuerdas vocales húmedas, bebiendo pequeñas cantidades de agua de forma continua. 3. Descansa la Voz. Al hablar haz pausas y respira correctamente aspirando el aire por la nariz. Podríamos hacer más hincapié en temas como cuidar el entorno en el que vamos a hablar, evitando ambientes cargados de humo o muy secos debido al aire acondicionado, muy fríos o muy calurosos, pero estas variables normalmente escapan de nuestro control, por lo que hemos preferido centrarnos en factores que podamos controlar casi totalmente. También podríamos hablar de las posibilidades de utilizar un micrófono para evitar forzar la voz, pero para eso ya hicimos una entrada en nuestro Blog con los diferentes tipos de micrófonos que podemos utilizar. Hemos preferido centrarnos en tres consejos básicos, de forma que si seguimos estas pequeñas pautas cuidaremos nuestra voz al menos lo necesario para que esta importante herramienta a la hora de presentar y hablar en público no nos falle en el momento clave.
  39. 39. Capítulo 12 Lenguaje corporal para presentaciones. 3 recomendaciones clave para conectar con nuestra audiencia
  40. 40. 39 12. Lenguaje corporal para presentaciones, 3 recomendaciones clave para conectar con nuestra audiencia El lenguaje corporal para presentaciones es fundamental, cuando presentamos comunicamos no sólo con palabras, sino que nuestro lenguaje corporal es vital para transmitir correctamente el mensaje, para conseguir que nuestra idea cale en nuestra audiencia, para seducirlos, nuestro objetivo principal. En este sentido debemos cuidar tres aspectos fundamentales: Evitar gestos que perjudiquen nuestra comunicación, por ejemplo cruzar los brazos, esconder las manos, señalar hacia el público, tocarse la cara. Son gestos que pueden denotar nerviosismo y transmitir cierta agresividad, no son recomendables, lo ideal es mostrase relajado pero manteniendo una postura correcta, erguido pero no artificialmente estirado. Cuida la Mirada, mantén el contacto visual con tu audiencia, cambiando de persona y mirando a cada una a los ojos, es importante el contacto visual para mantener la atención y conectar con la audiencia, remarcar cada idea como si hablaras sólo con esa persona a la que miras e intentar mirar al mayor número posible de personas a lo largo de la presentación, es decir, contactar con la mayor parte del público de manera personal, dentro de las posibilidades que tengamos, si no al menos con los más cercanos o importantes para nosotros. Sonríe, es mucho más fácil sentir empatía y dejarse seducir por alguien que sonríe y muestra unas facciones relajadas que con una persona que transmite tensión, nerviosismo y preocupación con un gesto serio. Evidentemente todo esto es imposible hacerlo si estamos nerviosos porque sentimos miedo a hablar en público, ante eso hay que perder primero el miedo utilizando técnicas como las que ya hemos expuesto anteriormente.
  41. 41. Capítulo 13 Libérate! utilizando un mando inalámbrico para presentaciones
  42. 42. 41 13. Libérate! utilizando un mando inalámbrico para presentaciones Estar “anclado” a una mesa o a un atril al hacer una presentación suele dar una imagen estática, de inmovilidad, de alejamiento de los interlocutores, del público, que se sentirá más involucrado en la charla si nos acercamos a ellos e interactuamos moviéndonos por el espacio de la sala en la que estemos. Por otra parte, moviéndonos evitamos por una parte que desconecten y se nos duerman y por otra, es una formula sencilla de acallar murmullos si nuestra audiencia es muy charlatana, nos acercamos sin parar nuestra explicación y automáticamente dejarán de hablar y nos atenderán. Y si estamos utilizando una presentación y queremos movernos ¿cuál es la solución más sencilla?, utilizar un mando inalámbrico para presentaciones o también llamado control inalámbrico para presentaciones, si puede ser, mejor con un puntero láser incorporado, de forma que también nos sirva para señalar aspectos de nuestra presentación. En el mercado hay muchos mandos que no os supondrán un gran coste y os permitirán ganar en agilidad y soltura en vuestras presentaciones, en nuestro blog podéis ver varios modelos, algunos de ellos con el tamaño de un bolígrafo y otros más grandes pero que también tienen función de ratón inalámbrico al incorporar un trackball.
  43. 43. Capítulo 14 ¿Cómo acabar una presentación?
  44. 44. 43 14. ¿Cómo acabar una presentación? Esta pregunta nos la hacemos muchas veces, tras planificar concienzudamente nuestra introducción, de diseñar con primor cada uno de nuestros puntos y tener una presentación realmente redonda, a veces llegamos al final de una forma demasiado abrupta o nos alargamos en un interminable resumen final que aburre a nuestra audiencia y deja una desagradable sensación de que nos hemos extendido innecesariamente. Por lo que hay que tomar en serio el final de nuestra presentación para que suponga un compendio útil, pero a la vez corto y que me permita terminar “en alto” es decir, dejando a la audiencia satisfecha e incluso con ganas de más. Recomendaciones básicas: Estas recomendaciones no siempre pueden ser utilizadas conjuntamente, a veces y según el tipo de presentación y nuestra audiencia, tendremos que seleccionar o desechar alguna. • Resume lo fundamental, sin repetirte y en una o dos diapositivas como máximo. • Termina con un tono y una actitud que transmita ilusión, que se visualice que crees en lo que has contado. • Resume el mensaje utilizando una cita que inspire a la audiencia. • Deja a la audiencia con ganas de más, es fundamental que terminemos transmitiendo la sensación de que la presentación ha sido sólo la punta del iceberg de nuestro conocimiento sobre el tema, que podríamos aportar aún más.
  45. 45. 44 • Las últimas palabras deben ser una llamada a la acción, debemos preguntarnos ¿qué queremos que hagan cuando terminemos? puede ser una invitación a preguntar las dudas que tengan, una invitación a comprar lo que vendemos, una oferta de inversión en nuestro negocio, buscar más información sobre el tema, etc. Sea lo que sea la petición de acción debe quedar clara, si queremos que nos compren diremos algo como “ya han visto los beneficios que les reportará… cómprenlo! no lo duden”, no escondan su objetivo, si quieren financiación digan “inviertan en mi idea, no se arrepentirán, sabremos multiplicar su dinero” Si esa acción lleva aparejada un beneficio evidente para nuestro interlocutor, mejor aún. • Tras tu llamada a la acción di simplemente “Gracias”, de forma que quede claro el final de tu presentación, esto cierra tu discurso. Si hay oportunidad para las preguntas o el debate, será tu audiencia la que comience a intervenir.
  46. 46. Capítulo 15 Arriésgate presentando! sin riesgo no hay recompensa
  47. 47. 46 15. Arriésgate presentando! sin riesgo no hay recompensa ¿Queremos que las ideas que transmitimos lleguen a nuestros interlocutores? ¿Queremos que nos recuerden? evidentemente SI! Si no lo quisiéramos no haríamos presentaciones, no intentaríamos comunicar. Cuando nuestra presentación es una de tantas, cuando nuestros interlocutores deben escuchar un gran número de presentaciones en poco tiempo, dejar huella, ser recordados, que nuestra idea sea la más destacada de la mañana, la semana o el mes es imprescindible. La gran pregunta es ¿cómo destacar? y la respuesta es ARRIESGANDO, Arriésgate presentando, si presentamos nuestras ideas de una forma novedosa, si utilizamos programas con diseños innovadores, si transmitimos poniendo pasión en el discurso, es mucho más probable que nos recuerden. Evidentemente queremos que nos recuerden pero que nos recuerden de forma positiva, así que arriesguemos pero con cabeza! No hay recetas universales ni consejos mágicos, cada situación es diferente, cada tema y cada persona son diferentes, sin embargo al preparar nuestra presentación debemos preguntarnos ¿seremos suficientemente innovadores? ¿Hemos hecho lo posible por diferenciarnos? esa pregunta nos llevará a replantearnos la presentación, nuestro discurso y por tanto a mejorarlo. Que consigamos calar en nuestra audiencia no depende de la herramienta utilizada, pero esta nos puede ayudar, podemos utilizar Prezi en vez de Powerpoint, que es el programa estándar, podemos incluir animaciones llamativas, podemos hacer que las imágenes no sean simple decoración sino que aporten contenido a nuestro discurso, que sean parte de nuestro discurso, o incluir vídeos y sonidos. La
  48. 48. 47 herramienta debe servir para diferenciarnos visualmente y atraer la atención sobre nuestro discurso. Y en cuanto a la forma de presentar, la mejor recomendación es que hablemos con pasión de nuestro tema, si nosotros no nos lo creemos nadie lo hará y si podemos incluir pequeños guiños humorísticos…mejor aún, si podemos contar una historia genial, utiliza el Storytelling, conecta con tu audiencia. Espero que estas páginas os ayuden a encauzar vuestras presentación e inspiraros para mejorarlas y recuerda: Arriésgate presentando!
  49. 49. Boletín de Ofertas y Novedades ¿Te ha parecido interesante el contenido?, si aún no lo has hecho, suscríbete a nuestro Boletín de Ofertas y Novedades en: http://ktoolsacademy.com/ofertas-y-novedades/ Mucho más contenido en: http://ktoolsacademy.com/

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