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Abastecimiento De La Fiis

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Este es un breve trabajo acerca de la Oficina de Abastecimiento de nuestra facultad. …

Este es un breve trabajo acerca de la Oficina de Abastecimiento de nuestra facultad.
FIIS - UNI

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  • 1. Oficina de Abastecimiento de la FIIS La oficina de abastecimiento es la encargada del aprovisionamiento de los requerimientos de las oficinas que existen en la FIIS-UNI. A continuación se muestra información recabada de dicha oficina en la que se señala su misión, sus funciones, las actividades que realiza y un diagrama que explica los procesos que realiza esta oficina, así como también la interrelación con autoridades de la FIIS y organismos de la UNI. Funciones Primarias: • Planeamiento, organización y programación de las adquisiciones de bienes y servicios conforme al plan anual de adquisiciones. • Elaboración de bases y definición de los términos de referencia de acuerdo a las características solicitadas y al precio referencial. • Coordinación y seguimiento a proveedores • Coordinación con los usuarios • Constitución y funcionamiento de la comisión de menor cuantía • Organización y control del almacén • Búsqueda y renovación de proveedores • Control de existencias • La compra de los materiales, equipos o servicios en la cantidad necesaria, con la calidad requerida y al precio más conveniente. • Registro en el sistema CONSUCODE • Coordinación con la oficina de Logística Central-UNI Secundarias • Reemplazo y rediseño de productos • Búsqueda de productos sustitutos • Preparación de informes de gastos • Inventarios de bienes AREAS QUE DEPENDEN DE LA OFICINA DE ABASTECIMIENTO DE LA FIIS
  • 2. ACTIVIDADES RELEVANTES POR PROCESOS (Compras, almacén y apoyo administrativo). COMPRAS • Organizará supervisar la gestión de adquisiciones de bienes y servicios que requiere la FIIS conforme al plan anual de adquisiciones. • Control de la atención e materiales para las distintas oficinas de la FIIS • Atención a proveedores • Atención a usuarios de distintas oficinas • Seguimiento de las órdenes de compra • Atención de reclamos de las distinta oficinas (eventual) • Reclamos de los materiales recibidos no conformes de las distintas empresas • Coordinación con la oficina de logística central (eventual) en relación a las compras que se está ejecutando. • Chequeo de los trabajos realizados por servicios. • Control de los materiales que se está utilizando en estos trabajos • Atención de llamadas de los proveedores • Supervisión del manejo del kardex por el almacenero (eventual). • Coordinar con la oficina de servicios generales en relación a los trabajos y necesidades urgentes. • Coordinar con la oficina de OPP en relación al presupuesto FIIS. • Coordinar con la oficina de contabilidad-presupuesto y ver cierre de presupuesto (3 veces al mes).
  • 3. • Preparación de las solicitudes de cotizaciones. • Pasar por fax las solicitudes de cotizaciones a los proveedores • Reunión con la comisión de menor cuantía para la aprobación y evaluación de las bases. • Preparación de informes para el decanato y para las distintas oficinas de la FIIS • Revisión de los cuadros de necesidades para las siguientes compras • Tipeo de órdenes de compra y/o servicio. ALMACEN  Recepcionar y verificar la cantidad y calidad de los materiales, equipos de acuerdo a lo solicitado en la orden de compra dando cuenta al jefe inmediato de cualquier disconformidad observada.  Llevar el registro de movimiento de los bienes por medio de las tarjetas en control visible (bind card).  Ubicar en el lugar establecido del material recibido, sea de tránsito o en stock que permita su fácil e inmediata ubicación para su despacho e inventarios.  Registrar las entradas y salidas en el kárdex y en el almacén.  Registrar el ingreso y uso de los productos químicos controlados en el libro de actas de la DINANDRO.  Verificación física del stock y confrontación con las tarjetas de control visible y kárdex.  Archivar las órdenes de compra tramitadas.  Verificar el ingreso de materiales recepcionados directamente por las dependencias usuarias.  Realizar el inventario físico permanente comprobando el stock físico, kárdex y el bincard.  Despachar los materiales de acuerdo a los pedidos, comprobante de salidas debidamente autorizadas.  Controlar la cantidad, ubicación, orden, limpieza y estado de los materiales del almacén reportando algún deterioro y/o faltantes al jefe inmediato.  Realización de compras por caja chica.  Tramitación de documentos fuera del campus universitario(eventual).  Retiro y traslado de material y equipos de almacén central a la FIIS.
  • 4. REQUISICIÓN  Otras funciones que asigna el jefe inmediato. APOYO ADMINISTRATIVO • Recepción de documentos CUADRO DE NECESIDADES Y OTROS • Recepción de llamadas internas y externas RECURSOS PEDIDOS NO INCLUIDOS • Ingreso de información al SEACE (Convocatorias, registro de participantes, registro de CON ORDINARIOS BIENES presentación de propuestas y buena pro) de los procesos de adjudicación de menor AUTORIZACIÓN DONACIONES cuantía. DEL DECANO Y TRANSFERENCIAS PRESUPUESTO TIPO SERVICIOS • Archivar todos los documentos recibidos y/o emitidos por la oficina COMISIÓN DE ECONIMÍA BIENES DE CAPITAL RECURSOS • Preparar el informe mensual de las compras realizadas por la oficina de abastecimiento DIRECTAMENTE FIIS ABASTECIMIENTO FIIS COMITÉ ESPECIAL DE RECAUDADOS • Digitación de documentos internos y externos de la FIIS MENOR CUANTIA • Digitación de bases para la adjudicación de menor cuantía ORGANIZACIÓN Y • Digitación de PECOSA REALIZACIÓN DE LOS EJECUCIÓN DE LOS PROCESOS PROCESOS DE COMPRA • Registro de acta de adjudicación de menor cuantía • Entrega de documentos a las oficinas de la FISS INGRESOS AL SISTEMA DE • CONSUCODE DE LAS Elaboración de planillas SNP (sistema intranet) COMPRAS QUE SE REALIZA • Otras funciones que asigna CONOCIMIENTO DELOS PARA el jefe inmediato PROVEEDORES QUE DESEEN CONCURSAR EJECUCIÓN DE ORDENES DE APROBACIÓN DECANATO COMPRA Y/O SERVICIO REVISIÓN EN LOGISTICA ECONOMÍA Y CENTRAL. PRESUPUESTO UNI JEFE DE ABASTECIMIENTO CAJA UNI ALMACEN UNI APROBACIÓN JEFE LOGÍSTICA SALIDA DE BIENES ABASTECIMIENTO FIIS SALIDA DE BIENES DEPENDENCIAS FIIS
  • 5. Documentación Utilizada en la Oficina de Abastecimiento de la FIIS
  • 6. • Control Visible de Almacén: Es una cartilla que sirve para identificar a un artículo mediante un código y una unidad de medida (litros, botellas, kilos, etc). También se especifica la fecha de entrada o salida del artículo al almacén, el número de orden de compra, el saldo y alguna observación en el artículo. Esta cartilla está ubicada en el lugar donde se encuentra el artículo correspondiente en el almacén de la Oficina de Abastecimiento. • Pedido y Comprobante de Salida: El formato para algún pedido de abastecimiento por parte de las oficinas de la FIIS hacia la Oficina de Abastecimiento se presenta a
  • 7. continuación. Este formato es el mismo que se usa como comprobante de salida d algún artículo del almacén de la Oficina de Abastecimiento. Soluciones a la Problemática de la Oficina de Abastecimiento de la FIIS • Codificación: A continuación se muestra la codificación propuesta, en esta se dividen los artículos en 4 grupos (UE, PC, PQ y IN), luego se asigna un numero para especificar el articulo dentro del grupo, y por último sise especifica el subgrupo. Así tenemos los siguientes grupos: La numeración en cada grupo es la siguiente:
  • 8. Para los productos del Laboratorio de Química de la FIIS, se ha organizado de la siguiente forma:
  • 9. Sin embargo se debe tener en cuenta las siguientes consideraciones: RE REXP IE EGT ACETILENO DERIVADOS C01 C08, PLATA ACETILENICOS C03,CIANUROS, ACIDOS MINERALES C02 H20, C03 NITRUROS, FUERTES SULFUROS BASES MINERALES H2O, ACIDOS ACIDOS C03 FUERTES FUERTES FUERTES OXIDO DE COMPUESTOS OXIDO DE DIETILO, BROMO CLORO C04 INSATURADOS, DIETILO COMPUESTOS OXIDO DE DIETILO CARBONILOS COMPUESTOS H2O, AIRE, C05 H2O ORGANOMETALICOS OXIGENO HIDRUROS NO C06 AIRE, OXIGENO AIRE OXIGENO METALICOS AIRE , HIDRUROS ALCALINOS Y AIRE, OXIGENO Y C07 OXIGENO, ALCALINO TERREOS AGUA AGUA C01, C04, C08, MERCURIO C08 C01 AMONIACO H2O, ALCOHOLES, AGUA, METALES ALCALINOS C09 ALCOHOLES C04, HALUROS ALCHOLES AIRE, CARBONILOS METALICOS C10 AIRE, OXIGENO OXIGENO REACCION EXOTERMICA O FORMACION DE UN RE PRODUCTO EXPLOSIVO REACCION EXPLOSIVA REXP
  • 10. INFLAMACION IE ESPONTANEA EMISION DE GAS TOXICO EGT Almacén de Reactivos en el Laboratorio de Química En el laboratorio de Química de la FIIS existen 17 compuestos supervisados por la Dinandro. A continuación se muestran la lista de los insumos químicos fiscalizados por la DINANDRO: INSUMO FORMULA ALGUNAS OTRAS DENOMINACIONES Nº QUÍMICO QUIMICA FISCALIZADO 01 Acetona ( CH3 )2 CO Acetonum; Dimetilcetona; Dimetilquetona; Propanona; Espíritu Piroacetico; 2-Propanona; beta ketopropanona; éter piroacético, ácido piroacético. 02 Acetato de CH3 COO . CH2 CH3 Ester Acético; Ester Etílico del Ácido Acético; Etilo Ester Etiloacético; Etanoato de Etilo; acetidin; vinagre de nafta. 03 Ácido Ácido Clorhídrico; Ácido Hidroclórico; Cloruro Clorhídrico y/o HCL de Hidrógeno en solución acuosa; ácido Muriático muriático. 04 Ácido Sulfúrico Ácido Sulfúrico; oleúm; ácido sulfúrico fumante; sulfato de hidrogeno; aceite de vitríolo; ácido sulfúrico bruto; ácido sulfúrico diluido; ácido sulfúrico en solución. H2 SO4 05 Ácido Acido Orto Aminobenzoico; 1-Amino 2 Antranílico Carboxibenceno; Acido 2 Aminobenzoico; (NH2)C6H4(COOH) Orto-Carboxianilina. 06 Amoniaco NH3, Amoniaco Anhidro; Gas amoniacal, amoniaco en solución, solución amoniacal, hidróxido de amonio (OHNH4). 07 Anhídrido Oxido Acético; Anhídrido del Acido Acético; ( CH3CO)2 0 Acético óxido de acetilo; anhídrido Etanoíco. 08 Benceno C6 H6 Benzol; Benzole; Nata De Carbón; Pirabenzol, Cliclohexanotrieno; Naltu Mineral.
  • 11. 09 Carbonato de Carbonato bisódico; sal de sosa cristalizada; Sodio subcarbonato de sodio; carbonato sódico CO3 Na2 neutro; ceniza de sosa liviana; sosa calcinada; cenizas de perla; carbonato sódico anhidro; sosa del solvay. 10 Carbonato de CO3 K2 Sal Tártara, Carbonato bipotásico, cenizas Potasio de perla). 11 Cloruro de Sal de amoniaco; Sal Amónica; Clorhidrato Amonio amónico. CL NH4 12 Éter Etílico ( C2 H5 )2 O Oxido de etilo; óxido dietílico; éter anestésico; éter dietílico; éter sulfúrico. 13 Hexano CH3 (CH2 )4 CH3 Hexano Normal; N-Hexano; Hidrido de Caproilo;Hidrido Hexílico. 14 Hipoclorito de CLONa Lejía Hipoclorito sódico; Agua de Sodio Labarraque. 15 Isosafrol (CH2OO) C6H3 1,2 Metilenodioxi 4-Propenilbenceno; 5-1 (CH=CHCH3) Propenil 1,3 Benzodioxol; 1,4- Diacetylbenzene; 1-(4-Acetyl-phenyl)- ethanone. 16 Kerosene ======== Petróleo lampante; aceite mineral; Kerosina; Keroseno. 17 Metil Etil Metil etil ketona; butanona; 2-butanona; Cetona MEK. ; CH3COCH2CH3 18 Metil Isobutil ( CH3 ) 2 CHCH2 Metilo isobutil ketona; isopropilacetona; Cetona. COCH3 hexona; 4-metil-2-pentanona; MIBK. 19 Oxido de Oca Cal viva; cal fundente; Calcio 20 Permanganato Camaleón mineral, camaleón violeta; de Potasio permanganato de potasa; sal de potasio del MnO4K ácido permangánico. 21 Piperonal CH2 OO (C6 H3 ) Heliotropina; 3,4-Metilenodioxi-Benzaldeido; CHO Aldehido peronílico; carboxaldehyde;
  • 12. heliotropin. 22 Safrol CH2 OO (C6H5) 1,2-Metilenodioxi 4-Alilbenceno; 4-Alil – 1.2 CH2CH=CH2 Metilenodioxy - Benzol, 5-2Propenil – 1,3 Benzodioxol. 23 Sulfato de En la forma anhidra: Sulfato sódico anhidro, Sodio sulfato sódico desecado, torta de sal, SO4 Na2 thenardita (mineral). En la forma hidratada: sulfato sódico decahidratada; sal de glauber, mirabitalita (mineral) vitriolo de sosa, 24 Tolueno Toluol, Metil benzol, hidruro de cresilo; fenilmetano, Metilbenceno; metacida. C6 H 5 ( CH3 ) 25 Xileno C6 H 4( CH 3 )2 Dimetilbenceno, xilol y (xilenos mixtos). • En el laboratorio de Química de la FIIS existen 17 compuestos supervisados por la Dinandro, para esto se utilizan los siguientes formatos que deben ser llenados. La supervisión de la Dinandro se realiza mensualmente.
  • 13. Existen consideraciones especiales en cuanto al almacenamiento de productos en el laboratorio de Química de la FIIS, para esto se utiliza la siguiente tabla que muestra los Grupos de Productos Incompatibles. Se anexa la guía de almacenamiento de Productos Químicos del Laboratorio de la FIIS OTRAS CONSIDERACIONES: Luego de nuestra investigación y posterior entrevista con el Jefe de la Oficina de Abastecimientos de la Facultad de Ingeniería Industrial y de Sistemas (FIIS) de la UNI, resaltaremos los siguientes puntos explicando lo que a nuestro criterio se puede mejorar, nuestras observaciones, y plantear posibles soluciones. Los puntos en discusión son los siguientes: • La Oficina de Abastecimiento cuenta con una muy reducida área para el almacén de productos y suministros. • El sistema de almacenaje • El sistema de control de inventarios • La FIIS cuenta con servicio de intranet, el cual, le facilita la comunicación entre oficinas y sirve para agilizar procedimientos innecesarios. El sistema de control de inventarios se hace mediante unas fichas de color amarillo, en las cuales se escribe lo que sale y lo que queda en almacén (Anexo), las cuales representan un sistema
  • 14. bastante arcaico, lo más optimo sería llevar un control más detallado y más organizado , hacer uso de tecnología como el uso de un software que mejore el sistema de control, programas como el Excel entre otros hoy en día son indispensables en cualquier trabajo de esta naturaleza, llevar el control en fichas de cartón es un método inseguro ya que las fichas son manipulables o podrían perderse con facilidad. Así como un nuevo sistema de inventarios es recomendable el uso de una herramienta similar para el correcto almacenaje y control del stock de la Oficina, ya que de esta manera se llevará un adecuado control de lo que hay y lo que no hay en ella, y así poder facilitar todo el proceso. Además se pudo notar que el sistema de almacenaje de la Oficina de Abastecimientos, no es el más eficiente también por que este es notablemente reducido, debido a que cuenta con un pequeño espacio para guardar los suministros que constantemente son pedidos por oficinas de la Facultad, espacio que además es compartido con Servicios Generales. Si existiera un área de mayor tamaño se podría almacenar mayor cantidad de suministros y se evitaría hacer el pedido a la Oficina de Logística en el Pabellón Central, la cual demora alrededor de un mes en cumplir con el requerimiento Otro inconveniente es el servicio de intranet, el cual no es debidamente conocido y usado por los trabajadores de la Oficina, lo que genera retrasos y lentitud en cada procedimiento ya que muchas operaciones son comunicadas personalmente en vez de usar esta herramienta que podría agilizar muchos procedimientos.