SITEFORUM Tutorial v7

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SITEFORUM Tutorial, Übersicht und Beschreibungen zu den einzelnen Funktionalitäten

SITEFORUM Tutorial, Übersicht und Beschreibungen zu den einzelnen Funktionalitäten

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  • 1. SITEFORUM Tutorial v7.0 SITEFORUM GmbH, www.siteforum.com Copyright by SITEFORUM
  • 2. SITEFORUM Tutorial v7.0 Table of ContentsAllgemeine Hinweise.........................................................................................................................11. Tools & Administration.................................................................................................................3 1.1. Portaleinstellungen...........................................................................................................3 1.2. Zugriffsrechte....................................................................................................................4 1.3. System-E-Mails.................................................................................................................5 1.4. Dateien ..............................................................................................................................6 1.5. Medien Pool......................................................................................................................6 1.6. Export & Import.................................................................................................................7 1.7. Kategorien .........................................................................................................................7 1.8. Tags..................................................................................................................................7 1.9. Design & Layout...............................................................................................................8 . 1.10. Statistik.........................................................................................................................102. Website & CMS............................................................................................................................13 2.1. Menüs.............................................................................................................................13 2.2. Storys..............................................................................................................................14 2.3. Storybilder.......................................................................................................................16 2.4. Storydokumente..............................................................................................................16 2.5. Workflows.......................................................................................................................16 2.6. Storystatistik ....................................................................................................................17 2.7. Feeds..............................................................................................................................18 2.8. Banner............................................................................................................................183. Marketing & CRM.........................................................................................................................20 3.1. Nutzer & Kontakte...........................................................................................................20 3.2. Unternehmen..................................................................................................................21 3.3. Kampagnen .....................................................................................................................21 3.4. Umfragen........................................................................................................................23 3.5. Umfragen (Vereinfacht)..................................................................................................23 . 3.6. Formulare........................................................................................................................24 3.7. SEO 360°.......................................................................................................................244. Intranet & Backoffice ...................................................................................................................27 4.1. Dokumente (DMS)..........................................................................................................27 4.2. Rechnungen ....................................................................................................................27 4.3. Verträge..........................................................................................................................28 4.4. Webmail..........................................................................................................................29 4.5. Kalender.........................................................................................................................30 . 4.6. Aufgaben .........................................................................................................................305. Verkauf & Support.......................................................................................................................32 5.1. Shopeinstellungen..........................................................................................................32 5.2. Produkte & Kataloge.......................................................................................................33 5.3. Produktbilder...................................................................................................................34 5.4. Aufträge & Angebote .......................................................................................................35 5.5. Shopstatistik ....................................................................................................................35 5.6. Seminare .........................................................................................................................36 i
  • 3. SITEFORUM Tutorial v7.0 Table of Contents5. Verkauf & Support 5.7. Helpdesk.........................................................................................................................376. Netzwerk & Community ...............................................................................................................39 6.1. Netzwerkeinstellungen....................................................................................................39 6.2. Community Kontrolle .......................................................................................................39 6.3. Netzwerkgruppen............................................................................................................39 6.4. Mitgliedschaften..............................................................................................................40 6.5. Foren ...............................................................................................................................40 6.6. Blogs...............................................................................................................................41 6.7. Wiki.................................................................................................................................41 6.8. Termine...........................................................................................................................42 6.9. Virtuelle Events...............................................................................................................42 ii
  • 4. Allgemeine HinweiseDie nachfolgend beschriebenen Funktionalitäten sind immer nur dann nutzbar, wenn sie in IhremPortal freigeschaltet sind. Weiterhin ist das Tutorial aus Sicht eines Portal Masters geschrieben, derZugriff auf alle freigeschalteten Funktionalitäten hat. Nutzer mit anderen Rollen und Berechtigungenhaben entsprechend nur administrativen Zugriff auf die für sie bestimmten Funktionalitäten. WelcheBerechtigungen an welche Nutzerrollen geknüpft sind, können Sie derRollen/Berechtigungen-Matrix unter "Tools & Administration / Zugriffsrechte" entnehmen.Allgemeine Hinweise 1
  • 5. SITEFORUM Tutorial v7.0Allgemeine Hinweise 2
  • 6. 1. Tools & AdministrationDie Funktionalitäten dieses Moduls dienen der globalen Administration Ihres Portals. Es stehenIhnen verschiedene Funktionalitäten zur Verfügung.1.1. PortaleinstellungenIn diesem Bereich können Sie wichtige Grundeinstellungen für Ihr Portal vornehmen, die jederzeitwieder geändert werden können.1.1.1. Nutzer & Logins1.1.1.1. Anmeldung & PasswortHier können Sie die Passworteinstellungen ändern und bestimmen, wie sich Nutzer in Ihr Portaleinloggen und anmelden können.1.1.1.2. AnmeldeprofileMit den Anmeldeprofile können Sie die Seiten, über die sich Besucher im Portal anmelden, sokonfigurieren wie Sie dies wünschen. Bestimmen Sie, welche Felder aktiviert sind und welchePflichfelder sind.1.1.1.3. Portal MasterHier können Sie verschiedene Einstellungen für Portal Master vornehmen, bspw. Einstellungen zumVersand der Aktivitätsstatistiken.1.1.2. Allgemeine Einstellungen1.1.2.1. ServerGeben Sie in diesem Bereich Servereinstellungen wie Portalname, Domain undSSL-Verschlüsselung an und konfigurieren Sie Einstellungen für E-Mails und SMS.1.1.2.2. Services1.1.2.3. SprachenMehrsprachigkeit existiert für die meisten Applikationen. Sie können weitere Sprachen hinzufügen,bestehende aktivieren bzw. deaktivieren oder ganz löschen. Die Sprachen English, Deutsch,Französisch und Spanisch sind standardmäßig enthalten und können nicht gelöscht werden.Hinweis: Inhalte wie z. B. Storys werden hiermit nicht automatisch übersetzt.1.1.2.4. ÜbersetzungenVerwalten Sie globale und lokale Übersetzungen. Damit können Sie Ihre Firmeninternen Wordingsunkompliziert anpassen.1. Tools & Administration 3
  • 7. SITEFORUM Tutorial v7.01.1.2.5. SucheIn diesem Bereich können Sie die Indexierung von Inhalten und Suchergebnissen einstellen undangeben, welche Applikationen in die globalen Suchergebnisse einbezogen werden sollen.1.1.2.6. HintergrundprozesseÜber Hintergrundprozesse (sog. Crons) können verschiedene Prozesse ohne Nutzerinteraktionautomatisiert und individualisiert werden. So können z. B. Kampagnen, Abonnements,Erinnerungen und Exports & Imports von Dateien zu ganz bestimmten Zeiten automatisch im"Hintergund" Ihres Portals gestartet werden.1.1.2.7. Fehler-TemplatesHier erstellen und verwalten Sie Templates für Meldungen, die beim Auftreten eines Fehlersangezeigt werden sollen, z. B. wenn der Zugriff auf einen bestimmten Bereich verweigert wird odereine Story nicht angezeigt werden kann.1.1.2.8. Portal zurücksetzen1.1.3. Service & Support1.1.3.1. Versionen & LizenzenAn dieser Stelle werden Ihnen alle relevanten Daten zu Versionsnummern und LizenzinformationenIhres SITEFORUM Portals aufgelistet. Diese Informationen sind besonders wichtig, wenn SieFragen an den Support richten.1.1.3.2. Code / Datenbankanalyse1.1.3.3. SupportanfrageFalls Sie einen Fehler melden möchten, weitere Informationen über unsere Produkte undDienstleistungen benötigen oder Anregungen und Ideen an uns richten wollen, können Sie das hierhinterlegte Feedbackformular nutzen.1.2. ZugriffsrechteÜber Zugriffsrechte können Sie individuelle Nutzergruppen, Nutzerrollen und Berechtigungenerstellen, verwalten und vergeben und somit Ihr Portal bei Bedarf komplett personalisieren.1.2.1. Übersicht1.2.1.1. LizenzenDiese Übersicht zeigt alle Nutzer Ihres Portals, die eine Administratorlizenz belegen. Es wird Ihnenaußerdem angezeigt, über wie viele freie und vergebene Lizenzen Ihr Portal verfügt.1.1. Portaleinstellungen 4
  • 8. SITEFORUM Tutorial v7.01.2.1.2. Rollen/Berechtigungen MatrixDie Matrix gibt Ihnen eine Übersicht über Rollen und deren Berechtigungen.1.2.2. Einschränkungen1.2.2.1. NutzergruppenNutzergruppen ermöglichen personalisierten Zugriff auf SITEFORUM Elemente wie Storys, Menüs,Foren, Umfragen, etc. Der Übersicht zeigt an, welche Nutzergruppen es gibt und wie viele Nutzerwelcher Gruppe zugewiesen sind. Sie können Nutzergruppen bearbeiten oder löschen und neueNutzergruppen hinzufügen. Erstellen Sie Gruppen wie bspw. VERTRIEB, MITARBEITER oderKUNDEN, um Ihre Nutzer zu kategorisieren und personalisierten Zugriff anzubieten. Anders alsRollen definieren Gruppen allerdings keine Zugangsrechte zu administrativen Funktionen sondernmachen ausgewählte Inhalte für bestimmte Nutzer verfügbar.1.2.2.2. NutzerrollenRollen definieren, was ein Nutzer im Portal machen darf. Eine Rolle wird mit Berechtigungen oderanderen Rollen ausgestattet. Alle Berechtigungen dieser Rolle(n) werden dem jeweiligen Nutzerzugewiesen und bestimmen damit, welche administrativen Vorgänge er im Portal vornehmen darf.Der Übersicht zeigt an, welche Nutzerrollen es gibt und wie viele Nutzer welchen Rollenzugewiesen sind. Z. B. kann ein Nutzer mit der Rolle Editor Storys bearbeiten, nicht aber Menüshinzufügen oder löschen. Der Nutzer mit der Rolle Content Manager dagegen darf Storys undMenüs bearbeiten, er hat also in seiner übergeordneten Rolle als Content Manager auch dieBerechtigungen der Rolle Editor inne. Hinweis: Einer neuen Rolle können Sie existierendeBerechtigungen zuweisen.1.2.2.3. BerechtigungenBerechtigungen werden zu Nutzerrollen zugeordnet und definieren, welche Befugnisse die jeweiligeRolle im Portal erhält. Voraussetzung: Um eine Berechtigung hinzuzufügen, benötigen Sie Zugriffauf das SITEFORUM Studio.1.2.3. Nutzer & Kontakte1.2.3.1. Übersicht1.2.3.2. Hinzufügen1.3. System-E-MailsMit diesem Modul verwalten Sie System-E-Mails, die automatisch an Ihre Nutzer versendet werden.Sie können z. B. automatisierte Passwortanforderungen oder Auftragsbestätigungen erzeugen undversenden und professionelle Systemnachrichten generieren.1.3.1. E-Mails1.2. Zugriffsrechte 5
  • 9. SITEFORUM Tutorial v7.01.3.1.1. ÜbersichtHier können Sie alle existierenden E-Mails einsehen, bearbeiten und anpassen.1.3.1.2. HinzufügenErstellen Sie hier eine neue E-Mail und formatieren Sie sie mit Hilfe des Editors.1.3.1.3. ZurücksetzenStandard-E-Mails, die Sie bearbeitet und verändert haben, können Sie an dieser Stelle wieder aufden ursprünglichen Zustand zurücksetzen.1.3.1.4. Template1.3.1.5. StatistikSuchen Sie System-E-Mails nach Datum und sehen Sie Auslieferungszeiten ein.1.4. DateienHier werden alle wichtigen Dateien, die das Portal benötigt, abgelegt und gespeichert. Sie könnenaber auch Ordner anlegen und Dateien wie z. B. Logos, Bilder oder Dokumente hochladen undverwalten.1.5. Medien Pool1.5.1. Applikationen1.5.1.1. CMS / Storys1.5.1.2. Shop / Produkte1.5.1.3. CRM / Unternehmen1.5.1.4. DMS1.5.1.5. Virtuelle Events1.5.1.6. Gruppen1.5.1.7. Umfragen1.5.2. Einstellungen1.5.2.1. Templates1.3. System-E-Mails 6
  • 10. SITEFORUM Tutorial v7.01.5.2.2. Allgemein1.6. Export & ImportMit dieser Funktion können Sie Daten, z. B. Nutzer, Produkte, Aufträge oder Angebote, aus IhremPortal exportieren und als *.csv-Datei abspeichern oder Nutzerlisten und -profile, ebenfalls im*.csv-Format, importieren.1.6.1. Profile1.6.1.1. ExportAn dieser Stelle können Sie neue Exportprofile hinzufügen bzw. bestehende Profile bearbeiten. Siekönnen beispielsweise Portaldaten in bestimmten Zeitintervallen exportieren und für die weitereVerarbeitung als .csv-Datei zur Verfügung stellen. Voraussetzung: Je nach Exporttyp müssen Datenbereits enthalten sein, d. h., wenn Sie Produkte exportieren möchten, müssen bereits Produktebzw. mindestens ein Produkt angelegt sein.1.6.1.2. ImportDieser Nutzerimport erlaubt das manuelle Importieren von .csv-Dateien, die Nutzer enthalten. Aufdiese Weise müssen Nutzer nicht einzeln, sondern können in Serie angelegt werden. Über Profilekönnen Nutzer via .csv-Dateien automatisiert und zeitgesteuert importiert werden. Die Nutzerprofilewerden dann je nach Intervalleinstellung automatisch aktualisiert. Erzeugen Sie hier ein neues Profilfür den Nutzerimport und legen Sie Einstellungen wie Zeitintervall und Aktualisierungsmodus fest.Voraussetzung: Eine *.csv-Datei, die Daten zu den zu importierenden Nutzern enthält, muss bereitsvorhanden sein.1.7. Kategorien1.7.1. Kategorien1.7.1.1. Übersicht1.7.1.2. Einstellungen1.7.1.3. Templates1.8. TagsHier verwalten Sie Ihre Tags. Tags sind freie Schlagwörter, die für die Beschreibung verschiedenerBereiche wie Blogs, Dokumente, Storys, etc. verwendet werden können. Nutzer können dann mitHilfe der Tags thematisch gleiche oder ähnliche Inhalte in Ihrem Portal finden.1.8.1. Tags1.5. Medien Pool 7
  • 11. SITEFORUM Tutorial v7.01.8.1.1. ÜbersichtAn dieser Stelle werden alle vorhandenen Tags im Übersicht angezeigt. Sie können Tags mit Hilfevon Filtern suchen, bearbeiten oder löschen.1.8.1.2. Einstellungen1.8.1.3. Tag Clouds1.9. Design & LayoutHier finden Sie die umfangreichen Funktionalitäten aus den Bereichen Design und Layout, welchedie individuelle Anpassung von Schriften, Farben, Icons, Logos, etc. ermöglichen. Sie können damitIhr Portal komplett im Corporate Design Ihres Unternehmens gestalten. Hinweis: Insbesondere fürdie Nutzung der erweiterten Design-Funktionen sollten Sie über fundierte Kenntnisse in CSS, HTMLund XSL verfügen. Eine Einarbeitung in das SITEFORUM-spezifische modulare System istempfehlenswert, um den Code-Aufbau nachvollziehen zu können.1.9.1. Einstellungen1.9.1.1. MasterSets, DesignSetsDie sogenannten MasterSets sind vordefinierte Kombinationen von Farben, Schriften, Logos undLayouts. Die DesignSets können Sie für Anpassungen der Farb- und Schriftzusammenstellungnutzen.1.9.1.2. Logos & KopfzeileHier finden Sie Grundeinstellungen zu den Logos, die in Ihrem Portal vorhanden sind. Sie könnenneue Logos hochladen, deren Größe anpassen und die Hintergrundbilder der Kofpzeilen verändern.1.9.1.3. FarbenÄnderungen in diesem Bereich beeinflussen die Hintergrund- und Schriftfarben Ihres Portals. Siekönnen unter anderem die Farbgebung von Links, Menüs, Suchboxen, Storys, Dialogen, etc.definieren. Hinweis: Wir empfehlen, hier nur Änderungen vorzunehmen, wenn Sie überCSS-Kenntnisse (Cascading Style Sheets) verfügen.1.9.1.4. HintergrundbilderHier legen Sie fest, welche Bilder an welchen Stellen in Ihrem Portal angezeigt werden sollen.1.9.1.5. CSS ModuleMittels CSS (Cascading Style Sheets) wird eine strikte Trennung von Inhalt und Design ermöglicht.Die Module dienen als Bausteine, um Farben und Schriften zu steuern und das komplettePortaldesign zu definieren. Hinweis: Wir empfehlen, hier nur Änderungen vorzunehmen, wenn Sieüber CSS-Kenntnisse verfügen.1.8. Tags 8
  • 12. SITEFORUM Tutorial v7.01.9.1.6. Allgemeine EinstellungenHier können Sie die allgemeinen Einstellungen ändern, die das Design Ihres Portals betreffen:Wählen Sie WYSIWYG-Editoren aus, mit denen Sie Inhalte ohne HTML-Kenntnisse formatierenkönnen, legen Sie Vorgaben für die Erzeugung von PDF-Dokumenten fest und importieren oderexportieren Sie Ihr Design.1.9.2. Applikationen1.9.2.1. Übersicht1.9.2.2. Anordnungen1.9.2.3. Einstellungen1.9.3. Design-Templates1.9.3.1. Story-TemplatesStory-Templates dienen als Vorlage zur Gestaltung von Story-Artikeln und definieren diePositionierung von Texten, Bildern und Überschriften. Sie können mittels HTML und denverfügbaren Platzhaltern die Story-Templates bearbeiten oder eigene Story-Templates erstellen.Diese Templates werden den Story-Artikeln zugewiesen.1.9.3.2. Produkt-TemplatesProdukt-Templates dienen als Vorlage zur Gestaltung von Produktseiten und definieren diePositionierung von Texten, Bildern und Überschriften. Sie können mittels HTML und denverfügbaren Platzhaltern die Templates bearbeiten oder eigene Templates erstellen. DieseTemplates werden den Produkten zugewiesen.1.9.3.3. Feed-TemplatesMit Feed-Templates steuern Sie die Anzeige und Auflistung von Feed-Elementen inFeed-Newsflashs. Beispielsweise können Sie den Platzhalter "$itemName" für den Namen und denPlatzhalter "$itemDescription" für den Inhalt des Feeds verwenden.1.9.3.4. Blog-TemplatesMit Blog-Templates steuern Sie die Anzeige von Blogs. Beispielsweise können Sie den Platzhalter"$title" für den Namen und den Platzhalter "$content" für den Inhalt des Blogs verwenden.1.9.3.5. Unternehmen-Template1.9.3.6. Kampagnen-TemplatesKampagnen-Haupttemplates enthalten den kompletten Design- und Layoutcode für eineKampagne. Dies macht es für Sie sehr einfach, hochwertige und ansprechende E-Mail-Kampagnenzu erstellen. Benutzen Sie Platzhalter wie "$toc", um Ihrer Kampagne ein kleines Inhaltsverzeichnishinzuzufügen oder "$content", um den eigentlichen Inhalt zu platzieren.1.9. Design & Layout 9
  • 13. SITEFORUM Tutorial v7.01.9.3.7. Wysiwyg-Templates1.9.3.8. Listen-Templates (XSL)Listen-Templates enthalten den kompletten Design- und Layoutcode, um Listen anzulegen, z. B.Themenlisten in Foren oder Preislisten. XSL (Extensible Stylesheet Language) ist die Sprache zurDefinition von Stylesheets, mit der die Listen formatiert werden.1.9.4. Master Design & Design Module1.9.4.1. Master Design-TemplatesDas Master Design-Template ist der Rahmen Ihres Portals, der die Positionen der einzelnenElemente und Bereiche festlegt und damit ein einheitliches Layout gewährleistet.1.9.4.2. Design ModuleDesign Module sind einzelne Bereiche, mit denen Sie die festgelegten Platzhalter in MasterDesign-Templates ansprechen und definieren. Es handelt sich also um ein modularesBaukastensystem, mit dem Sie das Aussehen der Elemente in Ihrem Portal festlegen können.1.9.4.3. Design AttributeMit Design Attributen können Sie unterschiedliche Farben, Logos oder speziellen HTML-Codeabhängig von individuellen Bedingungen (z. B. in verschiedenen Menüs oder Applikationen)anzeigen. Beispielsweise zeigen Sie im gesamten Portal ein Standardlogo an, im Onlineshopjedoch verwenden Sie ein spezielles Logo oder benutzen eine andere Farbe.1.9.4.4. Design Attribut BedingungenIn diesem Bereich finden Sie alle Bedingungen von Design Attributen. Die Bedingungen können zuunterschiedlichen Elementen zugewiesen werden und steuern, ob bestimmte Elemente einesDesign Attributes erscheinen oder nicht. Sie können neue Bedingungen hinzufügen oderbestehende bearbeiten.1.10. StatistikUnter Statistik haben Sie die Möglichkeit, detaillierte Portalstatistiken zu generieren undanzuzeigen. Anhand dieser Auswertungen können Sie Inhalte Ihres Portals besser an dieNutzerinteressen anpassen, zielgerichtete Kampagnen durchführen und die Optimierung fürSuchmaschinen weiter vorantreiben.1.10.1. Allgemeine Statistiken1.10.1.1. ÜbersichtHier finden Sie eine Übersicht über die Zugriffe der letzten 30 Tage auf Ihr Portal und die aktuellenNutzerregistrierungen.1.9. Design & Layout 10
  • 14. SITEFORUM Tutorial v7.01.10.1.2. Besucher (Jahr)1.10.1.3. AktivitätenHierbei handelt es sich um eine täglich aktualisierte Statistik, die durch verschiedensteAuswahlkriterien eine umfassende Sicht auf die Besucheraktivitäten im Portal erlaubt.1.10.1.4. SuchbegriffeHier können Sie sich anzeigen lassen, welche Suchbegriffe die Nutzer in der Suche verwendethaben und wie häufig danach gesucht wurde.1.10.1.5. E-MailsDiese Statistik zeigt alle vom Portal versandten System-E-Mails innerhalb eines frei wählbarenZeitraums an.1.10.1.6. AbonnementsDiese Statistik zeigt alle Nutzer an, die aktuell zu den Empfängern eines Abonnements gehören undwelche E-Mails an sie verschickt wurden. An dieser Stelle können Sie außerdem eine automatischeBenachrichtigung von Inhalten aus einem oder mehreren Menüs für die Nutzer des Portalsveranlassen.1.10.2. Website & CMS1.10.2.1. Storys1.10.3. Marketing & CRM1.10.3.1. KampagnenDiese Statistik zeigt alle Kampagnen an. Die Darstellung kann nach Bedarf zeitlich eingeschränktwerden, um z.B. nur Kampagnen des letzten Monats anzeigen zu lassen.1.10.3.2. UmfragenDiese Statistik zeigt alle Umfragen an.1.10.3.3. Referer & SchlüsselwörterDiese Übersicht zeigt die Herkunft Ihrer Besucher mit Details zu den verweisenden Domains undden eingegebenen Suchbegriffen.1.10.3.4. BrowserdetailsDiese Statistik liefert neben dem Browsertyp der Besucher unter anderem auch Informationen zuBetriebssystem, Auflösung und Farbtiefe.1.10. Statistik 11
  • 15. SITEFORUM Tutorial v7.01.10.4. Intranet & Backoffice1.10.4.1. DMS Downloads & UploadsDiese Statistik zeigt sowohl die letzten Downloads und Uploads aus dem bzw. ins DMS als aucheine Liste der Top Downloads an.1.10.5. Verkauf & Support1.10.5.1. Aufträge & ProdukteDiese Statistik zeigt alle Aufträge im Shop innerhalb eines frei wählbaren Zeitraums an.1.10. Statistik 12
  • 16. 2. Website & CMSDieses Modul ist Ihr Werkzeug für die professionelle und einfache Erstellung von Inhalten für IhrPortal. Durch die Möglichkeit integrierter Editoren benötigen Sie keine Programmierkenntnisse undkönnen dennoch hochwertigen Content publizieren.2.1. MenüsAn diesem Punkt erstellen und verwalten Sie Ihre Menüstruktur, in der Sie Inhalte, sog. Storys,platzieren und veröffentlichen. Die gesamte Menüstruktur wird dynamisch generiert und kannjederzeit wieder bearbeitet, verschoben und angepasst werden. Dies ermöglicht Ihnenuneingeschränkte Flexibilität in der inhaltlichen Entwicklung Ihres Portals. Wenn Sie später zumBeispiel einen Menünamen ändern möchten, müssen Sie nicht die gesamten Inhalte in diesemMenü aktualisieren.2.1.1. Menüs2.1.1.1. ÜbersichtAn dieser Stelle erhalten Sie eine Übersicht über alle bereits erstellten Menüs. Sie könneneinsehen, wie viele Story-Artikel und Untermenüs das jeweilige Menü enthält und haben dieMöglichkeit, Menüs zu bearbeiten, zu übersetzen, zu verschieben und zu löschen.2.1.1.2. HinzufügenHier fügen Sie Ihrer Menüstruktur ein neues Menü hinzu, welches dann auf Ihrer Portalseitesichtbar wird. Legen Sie den Namen des Menüs fest und bestimmen Sie, ob die Inhalte für allePortalbesucher oder nur für bestimmte Nutzergruppen zugänglich sein sollen.2.1.1.3. Hauptmenüs im Design sortierenUm zu bestimmen, in welcher Reihenfolge der Besucher das Portalmenü letztendlich sehen soll,sortieren Sie an dieser Stelle die Hauptmenüs und gegebenenfalls auch vorhandeneApplikationslinks (Links zu Blogs, Foren, Shops etc.) im Design.2.1.1.4. Story-IntrotemplatesStory-Introtemplates dienen als Vorlage zur Gestaltung von Menü-Übersichtsseiten, die mehrereStory-Artikel ("Teaser") enthalten. Sie können mittels HTML und den verfügbaren Platzhaltern dieIntrotemplates bearbeiten oder eigene Introtemplates erstellen. Diese Introtemplates werden denMenüs und Newsflashs zugewiesen.2.1.1.5. EinstellungenIn den Einstellungen legen Sie fest, ob Sie ein Archiv anlegen wollen und diese Funktion einemMenüpunkt zuweisen. So können Sie zum Beispiel Pressemitteilungen oder zeitlich begrenzt gültigeStorys (Veranstaltungshinweise, Messeberichte, etc.) archivieren. Auch ein Menüpunkt fürnutzergenerierte Inhalte kann an dieser Stelle ausgewählt werden.2. Website & CMS 13
  • 17. SITEFORUM Tutorial v7.02.1.2. Newsflashs2.1.2.1. ÜbersichtHier sehen Sie Ihre Newsflashs in der Übersicht und können diese bearbeiten oder löschen. PerNewsflash können Sie Storys aus einem bestimmten Menü direkt auf der Homepage bzw. auf derStartseite Ihres Portals anzeigen lassen. Nutzen Sie den Newsflash, um eine Rotation der neuestenUnternehmensinformationen zu generieren oder um Ihre neuesten Produkte anzuzeigen.2.1.2.2. HinzufügenErstellen Sie hier einen neuen Newsflash und definieren Sie unter anderem Herkunft, Anzahl undAnzeige der Storys sowie Name und Größe des Newsflashs im Portal. Voraussetzungen: Es mussmindestens ein Menü mit mehreren Storys existieren, da sonst keine Inhalte im Newsflashangezeigt werden können. Hinweis: Um den Newsflash sichtbar zu machen, muss die Newsflash-IDals Platzhalter im Design integriert werden.2.2. StorysMit dieser Funktion können Sie mehrsprachige Inhalte, sog. Storys, verfassen und zu Menüszuordnen. Storys können je nach Template ein unterschiedliches Design und Layout erhalten, sodass Sie thematisch unterschiedlichen Inhalten jeweils eine individuelle Gestaltung zuweisenkönnen. Voraussetzung: Es muss bereits mind. ein Menü existieren, dem Sie die Story zuweisenkönnen.2.2.1. Storys2.2.1.1. ÜbersichtAn dieser Stelle haben Sie die Möglichkeit, Storys über diverse Auswahlfilter für die weitereBearbeitung auszuwählen. Sie können Storys ändern, übersetzen, kopieren oder löschen, ältereVersionen und Zugriffsstatistiken einsehen, Querverweise (Links) zu anderen Storys erstellen sowiedie für die Suchmaschinenoptimierung wichtigen Metadaten (Description, Keywords, etc.) festlegen.2.2.1.2. HinzufügenHier werden Sie in mehreren Schritten durch die Erstellung einer neuen Story geleitet. Sie legendas Aussehen Ihrer Story mit Hilfe von Templates fest, fügen Inhalte komfortabel mit demWYSIWYG-Editor ein, legen Zugriffsrechte und Menüzuordnung fest und wählen aus, ob Ihre Storyeine zeitliche Gültigkeit bekommen und zu einem bestimmten Datum ablaufen soll.2.2.1.3. Überprüfen & FreigebenÜber diese Funktion können Sie Storys vor der Veröffentlichung von ausgewählten Editorenüberprüfen und anschließend freigeben lassen. Sehen Sie an dieser Stelle, welche Storys nochüberprüft werden müssen und wer der zuständige Editor ist.2.1. Menüs 14
  • 18. SITEFORUM Tutorial v7.02.2.2. Einstellungen2.2.2.1. Allgemeine EinstellungenIn diesem Bereich können Sie Vorauswahleinstellungen vornehmen und somit den Erstellprozessvon Storys beschleunigen. Jede Option, die Sie hier aktivieren, wird bei der Erstellung einer Storybereits aktiviert sein. Vorauswahlen sind beispielsweise Druck-, Kommentar- oderBewertungsoptionen. Hier nehmen Sie auch Einstellungen zu nutzergenerierten Inhalten (UGC.User generated content) vor.2.2.2.2. StartseitenFür jede SITEFORUM Applikation (Homepage, Shop, Forum, Netzwerk etc.) können Sie in diesemBereich eine Story für die jeweilige Haupt- bzw. Startseite zuweisen und verwalten. So können sichIhre Besucher von Beginn an eine Übersicht über den Inhalt der Applikation verschaffen2.2.2.3. QuerverweiseIn dieser Ansicht erhalten Sie eine Übersicht über alle Querverweise in Ihrem Portal, sofern Siebereits welche angelegt haben. Es handelt sich um Links zwischen zwei Storys, die Sie an dieserStelle auch wieder löschen können. Voraussetzung: Wenn Sie einen neuen Querverweishinzufügen möchten, müssen die Storys, zwischen denen verlinkt werden soll, bereits angelegtsein.2.2.2.4. Story-TemplatesStory-Templates dienen als Vorlage zur Gestaltung von Story-Artikeln und definieren diePositionierung von Texten, Bildern und Überschriften. Sie können mittels HTML und denverfügbaren Platzhaltern die Story-Templates bearbeiten oder eigene Story-Templates erstellen.Diese Templates werden den Story-Artikeln zugewiesen.2.2.2.5. StorytypenMit Storytypen können Sie Ihre Storys unterteilen und so z.B. nach verschiedenen Themen bereitstellen. Dies bietet sich beispielsweise für die Unterscheidung zu Wiki-Artikeln an. Sie können hierneue Storytypen anlegen oder bestehende bearbeiten.2.2.2.6. StoryexportSie haben hier die Möglichkeit, Storys eines speziellen Menüs oder auch alle Storys zu exportierenund anschließend als *.html- bzw. *.pdf-Datei herunterzuladen. Nach dem Export können Sie dieStorys ausdrucken, abspeichern oder als Anhang versenden, was z.B. für Präsentations- oderDokumentationszwecke nützlich ist. Sie können Vorlagen für die exportierten *.pdf-Dateien erstellenoder existierende bearbeiten. Um einen Export durchzuführen, muss bereits mind. eine Storyexistieren, die exportiert werden kann.2.2.2.7. Suchen & ErsetzenSie haben hier die Möglichkeit, nach einem Suchbegriff zu suchen. Es werden Ihnen alle Storysangezeigt, die den eingegebenen Begriff enthalten. Darüber hinaus können Sie ein Wort durch einanderes Wort ersetzen. Dies bietet sich zum Beispiel bei einer Namensänderung an. Der neue2.2. Storys 15
  • 19. SITEFORUM Tutorial v7.0Name wird überall automatisch eingefügt ohne jede einzelne Story bearbeiten zu müssen.Voraussetzung: Es muss bereits mind. eine Story existieren, in der gesucht werden kann.2.2.2.8. Automatische BenachrichtigungMit dieser Funktion definieren Sie Abonnements von Inhalten aus einem oder mehreren Menüs füralle Nutzer des Portals. Wenn eine neue Story in einem Menü publiziert wird, erhalten alle Nutzerdes Portals automatisch eine E-Mail. Diese Funktion ist dann sinnvoll, wenn sich z. B. IhreAllgemeinen Geschäftsbedingungen ändern: Sie müssen Ihre Nutzer darüber in Kenntnis setzenund können die Benachrichtigungsfunktion für den automatischen Versand von AGB-Änderungennutzen. Voraussetzung: Es muss bereits mind. eine Story in einem Menü existieren, die versandtwerden kann.2.2.3. Metadaten2.2.3.1. CMS MetadatenHier können Sie die Metadaten für Storys verwalten, mit deren Hilfe die enthaltenen Informationenthematisch beschrieben und dadurch besser auffindbar gemacht werden. Je vollständiger Sie dieMetadaten hinterlegen, desto besser ist Ihr Portal über Suchmaschinen auffindbar.2.2.3.2. HinzufügenHier legen Sie je nach Bedarf weitere Metadaten an, mit Hilfe derer Sie Ihr Portal referenzieren, z.B. Informationen zu Ihrem Standort, die für die Auffindbarkeit bei Google" Maps nützlich seinkönnen.2.3. StorybilderUnter diesem Menüpunkt erhalten Sie einen Einblick in den Ordner story_images, in dem alle Bilderabgelegt werden, die innerhalb von Storys angezeigt werden. Sie können neue Bilder hochladenund vorhandene Bilder umbenennen, kopieren, ausschneiden, löschen, aktualisieren (Touch),bearbeiten, öffnen oder herunterladen.2.4. StorydokumenteUnter diesem Menüpunkt erhalten Sie einen Einblick in den Ordner story_docs, in dem alleDokumente abgelegt werden, die in einer Story integriert sind. Sie können neue Dokumentehochladen und vorhandene Dokumente umbenennen, kopieren, ausschneiden, löschen,aktualisieren (Touch), bearbeiten, öffnen oder herunterladen.2.5. WorkflowsPer Workflow-Verwaltung werden Inhalte von ausgewählten Editoren vor ihrer Veröffentlichungüberprüft und anschließend bestätigt oder abgelehnt. Durch diese Kontrollinstanz wird dasPublizieren von unerwünschten Inhalten verhindert, was zur Qualitätssicherung Ihres Portalsbeiträgt. Voraussetzung: Um die Workflow-Funktion nutzen zu können, muss mindestens ein Editorangelegt sein, da diesem die Storys zugewiesen werden. Es muss also mindestens ein Nutzer mitder Nutzerrolle Editor ausgestattet sein.2.2. Storys 16
  • 20. SITEFORUM Tutorial v7.02.5.1. Workflows2.5.1.1. ÜbersichtDiese Übersicht zeigt an, welche Editoren aktuell Storys im Workflow haben (d.h. noch prüfen undfreigeben müssen) und welche nicht. So können Sie sehen, wo freie Ressourcen verfügbar sindund neue Workflows entsprechend verteilen.2.5.1.2. Dirty Word ListeIn die Dirty Word List werden "verbotene" Wörter eingetragen, die in Storys nicht verwendet werdendürfen. Der Inhalt der Storys wird automatisch mit der Dirty Word Liste verglichen. Sollten verboteneWörter im Text enthalten sein, geht die Story an den Editor zurück, damit er Änderungenvornehmen kann. Auf diese Weise kann neben sexistischen oder rassistischen Begriffen zumBeispiel auch die Nennung von Konkurrenzunternehmen verhindert werden.2.5.2. Editoren2.5.2.1. ÜbersichtAn dieser Stelle erhalten Sie eine Übersicht über alle Editoren (Nutzer, denen die Rolle Editorzugewiesen wurde), die Inhalte erstellen und bearbeiten dürfen. Sie können hier den einzelnenEditoren die Menüpunkte zuweisen, in denen sie veröffentlichen dürfen oder ihnen Berechtigungenwieder entziehen. So können Sie z. B. einen Menüpunkt Unternehmensnachrichten von IhrerPR-Abteilung pflegen lassen, während im Menüpunkt Produkte nur das Produktmanagementneue Storys einstellen kann.2.5.2.2. HinzufügenWählen Sie hier Nutzer des Portals aus, denen die Rolle Editor zugewiesen werden soll. Sollteein Nutzer noch nicht angelegt worden sein, können Sie das hier direkt nachholen. Der neuangelegte Nutzer wird automatisch mit der Rolle Editor ausgestattet.2.5.2.3. EinstellungenFür das Erstellen von Storys können Sie hier Vorauswahleinstellungen vornehmen und somit denErstellprozess optimieren. Legen Sie fest, ob Editoren nur selbst erstellte Storys bearbeiten könnenund ob eine Story gesperrt wird, wenn sie von einem Editor bearbeitet wird.2.6. StorystatistikAn dieser Stelle können Sie Zugriffsstatistiken für die Storys in Ihrem Portal einsehen.2.6.1. Statistik2.6.1.1. Storys (per Jahr, Monat, Tag)Diese Statistik zeigt die Zugriffe auf Storys nach Jahr, Monat und Tag an.2.5. Workflows 17
  • 21. SITEFORUM Tutorial v7.02.6.1.2. Storys (per Zeitraum)Diese Statistik zeigt die Zugriffe auf Storys innerhalb eines frei wählbaren Zeitraums an.2.7. FeedsAn dieser Stelle können Sie eigene RSS oder Atom Feeds erstellen und verwalten. Diese Funktionexportiert Ihren ausgewählten Inhalt zu einer .xml-Datei, die von populären Feed Readerndargestellt oder in andere Webseiten importiert werden kann.2.7.1. Feeds2.7.1.1. Interne PortalfeedsInterne Feeds sind Feeds, die Sie von Ihrem Portal aus bereit stellen und damit Ihre Nutzer z. B.über Unternehmensneuigkeiten informieren. Sehen Sie, welche Feeds aktuell aktiv sind oder fügenSie neue Feeds hinzu. Voraussetzung: Wenn interne Feeds angeboten werden sollen, müssenInhalte vorhanden sein, z.B. Blogs oder Storys.2.7.1.2. Externe FeedsNutzen Sie den Feed Reader, um externe RSS oder Atom Feeds zu importieren und zu verwalten.Ermöglichen Sie auf diese Weise Ihren Portalnutzern, externe Feeds zu abonnieren und in ihrempersönlichen Bereich zu verwalten.2.7.1.3. Newsflash FeedsMit diesem Feature können Sie Inhalte aus News Feeds direkt im Portal Design anzeigen. Siegenerieren damit für Ihre Besucher einen Zusatznutzen, da auch fremdgenerierte, aberkontextbezogene Inhalte zur Verfügung gestellt werden. Interessant ist der Newsflash Feed auch,wenn Ihre Partnerfirmen Feeds anbieten, die Sie in Ihrem Portal integrieren können.Voraussetzung: Um Newsflash Feeds anbieten zu können, müssen externe Feeds existieren, ausdenen Inhalte bezogen werden.2.7.1.4. TemplatesMit Feed-Templates steuern Sie die Anzeige und Auflistung von Feed-Elementen inFeed-Newsflashs. Beispielsweise können Sie den Platzhalter "$itemName" für den Namen und denPlatzhalter "$itemDescription" für den Inhalt des Feeds verwenden.2.8. BannerMit dieser Funktion können Sie Werbebanner in Ihr Portal einbinden und verwalten. Je nachverfügbarem Speicherplatz können Sie eine unbegrenzte Anzahl von Bannern als *.gif- oder*.jpg-Dateien hochladen und verschiedenen Positionen ("Spots") zuordnen. AuchShockwave-Flash-Banner (.swf-Dateien) und Java-Script-Banner (.js-Dateien) können integriertwerden.2.6. Storystatistik 18
  • 22. SITEFORUM Tutorial v7.02.8.1. Banner2.8.1.1. ÜbersichtHier erhalten Sie Informationen über bereits erstellte Banner, z. B. von wann bis wann ein Banneraktiv ist oder wie oft es angeklickt bzw. angezeigt wurde.2.8.1.2. Dateibanner hinzufügenAn dieser Stelle können Sie Dateibanner, z. B. Bildbanner, hinzufügen. Hinweis: Das Banner mussvorher erstellt werden, hier werden lediglich Einstellungen zur Positionierung und zur Anzeige imPortal definiert. Um einen Dateibanner anzeigen zu können, muss seine Platzierung im Designdefiniert werden.2.8.1.3. Scriptbanner hinzufügenAn dieser Stelle können Sie Scriptbanner hinzufügen. Das sind Banner, von denen nicht daseigentliche Bild sondern lediglich der Code (z. B. HTML, Javaskript, Flash) eingebunden wird. Diesist z.B. bei Affiliate-Programmen üblich. Hinweis: Um einen Skriptbanner anzeigen zu können, mussseine Platzierung im Design definiert werden.2.8.1.4. Einstellungen2.8. Banner 19
  • 23. 3. Marketing & CRMDieses Modul ist Ihr Werkzeug zur effektiven Kundengewinnung und -bindung. Alle Aktionen IhrerPortalbesucher werden registriert: Welche Inhalte wurden betrachtet, welche Dokumenteheruntergeladen, welche Produkte gekauft, welche Formulare ausgefüllt, etc. Alle Aktionen bauenund pflegen automatisch ein Nutzerprofil, das wiederum Basis für gezielte und personalisierteE-Mail-Kampagnen ist - mit Erfolgskontrolle und Statistik in Echtzeit.3.1. Nutzer & KontakteVerwalten Sie hier Ihre Nutzerinformationen. Wenn ein Besucher sich erstmals einloggt, wird einDatensatz erzeugt, der kontinuierlich automatisch erweitert und aktualisiert wird. Das Kundenprofilwächst und stellt immer mehr Informationen über Ihre Besucher zur Verfügung, die Sie fürMarketingzwecke verwenden können.3.1.1. Nutzer3.1.1.1. ÜbersichtEs werden Ihnen umfangreiche Optionen zur Verwaltung der Nutzer bereit gestellt. Sie können mitHilfe von Filtern wie bspw. Rollen- oder Kategorienzuordnung, Nutzergruppe, Erstellungsdatumoder Nachname nach Nutzern suchen und sich die Ergebnisse anzeigen lassen. Anschließendkönnen Sie Massenoperationen starten (z. B. ausgewählte Nutzer zu Nutzergruppe hinzufügen,E-Mail/SMS versenden, Kontakte kopieren, etc.) oder sich Details zu einzelnen Nutzern anzeigenlassen, um Informationen zu ergänzen bzw. zu ändern. Darüber hinaus haben Sie Einsicht in diekomplette Nutzerhistorie, die Ihnen Aufschluss über die Entwicklung des Nutzerprofils unddurchgeführte Aktionen gibt.3.1.1.2. HinzufügenHier können Sie einen neuen Nutzer anlegen, indem Sie die Maske mit den Nutzerinformationenausfüllen, die Ihnen zur Verfügung stehen. Dazu gehören detaillierte Kontakt- undAdressinformationen, persönliche Daten, die Zuordnung zu Nutzergruppen uvm.3.1.1.3. Hinzufügen (schnell)Hier können Sie mit Hilfe einer stark vereinfachten Maske einen neuen Nutzer anlegen. Es werdenim Gegensatz zu Punkt 3.2.1.2 lediglich die Felder abgefragt, die für eine rudimentäreNutzererstellung relevant sind.3.1.1.4. AnmeldeprofileMit den Anmeldeprofile können Sie die Seiten, über die sich Besucher im Portal anmelden, sokonfigurieren wie Sie dies wünschen. Bestimmen Sie, welche Felder aktiviert sind und welchePflichfelder sind.3. Marketing & CRM 20
  • 24. SITEFORUM Tutorial v7.03.2. UnternehmenHier verwalten Sie Ihre Firmen und können sich anhand von Aktionen, Notizen und anderenHilfsmitteln einen effizient gepflegten Kundenstamm aufbauen oder Ihre Geschäftskontaktehinterlegen. Firmen können zum Beispiel Partner- und Kundenunternehmen, Vereine, Verbändeoder andere Organisationen sein.3.2.1. Unternehmen3.2.1.1. Übersicht3.2.1.2. Suchen3.2.1.3. Notizen & AktionenHier können Sie nach Notizen und Aktionen suchen, die zu Firmen angelegt worden sind. Siekönnen die Suche nach Typ, Unternehmen, Ersteller und Kontaktperson filtern, oder nachStichworten suchen.3.2.1.4. StatistikUnter diesem Punkt werden Ihnen übersichtliche Statistiken zu den im Portal erfassten Firmenangezeigt, zum Beispiel zur Gesamtanzahl der Firmen, der Firmengröße und der Branchen.3.2.1.5. EinstellungenGeben Sie an dieser Stelle an, welche Optionen Sie für die Felder "Nächster Schritt" (z. B. Terminvereinbaren, Angebot erstellen) und "Kategorie" angeben wollen. Auf diese Weise können Sie dieOpportunities zum Beispiel an die intern gebräuchliche "Sprache" Ihrer Vertriebsabteilunganpassen.3.2.2. Opportunities3.2.2.1. Übersicht (1)3.2.2.2. Einstellungen3.3. KampagnenEine Kampagne ist eine personalisierte Massen-E-Mail, die an eine Auswahl Ihrer Portalbenutzerund/oder externe Empfänger gesendet wird. Schicken Sie beispielsweise Produktinformationen anIhre Kunden, ein Mailing an Ihre Angestellten oder einen Newsletter an alle registriertenInteressenten. Erstellen, starten, verwalten und wiederholen Sie Kampagnen und werten Sie denErfolg über die detaillierte Statistik aus.3.3.1. Kampagnen3.2. Unternehmen 21
  • 25. SITEFORUM Tutorial v7.03.3.1.1. ÜbersichtDie Kampagnenübersicht zeigt Ihnen alle Kampagnen übersichtlich an. Sie können die Ansichtzeitlich eingrenzen, sich Statistiken und Empfänger anzeigen lassen sowie Kampagnen bearbeitenoder löschen.3.3.1.2. HinzufügenErstellen Sie hier eine neue Kampagne, indem Sie Name, Betreff und Beschreibung anlegen undanschließend die Inhalte HTML- oder textbasiert einfügen. Sie können Ihrer KampagneDateianhänge hinzufügen, einen Zeitplan für den Versand aufstellen und die Kampagne im Voraustesten.3.3.1.3. Empfänger synchronisierenWenn eine Kampagne z. B. besonders viele oder ganz bestimmte Empfänger enthält, denen Sieeine weitere Kampagne schicken möchten, können Sie die Empfänger einfach synchronisieren undsomit den Zeitaufwand für die Kampagne erheblich reduzieren.3.3.2. Bounce Boxen3.3.2.1. ÜbersichtÜber die Bounce-Verwaltung können Sie Adressdatensätze und E-Mail-Adressen verwalten. DieBounce-Box erkennt, ob Nutzer noch erreichbar oder nicht mehr erreichbar sind. Alle nichtzustellbaren E-Mails einer Kampagne werden in der Bounce-Box gesammelt und können an dieserStelle eingesehen werden.3.3.2.2. HinzufügenHier können Sie eine neue Bounce-Box erstellen.3.3.2.3. VERP3.3.3. Empfänger3.3.3.1. Externe EmpfängerSie können Kampagnen auch an externe Empfänger, also nicht im Portal registrierten Nutzer,verschicken. Sie benötigen lediglich die E-Mail-Adressen der Empfänger, die Sie als .txt- oder.csv-Datei importieren. Nutzen Sie diese Funktion zum Beispiel dazu, externen Nutzern andereInhalte zu schicken als internen Portalnutzern. Eine Personalisierung ist bei externen Nutzernallerdings nicht möglich.3.3.3.2. BlacklistEine Blacklist enthält E-Mail-Adressen von internen oder externen Nutzern, die keine Kampagnenerhalten sollen. Tragen Sie zum Beispiel Nutzer, die keine Kampagne wünschen, in die Blacklistein. So müssen Sie die Empfängerliste nicht jedes Mal manuell nach diesen Nutzern durchsuchen.3.3. Kampagnen 22
  • 26. SITEFORUM Tutorial v7.03.3.4. Templates3.3.4.1. Kampagnen-HaupttemplatesHaupttemplates enthalten den kompletten Design- und Layoutcode für eine Kampagne. Dies machtes für Sie sehr einfach, hochwertige und ansprechende E-Mail-Kampagnen ohneProgrammierkenntnisse zu erstellen. Benutzen Sie Platzhalter wie "$toc", um Ihrer Kampagne einkleines Inhaltsverzeichnis hinzuzufügen oder "$content", um den eigentlichen Inhalt zu platzieren.3.3.4.2. Kampagnen-InhaltstemplatesInhaltstemplates enthalten den gesamten Design- und Layoutcode, um Text, Verknüpfungen undBilder in Ihrem Kampagneninhalt anzuordnen. Sobald Sie Ihre Kampagne erstellen, können Siebeliebig viele Textsektionen mit unterschiedlichen Vorlagen hinzufügen.3.4. Umfragen3.4.1. Umfragen3.4.1.1. Übersicht3.4.1.2. Hinzufügen3.4.1.3. Einstellungen3.5. Umfragen (Vereinfacht)Mit dieser Funktion können Sie unbegrenzt viele Umfragen generieren und verwalten. Umfragensind Fragen mit vorgegebenen Antworten, die mit Zugangsrechten gekoppelt werden können, wennes unterschiedliche Nutzergruppen gibt.3.5.1. Umfragen (Vereinfacht)3.5.1.1. ÜbersichtHier erhalten Sie eine Übersicht über bereits erstellte Umfragen. Sie können sich Beiträge anzeigenlassen, selbst abstimmen, Statistiken einsehen sowie Umfragen übersetzen, bearbeiten oderlöschen.3.5.1.2. HinzufügenAn dieser Stelle haben Sie die Möglichkeit, schnell und komfortabel neue Umfragen zu generieren.Geben Sie einfach Name, Text und Antwortmöglichkeiten an und definieren Sie den Zeitraum unddie Zugehörigkeit zu einer Nutzergruppe.3.5.1.3. Einstellungen3.3. Kampagnen 23
  • 27. SITEFORUM Tutorial v7.03.6. FormulareMit dieser Funktion können Sie einfache Feedbackformulare, aber auch sehr komplexeNutzerbefragungen oder Bestellprozesse ohne Programmierkenntnisse erstellen. Die eingegebenenFormulardaten können an mehrere E-Mail-Adressen versendet und über eine Zeitraumauswahlauch statistisch ausgewertet werden. Eine Exportfunktion ermöglicht die Übernahme der Daten inexterne Programme wie z. B. OpenOffice oder MS Excel.3.6.1. Formulare3.6.1.1. ÜbersichtHier erhalten Sie eine Übersicht über bereits erstellte Formulare, die Sie bearbeiten, übersetzenoder löschen können. Lassen Sie sich Ihr Formular in der Vorschau anzeigen, sortieren Sie dieeinzelnen Formularelemente nach Ihren Wünschen und werten Sie ausgefüllte Formulare aus.3.6.1.2. HinzufügenErstellen Sie an dieser Stelle neue Formulare, die Sie mit verschiedenen Elementen (freieTextfelder, Listen, Checkboxen, Radiobuttons etc.) befüllen können.3.6.1.3. EinstellungenIn diesem Bereich können Sie bereits angelegte Formulare zu Dokumenten zuweisen. Dasbedeutet, dass Sie beispielsweise beim Upload eines Dokuments im Dokument ManagementSystem diverse Felder (Metadaten) wie Kurzbeschreibung, Versionsdatum o.Ä. vorgeben, dieausgefüllt werden müssen.3.7. SEO 360°Mit SEO 360° können Sie die wichtigsten Einstellungen für Ihr Suchmaschinenmarketingvornehmen. Recherchieren Sie zuerst, welche Informationen für Ihr Unternehmen am sinnvollstenzu optimieren sind und bereiten Sie anschließend diese Informationen als Metadaten auf, um vonSuchmaschinen besser gefunden zu werden. Voraussetzung: Für SEO 360° muss Ihr Portalöffentlich sein, da ein geschlossenes Portal (z.B. Intranet) nicht suchmaschinenoptimiert werdenmuss. Es muss mindestens eine Domain für die Suchmaschinenoptimierung ausgewählt sein undder Hintergrundprozess (search_engine_export) muss aktiv sein.3.7.1. 120° Bereiten Sie Ihre Informationen auf3.7.1.1. Checklisten3.7.1.2. Allgemeine EinstellungenHier finden Sie erweiterte Einstellungen für die Suchmaschinenoptimierung. Exportieren Siedynamische Inhalte, um Sie als statische HTML-Daten für Suchmaschinen besser lesbar zumachen. Legen Sie weiterhin die Zeitintervalle sowie die Geschwindigkeit der Exporte fest.3.6. Formulare 24
  • 28. SITEFORUM Tutorial v7.03.7.1.3. MetadatenHier bereiten Sie die Informationen zu Ihrem Unternehmen für Suchmaschinen auf. Verwalten SieMetadaten, mit deren Hilfe Ihr Portal thematisch beschrieben und dadurch besser auffindbargemacht wird. Sie können allgemeine Metadaten (Herausgeber, URL, Beschreibung,Schlüsselwörter, etc.) hinterlegen und solche, die sich speziell auf Storys beziehen (Autor, Format,Sprache etc). Darüber hinaus können Sie sogenannte Dublincore Metadaten anlegen, mit Hilfederer Sie Ihr Portal referenzieren. So sind z.B. Meta-Informationen zu Ihrem Standort nützlich fürdie Auffindbarkeit bei Google Maps.3.7.1.4. URLs3.7.1.5. Weiterleitungen (301)3.7.1.6. Verknüpfungen (Dateien)Hier finden Sie eine Übersicht über existierende Shortcuts. Sie haben hier die Möglichkeit,Shortcuts zu bearbeiten oder zu löschen.3.7.2. 240° Anmelden & Analysieren3.7.2.1. SEO Dateien3.7.2.2. AnalysierenIn diesem Abschnitt analysieren Sie Ihre Daten und machen Ihre Website in Suchmaschinenbekannt. Überprüfen Sie einzelne Dateien auf die Optimierung von Suchbegriffen fürSuchmaschinen, indem Sie eine gültige Internetadresse (URL) angeben, z. B. die der Startseite undSie erhalten Informationen zur Worthäufigkeit und den HTML-Tags.3.7.2.3. Ihre Seite anmeldenMachen Sie Ihre Website bekannt und melden Sie Ihre Portaldomain in bekannten Suchmaschinen(Google, Yahoo usw.) an. Sie werden von hier aus direkt zu den entsprechenden Seitenweitergeleitet und können dort Ihr Portal anmelden. Unter dem Punkt Erweitertes Marketingempfehlen wir Ihnen weitere Marketingstrategien und geben Ihnen nützliche Tipps, mit denen Sieden Bekanntheitsgrad Ihres Portals steigern können. Nutzen Sie zum Beispiel die Möglichkeiten derNewsletter- und Bannerwerbung, schließen Sie Ihr Portal an Affiliate Netzwerke an oderveröffentlichen Sie regelmäßig Pressemitteilungen. Beachten Sie bitte, dies sind keinevollautomatischen Prozesse.3.7.2.4. Suchindizes analysierenHier erfahren Sie, wie Ihr Portal indexiert ist, d.h. über welche Parameter es bei Suchmaschinenbereits gefunden wird. Nutzen Sie hierfür die erweiterte Suche von Google". Darüber hinauserhalten Sie eine Übersicht zu anderen Suchmaschinen und deren Optimierungsmöglichkeiten.3.7.3. 360° Ergebnisse3.7. SEO 360° 25
  • 29. SITEFORUM Tutorial v7.03.7.3.1. StatistikIn diesem Bereich sehen Sie die Erfolge Ihrer Suchmaschinenoptimierung und werten dieBesucherzugriffe aus. Sie erhalten Auswertungen zu den Seitenaufrufen pro Monat, der täglichenBesucherzahl uvm.3.7.3.2. Referer & SchlüsselwörterDie in diesem Menüpunkt dargestellten Übersichten zeigen die Herkunft Ihrer Besucher mit Detailszu den verweisenden Domains und den eingegebenen Suchbegriffen.3.7.3.3. BrowserdetailsHier erfahren Sie Details über die Internetkonfiguration Ihrer Besucher: Welche Browser undBetriebssysteme werden verwendet? Welche Sprache ist eingestellt? Wie hoch sindBildschirmauflösung und Farbtiefe, etc.3.7.3.4. Ihre BrowserdetailsAn dieser Stelle werden Ihnen alle relevanten Details zu Ihrem aktuell verwendeten Browserangezeigt.3.7. SEO 360° 26
  • 30. 4. Intranet & BackofficeMit diesem Modul steigern Sie die Produktivität in Ihrem Team und sorgen für mehr Effizienz. Sieverwalten ein- und ausgehende Rechnungen, erarbeiten Dokumente im Team und stellen dieseschnell und einfach im Internet zur Verfügung. Mit der integrierten Rechteverwaltung legen Sie fest,wer Zugriff auf diese Dokumente hat. Je nach Nutzerrolle stehen Ihnen verschiedeneFunktionalitäten zur Verfügung.4.1. Dokumente (DMS)Mit Hilfe des Dokumenten Management Systems (DMS) können Sie Dokumente verwalten und fürIhre Nutzer zugänglich machen. Es können Zugriffsrechte sowohl auf Ordner- als auchDokumentenebene vergeben werden. Die Bearbeitung eines Dokuments ist über dieCheckout-/Checkin-Funktion möglich, wobei eine Versionierung erfolgt. Sämtliche Aktionen(Bearbeitung, Downloads etc.) werden zudem über die Historie erfasst.4.1.1. Dokumente4.1.1.1. DMSPer Klick gelangen Sie direkt ins DMS.4.1.1.2. Dokumenten ManagerAn dieser Stelle weisen Sie Ordner aus dem DMS den verfügbaren Dokumenten Managern zu, dieIhnen in einer Liste angezeigt werden. Die Dokument Manager haben dann vollen administrativenZugriff auf diese Ordner. Sie können Unterordner erstellen, Dateien hochladen und weitereZugangsrechte verteilen. Voraussetzung: Es muss mind. ein Nutzer existieren, der die Rolle"Dokument Manager" besitzt.4.1.1.3. StatistikDie Statistiken geben Ihnen Auskunft darüber, welche Dokumente am häufigstenheruntergeladenen wurden bzw. welche Dokumente zuletzt herunter- und hochgeladen wurden. DieAnzeige kann jeweils in Zehnerschritten erhöht werden.4.1.1.4. EinstellungenHier nehmen Sie Einstellungen vor, mit denen Sie die Auslieferungsmethode (z. B. Öffnen einesDownload-Dialogs) und die Leserechte der Dateihistorie beeinflussen.4.2. RechnungenMit der Rechnungsverwaltung haben Sie volle Kontrolle über eingehende Rechnungen. Durch denintegrierten Workflow werden Rechnungen zeitnah geprüft und bezahlt.4. Intranet & Backoffice 27
  • 31. SITEFORUM Tutorial v7.04.2.1. Ausgehende Rechnungen4.2.1.1. RechnungserstellerErstellen Sie Rechnungen schnell und automatisiert. Diese Rechnungen werden als *.pdf-Dateierstellt. Erstellen Sie interne Firmen (Rechnungsersteller) und verwalten Sie jeweils eigeneRechnungsnummern und ein eigenes Rechnungslayout. Sie können später Positionen für dieseRechnungsersteller festelegen und Rechnungsempfänger zuweisen.4.2.2. Eingehende Rechnungen4.2.2.1. Ordner & RechnungenWählen Sie zwischen ausgehenden und eingehenden Rechnungen. Aktivieren Sie entweder einenRechnungsersteller aus, um eine Rechnung mit Positionen zu füllen (Ausgehende Rechnungen)oder wählen Sie einen Ordner, um eingehende Rechungen hochzuladen, die bezahlt werdenmüssen (Eingehende Rechnungen).4.2.2.2. Ordner verwaltenHier können Sie Einstellungen wie E-Mail-Versand und Upload-Einstellungen, zu gewählten Ordnervornehmen.4.2.2.3. Nutzer verwaltenWeisen Sie Nutzer mit der Rolle Invoice User zu bestimmten Ordnern zu. Hier vergeben Sie dieBerechtigung, die der Nutzer im gewählten Ordner erhalten soll: Empfänger, Prüfer oder Buchhalterund ob er Rechnungen hochladen darf. Voraussetzung: Es muss mind. ein Nutzer existieren, derdie Rolle Invoice User besitzt.4.2.2.4. StatistikSehen Sie auf einen Blick alle aktuellen und abgelaufenen Rechnungen ein.4.3. VerträgeMit dieser Funktion archivieren und terminieren Sie Verträge und andere wichtige Dokumente, dieIhr eigenes Unternehmen, Tochterfirmen, Verbundunternehmen, Kreditinstitute etc. betrifft.4.3.1. Verträge4.3.1.1. Unternehmen & VerträgeDie hier angelegten Ordner stellen die Struktur Ihres Unternehmens dar. Sie können weitere Ordnerhinzufügen oder bestehende umbenennen. Innerhalb der Ordner können Sie Dokumente oderVerträge hochladen und mit einem gewünschten Status versehen.4.2. Rechnungen 28
  • 32. SITEFORUM Tutorial v7.04.3.1.2. StatistikÜbersichtlich werden Ihnen hier ablaufende Verträge und anstehende Kündigungstermineaufgelistet.4.3.2. Einstellungen4.3.2.1. BasisordnerAlle existierenden Basisordner werden hier aufgelistet. Sie verwalten sie, benennen Ordner um,löschen sie oder fügen neue hinzu. Die hier angegeben Basisordner werden immer in deneinzelnen Firmenordner wiedergegeben.4.3.2.2. Nutzer verwaltenWeisen Sie Nutzer mit der Rolle Contract User zu bestimmten Ordnern zu. Hier vergeben Sie dieRechte, die der Nutzer im gewählten Ordner erhalten soll: Lesen, Hochladen, Prüfer, Bearbeiter.Voraussetzung: Es muss mind. ein Nutzer existieren, der die Rolle Contract User besitzt.4.4. WebmailSITEFORUM Webmail ist Ihr persönliches Verwaltungssystem für E-Mails, mit dem Ihnen alleFunktionen einer komfortablen Webmail-Lösung zur Verfügung stehen. Jeder Nutzer Ihres Portals,der über eine Mailbox verfügt, kann die Webmail-Funktionen verwenden. Voraussetzung: Nebeneinem Mailserver benötigt ein Nutzer die Rolle Webmail User , um Webmail nutzen zu können.4.4.1. Meine E-Mails4.4.1.1. Übersicht4.4.1.2. E-Mail verfassenAn dieser Stelle können E-Mails geschrieben, Anhänge hinzugefügt und an einen oder mehrereEmpfänger verschickt werden.4.4.1.3. AdressbuchIm Adressbuch können die Daten von Kontakten hinterlegt werden.4.4.1.4. SucheMit der Suchfunktion können Sie E-Mails schneller selektieren. Suchen Sie nach Betreff, Absenderoder bestimmten Wörtern im Text der E-Mail.4.4.1.5. EinstellungenHier können Sie diverse Einstellungen für Ihr E-Mail-Account vornehmen. Erstellen Sie Filter, wennbeim Erhalt bestimmter E-Mails eine spezielle Aktion durchgeführt werden soll oder verfassen SieIhre persönliche E-Mail-Signatur.4.3. Verträge 29
  • 33. SITEFORUM Tutorial v7.04.4.2. Webmail Nutzer4.4.2.1. ÜbersichtAn dieser Stelle erhalten Sie eine Übersicht über alle Webmail Nutzer Ihres Portals. Lassen Sie sicheinzelne Nutzer anzeigen und richten Sie persönliche Mailboxen ein, die für den Versand und denEmpfang von E-Mails notwendig sind. Hinweis: Sollte der Nutzer noch nicht existieren, können Sieihn hier anlegen. Der neue Nutzer wird automatisch als Webmail-Nutzer angelegt.4.5. KalenderDie Kalenderfunktion ermöglicht Ihnen die komfortable Verwaltung Ihrer Termine. Legen SieTermine für sich oder für bestimmte Gruppen an Sie erhalten bei Konflikten automatisch eineBenachrichtigung.4.5.1. Termine4.5.1.1. KalenderansichtHier können Sie Ihre aktuellen Termine einsehen und zwischen Tages-, Wochen-, Monats- undJahresübersicht wechseln.4.5.1.2. Neuer TerminErstellen Sie hier einen neuen Termin und entscheiden Sie, ob es sich um einen persönlichenTermin für Sie selbst oder einen Termin für eine Gruppe handelt. Voraussetzung: Für einenGruppentermin müssen die Nutzer, die dem Termin zugeordnet werden sollen, mit einerE-Mail-Adresse im Portal hinterlegt sein.4.5.2. Einstellungen4.5.2.1. AllgemeinVerwalten Sie hier spezielle Kalender Einstellungen wie z.B. den 1. Wochentag oder die Vorgabender Sichtbarkeit der Termine.4.5.2.2. TermintypenHier verwalten Sie die unterschiedlichen Termintypen. Sie können neue Typen erstellen und ihnenIcons zuweisen oder auch bestehende bearbeiten.4.6. AufgabenIm diesem Menü können Sie gemeinsam mit Ihrem Team Aufgaben und Aktionen planen, verwaltenund kontrollieren. Ordnen Sie Aufgaben einzelnen Personen Ihres Teams zu und sortieren Sie sienach Kategorien und Priorität.4.4. Webmail 30
  • 34. SITEFORUM Tutorial v7.04.6.1. Aufgaben4.6.1.1. OffenHier erhalten Sie eine Übersicht über Ihre Aufgabe und haben die Möglichkeit, neue Aufgaben zuerstellen, die Sie sich selbst oder anderen Nutzern zuweisen können.4.6.1.2. AbgeschlossenHier erhalten Sie eine Übersicht über Ihre abgeschlossenen Aufgaben.4.6.1.3. Projekte4.6.1.4. KategorienHier können Sie Ihre Kategorien für Aufgaben anlegen und die Aufgaben damit besserstrukturieren. Legen Sie beispielsweise die Kategorien Meeting , Zu erledigen oder Anruf anund behalten Sie auf diese Weise den Übersicht über Ihre Aufgaben.4.6. Aufgaben 31
  • 35. 5. Verkauf & SupportMit diesem Modul können Sie einen professionellen Webshop in Ihr Portal integrieren: VerkaufenSie Ihre Produkte und Dienstleistungen, erstellen Sie diverse Kataloge und wickeln SieBestellvorgänge und Bezahlung sicher ab. Bieten Sie Support in Foren an, bearbeiten Sieeingehende Anfragen und Reklamationen oder reagieren Sie über Salesplug - einer speziellenwebbasierten SITEFORUM-Applikation - live auf Fragen Ihrer Kunden.5.1. ShopeinstellungenHier können Sie Ihren Online-Shop nach Ihren Bedürfnissen konfigurieren.5.1.1. Einstellungen5.1.1.1. AllgemeinIn diesem Bereich können Sie viele verschiedene Grundeinstellungen vornehmen: KonfigurierenSie die Anzeige der Produkte und Preise im Shop, wählen Sie die Zahlungsoptionen für IhreKunden aus und verfassen Sie Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen.5.1.1.2. AGB - Allg. GeschäftsbedingungenHier können Sie Ihre Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) für den Online Shop verwalten.5.1.1.3. Aufträge & AngeboteHier nehmen Sie Einstellungen vor, die Ihre Angebote betreffen. Zum Beispiel aus wie vielenStellen die Angebotsnummer besteht und welche Nutzergruppen Angebote erstellen dürfen (z.B. Vertrieb ).5.1.1.4. ZahlungsartenAn dieser Stelle erhalten Sie eine Übersicht aller verfügbaren Zahlungsarten. Sie könnenZahlungsarten bearbeiten (z. B. wenn Sie Zahlungshinweise hinzufügen wollen) oder löschen.5.1.1.5. VersandartenAn dieser Stelle erhalten Sie eine Übersicht aller verfügbaren Versandarten. Sie könnenVersandarten bearbeiten oder löschen.5.1.1.6. WährungenVerwalten Sie an dieser Stelle die erlaubten Währungen Ihres Shops. Sie können neue Währungenanlegen und bestimmen, ob bereits erstellte Währungen aktiv sind. Voraussetzung: Für einenfunktionierenden Shop muss mindestens eine Währung aktiv sein.5. Verkauf & Support 32
  • 36. SITEFORUM Tutorial v7.05.1.1.7. SteuernDefinieren Sie hier Steuerländer, indem Sie den Status des Landes ändern. Voraussetzung: Füreinen funktionierenden Shop muss mindestens ein Steuerland ausgewählt sein.5.1.2. PDF & Drucken-Templates5.1.2.1. KopfzeileLegen Sie hier das Layout für eine Kopfzeile fest, die Sie in Rechnungen, Lieferscheine etc.einfügen können. Nutzen Sie dafür einfach den komfortablen WYSIWYG-Editor.5.1.2.2. FußzeileLegen Sie hier das Layout für die Fußzeile fest, die Sie in Rechnungen, Lieferscheine etc. einfügenkönnen. Nutzen Sie dafür einfach den komfortablen WYSIWYG-Editor.5.1.2.3. AngebotLegen Sie hier das Layout Ihrer Angebote fest. Nutzen Sie dafür einfach den komfortablenWYSIWYG-Editor.5.1.2.4. Lieferschein "Shop"Legen Sie hier das Layout Ihrer Lieferscheine fest. Nutzen Sie dafür einfach den komfortablenWYSIWYG-Editor.5.1.2.5. Rechnung "Aufträge"Legen Sie hier das Layout Ihrer Rechnungen fest. Nutzen Sie dafür einfach den komfortablenWYSIWYG-Editor.5.1.2.6. Rechnung "Seminar"Legen Sie hier das Layout von Rechnungen für Veranstaltungen fest. Nutzen Sie dafür einfach denkomfortablen WYSIWYG-Editor.5.2. Produkte & KatalogeHier erschaffen Sie die Basis Ihres Onlineshops, indem Sie Produkte und Kataloge anlegen. Aufdiese Weise sortieren und ordnen Sie Ihren Shop, der beliebig erweiterbar ist.5.2.1. Kataloge5.2.1.1. ÜbersichtHier erhalten Sie eine Übersicht aller bereits angelegter Kataloge und können prüfen, wie vieleUnterkataloge und Produkte vorhanden sind. Sie können Kataloge bearbeiten, übersetzen oderlöschen.5.1. Shopeinstellungen 33
  • 37. SITEFORUM Tutorial v7.05.2.1.2. HinzufügenErstellen Sie hier neue Kataloge und statten Sie diese mit den gewünschten Parametern aus:Name, Zugriffszuweisung zu bestimmten Nutzergruppen, Sprache, Versandarten etc.5.2.2. Produkte5.2.2.1. ÜbersichtHier können Sie Produkte bearbeiten. Wählen Sie über die Auswahlliste den gewünschten Katalogaus und Sie erhalten alle im gewählten Katalog enthaltenen Produkte. Sie können die Produkteinnerhalb des Kataloges verschieben, Sprache, Name und Nummer ändern oder Produkteübersetzen, kopieren oder löschen.5.2.2.2. HinzufügenErstellen Sie hier neue Produkte und geben Sie die notwendigen Informationen wie Name,Produktbeschreibung, Preis und Zuordnung in einen Katalog an. Voraussetzung: Es muss bereitsmind. ein Katalog existieren, dem das Produkt zugewiesen werden kann.5.2.3. Einstellungen5.2.3.1. KatalogHier können Sie spezielle Einstellungen für Ihre Kataloge vornehmen, z.B. einen Archiv-Katalogfestlegen.5.2.3.2. Produkt-TemplatesProdukt-Templates dienen als Vorlage zur Gestaltung von Produktseiten und definieren diePositionierung von Texten, Bildern und Überschriften. Sie können mittels HTML und denverfügbaren Platzhaltern die Templates bearbeiten oder eigene Templates erstellen. DieseTemplates werden den Produkten zugewiesen.5.2.3.3. QuerverweiseHier haben Sie die Möglichkeit, verschiedene Produkte miteinander zu verknüpfen. Dies ist zumBeispiel interessant, wenn Sie zu einem bestimmten Produkt weitere Produkte haben, die denKunden interessieren könnten. Sehen Sie in der Übersicht alle bereits angelegtenProduktverknüpfungen.5.3. ProduktbilderUnter diesem Menüpunkt erhalten Sie einen Einblick in den Ordner product_images, in dem alleBilder abgelegt werden, die zu einem Produkt zugeordnet werden sollen. Sie können neue Bilderhochladen und vorhandene Bilder umbenennen, kopieren, ausschneiden, löschen, aktualisieren(Touch), bearbeiten, öffnen oder herunterladen.5.2. Produkte & Kataloge 34
  • 38. SITEFORUM Tutorial v7.05.4. Aufträge & AngeboteAn dieser Stelle nehmen Sie Einstellungen zu Aufträgen und Angeboten vor.5.4.1. Aufträge & Angebote5.4.1.1. AufträgeAufträge sind Artikel oder Produkte, die vom Kunden gekauft und damit beauftragt werden. Hiersehen Sie die Auftragsübersicht, die Sie mit bestimmten Filtern (z. B. Auftragseingang oder-nummer) nach Aufträgen durchsuchen können. Einzelne Aufträge können Sie als bestätigtmarkieren oder löschen.5.4.1.2. AngeboteAngebote werden von Mitarbeitern Ihres Unternehmens verfasst. Es handelt sich im Prinzip umProdukte, die nur einem bestimmten Kunden(kreis) präsentiert werden. Der Kunde kann dieAngebote auf seiner persönlichen Shopseite einsehen und direkt bestellen.5.4.1.3. Textbausteine für AngeboteVerfassen Sie an dieser Stelle Textbausteine, die Sie als Vorlagen für eine schnelleAngebotserzeugung verwenden können.5.5. ShopstatistikSie können umfangreiche Statistiken Ihres Onlineshops einsehen, differenzierte Abfragenvornehmen und auf diese Weise Ihr Produktangebot optimieren.5.5.1. Shopstatistik5.5.1.1. KundenbezogenDie kundenbezogene Shopstatistik gibt Aufschluss darüber, welche Kunden in einem bestimmtenZeitraum in Ihrem Onlineshop eingekauft haben.5.5.1.2. ResultatbezogenDie resultatbezogene Shopstatistik gibt Aufschluss darüber, wie viel Umsatz in einem bestimmtenZeitraum generiert wurde. Es stehen verschiedene Filtermöglichkeiten wie Produktname,Zahlungsart, Kunden-ID usw. zur Verfügung.5.5.1.3. AuftragsbezogenDie auftragsbezogene Shopstatistik gibt Aufschluss darüber, welche Aufträge in einem bestimmtenZeitraum eingegangen sind. Es stehen verschiedene Filtermöglichkeiten wie Zahlungsart, Stadt,(Bundes-)Land, Kunden-ID usw. zur Verfügung.5.4. Aufträge & Angebote 35
  • 39. SITEFORUM Tutorial v7.05.5.1.4. ProduktbezogenDie produktbezogene Shopstatistik gibt Aufschluss darüber, welche Produkte in einem bestimmtenZeitraum wie oft verkauft wurden (Stückzahlen) und wie hoch der generierte Gesamtumsatz einesProduktes ist.5.5.1.5. KundenumsätzeDie Kundenumsätze geben Aufschluss darüber, wie hoch der Gesamtumsatz pro Kunde ist.5.5.1.6. Kunden-Produkt-MatrixDie Kunden-Produkt-Matrix stellt übersichtlich dar, welche Kunden welche Produkte gekauftwurden.5.6. SeminareMit diesem Modul können Sie Veranstaltungen wie Seminare, Kongresse oder Schulungenorganisieren, die von Ihren Mitarbeitern, Kunden und Partnern direkt online gebucht werdenkönnen. Dabei wird jeweils die Auslastung geprüft und bei voller Auslastung automatisch eineWarteliste generiert.5.6.1. Seminare & Termine5.6.1.1. KalenderIm Seminarkalender können Sie sich alle Seminare in einer Kalender- oder Listenansicht anzeigenlassen.5.6.1.2. SeminareSehen Sie hier alle Seminare in der Übersicht. Sie können Seminare bearbeiten oder löschen.Neue Seminare erzeugen Sie ebenfalls an dieser Stelle. Voraussetzung: Um Seminare anlegen zukönnen, müssen zuerst Kategorien und Eigenschaften definiert werden.5.6.1.3. TermineHier können Sie Ihre Veranstaltungen mit Terminen verknüpfen. Die Trennung zwischenVeranstaltungen und Terminen ist sinnvoll, weil z. B. die gleiche Veranstaltung in Hamburg,München oder Berlin and verschiedenen Tagen stattfinden kann und Sie dann die Veranstaltungnur einmal anlegen müssen. Sie haben die Möglichkeit, neue Termine zu erstellen, die Auslastungund die Buchungen bestehender Termine einzusehen und Sie können Termine bearbeiten oderlöschen.5.6.1.4. BuchungenAn dieser Stelle werden Ihnen alle Kunden angezeigt, die eine Veranstaltung gebucht haben. Siekönnen sich die Liste über verschiedene Filter ausgeben lassen. Zum Beispiel haben Sie dieMöglichkeit, E-Mails an Kunden zu versenden oder eine Buchung als bezahlt zu markieren.5.5. Shopstatistik 36
  • 40. SITEFORUM Tutorial v7.05.6.2. Einstellungen5.6.2.1. KategorienKategorien ermöglichen die Gruppierung Ihrer Seminare in bestimmte Themengebiete,beispielsweise analog Ihrer Unternehmensstruktur in "Verkauf und Marketing" oder "Forschung undEntwicklung". Sie können neue Kategorien erstellen, sich diese in der Übersicht ansehen, siebearbeiten oder löschen. Voraussetzung: Um Veranstaltungen anlegen zu können, mussmindestens eine Kategorie angelegt sein.5.6.2.2. EigenschaftenVerwenden Sie Eigenschaften wie "Zielgruppe", "Voraussetzungen" oder "Enthaltene Leistungen",um Ihre Seminare besser zu beschreiben. Diesen Eigenschaften weisen Sie wiederum Variablenzu, zum Beispiel "Vertriebspersonal", "Entwickler" und "Marketing Manager" für die Eigenschaft"Zielgruppe". Sie können neue Eigenschaften definieren, sich diese in der Übersicht ansehen, siebearbeiten oder löschen. Voraussetzung: Um Veranstaltungen anlegen zu können, mussmindestens eine Eigenschaft angelegt sein. Um einer Eigenschaft Variablen zuordnen zu können,muss zuerst die Eigenschaft erstellt werden. Erst dann können Variablen erstellt werden.5.6.2.3. VeranstaltungsorteSobald Sie Termine für Ihre Seminare festlegen, können Sie diese mit einem Veranstaltungsortverknüpfen, üblicherweise einer Stadt. Für jeden Veranstaltungsort können Sie wiederum beliebigviele Adressen erstellen, z. B. wenn Sie Seminare an verschiedenen Standorten derselben Stadtanbieten wollen. Sie können neue Veranstaltungsorte erstellen, sich diese in der Übersichtansehen, sie bearbeiten oder löschen. Voraussetzung: Um Veranstaltungen anlegen zu können,muss mindestens ein Veranstaltungsort angelegt sein. Um einem Ort Adressen zuordnen zukönnen, muss zuerst der Veranstaltungsort erstellt werden.5.7. HelpdeskHelpdesk ist ein E-Mail Response Management System, mit dem der Kundensupport optimiert undteilautomatisiert werden kann. Anders als bei einer direkter E-Mail, die während der Abwesenheitdes Empfängers unbeantwortet bleibt, erhalten hier alle berechtigten Nutzer Zugriff auf eingehendeE-Mails und können diese einsehen, beantworten, kategorisieren oder anderweitig bearbeiten.Jeder Mail wird ein Ticketcode zugewiesen, durch den eine durchgehende Historie gewährleistetwird. Es wird automatisch analysiert ob es sich bei eingegangenen E-Mails um einen neuenSachverhalt handelt (hierbei erhält der Absender sofort eine Bestätigung vom System) oder ob eseine Antwort zu einem bereits existierenden Sachverhalt ist.5.7.1. Tickets5.7.1.1. Offene TicketsHier werden Ihnen alle neu eingetroffenen Tickets angezeigt, wobei die aktuellsten jeweils alserstes aufgeführt werden. Diese Tickets erhalten den Status Neu, bitte beantworten . Sie könnenoffene Tickets kategorisieren, einem Berater weiterleiten (bei Bedarf mit einem internenKommentar/Vermerk) oder löschen.5.6. Seminare 37
  • 41. SITEFORUM Tutorial v7.05.7.1.2. Geschlossene TicketsHier werden Ihnen alle geschlossenen Tickets angezeigt. Dies sind Tickets, die gelöst wurden odernicht bearbeitet wurden, weil sich zum Beispiel das Problem beim nächsten Update löst.5.7.1.3. HinzufügenDurch diese Funktion haben Sie die Möglichkeit, selbst eine Supportanfrage zu erfassen. Wenn Siezum Beispiel von einem Kunden angerufen werden, können Sie sein Problem sofort aufschreiben,d.h. ein Ticket generieren. Damit wird eine schnellstmögliche Bearbeitung gewährleistet undtelefonische Anfragen gehen nicht verloren.5.7.1.4. SuchenÜber die Ticket Suche haben Sie die Möglichkeit, differenziert nach einem bestimmten Ticket zusuchen. Beispielsweise geben Sie Schlüsselwörter ein die sich im Betreff, Inhalt oderErstellernamen des Tickets befinden.5.7.2. Einstellungen5.7.2.1. TemplatesFügen Sie häufig widerkehrende Antworten und Lösungen hinzu und speichern Sie diese Texte alsTemplates ab. Geben Sie einen Templatenamen ein, fügen Sie ihn hinzu und bearbeiten Sie denInhalt.5.7.2.2. MailboxeinstellungenHier haben Sie Zugriff auf Ihre Mailboxeinstellungen. Generieren Sie Filter zur sofortigenKategorisierung eingehender E-Mails, der Weiterleitung an den entsprechenden Berater oder derZuweisung einer bestimmten Priorität. Auf diese Weise können eingehende E-Mails abhängig vonihrem Inhalt effizient bearbeitet werden.5.7. Helpdesk 38
  • 42. 6. Netzwerk & CommunityMit den Funktionalitäten dieses Moduls erschaffen Sie wachsende Communitys, die Sie wiederumzur Stärkung der Kundenbindung und zum Aufbau vertrauensvoller Kundenbeziehungen nutzenkönnen. Die Community-Mitglieder richten persönliche Netzwerke ein und nutzen verschiedeneApplikationen wie Blogs und Wikis, um Wissen zu sammeln und zu teilen. Je nach Nutzerrollestehen Ihnen verschiedene Funktionalitäten zur Verfügung.6.1. NetzwerkeinstellungenIn diesem Bereich können Sie die Einstellungen für Ihr Netzwerk definieren.6.1.1. Einstellungen6.1.1.1. AllgemeinBestimmen Sie an dieser Stelle Shortcut-Pfade für Mitgliederprofile, Gruppen und Termine unddefinieren Sie Rechte für die Mitglieder der Community. Auch das Verfassen von Hilfetexten, dieIhren Nutzern das Ausfüllen von Formularen erleichtert, können Sie an dieser Stelle verfassen.6.1.1.2. Automatische VerbindungAlle Nutzer, die Sie in diese Liste aufnehmen, werden automatisch mit allen neu erstellten Nutzernbzw. neu registrierten Mitgliedern als direkte Kontakte verbunden.6.1.1.3. Standard-Tweets6.2. Community KontrolleCommunity Control ist hier Kontroll-Center für die neuesten nutzergenerierten Inhalte in IhremPortal. Sie können direkt einsehen, welche Nutzer zuletzt Kommentare, Blogs und Forenbeiträgeverfasst haben und welche Nutzer neue Dateien auf den persönlichen Seiten hochgeladen haben.6.3. NetzwerkgruppenNetzwerkgruppen ermöglichen Nutzern Ihres Portals, selbstständig Interessengruppen zu erstellen.Die Nutzer können innerhalb einer solchen Gruppe zum Beispiel Storys, Blogs und Foren verfassenund nur Mitglieder derselben Netzwerkgruppe haben Zugriff auf diese Inhalte.6.3.1. Netzwerkgruppen6.3.1.1. ÜbersichtDie Übersicht zeigt an, welche Netzwerkgruppen es gibt und wie viele Nutzer welcher Gruppezugeordnet sind.6. Netzwerk & Community 39
  • 43. SITEFORUM Tutorial v7.06.3.1.2. Gruppenanträge6.3.1.3. Einstellungen6.4. MitgliedschaftenHier können Sie die Mitglieder Ihrer Community automatisch mit Nutzergruppen und/oder -rollen füreine bestimmten Zeitraum ausstatten und Ihnen somit zusätzliche Rechte einräumen. Läuft dieMitgliedschaft aus und wird nicht erneuert, werden dem Mitglied die Nutzergruppen und -rollenautomatisch wieder entzogen. Per Mitgliedschaftsmanager werden Zeitrahmen festgelegt,Erinnerungs-E-Mails geschrieben und Mitgliedschaften mit Produkten aus dem Onlineshopverknüpft, die dann gekauft werden können. Mitgliedschaften können auch mit Paypal® für einenvollautomatisiertes Mitgliedschaftsmanagement ausgestattet werden.6.4.1. Mitgliedschaften6.4.1.1. ÜbersichtHier sehen Sie die bestehenden Mitgliedschaften in der Übersicht. Sie können Mitgliedschaftenbearbeiten und z. B. deren Laufzeit definieren oder sie mit Produkten aus dem Onlineshopverknüpfen, die dann ausschließlich von Mitgliedern gekauft werden können.6.4.1.2. EinstellungenHier können Sie Einstellungen für ein Prämiensystem vornehmen, wenn Sie Mitglieder für dieBewerbung neuer Mitglieder belohnen wollen. Sie bestimmen, nach wie viele erfolgreichenEinladungen das Mitglied prämiert wird und welche Premium-Mitgliedschaft es daraufhin erhält.6.4.1.3. Status6.4.1.4. Report6.5. ForenMit Foren können Sie Ihren Besuchern, Mitarbeitern und Kunden virtuelle "Räume" zur Verfügungstellen, in denen sie diskutieren und Fragen klären können.6.5.1. Foren & Forumgruppen6.5.1.1. ForenHier sehen Sie alle Foren in der Übersicht. Sie können Foren bearbeiten (Moderationstyp ändern,Lese- und Schreibrechte festlegen etc.) oder löschen. Voraussetzung: Eine Forumgruppe mussaktiviert sein, damit das Forum sichtbar wird.6.5.1.2. ForumgruppenMit Forumgruppen können Sie Ihre Foren sortieren und besser unterteilen. Dies ist insbesonderedann nützlich wenn Sie sehr viele Foren angelegt haben. Bearbeiten oder löschen Sie an dieser6.3. Netzwerkgruppen 40
  • 44. SITEFORUM Tutorial v7.0Stelle Forumgruppen bzw. fügen Sie neue Gruppen hinzu.6.5.2. Moderatoren6.5.2.1. ÜbersichtMit Moderatoren können Sie die Veröffentlichung von Beiträgen steuern und die Bearbeitung vonBeiträgen kontrollieren. Die Übersicht zeigt, welche Moderatoren es gibt, welches Forum siemoderieren und welche Moderationsart zugewiesen wurde.6.5.2.2. ZuweisenAn dieser Stelle weisen Sie einem Moderator ein Forum zu. Handelt es sich um ein Forum mitPost-Moderation, erhält der Moderator eine E-Mail mit dem Beitrag und entscheidet, ob der Beitraggelöscht werden soll. Ist es ein Forum mit Pre-Moderation, erhält der Moderator den Beitrag vorabper Mail und kann ihn zur Veröffentlichung freigeben oder ablehnen.6.6. BlogsEin Weblog, kurz "Blog" genannt, ist ein digitales Tagebuch. Der "Blogger" schreibt das auf, was ihnbewegt, was er erlebt hat oder was seiner Meinung nach auch andere Personen interessierenkönnte. Der letzte Eintrag steht dabei immer an erster Stelle.6.6.1. Blogs6.6.1.1. ÜbersichtHier werden Ihnen die von Ihnen verfassten Blogs angezeigt. Sie erhalten Informationen dazu,welche Nutzer Ihre Blogs betrachtet haben, welche Kommentare abgegeben wurden und wie IhrBlog bewertet wurde. Außerdem können Sie Ihre Blogs hier bearbeiten bzw. löschen.6.6.1.2. TemplatesMit Blog-Templates steuern Sie die Anzeige von Blogs. Beispielsweise können Sie den Platzhalter"$title" für den Namen und den Platzhalter "$content" für den Inhalt des Blogs verwenden. NutzenSie die nachfolgende Listen-Auswahl für Ihr gewünschtes Template.6.6.1.3. Einstellungen6.7. WikiMit der Wiki-Funktionalität können Besucher oder registrierte Nutzer Ihres Portals Artikel verfassen,die von anderen Mitgliedern oder Gästen editiert und ergänzt werden können. Artikel können inKategorien eingeteilt, alphabetisch sortiert und über Spezialseiten gefiltert werden.6.7.1. Einstellungen6.5. Foren 41
  • 45. SITEFORUM Tutorial v7.06.7.1.1. AllgemeinUnter diesem Punkt nehmen Sie Einstellungen für die Integration eines Wikis in Ihrem Portal vor.Ein Wiki können Sie nutzen, um Besucher oder registrierte Nutzer Ihres Portals Artikel verfassen zulassen, die von anderen Mitgliedern oder Gästen jederzeit geändert und ergänzt werden können.Legen Sie hier fest, zu welchem Menü Ihr Wiki gehören und wer eine Zugriffsberechtigung erhaltensoll.6.8. TermineVerwalten Sie hier spezielle Kalender Einstellungen wie z.B. den 1. Wochentag oder die Vorgabender Sichtbarkeit der Termine.6.8.1. Einstellungen6.8.1.1. AllgemeinVerwalten Sie hier spezielle Kalender Einstellungen wie z.B. den 1. Wochentag oder die Vorgabender Sichtbarkeit der Termine.6.8.1.2. TermintypenHier verwalten Sie die unterschiedlichen Termintypen. Sie können neue Typen erstellen und ihnenIcons zuweisen oder auch bestehende bearbeiten.6.9. Virtuelle EventsHier verwalten Sie Ihre Messen inkl. zugehöriger Ausstellerhallen, Stände und Webcasts6.9.1. Einstellungen6.9.1.1. Messen6.9.1.2. Templates6.7. Wiki 42