10.gerencia de proyectos-completa

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10.gerencia de proyectos-completa

  1. 1. 1GERMÁN A. ROBLETO M. Gerencia de Proyectos Gerencia de ProyectosGerencia de Proyectos
  2. 2. 2GERMÁN A. ROBLETO M. Gerencia de Proyectos I. Presentación. • Objetivo • Objetivos específicos I. Conceptos Básicos de la Gerencia de Proyectos • ¿Qué es un Proyecto? • Características de un Proyecto • ¿Qué es la Gerencia de Proyectos? • Componentes de la Gerencia de Proyectos • Elementos relacionados con el Proyecto • Ciclo de vida del Proyecto III. Gerencia de Proyectos • Etapas de la Gerencia de Proyectos • Áreas de conocimiento • Involucrados en el Proyecto • Organización para el Proyecto ContenidoContenido
  3. 3. 3GERMÁN A. ROBLETO M. Gerencia de Proyectos IV. Etapas de la Gerencia de Proyectos 1. Inicio del Proyecto 2. Planeación del Proyecto 3. Ejecución del Proyecto 4. Control del Proyecto 5. Cierre del Proyecto IV. Conclusiones V. Lecturas sugeridas ContenidoContenido
  4. 4. 4GERMÁN A. ROBLETO M. Gerencia de Proyectos Objetivo Distinguir los principales conceptos, técnicas y principios empleados en la Gerencia de Proyectos. Ejemplificar el uso de algunas herramientas básicas utilizadas en la Gerencia de Proyectos. I. PresentaciónI. Presentación
  5. 5. 5GERMÁN A. ROBLETO M. Gerencia de Proyectos Objetivos específicos • Presentar las mejores prácticas en Gerencia de Proyectos. • Aplicar la metodología y herramientas para la Gerencia de Proyectos. • Desarrollar un caso de estudio. I. PresentaciónI. Presentación
  6. 6. 6GERMÁN A. ROBLETO M. Gerencia de Proyectos Es la suma de esfuerzos que en forma temporal se utilizan para generar un PRODUCTO O SERVICIO en particular o UNICO. • Situación actual • Requerimientos • Objetivos • P R O Y E C T O • Resultados Tiempo INICIO FIN ¿Qué es un Proyecto? II. Conceptos BásicosII. Conceptos Básicos
  7. 7. 7GERMÁN A. ROBLETO M. Gerencia de Proyectos Características de un Proyecto • Temporal: cada proyecto tiene un comienzo y final definido • Productos, servicios o resultados únicos: un proyecto crea productos entregables únicos • Elaboración Gradual: significa desarrollarlo en etapas II. Conceptos BásicosII. Conceptos Básicos
  8. 8. 8GERMÁN A. ROBLETO M. Gerencia de Proyectos La aplicación racional de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas para alcanzar los objetivos de un proyecto, a través de una serie de actividades interrelacionadas. ¿Qué es la Gerencia de Proyectos? II. Conceptos BásicosII. Conceptos Básicos
  9. 9. 9GERMÁN A. ROBLETO M. Gerencia de Proyectos 1. Habilidades clave • Liderazgo • Comunicación • Negociación • Solución de problemas • Lograr objetivos 2. Conocimientos • Técnicos • Administrativos 3. Herramientas 4. Técnicas Componentes de la Gerencia de proyectos II. Conceptos BásicosII. Conceptos Básicos
  10. 10. 10GERMÁN A. ROBLETO M. Gerencia de Proyectos BUSCAR LA SATISFACCIÓN DEBUSCAR LA SATISFACCIÓN DE TODOS LOS INTERESADOSTODOS LOS INTERESADOS • Tiempo • Calidad • Alcance • Entorno • Recursos • Costo Elementos relacionados con el Proyecto II. Conceptos BásicosII. Conceptos Básicos
  11. 11. 11GERMÁN A. ROBLETO M. Gerencia de Proyectos Ciclo de vida del Proyecto 1. Inicio* 2. Planeación* 3. Ejecución* 4. Control* 5. Cierre* NIVELDEACTIVIDAD INICIO TIEMPO *Etapas del proyecto TERMINO II. Conceptos BásicosII. Conceptos Básicos
  12. 12. 12GERMÁN A. ROBLETO M. Gerencia de Proyectos II. Conceptos BásicosII. Conceptos Básicos 100% $, HH Avance Fase 1 Inicio Fase 2 Planeación Diseño Fase 3 Ejecución Fase 4 Pruebas y Arranque Decisión de arranque Decisiones trascendentes Instalación completa Operación completa Entrega Grado de influencia en resultados
  13. 13. 13GERMÁN A. ROBLETO M. Gerencia de Proyectos III. Gerencia de ProyectosIII. Gerencia de Proyectos INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE origen equipo del Proyecto carta alcance plan avance aceptación entrega PRODUCTOPRODUCTO Etapas de la Gerencia de Proyectos
  14. 14. 14GERMÁN A. ROBLETO M. Gerencia de Proyectos III. Gerencia de ProyectosIII. Gerencia de Proyectos Integración Definición de proyecto y las áreas involucradas desde el plan de administración, la ejecución, al cierre. Alcance Administración, definición de productos y actividades y su seguimiento. Costos Presupuesto y su control. Recursos Planeación de recursos, desarrollo y administración de equipos del proyecto. Áreas de conocimiento
  15. 15. 15GERMÁN A. ROBLETO M. Gerencia de Proyectos III. Gerencia de ProyectosIII. Gerencia de Proyectos Tiempo Definición de actividades interrelacionadas y cronogramas, Calidad Planeación, aseguramiento y control de la calidad. Comunicaciones Definición de la distribución de información del proyecto. Riesgos Planes y administración. Suministros Planeación de adquisiciones, contrataciones, manejo de proveedores
  16. 16. 16GERMÁN A. ROBLETO M. Gerencia de Proyectos III. Gerencia de ProyectosIII. Gerencia de Proyectos • Director del proyecto • Cliente / usuario • Organización ejecutante • Miembros del equipo del proyecto • Equipo de dirección del proyecto • Patrocinador • Influyentes Involucrados en el Proyecto
  17. 17. 17GERMÁN A. ROBLETO M. Gerencia de Proyectos III. Gerencia de ProyectosIII. Gerencia de Proyectos Organización para el Proyecto (Estructuras) FUNCIONAL • Varios responsables • Superior identificado • Actúan por especialidad • Enfoque fragmentado MATRICIAL • Reporta al Líder del proyecto y al Mando funcional • Líder de proyecto de tiempo completo • Autoridad y toma de decisiones compartida POR PROYECTOS • El personal reporta directamente al Mando Superior • Control total sobre el presupuesto, recursos materiales • El Mando Superior tiene responsabilidad administrativa sobre el personal • Puede disponerse de un pool de recursos
  18. 18. 18GERMÁN A. ROBLETO M. Gerencia de Proyectos III. Gerencia de ProyectosIII. Gerencia de Proyectos Habilidades de los equipos de trabajo Organización para el Proyecto Alto Bajo Competencias técnicas Competencias humanas Niveles operativos Mandos medios Niveles superiores
  19. 19. 19GERMÁN A. ROBLETO M. Gerencia de Proyectos IV.IV. Etapas de la GPEtapas de la GP INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE
  20. 20. 20GERMÁN A. ROBLETO M. Gerencia de Proyectos IV.IV. Etapas de la GPEtapas de la GP INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERREINICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE • Carta del proyecto • Alcance del proyecto • Mecanismos de selección de proyecto • Definición del proyecto Técnicas y herramientas INICIO
  21. 21. 21GERMÁN A. ROBLETO M. Gerencia de Proyectos IV.IV. Etapas de la GPEtapas de la GP REQUERIMIENTOS DEL CLIENTE NECESIDADES DE LA INSTITUCIÓN REQUERIMIENTOS LEGALES AVANCES TECNOLÓGICOS NECESIDADES DEL SECTOR O DE LA INDUSTRIA PROYECTO Origen del Proyecto
  22. 22. 22GERMÁN A. ROBLETO M. Gerencia de Proyectos IV.IV. Etapas de la GPEtapas de la GP Carta del Proyecto ¿Qué? ¿Quién? ¿Cómo? ¿Por qué? ¿Para qué? ¿Cuándo? • Formaliza el inicio del proyecto • Permite identificar el proyecto por parte de los involucrados • Proporciona información general
  23. 23. 23GERMÁN A. ROBLETO M. Gerencia de Proyectos IV.IV. Etapas de la GPEtapas de la GP CARTA DEL PROYECTO NOMBRE DEL PROYECTO: RESPONSABLE DEL PROYECTO:: OBJETIVO: BENEFICIOS: DESCRIPCIÓN: PRIORIDAD: JUSTIFICACIÓN: PRODUCTOS: APROBACIÓN:
  24. 24. 24GERMÁN A. ROBLETO M. Gerencia de Proyectos IV.IV. Etapas de la GPEtapas de la GP INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERREINICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE Técnicas y herramientas PLANEACIÓN • Estructura de Descomposición del Trabajo • Tabla de precedencias • Ruta crítica • Matriz de roles • Plan del proyecto
  25. 25. 25GERMÁN A. ROBLETO M. Gerencia de Proyectos IV.IV. Etapas de la GPEtapas de la GP Procesos de planeación • Plan de Gerencia de Proyecto • Alcance, definición y plan de administración • Estructura de Descomposición del Trabajo (EDT) o Work Breakdown Structure ( WBS ) • Definición de actividades, de hitos o milestones • Secuencia de actividades – Diagramas de red, lista de actividades
  26. 26. 26GERMÁN A. ROBLETO M. Gerencia de Proyectos IV.IV. Etapas de la GPEtapas de la GP • Estimación de recursos • Estimación de la duración de actividades • Desarrollo del cronograma • Estimado de costos y desarrollo de presupuesto • Planeación de: – Calidad, Recursos Humanos, Comunicaciones, Riesgos Procesos de planeación
  27. 27. 27GERMÁN A. ROBLETO M. Gerencia de Proyectos IV.IV. Etapas de la GPEtapas de la GP Plan de gerencia del Proyecto • Guía la ejecución y control del proyecto; define referencias para evaluar el avance y cumplimiento del programa • Contempla elementos de las áreas de conocimiento, tales como: – Definición del alcance – Organización del Proyecto – Mecanismos y programas de comunicación – Programa de Proyecto – Estimados de costos – Procesos de administración de riesgos – Procedimientos de control de cambios
  28. 28. 28GERMÁN A. ROBLETO M. Gerencia de Proyectos IV.IV. Etapas de la GPEtapas de la GP ¿Cómo se come un elefante? ¡ En partecitas ! Suficientemente grandes que quepan en el plato y lo suficientemente pequeñas que no indigesten. Estructura de Descomposición del Trabajo
  29. 29. 29GERMÁN A. ROBLETO M. Gerencia de Proyectos IV.IV. Etapas de la GPEtapas de la GP ¿Qué es? • Representación de la jerarquía del proyecto • Identifica todo el trabajo a realizar • Es un producto de la definición de alcance Características • Organiza y define el alcance total del proyecto • Estructura los entregables en diferentes niveles con desglose suficiente para seguimiento • Considera las fases del proyecto Es el fundamento para • Estimación de costos • Distribución de roles y funciones • Planes técnicos • Lista de productos a entregar • Informes sobre el avance y análisis de problemas
  30. 30. 30GERMÁN A. ROBLETO M. Gerencia de Proyectos IV.IV. Etapas de la GPEtapas de la GP Elaboración 1. Identificar los productos entregables y el trabajo relacionado 2. Estructurar y organizar la EDT 3. Descomponer los niveles superiores de la EDT en componentes detallados de nivel inferior 4. Desarrollar y asignar códigos de identificación a los componentes de la EDT 5. Verificar que el grado de descomposición del trabajo es necesario y suficiente
  31. 31. 31GERMÁN A. ROBLETO M. Gerencia de Proyectos IV.IV. Etapas de la GPEtapas de la GP 1.2 1.31.1 Componentes más importantes Productos de trabajo terminados Tareas que entregan un producto 1.1.1 1.1.2 1.2.1 1.2.2 1 2 3 PRODUCTO • Organización de unidades medibles de trabajo requeridos para desarrollar productos
  32. 32. 32GERMÁN A. ROBLETO M. Gerencia de Proyectos IV.IV. Etapas de la GPEtapas de la GP Gráfica de Gantt 2. Permite registrar avances de acuerdo con lo planeado. 1. Programar las actividades del Proyecto considerando tiempo y responsables.
  33. 33. 33GERMÁN A. ROBLETO M. Gerencia de Proyectos IV.IV. Etapas de la GPEtapas de la GP Tabla de precedencias • Contiene todas las actividades del proyecto identificadasContiene todas las actividades del proyecto identificadas en la EDT, en el orden en que se ejecutarán.en la EDT, en el orden en que se ejecutarán. • Incluye los siguientes elementos:Incluye los siguientes elementos: – Clave de la actividad – Actividad – Duración – Actividades precedentes – Responsable
  34. 34. 34GERMÁN A. ROBLETO M. Gerencia de Proyectos IV.IV. Etapas de la GPEtapas de la GP
  35. 35. 35GERMÁN A. ROBLETO M. Gerencia de Proyectos IV.IV. Etapas de la GPEtapas de la GP Actividad A Actividad B Final a Inicio Inicio a Inicio Final a Final Inicio a Final Actividad A Actividad B Actividad A Actividad B Actividad A Actividad B Tipos de precedencias
  36. 36. 36GERMÁN A. ROBLETO M. Gerencia de Proyectos IV.IV. Etapas de la GPEtapas de la GP 1 2 3 7 4 5 6 1 2 3 5 76 4 Diagrama de Gantt Hitos (milestones) 1 2 3 5 76 4 4 3 2 2 1 2 2 1 1 Red / Ruta crítica
  37. 37. 37GERMÁN A. ROBLETO M. Gerencia de Proyectos IV.IV. Etapas de la GPEtapas de la GP Diagrama de Red (ruta crítica) • Determina la duración total del proyecto • Se basa en el estimado de un valor de duración por tarea • Muestra interdependencia de tareas • Permite estimar el tiempo de finalización del proyecto • Permite evaluar balance entre recursos y tiempo • Permite evaluar avances o desempeño
  38. 38. 38GERMÁN A. ROBLETO M. Gerencia de Proyectos IV.IV. Etapas de la GPEtapas de la GP • Es el período de tiempo que una tarea puede retrasarse sin retrasar al proyecto • Las tareas en la ruta crítica tienen cero holgura. • Las tareas de la ruta crítica que se retrasan, ocasionan retrasos al proyecto Holgura
  39. 39. 39GERMÁN A. ROBLETO M. Gerencia de Proyectos IV.IV. Etapas de la GPEtapas de la GP • Las cifras más tempranas se calculan siguiendo el diagrama de la red , desde el inicio del proyecto para cada tarea; las cifras mas tardías se encuentran a partir del fin del proyecto hacia el inicio. La holgura se calcula por alguna de las siguientes fórmulas: Actividad Es Ef Ls Lf Inicio mas tardío – Inicio mas temprano (Ls - Es) o bien, Final mas tardío – Final mas temprano (Lf - Ef)
  40. 40. 40GERMÁN A. ROBLETO M. Gerencia de Proyectos IV.IV. Etapas de la GPEtapas de la GP INICIO A B C D E H G F I FIN 0 7 6 6 8 46 8 3 0 7 0 - 0 0 - 7 7 - 13 14 - 21 21 - 24 24 - 24 8 - 14 0 - 8 0 - 6 8 - 16 6 - 10
  41. 41. 41GERMÁN A. ROBLETO M. Gerencia de Proyectos IV.IV. Etapas de la GPEtapas de la GP • Se emplea para estimar tiempos y costos. • Es de utilidad para: – Análisis de alternativas – Empleo eficiente de recursos – Optimización de calendarios – Facilita el control del proyecto y las revisiones de costos PERT (Program Evaluation and Review Technique)
  42. 42. 42GERMÁN A. ROBLETO M. Gerencia de Proyectos IV.IV. Etapas de la GPEtapas de la GP • Se calcula con base en tres estimaciones de la duración esperada para la actividad: Optimista (O), Pesimista (P) y Más probable (M). Tiempo esperado entre eventos (P+4M+O) 6 Desviación estándar (P-O) 6 Varianza de una tarea (P-O) 6 2 Desviación esperada del proyecto Suma de varianza de las tareas Duración esperada del proyecto Suma de duración de las tareas
  43. 43. 43GERMÁN A. ROBLETO M. Gerencia de Proyectos IV.IV. Etapas de la GPEtapas de la GP INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERREINICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE Técnicas y herramientas • Sistema de autorización de trabajo • Sistema de información • Reportes de avance • Resultados del trabajo • Cambios requeridos • Mejora de calidad • Mejoras en la ejecución • Informes de proyecto EJECUCIÓN
  44. 44. 44GERMÁN A. ROBLETO M. Gerencia de Proyectos IV.IV. Etapas de la GPEtapas de la GP Procesos de ejecución • Dirección del proyecto – Productos de avance – Acciones implantadas • Aseguramiento de calidad – Cambios – Acciones correctivas • Formación y desarrollo de equipo de trabajo • Distribución de información • Manejo de proveedores
  45. 45. 45GERMÁN A. ROBLETO M. Gerencia de Proyectos IV.IV. Etapas de la GPEtapas de la GP Comunicaciones en el Proyecto Procesos para contar con la información del proyecto en tiempo y forma. • Planificar las comunicaciones • Generar información • Distribuir la información • Informar los avances • Satisfacer a los interesados
  46. 46. 46GERMÁN A. ROBLETO M. Gerencia de Proyectos IV.IV. Etapas de la GPEtapas de la GP Reportes de avance Las metas intermedias son resultados parciales que se van logrando a lo largo del proyecto. Las metas intermedias: • Describen un resultado técnico o un evento • Se programan en fechas determinadas • Su duración es cero
  47. 47. 47GERMÁN A. ROBLETO M. Gerencia de Proyectos IV.IV. Etapas de la GPEtapas de la GP Características: • Tangibles • Medibles • Entregables • Se deben establecer claramente
  48. 48. 48GERMÁN A. ROBLETO M. Gerencia de Proyectos IV.IV. Etapas de la GPEtapas de la GP Ventajas: • Más fácil de interpretar • Se puede utilizar para reportes del proyecto, como programa de entregas o avances • Permite enfocarse a resultados, lo que proporciona flexibilidad en la ejecución y crea un clima de confianza • Se pueden generar indicadores que proporcionen información valiosa para el proyecto (Tiempos, Costos, Cambios, Riesgos, entre otros)
  49. 49. 49GERMÁN A. ROBLETO M. Gerencia de Proyectos IV.IV. Etapas de la GPEtapas de la GP Valor ganado Planeado Tiempo Valor ganado del proyecto Recursos Real
  50. 50. 50GERMÁN A. ROBLETO M. Gerencia de Proyectos IV.IV. Etapas de la GPEtapas de la GP INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERREINICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE Técnicas y herramientas • Análisis de valor ganado • Distribución de información • Sistemas de control de cambio • Control de riesgos • Actualizaciones del plan • Acciones correctivas • Lecciones aprendidas • Aceptación del trabajo • Ordenes de cambio • Ajustes a línea base CONTROL
  51. 51. 51GERMÁN A. ROBLETO M. Gerencia de Proyectos IV.IV. Etapas de la GPEtapas de la GP Procesos de control • Supervisión y control • Control de cambios • Verificación y control de alcance • Control del cronograma
  52. 52. 52GERMÁN A. ROBLETO M. Gerencia de Proyectos IV.IV. Etapas de la GPEtapas de la GP Procesos de control • Control de costos • Control de calidad • Seguimiento de desempeño del equipo • Informes de resultados • Comunicación con interesados
  53. 53. 53GERMÁN A. ROBLETO M. Gerencia de Proyectos IV.IV. Etapas de la GPEtapas de la GP Administración de cambios • Evaluar y documentar ajustes y sus impactos • Recopilar, medir y difundir la información sobre el avance, riesgos y resultados preliminares del Proyecto Con el objeto de: – Comparar y evaluar el avance real del Proyecto – Dar seguimiento y supervisión de riesgos – Documentar la situación actual del Proyecto
  54. 54. 54GERMÁN A. ROBLETO M. Gerencia de Proyectos IV.IV. Etapas de la GPEtapas de la GP Análisis y contención de riesgos Recomendaciones prácticas: • Prevea riesgos, no catástrofes • Aplique su sensibilidad, visión • Realice el análisis en grupo y en forma ágil • Analice los riesgos más importante • Contemple probabilidad de ocurrencia e impacto • Repita el análisis de riesgos durante el proyecto antes de actividades o eventos críticos
  55. 55. 55GERMÁN A. ROBLETO M. Gerencia de Proyectos IV.IV. Etapas de la GPEtapas de la GP Análisis de valor ganado Permite evaluar el desempeño del proyecto, considerando medidas de tiempo y costo. – Valor planeado – Valor ganado
  56. 56. 56GERMÁN A. ROBLETO M. Gerencia de Proyectos IV.IV. Etapas de la GPEtapas de la GP Análisis de calidad • Costo de conformidad y no conformidad • Análisis costo / beneficio • Control de calidad - herramientas estadísticas
  57. 57. 57GERMÁN A. ROBLETO M. Gerencia de Proyectos IV.IV. Etapas de la GPEtapas de la GP INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERREINICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE Reporte final • Auditorias de procura • Informes y reportes de ejecución Técnicas y herramientas CIERRE
  58. 58. 58GERMÁN A. ROBLETO M. Gerencia de Proyectos IV.IV. Etapas de la GPEtapas de la GP Cierre del Proyecto 1. Cierre administrativo – Reporte final • Presupuesto • Programa • Evidencias • Lecciones aprendidas • Reporte de control de cambios – Archivos – Plan de transición
  59. 59. 59GERMÁN A. ROBLETO M. Gerencia de Proyectos IV.IV. Etapas de la GPEtapas de la GP Cierre del Proyecto 2. Cierre del contrato – Archivos de contrato – Manuales, planos – Bitácoras – Comunicados – Lecciones aprendidas 2. Producto, servicio o resultado final
  60. 60. 60GERMÁN A. ROBLETO M. Gerencia de Proyectos • PMI Standard A guide to the project management body of knowledge • Chamoun, Yamal Administración Profesional de Proyectos • Microsoft Project Paso a Paso • Kerzner, Harold PhD Project Management • GIDO, Clements Administración exitosa de proyectos • DAVIDSON, Jeff La gestión de proyectos • WEISS, Joseph Administración de proyectos en cinco pasos VI. Lecturas sugeridasVI. Lecturas sugeridas

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