Analyse fonctionnelle anmesty international

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  • 1. Spaniel Preservation Rapport final
  • 2. Synthèse des besoins de l'organisation • Gestion est présentement non-existante    • Pas ou très peu de gestion en matière d'information Système en place est un réseau ShareDrive Informations et images sont dispersées un peu partout Mise sur pied d'un plan stratégique de gestion des documents    Préserver l'information pertinente en format numérique et en format papier Rassembler toutes les informations aux mêmes endroits Sensibiliser les employés à l'importance de la gestion de
  • 3. Synthèse des besoins de l'organisme • Intégration   Sites web  Courriels  Capacité de supporter plusieurs types de fichiers  • Logiciels de traitement de texte Capacité d'intégrer les documents répartis dans plusieurs locations Évaluation de plusieurs systèmes de gestion  DocuShare, Open Text, SharePoint et Alfresco  Découvrir quel système serait le mieux adapté aux
  • 4. Plan d'action : Étape I Évaluation des systèmes en place et de leur utilité Établissement d’une politique de GIDA :  objectifs stratégiques  directives précisant rôles et responsabilités  procédures quotidiennes à suivre lors de la gestion de documents Élaboration des stratégies de gestion des documents et des archives - Inventaire des documents Systèmes de gestion des dossiers (disque dur partagé, Outlook, Wiki) Mise en place du champ d’application, du cadre juridique et des objectifs de l’organisation quant à la gestion de documents, ainsi que la mise au point des rôles et responsabilités des acteurs impliqués. Identification de types de documents selon leur importance, formats et volume afin d’établir des objectifs à atteindre à court, à moyen, et à long terme.
  • 5. Plan d'action : Étape II Plan d'action : Étape I Adaptation du système existant AI Index Établissement d’un calendrier de conservation Le système en place, développé par le Secrétariat International, a besoin d’être adapté aux besoins de la section canadienne anglophone afin de permettre la création d’un plan de classification uniforme. Définir la durée de vie des documents selon leur valeur respective, tout en tenant compte de l’espace de stockage disponible. Établissement d’un schéma de métadonnées à utiliser lors de la gestion de documents L’adoption d’un schéma de métadonnées (e.g. Dublin Core) à appliquer lors de la création de documents d’archives afin de faciliter par la suite le repérage de ces mêmes documents Établissement d’un thésaurus de terminologie La création d’un vocabulaire contrôlé.
  • 6. Plan d'action : Étape III Implantation d’un système intégré de Gestion des documents et des archives : étude de faisabilité Choix de système à mettre en place selon la décision exécutive de la haute direction et le financement disponible. Implantation d’un Système intégré de Gestion des documents et des archives : Mise en essai Vérification du fonctionnement du nouveau système. Implantation d’un Système intégré de Gestion des documents et des archives : Séances d’information et formation Identifier les problèmes et relever les soucis soulevés par les employé(e)s. Implantation d’un Système intégré de Gestion des documents : Mise en activité Mise en place du système révisé selon la rétroaction des utilisateurs. Soumission d’un rapport d’évaluation Ce rapport, rédigé en collaboration étroite avec la professionnelle de l’information et la coordinatrice des systèmes IT, représente l’étape finale.
  • 7. Comparaison des systèmes Il y a plusieurs systèmes de gestion du contenu Un tri s'impose à faire entre les systèmes suivants: Alfresco, Docu share, Open Text ECM Suite et SharePoint Il est nécessaire d'opérer un choix en fonction des besoins de l'entreprise Les systèmes ont des fonctionnalités qui se ressemblent
  • 8. Comparaison des systèmes Quelques points communs • Intégration facile aux logiciels de bureautique usuels • Ajout automatique de métadonnées • Contrôle de l'accès à l'information • Ajout des métadonnées relatives aux actions administratives effectuées
  • 9. Comparaison des systèmes / Les besoins d'AIC • • • • • Une gestion avancée des documents qui va au-delà des points communs dont nous avons parlé dans la diapositive précédente. L'AIC a besoin d'un système capable de gérer les documents et les archives électroniques, ainsi qu'analogues Un dispositif de haute capacité de contrôle pour les conventions de nommage Des fonctionnalités de repérage puissantes et efficaces Un environnement de collaboration des catégories de classification modernes et flexibles etc...
  • 10. Comparaison des systèmes Alfresco et Docu-Share sont lacunaires par rapport aux besoins d'AIC SharePoint et OpenText ECM sont des outils ayant le gabarit necessaire; ils ne sont pourtant pas dépourvus de faiblesses Ainsi, à titre d'exemple, OpenText ECM offre plusieurs fonctionnalités utiles, mais il s'agit d'un système qui est complètement en ligne Sharepoint est à la fois basé sur le Web et permettant une variante locale; il est bien équipé pour répondre aux difficultés de gestion de l'AIC
  • 11. SharePoint 2013: La solution Aucune solution n'est satisfaisante à 100% SharePoint 2013 a su combiner les fonctionnalités d’un bon outil de collaboration avec une bonne gestion des documents et archives. SharePoint satisfait au moins 80 % des exigences du Standard de la CIA. Les 20 % des fonctionnalités manquantes concernent principalement le module de préservation des documents déclarés archives. Selon l'étude de Wise Technology Management, SharePoint 2010 est à 88% de conformité avec le standard du CIA. Fierce Pharma /2011-10-1 • • • 125 millions de licenses; 65,000 clients; 67% des clients utilisent Sharepoint pour toute l'organisation
  • 12. SharePoint 2013 : Points forts - Facilité d'utilisation et intégration des applications bureautiques. - Prise en charge et sauvegarde des médias sociaux (Wikis, Blogs) avec la possibilité de publication, d’édition, de suivi et d'archivage. - Entrée automatique des métadonnées et ajout manuel de mots clés. - Utilisation du plan de classification pour la création des dossiers et des sous-dossiers et l’ajout automatique des métadonnées aux documents qui y sont classés. - Les politiques de rétention (Retention Policy) : Cette option permet d’appliquer automatiquement des règles de disposition ou d’archivage. Ces politiques peuvent être appliquées au plus haut niveau du site. - Possibilité de créer un dépôt d’archives indépendant . - SharePoint permet aussi un archivage à même le site.
  • 13. SharePoint 2013 : Limitations La préservation à long terme n’est pas garantie (migration vers de nouveaux format de fichiers). Ceci nécessite un autre investissement dans une solution alternative. La sauvegarde (back up) se fait sur la même plate-forme : la sécurité des données est compromise en cas de défaillance du système ou piratage informatique SharePoint n’est pas un produit en accès libre (open source). Ceci limite son interopérabilité avec d’autres plate-formes et applications nécessaires pour le rendre à 100 % conforme. "We have a number of users working with iPhones and tablets that would like to access SharePoint data from those devices," says Edmonton Catholic School system's Lakusta.
  • 14. Conclusion Un bon système de collaboration est essentiel pour une gestion optimale des documents et des archives (moins de duplication, perte minimale de l'information, sécurité des données...) La configuration des fonctionnalités d'archivage en arrière plan du système permet une intégration plus facile de l'aspect d'archivage dans les activités quotidiennes. AIC peut considérer l'option de SharePoint2013 en ligne ( moins coûteuse) AIC peut considérer de consulter les autres branches d'Amnesty pour partager les frais d'acquisition. AIC peut considérer consulter AI pour prendre en charge la préservation à long terme http://www.aiim.org/pdfdocuments/IW-SharePoint-Puzzle_2012.pdf