Outils collaboratifs : Pourquoi ? Comment ? Trucs, astuces et bonnes pratiques Septembre 2009

Outils collaboratifs ? C'est quoi ? Réponse 1 : Réponse 2 : Réponse 3 : Réponse 4 : Réponse 5 : Lapalisse : des outils faits pour collaborer Des trucs à la mode La même chose qu'un disque groupe Un espace Sharepoint La dernière lubie du chef

Réponse 1 :

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Réponse 3 :

Réponse 4 :

Réponse 5 :

Lapalisse : des outils faits pour collaborer

Des trucs à la mode

La même chose qu'un disque groupe

Un espace Sharepoint

La dernière lubie du chef

Allez, reprenons... Un outil collaboratif, c'est un outil qui facilite le travail collaboratif, que l'on peut définir comme la conjugaison de 3 processus (définition de Serge K. Levan): la communication la coopération la coordination En gros, cela permet donc : de partager des informations, des données de travailler ensemble sur un projet commun de répartir les actions, coordonner l'ensemble Plus d'informations à lire en suivant ce lien

Un outil collaboratif, c'est un outil qui facilite le travail collaboratif, que l'on peut définir comme la conjugaison de 3 processus (définition de Serge K. Levan):

la communication

la coopération

la coordination

En gros, cela permet donc :

de partager des informations, des données

de travailler ensemble sur un projet commun

de répartir les actions, coordonner l'ensemble

En gros, ça ne sert à rien... Ben oui, quoi : Je communique par mail Je coopère par les tâches qu'on me dit de faire On se coordonne en réunion

Ben oui, quoi :

Je communique par mail

Je coopère par les tâches qu'on me dit de faire

On se coordonne en réunion

Sauf que... Nulle part il n'y a de conservation de l'ensemble des mails échangés liés à un projet, par exemple (ex. des listes de diffusion help*, on peut poser n fois la même question) Ce n'est pas facile de chercher quelque chose dans ses mails (il y a bien google desktop, mais parfois, le mail que je cherche, je l'ai supprimé) Si j'exécute une tâche sans savoir à quoi elle sert, c'est un fractionnement qui ressemble au taylorisme. On va dire que c'est passé de mode La réunionite aigue nous guette tous, c'est souvent chronophage et peu productif...

Nulle part il n'y a de conservation de l'ensemble des mails échangés liés à un projet, par exemple (ex. des listes de diffusion help*, on peut poser n fois la même question)

Ce n'est pas facile de chercher quelque chose dans ses mails (il y a bien google desktop, mais parfois, le mail que je cherche, je l'ai supprimé)

Si j'exécute une tâche sans savoir à quoi elle sert, c'est un fractionnement qui ressemble au taylorisme. On va dire que c'est passé de mode

La réunionite aigue nous guette tous, c'est souvent chronophage et peu productif...

Et si on faisait autrement ? Ouais... on pourrait collaborer ? Une très bonne présentation à télécharger en bas de page sur : http://www.adbs.fr/regions/spip.php?article978

Ouais... on pourrait collaborer ?

Une très bonne présentation à télécharger en bas de page sur : http://www.adbs.fr/regions/spip.php?article978

D'abord, quelques règles Il ne suffit pas de dire qu'on va collaborer, encore faut-il être prêt à le faire  Cela marche mieux dans le cadre d'un projet, avec un but précis Il ne faut pas vouloir faire tout, tout de suite très bien... Il y aura forcément des hauts et des bas Cela implique un changement dans les habitudes, ce n'est pas simple à gérer et doit être prévu Au début cela prend du temps et ce facteur doit être pris en compte

Il ne suffit pas de dire qu'on va collaborer, encore faut-il être prêt à le faire 

Cela marche mieux dans le cadre d'un projet, avec un but précis

Il ne faut pas vouloir faire tout, tout de suite très bien... Il y aura forcément des hauts et des bas

Cela implique un changement dans les habitudes, ce n'est pas simple à gérer et doit être prévu

Au début cela prend du temps et ce facteur doit être pris en compte

Ensuite, rester modeste :-) Vouloir changer le monde, ici, maintenant, c'est voué à l'échec Il faut donc soigneusement choisir son terrain de jeu, disons là où cela semble le plus facile, avec le moins d'opposition En fonction des besoins réels (et non supposés), il faut soigneusement choisir les techniques et les outils que l'on souhaite mettre en oeuvre Il ne faut surtout pas oublier d'animer les échanges... 

Vouloir changer le monde, ici, maintenant, c'est voué à l'échec

Il faut donc soigneusement choisir son terrain de jeu, disons là où cela semble le plus facile, avec le moins d'opposition

En fonction des besoins réels (et non supposés), il faut soigneusement choisir les techniques et les outils que l'on souhaite mettre en oeuvre

Il ne faut surtout pas oublier d'animer les échanges... 

Assez philosophé... D'accord, voici quelques exemples...

D'accord, voici quelques exemples...

Ex n°1 : Les Forums La bonne idée, c'est d'ouvrir une liste de diffusion (help_xx) que chacun peut utiliser pour essayer de trouver la solution à tel ou tel problème... La moins bonne idée, c'est que cela ne transite que par la messagerie. Dans un cas comme ça, où il s'agit essentiellement de questions-réponses ou recherches de solutions, le mieux c'est un forum de discussion

La bonne idée, c'est d'ouvrir une liste de diffusion (help_xx) que chacun peut utiliser pour essayer de trouver la solution à tel ou tel problème...

La moins bonne idée, c'est que cela ne transite que par la messagerie.

Dans un cas comme ça, où il s'agit essentiellement de questions-réponses ou recherches de solutions, le mieux c'est un forum de discussion

Ex n°1 : Les Forums Dans un forum, il y a des questions et des réponses Dans un forum, on organise les sujets de discussions par thèmes Dans un forum il y a un moteur de recherches Dans un forum, on peut s'abonner aux discussions pour voir passer les échanges, soit par mail, soit par flux RSS http://forum.framasoft.org

Dans un forum, il y a des questions et des réponses

Dans un forum, on organise les sujets de discussions par thèmes

Dans un forum il y a un moteur de recherches

Dans un forum, on peut s'abonner aux discussions pour voir passer les échanges, soit par mail, soit par flux RSS

Ex. n°2 : le partage de documents La bonne idée, c'est de vouloir éviter d'agrafer 50 fois le même document dans un échange de mails D'accord, mais j'en fais quoi du fichier ? 1. Je le mets sur un CD réinscriptible, que j'envoie par la poste ? 2. Je le mets sur un disque groupe ? 3. Je le mets dans un espace de travail de type Sharepoint ?

La bonne idée, c'est de vouloir éviter d'agrafer 50 fois le même document dans un échange de mails

D'accord, mais j'en fais quoi du fichier ?

1. Je le mets sur un CD réinscriptible, que j'envoie par la poste ?

2. Je le mets sur un disque groupe ?

3. Je le mets dans un espace de travail de type Sharepoint ?

Ex n°3 : le wiki Pour construire une documentation à plusieurs mains Pour enrichir un glossaire, un langage commun Pour rédiger des trucs et astuces, une charte d'utilisation, des écrits en perpétuelle évolution, sans passer continuellement en version n+1 Pour une documentation en ligne (manuel utilisateur, par exemple)

Pour construire une documentation à plusieurs mains

Pour enrichir un glossaire, un langage commun

Pour rédiger des trucs et astuces, une charte d'utilisation, des écrits en perpétuelle évolution, sans passer continuellement en version n+1

Pour une documentation en ligne (manuel utilisateur, par exemple)

Ex n°4 : Organisation de projet Pour une gestion de projet, vous utilisez vraisemblablement du classique (MS-project) Mais il y a des choses que MS-Project ne gère pas ou gère mal : les checklists (ou encore todo-lists ou listes de tâches) les plannings de réunions, les agendas de groupe ou les agendas partagés

Pour une gestion de projet, vous utilisez vraisemblablement du classique (MS-project)

Mais il y a des choses que MS-Project ne gère pas ou gère mal :

les checklists (ou encore todo-lists ou listes de tâches)

les plannings de réunions,

les agendas de groupe ou les agendas partagés

Ex n°5 : les moyens de communication Téléphone et contact en face à face ne sont plus suffisants... La panoplie du travailleur collaboratif comprend aussi : netmeeting, webmeeting chat (instant messaging) avec signal de présence Voix sur IP Application de tableau blanc permettant des annotations en direct (sauvegardées, c'est mieux)

Téléphone et contact en face à face ne sont plus suffisants...

La panoplie du travailleur collaboratif comprend aussi :

netmeeting, webmeeting

chat (instant messaging) avec signal de présence

Voix sur IP

Application de tableau blanc permettant des annotations en direct (sauvegardées, c'est mieux)

Ex n°6 : Faire circuler l'information Mettre à disposition une information, c'est bien... Mais si personne ne vient voir, cela ne sert à rien. La nature humaine étant ainsi faite, il vaut mieux prévenir que guérir... Un bon workflow vaut mieux qu'un mauvais... (image à trouver) http://en.q-bpm.org/mediawiki/index.php/Workflow_Engine

Mettre à disposition une information, c'est bien...

Mais si personne ne vient voir, cela ne sert à rien.

La nature humaine étant ainsi faite, il vaut mieux prévenir que guérir...

Un bon workflow vaut mieux qu'un mauvais... (image à trouver)

Ex n°7 : Les sondages Que pensent les utilisateurs de votre site ou de votre espace ? Quelles fonctionnalités aimeraient-ils avoir ? Avez-vous plusieurs possibilités et souhaitez-vous l'avis de tous avant de choisir l'option qui tue ? Lancez un sondage... Vous avez toujours les résultats du vote en direct !

Que pensent les utilisateurs de votre site ou de votre espace ?

Quelles fonctionnalités aimeraient-ils avoir ?

Avez-vous plusieurs possibilités et souhaitez-vous l'avis de tous avant de choisir l'option qui tue ?

Lancez un sondage... Vous avez toujours les résultats du vote en direct !

Mais n'oublions pas... Nous ne sommes pas familiers des outils collaboratifs et les temps d'apprentissage ne sont pas à négliger. Les outils ne sont pas la solution aux problèmes de communication ou de collaboration... Nous ne savons pas forcément avec qui converser et collaborer (qui est la bonne personne). Les outils ne peuvent que rarement nous aider à découvrir qui est qui L'apprentissage collectif n'est pas la règle... Nous avons plutôt appris à être individualistes ! Autant de comportements à changer... qui n'ont rien à voir avec les outils ! Directement inspiré par Dave Pollard http://blogs.salon.com/0002007/2006/08/27.html#a1624

Nous ne sommes pas familiers des outils collaboratifs et les temps d'apprentissage ne sont pas à négliger.

Les outils ne sont pas la solution aux problèmes de communication ou de collaboration...

Nous ne savons pas forcément avec qui converser et collaborer (qui est la bonne personne). Les outils ne peuvent que rarement nous aider à découvrir qui est qui

L'apprentissage collectif n'est pas la règle... Nous avons plutôt appris à être individualistes !

Autant de comportements à changer... qui n'ont rien à voir avec les outils !

Directement inspiré par Dave Pollard http://blogs.salon.com/0002007/2006/08/27.html#a1624