Werbinar Gestão Documental - Anima Ensino

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Apresentação utilizada pela consultora Dra Eliana Rezende, no webinar Gestão Documental: Transparência e Racionalidade às Instituições, promovido pela Anima Ensino: http://www.animaensino.com.br

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Werbinar Gestão Documental - Anima Ensino

  1. 1. Webinar – Gestão Documental:Racionalidade e Transparência às InstituiçõesProfª Drª Eliana Almeida de Souza Rezende
  2. 2. Apresentação• As instituições se vêem confrontadas com a geração em massa de documentos de todas as naturezas, desde os suportados por papel, até os digitais, eletrônicos, ópticos etc. Isto gera uma necessidade de normatização e padronização em suas formas de guarda e posterior recuperação da informação.
  3. 3. • Em função deste cenário, este webinar discutirá como racionalizar processos de gestão para gerar benefícios, como o atendimento às demandas de setores que procuram dados à prova.• A Gestão Documental também é um elemento essencial para a constituição de uma Memória e Identidade Institucional e Social.
  4. 4. Por que estamos aqui?• Áreas conexas e afins• De onde viemos e para onde vamos? – O mundo em conexão – Explosão informacional de um lado e decisões de para racionalização de recursos humanos, tecnológicos e financeiros – Necessidade de escolhas baseadas em critérios sólidos
  5. 5. Gestão Documental Objetivoa) Garantir que a informação esteja disponível quando e onde seja necessária a Instituição e aos cidadãos;b) Propiciar a guarda, o acesso e preservação dos documentos de caráter permanente;c) Assegurar a eliminação do que não tenha mais valor administrativo, fiscal e legal;d) Normatizar o uso adequado do gerenciamento eletrônico da informação.(Gestão Documental, da Informação e do Conhecimento, por Emeide Nóbrega Duarte e outros, Estado da Paraíba)
  6. 6. Gestão Documental• Desafio – Atender às solicitações de forma eficiente e eficaz; – Eliminar gastos desnecessários; – Introduzir a cultura da gestão documental moderna; – Racionalização de recursos humanos, tecnológicos e financeiros• Plano – Adoção de normas, procedimentos e técnicas de gestão arquivística documental – Planejamento e introdução de uma informática aplicada
  7. 7. FUNÇÃO E OBJETIVO• Estabelecer diretrizes, normas e procedimentos com base na legislação vigente para as atividades que envolvam a Gestão Arquivística de Documentos, articulando e orientando tecnicamente os setores e departamentos em como gerenciar seus acervos documentais e disponibilizar a informação contida nos mesmos
  8. 8. Conceituando e definindo...Informação Suporte Documento
  9. 9. Tripé Metodológico• Para que tais documentos cumpram sua função: quer social, administrativa, técnica, cultural, jurídica, artística eles necessitam estar acessíveis, organizados e preservados (este é o tripé onde se assenta a Gestão)• Co-responsabilidade no processo de recuperação da informação, em benefício da divulgação científica, tecnológica, cultural e social, bem como do testemunho jurídico e histórico
  10. 10. Não confunda!O conceito de gestão de documentos, compreendendo todos os procedimentos e operações técnicas das fases corrente e intermediária, isto é, desde a produção até a destinação final, que nesse texto estamos denominando como gestão arquivística dos documentos para diferenciar de outros sistemas de documentos que usam o termo gestão Um exemplo dessa situação ocorre na área de informática que passou a utilizar o termo gestão de documentos para alguns procedimentos de recuperação da informação do material digitalizado, implantação de protocolos informatizados e/ou para controle do armazenamento, não incorporando o conceito de original para produção de documentos, código de classificação de assunto, Tabela de Temporalidade Documental, avaliação e destinação.
  11. 11. Assim...• Uma ferramenta de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) não necessariamente atende a todos requisitos arquivísticos e jurídicos, se aproximando, na maioria das vezes, de uma aplicação de gestão de documentos e não de um sistema de gestão arquivística de documentos
  12. 12. OrigensMeados do século XX• A partir das soluções apontadas por comissões governamentais nomeadas para a reforma administrativa dos Estados Unidos e do Canadá, no final da década de 40 do século XX, foram estabelecidos princípios de racionalidade administrativa, a partir da intervenção nas etapas do ciclo documental, a saber: produção, utilização, conservação e destinação (incluída a avaliação por TTD) de documentos (Fonseca, 1998, p.38)
  13. 13. No BrasilRegulamentação no Brasil pela Lei Federal n.º8.159 de 1991, que a conceitua da seguinteforma: “Considera-se gestão de documentos oconjunto de procedimentos e operaçõestécnicas referentes à sua produção,tramitação, uso, avaliação e arquivamento emfase corrente e intermediária, visando a suaeliminação ou recolhimentos para guardapermanente”.
  14. 14. Importância do CronogramaO cronograma de trabalho viabiliza realizações, forneceelementos consistentes para se atingir metas e/ou analisareventuais problemasAlém disso, é um importante termômetro para agenciasfinanciadoras e captadoras de recurso verificarem se ostrabalhos estão se realizando a contento e se não, quais seuspontos nevrálgicosDeve estar inserida em uma Politíca de Gestão ArquivísticaDocumental nas Instituições Públicas ou Privadas
  15. 15. Grata!Profª Drª Eliana Almeida de Souza RezendeConsultora em Gestão Documental & MemóriaInstitucionalLinkedIn:http://br.linkedin.com/pub/eliana-rezende/36/186/610eli_rezende@yahoo.com.br www.animaensino.com.br

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