Presentación sobre la conceptualización de los documentos electrónicos.

1. EJE TEMÁTICO 1
DOCUMENTO ELECTRÓNICO
ANGIE PAOLA ESCALANTE RODRIGUEZ
LUIS FERNANDO SOTOMAYOR DIAZ
ERIKA PAOLA BECERRA AVELLA
CAREN ELIANA BERMÚDEZ URREGO
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y
ARCHIVÍSTICA
GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

2. EJE TEMÁTICO 1
DOCUMENTO ELECTRÓNICO
ANGIE PAOLA ESCALANTE RODRIGUEZ
LUIS FERNANDO SOTOMAYOR DIAZ
ERIKA PAOLA BECERRA AVELLA
CAREN ELIANA BERMÚDEZ URREGO
DOCENTE
JORGE MARIO ZULUAGA CAMPUZANO
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y
ARCHIVÍSTICA
GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

3. INTRODUCCIÓN
El documento electrónico como el avance
de las nuevas tecnologías de la
información y la comunicación se han ido
incorporado con más rapidez dentro de las
organizaciones, por esta razón, las
entidades se han visto en al necesidad de
definir políticas para la implementación,
administración, seguridad y otros aspectos
fundamentales para este tipo de
documentos que cada día se penetran más
y más en las mismas.

4. OBJETIVOS
General
Realizar proceso de consulta presentación de conceptos
relacionados con el documento electrónico para el aporte al
proceso de aprendizaje del Profesional de Ciencia de la
Información, la Documentación, Bibliotecología y Archivística de
la Universidad del Quindío.
Específicos
• Valorar la importancia del documento electrónico.
• Especificar conceptos claros en el glosario relacionado con
documento electrónico.
• Concluir sobre los aspectos más importantes sobre el
documento electrónico.

5. CONTENIDO
*El documento electrónico
*El ciclo vital de la información sus 3 fases
*El dato individual de la información electrónica
estructurada.
-Que es información
-Que es un dato
-Por que es diferente la información electrónica
*Creación de datos electrónicos.
*Modos de estructurar los datos.
-Documentos
-Bases de datos
*Adquisiciones de equipos y aplicaciones para la
información electrónica.

6. 1. Documento Electrónico
Según lo estipulado por el Archivo
General de la Nación en el Acuerdo
060 de 2001: "Es todo documento
cuyo soporte material es de algún tipo
de dispositivo electrónico y en el que
el contenido está codificado mediante
algún tipo de código digital que puede
ser leído o reproducido mediante el
auxilio de detectores de
magnetización".

7. 2. Ciclo vital de la información
en sus 3 fases
Un sistema de información es
un sistema automatizado,
engloba la infraestructura, la
organización el personal y todos
los componentes necesarios de la
información.

9. Fases o etapas del Ciclo Vital de la
Información
A. Diseño
Los modelos que se utilizan en el diseño,
representan las características del sistema que
nos permitirán implementarlo de forma efectiva,
se estudian las posibles alternativas de
implementación para el sistema de información
que hemos de construir

10. B. Creación
Se encarga de la adquisición de todos los recursos
necesarios para que el sistema funcione. La
elección de estos recursos depende de las
decisiones del diseño que se haya tomado.

11. C. Mantenimiento
Consume del 40% al 80% de los recursos de una empresa de
desarrollo de software, esta fase incluye 3 facetas:
MANTENIMIENTO CORRECTIVO: Es lo primero que se le viene a la
cabeza cuando se piensa en mantenimiento
MANTENIMIENTO ADAPTATIVO: Cuando el sistema ha de funcionar
sobre una nueva versión del sistema operativo.
MANTENIMIENTO PERFECTIVO: Cuando se proponen características
que supondrían una mejora del sistema.

12. 3. El dato individual a la
información electrónica estructurada
-Que es información
Es un conjunto organizado de datos
procesados, que constituyen un
mensaje sobre un determinado ente,
también es un fenómeno que
proporciona significado a las cosas e
indica mediante códigos los modelos de
los pensamientos humanos.

13. -Que es un dato
Un dato es un símbolo representado como
numérico, alfabético, algorítmico, por imágenes o
sonidos dando una unidad mínima de información
no precisa para la toma de decisiones ya que los
datos pueden ser almacenados y clasificados más
no ordenados.

14. 4. Porque es diferente la información
electrónica.
Existen diversos soportes para representar o
almacenar la información y en estos radica
la durabilidad del contenido que estos
posean. La información electrónica está
contenida en un soporte electrónico o
digital y la diferencia se da por el soporte
en el que se encuentra contenida la
información.

15. 5. Creación de datos electrónicos
La creación de datos inicia cuando se recopilan
varios datos que son unificados para la formación
de un documento, este se elabora mediante un
Software que lo codifica, estos datos son
conservados en un soporte. La información
electrónica puede ser tratados, comunicados e
interpretados por un ordenador. Un conjunto o
una serie de datos pueden construir un
documento hasta elaborar una base de datos.

16. 6. Modos de estructurar los datos
según la finalidad de la información, existen principalmente dos
medios de estructurar los datos:
a) Base de datos: en esta estructura, los datos son almacenados en
un “pool” o reserva de información, de donde pueden extraerse o
ponerse al día.
B) El documento: estructura utilizada cuando los datos han sido
agrupados para dar cuenta de un razonamiento o una actividad. El
documento puede a menudo servir de prueba de una actividad
particular (acto jurídico...), debiendo registrarse en este caso.

17. Tipos de documentos
electrónicos
Digitalizados: Creados a partir de documentos
impresos.
Digitales para imprimir: Creados para ser
impresos.
Multimedia-ticos: Creados para ser
exclusivamente consultados desde un
computador.

18. Bases de datos
Son elementos de vital importancia que contienen
información que identifican documentos
electrónicos, en ficheros de compatibilidad, hojas
de cálculo, formularios, ficha técnica que sirven
para conservar y de referente de consulta sobre
listados de documentos electrónicos producidos
en una empresa y conservados -consultados en
el archivo de gestión, central e histórico.

19. 7. Adquisición de equipos y aplicaciones
para la información electrónica
Hace parte de un modo de estructurar datos, las
empresas públicas, privadas o mixtas, deben
tener en cuenta la necesidad de conservación,
preservación y consulta, crear y aplicar
manuales, políticas, para adquirir, utilizar
elementos que aporten a los bajos costos en el
ejercicio realizado desde el archivo en el
tratamiento de los documentos electrónicos, la
empresa debe tener en cuenta, caso Colombia,
en su Directiva Ministerial 04 de Abril de 2012.
En la cual se da importancia de implementar las
herramientas electrónicas(adquisiciones).

20. Seguridad de los documentos electrónicos
Hay una serie de aspectos importantes a considerar para la
seguridad de los documentos electrónicos, cuando
pensamos en documentos electrónicos debemos tener muy
presente los parámetros de seguridad ya definidos en
cuanto a costos y beneficios, tener en cuenta la
manipulación que harán las personas en la documentación
ya que es primordial la confidencialidad ya que el riesgo
más grande se encuentra dentro de la organización
´presentándose la filtración de la misma y es perjudicial
para la entidad, por otro lado los controles de seguridad no
eliminan el riesgo sino que simplemente los minimizan.

21. Esquema de Seguridad de los documentos
electrónicos:

23. CONCLUSIONES
- Se aprendió que los documentos electrónicos poseen algún
dispositivo electrónico que puede ser leído o reproducido por
algún detector de magnetización.
- A modo de conclusión cuando se recopilan varios datos que son
unificados para la formación de un documento, se habla del inicio
de una creación de datos.
- Se determinó que uno de los problemas que existe en el diseño de
las bases de datos es el diseño de la estructura tanto lógica como
física de una o más bases de datos para atender las necesidades
de información de los usuarios.
- Las etapas del ciclo vital de la información son necesarias, ya que
el desarrollo de un sistema conlleva de una planificación y una vez
construido el sistema de información, este puede ser utilizado.

24. Referencias Bibliográficas
- Glosario Archivo General de la Nacion -
http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=1264
- Documento ciclo de vida de un sistema de informacion -
http://flanagan.ugr.es/docencia/2005-
2006/2/apuntes/ciclovida.pdf
- Guia de la informacion electronica -
http://www.cornu.eu.org/files/guidelines_ES.pdf
- Directiva presidencial No 4 de abril del 2012 -
http://wsp.presidencia.gov.co/Normativa/Directivas/Documents/di
rec0404032012.pdf