Proyecto de Automatización en la Biblioteca Escolar para el Acceso Efectivo de la Información Angélica M. Carrillo Toste Maestra Bibliotecaria © 2007

Automatización de Bibliotecas Se concibe como: “ la utilización de máquinas” … “y de técnicas informáticas que faciliten las tareas del bibliotecario, para hacer posible una gestión adecuada de la información”…“y un control efectivo” de los recursos que forman los fondos esenciales de la actividad bibliotecaria. (García, 1972?)

¿Por qué automatizar? Permite mejorar la eficacia del proceso técnico y la gestión interna. Facilita la prestación de nuevos servicios. Facilita la cooperación con otros centros. Ayuda a maximizar los esfuerzos en la administración de la biblioteca. (Bilal, 1997)

Permite mejorar la eficacia del proceso técnico y la gestión interna.

Facilita la prestación de nuevos servicios.

Facilita la cooperación con otros centros.

Ayuda a maximizar los esfuerzos en la administración de la biblioteca.

¿Por qué automatizar? Permite cumplir más eficazmente los objetivos de la biblioteca. Permitiendo al bibliotecario dedicarse fundamentalmente a las tareas de índole pedagógica. Aumenta la motivación de los alumnos hacia la investigación y la búsqueda de información. (Bilal, 1997) En el plano educativo, la automatización

Permite cumplir más eficazmente los objetivos de la biblioteca.

Permitiendo al bibliotecario dedicarse fundamentalmente a las tareas de índole pedagógica.

Aumenta la motivación de los alumnos hacia la investigación y la búsqueda de información.

Sistema integrado de Automatización de Bibliotecas (Lopata, 1995) Es un programado que usualmente consiste de varios módulos de aplicación y que estos comparten una base de datos bibliográfica en común. Módulos más comunes: Adquisiciones Circulación Catalogación OPAC

Es un programado que usualmente consiste de varios módulos de aplicación y que estos comparten una base de datos bibliográfica en común.

Módulos más comunes:

Adquisiciones

Circulación

Catalogación

OPAC

Características Integración de todas las funciones de la biblioteca (adquisición, catalogación, consultas, préstamos, publicaciones periódicas, impresión de catálogos y estadísticas, entre otras). (Bilal, 1997) Un programa para la automatización de las bibliotecas debe presentar las siguientes características:

Integración de todas las funciones de la biblioteca

(adquisición, catalogación, consultas, préstamos, publicaciones periódicas, impresión de catálogos y estadísticas, entre otras).

Características 2. Posibilidad de instalación en red de área local o institucional. 3. Posibilidad de integrar registros procedentes de centrales catalogadoras. (Bilal, 1997) Un programa para la automatización de las bibliotecas debe presentar las siguientes características:

2. Posibilidad de instalación en red de

área local o institucional.

3. Posibilidad de integrar registros

procedentes de centrales

catalogadoras.

Características 4. Interfaz de uso sencillo para profesores y alumnos. 5. Posibilidad de importar datos de los ficheros de gestión del centro. 6. Posibilidad de creación de bases de datos en la biblioteca del centro. (Bilal, 1997) Un programa para la automatización de las bibliotecas debe presentar las siguientes características:

4. Interfaz de uso sencillo para

profesores y alumnos.

5. Posibilidad de importar datos de los

ficheros de gestión del centro.

6. Posibilidad de creación de bases de

datos en la biblioteca del centro.

Características 7.Facilidad para el intercambio de registros entre centros escolares. 8. Préstamo ágil. Posibilidad de atender a un gran número de usuarios en poco tiempo. (Bilal, 1997) Un programa para la automatización de las bibliotecas debe presentar las siguientes características:

7.Facilidad para el intercambio de

registros entre centros escolares.

8. Préstamo ágil.

Posibilidad de atender a un gran

número de usuarios en poco tiempo.

Características 9. Módulo de consulta (OPAC) fácil de usar: -Interfaz con diferentes niveles de complejidad. (Bilal, 1997) Un programa para la automatización de las bibliotecas debe presentar las siguientes características:

9. Módulo de consulta (OPAC) fácil de

usar:

-Interfaz con diferentes niveles de

complejidad.

Características 10. Varias formas de búsqueda de la información Ej. por palabra clave, por autor, título, o materia. La utilización de operadores booleanos y de proximidad. (Bilal, 1997) Un programa para la automatización de las bibliotecas debe presentar las siguientes características:

10. Varias formas de búsqueda de la información

Ej. por palabra clave, por autor, título, o materia.

La utilización de operadores booleanos y de proximidad.

Características 11. Diferentes formatos de visualización de la información: -listado, -ficha completa con etiquetas de campo, -otras (Bilal, 1997) Un programa para la automatización de las bibliotecas debe presentar las siguientes características:

11. Diferentes formatos de visualización de la información:

-listado,

-ficha completa con etiquetas de campo,

-otras

Características 12. Garantía de seguridad de los datos: - restricción del acceso a las diferentes funciones -posibilidad de realizar copias de seguridad de forma sencilla. (Bilal, 1997) Un programa para la automatización de las bibliotecas debe presentar las siguientes características:

12. Garantía de seguridad de los datos:

- restricción del acceso a las diferentes funciones

-posibilidad de realizar copias de seguridad de forma sencilla.

Características 13-Debe contener suficientes mensajes en pantalla e instrucciones claras. Debe estar acompañado de materiales para de consulta para su uso. (manuales, carteles, fichas de trabajo etc.). (Bilal, 1997) Un programa para la automatización de las bibliotecas debe presentar las siguientes características:

13-Debe contener suficientes mensajes en pantalla e instrucciones claras.

Debe estar acompañado de materiales para de consulta para su uso.

(manuales, carteles, fichas de trabajo etc.).

Pasos para la automatización Paso 1: Estudio de los servicios y tecnologías existentes Identificar la función y los servicios que provee la biblioteca. Identificar la tecnología que se utiliza en la biblioteca. Colectar y organizar la data estadística básica. (Cohn, Kelsey & Fiels, 1997)

Paso 1: Estudio de los servicios y tecnologías existentes

Identificar la función y los servicios que provee la biblioteca.

Identificar la tecnología que se utiliza en la biblioteca.

Colectar y organizar la data estadística básica.

Pasos para la automatización Paso 2: Diagnosticar las necesidades y establecer prioridades Identificar las personas que se deben involucrar en la planificación. Diagnosticar las necesidades Identificar las formas de satisfacer esas necesidades Establecer prioridades Establecer un presupuesto preliminar (Cohn, Kelsey & Fiels, 1997)

Paso 2: Diagnosticar las necesidades y establecer prioridades

Identificar las personas que se deben involucrar en la planificación.

Diagnosticar las necesidades

Identificar las formas de satisfacer esas necesidades

Establecer prioridades

Establecer un presupuesto preliminar

Pasos para la automatización Paso 3: Traducir las necesidades y las prioridades en un plan específico Diseñar un plan estratégico Preparar y distribuir la propuesta -se incluye la propuesta para la solicitud de fondos. (Cohn, Kelsey & Fiels, 1997)

Paso 3: Traducir las necesidades y las prioridades en un plan específico

Diseñar un plan estratégico

Preparar y distribuir la propuesta

-se incluye la propuesta para la solicitud de fondos.

Pasos para la automatización Paso 4: Evaluación de la propuesta y selección del sistema Ver demostraciones de los sistemas Analizar la respuesta de los vendedores Costos Obtener la opinión de otros clientes Tomar la decisión final (Cohn, Kelsey & Fiels, 1997)

Paso 4: Evaluación de la propuesta y selección del sistema

Ver demostraciones de los sistemas

Analizar la respuesta de los vendedores

Costos

Obtener la opinión de otros clientes

Tomar la decisión final

Pasos para la automatización Paso 5: Poner el sistema en función Hacer la contratación y las negociaciones Instalación del equipo y el programado Adiestramientos (Cohn, Kelsey & Fiels, 1997)

Paso 5: Poner el sistema en función

Hacer la contratación y las negociaciones

Instalación del equipo y el programado

Adiestramientos

Pasos para la automatización Paso 6: Planificación para crear y mantener la base de datos del sistema Crear políticas que estandaricen la entrada de datos. Hacer la conversión retrospectiva. Procesar los materiales para funcionar con el nuevo sistema. Ej. los códigos de barra (Cohn, Kelsey & Fiels, 1997)

Paso 6: Planificación para crear y mantener la base de datos del sistema

Crear políticas que estandaricen la entrada de datos.

Hacer la conversión retrospectiva.

Procesar los materiales para funcionar con el nuevo sistema.

Ej. los códigos de barra

Pasos para la automatización En las bibliotecas escolares, se debe proveer un énfasis mayor a un paso que Cohn, Kelsey & Fiels (1997) no incluyen en su escrito. Consideramos pertinente otro paso, el desarrollo de un programa de destrezas y actividades para que toda la comunidad escolar aprenda a utilizar y sacar el mejor provecho de este sistema.

En las bibliotecas escolares, se debe proveer un énfasis mayor a un paso que Cohn, Kelsey & Fiels (1997) no incluyen en su escrito.

Consideramos pertinente otro paso, el desarrollo de un programa de destrezas y actividades para que toda la comunidad escolar aprenda a utilizar y sacar el mejor provecho de este sistema.

Orientación y divulgación Organizar adiestramientos para los estudiantes, maestros y comunidad. Etapa del Plan de implantación Paso 7: Desarrollo de Destrezas y actividades Coordinar con la facultad la preparación de un módulos instruccionales y actividades que integren el uso del Sistema.

Orientación y divulgación

Organizar adiestramientos para los estudiantes, maestros y comunidad.

Coordinar con la facultad la preparación de un módulos instruccionales y actividades que integren el uso del Sistema.

Referencias Bilal , D. (1997). Automating media centers and small libraries: a microcomputer-based approach . Englewood, Colo.: Libraries Unlimited. Cohn. J., Kelsey, A. & Fiels, K. (1997). Planning for automation: a how-to-do-it manual for librarians . 2nd ed. New York: Neal Schuman Publishers. Cormenzana, F. (1999?). Normas y estructuras para automatizar la información: Resumen sobre el protocolo Z39.50 . Retrieved 04 30, 2007, from http://www.crnti.edu.uy/05trabajos/normas1/protocoloz3950.doc García, E. (1972?). Principios generales de la Automatización de Bibliotecas. El granero común . Recuperado el 29/04/2007, en http://elgranerocomun.net/article25.html SIRS Mandarin premieres new interface and databases, receives automation contract. (2000, Feb). Information Today , 17(2), 37, 39. Recuperado el 12/08/2004, en Wilson, Library & Information Science Database, Article No. 200003206105018. Lopata, C. (1995). Integrated Library Systems . Recuparado el 29/04/2007, en ERIC Digest Database, Articulo No. ED381179. Readers' choice awards:School Management Software. (2002, oct). eSchool News . Recuperado el 28/04/2007, en http://mlasolutions.com/award.pdf Rogers, M. (2000, Mar). SIRS selected for Puerto Rico's Project SABER. Library Journal , 125(4), 27. Recuperado el 12/08/2004, en Wilson, Library Lit & Inf Full Text Database, Article No. 0006101872008.

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