Como Organizar el Archivo de la Empresa

parcialde este libro, n¡su tratamienlo informát¡co,
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Colombiana del Libro
ISBN:958-97083-&7
DEDICATORIA
Quiero dedicar este libro a todas las personas que han asistido a mis Seminarios,
en estos ya 10 años de ejercicio profesional, a los empresarios que confiaron en
mi trabajo y a tantas personas cuya lista sería interminable.
Sin embargo en esta oportunidad, en mi tercer libro quiero recordar varios que
han sido especiales en mi vida:
A Dios padre, hijo y espíritu santo, quienes me mueven día a día.
A Jano, Patrón tutelar de los Archivos.
A [a memoria de mi abuela Guadalupe Escorcia Bilbao.
A mi madre doña Yotanda Ripoll Escorcia,
A mis Hernnnos Julio, Manuet, Carlos, Jesús, Julia y Eduardo.
A mis ahijados Maireth y Brandon.
A mis sobrinos Kiara Lorena, Nelson Leonardo y Vianca Steffani.
A la memoria de Juana Escobar López.
A mi ex - esposa Flor Cantilto.
A mi padre Arturo Reyes JÍménez, a todos mis tíos y prirnos.
A mis grandes amigos José Manuel, Luis Eduardo, Etkn Antonio y Key Morgan
A mis amigos de adotescencia Jesús, Jair, Henry Harold, lvlauro, Jaüer y Alberto
A mi gran amiga Diana Ruíz Acosta
A mis profesores, todos
A mis cotegas Helkin Nuñez, María Ramírez, Luis Alarcón, Samuel Navarro, Danilo
Ulloque, Graciela Stornetli Zúñiga, Nohora l,iloncada, Luz María Álvarez, Renso
Rodríguez, Leyta Atarcón.
A mis cotaboradores Francisco Ruiz, Jhonny Martínez, Ariet Nuñez, Endy Meneses,
Adriana Lara, Ernesto Cannrgo, Jorge Consuegra, Cartos Navarro, Jota Alario
Gómez, Eduar Peña.
Muy especiatnEnte at equipo de trabajo de Seminarios Andinos y Atberto Jiménez;
con quien hemos recorrido ta herrnosa, diversa, sorprendente e impresionante
geografía Cotombiana
.,.1'
A todos ettos mil gracias....
ARTURO EDUARDO REYES RIPOLL
''L
"", I
PRIMER EDICIÓN:
Diagramaclón:
lmproso por:
lmpreso en Colombia
&ubr€ d62004 f .000€¡€mplares
IMPRESOS COMERCIALES
Orlando Rey Valdivioso
COLORES IMPRESOS

CONTETüIDO
CAPITULO I
coNcEpros GENERALEs soBRE ARcHlvísrlc¡ ........ """"""' 9
CAPITULO II
rlteOntcróN V ¡pt-lc¡ctÓN DE TABLAs or nfrrNCtÓH DOCUMENTAL .... ....17
CAPITULO III
MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA ...............' 28
CAPITULO IV
ARCHfVOS MÉDICOS O DE HISTORIAS CLíNICAS -....-.'."""""'47
CAP¡TULO V
ARCHIVOS DE PERSONAL O DE HOJAS DE VIDA ..........."....... 57
CAPITULO VI
coMooRGAN|ZARFoNDosAcUMULADosoARcH|Vos|NAcT|Vos.............62
CAPITULO VII
PRINCIPIOS PARA LA AUTOMATIZACION A TRAVES
oe u olclrN-lzAclóN DE ARCHIVOS - """"""" ó6
CAPITULO VIII
COMO CONSERVAR FÍSICA¡AENTE LOS DOCUMENTOS ..............76
CAPITULO IX
LEGT5LACIÓNGENERALSOBREARCHIVíSnCA.......'. "'''"''""84
BIBL|OGMFIA........... :"""""""" e5
OBJETIVOS
D Conocer los conceptos básicos sobre archivos
Ú Mun.jar ta tegistación ügente en materia
archivística.
D ttuh,orar y apticar tabtas de retención
documentat.
D ld"ntificar los principios de [a organización
de los archivos.
D Conocer nuevas tecnologías apticabtes a tos
archivos.
D Mun"jar Unidades de Correspondencia.
Ú o¡t"renciar y Manejar Archivos clínicos y de
personat.
D ldentificar y controtar las principates causas
de deterioro del PaPet.

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es RiPott S)
TEORIA ARCHIVÍSTICA
1. CONCEPTOS BÁSTCOS
1.1. DOCUMENTO
Los documentos son [a base material del saber y la
memoria de la humanidad. Docurnento en un sentido
am indePendiente
de lo que Puede
tra ibros, revistas,
fottetos, microfilmes e
maneragenerattodo t d
y esté sometido a a
ordenadora.
La materia prinn de tos archivos lo constituyen los
documentos de toda clase y tipo; y para ltegar a la
admlnlstraclón de estos no soto es necesario tener
conciencia de ta importancia de estos para la sociedad
y para las organizaciones; sino identificar a que
tategoría pertánece, así como también conocer sus
características externas e internas, su ese-ncia, sus
objetivos y funciones de nrcdo que se pueda nnni¡ttar
y servirse de ét en forma conveniente.
1.1.1. Caracterisiticas de los Docurnentos.
Es importante saber que los documentos se diferencias
de tos demás objetos de información como son los libros
que hacen parte de las bibliotecas y la prensa, revistas
o informes que hacen parte de hemerotecas y centros
de documentación, acá algunas diferencias
primordiales:
D soN sERtADos
Como son el reftejo de las actividades llevadas a
cabo por diferentes ctores Y éstas
se prolongan a tiemPo, [a
documentación está r seríes, de las
cuates cada una responde a [a función específica
realizada por un determinado sujeto productor.
Ejempto: expedientes de obras, informes, etc.
Por otra parte, a los documentos de un archivo
no se les puede considerar como piezas aistadas
o documentos suettos, colrr, ocurre con los libros,
su existencia viene determinada porque
pertenecen a un conjunto documental que
responde a la rnateriatización de una actiüdad
concreta.
soN EXCLUS¡VOS
cada documento de archivo aunque responde a la actiüdad concreta de
un sujeto productor, se refiere a un asunto o persona diferente' La
información de cada uno nunca es idéntica a otro.
50N ORIGINALES
otra de las características del documento de archivo es que son ejemptares
únicos y originates a diferencia de tos ejemptares múttiples editados o
r"p.ográfiaa*. A[ ser creados como soporte nnterial del acto administrativo
ttevaáo a cabo por un órgano como prueba o testimonio mediante [a
incorporación dá signos yhur."t (firma,-seltos, etc)' Su condición de
únicos üene definida además por la reunión de tres aspectos:
. su integridad: Debe estar integro o comPleto, no le debe faltar ninguna
de sus partes tanto las que se refieren a sus caracteres externos (soporte'
formato) como interior (autor y fecha).
. Su autenticidad: Es decir que corresponde a[ autor, la fecha, e[ lugary
el asunto que en ét se consignan.
1.2. ARCHTVO
Archivo se define como et conjunto de documentos producidos y recibidos por
una persona o entidad en razón de sus funciones o de la actiüdad que
desempeñen, los cuales deben estar organizados respetando el orden de
producción o recePción.
También se considera archivo a la dependencia o institución que cuenta con el
personai especiatizado y los medios para administrar adecuadamente el
patrimonio documental de un ente productor.
1.3. IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS
1.3.1. Para la Gestión Administrativa.
Los archivos son creados por tas personas con base en tas funciones que
desempeñan en las empresas o entidades, en consecuencia los documentos de
dicho árchivo sirven de rnanera constante para verificar dichas actuaciones,
para determinar responsabitidades, responder a peticiones y en general al
iuncionamiento o giro del negocio, cuatquiera que sea este'
1.3.2. Para la Historia de las Regiones.
Los documentos de archivo, son considerados [a fuente primaria de información
para la investigación histórica, por ejempto en archivos de empresas podremos
Lncontrar infórmación sobre procesos industriales, principates rengtones
elonómicos de [a región, principales actiüdades de las personas, demografía, y
en general el diario viür de los pobladores.
VA
v-1
Lamateria prima
de los archivos lo
constituyen los
documentos de
toda clase y tipo,.,

f.3 )ara los Ciudadanos en General.
ntan derechos y deberes de los ciudad
es para [a comunÍdad en general, pod
como el de acceso a ta iniormació¡i, a
Además de legitimizar nuestra ciudadanía y estado civil.
1.3.4. para la Cultura
la identidad nacional, ellos son Darte
#ffi l:"ff i1?l:;,,?i.Tlli:: I j
1.4. CIáSIFICACION DE LOS ARCHIVOS
Su FuncionatÍdad
Centrales, Toda la documentación está bajo ta
responsabitidad de una sota dependencri, t;,;;lposee personal especiatizado qr" ," un."rg" l"todos los procesos archivísticos.
Descentratizados, En este cada dependencia dela empresa o entidad tie
presentándor" arí .arn"
su propio archivo'
comunes, normalización r"ff[.:i"::nsuajesuescentralizados con control central, Cuando
existe.una unidad de archivo centra[, qú" r.".oguperiódicamente los documentor, 1tr"nrfu..n.L"rjy se encarga de diseñar
"
impt"r"nüi'L,potíticas archiüsticas.
. Notariates, Conservan documentos púbticoslue
garantizan la fe det comun.
expedientes taborates de los empteados.
. Con
cor
"l:l::ffi:::"
financiera,
. Ctín
paci
las historias médicas de
. Laborales o de personal,
_son formados por los
--:--
w w- s añí N ri ot ondi M t. cú
)
SEGUN SE DIVIDEN EN
El Productor
. Públicos, Cuando son generados por una entidad
estataI de cualquier orden.
. Privados, estos son generados por una empresa
privada o persona naturat.
5u Acervo
Administrativos o de gestión, Cuando se
encuentran en las oficinas en busca de sotución
o gestión administrativa, contable, fiscat, tegat,
etc, son los archivos de tas dependencias.
Intermedios, Se trata de documentos que ya
pasaron su gestión, pero deben seguirse
conseryando por que poseen va[ores prímarÍos.
Permanentes o Históricos, Son documentos que
ya perdieron todos sus vatores primarios, pero se
conservar por su vator para [a ciencia, [a
investigación o la historia.
2. CICLO VTTAL DEL DOCUMENTO
Los archivos, como lo mencionamos antes pasan por
unas etapas o edades a medida que va pasando el
tiempo.
Podríamos simplificar et cicto vitat del documento con
ta gráfica que aparece a continuación
Edad
Adm n'strat'va
Edad
Intermed'a
1.1.1. Archivo de Gestión o de las Oficinas
productoras.
Comprende toda ta documentación que es sometida a
continua utilización y consulta administrativa por tas
mismas oficinas productoras u otras que la sol.icite. Su
circulación o trámite se hace a través de canales y
causes normales en busca de resFlesta o solución a [os
asuntos iniciados.
1.1.2. Archivo Central o Intermedio.
En él se agrupan los documentos transferidos de los
distintos archivos de gestión de la entidad, una vez
finalizado su trámite, pero que sigue siendo objeto de
consulta por las oficinas y los particulares en general.
Generalntente se
clasifiuiltan lo.s
archivos según su
ciclo vital en
aclivos, senú-
activos e inaclivos,
incluso algunas
veces se nrcn-
cionaba la frase
<Archivo Mueflo>
hoy día
se habla de
ARCHIVO TOTAL

(D t1'Á, rs Generates sobre Archiüstica (
A[ archivo central ya no ttegan todos los documentos que se reciben o se producen
en tas distintas oficinas de la entidad, sino que antes de la transferencia es
necesario efectuar una selección documental para eliminar copias de un misrno
documento, impresos, pubticaciones, minutas o borradores, entre otros siempre
y cuando no se atente contra la integridad del expediente'
1.1.3. Archivo Permanente o Histórico.
A este se transfiere desde et Archivo Central [a documentación que, por decisión
det comité de Archivo, debe conservarse Permanentemente, dado e[ valor que
cobra para ta investigación, la ciencia y [a cuttura.
3. PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS
1
il
ti
,I
,t
a. Archivo de Gestión
AM,NO)
ut)
<)
.fl
v.->
dU-
J
E
q/
ñ c-
^il/J'
b. Archivo Total
c. Cicto Vitat det Documento
d. Expediente
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA PRTNCIPIO DE ORDEN ORIGINAL
administrativo.
e. Fondo Documental

f. l-e )
g. Reprografía
h. Tabta de Retención Documental
i. Unidad de Conservación
7' Et trabaJo de ros archivos generalmente ha srdo menospreciado, en este
9unto,
qur'siéramos que reflexionaras sobre la importancia que e[ misnn rewsteen todos los aspectos de la sociedad
Por favor Comenta las sigu.ientes frases:
.LOS ARCHIVOS SON PA!! LAS ENTIDADES CO^IO U
'IEIAORIA
PARA USpERioNAS.
¿quÉ nnní¡s ru stN MEMoRtAt
-- -'
'Los ARcHlvos .UARDAN Los rEstMoNros DEL A'ER, Los TRAN'MTTEN ALPRESENTE Y LOS CON5ERVAN POR TODO' LóS-rrzuPOS-
"EL ARCHIVO QUE CONSERVAAAOS NO SOLO ES TESTIMONIO DEL AYER, SINO ALGOQUE sE ARTTCULA EN EL pRocEso ¡o¡nñrsinnrivó ncrur.
coñ
CAPITULO II
Elaboración y Aplicación
de Tablas de Retención
Documental

Etabo( in y Apticación de tabtas de Retención Documental
1. r-A GESTrÓn OOCUUTNUI
1.1. DEFINICIóN
Un sistema integral de gestión de documentos se
ocupará de todo lo que sucede a los documentos de
una entidad u organización a través de su ciclo vitat,
es decir, desde su nacimiento Pasando por su vida activa
y productiva en cumptimiento de unas funciones hasta
su destino finat que puede ser [a eliminación una vez
cumptida su finatidad administrativa, o la incorporación
en un archivo histórico si poseen valores que justifiquen
su conservación.
Actualmente en nuestro país et ciclo vital deI
documento se conoce como Archivo Totat, es cual está
ligado con las fases básicas de [a gestión dedocumentos
que son elaboración, utitización, conservación y la
disposición final, es decir, con et control y seguimiento
de todo et proceso archivístico en sus distintos estadios,
la producción o recepción, el trámite, la distribución,
la consulta, la retención, e[ atmacenamiento, [a
recupeiación, la preservación y su disposición final
(conservación definitiva o etiminación).
2. OB]ETIVOS DE I-A GESTIóN DOCUMENTAL.
Un programa de gestión documental busca
básicamente:
. Que existan lenguajes comunes en [a
producción documental, que sea racional
dicha producción.
. Que se tonre la inforrnación documental con¡o
unos reates objetos o herramientas para [a
toma de decisiones en las Empresas.
. Una potítica de nnnejo documentat adecuada
a las necesidades, características y entorno
organizacional.
. Valorar [a documentación para determinar
cual es prescindible, economizando costos,
personal y recursos físicos.
. Que tos procedimientos administrativos sean
más fluidos, minimizando [a presentación de
cuellos de botetla.
. En términos generates [a estandarización de
las tareas Archivísticas, con el objetivo que
se integren a las exigencias modernas en
' rnateria de Administración.
3. GRÁFICA DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL.
I
Un sistema integral
de gestión de
documentos se
ocupard de todo lo
que sucede a los
documentos
ASPECTOS TRATADOS EN LA GESTION
DE DOCUMENTOS
Or
RECEPCION. ,..
+ ttffiGdñt +
3.1. PRODUCCIóN O RECEPCIÓN
Procedimiento mediante el cual un organismo o sujeto productor, genera o
recibe documentos en cumptimiento de sus funciones.
9.2. TRÁMTTE
Los documentos que se generan son enviados a la entidad o dependencia
pertinente para que surta los trámites administrativos correspondientes y esta
dará constancia de recibido.
3.3. DISTRIBUCIóN
Proceso mediante e[ cual e[ funcionario encargado del manejo de los documentos
en [a empresa, efectúa e[ estudio documental y determina [a serie, subserie y
expediente at cuat debe pasar dicho documento.
3.4. CONSULTA
Es el derecho que tiene un usuario del archivo y es e[ servicio que debe prestar
e[ archivo.
En este momento, [a dependencia debe disponer de los etementos necesarios
de descripción archivística para poder dar solución a los requerimientos de
información docurnenta[.

3.s, )encrón
Es el plazo en términos de los ecer enel archivo de gestión, un o s o
"n "larchivo centrat, tal como h iau,
3.6. ALMACENAMIENTO
los documentos se corocarán en unidades de conseryación adecuadas que seidentificaran con ra correspondiente señarización e identificac.ión.
ha de realizarse en los elementos,
ncia de uso en atención a tas diferentes
los casos su conseryación física con el
estructura como en su contenido.
3.7. RECUPERACIóN
consiste en localizar et documento con miras a obtener la información contenidaen e[[os, de manera eficiente y eficaz.
La recupe s se logra mediante ta disponibitidad deinstrument
prosramas ilxl',.ii,T::-:t:'.i[:lnffi*ntu'an
3.8. PROTECCIóN
n se relaciona con e[ conjunto de medidas a tomar para garantizar
d física de los documentos, lo mismo que á.i ñ"".11-i. f"
Para e[ primer caso se requiere implementar programas de conservaciónpreventiva de archivos.
3.9. PRESERVACIóN TEMPORAL
5e retaciona con el tiempo de,retención que se deben conseryar los documentosya sea en el archivo de gestión oenel céntrar, i"rpr¿, J"'p"i¿,u"üür"n.,"admÍnistrativa para tueglo tomar ra aá.irián pi'r"-,,i¿irpoJjin-iiili" "-'
3.10. DISPOSICIóN FINAL
Se
tos
estudio o análisÍs documental para.determinar
det
al, [ega[, contable, o técnico y iu preüo uiiuoio
3.11. EUMINACIóN
de los docunrentos que han perdido
alores secundarios, e[ proéeso de
umenta que estará expresada en la
CM
)
3.12. CONSERVACIóN PERMANENTE
Se catalogan documentos de conseryación permanente, todos aquettos que
informan sobre los orígenes, estructura, los objetivos, las decisiones, los
procedimientos, las operaciones y las realizaciones del órgano productor y que
tiene valor testimonia[.
4. VALORES DOCUMENTALES
Los documentos, colTp [o henps mencionado, poseen unos valores, y de acuerdo
a esos valores que se van dando en las diversas fases de su ciclo vitat, se realiza
el anátisis de su pernnnencia en la Institución.
VALORES PRIMARIOS
ADMINISTRATIVOS
LEGALES
FISCALES
CONTABLES
TÉcNtcos
I CULTURAL
VAL9RE5 sEcUNDARtos I ctrNrínco
I HtsToRtco
4.1. VALORES ADMINISTRATIVOS
El que Contiene et documentof una serie documental o un grupo documental,
para [a entidad productora, retacionado con e[ trámite o asunto que motivó su
creación. Este valor se encuentra en todos los documentos producidos o recibidos
en cualquier institución u organismo, con el objeto de responder a una necesidad
administrativa mientras dure su trámite y son importantes por su utitidad
referencial para la planeación y [a toma de decisiones. Es decir, que en este
momento e[ documento tiene yatores administrativos, mientras [a información
sea útil para la toma de decisiones.
4.2. VALORES JURÍDICOS
Aquel del que se derivan derechos u obtigaciones tegates regutados por el derecho
comun.
4.3. VALORES LEGALES
Aquel que tiene los documentos que sirven de testimonio ante ta ley.
lntrínsecarnente, todo documento generado en cumplimiento de una actuación
administrativa tiene un vator legat, sin embargo, en un sentido más estricto,
encontramos los docurnentos dispositivos del estado que afectan el orden generat
(leyes decretos).
w.ñ

Etabor( n y Apticación de tabtas de Retención Documental Art
aduciendo situaciones como fatta de espacio, antigüedad del documento,
fornntos de difícit alnncenamiento, entre otros y ninguno de estos factores e9
retevante para dicho fin.
Se requiere un estudio ponrEnorizado y [a presencia de un grupo interdisciptinario
denominado Comité de Archivo para que se realicen las T. R. D', que se convierten
en el documento rnaestro para las transferencias y etiminaciones documentales.
5.2. COMO E!áBORAR |-AST.R.D.
5.2.1. Conocimiento Organizacional
Lo prirnero que debe tenerse en cuenta para ta elaboratión de las tabtas de
retención documental, es que eltas mostrarán [a estructura del Archivo y a su
vez el Archivo debe reflejar e[ esqueteto orgánico funcional de [a Empresa, es
decir, así como está organizada organizacionalmente la empresa, así debe
dividirse el Archivo.
Teniendo en cuenta lo anterior debemos recopilar la información institucional
referente a:
. Organigramas vigentes, para determinar como esta forrnada [a empresa,
cada una de esas divisiones del organigrann seá una sección docurnental
deI archivo.
. organigramas anteriores, se busca determinar que dependencias
existieron, cuales fueron abolidas, fusionadas, etc y que paso con dicha
documentación.
. Manuates, de procedimientos, de funciones, para determinar los
procesos archivísticos y determinar las funciones de cada sección
documentat, pilar fundamental de las series documentales.
5.2.2. Reunión con Funcionarios Responsables de cada Área.
Debemos una vez identificadas las secciones documentates, identificar las series
documentales, basados en [a compilación de funciones que ya realizanns, la
idea es identificar qué tipos documentates se generan o reciben para cumptir
con dichas funciones, estos son los que alimentarán ta tabta de retención.
Es importante determinar entonces con cada uno de los productores:
- Las funciones.
- Los documentos que genera o recibe para cumplir sus funciones.
- Si se están realizando *expurgos- y bajo que metodología.
- Forma de organización de los Archivos de Gestión.
- Soporte de [os documentos.
- Formato de los documentos.
- Nornras internas o externa para ta producción, conservación o trámite
de dichos documentos.
- Et trámite o flujo documental de cada uno de los objetos de información
- Los anexos que poseen.
Rccuerde Ia
decisión sobre la
eliminación de los
documentos sólo Ia
puede tomar eI
Comité de Archivo
y debe estar
reflejada en las
Tablas de
Relención
Documental
4.4 VALORES FISCALES
Es la utitidad o aptitud que tienen los documentos para
el tesoro o hacienda púbtica.
Dicho valor existe en los documentos que expresan
movimiento de dinero. Los [ibros contables y los
balances tienen un valor legal pero adicionalmente
tienen un valor fiscal.
4.5 VALORES CONTABLES
Es ta utitidad o aptitud de los documentos que soportan
el conjunto de cuantas, registros de los ingresos y
egresos y de los movimientos económicos de una
Empresa púbtica o prÍvada.
4.6 VALORES TECNICOS
Este aspecto mira a los docurnentos de cada tipo de
instituciones o empresas, para su interpretación
requiere de un especiatista en [a materla (planos,
historias clínicas, fórmutas, etc)
4.7 VALORES SECUNDARIOS
La documentación que reposa en los archivos históricos
posee valores secundarios, los cuales obedecen a otras
motivaciones que no son la propia finalidad det
documento. Estos valores sirven de referencia para la
reconstrucción de cualquier activídad, convírtiéndose
en fuente prinnría para la historia y como testimonio
de [a memoria colectiva, es decir que pueden ser
testinpniates, informativos o históricos.
5. TABIAS DE RETENCION DOCUMENTAL
5.1 DEFINICION
Las Tablas de Retención Documental, son un listado de
las series y tipos documentales generados por un
organismo productor (dependencia), con base en unas
funciones, a los cuales se les asigna el tiempo de
perrnanencia de los documentos en las diversas fases
det ciclo vital.
Usuatmente se ha procedido a determinar el tiempo
de permanencia de los documentos reatizando los
famosos -expurgosD en los que sin ningún criterio ni
estudio previo se procedía a eliminar información,

1
La periodicidad de produccidn.
, tt nivel de consulta.
- Quienes lo consultan.
- Razones de la consulta.
- Si se realiza
- La tradició; ocument-ajes.,. frecuencia y método.
conseryan. por cuanto tiempo tradicionalmente lo
5.2.3. Analisis de la Información.
ii:1.T:t;fft"itT"".tJJ"cierne a[ comité de Archivos, quien debe esrar al
La parte de análisis es la más
documentales, se debe mirar las series y tipos
seríe, y el lugar de permanen tencÍón de cada
es de consulta
u estancia en el un factor
se convierten. iil;lffi
una vez ubicadas todas las dependencias deben ser codificadas, respetando esemismo orden jerárquico en que aparecen dentro del organigrama.
5.3. PRESENTACIÓN DE I.AS T.R.D.
L.a P las Tablas iónde.A ntldad, el ;i mité
acto si es una E lica il:
5.3.1. ZQuiénes deben formar el comité de archivo?
Como lo hemos
ta arta ¿irecci:¿ 'i:?h'j;: ente asesor de
archivísticos se estar compu a los procesos
jerárquico
{el cu^al O.**" el archivo,
Administrativo, Gerenie, qr¡."l.ri
"f.
:nL?*Oo
o responsable de archivo, quien será el secretarÍo det
. Un representante del área jurídica, o quien haga sus veces.. Un representante del er.a áu ¿.;l"g;,'" quien haga sus veces.
! .Jie
iaw. t c m ¡na ri os a n ¿in o!, c oilr
. Un representante del área de planeación,
organización y nÉtodos, calidad, o quien haga
sus veces.
Et Comité debe inyitar a sus sesiones a los jefes de las
secciones sobre las cuates se está decidiendo.
Para avalar las decisiones et Comité etaborará acuerdos
o actas, donde quedarán reflejadas sus acciones.
5.4 APLICACIÓN DE IáS T.R.D.
Una vez tomada [a decisión en cuanto a las Tablas de
Retención Documentat, se debe empezar a su aplicación
y et primer paso es la capacitación det personal,
enseñando tos resultados finales y las nuevas
disposiciones de archivo,
Finalmente deben organizarse los documentos como
están d [a de Rete
bien se gestión o
de exis tóricos es
un fondo aparte denominado fondo história.
EL ARCHIVO ES REFLEJO DE Iá ESTRUCTURA
ORGANICA POR ESO DEBE REFLE¡ARI.A
Veamos un ejemplo:
FONDO + SECCION + SERIE r TIPO
EMPRESA +DEPENDENCIA +FUNCIÓN + DOCUMENTO
Lr N¡i"l r!I.r ,¡ir'-:,--i'Á.¡ , ¿ l' r-l
Recuerde solo los
mienúros del
conité de archivo
pueden avlar y
aprobar las tablas
de rctenciótt
docuntental...
3 ;ri'-il-il,-i ;:'-'-.!¡:'¿,.liii,.:.:r' ;.,.¡i
FONDO INFORMAR EU
TALENTO HUMANO
MANEJO DE PERSONAL
SECCTON
SERIE
UNIDADDOCUMENTAL EXPEDIENTELABORAI
TIPOS fornnto de hoja de vida,
certificados de estudios,
w w. s ¿ ¡n in o riosudi no¡- c o n t

'1p ftaUoracl( Apticación de tabtas de Retención Documental
Esta es la disposición f¡sica en el archivo
5.5. MODELO DE UNA T.R.D.
A continuación obseryaremos un modeto de presentación de tas Tabtas de
Retención Documental.
INFORMAR EU
TABI-A DE RETENCION DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: TALENTO HUMANO HOJA: DE:
Archirc de g€slión
Archivo C€nlral
Reprogralla
Elimlnar
Cons€ryaclón Poman€nt€
Taller No.2
Basado en su propia empresa, construya la tabta de retención documentat de
una de las dependencias u oficinas productoras.
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: HOJA: _ OEr _
Código
Series y Tipos
Documentales
RotenciOl D¡sposl-
clón Flnal
PROCEDIMIENTO
AG AC
¡ i,.
Código
Series y T¡pos
Documsntales
Retenc¡ón Disposi-
ción Final
PROCEDIMIENTO
AG AC
200{1 EXPEDIENTES
LABORALES
100 R Retener en el archivo dergestión
m¡enlras sea un trabaiador activo y
hasta por 3 años más. luego
l¡ansferir al cenlral para conservar
por 1 00 años más en soPorte PaPel
o d¡gital.
20042 NOMINAS 1 20 E Retener un año en el archivo de
gestión y transferir al archivo central
por 20 años más y eliminar.
200-03
AG
AC=
R
E
CP
AG
AC
B
E=
CP
Archivo ds g€stión
Arch¡vo Central
Reprografia
Ellmlnd
Consetraclón Psmanento
,j,

.. I
J:.,J
1
CAPITU¡.O III
Manejo de fa
Correspondencia
)
UNIDAD DE CORRESPONDENCH
1. PRESEHTACION
representa e[ manejo de [a
le un papet preponderante
los princípates procesos de
2. ASPECTOS LEGALES
Dentro de los aspectos legales tenemos los siguientes:
ARCIITVO
GENERAL
DE U NACION
ACUERDO No. O6O
(30 de octubre de 2(X)1)
POR EL CUAL SE ESTABLECEN PAUTAS PARA I.A ADMINISTRACTó¡¡ OE ¡.¡S
COMUNICACIONES OFICIALES EN I-AS ENTIDADES PÚSLTCAS Y I.AS PRIVADAS
euE cuMpLEN FuNcIoNEs púsucns
El consejo Directivo del Archivo General de la Nación, en uso de sus facultades legales, en
especial las otorgadas por la Ley 80 de 1989, la Ley 489 de t99B y la Ley ssq ¿á zooo.
CONSIDERANDO:
on ofrecidos por las Unidades de
públ e cumplen funciones públicas, es
haga plimiento bajo los principios que
Que , señala las d
la de tablecer los s
junio el Reglame o
queh
Que la Ley 594 de 2000 tiene por objeto, establecer las reglas y principios generales que
regulan la función archivística del Estado, por intermedio del Archivo Generafde la Nación,
Que la Ley 527 de L999, deñne y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del
comercio electrónico y de las flrmas digitales y establece las entidades de certificación,
ca de
y con
blicas
enc¡al

A*rry( anual de Correspondencia
Que el Decreto 2150 de 1995, suprime y rebrma regulaciones, pmcedimientos o'trémites
innecesarios existentes en la Administración Pública.
Que la planeación, programación, organización, dirección y avance de las entidades, se
logrdn entre otros, mediante el uso oportuno y adecuado de la inbrmación y en consecuencla
se hace necesario normalizar los proced¡ mientos de correspondencia como parte integr¿l de
la gestión documental.
ACUERDA:
ARTÍCULO PRIMERo: Establecer los lineamientos y procedimientos que permitan a las
unidades de correspondencia de las ent¡dades públicas y las priradas que cumplan funciones
públicas, cumplir con los programas de gestión documental, para la producción, recepción,
disbibución, seguimiento, conserv¿ción y consulta de los documentos.
ARTÍCULo SEGUNDO: Definiciones. Para los efectos del presente Acuerdo, se definen
los siguientes conceptos así:
Archivo electrónico : Es el conjunto de documentos electrónicos, pmducidos y tratados
archivísticamente, sigulendo la estructur¿ orgánlco-funclonal del productor, acumulados en
un proceso natural por una persona o Institución pública o privada, en el tr¿nscurso de su
gestión.
Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las
funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.
Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter prircdo que llegan a las entidades,
a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las
¡nstituciones.
Documento electrónico de archivo: Es el reg¡stro de información generada, recibida,
almacenada y comunicada por medios electónicos, que permanece en estos medios durante
su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en nzón de sus actiüdades y debe
ser tratada conforme a los princip¡os y procesos archivísticos.
Documento Original: Es la fuente primaria de información con bdos los r¿sgos y car¿cterístjcas
que permiten garant¡zar su autenticidad e ¡ntegridad.
Documento Público: Es el producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio de su
cargo o con su intervención.
Radicación de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por med¡o del cual, las entidades
asignan un númem consecut¡vo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando
constancia de la ñecha y hora de recibo o de envío, con el propóslto de oficializar su trámite
y cump'lir con los términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos términos, se empiezan
a contrr a pañir del día siguiente de radicado el documento.
Registo de Comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las enüdades
ingresan en sus sistemas manuales o automat¡zados de correspondencia, todas las
comunicaciones producidas o recibldas, registrando datos tales como:
Nombre de la persona y / o Entidad Rem¡tente o destinatar¡a, Nombre o código de la(s)
Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario responsable
del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre obos,
Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
A
-(
Art
hortldgf¡eos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del
ejercicib de sus funciones específicas.
Tabla de retención documental: Llstado de series y Sus correspondientes UPos documentales,
producidos o recibidos por una unidad administratira en cumplimiento de sus funciones, a
ios cuales se asigna el tiempo o permanencia en cada fase del archivo'
con la cobertun de
omunes a cualQuier
cterísticos de tada
organismo.
ARTÍcuLo TERCERo: Unidades de Correspondencia:
Las entidades
que gestione
distribución d
desanollo del
a los oroceso
Cuando existan pondencla en cada una
de sus sedes y la entldad determlnará
confurme a sus n de las comunicaciones
oficiales, o si en caso, se debe propender
por el control y
Las unidades de corresPondenc
capacitado y de los medios neces
el Hmite de las comun¡caciones
y o<terna, hx, coneo electónico
por los ciudadanos Y que conü¡
administración Pública.
er en los
firmar la
idades de
radicando
PARAGRAFO: Cuando existan efrores en la radicación y se anulen los números, se debe
dejar constanc¡a por escrito, con la respectiva justificación y firma del lefe de la unidad de
correspondencia.
establecidas para el efecto'
I

l,j, ienhn enores en la numeración, se deiará cJets.-.Jdepen¿enciñiacuarot¿.,¡snáüh-ffi
#?:fi ffi i."g?lff :*:ilfi ,g:oi..*.1
ntrol de comunicaciones
planillas, formatos y controles
n oe.los documentos, por parte
aterta para el seguimiento a I
Es recomendable la utilización
9: ?Lp"FlL con gramaJe en ve 7s y 90 glmz,libre de ácidoy exento cle l¡gnina cuyo rralor ae pn esté
"n
áüo'j" ,., .
4436 < papel para documentos de
Las tintas de impresión deben
con la humedad, no presentar
lT generada o en
TI íab¡cantes co os' debe las
prT , cuidando ra de Y debe en
de vi ._ qc adoy¡ep bre
La manipulación, ión deserán adaptadas ucción de backups,
los slstemas de a tos de estandaricen
una comun¡cación no esté
r".¿"rucóniuniüü;"; ::i:r?de su competencia, donde s as acc¡o
@ñ
establecido en su tabla de retenc¡ón documental. En los casos en los cuales,,]. u..,o,
destinatarios, se elaboraén igual cantidad de copias adicionales.
ARTrcuLo DÉcrMo sEcullDo: comunicaciones oficiates vía fax: Las
comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitarán, teniendo en cuenta la
inbrmación que forma parte integral de las series establecidas en las tablas de retención
documental, ndicación en la unidad de correspondencia, la cual se
encargará de s para el control y establecer los procedimientoi adecuados
para su admi
Las entidades qúe ut¡lizan para la impresión de los fax, papel químico, deberán reproducir
este documento, sobre papel que garantice su permanencia y dunbilidad.
oÉc¡t'.to TERCERo: Comunic
s que d¡spongan de lnternet y s
y asignarán responsab¡lidades de
En todo caso, las unidades de conespondencia tendrán el cont¡ol de los mismos, garantizando
el segu¡miento de las comunlcac¡ones of¡ciales recibidas y enviadas,
de acceso y uso de los mensajes de datos del comerc¡o electrónico y de las
se deben atender las disposiciones de la Ley 527 de 1999 y demás normas
ARTICULO DÉCIMO CU Con el propósito de reflejar una
adecuada imagen corpor¿ti sus manuaies de proced¡mientos,
la maner¿ de elabor¿r ofic , teniendo en cuenta las normas
ICONTEC, existentes para
L9 pie de página debe contener, la dirección, el núme¡o del conmutador, el
nú institucional, la dirección de la página web y la dirección del correo electrónico
de
ARTICULo DÉcIMo euINTo: Horarios de Atención al público: Todas las unidades
de correspondencia, informarán el hor¿r¡o de atención al público en un lugar visible y oe
fácil acceso para los ciudadanos.
ARTÍcuLo DÉcIMo sExro: El presente Acuerdo rige a partir de su expedición.
PUBÚeuEsE Y cúMprAsE
Dado en Bogotá a los treinta (30) días del mes de octubre del año dos mil uno (2001),
ARACELI MORALES LóPEZ
Presidente
EI.SA MORENO SANDOVAL
Secretario Técnico

s. l'tEro( )GIA
I
La Metodotogía para la digitatización de documentos consiste en cinco pasos
básicos:
' PREPAMCIÓN. consiste.en preparar físicamente ros documentos para
que puedan ser manejados por er escáner, riberándotos de elemehtqs,..,
metáticos, repa.rándolos, etc
' GAPTUM. se toma la fotografía del documento, es decir, se escanea
.
",
rttro convirtiéndolo en una imagen
ser recuperado
n, es decir, definir
de búsgueda para
' ALI ACENAMIENTO. Finatmente la imagen es almacenada, en el disco
.
Ouro, en e[ servidor, o en medios atternos con¡o CD,s o DVb,s.
sto para ser recuperado a
tan solo un clic.La nobleza
hemos sido en [a etapa de
urará una recuperación
6. ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA IA TOMA DE DECISIóNES
Para tomar la decisión de utitizar un software cuatquiera, para digitatización de
docurnentos, tenga en cuenta [o siguiente:
1- Mirar que existe.en el mercado, que están utilizando otras empresas,
corno funciona, trayectoria, etc.
2- E[ proceso debe estar abanicado no sólo por un profesionar de la
archivística sino por un ingeniero de sistemas.
3. Tener a [a rnano proveedores de recursos.
4. Mirar la disponibitidad del soporte técnico.
5. El software debe ser lo más compatibte posible con nuestras ptatafornns.
6. lmportante que sea manejado en lengua españota.
7. Que me brinden capacitación y actualización pernnnente.
8.9ug las imágenes sean universales [o cual permita integración y
gtobalización de mi inforrnación empresariat.
9. Mirar costos.
lO.Valores agregados.
w com
6.1. JUSTIFICACIÓN PARA EL USO DE Iá DIGTTAIJZACIóI.
. Si digitatizáran¡os documentos inactivos que actualmente posée la
Entidad, estaríamos liberando et 1 00% del espacio destinado al archivo
de información, que ¡reden ser ocupados en [a parte operativa y
productiva de la Empresa.
.
":
. De no tomar dicha decisión en este nrcmento, hacia e[ futuro la Empresa
tendría que contratar, arrendar o incluso construir una boclega adicional
para guardar documentos.
. Hay que tener en cuenta que e[ crecimiento de la información en [a
empresa es realmente exponencial.
. De otro lado [a seguridad que brinda e[ soporte digital garantiza ta
conseryación de [a documentación, que no garantiza el soporte papet
por ser un medio deleble.
. Miremos por ejempto los costos en los que incurrimos actuatmente,
cuando empastamos un libro de contabilidad en promedio puede costar
515.000, empastarlo, este tiene aproximadamente unas 250 hojas, es
decir, estamos hablando de que [e cuesta a ta Compañía $60 por cada
hoja que se empasta en dichos libros.
. De otro tado cuanto cuenta el hecho de tener [a infornnción a [a nnno,
con un ctic de [a computadora, esa posibitidad no tiene precio y nos [o
da la digitatización.
. Et papet que etiminenps nos permitirá utitizarto conp reciclado, cuántos
árbotes salvaremos?
. E[ costo de los tiempos ociosos de los empteados a[ tener que buscar
información y navegar por los papetes.
. A eso sumarle [a gravedad y costos altísimos en los que incurre la
compañía cuando no conseguimos un soto papel.
. De otro lado los costos de los muebles necesarios para conseryar
documentos en papel, un estante para conseryar unos ó0 libros cuesta
aproxi madamente $400.000 pesos.
. Finalmente las estadisticas indican que [a explosión del papet ha ttegado
a invadir las organizaciones, por ejemplo: cada 4 gavetas de archivo
contienen 12,000 paginas, ocupando 3 metros cuadrados y tienen un
costo anual de Us51 .500. En promedio et ó0% del tiempo de los
empleados [o gastan procesando documentos en papet. Cada 12 gavetas
de archivo requieren un empleado adicional Para su nnntenimiento.
Lo peor es que por [o menos et 12% de los documentos se pierden o se
extraüan cada año,
6.2. MODELO DE UN SOFTWARE DE DIGITALIZACIóN DE IMÁGENES.
Nuestro largo recorrido investigando acerca de Software para la digitatización
de documentos nos autoriza para recorrendar uno en particutar, e[ cual vamos a
ver en detalle.
Es importante anotar que usted debe evatuar cuidadosarnente antes de tornar [a
decisión de casarse con algún software, y también queremos enfatizar en que
ninguno es bueno o nnto, todos son recon¡endabtes de acuerdo con su necesidad,
pero insistimos nosotros recomendare¡nos l¡no en particular, e[ cual repetirnos
hemos trabajado y manejado en detatle.
w.snímiosudírct-cm

CAPITULO VII
PRINCIPIOS PARA LA
AUTOMATIZACION A T
OSLA DIGITALIZACION DE ARC
I
DIGITALIZACION DE ARCHTVOS
1. INTRODUCCIóN
Hasta ahora la herramÍenta más tecnológÍca e innovadora en er tratam.ientoautomatizado de talización ¿" ¡r"g.*r, ¿¡.il"fá.ni.uen cierto aspecto microfilmación ál¿..ir*"ür, o por.
lo menos es su ho tat.
2. DEFINICIóN
Podenros definir la digitatización de documentos, corno una técnica reprográfica,q
"
utera que s importa
,, dfía, plano sonoro)
í
que pueda nado en
3. PRINCIPALES VENTA'AS
. EVITA PERDIDAS DE REGISTROS.
. AHORA ESPACIO DE ALMACENAMIENTO.
. MANEJA DOCUMENTOS FÁCILMENTE.
. DISPONIBILIDAD A MÚLTIPLES USUARIOS, CONCURRENCIA.
. AHORRO EN TIEMPO DE BÚSQUEDA.
. FACILIDAD EN EL TRANSPORTE DE LOS DOCUMENTOS.
. SEGURIDAD EN ARCHIVOS ELECTRÓNICOS.
4- COMPONENTES
Para hacer el salto a digitalización dedocunrentos, debenns poseer los siguientes
eternentos que harán parte prinrcrdial nra et píoceso
; 51,ffiñ:1:
capacidad de
. SOFTWARE, el Software es el protag
dudas va a permitir et funcionámieñ
búsquedas, las capturas de los docunre
etc,
. Escáner va a realizar ta función de tomar o fotoqrafiar tas
los docurnentos, en teoría cuatquier escáne, cánienáonat
para e[ proceso, sin emba do de la rapidez
a digitalizar el
unas 40 paginas
lgunos software
miten capturar imágenes desde
escaner.
r los docurnentos y pasarlos por el

ITEM
NOMBRE DE LA
UNIDAD DE
CONSERVACIÓN
CONTENIOO CLASE
FECHA
INICIAL
FECHA
FINAL
OFICINA
PRODUCTORA
r.g.f. ¡n( -ario Inicial
una vez tenerms ctara tas estructuras y las posibtes dependencias y funciones,
procedemos a realizar un inventario iniciat de Unidades de Conservación.
1.3.1. Aplicación de la Procedencia
Proce es a todas las unidades de conseryación por oficinas
produ que pertenecían a una misma dependencia iran juntas y
entre paradas,
1.3.2. Definir Descripción
ENTIDAD O EMPRESA
DEPENDENCIA
SERIE
SUBSERIE
UNIOAD OOCUMENTAL
TIPOS DOCUMENTALES
1.3.3. Propuesta de Valoración Documental
La Tabla de vatoración documental busca proporcionar e[ instrumento dentro
del programa de gestión documental que describa en forma sencilta y ctara [a
totatidad del fondo acumutado y se convierte en [a guía para ta organización.
ENTIDAD PRODUCTOM
OFICINA PRODUCTORA
SERIES
SUB.SERIES
YTIPOLOGIAS
DOCUMENTALES
FECHAS
VALOR
RETENcIÓN
EN AÑos
DISPOSICION
FINAL
INICIAL I FINAL
ARCHIVO
CENTRAL
crlElslR
CONVENCIONES
Conservación Total
Eliminación
Selección
Reprografía
ENTIDAD PRODUCTOM
OFICINA PRODUCTORA
CT
E
s
R
t-coñ
1. Basados en el estudio del capítuto anterior vamos a
de tabtas de valoración documentat.
ENTIOAD O EMPRESA
DEPENDENCTA
SERIE
SUBSERIE
UNIOAD DOCUMENTAL
TIPOS DOCUMENTAI-ES
SERIES
SUB-SERIES
YTIPOLOGIAS
DOCUMENTALES
FECHAS
VALOR
RETENCION
EN AÑOS
utsPostctoN
FINAL
INICIAL I FINAL
ARCHIVO
CENTRAL
cTt E I s I R

CAPITULO VI
COMO ORGANIZAR FONDOS
ACUMULADOS O ARCHIVOS
INACTIVOS
IL
1.1. FONDO ACUMUI-ADO
Son sujetos de infornnción acumulados por una Empresa en el transcurrir de su
objeto socia[, sin ningún criterio técnico definido, sin las más elementales
prevenciones de conservación, dificultando el acceso y consulta de [os mismos a
, ,--,.tos usuarios.
| ,, Ir.,!
Los fondos acumulados se producen por varios motivos:
1. Ausencia de una tabla de retención documental
2. Criterios personales en la matrícuta de las unidades de conservación
3. Funcionarios que dejaron [a empresa por cualquier motivo
4. La empresa fue fusionada, prívatizada, tiquidada
5. No existe un repositorío de Archivo Central e Histórico
6. No se sabe que hacer con los documentos, simplemente se empacan y
se envían a cualquier lugar dentro de la Compañía.
1.2. CRITERIOS A TENER EN CUENTA
1.2.1. Principio de Procedencia
Este es e[ príncipio más importante de la Ciencia Archivktica actual, básicamente
significa.que los archivos de quien creo tos documentos no deben ser mezctados
con los creados por otros.
1.2.2. Principio de Orden Original
Los documentos deben ser mantenidos en e[ orden y con las identificaciones
que recibieron en et curso de [a actiüdad normal det área que los rnanejo, es
decir, [a secuencia lógica como se dan [os procesos en la Empresa, en ese orden
se deben dar los documentos.
1.3. OPERACIONALIZACION
Bien entonces para empezar a interyenir e[ Fondo acumulado es importante
conocer clararnente la estructura orgánica actual de [a empresa, pero también
definir las estructuras anteriores, las funciones de cada una de las dependencias
reflejadas en esas estructuras y sobre todo que documentos generaban o
producían dichas funciones.
Por ejemplo:
Es bien interesante descubrir que en [a empresa Informar EU, existió un
departamento de pagos, cuya función primordial era realizar los pagos a
proveedores no regulares de [a empresa, y para ello generaban unos documentos
llamados .Ordenes Comerciates-.
Muy probablemente nos vamos a encontrar en e[ fondo acumutado o archivo
inactivo con muchos de estos documentos.

Recuerde:
El expediente
laboral es Iafuente
primaria de
derechos y deberes
en la relación
Patrono-Empleado,
además, de que es
el elemento
prcbatorio esencial
de derechos
sociules como la
pensión.
En cada unidad de conservación deben haber
un máximo de 200 fotios.
. Si se requiere más de una unidad de
conservación ta segunda debe ser la
continuación de la primera.
SEGURIDAD
El archivo de personal, es un espacio restringido, y
deben tener las medidas de seguridad y protección
medioambiental para que e[ acervo documentat se
conserye y se garantice su integridad física.
Los muebtes deben ser los apropiados para este tipo
de documentos, pueden usarse multicarpetas como
unidades de conseryación siempre y cuando puedan
fotiarse.
MUEBLES DE ARCHIVO UTILIZADOS
Archivador de Gavetas. Se utiliza para archivos con
poco volumen documental, permite reatizar
clasificaciones, por ejemplo Hojas de Vida activas e
inactivas. En él se utitiza carpetas con pestaña
horizontat.
Folderama. Se utitizan en empresas con regular
volumen de Hojas de Vida. Permite fácil ordenación
y maniputación de las mismas. Utilizan carpetas de
pestaña vertical utitizando ya sean guías atfabéticas
o numérÍcas.
Archivo Rodante. Se utilizan en archivos que
contienen alto volumen de Hojas de Vida. 5on
funcionales y ahorran espacio, Brindan segurídad.
En etlos se pueden utitizar carpetas con pestaña
verticaI A-2.
Estantes Metállcos. ldeal para archivos con gran
votumen de Hojas de Vida. Se utitizan en los archivos
activos pero no brindan seguridad. En los inactivos
son utitizados con cajas. Su altura nodebe sobrepa¡ar;,
los dos metros. " t-.r
POR CUANTO TIEMP DEBE MANTENERSE EL
EXPEDIENTE LABOML EN EL ARCHIVO CENTRAL.
Los expedientes taborales una vez son transferidos a[
archivo central previa depuración, debe permanecer
allí hasta por un término mínimo de 100 años, de
acuerdo con lo establecido por elArchivo Generat de
la Nación, los expediqntes taborales pueden
mantenerse en soporte papet o en un soporte técnico
atterno como ta digitatización de imágenes.
X:,:l: I :rl'1)l$
1. Muy bien, hasta ahora veamos si ha quedado clara [a situación, Por favor
defina los siguientes concePtos:
I.1 EXPEDIENTE LABORAL
1.2 CONTRATO DE TMBAJO
1.3 ¿DEspUÉS DE CUANTO TTEMPO PRESCRIBEN LAS ACCIONES LABORALES?
1.4 POR CUANTOTIEMPO DEBE MANTENERSE EN TOTAL UN EXPEDIENTE LABORAL
1.5 CUANDO SE TMNSFIERE AL ARCHVO CENTML UN EXPEDIENTE LABORAL?
2.LoSs|GU|ENTEssoNLosE]üPLEADosDELAEMPRESAINFoRMAREU'PoR
FAVOR ORGANICELOS ALFABETICAMENTE PARA CON5TRUIR EL RESPECTIVO
AUXILIAR ALFABETICO
PEDRoP|CAP|EDM,ARLosD|AzGMNADoS,SEVEL|NDoPARADo'
CHING CHENTAVo, D RIGA, DOLORES FUERTES de CABEZA' ARTURO
MAsTRODOMENICO, SAAC MAURY ENMANUEL DIAZGRANADOS'
Reatice las respectivas guías atfabéticas y o '
no'oivide ditigenciar el porta índice:

'Q
Archivos |ersonat
o de Hojas de Vida
DEFlNICION
La ,mejorl menta[
co et cúmul cibidos
co relación
USO DELARCHIVO DE PERSONAL
. Tomar decisiones administrativas, relacionadas con [a aplicación de
las potíticas laborates de ta empresa: satarios, ascensos' incentivos,
capacitación.
. Proporcional información a nómina: sobre salarios, vacaciones, horas
extras.
. Hacer seguimiento a los trabaJadores en cuanto a atrasos y
ausentismos; y sanciones impuestas.
. Permite atender las reclamaclones de tlpo legal que interpongan los
'trabajadores.
. Entrega información para los prognmas de Bienestar Familiar y de
Seguridad Ocupacional que desarroltan las empresas.
CONTMTO DE TRABAIO
fijo debe pactarse Por escrito.
PRESCRIPCIÓN
pre os, desde ación se
sim et trabaja derecho
irá Por un Pe
DOCUMENTOS DE CON5ERVACIóN PERMANENTE
Para efectos de jubitación [as empresas deben conseryar en sus archivos lo
datos que permitan establecer de manera precisas el tiempo de servicio de los
trabajadores y los salarios devengados'
¿quÉ PASA sl sE PIERDEN LOS DOCUMENTOS?
Cuando los archivos se hayan desaparecido o cuando no sea posibte probar con
servicio o e[ satario, es admisi rlos cualquier
ocida por ta Ley, ta que debe te e[ Juez de
del interesado y con intervenci sa respectiva.
Arturo Edu ) Reyes Ripott Q'
CICLO VITAL DEL EXPEDIENTE I.ABORAL.
Archivo de gestión, mientras esté activo, y hasta por tres años más.
Archivo central, pasados los tres años y cuando no haya proceso judiciat.
TIPOS DOCUMENTALES PRESENTES EN ELARCHIYO DE GESTION
. Acto administrativo de nombramiento o contrato de trabajo.
. Oficio de notificación del nombramiento o contrato de trabajo.
. Oficio de aceptación en e[ cargo o contrato de trabajo.
. Documentos de identificacíón.
. Forrnato de hoja de úda.
. Soportes documentales de estudios y experiencia.
. Pasado judicial.
. Cooia de ta céduta.
. Antecedentes disciptinarios y fiscales.
. Examen médico de ingreso.
. Afitiación a. régimen de salud, pensión, arp, cesantías,
compensacton.
. Vacaciones.
. Licencias, comisiones.
. Ascensos, trastados,
. Encargos.
. Permisos.
. Ausencias temporales.
. Pago d prestaciones.
. Evatuación el desempeño.
. Retiro o desvincutación.
. Liquidación de contrato.
caja de
TIPOS DOCUMENTALES QUE PUEDEN ELIMINARSE UNA VEZ EL EXPEDIENTE
IPASE AL ARCHIVO CENTRAL.
La empresa no está obtigada a conseryar. '
. Copia de ta céduta
. Copia det pasado judiciat
. Certificados de estudios.
. Certificados de experiencia.
. Correspondencia general.
. Copias de certificados laborales.
. Certificados de ingresos y retenciones.
ORGANIZACIóN DE LOS EXPEDIENTES LABOMLES.
Los expedientes laborales deben organizarse numéricamente, dándote a cada
empleados un código único que sólo maneje Recursos Humanos.
Dentro de los expedientes los documentos deben encontrarse en erden estricto,
cronológico o de aparición de los mismos.
FOLIACIóN
. Los documentos deben ser foliados desde el más antiguo, hasta el más
reciente,
"e.

1. luego de este paso por uar
icipantes, dividiremos rán
de preguntas que será era
2. con sus propias palabras díganos que entiende por Historía ctínica?
3. Qué acciones concretas piensa realizar ahora para mejorar o
implementar e[ ordenamiento tegat en su archivo de ñistorias étín¡cas?
t,com
CAPITU!-O V
AR.CHIVOS DE PERSONAL
O DE HOJAS DE VIDA

'Q Archivos Médi,-os o de Historias Ctínicas
6'?
rgh I
E¡T
J
e doctoro, los historios clinicos deben conservor
síempre en nporte papel o exísten otros medios?
Desde luego, es perfectamente tegat,
microfitmarlas o digitatizartas, incluso
cuatquier otro medio tecnotógico que
permita su integridad física y que en
ningún caso altere su contenido
:
EEE
Perfecto. nde esPeramos desPejar
todas las i to a las Historias Ctínicas
queremos amos vitat, se trata de [a
reserya s S documentos, los cuales
han presentado polémicas y han sido producto de innumerables procesos
judiciales.
2.3.1, El Secreto Profesional
EI secreto profesio
74 de ta Constituci
sobre los aspectos
conclusiones de [a
2Ut96
. Cuando et paciente revela at Paciente su condÍción clínica, no se viota
eI
. 5e de información por Parte de los familiares en
do da autorización, o si no es posible obtenerla
por motivo de inconciencia, de anormatidad o de minoría de edad.
Cuando se revela [a información del menor de edad a los padres o
tutores, no se üota e[ secreto.
Las autoridades judiciates pueden pedir información siempre y cuando
la intervención del málico sea e[ resultado de una orden judiciat o de
autoridad competente, en todo caso no puede conducir a ta
incriminación del paciente.
Se permite brindar información a las autoridades de higiene y salud.
En tos casos en que exista peligro para ta vida del cónyuge o su
descendencia, [e es permitido a[ personal de salud revelar e[ resultado
de las historias clínÍcas.
En caso de muerte del paciente, ta historia no pierde su confidencialidad,
quien continúa con [a custodia de [a historia clínica es [a institución,
esta no se considera heredabte.
En caso de faltecimiento sólo podrán acceder a [a historía clínica quienes
mediante documento escrito, autenticado por autorídad competente
hayan sido autorizados por el usuarÍo.
. Por el sóto hecho de ser médico no se puede solicitar [a historia clínica
de cualquier paciente, debe ser su paciente,
ANEXO
FORA,IATO DE AUTORIZACION DE REVELACION DE INFORMACION PARA PAGOS
A LA IPS
Nombre del Paciente:
El firnnnte autoriza a (nombre de la entidad prestadora de los servicios)
Expedir a: (Aseguradores, o nombre de la parte que es o puede ser responsable
de todo o de parte de los gastos det hospitat)
Só[o la información de diagnóstico o terapia, inctuyendo cualquier tratamiento
de alcoholisrno o droga, necesaria para establecer los beneficios a que hay
drecho y procesar reclamos por los seMcios de salud prestados al paciente
rnencionado anteriormente.
Esta autorÍzación es vátida únÍcarnente durante el periodo necesario Para Procear
e[ reclamo de pagos del paciente pero en cuatquier caso dejará de ser válida a
partir de (dd/mm/aa).
Ciudad y Fecha,
Firrna det paciente
Céduta de ciudadanía
Arturo Eduardo
ben conservarse por 20 años
contados desde [a úttima fecha de
prestación del servicio, de esos 20
años, 5 serán en el archivo de gestión
15 en el central?
Ahora bien, recuerde usted que se deben tomar todas las
medidas de conservación preventiva para [a conservación
de tos soportes documentales

(
La Historio Clínica debe
en formg c.Iara, Iegible, sin íachontes-,
enmendadu ros, i nte rcalaciones, si Á
dejar espacios en blana y sin uti'tizar
siglos. )
:
wW.5.m¡tu riosauli tut. co m
L.as Historias clínicas a partir ¿e ene]
de 2000, debe_n organizarse por
li.glo: de cédutai, tarjeta de
identidad o registro ciü1, segúñ el caso.
(t
Es obligatorio poro las entidodei
prestadoros de seryicios de solud,
cnnsetvar un ordlivo?
, por supuesto, deben conseryar su
archivo de acuerdo a la normatividad
y et ciclo vítal del documento.
La antigua y nueva entidad
prestadoras del servicio harán el
trastado correspondiente de su historia
ctínica, dejando constancia de dicho
en un acta
En dicho caso la historia se te entrega
al usuario o a su representante, en caso
de no ser posible, se debe determinar
por parte det tiquidador e[ custodio de
la historia clínica por el tiempo
tablecido en [a ley
w.sañ¡Mr¡o tand¡ M t. coñ
'o
Archlvan los-datos personales áá[ usuarío]
identíficación, los registroi específicos generalmente
aceptados en ta di5ciplína de salud, cada prestador
, puede adaptar"sus p¡opioí fornratos-y'registros. Los
'exámenes paractínicos'e imágenes diagnóstícas
debe¡án ser,dewettos a los usuarios, preüa anotación
de su contenido y análisis.en ta historia respectiya.

Q Archivos lr,ir "
Recuerde: siusted
olvida incluir un
aspecto en el
procediniento de
anotacion, debe
diligenciar wn
nueva nota, cotl
hora y fecha
aclarando o
corrigiendo lo
necesario.
La Historia Ctínica es un docurnento privado, obtigatorio
y sometido a re registran
cronotógicament salud del
paciente, los actos edimientos
ejecutados por et erviene en
su atención.
Se entiende como et expediente conformado'$'r et
túa et
actos
por el
de un
paciente.
2.2. CARACTERISTICAS
. INTEGRALIDAD
Considera que ta historia ctínica debe contener asPectos
trtnicos, científicos y administrativos vitales dentro
de los procedimientos ejecutados para e[ paciente
. SECUENCIALIDAD
Se refiere básicamente a ta acumutación de fotios en
orden cronotógico ascendente
. MCIONALIDADCIENTIFICA
Hace un ltamado a escribir [o que reatmente es
pertinente, oportuno, adecuado, si eso que se esta
escribiendo tteva at análisis y a estabtecer reatmente
qué puede padecer e[ usuario
. DISPONIBILIDAD
Busca que e[ solicitante la reciba en e[ momento
adecuado.
. OPORTUNIDAD
Está retacionada directamente con los registros, es
decir, se debe registrar e[ anátisis efectuado a[ paciente
inmediatarnente des¡tés de [a consulta o [a atención.
2.2.1. ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN EL
DILIGENCHMIENTO DE Iá HISTORH CUNICA
1. Debe escribirse con letra legible, no
solamente para el médico sino para cualquier
otro cotega u otra persona que tenga que
conocerta.
,!]"r-'.;.!
c
2. El tenguaje o vocabulario utitizado debe ser ctaro, usando en forma
correcta [a terminologia médica y el idioma propio.
3. Es aconsejable et empteo mínimo de sigtas y estas deben timitarse a las
universalmente acePtadas
4. En la historia ctínica deben anotarse con claridad en forrna que no
permitadudas,t ,[ línicas,
las indicaciones o etc.
" "'5.'Pór ningún moti st rónicos
que dejen entrever errores diagnósticos o terapÉuticos o juicios Sobre
[a preparación académica det equipo de salud'
2.3 ASPECTOS LEGALES
La regtamentación sobre histo
y ta Resotución 1995 de 1999,
de aplicación cubre a todos los
que se relacionen con la atención en satud.
Hemos para este capítuto recopitado una serie de preguntas que hemos recibido
de varias de las personas que asisten a nuestros eventos vía Internet, e invÍtarnos
a una especialista médico Para que resuelva las inquietudes.
Lo Historio Clínico debe se
registrada por los profesionoles,
té cni as y ouxi líar es que i nte nri enen
directamente en lo atención a un
usuorio, tiene lo obligación de
regístror sus observQciones,
@nceptos, decisiones y resultahs de
las occiones en salud.
A

o.¡"'tR0DUCCIOI{

1. EL ARCHIVO DE HISTORIAS CLINICAS
nen resulta
sino de las
onservación
egral de las
No cabe duda entonces que su conseryación y uso, son indispensables para lapersona, las organizaciones, la so.¡uJuJvái l,uoo.
1.T. ARCHTVECONOMIA EN ARCHIVOS CLINICOS
Al considerar er espacio asignado en las institucÍones a los Archivos clínicos, laspautas a tener en cuenta són hs,igri*i"rl---
' cómo fluirán los datos desde y hacia los departarnentos de admisiones,las estaciones de enferrrnría,;i;ü;;nto de urgencias, los clíetc. . .,r.?!f"l
' á.0;:T"A#toriza
el acceso a los registros máJicos v
"r
rn¿i.u ,r,"t¡.
.
$ffff:"rento
de Archivo tiene personal 24 horas los 7 días de la
ete ablerto o cerrado,
idades o terceros como auditorÍas
diarÍamente, gue tantas consultas de
1.2. EL MANE]O DE I.AS ESTADISNCAS
mar depart ística al archivo dentidades es
s de las hist
algunas estadísticas
amos algunas de las
TASA DE MORTALIDAD EN NEONATOS
;d.r,*.
de muertes de neonatos / números de salidas, incluyendo muertes .
t.com
EJemplo: 4 muertos en neonatos / 431 salidas de neonatos' 101 .%%
TASA DE MORTALIDAD EN FETOS
= número de muertes fetales / número de nacimientos incluyendo muertes '
100
Ejemplo: 3 muertes de fetos / 300 nacimientos' 1OO = 1%
TASA DE CESAREAS
Número de cesáreas ejecutadas / número de partos, inctuyendo cesáreas' 100
Ejemplo: 4 cesáreas / 200 partos ' 100 = 2%
DURACION PROMEDIO DE ESTADIA
Duración de estadía pacientes con salida autorizada incluyendo defunciones,
excluye neonatos / número de salidas inctuyendo muertes, excluye neonatos
Ejemplo: 2ó8 días pacientes / 2ó3 salidas = 7.9 días
TASA BRUTA DE NECROPCIAS
Número de autopsias a pacientes internos / total muertes pacientes internos'
100
Ejempto: 9 necropsias a pacientes internos / 25 muertes de pacientes internos
' 1.99 = ¡ox
TASA DE MORTALIDAD MATERNA
Número total de muertes directas maternidad / número total satidas autorizadas
en obstetricia, incluyendo muertes ' 100
Ejempto: 2 muertes maternidad / 150 salidas autorizadas en obstetricia = 1 .3i%
2. I.A HISTORIA CLINICA
2.1 DEFINICION
Es un documento que etabora un nÉdico, con base en [a inforrnación obtenida
de un paciente a través de una retación central en el ejercicio nÉdico
Es e[ registro obtigatorio de las condiciones de salud del pa.ciente, es un
documento privado sometido a reserya que únicamente puede serconocido por
terceros previa autorízación del paciente o en los casos previstos por la Ley.
Es et relato de los datos biográficos del paciente en [o que atañe a su satud, en
otras palabras la historia clínica es el relato de la existencia det paciente sano o
enferrno como unidad individual, como ser üviente y como ser personal.
M,ñ

)
O,;'.i
1 . Basados en los formatos de Recibo y Despacho de comunicaciones vamos a
radicar y registrar tos siguientes documentos
ENVIADOs
. Comunicación det 6 de octubre de 2004, a nombre de Shakíra Mebarak
Ripotl, enüando afitiaciones a [a caja de compensación'
'
. Cómunicación det 1 de octubre, dirigida a Cartos Vives, cobrándole
algunas facturas atrasadas.
. Cárta del 31 de octubre dirigida a Diomedes Díaz, cotizándole alguna
mercancia.
. correspondencia del 15 de octubre dirigida a Ali cate, de Inversiones
poca rnonta, solicitándole un crédito
RECIBIDOS . :
I
1 . Comunicación recibida det SENA, para et director CornerciLt, inforrnando
sobre nuevos cursos' con fecha det 11 de noviembre.
"1- . Comunicación recibida det INDERENA, infornrando que recogerán a todas
las babittas, dirigida al gerente general, con fecha 30 de noüembre'
. Comunicación recibida de Atmacén TukÍ Tuki, dirigida a ta jefe de
ndole sobre las nuevas ofertas, et día 15 de noüembre
. irigida a Arturo Reyes Ripott, Jefe de Almacén, de
Seminarios Andinos, ofreciéndole un curso de nnnejo de almacenes y
funtos.
a Atan Brito, Jefe de Personat, de parte de
za, de ta ACRIB inütándote a una nueva reunión
de socios.
CAPITULO ry
Archivos Médicos
A.
o de Historias Clínicas

Corres ndenc
r. rnÁurrr
Todo documento originat que sea tramitado en las distintas dependencias debe
cumptir con tos siguientes requisitos antes de ser archivados:
Se debe ditigenciar et código del asunto para identificar ta carpeta de destino
del documento, estos serán asignados según consulta del índice de asuntos
utilizados para e[ archivo de documentos. Este paso debe ser reatizado Por el
jefe de cada dependencia.
La correspondencia debe tener ditigenciado [a casitla PASE A, del setlo de
radicación, en donde se indican tos códigos de las dependencias que deben
tramitar las comunicaciones.
La correspondencia debe tener las iniciales de ta persona que la atendió en ta
casilta del sello radicador, Para garantizar que ya fue leída la comunicación y
tomadas las acciones pertinentes.
G, CODIFICACIóN
Los siguientes códigos identifican a las dependencias de INFOR]v{AR EU los cuales
son utilizados en los procedimientos relacionados con los Procesos de recepción,
distribución, trámite, etaboración y despacho de [a correspondencia.
3.2,1. Formatos Utilizados
#V FECHA
L'-t ,."ro
INFORMAR EU
REPARTO INTERNO DE CORRESPONDENCIA
INFORMAR EU
REGISTRO DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA
ANEXO: SELLO RADICADOR
Se imprime con el numera-
dor automático
Se coloca el código del
asunto principal de que
la comunicación
Código de la dependencia
Espacio para que el destinatario
coloque sus iniciales en señal de
oue atendió la comunicación.
DEPENDENCIAS
GERENCIA
SU BG E RENCIA ADMI N I STRATIVA
CONTABILIDAD
CARTERA Y COBRO
ALMACEN
SUBGERENCIA COMERCIAL
JEFE DE VENTAS
DEPARTMAENTO DE SERVICIOS
DEPARTAMENTO DE POSTVENTA
DIRECCION DE CALIDAD
DIRECCION DE SALUD OCUPACIONAL
DIRECCION DE AGENCIAS Y SUCURSALES
OFICINA CARTAGENA
OFICINA MEDELLIN
OFICINA CALI
OFICINA BUCARAAAANGA
OFICINA BOGOTA
OFICINA PEREIRA
coDtGo
.t00
200
210
zzo
230
300
310
320
330
400
500
600
ó10
620
ó30
uo
650
660
No FECHA CONSECUTIVO REMITENTE ENTREGADO
A
FIRMA DE
OUIEN
RECIEE
REGISTRO
NtrTAI I F REPAFTIDO AHCHIVADO
FN
FNTIDAD LUGAR FF(:HA ASUNTO ANFXOS
FECHA- HORA-
PASE A: ATENDIDO
Á,
destinataria

4:
3.3.'
)PACHODECORRESPONDENCTA
5 onces
e ra,quq con.todo
DEFrNrcroNFS
(
LIMITACION
En TNFORMAR EU están autorizados para firmar comunicaciones, los siguientesf u ncionarÍos : G erente, s, bg.;;;;;;t".i#r'r r.ru,
PROCEDIMIENTO
Las actividades que en orden secuencial que se deben realizar para e[ despachode la correspondencia externa
"n
¡Hrónrr,*-n-e-ü son los siguientes:
A. RECOLECCION DE COMUNICACIONES
Reallza la cor
según lo esta
Coloca.en.las tulas la conespondencla que va serdespachada.
l-1._:?-.
d: las ofictnas las tutas que cont¡enen la
lll11.ff1d^:1.1" luc
va ser rtecn¡¡¡,da y tas trasladaal Archlvo ccntrar
qo v rd> trdst¿oa
."rrrr"i a. i. aii. raslllero' en las
w com
flri
I
B. REVISIóN
C. RADICACIóN
D. REGISTRO
Formatos Utilizados
INFORMAR EU
REGISTRO DE CORRESPONDENCIA DESPACHADA
3.4.1.
gF
ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE
01
Rcvlsar quc la correspondencla reallz¡da por las
sccretarlas y funclonarlos verlficando que esté blen
elaborada, quc no conteng¿ cnmcndaduras, quc
cumpla con l¿ norma de claboraclón de
corrcspondencla y que contenga los anexos
anunclados.
Auxlllar de Archlvo
0z
En caso de no cumpllrsc lo anotado cn la acüvldad
01, dlllgenclar formato de no conformidad en la
corrcspondencla dcspachada claborada y devolvcl
al remltente.
Auxillar de Archlvo
ACTIVIDAD DESCRIPCIóN RESPONSABLE
01
Coloca, después dcl código dc la dependcncla con cl
numerador automátlco, el número consecutlvo que
le corrcsponde, cn orlglnal y Z coplas (cl númcro del
orlglnal debe scr cl mlsmo de sus coplas respcctivas).
Sl se cnvía por fax sólo se requlc¡c una copla.
Auxilia¡ de Archlvo
02
Coloca dspués de la cludad, la fccha con cl fechador
de caucho. en cl orlglnal y las coplas. Auxlllar de Archlvo
03
En la copla del asunto dcbe colocar el sello <copla
¿sunto. Auxlllar de Archlvo
ACTIVIDAD DESCRIPCTON RESPONSABLE
01
Dcbe dlllgcnclar el formato dc correspondencla
despachada, blen sea en papcl o cn la apllcaclón del
comDutador.
Auxlller de Archlvo
E. DISTRIBUCIóN
01
Se archlva cn el a-z rcspectlvo la copla dcl
consccutlvo, en ordcn cronológlco y numérlco
asccndente.
Auxlll¿r de Archlvo
02
Se cmpacan las comunlcacloncs con sus anexos
rcspectlvos, sl los hay, cn los sobres y sc cnvían
por la cmprcaa de mensaJerfa, debc anotarse el
númc¡o dc la gula cn la copla del ¿sunto.
Auxlllar de Archlvo
03
En caso quc la comunlcaclón sc cnvfc con el
mensajero, la llevc un asesor de vcntas dcbc
entregárselc orlglnal y copla del asunto, la cual debe
regresar flrmada,
Aux¡llar dc Archlvo
03 Envlar para archlvo la copla del asunto. Aux¡llar dc Archlvo
REGISTRO
NUMERO
ESI N
ENTIDAD O
LUGAR FECHA REFERENCh O AND(OS
w{rt¿

@"ry'"
. Anexo:
En caso de ser necesario enüar anex6, se escribirá a dos intertíneas del remitente
en mayúscula iniciat la patabra anexo, seguida de dos PUntos, y a dos espacios e[
número de anexos (escrito en letras) que se enüan.
. Copia:
Si de ta misma comunicación se envía copia a otra Persona o Personas se escribirán
una debajo de la otra, indicando el tratamiento, nombre y cargo. Entre el
nombre y et cargo se coloca una corna. Se escribe a dos interlíneas de ta última
[ínea
. Datos deI transcriptor
At finat de la comunicación a dos interlineas de la última línea, se colocarán los
datos de quien transcribe [a comunicación, en caso que el firmante no sea el
mismo transcriptor. Se cotocará su nombre en mayúscula inicial y [a iniciat de su
apetlido seguida de un punto.
FORMATO DE NO CONFORMIDAD
En caso de que [a comunicación no cumpta con atguno de los requerimientos de
[a presente norma, el archivo central la devotverá con e[ formato de no
conformidad
:ii
:j,
;lr
INFORMAR EU FORMATO DE NO CONFORMIDAD A LA
CORRESPONDENCIA DESPACHADA
PARA
DE. ARCHIVO CENTRAL
POR FAVOR
TOME ATENTA NOTA DE LA OBSERVACION SENALADA
FALTA IOENTIFICACION DEL TRANSCRIPTOR
FALTA FIRMA
NO ES FIRMA AUTORIZADA
FALTA DIRECCION O ES INCOMPLETA
NOMBRE DESTINATARIO INCORBECTO
FALTA (N) _ SOBRE (S)
CARENCIA ANEXOS ANUNCIADOS
LA CORRESPONDENCIA DEBE VENIR SIN NUMERO YFECHA
FALTA COPIA PARA ABCHIVO (ASUNTO)
FALTA COPIA PARA CONSECUTIVO
FALTA(N) COPIA (S) ANUNCIADAS
OTRO CUAL
OBSERVACIONES
FIRMAAUTORIZADA
3.2 RECIBO DE CORRESPONDENCIA
se precisa entonces reatizar un instructivo que debe ser sociabitizado con todo
át f[i-"át para que se defina la hora cero de su implementación'
OB]ETO
Estabtecer responsabitidades, procedimientos, y actiüdades relacionadas con
.f i"iiUo, ¿lttábución y trámitb de [a correspondencia y documentos externos
recibidos en INFORAAAR EU
ALCANCE
Esta norma '
stro' distribucÍón
v iiatité momento de su
ingreso en er archivada'
DEFINICIONES
norma se
[a emPresa
- que esten
|
";'.i''
''
Y tramitado
en oficiatizar la Y
erat a[ archivo, Y
iza imPrimiendo [o
. se ncia
Y t reso
co nte:
FORMATO DE FACTURAS RECIBIDAS
Fecha
t.
Hora
No. de la
Factüra: .l
.4, A.

PRo( )ur¡¡¡ro
L.as actividades que se deben reatizar en orden secuencial para et recibo dedocumentos y de la corre pondencia externa .n iNronM,qn EU son los siguientes:
n. nrcrpcró¡l
ACTIVIDAD
01
02
orscntpcrór.¡ RESPONSABLE
Auxlliar de Archlvo
Auxtli¿r de Archlvo
03
Auxlllar de Archlvo
04 A los_ reclbos de Servlclos públlcos se coloca sello dc
rcclbldo; se relaclonan y se cnvfan a Conhbllldad.
Auxlllar dc Archlvo
05
Auxlllar de Archlvo
06
Auxlllar de Archlvo
07
la c-orrEspo tos rcclbldos cn fo¡ma
de fax sc sl cl fax cs térmtco y
procedet a Auxlllar de Archlvo
' '. ''l ,,
,.com
'. ) B. cr-AslFrcAcroN
01
Separar la corrcspondencla comcrclal dc la
corrcspondcncla pcrsonal. La cortespondencla
personal será cntregada dlrect¿mentc a los
funcionarlos dc la cntldad cn caso dc duda, no scrá
ablcrta y se le colocará un sello con la Indlcaclón: <
SI ES INSTITUCIONAL FAVOR DEVOLVERLA A
ARCHIVO CENTRAL r; este la abrlrá y en caso de
ser comerclal la debe devolver ¿l Archlvo Ccntr¿l par¿
<rr r¡¿llra¡lón
Auxlllar dc Archivo
02
Abrlr y rcvisar la correspondencla comercial.
En el momcnto dc su revlslón sc dcben tener cn
cuenta los sigulentes aspectos:
Veriflcar sl pertcnece a la empresa, slno será devuelta
a su rcmltente,
comprobar sl esta firmada, de lo contrarlo dcbe ser
devuelta, o sollcltarlc a su remltente la firma
rcspectiva comprobarsl trae los anexos anunclados.
Auxiliar de Archlvo
03
Scpar¿r revlstas foll€tos, Invitaclones en formato de
tarjctas, planos; Al momento dc claslflcar la
corrcspondencla. cst¡s No sc radlcan y cada uno dc
cllos cs rcmiüdo al funclon¿rio dcstlnatarlo.
Auxlllar dc Archivo
c.
01
Colocar cn el cxtrcmo suocrlor de la comunlcaclón
el scllo de ndlceclón y anotar cn cstc: el número
consecuüvo de acucrdo con cl ordcn de llcAada. la'
fccha. la hora; los códlgos de las dependenclas que
kamltarán la correspondencla scgún cada caso.
Aux¡llar dc A.chlvo
02
Dlllgcnclar en cl scllo ¡adlcador los datos
conslgnados: No dc r¿dlcaclón o número consecutlvo
de reclbo, que sc lmprlm! con un numcrador
automátlco; Fccha y Hon'en quc cs radlcado el
documento; Códlgo dc la depcndencla destlnatarla;
cód19o del asunto prlnclpal de que trata la
comunlcaclón.
Auxlllar de Archlvo
D. REGISTRO
01
Elcctu¿r la ¿notaclón correspondlente a la
correspondencla cxtcrn¡ reclblda en la <Planllla de
reglsbo de conespondencla reclbldar, y/o cn una
apllcaclón computarlz¿da reglstrando lo5 slgulcntes
datos:
. Número consecutlvo de reglstro.
. Entldad oue emlte el documento.
. Lugar de procedencla.
. fecha de la comunlcaclón.
. Un resumen o detalle del contenldo de la mlsma.
. Indlcaclón dcl numcro dc anexos sl los Fae,
. Anotaclón dcl códlgo dc la dcpcndcncla a donde
va scr dlstrlbulda.
Auxlllar dc Archlvo
E. DISTRIBUCIóN
01
Coloca¡ cn cl caslllcro oara dlstrlbuclón la
corrcspondcncla que h¿ sldo claslflc¡da, radlcada y
dlstslbulda scAún los procedlmlcntos cstablccldos cn
esta norma
Auxlllar de Archlvo
02
Rctlrar para su trámltc de los caslllcros la
corrcspondencla, Auxlllar dc Archlvo

( . lf s incorrecto el uso de abreviaturas
nud o de negri[as.
i.t"r
os, no ¿olocar notas a[ margen, rayas y
ESTILO
En INFORMAR EU" et estilo para ta elaboración de correspondencia será broque
f;ij::t",
es deci¡ todas lás tineai
"ttaá-n1o"niru
e[ margen izquierdo de ta
MARGENES
Superior:
Inferior:
lzquierdo:
Derecho:
4 centímetros
3 centímetros
4 centímetros
3 centímetros
PARTES DE Iá CARTA
. Código Dependencia
A dos in
de una á el código de la dependencia, seguido
archivo gos de dependencias), a coníinuác¡ón
n.
. Ciudad y fecha
A dos interríneas de ra referencia,
-se
coloca ta ciudad seguida de una coma, acontinuación ta fecha .n rorm"io hii ;:,;;;;: '
Ejemplo:
Barranquilla, 3 de agosto de 2@Z
. Datos del Destinatario
forma personalizada, es decir, a un
tener el nombre se envía a la iáfaturainterlíneas de la fecha, y ru .trpon.
título
scula
a inicial en ta siguiente línea.
siguiente, con la denominaiión de ra
cta, no se abrevian
e[ número se dejan
enyía se escribe en
tifica ta ciudad por su nombre, aún
w. s ¿m ítu aí oson diM s. com
,f (rtratándcise de correspondencia tocal, si se trata de una ciudad de otro
departamento que no es capital, se coloca et departamento separado
POr COfr¡4.
Ejempto
Economista
DANILO ULLOQUE GERMAN
lnstructor
SENA
Carrera 43 42-40
Barranquilla
. Asunto:
r,.l'
Constituye [a síntesis del tema de [a carta, expresada en máxinp cuatro patabras,
con rnayúscuta inicial seguida de dos ¡tntos, va de dos a tres intertíneas de los
datos del destinatario.
. Saludo
Para tas damas se acostumbra e[ nombre y para los caballeros e[ apellido, se
escribe de dos a tres intertíneas det asunto'.
. Texto:
El texto se redactará en forma clara, breve y en términos positivos, se inicia a
dos interlíneas del saludo.
Debe tratarse un solo tenn por carta, omitiendo temas personales, debe tenerse
mucho cuidado con e[ nnnejo ortográfico y no se pueden hacer tachones o
enmendaduras.
. Páginassubsiguientes:
En caso que la carta deba hacerse en nÉs de una hoja, se utilizará papel con o
sin membrete de [a misma catidad y tamaño, de dos a tres centímetros del
borde superior se coloca el encabezado así:
Doctor Pedro Picapiedra 7
. Despedida:
Se escribe a dos inter[íneas del último párrafo del texto, seguido de una coma,
pueden usarse frases corno Atentamente, Cordialmente, Sinceramente.
. Remitente:
Se sitúa de cuatro a seis interlíneas de la despedida, e[ nombre del firmante va
en mayúscula sostenida y et cargo en mayúscula inicial,.

M
)o
det Manual de Correspondencia
legistación Privada en nnterÍa de correspondencia.
3. PROCEDIMIENTOS
Como lo dijimos anteriormente exÍsten tres procedimientos que deben ser
utilizados para el manejo de correspondencia en las empresas, de acuerdo con
tos preceptos legales y hoy día con [as especificaciones de calidad establecidas
en [a norma ISO 9000.
De tal forma que en este libro mostraremos los procedimientos para e[ manejo
de correspondencia en instructivos basados en lSO.
3.1. EI¡BORAC¡óN OT CORRESPONDENCIA
Para la elaboración de Correspondencia tendrernos en cuenta la Norma lcontec
para elaboración de documentos comerciales, específicamente la de Cartas
Comerciales.
Se precisa entonces realizar un instructivo que debe ser sociabilizado con todo
e[ personal para que se defina la hora cero de su implementacÍón.
INSTRUCTIVO PARA I.A EIáBORACION
DE CORRESPiONDENCIA EN INFORMAR EU
OB'ETO
Establecer responsabilidades, procedimientos, y actiüdades retacionadas con
la elaboración de Correspondencia externa en lNFORlr,lAR EU.
ALCANCE
Esta norma cobija ta trascripción, impresión firma y entrega a archivo de la
correspondencia externa, es decir, ta que Inversiones dirija a terceros Para sus
relaciones comerciates.
DEFINICIONES
. Estilo: Para efectos de esta norma se entiende estilo como [a forma en
que van distribuidas las líneas de las cartas que se etaboran en la
Empresa.
. Márgenes: Espacio que rodea e[ texto de [a carta y que se cuenta a [o
largo de todo su diámetro desde e[ ápice de ta papetería membreteada
de Neumática.
. Interlínea: Cada uno de tos espacios que se dan con la tecla enter del
computador, o ta patanca espaciadora de [a máquina de escribir.
. Espacio: Cada vacío que existe entre las palabras de un texto, y es
accionado con barra espaciadora del teclado del computador o de [a
máquina de escribir.
TIPO DE PAPEL
Las comunicaciones en Inversiones se elaborarán en papetería membreteada de
la empresa, o con membrete en computador, e[ original; la primera copia en
papet bond blanco, firmada iguat al original; [a segunda copia en papet bond
btanco firmada con facsímite o con iniciates.
ASPECTOS GENEMLES EN Iá EIáBORACIÓN DE CORRESPONDENCIA
. Justificar todas las comunicaciones.
. Se utiLizará Arial 12 Pts.
. Los días de la semana, las estaciones, y los meses se escríben en
minúscula.
. No se separa e[ signo de moneda de [a cifra.
. Los años no se separan con puntos ni esPacio.
. Los números se escriben en letras hasta e[ nueve en adetante en cifras.
. Los números telefónicos se seParan Por gruPos y con espacios, el
indicativo entre paréntesis.
. La hora se escribe en formato internacionat.
NORMA DISPOSICION
o.2282189 ART. 269
LOS DOCUMENTOS NO FIRMADOS NI MANUSCRITOS POR
LA PARTE A QUIEN SE OPONE, SOLO TENDRÁN VALOR SI
FUEREN ACEPTADOS EXPRESAMENTE POR ELI-A.
CONSTITUCION
POLINCA ART. 15
LA CORRESPONDENCIA Y DEMAS FORMAS DE
COMUNICACIÓN PRIVADAS SON INVIOLABLES SOLO PUEDEN
SER INTERCEPTADAS O REGISTMDAS MEDIANTE ORDEN
JUDICIAL, EN LOS CASOS Y CON LAS FORMALIDADES DE I-A
LEY.
ARNCULO 19 CODIGO
DE COMERCIO
ES OBUGACION DE LOS COMERCIANTES CONSERVAR CON
ARREGLO A LA LEY LA CORRESPONDENCIA Y DEMAS
DOCUMENTOS RELACIONADOS CON SUS NEGOCIOS O
ACNVIDADES,
ARTICULO 51 CODIGO
DE COMERCIO
HAMN PARTE INTEGML DE LA CONTABILIDAD TODOS LOS
COMPROBANTES QUE SIRVAN DE RESPALDO A LAS
PARTIDAS ASENTADAS EN LOs LIBROS COMO LA
CORRESPONDENCIA DIRECÍAMENTE RELACIONDA CON LOS
NEGOCIOS.
ARNCULO 54 CODIGO
DE COMERCIO
EL COMERCIANTE DEBERA DEJAR COPIA FIEL DE LA
CoRRESPONDENCIA QUE DTRIJA O RECIBA EN RELACION
CON LOS NEGOCIOS POR CUALQUIER MEDIO QUE ASEGURE
LA EXACTITUD Y DURACION DE LA COPIA.
ART. TB DECRETO T8O
DE 1988
EL QUE I VIOLE, INTERCEPTE O SUSTRAIGA
CORRESPONDENCIA OFICIAL INCURIRÁ EN PRISION DE
TRES A SEIS AÑOS, Y AUMENTAM HASTA UNATERCEM
PARTE DICHA PENA SI SE TMTA DE ORGANISMOS DE
SEGURIDAD DEL ESTADO.
/. r
i

3. LEGrS( .ON TEMATICA SOBRE ARCHMSTICA
veamos finatmente algunos temas específicos o asunto retacionados con los
archivos y que encontrarps en [a legisl.ación Colombiana a[ respecto:
Decreto 266 de febrero 22 de 2000 que en su artículo 4o reza
<Medios Tecnológicos. Modifica el artículo 26 del Decreto 2150
de 1995 el cual quedará así:¡cArtículo 26. MediosTecnológicos.
Se autoriza el empleo de cualquler medio tecnológico o
¡documento electrónlco, que permita la realización de los
principios de igualdad, economía, celeridad, imparcialidad,
publicldad, moralidad y eflcac¡a en la función
administrativa...Toda persona podrá en su relac¡ón con la
administración hacer uso de cualquier medio técnico o
electrónico para presentar pet¡ciones, quejas o reclamaciones
ante las autoridades. Las entidades harán públicos los medios
de que dispongan par¿ permit¡r esta utilización. Los mensajes
electrónicos de datos seÉn admisibles como medios de prueba
y su fueza probatoria será la otorgada en las disposiciones
del capítulo VIII del frtulo XIII, sección III del libro segundo
del Código de Procedimiento Civil, siempre que sea posible
verificar la identidad del rem¡tente, así como la fecha de recibo
del documento.
DECRETo 2620 DE 1993: Por el cual se reglamenta el
procedimiento para la utilización de medios técnicos adecuados
para conservar los archivos de los comerciantes, ARTICULO
PRIMERO: Todo comerciante podrá conseryar sus archivos
utilizando cualquier medio técnico adecuado que garantice la
reproducción exacta de documentos, tales como la
microfilmación, la m¡crografía y los discos ópticos entre
otros. ARTICULO SEGUNDO: Losjefes de reg¡stro mercant¡l o
quienes hagan sus veces, deberán certificar la exactitud de
las reproducciones que se realicen con base en el artículo
anterior. ARTICULO TERCERO: Los comerciantes par¿ ut¡l¡zar
cualquiera de los medios técnicos a los que se refiere el artículo
prlmero de este Decreto, deberán contar, al momento de la
reproducclón, con la presencla de un funcionario de la cámar¿
de comercio de su domicilio, con el fin de que mediante acta
se haga constar la relaclón de los documentos reproduc¡dos,
asf como su exactltud.
Decreto 1909192: Para efectos aduaneros e[ importador estará
obligado a conseryar por un periodo mínímo de cinco años
contados a partir de la fecha de presentación de la declaracíón
de importación los documentos relacionados con ta
importación.
Ley 45123 Todo establecimiento bancario debe conservar las
constancias de sus asientos defínitivos y sus tiquetes de
depósito por un periodo no menor de seis años.
DIGITALIZACIÓN
Decreto 1 798 /90 Artícuto 30: Los registros en los libros deberán
rec de los seis mes a,
ext n, tomando co es
de dectaraciones e
informes aprobados por la asamblea o junta de socios, los
informes de terceros y demás documentos.
Decreto 179819O Art. 3l: Los líbros y papeles de los
comerciantes pueden destruirse después de 20 años, contados
desde et cierre de aquetlos, no obstante cuando se garantice
su reproducción por cualquíer medio técnico podrán destruirse
transcurrido el término de que trata el artículo 60 det código
de comercio.
Decreto 1798190 Art. 32: Para la destrucción de tos libros y
papeles de los comercíantes, antes de tos 20 años, debe
acreditarse ante la cámara de comercio respectiva, Ia
exactitud de las copias.
Decreto 1798190 Art. 33: Et tiquidador de una sociedad
conservará sus tibros y papetes por el término de 5 años
contados a partir de la aprobación de [a cuenta final de la
tiquidacíón, para tal efecto debe crearse un fondo para atender
los gastos de conservación, guarda y destrucción.
Art. 48: NuEvo Código de Comercio: Todo comerciante
conformará su contabitidad, libros, y estados financieros en
general, a las dísposíciones de éste código, dichas normas
pueden autorizar e[ uso de sistemas que como la
microfitmación facititen el conocimiento y prueba de [a historia
clara, completa y fidedígna de asíentos índiüduales y e[ estado
general de los negocios.
Art. ó0: Los documentos de los comerciantes deben ser
conservados cuando menos por 10 años, transcurrido este tapso
podrán ser destruidos siempre que por cuatquier medio técnico
se garantice la exactitud de la reproducción.

- El espacio de circulación enFe cada módulo de estantes debe tener un mínimo
de 70 cm., y un corredor cenb-al mínimo de 120 cm.
- La estantería deberá tener un s¡stema de ¡dentificaclón visual de la
documentación acorde con la signatura topográfica.
- Par¿ unid rv¿ción como libros, legajos o carpebs se recomienda el
empleo d metálicos con el fin de evitar el deslizamiento y la
debrmac mentación almacenada,
Mobiliario para Obras de gran Formato.
Además de las car¿cterísticas anotada
de obras, cu,¡o peso y volumen no dificu
tendrán una profundidad de 5 cms, o
rodamiento que disminuyan la fticción
o caída de la gaveta,
Archivadores verticales.
Lltilizados como mobiliario de oficina, deben elaborarse en materiales estables para la
consen¡ación y proyectarse de acuerdo con la producción documental,
Mobiliario para documentos en otros formatos.
Pa ográficas, cintas
oe disquetes, C.D.
Pri comogabinetes,
armarios o estantes con diseños desanollados acordes con las dimensiones y tipo de soporte
a almacenar y los recubrimientos ant¡oxidantes y anüestáticos a que haya lugar.
Contenedores
- Todos los documentos, sean sueltos o encuademados, requieren sistemas disüntos
y eficientes de protección, acordes con fas caracterísücas de tamaño y función.
- Como sistemas de almacenamiento se recomienda utilizar contenedores o
sistemas de embalaje para albergar folios sueltos, legajos, libros o tomos
encuadernados con el propósito de prolongar de una manera considerable la
conservación de los mismos.
- Los contenedores deben ser elaborados en cartón neutro y si no se dispone de
éstos, se aplicará al cartón un recubrim¡ento que impida la acidificación por
contacto.
- El material y el diseño de la elaboración de las unidades de almacenamiento
debe estar dimensionado de acuerdo con el peso y tamaño de la documentación
a conservar, Para el ensamble no se utilizará adhesivo o materiales meÉlicos,
- La distancia libre entre la unidad de conserv¿ción y la bandeja superior debe ser
mínimo de 4 cm. .,
"

- Para documentos en formato análogo como microfilm, cintas fonográficas, c¡ntas
de video, rollos clnematográficos o fotognña entre otros y digitales como
disquetes y C.D., se tendrá en cuenta lo siguientel
- Las btografas y negativos deberán almacenarse en sobre indiüduales y en cajas de
pH neutro (7) y nunca emplear materiales plásücos,
- Los rollos de micofilmación deberán mantenerse en su careE y contenedor elaborados
en material estable y químicamente inerte; cada rollo estará en una unidad
ente ¡dentif¡cada y dispuesto en las respect¡vas estanterías
I brma!o y con las especificaciones requeridas para gannüzar
- Los disketes
polipropileno
o contener m
contendrá solo un dlsquete o C,D.
Á,
A
cion técnicas. L a
arch con las cond n
tura, , ventilac¡ón e
Ventitación.
(
- El caudal debe ganntizar.la renor¡ación cont¡nua y permanente del aire de una a dosveces por hora. Esto se debe estabrecer de acueáo con las condiciones ambientales
intemas que se quieren mantener y al espacio.
- La disposición de ras unidades de consenación en ros estantes deberá permitir unaadecuada ventilac¡ón a tr¿vés de ellos.
Filtrado de aire.
Debeé contar con medios de firtración der aire de ingreso tanto de partícuras sóridas comode contaminantes atmosféricos. Los niveres ¿e éitos guardan reración con er s¡tio deemplazamiento de la edificación.
Iluminación en depósitos.
acíón
ación
¡ncide
minac Y contenedores.
d y ut nte Pero de baja
- Par¿ er techo se debe emprear rtrz fluorescente con firtros urtravioreta.
- Los batastros no deben esrar en
",
,r,Tg.1;Ir.lH;:ffi;.";;":"r.
s de agua de acuerdo con el mateiial a
químico y de agua.
- ntores y el número de unidades deberá
estar acorde con ras dimensiones der dep<ísito y ra capacidad de armacenamiento.
- Implementar sistemas de alarma contn incendio y ro'bo.
- proveer ra señarización,necesaria que perm¡ta ubiéar con rapidez ros difurentes
equipos para la atención de desastres y las rutas ae e*.ua.ion y i"üi" ¿" 1",
unidades documenfdles.
Mantenim¡ento.
- Garantizar ra rimpieza de instaraciones y estanten'a con un producto que no
_ incrernente la humedad ambienal.
";''i,.
'. Lasunidadesdeconservaciónrequierendeunprognmaderimpiezaensecoypa'el
efecto se deben emplear aspiradoras.
ARTICULO SEXTO: El preselnte Acuerdo rige a partir de su publicación.
PUBLIQUESE Y CUMPTASE
Dado en santafé de Bogotá a ros cinco (5) días der mes de mayo der dos mir (2000).
AEATRTZ ELENA OSORIO UTVERDE
Presidente
ALFONSO CUEVAS ZAMBRANO
Secrelario Técnico

I
POR CQNSTD[ .LO DE VTTAL tMpORTANCtA TMNSCR|B|MOS TEXTUALMENTE EL
ACUERDO O49-2OOO, EL CUAL ESPECIFICA LAS CARACTERISTICAS PARA EDIFICIOS
Y MOBILIARIO DE ARCHIVO:
. REPUBL¡CA DE COLOMBIA
ARCHIVO GENERAL DE I-A NACION
ACUERDO No. O49
(5 de mayo de 2000)
Por el cual se desarrolla el artículo del capítulo 7 <conservación de Documentos> del
Reglamento General de Archivos sobre (cond¡ciones de edificios y locales destinados a
archivos>>.
El Consejo,Directivo del Archivo General de la Nación.
En uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por la Ley 80 de 19g9 y el
Decreto L777 de L990, y
CONSIDERANDO:
Que el artículo segundo de la Ley 80 de 1989, señala las funciones del Archivo General de
la Nación y en si literal b) preceptúa: (FUar políticas y expedir los reglamentos necesarios
para organizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación,
de conformidad con los planes y progr¿tmas que sobre la material adopta la Junta Directiva>>,
Que el artículo octavo del Decreto 1772 establece las funciones de la lunta D¡rectilra del
AGN, ahora. Consejo Directivo, en virtud de Decreto 1126 de 1999, y en su numenl a)
dispone: (Adoptar y evaluar periódicamente la política arch¡vística a nivel nacional>.
Que se hace necesar¡o reglamentar las condiciones de ed¡f¡cios y locales destinados para
sedes de archivos.
ACUERDA:
ARTICULo 10: Edificios de Archivo. Los edincios y locales destinados como sedes de
arch¡vos deberán cumplir con las cond¡c¡ones de ediflcación, almacenarniento, medio
ambiental, de seguridad y de mantenimiento que garant¡cen la adecuada conservación de
los acervos documentales.
ARTICULO20: Cond¡cionesgenerales. Laedificacióndebetenerencuentaloss¡guientes
aspectos:
Ubicación.
- Característícas de terreno sín riesgos de humedad subterránea o probtemas oe
inundación y que ofrezca estabitidad.
- Deben estar situados tejos de industrías contaminantes o posibte petigro por
atentados u objetivos bélicos.
- Prever el espacio suficiente para atbergar ta documentación acumutada y su natural
incremento.
Aspectos Estructurales.
- Si se utilizan estantería de 2,20 mLs de alto, la resistencia de las placas y pisos deberá
estar d¡mens¡onada para soportar una carga mínima de 1200 k/mt2, cifra que se
deber ¡ncrementar si se va a emplear estantería compacta o de mayor tamaño señalado.
(
- Los pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con matel,- , Jnífugos de
alta resistencia mecánica y desgaste mínimo a la abrasión.
- Las p¡nturas utilizadas deberán igualmente poseer propiedades ignifugas, y tener el
tiempo de secado necesario evitando el desprendimiento de sustancias nocivas para
la documentación.
Capacidad de almacenamiento.
Los depósitos se dimensionarán teniendo en cuenta:
- La manipulación, transpofte y seguridad de la documentación.
- La adecuación climática a las normas establecidas para la consenración del material
documenbal.
- El crecimlento documental de acuerdo con los paÉmetros archivísücos que esüblezcan
los procesos de retención y valoración documental.
Distribución.
- Las áreas destinadas para la custodia de la documentación deben contar con los
elementos de control y aislamiento que gar¿nticen la seguridad de los acervos.
- Las zonas de trabajo archivístico, consulta y prestación de servicios estarán fuer¿ de
las de almacenamiento tanto por razones de segurldad como de regulación y
mantenimiento de las condiciones ambientales en las áreas de depósito,
- Las áreas técnicas tendrán relación con las de depós¡to, tomando en cuenta el necesario
a¡Slam¡ento que debe o<istir en cuanto a la función desarfollada, así como las relaciones
de éstas con las zonas de custodia, recepción, organización y tratam¡ento de los
documentos.
ARTICULO 30: Áreas de depósito, El almacenamiento de la documentación, deberá
establecerse a partir de las características técnicas de los soportes documentales,
considerando los siguientes aspectos:
Estantería:
- Dlseño acorde con las dimensiones de las unidades que contendrá, ev¡tando bordes o
arlstas que produzcan daños sobre los documentos.
- Los estantes deben eslar consbuidos en láminas metálicas sólidas, resistentes y estables
con tratamiento ant¡corrosivo y recubrimiento horneado químicamente estable:
- Deberá tener una altura de 2,20 mts y cada bandeja soportar un peso de 100k9/mt
lineal.
- La estanteía total no deberá tener más de 100 mts de longitud.
- Sl se disponen módulos compuestos por dos cuerpos de estanterías, se deben ut¡lizar
los panles y tapas laterales para proporcionar mayor estabilidad, En todo caso se
deberán anclar los estantes con sistemas de fijación a piso.
- La balda superior debe estar a un máximo de 180 cms, para facilitar la manlpulación
y el acceso del openrio a la documentación.
- La balda inferior debe estar por lo menos a 10 cms del piso,
- Las baldas deben ofrecer la posibilidad de disbibuirse a diE¡entes altuns, para posibilitar
el almacenamiento de diversos furmatos, perm¡t¡endo una gr¿duación cada 7 cm. o
menos.
- Los acabados en los bordes y ensambles de piezas deben ser redondeados par¿ evitar
desgarres en la documentación,
- El cerramiento superlor no debe ser utilizado como lugar de almacenamiento de
documentoi ni de ningún obo material.
Distribución de Estanterías.
- La estantería no lrá recostada sobre los muros y se debe deJar un espacio mÍnimo
de 20 cm,, enke éstos y la estantería.
com

Fra[ sobre Archivística
,
2.1. ACUERDOS REGI¡MENTARIOS DEL ARCHIVO GENERAL DE Iá
NACIÓN.
ACUERDO No. CONTENIDO PRINCIPAL
08-95
De conformidad con lo señatado en el artícuto 2o del
Decreto 1 382 de 1 995 y en concordancia con los artícutos
5 y 24 del Acuerdo 07 de 1994, at ARCHIVO GENERAL DE
LA NACION, deberán transferirse, bajo la responsabitidad
de los Secretarios Generates, [a documentación histórica
de los archivos de[ orden nacional del Sector Central de
ta Rama Ejecutiva, entendiéndose por tales: la Presidencia
de ta república, [a Vicepresidencia, los Ministerios, los
Departamentos Administrativos y las Superíntendencias.
09-95
Las Entidades det Estado de todos los poderes p{tblicos,
deben elaborar y presentar sus respectivas Tablas de
Retención Documental ante e[ Comité Evaluador de
Documentos det Archivo General de la Nación.
12-95
Entidad de Dirección y Coordinación en tos
Departamentos. La entidad encargada de dirigir y
coordinar la Función archiüstica a nivel departamental
es et Consejo Departamenta[ de Archivo, e[ cual será el
órgano encargado de aplicar las políticas y normas
trazadas por e[ Archivo General de [a Nación.
1't-96
El material gráfico que se encuentre entre las unidades
de conservación, debe extraerse.- dejando, en su lugar
un testigo- y se ltevará a aquella sección del archivo que
se haya dispuesto pa.ra conseryar documentos en distintos
formatos.
16-02
Organización y manejo de los archivos de los registros
púbticos.
Las cámaras de comercio deben llevar el archivo de los
registros púbticos atendiendo los principios generates de
archivo y abrirán un expediente a cada uno de los
matriculados, inscritos o registrados, que serán
organizados en orden cronológico y sucesivo así
l. Registro Mercantil y de Entidades Sin Animo de Lucro.
a. Organización del expediente.- A cada matriculado
o inscrito se le abrirá un expediente en e[ cual se
archivará pororden cronotógico de presentación las
copias de los documentos que se registren y aquellos
documentos que se reciban o que produzca [a misma
Cánrara que no requieren de inscripción, Pero que
se refieren a ese matricutado o inscrito.
b. ldentificación del expediente.- El expediente debe
identificarse por et número de matrícuta o
inscripción.
.é^
ACUERDO No. CONTEf{IDO PRINCIPAL
16-02
2. Registro de Proponentes:
a. Organización del expediente.- Acada proponente
se [e abrirá un expediente en el cua[ se archivarán
en orden cronológico y sucesivo los documentos
relacionados con e[ mismo.
b. ldentificación del expediente.- El expediente debe
identificarse por el núnero del respectivo registro
de proponente.
c. Documentos que constituyen cada expediente.-
Los documentos de los archivos de los registros públicos
de las cámaras de comercio pueden eliminarse en
cualquier tiempo, siempre y cua do
reproducidos por cualquier medio técn ue i
garantice permanentemente su reprod I
037-O2
Las Entidades que pretendan prestar servicios de
Consultoría o Asesoría Archivística deberán contar dentro
de su personal con recurso hunnno profesional en Ciencias
de la Información oArchivística.
A

(;
CAPITULO IX
LEGISLACION GENERAL SOB
ARCHIVISTICA
m
(
1. INTRODUCCION
En este capítulo nos dedicaremos a mirar los aspectos más relevantes que tienen
relación con los archivos y se encuentran dispersos en toda la Legislación
Colombiana, veamos entonces:
Sin lugar a dudas [o más importante en cuanto a legistación se refiere lo sigue
constituyendo [a Ley General de Archivos, veamos entonces los apartes más
importantes de la misnn.
2. LEY 594 DE 2OOO O LEY GENERAL DE ARCHIVOS
ARTÍCULO CONTENIDO
1: OBJETO
LA LEY TIENE COMO OBJETO E5TABLECER REGLA5 Y
PRINCIPIOS GENERALES QUE REGULEN LA FUNCIÓN
ARCHIVISTICA DEL ESTADO.
2: ÁMBITo DE
APLICACIÓN
LA PRESENTE LEY COMPRENDE A LAADMINISTMCIÓN
PÚBLICA Y LAs ENTIDADES PRIVADAS QUE CUMPLAN
FUNCIONES PÚBLICAS.
10: OBLIGATORIEDAD
LACREACION DE LOS ARCHIVOS ES OBLIGATORIA, A5I
COMO LOS DE LOS ORGANISMOS DE CONTROL Y DE
LOS ORGAN ISMOS AUTÓNOMOS.
13: INÍALACIONES
PAM LOs ARCHIVOS
LA ADMINISTRACIÓN DEBERÁ GARANTIZAR LOS
ESPACIOS Y LAs INSTALACIONES NECESARIAS PAM EL
CORRECTO FUNCIONAAAIENTO DE SUS ARCHIVOS.
14: RESPONSABILIDAD
LOS SECRETARIOS GENEMLES O LOs FUNCIONARIOS
DE MAYOR JERARQUIA A CUYO CARGO EÍEN LOs
ARCHIVOS SON LOS RESPONSABLES POR LA
IMPLEMENTACION DE LA PRESENTE LEY.
1B: CAPACITACIÓN
LAS ENTI DADES TI ENEN LA OBL IGACION DE CAPACITAR
Y ACTUALIZAR A LOS FUNC¡ONARIOS DE ARCH¡VO EN
PROGRAAAAS Y AREAS RELACIONADAS CON SU LABOR.
19: NUEVAS
TECNOLOGiAs
LAS ENTIDADES PUEDEN EMPLEAR TECNOLOGÍA DE
AVANZADA EN LAADMINI5TMCIÓN Y CONSERVACION
DE SUS ARCHIVOS, EMPLEANDO CUALQUTER MEDTO
TECNICO, INFOM4ATICO, OPTICO O TELE/vtATlCO.
20: SUPRESIóN
LAS ENTIDADES DEL ESTADO QUE SE SUPRIMAN
DEBEMN ENTREGAR SUS ARCHIVO5 A LAS ENT¡DADES
QUE ASUMAN SUS FUNCIONES O AL MINISTERIO O
ENTIDAD TERRITORIAL A LA CUAL HAYAN ESTADO
ADSCRITAS.
24: TABLAS DE
RETENCION
DOCUMENTAL
SERA OBLIGATORIO PARA LAS ENTIDADE5 ELABOMR
YADOPTAR SUS RESPECTIVAS TABLA5 DE RETENCION
DOCUMENTAL.

Cómo conservar físicamente los documentos
)
3.3 MEDIDAS DE PROTECCION
SOPORTE MEDIDAS
FOTOGRAFIA
(Diapositivas)
. USAR MONTUMS PLÁSTICAS Y COLOCARLAS EN
FUNDAS O BOLSAS PL.qSNC$ Y A SU VEZ EN CAJAS
DE POLIPROPILENO.
. usAR EsTANTEnÍn cenR¡oR oE MEIAL cUBIERTA poR
PINTUM ANTICORROSIVA.
. No ALMACENTn uÁs DE UNA DIApoSITIVA poR
FUNDA O SOBRE,
FOTOGRAFIA
(Blanco & Negro
u Color)
. GUARDARLA PROTEGIDA CON PAPEL UBRE DE ÁCIDO.
. A SU VEZ CONSERVARLA EN CA]A DE POLIPROPILENO,
. DEBEN MANIPULARSE CON GUANTES OT AICOOÓru O
NYLON.
. NO SE DEBE EMPLEAR MATERIAL METÁUCO SOFRE
EL SOPORTE.
. NO DEBEN DOBLARSE.
. LAS FOTOS DEBEN ALMACENARSE EN SENTIDO
HORIZONTAL.
FOTOGRAFÍA
(Rollo de Microfilm)
. DEPÓSITOS UBRES DE POLVO
. NO DEBE EXÍSTIR MATERIAL COMBUSTIBLE COMO
MADEM, TELA, PAPEL,
. DEEE HABER CIRCUI.ACIóN DE AIRE,
. LOS PISOS NO DEBEN CONTAR CON ALFOMBMS.
. DEBEN MANTENERSE EN CA]AS PLASNCAS UBRES
DE ÁCIDO.
CINTAS DE
AUDIO Y VIDEO
. SE REQUIERE UNA TEMPERATURA DE 19 GRADOS
CENTTGRADOS.
. HUMEDAD ENTRE EL 30% Y 5O%.
. TEMPEMTUM DE 2 GRADOS CEITTÍCN,qDOS.
. tA ILUMINACIÓN DEBE ESTAR POR DEBAJO DE LOS 1OO LUX.
. GUARDADOS EN CAJAS PLAsTICAS LIBRES DE ACIDO.
. LAS CINTAS DEBEN ARCHN RSE VERTICALMENTE.
CINTAS DE
AUDIO Y VIDEO
TEMPERATUM Y HUMEDAD RELATWA ESIABLES.
TEMPEMTURA DE 23 GRADOS.
HUMEDAD RELATIVA DEL 50%
MIGRACION PERMANENTE.

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