Este documento establece las funciones y responsabilidades de un archivo, incluyendo garantizar la conservación y administración de documentos de acuerdo a la ley y normas, ejecutar procesos de planeación y programación establecidos por el Sistema Nacional de Archivo, y supervisar el funcionamiento adecuado de la correspondencia de acuerdo a las pautas establecidas.

1. Leidy león
Sandra Villareal
Andrés Gutiérrez

2. Ejecutar los procesos de planeación y
programación establecidos por el Sistema
Nacional de Archivo, para garantizar la
conservación y correcta administración
documental, así como supervisar el adecuado
funcionamiento de la correspondencia, con
sujeción a las pautas y principios
establecidos en la ley, normas internas y
pautas fijadas por el Archivo General de la
Nación de Colombia.

3. Funcione
s

4. a. Garantizarlaconservaciónycorrectaadministración documental, Para
facilitarelaccesoalainformaciónpúblicaque demandanlosciudadanos y
pendenciasdelainstitución.
b. Ejecutarlosprocesosdeplaneaciónyprogramación establecidosporel
SistemaNacionaldeArchivo.
c. Promoverlacapacitaciónyactualizacióndelosfuncionariosde archivoen
programasyáreasrelacionadas,encoordinaciónconelArchivoGeneraldela
Nación.
d. Implementarygarantizarlasostenibilidaddeunsistemaintegradode
conservaciónencadaunadelasfasesdelciclovitaldelosdocumentos.
e. Promoveryasegurarlavinculacióneintegraciónentrelosarchivos
institucionalesyelArchivoGeneraldelaNación.
f. Dirigir,coordinar,ejecutar,supervisaryevaluarlosprocesosde:recepción,
despachoyentregadelascorrespondenciasproducidasorecibidasenla
institución.

5. g. Agruparlosdocumentostransferidosporlosdiferentesarchivosdegestióndela
instituciónycustodiarlospornomásde35años.
h. Coordinarycontrolarelfuncionamientodelosdistintosarchivosdegestióndela.
institución
i. Mantenerelarchivointermediodondeseconservanlosdocumentoscuya
consultasehaceesporádica,hastasueliminaciónotransferenciaalarchivohistórico.
j. Mantenerelarchivohistóricoyconservacióndedocumentoshistóricosrecibidos
pordonación,depósito,adquisiciónoincorporación.
k. CoordinarlaComisiónCalificadoradeDocumentosAdministrativos.
l. Gestionarlaeliminaciónoexpurgodeunidadesoseries documentalesque
hayanperdidosuvaloradministrativo,probatorio oconstitutivoyquenohayan
desarrolladovaloreshistóricos.
m. Monitorearycontrolarlosfactoresambientalesdelosdepósitos temperatura,
humedadrelativa,iluminaciónyventilación.

6. CLASIFICACION DE LOS SITEMAS DE
ARCHIVO
1.NUMERICO
2ALFABETICO
3.CRONOLOGICO
4.ASUNTOS O TEMATICOS
5.GEOGRAFICO

7. NUMERICO: como su nombre lo indica se archiva
anexándole un numero a cada documento en forma
consecutiva.
ALFABETICO: es de acuerdo a las letras del abecedario
recordando que no existen las letras dobles como ll, rr.
TEMATICOS: este método es practico porque se auxilia de
guías numéricas consecutivas o de acuerdo al asunto.
CRONOLOGICAMENTE: se archiva según sus clientes
con el sistema cronológico ya que toma en cuenta la fecha
de vencimiento para notificar a sus clientes con
anticipación

8. ENTRADAY SALIDA
DE
CORRESPONDENCIA

10. Las oficinas de registro reciben numerosa documentación,
información y solicitudes en diferentes formatos (en papel
que debe digitalizarse y en formato electrónico ya que el
Registro Electrónico se integra con el Registro General) que
debe clasificarse, registrarse e incluirle el sello de control
(tanto físico como digital) para distribuirla y entregarla de
forma automática a cada destinatario, el cual puede aceptar,
rechazar o trasladar el registro recibido.

11. Una solución completa que automatiza
el proceso de registro

13. La Solución de Registro de Salida y Entrada está adaptada
para cumplir todos los requerimientos de la normativa , y
está preparada para evolucionar y adecuarse totalmente las
necesidades de cada entidad.