Ten Ways To Sink A Project

Andre Augusto Choma, PMP Analista de Projetos – IPA Latin America Dez Maneiras de AFUNDAR Um Projeto

Experiência nas áreas de construção civil industrial, TI e projetos de governo, com trabalhos de consultoria, no Brasil, Chile e Angola.

Autor do livro “Como Gerenciar Contratos com Empreiteiros” (PINI, 2005), instrutor de cursos de gestão de projetos e gestão para construção civil, autor de artigos sobre gerenciamento de projetos.

Trabalha como Analista de Projetos e consultor da IPA Latin America (Independent Project Analysis).

André Choma Analista de Projetos IPA Latin America Foto (tamaño pasaporte)

Bases de Dados Propriedade da IPA PROCESS PLANTS PES - + 6000 projetos Históricos detalhados dos projetos de planta de processo >$5MM DISTRIBUIÇÃO - + 800 projetos Dutos, terminais, estações de serviço, etc. PARADAS PLANEJADAS - + 300 projetos Paradas de Instalações industriais INSTRUMENTAÇÃO E CONTROLE - +120 projetos Automação, SDCD, etc. PEQUENOS PROJETOS PES -+ 6000 projetos Projetos <$5MM para as indústrias de processo UPSTREAM PES - 1000+ projects Plataformas de produção mundial de petróleo HAZRISK - + 400 projetos Estudo ambiental e limpezas MEGAPROJECTS - +400 projetos projetos na classe dos bilhões de dólares, todos os tipos INFORMATION TECHNOLOGY - 150+ projetos; incluindo Desenvolvimento de Aplicativos, Telecomunicaçoes, etc. PLANTAS DE ENERGIA + 60 projetos Plantas de ciclo único ou combinado

Agenda

Dez Maneiras de AFUNDAR o seu Projeto

Trabalhando para o sucesso

E para começar...

Como AFUNDAR um Projeto

1. Seja prático: quanto mais genérico estiver o escopo, menor a chance do cliente reclamar por detalhes!

Um escopo muito detalhado pode LIMITAR você!

Você será FORÇADO a fazer exatamente o que você prometeu!

E se a sua empresa errou no orçamento? Você não poderá mudar NADA !

NÃO revise o escopo depois de assinar o contrato!

2. Comece a execução o mais rápido possível

Por que gastar tempo planejando se você já sabe que as mudanças VÃO ocorrer?

O cliente espera ANSIOSAMENTE que a execução comece !

Todos os planos que você fizer agora irão mudar, e você não terá TEMPO de atualizá-los.

Comece a execução o mais rápido possível e você terá um cliente muito mais SATISFEITO !

3. Concentre-se no trabalho da SUA equipe – evite se comunicar com o cliente

Essa proximidade cria uma interferência PERIGOSA no seu trabalho!

O cliente pode PASSAR POR CIMA da sua autoridade como GP na frente do seu próprio time!

Esse envolvimento excessivo pode DESGASTAR o relacionamento!

O GP deveria investir o seu tempo TRABALHANDO com o SEU time!

4. Não documente as mudanças

Isso poupará você de DISCUSSÕES com o cliente!

Ajustes SEMPRE serão necessários!

Ao paralisar o projeto cada vez que uma mudança acontecer, o projeto NUNCA será terminado!

O que se espera em um ambiente de projetos é uma relação de CONFIANÇA !

5. Exceda as expectativas do cliente: adicione extras ao escopo do projeto

O cliente espera MUITO MAIS de você e da sua empresa.

A competição é FORTE !

Convença o seu chefe de que esse trabalho extra é NECESSÁRIO !

NOVOS CONTRATOS serão fechados no futuro, e então o lucro perdido será recuperado.

6. Gestão de riscos?

Contar com a SORTE é a sua única saída!

Por definição, riscos são EVENTOS INCERTOS (PMBOK ® Guide)

Mesmo utilizando ferramentas tecnológicas, na maioria das vezes os riscos ocorrem ALEATORIAMENTE !

Por que perder horas e horas tentando PREVER O FUTURO ?

Seja realista: resolva os problemas QUANDO ELES OCORREREM !

7. Atenção à qualidade somente é importante nos estágios finais do projeto

O que realmente conta para o cliente é o ‘ ACABAMENTO ’ do produto!

Todos nós temos regras complexas de qualidade, padrões, formulários, processos, procedimentos e guias que devem ser SEGUIDOS !

No entanto, horas e horas do seu time podem ser consumidas em INTERMINÁVEIS reuniões sobre esses padrões, os planos da qualidade e as auditorias internas!

E no final das contas, o que o cliente irá notar é a APARÊNCIA FINAL do produto.

8. Evite burocracia – preencher formulários é perda de tempo!

A documentação irá apenas ENTUPIR os seus arquivos!

Centenas (ou até mesmo milhares) de horas serão gastas preenchendo formulários para NADA !

Imagine o BENEFÍCIO para o projeto se todas essas horas fossem utilizadas para executar as atividades do cronograma!

9. Faça o time trabalhar duro para evitar atrasos – horas-extras são essenciais para manter o time focado

Todos os projetos praticamente NASCEM atrasados!!!

Horas-extras podem ajudar o GP a manter o time MOTIVADO e DEDICADO o tempo todo!

Então comece a pressionar o time DESDE O INÍCIO !

10. Livre-se da papelada após o encerramento do projeto!

Informações passadas NÃO MOVEM moinhos!

A papelada irá tomar MUITO ESPAÇO no seu escritório e em seus servidores!

Isso irá apenas ENTUPIR o seu arquivo-morto!

NINGUÉM vai utilizar esse material, nem o mesmo time, nem mesmo outros profissionais!

Não seria melhor, mais rápido e mais barato SE LIVRAR imediatamente de todas aquelas pilhas de papel?

Trabalhando para o Sucesso Mantendo o seu projeto ‘ acima da linha d´água ’

Trabalhando Para o Sucesso

1. Atitude

Um capitão NUNCA abandona o seu navio!

2. Habilidades

Nenhum marujo se torna capitão somente com base na experiência, mas também através de MUITO TREINAMENTO.

3. Trabalho Duro

Nenhum projeto alcança o sucesso sem aquele ESFORÇO EXTRA de todos.

4. Entendendo o Contexto

Gestão de Riscos é feita durante TODO o projeto, e usa todas as nove áreas de conhecimento.

1. O escopo genérico

O escopo é o ponto de partida de TODAS as estimativas do projeto (ex.: tempo e custo)!

USE O TEMPO NECESSÁRIO para detalhar o escopo e alinhar as expectativas com o cliente.

ENVOLVA os seus técnicos mais experientes nessa tarefa.

Determinar um escopo PRECISO é o primeiro passo para o sucesso!

2. Não planeje, espere pelas mudanças

O Plano do Projeto é a BASE para avaliar as mudanças. Sem um bom plano, decisões erradas certamente serão tomadas.

Sem planejamento, o projeto perde o seu RUMO, e um navio sem rumo tem grandes chances de não alcançar o seu destino final!

Trabalhando Para o Sucesso Source: Industry Benchmarking Consortium 1999 - IPA

3. Evite se comunicar com o cliente

É FUNDAMENTAL ter um bom relacionamento com o cliente.

O GP DEVE entender as necessidades do cliente e da sua empresa

E estabelecer bons canais de comunicação para trabalhar como PARCEIRO do seu cliente.

4. Não documentar as mudanças

Todas as alterações DEVEM passar por uma avaliação FORMAL de impacto, antes da aprovação (também formal).

Tome cuidado! Mudanças podem alterar SIGNIFICATIVAMENTE o escopo do produto.

E se, ao final do projeto, o cliente decidir RECUSAR o produto final, baseado no escopo contratado no início?

5. Adicionar extras ao contrato

O cliente espera ANSIOSAMENTE a entrega daquilo que está no contrato, e nada além do que está no contrato.

Será que entregar o que consta no contrato, no prazo e no custo, já não é DESAFIADOR o suficiente?

“ GOLD PLATING leva a graves problemas de escopo, o que pode dificultar ou até mesmo impossibilitar que o projeto alcance os seus objetivos originais” (Tomczyk, 2005).

6. Não realizar o planejamento de respostas aos riscos

Você nunca SOFREU com nenhum desses 10 riscos no passado?

Nós não podemos prever ou eliminar todos os riscos dos nossos projetos. Mas isso não é desculpa para NÃO TRABALHAR NA PREVENÇÃO!

Todo o trabalho duro do time será um desperdício de tempo se o GP não tiver a ATITUDE certa ao liderar o time na prevenção de riscos!

7. Preocupação com a qualidade apenas no final

Você ainda acha que é possível corrigir os defeitos SOMENTE nos últimos estágios do produto?

Os resultados alcançados DEVEM ser comparados com o plano A CADA MILESTONE !

E não esqueça: além de ser responsável pela qualidade do produto, o GP também é responsável pela qualidade DA GESTÃO DO PROJETO!

8. Documentação é Burocracia

Como você pode realizar uma ação corretiva SEM uma avaliação formal do desempenho do projeto?

Documente TUDO: premissas de planejamento, problemas de execução, ações de controle, etc.

Não esqueça do seu “DIÁRIO DE BORDO”, porque, se conflitos ocorrerem, SOMENTE vale o que estiver escrito!

9. Horas-extras

Alguns esforços adicionais SEMPRE são necessários durante a execução dos projetos.

No entanto, usar SISTEMATICAMENTE as horas-extras durante todo o projeto pode ser muito PREJUDICIAL à equipe!

NUNCA use as horas-extras como solução de planejamento: não conte que o seu time irá trabalhar CONTINUAMENTE além das horas previstas, em um projeto com cronograma agressivo.