TCC Gestão do Tempo na Profissão do Administrador

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Trabalho de Conclusão de Curso apresentado nas Faculdades Integradas Teresa D’Ávila – Fatea, como parte dos requisitos à obtenção do certificado de conclusão da graduação de administração de empresas com ênfase em Recursos Humanos

Autoras:
Ana Paula de Alcântara
Daniele Luiza da Silva Dias
Vanessa Aparecida Marques Azevedo

Orientação:
Prof. Me. André Alves Prado

Resumo:
O trabalho de conclusão de curso tem como objetivo contribuir para o entendimento das teorias administrativas em relação à administração do tempo de um profissional, analisando a evolução do mesmo. O estudo foi realizado através de análises contidas nas bibliografias e reflexões dos resultados encontrados na prática. A análise relacionou fatores de produção, a disponibilidade do profissional, qualidade e gestão do tempo, como base de desenvolvimento de projetos. Conclui-se através do estudo a importância e habilidade do administrador em ser agente transformador da realidade onde está inserido e à busca incessante das transformações que agregam valores à sua vida, fazendo o melhor possível para desenvolve a otimização dos processos profissionais.

Abstract:
The work of course conclusion has as objective to contribute for the agreement of the administrative theories in relation to the administration of the time of a professional, being analyzed the evolution of the same. The study it was carried through analyses contained in bibliographies and reflections of the results found in the practical one. The analysis related production factors, the availability of the professional, quality and management of the time, as base of development of projects. One concludes through the study the necessary importance and ability of the administrator in being transforming agent of the reality where she is inserted and transformation easiness that adds value its life activity, making possible the optimization of the professional processes.

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TCC Gestão do Tempo na Profissão do Administrador

  1. 1. Faculdades Integradas Teresa D’Ávila Faculdade de Administração Ana Paula de Alcântara Daniele Luiza da Silva Dias Vanessa Aparecida Marques Azevedo Recursos HumanosGestão do Tempo na Profissão do Administrador Lorena, 2009 1
  2. 2. Ana Paula de Alcântara Daniele Luiza da Silva Dias Vanessa Aparecida Marques AzevedoGestão do Tempo na Profissão do Administrador Trabalho de conclusão de Curso apresentado nas Faculdades Integradas Teresa D’Ávila – Fatea, como parte dos requisitos à obtenção do certificado de conclusão da graduação de administração de empresas com ênfase em Recursos Humanos. Orientador: Profº. ESP. André Alves Prado Lorena – SP 2009 2
  3. 3. Gestão do Tempo na Profissão do Administrador Trabalho de conclusão de curso (TCC) apresentado às Faculdades Integradas Teresa D’Ávila – FATEA, como requisito parcial para obtenção do titulo de Bacharel em Administração de Empresas. Aprovado em: Banca Examinadora: Professor Orientador André Alves Prado Professora Rosana Maria da Silva Soares Carvalho Professora Me. Carolina Arantes Pereira 3
  4. 4. Aos nossos pais,por toda educação e incentivo. 4
  5. 5. Epígrafe"Os supercríticos do planeta só não percebem que quem gasta tanto tempo criticando a vida alheia não encontra energias para atingir a própria perfeição" - Roberto Shinyashiki 5
  6. 6. AgradecimentosAgradecemos a Deus que nos deu força e sabedoria na realização destetrabalho.Agradecemos aos nossos familiares, a paciência e compreensão durante oplanejamento e execução deste trabalho feito com afinco.Agradecemos ao nosso querido Orientador, André Alves Prado, peloexemplo de ética, respeito e pela oportunidade de aprimorarmos nossosconhecimentos.E a todos aqueles, que direta ou indiretamente contribuíram para quechegássemos à culminância deste trabalho. 6
  7. 7. DedicatóriaAo Professor André Alves Prado que somente permitiu ser o sujeito deestudo após tentativas esgotadas de conseguirmos dados de outroprofissional para análise e desenvolvimento deste Trabalho de Conclusão deCurso. 7
  8. 8. ResumoO trabalho de conclusão de curso tem como objetivo contribuir para oentendimento das teorias administrativas em relação à administração dotempo de um profissional, analisando a evolução do mesmo. O estudo foirealizado através de análises contidas nas bibliografias e reflexões dosresultados encontrados na prática. A análise relacionou fatores de produção,a disponibilidade do profissional, qualidade e gestão do tempo, como basede desenvolvimento de projetos. Conclui-se através do estudo a importânciae habilidade do administrador em ser agente transformador da realidadeonde está inserido e à busca incessante das transformações que agregamvalores à sua vida, fazendo o melhor possível para desenvolve a otimizaçãodos processos profissionais.Palavra Chave: Gestão do Tempo, Produtividade, Qualidade de Vida. 8
  9. 9. ABSTRACTThe work of course conclusion has as objective to contribute for theagreement of the administrative theories in relation to the administration ofthe time of a professional, being analyzed the evolution of the same. Thestudy it was carried through analyses contained in bibliographies andreflections of the results found in the practical one. The analysis relatedproduction factors, the availability of the professional, quality andmanagement of the time, as base of development of projects. One concludesthrough the study the necessary importance and ability of the administrator inbeing transforming agent of the reality where she is inserted andtransformation easiness that adds value its life activity, making possible theoptimization of the professional processes.Word-Key: Management of Time, Productive, Quality of Life. 9
  10. 10. Sumário1 Introdução 112 Fundamentação Teórica 14 2.1 Administração do tempo 14 2.2 Economia ou desperdício de tempo 19 2.3 O tempo e o sucesso 19 2.4 Tempo para assuntos pessoais 25 2.5 Por que administrar o tempo 25 2.6 A redução do stress através da administração do tempo 26 2.7 Empecilhos à administração do tempo 26 2.8 Conduzir reuniões produtivas 27 2.9 Administrar seu tempo e a mudança de vida 28 2.10 Gerenciamento do tempo 29 2.11 Ferramentas de administração do tempo 30 2.12 A tríade do tempo 31 2.13 Esfera da urgência e das circunstâncias 32 2.14 A administração do tempo em curto prazo 32 2.15 O aprendizado da administração do tempo 33 2.16 O tempo a ser administrado 34 2.17 Alguns problemas da administração do tempo 343 Estudo de Caso 384 Resultados e discussão 40 4.1 Apresentação de trabalhos 42 4.2 Demais tipos de produção bibliográficas 42 4.3 Participações em bancas examinadoras de TCCs 43 4.4 Participação em eventos 43 4.5 Supervisões concluídas em TCCs 44 4.6 Supervisões e orientações em IC 45 4.7 Supervisões concluídas de outra natureza 465 Conclusão 50 5.1 Proposta para trabalhos futuros 51Glossário 52Referências 53Anexo A 54 10
  11. 11. Introdução A partir do nascimento o tempo começa a correr, podendo acabar aqualquer momento. O fato é que o tempo é distribuído igualmente para cadapessoa. Durante o dia de 24 horas, para alguns pode ser muito, para outrospode ser pouco. Assim em meio a tantas mudanças, os colaboradores deuma empresa principalmente, se sentem cada vez mais sufocados epressionados pelo tempo, não conseguindo em algumas circunstânciasconciliar as atividades, tanto na vida profissional, quanto na pessoal. A loucavontade de estar com a família, de passar um domingo com os amigosassistindo a uma partidinha de futebol, acaba perdendo espaço para otrabalho empresarial, justamente por trazer atividades da empresa paracasa! Passam horas num escritório, trabalhando relatórios da empresa equando se dão conta, já anoiteceu ou, já é hora de ir para o trabalho. Essas pessoas que vivem deste modo são consideradas prisioneirasde seu próprio tempo, pessoas que não conseguem encontrar tempo pra sipróprio. O interessante da gestão do tempo é que, ensina como vivermelhor, como separar da sua vida o urgente do importante. Justamente nolivro “Os Sete Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes” escrito por StephenR. Covey, explica alguns itens muito importantes para nossas vidas como:seja PROATIVO, crie responsabilidades, estímulos, algo de valor para suavida e a de quem esta a sua volta! COMECE O DIA COM OBJETIVO EMMENTE, saber para onde esta caminhando, significa dar passos na direçãocorreta. E faça o que primeiro é mais IMPORTANTE e depois o URGENTE,pois isso pede com que demos total atenção e imediata resolução, contráriodo importante,que contribui para resultados, missão e metas prioritárias. Epor último, pense no GANHA-GANHA e não no PERDE-GANHA ou GANHA-PERDE!. Existe até uma história da praia, que diz a seguinte frase:“Gastamos muito tempo de nossas vidas construindo alguma coisa e maiscedo ou mais tarde, uma onda poderá vir e destruir tudo o que levamostempo para construir”. Resumindo, quando isso acontecer somente aqueleque tem as mãos de alguém para segurar, será capaz de sorrir e erguer-se!Então pense no ganha-ganha onde ambas as partes saem ganhando. Assim, o bom ou mau uso do tempo só depende de nós mesmo,depende se vai nos causar estresse, chateação em deixar de fazer aquilo 11
  12. 12. que gostamos ou se vai nos ajudar a satisfazer a nossas necessidades eauto-realizações. Uma das definições que Ernesto Berg diz é” priorize suasatividades através de uma agenda, coloque ali tudo que você vai fazerdurante o ano ou naquele mês, começar o dia já sabendo que rumo seguirajuda você a ter disponibilidade em fazer aquilo que costuma ou gosta defazer”. Desta forma, aprender a administrar o tempo é uma das ações maisimportantes que qualquer pessoa pode fazer para melhorar as chances desucesso nos negócios e na vida. A boa administração do tempo supõe saberusar bem algumas habilidades que pretendemos, visando ajudá-lo a refletir econscientizar-se sobre o que precisa fazer para conseguir este objetivo,tornando-se um bom administrador do próprio tempo.1.2 Problema de Pesquisa Falar de tempo e de seu uso em um primeiro momento parece seruma abstração teórica. O tempo é um instrumento que mede o intervaloentre dois acontecimentos em momentos diferentes. O instrumento tempopermite racionalizar, medir e acompanhar ciclos como anos (calendáriosgregoriano), meses, dias, horas, minutos e etc. Em um plano não físicosabemos que não há tempo, pois tudo o que fazemos deixamos de fazerpara sempre. Nossa memória de forma consciente ou inconsciente registratudo como se fosse um filme. Para alguns, levando em consideração quenossos pensamentos emitem ondas energéticas que se movimentam dentrodo universo e regido por determinados princípios, existe a certeza de queestas ondas são captadas e ficam indelevelmente gravadas em umamemória virtual. Assim podemos inferir que o momento e a eternidade são amesma coisa. Afinal todos os atos são eternos e conseqüentes. Saberadministrar este tempo é neste contesto um ato eterno que dirigirá nossasvidas para sempre.1.3 Objetivo Desenvolver uma proposta de organização pessoal do tempo.Administrar o tempo é necessário para tornar a vida humana maisprazerosa, seja ela pessoal ou profissional. O nosso tempo nós fazemos, ele 12
  13. 13. é recurso igual para todos, sem distinção de classe, raça ou sexo. Sobre otempo são discutidas no mundo inteiro por empresários, administradores,gerentes e outros profissionais que enfrentam a síndrome da falta de tempo.Por isso é importante se compenetrar do fato que nosso tempo é valioso eque o importante ainda é o que estamos fazendo com ele!1.4 Justificativa É importante ressaltar que administrar o tempo é importante, poisexistem pessoas que vivem inadequadamente, não se organizam de formaalguma. E com a ajuda da Gestão do tempo, pode-se organizar a vida comeficácia, tendo tempo disponível sem deixar de fazer aquilo que mais segosta. 13
  14. 14. 2 Fundamentação Teórica2.1 Administração do tempo Segundo Chaves (1998) “administrar o tempo é ganhar autonomiasobre a sua vida, não é ficar escravo do relógio”. É uma batalha constante,que tem que ser ganha todo dia. Quando se tem a autonomia de decidir passar mais tempo com afamília, ou sem fazer nada, esse tempo será ganho, se deixar de fazeroutras coisas que são menos importantes. Em última instância pode ser queaté tenha que, eventualmente, arrumar um outro emprego ou uma outraocupação. O tempo é distribuído entre as pessoas de forma bem maisdemocrática que muitos dos outros recursos de que se dependa (como, porexemplo, a inteligência). Todos os dias cada um recebe exatamente 24horas: nem mais, nem menos. Rico não recebe mais do que pobre professoruniversitário não recebe mais do que analfabeto, executivo não recebe maisdo que operário. (Chaves, 1998) Entretanto, apesar desse igualitarismo, pode se conseguir realizaruma grande quantidade de coisas num dia - outros, ao final do dia, têm osentimento de que o dia acabou e não se fez nada. A diferença é que osprimeiros percebem que o tempo, apesar de democraticamente distribuído, éum recurso altamente perecível. Um dia perdido hoje (perdido no sentido deque não realizei nele o que precisaria ou desejaria realizar) não érecuperado depois: é perdido para sempre. Há os que afirmam, hoje, que orecurso mais escasso na nossa sociedade não é dinheiro, não são matériasprimas, não é energia, não é nem mesmo inteligência: é tempo. Mas tempose ganha, ou se faz, deixando de fazer coisas que não são nem importantesnem urgentes e priorizar aquelas que são importantes e/ou urgentes. Quemtem tempo não é quem não faz nada: é quem consegue administrar o tempoque tem de modo a poder fazer aquilo que quer. Por outro lado, ser produtivo não é equivalente a estar ocupado. Hámuitas pessoas que estão o tempo todo ocupadas exatamente porque sãoimprodutivas - não sabem onde concentrar seus esforços e, por isso, ciscamaqui, ciscam ali, mas nunca produzem nada. Ser produtivo é, em primeiro 14
  15. 15. lugar, saber administrar o tempo, ter sentido de direção, saber aonde se vai.Administrar o tempo, em última instância, é planejar estrategicamente a vida.Para isso, precisa, em primeiro lugar, saber aonde se quer chegar (definiçãode objetivos). Onde se quer estar, o que quer ser daqui a 5, 10, 25, 50 anos?O segundo passo é começar a estrategiar, transformar objetivos em metas(com prazos e quantificações) e decidir, em linhas gerais, como as metasserão alcançadas. O terceiro passo é criar planos táticos: explorar asalternativas específicas disponíveis para chegar aonde se quer chegar,escolher fontes de financiamento (emprego, em geral, é fonte definanciamento), etc. Em quarto lugar, fazer o que tem que ser feito. Durantetodo o processo, precisa estar constantemente avaliando os meios que estáusando, para verificar se está chegando mais perto de onde quer estar aofinal do processo. Se não, o melhor é trocar de meios (procurar outroemprego, por exemplo). Mas tudo começa com uma verdade tão simplesque parece uma plenitude: se não sabe aonde quer chegar, provavelmentenunca vai chegar lá - por mais tempo que tenha. Quando o tempo termina,acaba a vida. Não há maneira de obter mais. Por isso, tempo é vida. Quemadministra o tempo ganha vida, mesmo vivendo o mesmo tempo. Prolongara duração da vida não é algo sobre o qual se tem muito controle. Aumentar avida ganhando tempo dentro da duração que ela tem é algo, porém, queestá ao alcance de todos. Basta um pouco de esforço e determinação”. Segundo Persona (2007), as pessoas não estão com falta de tempo,mas com excesso de opções. Há 30 anos se tinham quatro ou cinco canaisde TV, hoje se tem quarenta ou cinqüenta e é gasto mais tempo navegandoentre eles do que assistindo. Uma família tinha duas ou três dezenas dediscos de vinil, com umas quatorze músicas em cada um. Hoje se tem dezvezes isso em apenas um CD em formato MP3 ou muito mais nas memóriasde computadores, iPods e dispositivos semelhantes. O número de opçõesde dispositivos de comunicação também era muito menor e ficava restrito aorádio, TV e telefone ou fax. Outra mudança tremenda que ocorreu foi naacessibilidade. Há 30 anos alguém só conseguia falar comigo pessoalmenteou por telefone, caso eu estivesse próximo a um aparelho. Hoje, as pessoasconseguem me encontrar e se comunicar comigo a qualquer hora do dia ouda noite, em qualquer lugar do planeta. Celulares, e-mails, messengers - hátantos canais de comunicação que, até o banheiro pode se transformar em 15
  16. 16. lugar de trabalho e uma teleconferência. Pode-se incluir alguém em algumlugar do mundo sentado em uma privada, desde que se regule a câmerapara pegar da cintura para cima. Em suma, o excesso de acessos - o número de opções cresceu - eacessos em excesso - o número de pessoas que consegue acessar tambémcresceu. Além disso, a sociedade da informação criou também as pegadasvirtuais. Por onde quer que esteja, deixa pegadas ou referências quepermitem que outras pessoas encontrem e consumam um pouco mais detempo com ofertas, pedidos etc. A necessidade que a própria sociedade criaé de manter pessoas informadas sobre tudo, também gera um consumoexagerado de tempo em atividades sem grande importância para a vida.Saber de coisas que podem mudar daqui a dois minutos ou que não temqualquer relevância pode consumir tempo precioso. O problema é que fazparte da natureza do ser humano ser curioso, foi por isso que ele conseguiuse desenvolver cultural e tecnologicamente. Mas essa curiosidade, que funcionava bem na época pré-tecnologiada informação, pode causar problemas hoje. Por exemplo, se antesprecisava comprar uma enciclopédia, e era capaz de lê-la inteira para seconsiderar informado, hoje se tem ao alcance dos dedos mais de 20 bilhõesde páginas cadastradas no Google, que só cadastra uma parcela do queexiste disponível na Internet. Se ler uma página dessas por minuto, daqui a40 mil anos, que é o tempo que levarei para ler, certamente o número depáginas terá aumentado de forma astronômica. Qualquer pessoa pode teracesso a toda informação que desejar, mas nenhuma pessoa consegue,pois não foi criado para o contexto no qual agora se vive. O cérebro e otempo são os mesmos de uma pessoa que viveu há 4 mil anos. É importantíssimo ter um tempo para recarregar as baterias, mas issotambém depende de pessoa para pessoa. É por isso que não é exatoacreditar em fórmulas prontas de administração do tempo que pode seraplicada para todos. Para começar, o termo administração do tempo já estáequivocado, pois jamais é possível administrar um recurso finito e que seescoa independente de administrar ou não, como acontece com o tempo. Oque é administrado são as atividades, mas o tempo irá embora de qualquerjeito, administrado ou não, e ele sempre será igual para todas as pessoas,pelo menos na contagem de minutos, horas e dias. 16
  17. 17. Segundo o autor Barbosa (2009), já passou a época queadministração do tempo era algo exclusivamente pessoal, apesar dealgumas teorias ainda insistirem nisso, é inviável nos tempos atuaisacharmos que nosso tempo depende exclusivamente de nós. Cada vez mais a sociedade se torna colaborativa, onde adependência de terceiros é primordial para executar tarefas, concluirprojetos, tomar decisões. A tecnologia através da Internet e de redescolaborativas, se conecta, mas infelizmente não são utilizados bem essesrecursos e acaba-se perdendo tempo, com algo que deveria ajudar. O e-mail, por exemplo, que de todas é a revolução mais presente, é quaseimpossível imaginar o trabalho hoje sem o e-mail. Mas apesar de essencial,tem sido muito mal utilizado. Estima-se que hoje apenas 10% dos e-mailsenviados no mundo sejam úteis, o restante é classificado como SPAMS. Nas empresas o que se costuma observar são péssimas práticas dee-mail que acaba em consumir o tempo de todos como: correntes, cópiapara todos, conteúdos incompletos ou de difícil compreensão, excesso demensagens, etc. As ferramentas de “Messenger” (como MSN, Skype, etc.)são extremamente úteis para fazer reuniões rápidas e auxiliar na tomada dedecisões, mas as empresas que adotaram a solução corporativa estãorevendo sua adoção, pois na prática os resultados esperados nãoapareceram. As próprias reuniões que independem de tecnologia, se transformamno pior ladrão de tempo corporativo. Atualmente uma pesquisa realizadapela Triad comprovou que apenas 1/3 das reuniões são realmentenecessárias e eficazes. Esses problemas são constantes no cenário daadministração de tempo em pleno século XXI, há solução para isso? Sim:Colaboração Produtiva e não simplesmente gestão de tempo por si só! Nãoadianta ter um planner, usar um smartphone, ser organizadíssimo se oambiente, se as pessoas que trabalham juntas não decidirem colaborar paragerar resultados. A colaboração já provou que dá resultados, um exemplo éa própria Wikipedia uma das maiores enciclopédias mundiais na Internet,que foi criada pela colaboração de milhares de pessoas. Os maiores sistemas operacionais mundiais como o Windows e oLinux são frutos de pessoas colaborando. Vive-se hoje a Era doConhecimento, a próxima evolução será na direção da Era da Colaboração. 17
  18. 18. E como colaborar para ganhar mais tempo e foco? Primeiro é preciso criaressa cultura na equipe, um bom início é convidar o time para pensar emsoluções para melhoria do trabalho no ambiente: como por exemplo, utilizaro e-mail de forma mais eficaz, estipular regras de conduta nesse tipo decomunicação e também para reuniões. Oriente a equipe a planejar emconjunto seus projetos, metas e ações. Não importa o tamanho dodepartamento, é sempre produtivo, uma vez por semana discutir as agendasque dependem de terceiros e criar estratégias para prevenção de urgências.É uma reunião simples, mas quando se transforma em uma rotina naempresa gera resultados muito positivos e cria a cultura da colaboração.Administração de tempo no século XXI é um ingrediente chave paraexecutar a estratégia pessoal ou corporativa, mas sem colaboração fica tudomais complicado. Pense nisso e veja como pode melhorar a colaboração doseu time. Segundo Franklin (2007), o autor concorda que tempo é dinheiro.Frase que possivelmente é entendida em conformidade coma a importânciado tempo. Mas tempo também é vida. Quando o tempo se esgota é porquenão há mais vida, quem administra bem o tempo, ganha a vida, e quem nãofaz, a joga fora. Para o executivo brasileiro as atividades representam 50%do tempo semanal e geralmente o calendário e o relógio se tornam inimigosdos profissionais de todas as áreas. O dia pode ser vivido apenas uma vez.Tornando-se, portanto, imprescindível aproveitá-lo de forma racional. Otempo é irreversível e também não se pode esticá-lo. Não é possívelestendê-lo ou guardá-lo. Não dá para fazer um estoque de tempo, para usá-lo no futuro. Vamos continuar tendo 24 horas/dia e isso não tem volta. Nomundo contemporâneo as empresas pagam pelo tempo das pessoas e estastrocam tempo por salário. Não obstante, o tempo se torna para maior partedos trabalhadores desgastante e fatigante, comprometendo as metas ecompromissos. Às vezes, resulta em conflito de papéis, isto é, não separatrabalho e família. Leva trabalho para casa, comprometendo a saúde nosdois ambientes. A maioria das pessoas não sabe administrar o tempo, poisadministrar requer força de vontade, porque é necessário libertar-se dosvícios e hábitos. Algumas pessoas acham uma missão impossível, noentanto administrar o tempo é definir prioridades e não a contabilidade dosminutos dedicados a cada atividade, tornando-se escravo do trabalho. 18
  19. 19. 2.2 Economia ou desperdício de tempo Existem várias maneiras de desperdiçar o tempo, por exemplo: pormeios ambientais o qual a empresa ou o local que se freqüenta lheproporcionaria um arranjo físico inadequado para execução de suas tarefas,cultural por meio de uma formalidade ou informalidade totalmenteexagerada, individuais e gerenciais através de mau planejamento, nãodesenrolando uma conversa tanto por telefone celular quanto pessoalmente,a falta de uma agenda na vida entre outros requisitos. Assim muitas pessoaspossuem grande excesso de tarefas e não sabem por onde começar aresolvê-los, isto gera uma grande dificuldade, dúvidas e falta de capacidadegerando insônia na pessoa, ansiedade, dores estomacais, enfim uma sériede distúrbios ou fracasso de sucesso. Assim com o auxilio da administraçãodo tempo existem maneiras de economizar o tempo em uma organização,como primeiramente, conhecer o lugar onde pretende estar, para depoisagir, ou seja, para logo após tomar suas decisões, e assim organizar suastarefas. É possível também evitar o uso desnecessário de telefonemas, e-mails, reuniões ineficazes para assim respeitar os horários e as açõesimportantes. Deixar uma tarefa que não queremos num determinado momento gera certo conforto por algumas horas. Só que no fim do dia o problema continuará lá, esperando por você para ser solucionado. (SILVEIRA, 2002, p.28)2.3 O Tempo e o Sucesso O gerente eficaz é aquele que se projeta no tempo para ver osacontecimentos futuros. Mas é preciso tomar cuidado na hora da tomada dedecisão, pois pode afetar o futuro de outras pessoas. Existem vários tipos degerentes como: O homem da empresa é aquele que mostra lealdade éestável, mas não vai muito longe. O ourives é o executivo que se preocupacom a qualidade do trabalho que esta exercendo, que está ligado anecessidade de gerar lucro e vencer a concorrência, contudo a falta de 19
  20. 20. sensibilidade o impedirá de avançar profissionalmente dentro daorganização. O guerrilheiro é aquele que cultiva a influencia através dodomínio e manipulação e não é popular. O jogador é o executivo que temmais sucesso dentro da organização, é técnico e tem pensamentoconceitual, o que lhe permite ver o sistema em longo prazo. E é isso que asempresas esperam de seus funcionários que obtenham resultado sobre aadministrando do tempo e obtenham com eficácia um resultado de sucessona vida! “As mulheres são as mais afetadas pela pressão diária do relógio. No corre-corre rotineiro, o dia parece não caber mais em 24 horas e as mulheres são as que mais sofrem com isso”. Fonte: Folha de São Paulo, publicado em 14 de dezembro de 2008, autor desconhecido. Vallerio (2008), revela que há falta de tempo para tudo. Para cuidar dasaúde, dos filhos, da casa, das obrigações do trabalho e nem se fala, paraler um bom livro, investir num curso, namorar e desfrutar de momentos delazer. São tantas atribuições diárias que se chega ao fim do dia com aquelegostinho de frustração por não ter dado conta de tudo. As mulheres se ressentem mais disso do que os homens, de acordocom o estudo Mulheres, Problemas e Necessidades de Gestão de Tempo,desenvolvido pelo especialista em produtividade pessoal e empresarial,Christian Barbosa, diretor e executivo da Tríade do Tempo, empresa queoferece programas e palestras em companhias e para seus própriosfuncionários. Quando a mulher deixa de fazer algo por falta de tempo, se cobramais, gerando culpa excessiva e sensação de mal-estar. O homem não seculpa tanto, apenas diz: “paciência” e segue em frente. Queixa recorrenteentre as mulheres, a falta de tempo virou um problema crônico. Para a pesquisa realizada por Barbosa (2005), foram entrevistadas noano passado, 5.362 mulheres de vários estados – com concentração maiorem São Paulo e Rio de Janeiro. As participantes – com idades médias de 34anos e a maioria casada – responderam um questionário online. Do total, 20
  21. 21. 61% não conseguem equilibrar as vidas profissional e pessoal e 78% nãodedicam tempo suficiente para sua vida sexual e para relacionamentos.Os dados serviram de fonte para o livro Você Dona De Seu Tempo (editoraGente), de autoria de Christian. Quando lançou o seu primeiro título, ATríade do Tempo: A Evolução da Produtividade Pessoal (Editora Campus),ele se baseou numa pesquisa, de 2005, que envolveu mais 15 mil pessoas.O objetivo era descobrir como o brasileiro utilizava o seu tempo. Naquelaépoca, não acreditou que pudesse haver diferença entre os gêneros, até quese deparou com uma realidade feminina singular.“Essa descoberta mudou a minha visão, que era de certa forma machista”,confessa Christian. “Sou casado há nove anos e nunca havia lavado umalouça. Boa parte dos problemas delas está relacionada à sobrecarga detarefas, por causa dos vários papéis que assumem. Com as estatísticas emmãos, comecei a lavar louça e a partilhar outras tarefas domésticas. Escrevitambém um livro para ajudá-las a administrar melhor o tempo, paraencontrarem um equilíbrio”. Segundo um estudo desenvolvido por Barbosa (2008), sobremulheres com problemas e necessidades de gestão de tempo, indíciosapontam para a dificuldade feminina de dizer “não”. Sem conseguir recusarnem delegar o trabalho, elas assumem mais e mais compromissos. O pontopositivo é que, nessa corrida maluca contra o relógio, conseguem executarmultitarefa. Acostumadas a pagar incêndios, realizam várias coisassimultâneas. No entanto, o problema de ser mulher-maravilha é que, a cadainterrupção causada pelo excesso de atividades, se gasta de 15 a 25minutos para retomar o trabalho no ponto produtivo de antes. “Hoje hámulheres equilibristas, forçadas a administrar uma agenda insustentável”,atesta Oliveira (2003), de 60 anos. “Esse estilo de vida que está sendodisseminado como normal em que quantidade ganhou o sinônimo dequalidade, é uma aberração. “Desde que lançou o livro Reengenharia doTempo (Editora Rocco), em 2003, ela não para de viajar pelo país para falarsobre o assunto, de suma importância no mundo contemporâneo”. Confirmater encontrado muitas pessoas infelizes, principalmente aquelas na faixa dos40 anos. “Vejo que está batendo um cansaço muito grande, por isso éimportante rever essa dinâmica diabólica, que tem gerado mulheresculpadas, casais em conflito, crianças desassistidas e idosos solitários – 21
  22. 22. problema que já não está apenas na esfera pessoal, mas também napublica. A vida como está não cabe em 24 horas’. Na contramão do “tempoé dinheiro”, a escritora sustenta que “tempo é liberdade”. De acordo com Zugaib (2007), o bom ou mau uso do tempo dependedo que se pretende alcançar. O mau uso do tempo causa stress por quetempo mal usado é tempo usado podendo fazer aquilo que consideramosimportante e prioritário. Usar o tempo de forma não planejada equivale,necessariamente, a fazer mal uso do tempo. Freqüentemente se alteranosso planejamento, fazer coisas que não estão na agenda. O tempo só terásido desperdiçado se essas alterações nos levam a fazer coisas que não éconsiderado importante. Mau uso do tempo não é ficar sem fazer nada,gastar tempo em lazer, dedicar tempo a hobbies ou a família, se é isso quejulga importante e todos desejam isso em determinado momento. Se,entretanto, num dado momento, se realmente quer ler um livro, ou trabalharum relatório e se vê obrigado a fazer um passeio com as crianças ou aentreter familiares, se sente tenso, por que o tempo não está sendo utilizadopara aquilo que considera importante e prioritário naquele momento eportanto, não está sendo bem usado. É sempre bom lembrar que, da mesmaforma que o mau uso do tempo causa stress, o bom uso do temponormalmente trás satisfação, sentido de realização e felicidade. “Administração do tempo é um dos poucos recursos não recicláveis que temos” Chaves (2006). O tempo não volta, portanto é importantíssimo que se saibaadministrar o tempo, a ponto que torne um aliado e não um inimigo. Épossível perceber que uma pessoa não sabe administrar o seu tempoquando acostuma levar trabalho para casa, reclama bastante, não sai com afamília, vive com sono, etc. A boa administração do tempo contribui paradiminuição do estresse, melhora o bem estar e aumenta a qualidade eexpectativa de vida. Como sempre, a importância do planejamento não podeser descartada, planejar o tempo significa saber que se quer fazer e ordenaras nações para a realização da maior quantidade de atividades no menorprazo para atingir seus objetivos. 22
  23. 23. Para Fridschtein (2007), a administração do tempo começa com aidentificação de como se utiliza o tempo, o que não satisfaz e o que desejamudar. Planejar o tempo significa saber o que se quer fazer e ordenar asações para a realização da maior quantidade de atividades no menor prazopara se atingir seus objetivos. Trata-se do aperfeiçoamento de técnicas paraaproveitar melhor o tempo, fator fundamental para desempenho de tarefas. De acordo com Rodrigues (2008), administração do tempo é uminstrumento criado para orientar o desempenho de empresas em ações e nainteração com seu diversificado público. Para concretização desterelacionamento, é necessário que a empresa desenvolva conteúdo do seucódigo de ética com clareza e objetividade, facilitando a compreensão dosseus funcionários. Garantir que os funcionários saibam lidar comdeterminadas situações e que a convivência no ambiente de trabalho sejaagradável. Conforme Seiwert (1986), para administrar bem o tempo é necessáriotornar a vida humana mais prazerosa, seja ela pessoal ou profissional. Otempo é feito por cada um, ele é um recurso igual para todos, sem distinçãode classe, raça ou sexo. As questões sobre o tempo são discutidas nomundo inteiro por empresários, administradores, gerentes e outrosprofissionais que enfrentam a síndrome da “falta de tempo”. Assim o trabalhoapresentado serve para repensar a questão do tempo na bibliotecauniversitária e porque vivenciá-las em nossas vidas? “As imagens que formamos sobre o tempo, determinam, em grande parte, a maneira como utilizamos e somos nós que, sem estar conscientes disso, sabotamos o uso adequado deste bem precioso e insubstituível”. (Krausz, 1986) Para alguns é difícil pensar em tempo sem uma unidade de medida,sem criar parâmetro de passado ou futuro ou sem imaginar linhastemporárias... Tempo inicial, tempo final e tempo desenvolvimento. Parapoucos, se diferencia tempo de despertar e hora de acordar. Mas, afinal emque tempo se está agora? Não é possível responder. É realmente, ummistério. O que é certo é que ele supera tudo, inclusive a velocidade da luz e 23
  24. 24. a barreira do som, por isso é considerado um amo e senhor, um inimigo, umescravo e um juiz. Desse modo, cabe a cada um aprender a utilizá-lo comorecurso valioso que facilitará a realização de tarefas tanto na vida pessoalcomo na vida profissional, para fazer com que as atribuições possam serdesempenhadas sem provocar desgaste físico emocional. Como todaconstrução exige esforços, idas e vindas, até alcançar um determinadopatamar, se espera que as sugestões aqui retratadas contribuamefetivamente com a biblioteca universitária e que cheguem nesses espaços,a toda velocidade, mesmo sabendo que para isso, tem que enfrentar sériosdesafios. Segundo Barbosa (2009), é possível ter mais tempo, quantidade devida, resultados e equilíbrio. Não é uma questão de crença ou auto-ajuda, éuma questão de métodos aplicado em sua rotina que ajuda a organizar seutempo da forma correta. Isso depende de aprender, aplicar e adaptar a umdeterminado jeito de ser. Mas só poderá dar o primeiro passo, se começar aler um bom livro, fazer um curso, pedir ajuda, só, não poderá replicar a faltade tempo. Se realmente se deseja obter mais tempo é necessário pensar navida e analisar o planejamento mensal ou anual. De acordo com Ricciardi (2008), a grande jornada dupla (empresa elar) ou mesmo triplas (empresa, lar e estudo) são comuns para muitosprofissionais. Se a vida é corrida para os homens que trabalham, imagineentão para as mulheres! Toda executiva sabe muito bem disso desde que omercado começou a receber as primeiras mulheres a décadas. Mas esseacúmulo de papeis – profissional, esposa, mãe, gestora do lar, estudante –ensinou algo a elas: aprenderam a “fazer render” seu tempo bem mais queos homens. Uma mulher, dentro e fora de seu ambiente de trabalho,consegue fazer mais coisas em uma hora do que um homem... Porém, trabalhar muito é essencial sim, mas dar um tempinho para sededicar às coisas prazerosas e às pessoas queridas também é importante.Manter um espaço no seu dia-a-dia para ir à academia, pegar um cinema efreqüentar o salão de beleza... Tente, sempre que possível, ficar com seucompanheiro e filhos. Estes momentos, além de gostosos, dão força pararealizar seu trabalho com pique total. 24
  25. 25. “Você não precisa se a melhor do mundo para vencer, só tem que ser boa o bastante para ser você mesma”. Cerchiari (2008)2.4 Tempo para Assuntos Pessoais Barbosa (2008) reflete que, é impressionante o poder que essasimples pergunta tem para constranger as pessoas e deixá-las refletindosobre suas vidas. Parece que o mundo se acostumou com uma correria semtamanho, na qual focamos demais nas urgências do dia-a-dia e nosesquecemos de dedicar tempo para a pessoa mais importante de nossavida: “nós’! É interessante ver que quando se está totalmente sem tempo, àprimeira coisa que é deixada pra depois são as atividades pessoais, comoum curso de idiomas, um esporte, um tratamento, etc. O foco maior é emterceiros e esquece do “primeiro” na relação do tempo e acaba em umcirculo vicioso que deixa ainda mais sem tempo. Portanto, foque primeiro ter mais tempo, pois quanto mais deixar delado as verdadeiras prioridades, menos energia, concentração, disposiçãoterá para atender todas as demandas. Quando se sabe que esta fazendouma atividade, mas está deixando de lado algo que realmente gosta, oestado de execução gera sentimentos pessoais como; desperdício, raiva ,tristeza, ansiedade, entre outros e isso só serve para se enterrar ainda maisno circulo vicioso em que já se encontra. Quando faz o que se deseja, criaum estado que permite um aumento da sua produtividade e isso trazresultados impressionantes.2.5 Por que administrar o tempo? Segundo Chaves (1992), existem 4 mitos sobre a Administração dotempo: I - Quem administra o tempo torna-se escravo do relógio II - A gente só produz mesmo, ou então só trabalha melhor, sobpressão. 25
  26. 26. III - Administrar o tempo é algo que se aplica apenas à vidaprofissional. IV - Ter tempo é questão de querer ter tempo. Esses mitos mostram que administrar o tempo é uma questão lógica eóbvia. A verdade é que administrar o tempo é saber usá-lo para colocar emprática as coisas que se considera importantes e prioritárias, tantoprofissionais como pessoais. Administrar o tempo é organizar a vida.2.6 A Redução do Stress através da Administração do Tempo De acordo com Chaves (1992), quem administra o tempo reduz ostress causado pelo mau uso do tempo. O tempo aparece como bem ou malusado apenas para a pessoa que tem objetivos, que quer realizar algumacoisa. O bom ou mau uso do tempo depende do que se pretende alcançar.O mau uso do tempo causa stress porque tempo mal usado é tempo usadopara fazer aquilo que não é considerado importante e prioritário. Usar otempo de forma não planejada não eqüivale, necessariamente, a fazer mauuso do tempo. Para se obter um bom uso do tempo deve estar atento àsnecessidades da vida. Um bom bate papo, um passeio com a família, umlaser, não impede de se utilizar bem esse tempo e buscar prioridades eobjetivos para a vida e não deixar que o stress seja maior que a vontade devencer.2.7 Empecilhos à Administração do Tempo Conforme Chaves (1992), os principais empecilhos são de ordeminstitucional (administrativa, ambiental) e de ordem pessoal: I. Excesso de Tarefas II. Excesso de Papéis III. Excesso de Interrupções IV. Excesso de Telefonemas V. Excesso de Reuniões VI. Tendência à Procrastinação 26
  27. 27. O profissional muitas vezes acaba com excesso de tarefas e não sabepor onde começar e se estaciona e a cada instante se excede mais. Juntodo excesso de tarefas, e parcialmente gerado por elas, há o excesso depapéis. O excesso de papéis, porém, tem causas independentes do excessode tarefas. O excesso de interrupções é levado pela falta de controle doacesso dos profissionais de trabalho ou terceiros. O excesso detelefonemas é semelhante ao de interrupções principalmente se oprofissional tiver que atender seu próprio telefonema. Um telefonemainconveniente, ou num momento inconveniente, pode estragar um dia. O excesso de reuniões atrapalha na duração e quantidade, muitasdas vezes um atraso inesperado acontece ou uma reunião longa semprodutividade e objetividade deixando sem clareza na idéia desenvolvida. Atendência a procrastinação se dá quando é preciso ter uma decisãoimediata, assim o profissional espera que esse problema seja resolvido porsi só e não resolve a situação deixando mais complexa a equipe designada.2.8 Conduzir Reuniões Produtivas Segundo Barbosa (2008), um padrão no mundo corporativo nos diasde hoje para o fracasso da produtividade coletiva é sem dúvida o excesso dereuniões desnecessárias e mal conduzidas que os profissionais de todos osníveis estão sofrendo. Se o líder não possui as características de umcondutor de reuniões, é melhor que ele delegue essa função para algummembro da equipe que consiga fazer o processo ser produtivo. O condutorda reunião tem a missão de fazer com que ela atinja os objetivos propostose, para isso, ele deve seguir algumas técnicas, que vou citar a seguir paravocê aplicar no seu ambiente de trabalho: • Abra a reunião clarificando os objetivos - Comece a reunião lendo oobjetivo e a pauta da mesma (a qual deve ter sido estabelecida e enviadapreviamente a todos os participantes). Certifique-se de que todos ospresentes agregam algo ao tema e que concordam no tempo proposto paraa discussão. Deixe o objetivo e a pauta escrita e visível durante toda areunião. 27
  28. 28. • Permaneça de pé – Sempre que conduzo reuniões para clientes eufaço a condução de pé. Isso me permite evitar conversas paralelas (emfunção de meu posicionamento), observar os participantes (incentivando oucontrolando a participação) e me ajuda a referenciar visualmente o objetivoescrito, quando o foco é perdido. • Utilize um relógio no centro da mesa – Um dos principais desafiospara os condutores que são treinados e começam a aplicar as técnicas é ocontrole do tempo da reunião. Como sugestão, deixe um relógio grande nocentro da mesa visível por todos, e não apenas você, para que todo o gruposeja conscientizado e se preocupe com o tempo. • Registre a memória da reunião – Para evitar que a conversa seperca ou fique prolixa, convém registrar as principais idéias discutidas nareunião e os próximos passos (com responsável e data). Costumo utilizar umsoftware de Mapa Mental (quando um datashow está disponível) ou umflipchart para fazer esse registro. • Avalie o processo – Após a reunião faça uma pesquisa com osparticipantes sobre a mesma e seu processo de condução, pois isso ajudarávocê a aprimorar sua técnica.2.9 Administrar o Tempo e a Mudança de Vida Cabe lembrar que a ruptura dos pequenos gessos onde moldamos nosso comportamento faz diferença, o suficiente para transformar a vida em um grande negócio. Zugaib (2003)A importância de viver bem um dia não é destaque para a vida e quando sepercebe que um descontrole surge, faz com que a administração do temposeja primordial. O dizer acima mostra que um simples gesto faz a diferençanessas 24 horas, um controle das atividades traz um ganho e um bem maiorpara o cotidiano. 28
  29. 29. 2.10 Gerenciamento do Tempo Segundo Drucker (1990), um dos maiores problemas, para todos, éque nunca há tempo suficiente para fazer tudo o que é necessário. Ogerente que não consegue gerenciar seu próprio tempo não conseguegerenciar nada mais. Pois é de vital importância que o gerente domine o seutempo.O gerente necessita se quantificar como o seu tempo é utilizado atualmentepara eliminar os pontos de estrangulamento e conseguir planejar e aplicar otempo economizado com a eliminação dos estrangulamentos. Segundo Hindle (1998), o tempo é um recurso escasso e precioso. Avida profissional é cada vez mais exigente. Quem aposta em singrar nacarreira sente grandes dificuldades em dedicar tempo livre para o seu bemestar físico e espiritual. E isso é cada vez mais importante nas sociedadesmodernas. Logo, no emprego ou em casa, saber gerir o tempo éimprescindível para se ser bem sucedido e ter uma vida mais organizada ecom menos stress. Conheça alguns pequenos truques que pode aplicar deimediato para aumentar a eficácia do seu desempenho no local de trabalho. ● Não deixe para amanhã o que pode fazer hoje ● Organize o espaço físico ● Discipline as interrupções ● Crie rotinas de tarefas ● Faça um planejamento de tarefas ● Reveja a lista de material de apoio ● Seja persistente na organização Algumas maneiras podem parecer práticas e óbvias, mas fazem adiferença, conduzir e se organizar pode dar a diferença na sua contínua vidapara administrar o tempo. O Gestor que não se organiza acaba acumulandoações que dificultam sua vida profissional e pessoal. Deixar para amanhã oque pode ser feito hoje não é idéia certa de ser atendida e sim um acumulo amais para o novo dia. E assim todos os atributos a mais serão atrapalhadospor causa de uma falha. 29
  30. 30. 2.11 Ferramentas de Administração do Tempo Segundo Chaves (1992), listar os problemas não é difícil. A maioriadas pessoas conhece bem as suas dificuldades no tocante à administraçãodo tempo. Mais difícil é encontrar soluções para essas dificuldades. Assoluções, em regra, não passam de bom senso. Mas o mais difícil de tudo éseguir o bom senso. Dar limites a sua vida e conduzir seu trabalho na melhormaneira possível, trás meios de melhoria na redução de stress, atribuindopara a melhora na vida pessoal. “A vida é curta, por isso não faça dela um rascunho, pois pode não dar tempo de passá-la a limpo”. (BARBOSA (2008)) Einstein costumava dizer que o tempo corre a uma velocidade desessenta minutos por hora. Nessa corrida, é preciso colocar o carro na pistacerta, naquela que irá levar aos maiores objetivos e sonhos. Caso contrário,correrá quilômetros na estrada da vida e quando chegar ao final, descobrirá,tarde demais, que pegou a pista errada e continuará reclamando que otempo voa, pois não viveu o tempo com coisas importantes (BARBOSA,2008). A administração do tempo é vista como mais uma tarefa diária e porisso é deixada de lado na maioria das vezes. Saber usar essa ferramentafará com que a vida seja mais simples para se viver, mostrando a clareza deuma tarefa bem feita e dedicada aos segundos, minutos ou horas legais,sem ultrapasso para atrapalhar a rotina administrativa. Conforme Barbosa (2008), na doutrina cristã, Trindade é o dogma daunião de três pessoas distintas: o Pai, o Filho e o Espírito Santo, que juntosrepresentam o Deus único. No tempo também podemos identificar umatrindade, ele é geralmente referenciado em três dimensões: Horas, minutose segundos; meses, dias e anos; décadas, séculos e milênios. O átomo, queé o elemento chave da vida, é composto por três elementos. O número quedá maior precisão de cálculos de datas em um banco de dados é o númerotrês! O início da divisão matricial do tempo foi atribuído ao General DwightEisenhower, ex-presidente dos Estados Unidos. Depois, diversos teóricos 30
  31. 31. utilizaram o conceito em diversas situações. Stephen Covey modificou edesenvolveu a Matriz do Tempo. Ela distribui as atividades em quatroquadrantes, conforme os critérios de importância e de urgência. De acordo com a matriz, uma atividade pode ser: Urgente eImportante; Não Urgente e Importante; Urgente e Não Importante e NãoUrgente e Não Importante. O conceito da matriz do tempo foi muito difundidonas últimas décadas e utilizado por diversos teóricos e cursos deadministração de tempo.2.12 A Tríade do Tempo De acordo com Barbosa (2008), cada pessoa tem uma Tríade doTempo diferente. Algumas têm a esfera da Urgência maior. Outrasconseguem ter seu tempo mais dedicado à esfera da Importância. Outras,ainda, têm a esfera circunstancial mais acentuada. De acordo com suaidade, maturidade, condição social, cargo ou condição de vida, a Tríadepode sofrer variações. Quando se tem a vida baseada na esfera da importância, estáandando pela estrada que o levará ao ponto em que você quer chegar. Cadaação importante que é realizada dá a sensação de dever cumprido (Op. Cit,2008). É relevante definir: • Identidade – descobrir, refletir e analisar seus relacionamentos,missão e formas de equilibrar sua vida. • Metas – para transformar sonhos em realidade são necessáriosobjetivos bem definidos e com passos alcançáveis. Se você tem um sonho,se ele é verdadeiramente importante para você, então definir e planejarmetas faz parte da esfera da importância. • Planejamento – para alcançar nossas metas é necessárioplanejamento. Para reduzir seu estresse é preciso planejar suas atividades. • Organização – para ganhar tempo é preciso organizar seus papéis,informações, arquivos e e-mails. É um processo simples, mas que trazgrandes benefícios. • Execução – entrar em ação é importante. De boas intenções, osfracassados estão cheios. É preciso fazer, entrar em ação pelo que vocêdeseja. 31
  32. 32. 2.13 Esfera da Urgência e das Circunstâncias Segundo Barbosa (2008), a esfera da urgência pouco precisa serexplicada. A maioria de nós sabe exatamente o que é urgente. Vivemosurgência todos os dias. O mundo globalizado é dependente da urgência. Overbo correr deve ser um dos mais conjugados nos dias de hoje.Quando as urgências começam a gritar é que as prioridades aparecem. Circunstâncias é qualquer tipo de atividade à qual você é levado afazer em função de uma situação, condição, ambiente ou de outra pessoa –sem a sua vontade total. Uma boa analogia de circunstância é uma visitainesperada. A esfera das circunstâncias é a mais perigosa de todas. Nela,você está colocando sua vida e seu destino nas mãos da sorte, do que der evier. Veja aqui algumas características comuns de tarefas que estão naesfera da circunstância: • Podem ser importantes ou urgentes, para outras pessoas, masnunca para você. • São coisas que você faz em excesso e acaba perdendo tempodesnecessariamente. • Estão contra sua plena vontade. • Você aceita por educação, por condições ou por medo de dizer não. • Não geram resultados. • Geram sensação de insatisfação, angústia, saturamento, decepção. Segundo Barbosa (2008), as composições mais perigosas surgemquando a esfera da importância é menor em relação à esfera da urgência oucircunstâncias.2. 14 A Administração do Tempo em Curto Prazo. “Até logo, desculpe-me, mas não disponho de tempo. (...) Não posso pensar, não consigo ler, estou atrapalhado, não disponho de tempo. Gostaria de rezar, mas não disponho de tempo”. (Bernhoeft, 1985). 32
  33. 33. Um dia tem 24 horas, mas com a correria diária não são atribuídas asatividades necessárias para essas horas tanto na vida profissional quantopessoal, permitindo assim que a dedicação para a vida profissional sejamaior que para a vida pessoal, trazendo consigo estresses abusivos eagressivos. O Tempo é algo preciso, mas muitas das vezes o gestor se atrapalhae não consegue viver sua vida pessoal sem primeiro resolver todas assituações profissionais, nem utilizando seus descansos para o próprio bem.2.15 O Aprendizado da Administração do Tempo Educar não se resume a prover alunos apenas de competênciastécnicas, aquelas vinculadas à inteligência intelectual, embora seja isso quefaçamos convencionalmente e nunca por inteiro. Educar passa também pelodesenvolvimento de competências comportamentais, àquelas atreladas ainteligência emocional, o que envolve relacionamentos e interação com oambiente. Mas educar demanda, ainda, instruir os jovens na prática decompetências valorativas, tendo o respeito e a integridade como primordiais,numa lição que se ensina de uma única maneira: através do exemplo.Em um de seus poemas, Ralph W. Emerson (1847), ensina que ”Uma dasilusões da vida é a de que à hora presente não é a mais crítica, a decisiva.Escreva em seu coração que cada dia é o melhor dia do ano”. O medo de viver bem a cada instante trás desconfortos e contradiz osmeios de vida mais qualitativo e quantitativo a ser seguido. Conseguirdesenvolver esse processo na vida pessoal e profissional não atribuindopara falhas faz com que desenvolva diversas funções e projetos com maistranqüilidade, equilíbrio e sem estresse. Administração pessoal não significacontrolar cada aspecto de sua vida. Não exige sua transformação em umamáquina, sem flexibilidade nem autonomia. Significa assumir o compromissode ser feliz com você mesmo, de assumir o controle, de viver seus sonhoscom base no que você deseja, de fazer a diferença em sua vida. 33
  34. 34. 2.16 O Tempo a ser Administrado Segundo o Dicionário Aurélio (2006), o tempo origina-se da palavratempus, do latim, é "a sucessão dos anos, dos dias, das horas etc., queenvolve, para o homem, a noção de presente, passado e futuro: o curso dotempo". É um meio indefinido no qual os acontecimentos parecem suceder-se em momentos irreversíveis. Tempo também pode ser encarado comomomento, ocasião apropriada ou disponível para nossas realizações ou paraque algo se realize. Em seu livro Energia Emocional, o psicólogo Milton de Oliveira (2007)ensina que "a dimensão do tempo vivido é diferente da dimensão do tempocronológico. As práticas gerenciais preocupam-se unicamente com aadministração do tempo cronológico e desconhecem o tempo vivido(psicológico). As motivações, as expectativas, os projetos existenciais e asrealizações humanas estão todos interligados com essas noçõesfundamentais". O fato de os líderes empresariais ignorarem aspectosimportantes do comportamento humano, leva à construção de modelosgerenciais inadequados e pouco eficazes. Um desses aspectos refere-se àsnoções de temporalidade e especialidade. O homem é um ser histórico,portanto, referenciado no tempo e localizado em um espaço cultural.Introduzindo essa temporalidade histórica, o homem incorpora a noção detempo vivido? das experiências passadas, do tempo sentido no presente edo que será vivenciado no futuro. Ao aprendermos a perspectiva de futuro,que é uma prerrogativa exclusiva de nossa espécie, criamos o projetoexistencial e assim instalam-se a angústia e/ou esperança, dimensões daliberdade ou da servidão humana.2.17 Alguns problemas da administração do tempo Segundo Ruggiero (2008), uma recente pesquisa americana mostrouque um profissional só consegue permanecer focado em uma tarefa por nomáximo 11 minutos até que o telefone toque. Uma vez que ele pára umtrabalho, custa, em média, 25 minutos até que a atenção se volte àquelaprimeira tarefa. Isso pode levar a uma perda de até 2 horas diárias. 34
  35. 35. “Muitos executivos aceitam o clichê de que o sucesso exige sempre um preço e que este preço consiste, geralmente, na deteriorização da vida privada” Bernhoeft (1895). A estrutura do tempo é dividida em alguns papéis: o profissional, oconjugal, o familiar, o social e o educacional. Como no dizer acima deBernhoeft os executivos transformam sua vida só no papel profissional, paradar mais ênfase no sucesso (Op. Cit., 2008). Vencer essa longa jornada diária é um desafio e tanto para a vida dogestor. Saber conduzir a vida trás muitos desafios e muitos tormentos,permitindo um desgaste e um stress. Conseguir sair da rotina de trabalho éum ganho muito satisfatório para o profissional e deixar que esse ganhotraga prodígios é mais uma dificuldade e muitos não conseguem, poisacabam tornando escravo do trabalho. De acordo com Hallowel (2008) a maioria das pessoas ficamligeiramente perturbadas quando percebe que nunca teve tanta coisa parafazer na vida em tão pouco tempo. O mundo hoje com sua energia,excitação e excesso, com as novidades, velocidades, caos e confusão, coma torrente de informações, com o espírito criativo e o desrespeito astradições, parece muito com outro mundo que conheço bem: O mundo doDistúrbio de Déficit de Atenção (DDA). O DDA é uma metáfora da vidamoderna que nos oferece um modelo e também uma orientação para o tipode vida que se vive hoje e que nunca se viveu antes. Conforme Hallowel (2008), existem quatro características principaisda vida de hoje que roubam nossa atenção: a pressa, a enxurrada, apreocupação e o palavrório. Cada uma delas pode desviar ou concentrarnossa atenção. Para vencer a bolha, você precisa ser mais seletivo que nunca, pois épreciso decidir o que lhe interessa e agir, é preciso vencer a pressa, aenxurrada de informações e todo o resto, ou será controlado por eles. Otempo nos pressiona tanto que ignorar essas forcas parece a única 35
  36. 36. estratégia possível. Quando acordamos construímos o dia de hoje sobre oque ficou por fazer ontem somada às exigências previstas e imprevistas dohoje. A vida hoje navega em um mar de incertezas, trabalhamos mais quenunca, tentando nos agarrar ao que temos e fazer o melhor possível, amaioria das pessoas trabalham o máximo que pode. Através de um trabalhoduro somado a um otimismo cego e decisões inteligentes, enfrentamos osdesafios da vida de hoje. Segundo Hallowel (2008), existem pessoas que chegam a entrar noestado F é um estado semelhante ao distúrbio de déficit de atenção começaficando desconcentrado, aborrecido, irritado consigo mesmo, pois haviamroubado todo tempo em seu serviço e o dia de trabalho não rendeu, ou seja,atualmente vive-se em um mundo sobrecarregado, onde o tempo e aatenção podem se esgotar antes que o trabalho do dia tenha começado.A vida é um acelerador poderoso nos dias de hoje, e o que separa os bem-sucedidos dos frustrados é a qualidade de seus freios e sua capacidade deusá-los. O cérebro sobrecarregado e a vida sobrecarregada tornaram-seregra. É preciso ser uma pessoa muito decidida para evitar a sobrecarga. Épreciso treinar para se manter concentrado em uma tarefa no mundo dehoje, que estimula a largar a tarefa para fazer outras coisas. Atenção é comoo dinheiro: se não ficamos atentos a como gastamos, desperdiçamos.Quanto mais atenção se desperdiça, menos atenção sobra para o querealmente precisa. A atenção não é infinita, nem a energia necessária parafocá-la. Hoje em dia temos de ir direto ao assunto e dar uma explicaçãosimples, por mais complexa que seja. O problema é que a vida nunca foimais complexa do que é agora. Para Hallowel (2008), agradar hoje é mais complexo que nuncaporque a competição é muito inteligente. Alem do mais, o que agrada podeser simples. Na verdade a vida é tão complexa que nos cansamos de lutarcom ela e buscamos coisas mais simples. Pode-se imaginar que as pessoasinteligentes sejam rápidas. Rápido é bom, lento é chato, ou é isso queimaginamos. E começamos a nos livrar do que é mais importante. O pensamento, embora às vezes, valorizado demais é especial pormuitas razões, entre elas as seguintes: só pensando bem poderemos nossalvar da destruição; só pensando bem descobriremos e aprenderemos a 36
  37. 37. usar as novas idéias que fazem a civilização avançar; e só pensando bemsaberemos qual a melhor maneira para irmos de um lugar ao outro. Emboranosso cérebro esteja sempre em atividade, mesmo quando dormimos,pensar não é um ato automático nem constante. Um instante depensamento, assim como a atenção, varia em intensidade e duração. Naverdade os dois andam juntos. O pensamento, que pode ser definido comoatenção concentrada somada a captura e manipulação ativa dos objetos emfoco, varia de qualidade. O desafio que sempre enfrentamos é comoaprimorar sua qualidade. A pior conseqüência da sobrecarga não é nossaincapacidade de atingir metas, mas é nossa incapacidade de pensar bem egerar idéias melhores (Op. Cit., 2008). A solução central é assumir o controle, mas esse controle nunca serácompleto. Depois de certo ponto quanto mais você tentar controlar as coisas,menos controle terá. Isso porque essas tentativas tomam tanto tempo,atenção e energia que não lhe resta muito para exercer o controle que lutoupara conseguir. “O tempo tem um fim, mas nos comportamos como se fosse infinito, pois, mesmo sem perceber, negamos a morte na nosso vida diária”. (Hallowel, 2008) Existem Dez sugestões indispensáveis para administrar a vidamoderna.I. FAÇA O QUE MAIS LHE INTERESSA. (não fazer o que lhe interessaé o desastre da vida excessivamente ocupada);II. CRIE UM AMBIENTE EMOCIONAL POSITIVO EM TODO LUGARQUE ESTIVER. (esforce-se para manter relacionamentos positivos);III. ENCONTRE SEU RITMO. (permite que grande parte do dia sejacontrolado pelo piloto automático do cérebro);IV. INVISTA SEU TEMPO COM RACIONALIDADE PARA OBTER UMRETORNO MAXIMO. (tente não desperdiçá-lo);V. NÃO DESPERDIÇE TEMPO LAMBENDO TELA. (é um viciomoderno, depois de viciado é difícil largar o vicio); 37
  38. 38. VI. IDENTIFIQUE E CONTROLE AS FONTES GEMMELSMERCH NOSEU AMBIENTE. (gemmelsmerch é a força que distrai a pessoa do que elaesta fazendo);VII. ENCARREGUE (alguém de fazer o que você não gosta de fazer ou oque não sabe fazer bem);VIII. DESACELERE (as oportunidades e obrigações excessivas da vidamoderna nos levam a uma impaciência interna);IX. NÃO FAÇA MULTITAREFAS SEM RESULTADOS (de atençãoexclusiva a cada tarefa para fazer tudo melhor);X. BRINQUE ( significa usar a imaginação naquilo que esta fazendo); “A melhor razão para aproveitarmos bem o tempo é que o tempo é um só, e se não for usado será tirado de nós”. (Hallowel, 2008) Para viver plenamente e aproveitar ao Máximo a vida curta, éaconselhável viver com mais calma. É preciso aproveitar o mundoeletronicamente, mas para aproveitar ao Máximo esse mundo, e para nãosentir super estressados, super ocupados e prestes a explodir, para tornar avida moderna melhor, tem que aprender a fazer primeiro o que maisinteressa e a aproveitar cada minuto desse instante. Caso contrário seráentregue os melhores momentos da vida. Não serão notados os pequenosencantos de cada dia, nem transformar as coisas banais em extraordinárias.A única forma de fazer isso é viver com mais calma (Op. Cit., 2008).3. Estudo de Caso Trata-se de um profissional que dedica a maior parte do tempo aotrabalho principalmente em três Instituições de Ensino Superior (IES): Escolade Engenharia de Lorena da Universidade de São Paulo (EEL USP),Faculdades Integradas Teresa D´Ávila (Fatea) e Centro UniversitárioSalesiano de São Paulo (Unisal). Além das atuações principais,recentemente atuou como professor colaborador da disciplina Estratégias deNegócios en Mercados Sudamericanos na Escuela de Administración yEcononomia da Universidad Catolica Silva Henríquez no Chile. Nos últimos 38
  39. 39. dez anos tem produtividade considerável, tendo ocupado uma série decargos eletivos e atividades profissionais, colaboração em projetos FAPESP,criação e coordenação de projeto de Monitoramento Ambiental da Serra daMantiqueira (Coséas USP), orientações e participações em Bancas deTrabalhos de Conclusão de Cursos, Organização e participação em eventoscientíficos, publicações científicas e culturais, aulas ministradas, participaçãoem cursos e outros. Ocupou-se ainda com atividades de Radialismo naRádio Cultura, entrevistas a programas à TV Aparecida, Perícias ao PoderJudiciário, Gestão da Associação dos Funcionários da Faculdade deEngenharia de Lorena (Faenquil), Voluntariado em Causas Ambientais entreoutros. Além destas atividades, cabe ressaltar que o profissional a serestudado em sua relação com a Gestão do Tempo, responde a todo os e-mails para tirar dúvidas dos alunos, bem como os profissionais de rotina.Realiza o envio de mensagens eletrônicas do tipo newsletter (jornal denotícias) diárias lidas e filtradas anteriormente e possui publicações naInternet, sendo o nome do profissional estudado neste Trabalho deConclusão de Curso, o primeiro a ser encontrado devido à quantidade deacessos em buscadores de pesquisa como o Google e outros. Além destarotina intensa, cabe lembrar que existe a jornada paralela de correção deprovas, preparação das aulas, participação em plataformas de EAD (Ensinoa Distância), lançamento de notas nos sistemas informatizados, participaçãoem Redes Sociais (Orkut e Twitter) e outros. Cabe ressaltar que toda a produtividade em análise tem origem noCurrículo Lattes certificado pelo autor que é uma base aberta de domíniopúblico disponível para consulta mundial na Internet. Também é possívelencontrar a produtividade do profissional estudado em Livros, Projetos eTrabalhos de Conclusão de Curso no acervo da Biblioteca das FaculdadesIntegradas Teresa D´Ávila (Fatea), nas atas de participação de Bancas deConclusão de Curso do Centro Universitário Salesiano de São Paulo (UnisalLorena), em processos públicos (abertos à consulta de qualquerinteressado) em todas as Instituições Públicas com serviços prestados(Fórum da Comarca de Lorena, Faculdade de Engenharia de Lorena, Escolade Engenharia de Lorena da Universidade de São Paulo). A gestão dotempo realizada por parte do profissional ainda permite que o mesmo seja 39
  40. 40. palestrante, consultor e escritor, realizando inclusive regularmente cursos deaprimoramento profissional no país e no exterior. Com todas as atribuiçõesprofissionais, o professor objeto de estudo procura destinar tempo à família,procurando qualidade de vida, praticando esportes como montanhismo erafting.4. Resultados e Discussão Em relação à formação acadêmica / Titulação, o profissional possuicinco cursos: Mestrado em Engenharia de Energia na Universidade Federalde Itajubá (com dissertação depositada, mas não defendida); Especializaçãoem Engenharia da Qualidade na Faculdade de Engenharia de Lorena(extinta Faenquil atual Escola de Engenharia de Lorena da Universidade deSão Paulo); Aperfeiçoamento em Módulo Internacional na UniversidadCatolica Silva Henríquez no Chile, Graduação em Administração deEmpresas na Organização Guará de Ensino e Habilitação Plena emProcessamento de Dados no Instituto Santa Teresa (IST). Em termos de formação complementar constam 40 (quarenta) cursosrealizados desde 1985. A atuação profissional registrada iniciou-se em 1986em 20 (vinte) empresas e Instituições, tendo sido o profissional em casosdistintos: contratado, estagiário / trainee, consultor ou empresário. De 1995 a2008 houve a participação 3 (três) Projetos de Pesquisa atuação em 6 (seis)grandes áreas (Ciências Sociais Aplicadas em Ciência da Informação eAdministração, Educação, Serviço Social, Engenharia Química e CiênciasAmbientais), também sendo Membro do Corpo Editorial do periódico daRevista Científica Janus desde 2007. Entre os Idiomas em que compreende,fala, lê e escreve cada qual em um nível diferente (pouco, razoavelmente oubem) aparecem 3 (três) Línguas: Estrangeiras Desde 1998 são 27 (vinte e sete) Prêmios e Títulos conferidos. Aprodução bibliográfica oficial compreende 03 (três) Livros Publicados /Organizados ou Edições. Possui 1 (um) Capítulo de Livro Publicado e 49(quarenta e nove) Textos em Jornais de Notícias / Revistas desde 2000. Apartir de 2005 foram 5 (cinco) Trabalhos Completos Publicados em Anais deCongressos, 1 (um) Resumo Expandido Publicado em Anais de Congressos 40
  41. 41. e 03 (três) Resumos Publicados em Anais de Congressos desde 2004. Apartir de 2006 registra-se 15 (quinze) Apresentações de Trabalho; 92(noventa e duas) publicações enquadrada entre os Demais Tipos deProdução Bibliográfica desde 2000; 11 (onze) Softwares Sem Registro dePatente a partir do ano 1990; 159 (Cento e Cinqüenta e Seis) Processos ouTécnicas desde 1992; 09 (nove) Trabalhos Técnicos desde 1999; 27 (Vinte eSete) Demais Tipos de Produção Técnica desde 2003; 15 (Quinze)Produções Artísticas / Culturais a partir de 2002; 01 (um) Demais Trabalhosde Monografia Científica em 2003; 03 (três) Participações em BancaExaminadoras de Monografias de Cursos de Aperfeiçoamento /Especialização desde 2008; 96 (noventa e seis) Participações em BancaExaminadoras de Trabalhos de Conclusão de Curso de Graduação a partirdo ano de 2005; 97 (noventa e sete) Participações em Bancas deComissões Julgadoras desde 2005; 22 (vinte e duas) Participações emEventos desde 1999; 03 (três) Organizações de Eventos a partir de 2008; 04(quatro) Trabalhos de Conclusão de Curso de Graduação entre asOrientações em Andamento em 2009; 22 (vinte e duas) Supervisões eOrientações Concluídas em Trabalhos de Conclusão de Curso deGraduação desde 2005, (03) três Supervisões e Orientações Concluídas emIniciações Científicas a partir de 2006 e 103 (cento e três) Supervisões emOrientações de outra Natureza desde 2005. Para análise dos dados do estudo a seguir, será considerada aprodutividade entre os anos de 2006 a 2008. Justifica-se que a produção docorrente ano ainda não está concluída, devido ao fato que o corrente anoainda não foi encerrado, estando a produtividade do profissional emandamento para este exercício de 2009. As Apresentações de Trabalhos porparte do profissional são demonstradas na figura 4.1: 41
  42. 42. Apresentações de Trabalhos 6 5 4 2008 2007 3 2006 2 1 0 1 Figura 4.1 – Apresentação de Trabalhos Fonte: Plataforma Lattes CNPq (2009) Através da figura 4.1 percebe-se uma evolução do profissional naquantidade de Trabalhos apresentados ano a ano. A figura 4.2 demonstra osdemais tipos de produção bibliográfica: Demais Tipos de Produção Bibliográfica 14 12 10 2008 8 2007 6 2006 4 2 0 1 Figura 4.2 – Demais Tipos de Produção Bibliográfica 42
  43. 43. Fonte: Plataforma Lattes CNPq (2009) Percebe-se na figura acima uma evolução no ano de 2007 e quedaem 2008. O fato se deve que no ano de 2008, o profissional concentrou-sena publicação de um livro completo de 184 (cento e oitenta e quatro)páginas, tendo apresentado por conseqüência queda em publicaçõesavulsas. A figura 4.3 demonstra as Participações em Bancas Examinadorasem Trabalhos de Conclusões de Curso de Graduação (TCC): Participações em Bancas Examinadoras em Trabalhos de Conclusão de Curso de Graduação 45 40 35 30 2008 25 2007 20 2006 15 10 5 0 1 Figura 4.3 – Participações em Bancas Examinadoras de TCCs Fonte: Plataforma Lattes CNPq (2009) Nota-se que após pequeno declive no ano de 2007, houve aumentoda participação por parte do profissional no ano de 2008. O fato dadiminuição deve-se a uma divisão que houve nas Faculdades IntegradasTeresa D´Ávila (Fatea) para distribuir as bancas entre mais professores. Ofato não se repete em 2008, pois o profissional passou a ministrar aulas noCentro Universitário Salesiano de São Paulo (Unisal), voltando a teraumento em Participações em Bancas. A Figura 4.4 demonstra aParticipação em Eventos: 43
  44. 44. Participações em Eventos 5 4,5 4 3,5 2008 3 2007 2,5 2006 2 1,5 1 0,5 0 1 Figura 4.4 – Participação em Eventos Fonte: Plataforma Lattes CNPq (2009) Percebe-se após estabilidade entre os anos de 2006 e 2007, umaumento da Participação em Eventos em 2008. A Figura 4.5 demonstra asSupervisões Concluídas em Trabalhos de Conclusão de Curso (TCC): Supervisões Concluídas em Trabalhos de Conclusão de Cursos de Graduação 8 7 6 2008 5 2007 4 2006 3 2 1 0 1 Figura 4.5 – Supervisões Concluídas em TCC Fonte: Plataforma Lattes CNPq (2009) 44
  45. 45. Registra-se aumento ano a ano na produtividade em SupervisõesConcluídas em Trabalhos de Conclusão de Cursos de Graduação. A Figura4.6 apresenta as supervisões e Orientação em Trabalhos de IniciaçãoCientífica (IC): Supervisões em Orientações Concluídas em Iniciações Científicas 1 0,9 0,8 0,7 2008 0,6 2007 0,5 2006 0,4 0,3 0,2 0,1 0 1 Figura 4.6 – Supervisões e Orientações em IC Fonte: Plataforma Lattes CNPq (2009) Percebe-se uma estabilidade ano a ano nas orientações de alunos emsemanas de Iniciação Científica. A Figura 4.7 apresenta as SupervisõesConcluídas em Orientações de Outra Natureza: 45
  46. 46. Supervisões Concluídas em Orientações de outra natureza 60 50 40 2008 2007 30 2006 20 10 0 1 Figura 4.7 – Supervisões Concluídas de Outra Natureza Fonte: Plataforma Lattes CNPq (2009) Nota-se a evolução considerável deste tipo de orientação. Com opassar dos anos, as orientações oficiais de Trabalhos de Conclusão deCurso sofreram uma redistribuição, limitando alguns orientadores apossuírem menos trabalhos a orientar para que outros orientadores, que nãoeram procurados passassem a ter trabalhos de conclusão a orientar. Destaforma, o profissional passou a buscar orientações de Outra Natureza, sendoestas apresentadas geralmente em forma de Projetos Interdisciplinares.Caso sejam somadas estas Orientações de Outra Natureza com asorientações em Trabalhos de Conclusão de Curso poderá ser percebida umaprodutividade maior ainda.4.1 Questionário sobre Gestão do Tempo Abaixo consta um questionário contendo informações de como oprofissional realiza a sua Gestão de Tempo:1) Por que é importante fazer uma boa gestão do tempo?R. Porque atualmente vivemos em função do mesmo. Nas empresas muitose fala na Equação do Tempo, ou seja, produzir sempre mais, com maiorqualidade, eficiência e eficácia, utilizando menos tempo, recursos humanos 46
  47. 47. e financeiros. Quanto melhor um profissional gerenciar o tempo, mais tempolivre terá para atividades que goste de realizar.2) Quais empresários / profissionais conhecidos que fazem uma boagestão do tempo?R. Existem vários, mas costumo citar entre estes: Antônio Ermírio deMoraes, Silvio Santos e Bill Gattes.3) O que mudou em relação ao gerenciamento de tempo nas últimasdécadas?R. Antigamente, quanto mais rica a pessoa ficava menos trabalhava. Podiase dedicar a si, à família e aos amigos. Atualmente, quanto mais recursosfinanceiros alguém quiser ganhar, mais terá de trabalhar. Se esteprofissional não souber fazer uma boa gestão do tempo, não terá tempopara si próprio, para a família e amigos.4) O que existe de novo no tempo do profissional do Século XXI?R. São vários aspectos. Está chegando ao fim o enfoque puramentemecanicista. Mais importante do que “ganhar tempo” é como usar o tempoque se ganha. O uso do tempo constitui-se um instrumento de diferencialcompetitivo, Isto é uma tendência clara. A diferenciação da concorrênciapassa a ser via administração do tempo, afinal, quem não deseja rapidez?5) Como atuar nos problemas e ainda fazer uma gestão do tempoadequada?R. Quando se fala em solucionar problemas, a administração do tempo éfundamental para que se busque a causa do problema. Tratar apenas osefeitos é uma solução para curto prazo que não é duradoura.6) Nas organizações existe um ditado de que tempo é dinheiro. Vocêconcorda?R. Tempo somente é dinheiro para profissionais que sabem concentrar asinergia no ponto certo. Se não houver concentração de esforços, perde-seo alvo e isto poderá representar inclusive a perda de tempo e dinheiro. 47
  48. 48. 7) A maior parte dos executivos sabem administra o seu tempo?R. Infelizmente pesquisas indicam que apenas uma parte dos executivossabem programar-se para realizarem uma boa gestão do tempo.8) A tecnologia pode ajudar para a realização de uma melhoradministração do tempo?R. Sim, desde que o profissional não fique criando controles redundantes eparalelos. A tecnologia é a maior escrava existente que pode ser usada emprol da humanidade. Entretanto, é necessário saber utilizá-la da forma maisapropriada. A eficácia do executivo não é medida pela assimilação de umatecnologia, mas pelo uso que se faz dela inclusive para aumentar a receitaou diminuir a despesa do seu negócio.9) Quais estratégias podem ser traçadas a fim de se evitar obstáculosno dia a dia que consumam tempo desnecessário? Como criarcúmplices para ajudar a ter uma boa gestão do tempo?R. Deve-se mostrar sempre às partes envolvidas que estas também terãobenefícios nas idéias a serem implantadas. É necessário ser flexível e evitarradicalismos. Ter persistência e evitar qualquer juízo de valor sobre autilização do tempo pelo outro. Também é preciso respeitar o tempo dooutro, pois infelizmente alguns profissionais são muito lentos. Neste caso épreciso saber identificar os gargalos para minimizar a lentidão dos processospara deixá-los muitos mais ágeis em ações que podem ser realizadasparalelamente.10) Quais aspectos táticos podem ser tomados para gerir melhor otempo?R. Evitar interrupções, agendar horários pré-determinados para atendercolaboradores internos ou externos, solicitar aos subordinados que juntocom os problemas tragam também alternativas de solução e nas conversassolicitar que os assuntos sejam tratados na seqüência do mais importantepara o menos importante.11) Quais dicas você acredita que são importantes para uma eficienteGestão do tempo? 48
  49. 49. R. Aprender a ler de forma mais dinâmica é fundamental, saber dividir otempo em prioridades de tarefas (importantes, medianas e de baixaimportância). Descobrir o horário em que o relógio biológico funciona melhore destinar este tempo às tarefas prioritárias. Jamais deixar tarefas urgentespara a última hora (isto gera estresse) e reuniões somente com realnecessidade e produtivas.12) Como atrelar a qualidade à quantidade no gerenciamento dotempo?R. É sempre mais importante a qualidade do tempo que você utiliza comalguém ou algo, do que a quantidade do mesmo. Buscar hábitos saudáveisna medida do possível (dormir 8 horas, praticar algumas atividade física e sealimentar corretamente). Abandonar lixos mentais e não perder tempo comquem ou assuntos não merecem atenção. Geralmente os problemas têm adimensão que atribuímos a eles. Devemos pensar com simplicidade,abandonando a burocracia e o perfeccionismos para sermos mais objetivose pragmáticos. Somente assim é que se pode aumentar a produtividade.13) Qualquer profissional pode fazer uma boa gestão do tempo?R. Infelizmente não. Existem alguns profissionais que podem até melhorar agestão do tempo de forma técnica, mas uma série de fatores da forma deagir da pessoa, como problemas de déficit de atenção, a impedirão de fazeruma gestão de tempo em nível considerável. Existem profissionais que nãosabem ser rápidos, despachados e objetivos. Muito pelo contrário, quandolidam com a pressão e necessitam fazer uma boa gestão do tempo, setornam muito mais lentos do que já são.14) As organizações estão de olho nos profissionais que fazem umaboa gestão do tempo?R. Com certeza. Existem algumas organizações que possuem excelentescumpridores de horários, mas péssimos em resultados. Assim surgiuinclusive o horário flexível, pois têm profissionais que em poucas horasproduzem mais e de forma melhorada o que outros demorarão dias. 49
  50. 50. 15) Por que é tão importante para as empresas possuírem bonsgestores do tempo?R. Pense bem: como clientes, não gostamos de ser atendidos com rapidez?Pois é! Se os processos dentro da organização forem feio por profissionaiságeis, dinâmicos e com qualidade, isto acabará revertendo em processointernos mais rápidos e por conseqüência traduzindo em benefícios aocliente final. Quanto mais talentos uma organização possuir sabendo fazeruma boa gestão do tempo, melhores serão os resultados obtidos.5 Conclusão A Gestão do Tempo é muito importante para os profissionais queatuam em organizações. Profissionais que conseguem realizar uma boaadministração do tempo acabam por sofrer menos estresse pelas urgências,pois na maior parte das vezes, já terão resolvido o que é prioritário. Somenteprofissionais dinâmicos, pró-ativos e assertivos conseguem ter um bomdesempenho nas tarefas. Com base no estudo realizado neste trabalho, pode-se perceber queo profissional estudado possui bom desempenho quantitativo nas ações quese dispõe a realizar. Em termos qualitativos, pode-se afirmar que oprofissional também possui bom desempenho. No Anexo A constamalgumas avaliações recebidas por alunos que avaliaram o profissional doano 2005 a 2008. Cabe ressaltar que parte dos discentes que avaliam osprofessores em cursos de administração de empresas, geralmente játrabalham e sabem avaliar um profissional de acordo com o profissionalismoe práticas do mercado. Em tais avaliações percebe-se que o profissional emque foi estudada a Gestão de Tempo neste Trabalho de Conclusão deCurso, possui quase a totalidade de suas avaliações de Bom para Ótimo /Excelente, ainda mais tendo com base de comparação o Resumo Geral dasAvaliações. Conclui-se que a administração do tempo requer muito de cada serindividual para que torne a vida mais útil, fazendo aquilo que se deseja fazer.Gerenciar o tempo realmente não é uma tarefa fácil, é algo que requersabedoria e esperteza. Foi necessário muito estudo, questionários a seremaplicados para que pudéssemos entender o porquê o ser humano vive sem 50
  51. 51. tempo para nada! Saber separar coisas urgentes do importante ajuda você asobreviver melhor nesta corrida contra o tempo, fazendo com que o individuoseja dono de seu próprio tempo e não escravo dele. Um fato comprovadoque ajuda o ser humano a administrar melhor à vida é, colocando em umaagenda todos os seus afazeres do dia, mês ou ano, que possa ajudar emsua rotina.5.1 Proposta para Trabalhos Futuros Atualmente as literaturas para a área de Administração estãorelacionando que, profissionais que fazem uma boa gestão do tempoacabam por conseqüência fazendo uma boa administração das finanças.Caberia aqui um estudo futuro para verificar a veracidade desta hipótese. 51
  52. 52. GlossárioDDA: Distúrbio de Déficit de Atenção.Gemmelsmerch: Compartilhar informações.Déficit: termo da contabilidade, correspondendo ao lucro ou prejuízo embalanços de uma empresa.Newsletter: Diário eletrônico.EAD: Ensino a Distância.Orkut: é uma rede social filiada ao google, com objetivo de ajudar seusmembros a criar novas amizades e manter relacionamentos.Twitter: é uma rede social que permite que os usuários enviem e leiamatualizações pessoais de outros contatos.Lattes: uma plataforma, uma base de dados de currículo e instituições dasáreas de consciências e tecnológicas.Rafting: esporte que envolve a prática de descida em corredeiras em equipeutilizando botes infláveis e equipamentos de segurança. Trata-se de umaatividade física bastante praticada por empresários e profissionais deempresas.Trainee: é um tipo de programa em uma empresa destinado a profissionaisque acabaram de concluir o curso superior.Gargalo: Produção afunilada em função do tempo. 52
  53. 53. ReferênciasBarbosa, C.; A Tríade do Tempo: a Evolução da Produtividade, 1ª Ed.Campus, São Paulo, 2008Barbosa, C.; Você dona do seu tempo, 1ª Ed. Gente, São Paulo, p232, 2008Berg, E.; DVD Training Empresarial sobre Gestão do Tempo, 50 min.Bernhoeft, R.; Administração do Tempo, 1ª Ed. Nobel, São Paulo, 1985Blog da Ágilis – Tecnologia em RH/ Administração do tempoCovey, Stephen R.; Os sete hábitos das pessoas altamente eficazes. 23ª Ed.Best Seller, São Paulo, 2005Drucker, Peter F.; O gerente eficaz. 1ª Ed. LTC, São Paulo, p 166, 1990Emerson, Ralph W.; Poemas, 1847Hallowell, M. E. ; Sem tempo para nada. Ed. Nova Fronteira, Rio de Janeiro,p1 – 223, 2007Hindle, T.; Como gerir o seu tempo. Ed. Livraria Civilização Editora, p72,1998Oliveira, M.; Energia Emocional. 1ª Ed. Makron Books, São Paulo, p144,1997Zugaib, E. ; Como administrar o tempo. 2ª Ed. Atlas, São Paulo, p34 – 104,2003__________ Artigos. Disponíveis em: www.google.com.br/artigos consultadoem 15-04-2009 às 15:30h__________ Artigos. Disponíveis em: www.meio.ws consultado em 10-07-2009 às 17:07h__________ Artigos. Disponíveis em: www.quebrandobarreiras.com.brconsultado em 21-10-2009 às 11:31h 53
  54. 54. Anexo A Avaliações Qualitativas do Profissional Curso de Administração Ano: 2005 Avaliação do Corpo Docente Prof.: André Alves Prado Disciplina: OSM Turmas: 2º ano de Administração Habilitação em GEE/RH/FIN/GSIITEM DE AVALIAÇÃO ÓTIMO BOM REGULAR INSATIS ALUNOSRelacionamento com os alunos 32 64% 15 30% 3 6% 50Pontualidade 29 58% 16 32% 5 10% 50Atendimento em Sala de Aula 32 64% 14 28% 4 8% 50Apresentação e cumprimento do plano do curso 26 52% 20 40% 4 8% 50Clareza na exposição da matéria 23 46% 18 36% 9 18% 50Domínio da matéria 29 58% 18 36% 2 4% 1 2% 50Qualidade geral do professor 31 62% 16 32% 3 6% 50 Avaliação realizada em dezembro de 2004. Média Geral dos Itens de AvaliaçãoITEM DE AVALIAÇÃO ÓTIMO BOM REGULAR INSATISRelacionamento com os alunos 44% 35% 16% 5%Pontualidade 53% 26% 11% 10%Atendimento em Sala de Aula 53% 33% 10% 5%Apresentação e cumprimento do plano do curso 45% 38% 10% 7%Clareza na exposição da matéria 45% 32% 18% 5%Domínio da matéria 58% 31% 8% 4%Qualidade geral do professor 49% 37% 11% 4% Coordenação do Curso de Administração 09/03/05 54

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