Soportes documentales contables

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Soportes documentales contables

  1. 1. SOPORTES DOCUMENTALES CONTABLES ANDREA JOHANNA PEÑA LUZ CODIGO: 2010152157 DOCENTE: LUIS ALFREDO MORALES CRUZESCUELA COLOMBIANA DE CARRERAS INDUSTRIALES TECNICO EN SISTEMAS BOGOTA 2012
  2. 2. INTRODUCCIÓNLos soportes contables son los que sirve de base para registrar las operaciones comerciales deuna empresa, es por ello que se debe tener un especial cuidado en el momento de elaborarcada unos de ellos.Dichos soportes deben ser adjuntados con los comprobantes contables respectivos, firmados ysellados por cada una de las personas que intervengan en cada uno de ellos, de la mismaforma deben estar completamente diligenciados de forma tal que no contenga tachones nienmendaduras.De esta forma damos comienzo a lo que son las normas contables en cuanto a los documentosinternos y externos que se manejan en una empresa, teniendo cada uno una normatividad, yjustificación anexa. JUSTIFICACIÓNLos soportes contables, son los documentos que sirven de base para registrar las operacionescomerciales de una empresa, es por ello que se debe tener un especial cuidado en el momentode elaborarlos.Todas las operaciones económicas que realizan las empresas deben ser registradas en loslibros de contabilidad, pero a su vez para que cada uno de estos registros sean justificablesdeben soportarse con los documentos pertinentes para cada una de ellas, es por ello que acontinuación se presentan los principales papeles comerciales y títulos valores que pueden serutilizados en el ciclo contable, su definición y sus principales características.La legislación tributaria Colombiana, establece que en el evento en que los valores registradosen los libros de contabilidad, difieran de los valores contenidos en los comprobantes ysoportes contables, prevalecerán estos últimos, por lo que resulta de suma importanciaconservar debidamente cada uno de los documentos que dieron origen a los valoresregistrados en los libros.Documentos relacionados:• Componente inflacionario en los contribuyentes no obligados a llevar contabilidad• Componente inflacionario en los contribuyentes obligados a llevar contabilidad• Responsables del impuesto sobre las ventas sometidos al régimen común no obligados allevar contabilidad• No siempre los responsables del régimen común deben llevar contabilidad• La obligación de expedir.SOPORTE CONTABLE Página 2
  3. 3. OBJETIVOSGENERAL: Conocer y manejar los diferentes soportes contables.ESPECIFICOS: 1. Identificar los principales soportes contables que se emplean en una empresa. 2. Diligenciamiento de los soportes contables de acuerdo a cada característica. 3. Registrar las transacciones según soporte contable. 4. Conocer la importancia de cada soporte dentro de los registros contables.SOPORTE CONTABLE Página 3
  4. 4. SOPORTES CONTABLESLos soportes de contabilidad son los documentos que sirven de base para elregistro de las transacciones comerciales de una empresa. Se elaboran en original ytantas copias como las necesidades de la empresa lo exijan. Estos son de ordeninterno y externo.Los soportes internos son los que sirven para registrar operaciones que no afectana terceros, tales como reservas, diferidos, distribución de costos y depreciaciones,entre otros.Los soportes externos son los documentos que se producen al realizar operacionescon terceros, tales como: recibo de caja, comprobante de consignación bancaria,comprobante de deposito y retiro de cuenta de ahorros, facturas, comprobante deventa con tarjeta de crédito, comprobante de pago, nota débito, nota crédito,recibo de caja menor, pagaré y letra de cambio, entre otros.RECIBO DE CAJAEs un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo, cheques yotras formas de recaudo. El original se encarga al cliente, y las copiasgeneralmente se archivan así: Una para el archivo consecutivo y otra para anexaral comprobante diario de contabilidad.El recibo de caja se contabiliza con débito a la cuenta Caja, y el crédito de acuerdocon su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de losabonos parciales o totales de los clientes de una empresa por concepto diferentesde ventas al contado, o cuando ingresa socio con aporte en efectivo, cheque o titulovalor.Ejemplo:La empresa ALMACEN TU ROPA LTDA., el 09 de junio del 2004, recibe el pago de lafactura No. 321 de su cliente Mario Calderón, por valor de $ 217.000 con el chequeNo. 6532448-1 de Bancomercio.SOPORTE CONTABLE Página 4
  5. 5. RECIBO DE CONSIGNACIONEste es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes paraque lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con elsello del cajero o el timbre de la máquina registradora, sirve para la contabilidad dela empresa que consigna.Hay dos tipos de formatos de consignaciones, uno para consignar efectivo ycheques de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otrasplazas.Los soportes de contabilidad se elaboran en original y tantas copias como lasnecesidades de la empresa lo exijan.Ejemplo:Consignación por $ 2.000.000 en el Banco Agrario de Roldanillo en cuenta corrienteNo. 0305512427-08 de Roldanillo a nombre del Almacén Tu Ropa Ltda. El día 10de junio del 2004. COMPROBANTE DE DEPÓSITO Y RETIRO DE CUENTA DE AHORROSLas corporaciones de ahorro y crédito han diseñado unos formatos que suministrana sus clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar, o retirar dinerode su cuenta de ahorros. Este soporte tiene dos opciones para elegir solo una;depósitos en efectivo o cheques de bancos locales y retiro en efectivo o en cheque,de acuerdo con la cuantía y exigencia del cliente.SOPORTE CONTABLE Página 5
  6. 6. FACTURA DE VENTAla factura de venta es un documento que debe expedir los responsables delimpuesto sobre las ventas, los comerciantes, los profesionales liberales y demásestablecidos en las normas tributarias. Este documento tiene efectos netamentefiscales.La factura cambiaria es un título valor que tiene efectos jurídicos y que ademáspuede tener efectos fiscales, si además cumple con los requisitos establecidos enlas normas tributarias.Requisitos de la factura:La factura debe expedirse con los siguientes requisitos: Estar denominada expresamente como factura de venta, pre impreso. Numeración en orden consecutivo, pre impreso. Apellido y nombres o razón social y NIT del vendedor o de quien preste el servicio, pre impreso. Apellido y nombres o razón social del adquiriente de los bienes o servicios, cuando éste exija la discriminación del IVA. Fecha de expedición. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. Valor total de la operación. El nombre o razón social y NIT del impresor de la factura, preimpreso. Indicar la cantidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.Documentos equivalentes a la factura: son documentos equivalentes la factura:  Los tiquetes de máquinas registradoras.  Los tiquetes de transporte.  Los recibos de pago de matrículas y pensiones expedidos por establecimientos de educación reconocidos por el gobierno.  Póliza de seguro, títulos de capitalización y los respectivos comprobantes de paga.  Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de valores, fondos de pensiones y cesantías.  Facturas electrónicas: entiéndese por factura electrónica el documento computacional que soporta una transacción de venta de bienes o prestación de servicios, transferidos bajo un lenguaje estándar universal denominado EDIFACT de un computador a otro.Quiénes están obligados a facturar:  Las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes.  Quienes ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a éstas.  Quienes enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera cuando el valor supere el monto establecido por el gobierno nacional para cada vigencia fiscal.  Los importadores.  Los prestadores de servicios.SOPORTE CONTABLE Página 6
  7. 7.  En los contratos de mandato, las facturas deben ser expedidas por el mandatario. Si el mandatario adquiere bienes o servicios las facturas deben ser expedidas a nombre del mandatario.  Los responsables del impuesto sobre las ventas que pertenezcan al régimen común.  Quienes presten el servicio de elaboración de facturación, aunque pertenezcan al régimen simplificado.  Los consorcios o uniones temporales, que tienen la opción de que lo hagan a nombre propio y representación de sus miembros, o en forma separada o conjunta cada una de ellos.Quienes no están obligados a facturar:no se encuentran obligados a expedir factura en sus operaciones:  Los bancos, las corporaciones financieras, las corporaciones de ahorro y vivienda, las compañías de financiamiento comercial.  Las cooperativas de ahorro, crédito y los fondos de empleados, en relación con las operaciones financieras que realizan.  Las responsables inscritos en régimen simplificado.  Los distribuidores minoristas de combustibles derivados del petróleo, en lo referente a estos productos.  Quienes presten servicios de baños públicos en relación con esta actividad.  Las personas naturales que enajenen productos agropecuarios, cuando el valor de la operación no sobrepase la cuantía señalada para cada año por el gobierno nacional.  Las personas naturales vinculadas por una relación laboral en relación con esta actividad.  Las empresas que prestan el servicio de transporte público urbano o metropolitano de pasajeros.Facturas de ventas de mercancías al contadoAl contabilizar las ventas al contado se debita Caja y se acredita Comercio al porMayor y al por Menor, si la mercancía no está gravada; se está gravada se acreditatambién la cuenta Impuesto sobre las Ventas por Pagar.Al contabilizar las compras al contado se debita Compras, si la mercancía no estágravada se debita además Impuesto sobre las Ventas por Pagar, y se acreditaBancos o Cajas.Facturas de venta de mercancía a créditoEl vendedor elabora la factura en original y copias, de acuerdo con su organizacióncontables, así: original para cartera, una copia para el cliente, otra para archivosconsecutivo y otra anexar al comprobante diario de contabilidad.Las empresas que compran mercancía al contado o a crédito, seleccionan losproveedores que les cotizan los artículos de acuerdo con la calidad, precio ycondiciones de pago que se ajusten a sus necesidades. Después de estudiar lassolicitudes de mercancía de su almacén, efectúan los pedidos de mercancíasmediante un orden de compra para el proveedor elegido, por haber presentado lamejor cotización.SOPORTE CONTABLE Página 7
  8. 8. Ejemplo:El 12 de junio de 2004, el Almacén Tu Ropa Ltda., de Roldanillo vende mercancíasde contado al señor Oscar Fernández, según factura No. 224 por valor de $1.250.000 COMPROBANTE DE VENTA CON TARJETA DE CRÉDITOLa tarjeta de crédito (o dinero plástico) es un medio de pago que utiliza el tarjetahabiente en los establecimientos afiliados al sistema.La tarjeta de crédito se adquiere mediante un contrato de apertura y utilización detarjeta de crédito, suscrito mediante entidad financiera y una persona natural ojurídica. Por medio del contrato, el tarjeta habiente se compromete a utilizar estedocumento en forma personal e intransferible y a pagar periódicamente a la entidadfinanciera los valores correspondientes a los bienes o servicios comprados a travésde este medio.El establecimiento comercial, para afiliarse al sistema, suscribe un contrato con laentidad financiera, mediante el cual el afiliado se compromete a aceptar las tarjetasde crédito como un medio de pago de sus clientes; y, a sus vez, la entidadfinanciera se compromete a pagar al afiliado las sumas de los comprantes firmadospor los tarjeta habientes, deducido por el servicio un porcentaje de comisión queoscila entre el 5% y el 10%.SOPORTE CONTABLE Página 8
  9. 9. CONSIGNACION COMPROBANTE DE VENTAEl vendedor consigna el comprobante de venta con tarjeta de crédito en la cuentacorriente del afiliado para lo cual se presenta la liquidación y el formato establecidodebidamente diligenciado. CHEQUEEs un título valor por medio del cual una persona llamada girador (quien poseeuna cuenta corriente bancaria) orden de un tercero llamado beneficiario.Formato de cheque:BANCOLOMBIACheque Nº 5862081 $350.000.-CIUDAD: Roldanillo FECHA 25 de Julio de 2004PÁGUESE A LAORDEN DE: ANA MILENA CASTROLA SUMA DE TRECIENTOS CINCUENTA MIL PESOS M/Cte. .x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x. x. x.CTA. CTE. Nº 4-598-2548 ____________________ COMPROBANTE DE EGRESO Y COMPROBANTE DE PAGOLlamado también orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte decontabilidad que respalda el pago de determinada cantidad de dinero por medio deun cheque o efectivo.Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar alcomprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo. Algunosnegocios entregan una copia al beneficiario del pago.Para mayor control, en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que eltitulo valor se entrega al beneficiario al contabilizar este documento se acredita lacuenta de bancos y se debita la cuenta que corresponde según el concepto delpago.Ejemplo:El Almacén Mi Rubí paga al Almacén Tu Ropa Ltda., mercancías compradas acrédito según factura No. 150 con cheque del Banco Agrario por valor de $955.000,según comprobante de pago No. 20 del día 20 de junio de 2004.SOPORTE CONTABLE Página 9
  10. 10. COMPROBANTE DE PAGO No. 20Cheque No. 7821223 BANCO AGRARIO CONCEPTO CODIGO DEBITOS CREDITOSBancos: Cancelación m/cias compradas acrédito 1110 $ 955.000Caja: Cancelación m/cias compradas acrédito 1105 $ 955.000BENEFICIARIO Recibí:NOMBRE: Almacén Tu Ropa Ltda. Firma y selloElaborado Por: Contabilizado Por: Aprobado Por:SOPORTE CONTABLE Página 10
  11. 11. CONCLUSIONES Los soportes contables deben contener:  Razón social.  Nombre número y fecha del documento.  Descripción.  Firmas de los responsables para poder contabilizar. Cualquier comprobante debe ser respaldado por un registro contable, como fuente de información. Los documentos deben ser archivados de acuerdo a fecha y referencia del mismo, en forma ordenada, para luego poder ser accesible de forma inmediata.SOPORTE CONTABLE Página 11

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