Fundação Carlos Alberto Vanzolini - FCAV Mapeamento de Oportunidades para a Comunidade da Vila Madalena A Gestão de Projetos no Mapeamento de Contexto Versão 01/2008 10 de Maio de 2008 | Unidade Paulista | São Paulo – SP

Agenda 1 Parte 1 – Apresentação. Parte 2 – Planejamento. Parte 3 – Execução e Resultados. Parte 4 – Lições aprendidas.

Parte 1 – Apresentação.

Parte 2 – Planejamento.

Parte 3 – Execução e Resultados.

Parte 4 – Lições aprendidas.

Agenda Parte 1 - Apresentação. Objetivo Grupo de trabalho. Definição da estrutura.

Parte 1 - Apresentação.

Objetivo

Grupo de trabalho.

Definição da estrutura.

Objetivo Tornar o projeto viável utilizando-se das melhores práticas do PMI: Integração. Escopo. Tempo. Custos. Qualidade. Recursos Humanos. Comunicação. Riscos. Aquisições

Tornar o projeto viável utilizando-se das melhores práticas do PMI:

Integração.

Escopo.

Tempo.

Custos.

Qualidade.

Recursos Humanos.

Comunicação.

Riscos.

Aquisições

Grupo de Trabalho Participantes da equipe: André Fabiano. André Alexandre. Cristiane. Josane. Fabio. Luciane. Olavo. Clemente. Filipe. Etienne. Dilson. Silmey. Eliana. Lígia. Leandro. Apoio extra: Júlio. Mário. Elisa. Thiago. Emmerson. Odinei. Rogério. João Arantes.

Participantes da equipe:

André Fabiano.

André Alexandre.

Cristiane.

Josane.

Fabio.

Luciane.

Olavo.

Clemente.

Filipe.

Etienne.

Dilson.

Silmey.

Eliana.

Lígia.

Leandro.

Apoio extra:

Júlio.

Mário.

Elisa.

Thiago.

Emmerson.

Odinei.

Rogério.

João Arantes.

Definição da Estrutura Gerente de Projetos (André Fabiano) Líder de Oportunidades (Eliana) Líder de Mapeamento (Luciane) Líder de Documentação (Cristiane) Líder de Comunicação (Josane) Líder de Planejamento (Fábio) Componentes de apoio Componentes de apoio Componentes de apoio Líderes das áreas

Agenda 1 Parte 2 - Planejamento. Nossos clientes e nossa identidade visual. Escopo e Premissas. Reuniões e Comunicação. Cronograma e estratégia de atuação. Riscos identificados.

Parte 2 - Planejamento.

Nossos clientes e nossa identidade visual.

Escopo e Premissas.

Reuniões e Comunicação.

Cronograma e estratégia de atuação.

Riscos identificados.

Aprendiz/ Bairro Escola Gilberto Dimenstein. Lilian. Roberta. Natasha. 6 Nossos clientes e nossa identidade visual Fundação Vanzolini Mauro. João Arantes. Grupo de preparação do site. Grupo de Mapeamento de Contexto

Aprendiz/ Bairro Escola

Gilberto Dimenstein.

Lilian.

Roberta.

Natasha.

Fundação Vanzolini

Mauro.

João Arantes.

Grupo de preparação do site.

Mapear oportunidades relacionada a tempo, conhecimento e recursos próprios, sejam estes, de estabelecimentos privados e públicos da Vila Madalena, disponibilizando a consulta das mesmas no site BAIRRO ESCOLA.NET. 6 Escopo e Premissas Premissas Planejar metas e ações do projeto. Antecipar-se a riscos. Basear-se no “Livro Verde”. Focar ações na Vila Mariana. Comunicação constante do grupo. Revezamento de lideranças. Aproveitar dados do Aprendiz. Obter apoio do Aprendiz e Vanzolini. Mapeamento mais amplo possível. Estabelecer padrão de discurso. Estabelecer kit de entrevista. Realização de Mapeamento Piloto. Reuniões semanais do Grupo Definir uma identidade visual.

Semanais de “Status Report” (Sábados). Semanais pós “Status Report” (Sábados). Quartas-feiras na Vanzolini (Líderes do Projeto). Pontuais por “Conference Call” (Líderes). No Aprendiz com a Roberta. 6 Reuniões e Comunicação Comunicação e apoio ao Gerente do Projeto. Comunicação de ações e reuniões do grupo. Registros de Reunião. Relacionamento com o cliente e a Vanzolini. Manter o site do Grupo atualizado (Documentos).

Semanais de “Status Report” (Sábados).

Semanais pós “Status Report” (Sábados).

Quartas-feiras na Vanzolini (Líderes do Projeto).

Pontuais por “Conference Call” (Líderes).

No Aprendiz com a Roberta.

Comunicação e apoio ao Gerente do Projeto.

Comunicação de ações e reuniões do grupo.

Registros de Reunião.

Relacionamento com o cliente e a Vanzolini.

Manter o site do Grupo atualizado (Documentos).

6 Cronograma e Estratégia de atuação Janeiro Fevereiro Março Abril Maio Planejamento Captação de Oportunidades Mapeamento Conteúdo para o site Encerramento Tempo estimado: 4 meses. Estratégia de atuação: 40% do tempo em Planejamento e 60% em execução. Investimento e aquisições: Rateio dos custos entre o grupo. 2008

Tempo estimado: 4 meses.

Estratégia de atuação: 40% do tempo em Planejamento e 60% em execução.

Investimento e aquisições: Rateio dos custos entre o grupo.

6 Riscos identificados Definição do Gerente de projetos e Lideranças do grupo. Oscilações de temperatura nas datas de mapeamento. Indisponibilidade de participantes por motivo de saúde. Padronização da roupagem e identidade visual do grupo. Atrasos dos componentes no mapeamento. Disponibilidade de tempo e recursos dos participantes. Falha na comunicação entre Grupo, Cliente e Vanzolini. Informalidade na disponibilidade de recursos para o site. Atraso na entrega de documentação consolidada. Não haver manutenção dos contatos mapeados. Entendimento real das necessidades do projeto. Indisponibilidade do Cliente e estabelecimentos para reuniões. Mapeamento superficial das oportunidades existentes. Indisponibilidade do site para apresentar mapeamento. Entendimento da abrangência do projeto pelos estabelecimentos. Baixo Médio Alto

Agenda 1 Parte 3 – Execução e Resultados. Estratégia de Mapeamento. Mapeamento Piloto. Abordagem efetiva. Resultados.

Parte 3 – Execução e Resultados.

Estratégia de Mapeamento.

Mapeamento Piloto.

Abordagem efetiva.

Resultados.

6 Estratégia de Mapeamento Números relevantes: 31 ruas classificadas. 646 pontos de abordagem. 10 reuniões (Grupo) 12 segmentos traçados. 17 participantes (05/04). 20 participantes (26/04). 89 Oportunidades Confirmadas. 5 frentes de atuação. 200 horas empenhadas. Base de operações (Café Aprendiz e Fran´s Café).

Números relevantes:

31 ruas classificadas.

646 pontos de abordagem.

10 reuniões (Grupo)

12 segmentos traçados.

17 participantes (05/04).

20 participantes (26/04).

89 Oportunidades Confirmadas.

5 frentes de atuação.

200 horas empenhadas.

Base de operações (Café Aprendiz e Fran´s Café).

6 Mapeamento Piloto Evento: Arte da Vila. Locais: 15 ruas classificadas. Estabelecimentos: 97 Ateliês de arte. Dificuldades: Abordagem e linguagem.

Evento: Arte da Vila.

Locais: 15 ruas classificadas.

Estabelecimentos: 97 Ateliês de arte.

Dificuldades: Abordagem e linguagem.

6 Mapeamento efetivo Evento: Programado com estabelecimento de metas. Locais: 16 ruas classificadas. Estabelecimentos: 600 de vários segmentos. Dificuldades: Proprietários somente na semana e dúvidas sobre o tipo de exposição no site.

Evento: Programado com estabelecimento de metas.

Locais: 16 ruas classificadas.

Estabelecimentos: 600 de vários segmentos.

Dificuldades: Proprietários somente na semana e dúvidas sobre o tipo de exposição no site.

6 Resultados 646 Empresas

6 Resultados Tipos de Rejeições: Ausência do Responsável Fechado Não há interesse Não informado

6 Resultados 89 Efetivas

Agenda 1 Parte 4 – Lições aprendidas. Conclusão - Base de Conhecimento. Agradecimentos

Parte 4 – Lições aprendidas.

Conclusão - Base de Conhecimento.

Agradecimentos

Conclusão - Base de Conhecimento 1 Aprendizado com o projeto: Estabelecer atividades e prazos de cumprimento para todos os envolvidos. Dar prioridade as questões que envolvem custos e escopo. Nem tudo que é flexível é bom. Obter mais detalhes sobre a abordagem junto aos estabelecimentos privados e públicos. Ter mais apoio da ONG como proposto pelo “Livro Verde”. Deve haver uma reciprocidade maior na comunicação por e-mail entre os participantes. Documentar o escopo e homologar a necessidade junto ao cliente – Evitar desvios. Realizar uma rotatividade de líderes – Mudança de papeis durante o projeto. Gerenciar com mais proximidade os conflitos e relacionamentos da equipe.

Aprendizado com o projeto:

Estabelecer atividades e prazos de cumprimento para todos os envolvidos.

Dar prioridade as questões que envolvem custos e escopo.

Nem tudo que é flexível é bom.

Obter mais detalhes sobre a abordagem junto aos estabelecimentos privados e públicos.

Ter mais apoio da ONG como proposto pelo “Livro Verde”.

Deve haver uma reciprocidade maior na comunicação por e-mail entre os participantes.

Documentar o escopo e homologar a necessidade junto ao cliente – Evitar desvios.

Realizar uma rotatividade de líderes – Mudança de papeis durante o projeto.

Gerenciar com mais proximidade os conflitos e relacionamentos da equipe.

Agradecimentos 1 A todos que sacrificaram, nos dias da semana e finais de semana, o tempo de descanso para que concluíssemos o trabalho na matéria de “Simulação de Projetos. Aos bons professores da Vanzolini que trouxeram conhecimento e experiência para a sala de aula, permitindo assim nos fazer pensar e aprimorar as práticas de gestão de projetos. Aos grandes amigos e colegas que surgiram neste período de 2 anos e que esperamos sempre manter contato. Boa sorte e sucesso a todos!