Certim@il - 4-72
Agenda1. Antencedentes Jurídicos y Validez2. Por qué Certim@il?3. El Producto4. Opciones Avanzadas
Ley 527 1. Principios    • Equivalencia Funcional – 4 manifestaciones (i)      Escrito; (ii) Original; (iii) Firma; (iv) A...
1. Riesgos   •   Suplantación de Identidad;   •   Alteración de los mensajes de datos;   •   Repudio del mensaje de datos;...
Ley 527 de 19991. Aplicación de la Equivalencia Funcional y de sus manifestaciones2. Esta ley hace una habilitación direct...
REQUISITOS DE EVIDENCIA DIGITAL Determinación del Origen – AutenticidadEstablecimiento de cualquier tipo de alteración d...
Instrumentos Normativosa.    Habilitantes     1.   Decreto 2150 de 1995     2.   Ley 527 de 1999     3.   Ley 962 de 2005 ...
Conclusiones en la Administración pública electrónicaEn todo procedimiento administrativo llevado a cabo de formatelemátic...
El nuevo Código Aspectos de aclaración, ya definidos en otras  disposiciones   • Articulo 53. Procedimientos y trámites a...
Nuevo CodigoTemas Novedosos  • Artículo 54. Registro para el uso de medios    electrónicos.  • Artículo 56. Notificación ...
Temas PropuestosExpediente electrónico.1.    El expediente electrónico es el conjunto de documentos     electrónicos corre...
La sede electrónica.1. La sede electrónica es aquella dirección electrónica o página web disponible para los    ciudadanos...
Temas propuestosNotificación de los actos administrativos.Las autoridades administrativas podrán notificar a través de med...
NORMAS RELATIVAS AL ARCHIVO• Aspectos Generales: El artículo 14 de la ley 594 disgrega el servicio de archivo y  conservac...
DETERMINACION DEL ARCHIVO ELECTRONICO - VIASAlternativas1. Nacimiento electrónico del archivo – Aplicación de la   Equival...
DIGITALIZACIONExisten cinco etapas inherentes de los documentos electrónicos dentrodel proceso archivístico:•      En prim...
DIGITALIZACIONLa Primera Etapa que es la preparación física deberá desarrollarse conforme a lo estipulado en el acuerdo 04...
DIGITALIZACIONLa Tercera etapa tiene que ver con el control de calidad de la imagen. Desde laperspectiva de la Ley General...
DIGITALIZACIONLa Cuarta Etapa que es la indización o Descripción, corresponde directamente a la laborque según la Ley 527 ...
DESTRUCCIONCon la expedición reciente de la Ley 962 de 2005 conocida como “Ley Antitrámites” , sehizo expresa mención a la...
DESTRUCCIONSe han pronunciado la Superintendencia de Sociedades mediante oficios 220-069768 y096824 de 2006 y de Industria...
Entidades de Certificación Digital como terceros deconfianza                                                            SE...
Valor Probatorio de los                        mensajes de datosEquivalencia FuncionalLos Mensajes de Datos y Documentos e...
Valor Probatorio de los                                                     mensajes de datosLo que debe saber es que…Artí...
Valor Probatorio de los mensajes de datos                                            SERVICIOS AUTORIZADOS                ...
Acuse de Recibo –                      Comunicación Electrónica    Como comprobar la recepción de un mensaje electrónicoAR...
Acuse de Recibo – Comunicación                                    Electrónica   Como comprobar la recepción de un mensaje ...
Problemas del E-mail Estándar
Mito: Recibo de Lectura
Mito: Fallas de Entrega
Mito: Interno vs. Externo
Mito: Correo Impreso equivale a Prueba
Problema Resuelto con Certim@il
Servicio Customizado“A través de esta nueva plataforma se apoyará la incorporación de las tecnologías de lainformación en ...
Oportunidad de Mejora La evolución también ha trascendido al campo de comunicaciones importantes …  - Uso de medios impre...
Nuevo Estándar de Comunicación     EMAIL CERTIFICADO® PARA EVIDENCIA DIGITAL®                           Utilizado en Secto...
Agenda1. Por qué Certim@il?2. El Producto3. Opciones Avanzadas
Usuarios a nivel global       Sistema Patentado a           Nivel Global           Permite llenar       distintas necesida...
Enviando Certim@il(A) Desde cualquier aplicación:Agregue la extensión “.rpost.org” a ladirección de destinatario en la bas...
Enviando Certim@ilEscriba .rpost.org y estará protegido. • Para nuevos maximizar nuevas herramientas. • Simple de enviar, ...
Recibiendo Certim@ilDestinatario: No necesita instalar programa alguno
Diagrama de Usuario & Destinatario
Acuse de Recibo Certificado                                               D                                               ...
Agenda1. Por qué Certim@il?2. El Producto3. Opciones Avanzadas
Enviando Certim@il Usuario: Un solo Click; Servicio Estándar y Opciones Avanzadas                           Opciones     ...
Servicio de eContratos
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Respuesta Certificada     Remitente                     Internet                    Destinatario1. Redacción y Envío      ...
Servicio de Correo Seguro
Certim@il Seguro     Remitente                     Internet           Destinatario1. Redacción y Envío                    ...
Servicio de Nota Confidencial Adjunta
Certim@il con Nota Adjunta     Remitente                          Internet              Destinatario A:1. Redacción y Enví...
Conversión PDF     Remitente                     Internet         Destinatario1. Redacción y Envío                        ...
Compresión Zip     Remitente                     Internet          Destinatario1. Redacción y Envío                       ...
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Certim@il – Una nueva opción para aplicar las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en los procesos de Peticiones, Quejas y Recursos en la prestación de servicios públicos y manejo de correspondencia a cualquier nivel.
Helberth Feriz – Gerente de Unidad de Negocios 4-72

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  1. 1. Certim@il - 4-72
  2. 2. Agenda1. Antencedentes Jurídicos y Validez2. Por qué Certim@il?3. El Producto4. Opciones Avanzadas
  3. 3. Ley 527 1. Principios • Equivalencia Funcional – 4 manifestaciones (i) Escrito; (ii) Original; (iii) Firma; (iv) Archivo y conservación ; • Inalterabilidad del Derecho; • Neutralidad Tecnológica; • Buena Fe; • Libertad Contractual; 2. Estructura • Definiciones y Principios; • Validez Jurídica y Probatoria del mensaje de datos; • Reglas de la comunicación electrónica; • Contrato de Transporte por medios electrónicos; • Firma Digital y entidades de certificación.
  4. 4. 1. Riesgos • Suplantación de Identidad; • Alteración de los mensajes de datos; • Repudio del mensaje de datos; • Ausencia de confidencialidad.2. Atributos • Autenticidad; • Integridad • No Repudio; • Confidencialidad.
  5. 5. Ley 527 de 19991. Aplicación de la Equivalencia Funcional y de sus manifestaciones2. Esta ley hace una habilitación directa a la prestación de este servicio en su artículo 30 numeral 6 el cual determina que las entidades de certificación podrán “Ofrecer los servicios de archivo y conservación de mensajes de datos.”Por otro lado los artículos 12 y 13 de esta misma especifican que este servicio se puedeprestar, incluso a través de un tercero, siempre y cuando se logre cumplir los siguientesrequisitos en cuanto a la información que se archiva: a. Que la información que contengan sea accesible para su posterior consulta. b. Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en el formato en que se haya generado, enviado o recibido o en algún formato que permita demostrar que reproduce con exactitud la información generada, enviada o recibida. c. Que se conserve, de haber alguna, toda información que permita determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora en que fue enviado o recibido el mensaje o producido el documento.
  6. 6. REQUISITOS DE EVIDENCIA DIGITAL Determinación del Origen – AutenticidadEstablecimiento de cualquier tipo de alteración del archivo electrónico– Integridad Fecha en la que comienza y finaliza el periodo de conservación –Extremos de conservación temporalPosterior consulta de la información electrónica – Disponibilidad
  7. 7. Instrumentos Normativosa. Habilitantes 1. Decreto 2150 de 1995 2. Ley 527 de 1999 3. Ley 962 de 2005 4. Ley 1437 de 2011b. De Aplicación 1. Ley 794 de 2003 2. Ley 1150 de 2007 3. Decreto 2474 de 2008 4. Decreto 4444 de 2008 5. Decreto 1151 de 2008
  8. 8. Conclusiones en la Administración pública electrónicaEn todo procedimiento administrativo llevado a cabo de formatelemática deben asegurarse condiciones de seguridad requeridasen las transacciones electrónicas: - La autenticidad del emisor y del receptor: que la información sea enviada realmente por quien aparece como emisor y recibida por aquel a quien va dirigida, - La integridad: que la información no pueda ser manipulada en el proceso de envío, - La confidencialidad: que se asegure el secreto de las comunicaciones contenidas en los mensajes, - El no repudio: asegurar que no se pueda negar la autoría del mensaje enviado.
  9. 9. El nuevo Código Aspectos de aclaración, ya definidos en otras disposiciones • Articulo 53. Procedimientos y trámites administrativos a través de medios electrónicos. • Artículo 55. Documento público en medio electrónico. • Artículo 57. Acto administrativo electrónico. • Artículo 58. Archivo electrónico de documentos. • Artículo 62. Prueba de recepción y envío de mensajes de datos por la autoridad. • Artículo 61. Recepción de documentos electrónicos por parte de las autoridades
  10. 10. Nuevo CodigoTemas Novedosos • Artículo 54. Registro para el uso de medios electrónicos. • Artículo 56. Notificación electrónica. • Artículo 59. Expediente electrónico. • Artículo 60. Sede electrónica. • Artículo 63. Sesiones virtuales.
  11. 11. Temas PropuestosExpediente electrónico.1. El expediente electrónico es el conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan.2. El foliado de los expedientes electrónicos se llevará a cabo mediante un índice electrónico, firmado digitalmente por la Administración, órgano o entidad actuante, según proceda. Este índice garantizará la integridad del expediente electrónico y permitirá su recuperación siempre que sea preciso, siendo admisible que un mismo documento forme parte de distintos expedientes electrónicos.
  12. 12. La sede electrónica.1. La sede electrónica es aquella dirección electrónica o página web disponible para los ciudadanos a través de la red Internet cuya titularidad, gestión y administración corresponde a una Entidad Pública o autoridad administrativa en el ejercicio de sus competencias.2. El establecimiento de una sede electrónica conlleva la responsabilidad del titular respecto de la integridad, autenticidad y actualización de la información y los servicios a los que pueda accederse a través de la misma.3. Cada entidad pública o autoridad administrativa determinará las condiciones de calidad, seguridad, disponibilidad, accesibilidad, neutralidad e interoperabilidad de la página web que le corresponda. En todo caso deberá garantizarse la identificación del titular de la página web, y las condiciones de seguridad en la navegación de la respectiva página, así como los medios disponibles para la formulación de peticiones y quejas.4. Las sedes electrónicas dispondrán de sistemas que permitan el establecimiento de comunicaciones seguras siempre que sean necesarias.5. A través de la sede electrónica, la autoridad administrativa podrá comunicar y/o notificar por aviso y edicto sus actuaciones administrativas a los administrados, y de igual forma el ciudadano podrá interponer los recursos y comunicarse ante la administración a través de este medio y conforme lo establezca cada entidad, dependiendo de los medios técnicos de los cuales disponga.
  13. 13. Temas propuestosNotificación de los actos administrativos.Las autoridades administrativas podrán notificar a través de medioselectrónicos, siempre que el administrado haya aceptado este mediode notificación, y que se pueda tener constancia de dichanotificación, el contenido del acto, la autenticidad e integridad de lacomunicación electrónica, así como la fecha en que se surte lanotificación.
  14. 14. NORMAS RELATIVAS AL ARCHIVO• Aspectos Generales: El artículo 14 de la ley 594 disgrega el servicio de archivo y conservación en varios servicios complementarios entre sí, entre los cuales encontramos los servicios de: custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo• Archivo llevado por terceros: en concordancia con lo dicho por la ley 527 de 1999, permite que el archivo sea llevado por terceros. Esto está estipulado en el artículo 14 el cual determina que “La administración pública podrá contratar con personas naturales o jurídicas los servicios de custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo”• Uso de Nuevas tecnologías en la archivística: La ley 594 no solo permite el uso de las nuevas tecnologías para la archivística, sino que también da las pautas básicas para el uso de estas.• El artículo 19 de esta ley permite que se use cualquier tipo de soporte para el archivo y conservación de los documentos siempre y cuando se garantice: a) Que permita la organización archivística de los documentos. b) Que existan las condiciones operacionales de seguridad y de perdurabilidad. c) Que pueda haber una reproducción de la información contenida en estos soportes. d) Que se logre el funcionamiento razonable del sistema.
  15. 15. DETERMINACION DEL ARCHIVO ELECTRONICO - VIASAlternativas1. Nacimiento electrónico del archivo – Aplicación de la Equivalencia Funcional – Ley 5272. Nacimiento físico y desmaterialización a través de procesos reprográficos – Digitalización3. Posibilidades de destrucción
  16. 16. DIGITALIZACIONExisten cinco etapas inherentes de los documentos electrónicos dentrodel proceso archivístico:• En primer lugar, la preparación física;• La segunda es la etapa reprográfica;• La tercera, el control de calidad con su respectivo documento, analizando el tema de la encriptación;• En cuarto lugar, la indización ó Descripción;• La quinta, el almacenamiento y finalmente el tema de• La consulta.
  17. 17. DIGITALIZACIONLa Primera Etapa que es la preparación física deberá desarrollarse conforme a lo estipulado en el acuerdo 048 de 2000 para procesos físicos quese transforman a ambientes electrónicos.A partir de la Segunda Etapa (digitalización) se comienza la gestión deldocumento electrónico, que para el caso de la legislación colombiana seconoce como mensaje de datos que es aquella información generada,creada o recibida por medios electrónicos. En este caso, cuando sedigitaliza un documentos o se escanea el documento, esa imagen que esconsecuencia ö resultado de la digitalización, se debe tener en cuentadesde el punto de vista legal como mensaje de datos, es decir, se debencomenzar a satisfacer ciertos atributos de seguridad jurídica y técnicaestablecidos en la legislación colombiana. En ese orden de ideas, seránecesario tener en cuenta la satisfacción de los equivalentes funcionalesdescritos en la Ley 527 de 1999. (Equivalente Funcional de escrito,original, firma y Archivo y conservación).
  18. 18. DIGITALIZACIONLa Tercera etapa tiene que ver con el control de calidad de la imagen. Desde laperspectiva de la Ley General de Archivos y del procedimiento archivístico, seresalta y verifica la originalidad del documento en medio electrónico, es decir,que se pueda cotejar efectivamente el documento electrónico mediante unprocedimiento que asegure la autenticidad e integridad del documentoelectrónico de conformidad en el artículo 8 de la ley 527 de 1999. Laintegridad presupone que en el proceso de digitalización de un archivo y suposterior conservación, éste no se debe modificar, no se debe alterar ningunade las partes del respectivo documento electrónico, es decir, debepermanecer inalterado.De igual modo, el atributo de autenticidad corresponde a esta etapa alreferirse a si el documento electrónico es realmente legítimo, es decir, si tienevalor legal y valor probatorio según lo ha dispuesto la legislación colombiana.Un mecanismo que garantiza los atributos de autenticidad, integridad y norepudio es la firma digital desarrollada en el artículo 28 de la ley 527 de 1999 yreconocida en su utilidad en el desarrollo de actuaciones administrativas pormedios electrónicos en el artículo 6 de la ley 962.
  19. 19. DIGITALIZACIONLa Cuarta Etapa que es la indización o Descripción, corresponde directamente a la laborque según la Ley 527 se denomina archivo de conservación electrónica, cuyo equivalentefuncional se encuentra en el artículo 12 de la ley. En esta etapa se debe garantizar laaccesibilidad del documento electrónico, su posterior consulta, su recuperación enformato digital, la reproducción del mismo documento que fue técnicamente procesadocuando se refiere a documentos que tienen un origen físico como el papel y sondocumentos que han sido digitalizados, así como el establecimiento de las fechasextremas para efectos del proceso de conservación y disposición final de los documentoselectrónicos.En cuanto al establecimiento de fechas extremas existe el sello de tiempo o estampadocronológico certificado, desarrollado en el artículo 30 de la ley 527 de 1999, el cual es unservicio que presta entidades de certificación digital que tiene una directa conexión conlos servicios de cronología digital. El estampado cronológico es un sello digitalcompuesto por la firma digital de una entidad de certificación digital, que incorpora lafecha y hora de la República de Colombia al mensaje de datos.La siguiente etapa, almacenamiento, se denomina teóricamente bodegaje electrónico.Allí se deben cumplir diferentes criterios: Los que se encuentran contenidos en elequivalente funcional de archivo y conservación del artículo 12 de la ley 527 de 1999expuesto anteriormente y los requisitos de la Ley 1266.
  20. 20. DESTRUCCIONCon la expedición reciente de la Ley 962 de 2005 conocida como “Ley Antitrámites” , sehizo expresa mención a la racionalización de la conservación de libros y papeles decomercio. Es así que el Artículo 28 de esta Ley dispuso que:“Artículo 28. Racionalización de la conservación de libros y papeles de comercio. Loslibros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10)años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante,pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel oen cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducciónexacta .De suerte que, con base en lo expuesto se colige que, por virtud del Artículo 28 de la Ley962 de 2005, fue derogado el artículo 60 del Estatuto Mercantil y de contera, el Artículo134 del Decreto 2649 de 1993, puesto que, como se observa en las normas transcritas dela comentada Ley 962, resultó modificado el término durante el cual el comerciante debeconservar su información comercial y contable, reduciéndolo de veinte (20) a diez (10)años; y, además, introduciendo la posibilidad de utilizar para el efecto, a elección delcomerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico o electrónico quegarantice su reproducción fidedigna.
  21. 21. DESTRUCCIONSe han pronunciado la Superintendencia de Sociedades mediante oficios 220-069768 y096824 de 2006 y de Industria y Comercio, organismo que, al analizar las consecuenciasderivadas de la mencionada Ley 962, manifestó a través del Concepto 05054043 del 12 deoctubre de 2005, lo siguiente:“…a partir de la entrada en vigencia de la Ley 962 de 2005 y en concordancia con loseñalado en el artículo 12 de la Ley 527 de 1999, los libros y papeles del comercianteúnicamente deben ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir dela fecha del último asiento, documento, o comprobante, pudiéndose utilizar para elefecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier mediotécnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.Al respecto, se debe aclarar que en caso de que se utilice un medio electrónico para laconservación de tales documentos, el mismo deberá reunir los requisitos establecidos enel artículo 12 de la Ley 527 de 1999 y en dicho caso, no será necesaria la conservaciónfísica (en papel) de los libros y papeles del comerciante. En este evento, una vez segarantice la reproducción exacta de los libros y papeles, a través del citado medioelectrónico, el comerciante está en posibilidad de destruir directamente dichosdocumentos, encontrándose obligado, únicamente, a conservarlos por un período dediez (10) años en el medio electrónico en el que se hubieren reproducido.
  22. 22. Entidades de Certificación Digital como terceros deconfianza SERVICIOS AUTORIZADOS ENTIDAD DE CERTIFICACIÓN DIGITAL LEY 527 DECRETO 1747 CIRCULAR UNICA No 10 SIC ARCHIVO CONFIABLE DE MENSAJE DE CERTIFICACIÓN DE FIRMA DIGITAL ESTAMPADO CRONOLÓGICO DATOS GARANTÍA DE FECHA Y HORA ENVIO Y ARCHIVO Y POSTERIOR SEGURIDAD JURÍDICA RECEPCIÓN DE MENSAJES DE DATOS CONSERVACIÓN CONSULTA UNIVERSALIDAD ACCESIBILIDAD CONFIDENCIAL COMODIDAD AUTENTICIDAD CONFIANZA SEGURIDAD NO REPUDIO INTEGRIDAD PRODUCTOS Y SERVICIOS TRANSVERSALES CERTIM@IL CERTIFACTURA CERTISUBASTA CERTISORTEO 23
  23. 23. Valor Probatorio de los mensajes de datosEquivalencia FuncionalLos Mensajes de Datos y Documentos electrónicos, tienen plenavalidez jurídica. La información electrónica puede cumplir con: • Escrito • Original • Firma • Archivo y Conservación
  24. 24. Valor Probatorio de los mensajes de datosLo que debe saber es que…Artículo 11 de la Ley 527 de 1999“Artículo 11. Criterio para valorar probatoriamente un mensaje de datos. Para la valoración de la fuerzaprobatoria de los mensajes de datos a que se refiere esta ley, se tendrán en cuenta las reglas de la sanacrítica y demás criterios reconocidos legalmente para la apreciación de las pruebas. Por consiguientehabrán de tenerse en cuenta: la confiabilidad en la forma en la que se haya generado, archivado ocomunicado el mensaje, la confiabilidad en la forma en que se haya conservado la integridad de lainformación, la forma en la que se identifique a su iniciador y cualquier otro factor pertinente”. • Autenticidad • Integridad • No repudio • Confidencialidad • Trazabilidad
  25. 25. Valor Probatorio de los mensajes de datos SERVICIOS AUTORIZADOS ENTIDAD DE CERTIFICACION DIGITAL LEY 527 DECRETO 1747 CIRCULAR UNICA No 10 SIC CERTIFICACIÓN DE FIRMA ESTAMPADO ARCHIVO CONFIABLE DE DIGITAL CRONOLÓGICO MENSAJE DE DATOS GARANTÍA DE FECHA Y ARCHIVO Y POSTERIOR SEGURIDAD JURÍDICA HORA ENVIO Y RECEPCIÓN CONSERVACIÓ CONSULTA DE MENSAJES DE DATOS NAUTENTICIDAD INTEGRIDAD NO REPUDIO
  26. 26. Acuse de Recibo – Comunicación Electrónica Como comprobar la recepción de un mensaje electrónicoARTICULO 20. ACUSE DE RECIBO. Si al enviar o antes de enviar un mensaje dedatos, el iniciador solicita o acuerda con el destinatario que se acuse recibo delmensaje de datos, pero no se ha acordado entre éstos una forma o métododeterminado para efectuarlo, se podrá acusar recibo mediante:a) Toda comunicación del destinatario, automatizada o no, ob) Todo acto del destinatario que baste para indicar al iniciador que se harecibido el mensaje de datos.Si el iniciador ha solicitado o acordado con el destinatario que se acuse recibodel mensaje de datos, y expresamente aquél ha indicado que los efectos delmensaje de datos estarán condicionados a la recepción de un acuse de recibo,se considerará que el mensaje de datos no ha sido enviado en tanto que no sehaya recepcionado el acuse de recibo.
  27. 27. Acuse de Recibo – Comunicación Electrónica Como comprobar la recepción de un mensaje electrónicoARTICULO 21. PRESUNCION DE RECEPCION DE UN MENSAJE DE DATOS.Cuando el iniciador recepcione acuse recibo del destinatario, se presumirá queéste ha recibido el mensaje de datos. …..ARTICULO 22. EFECTOS JURIDICOS. Los artículos 20 y 21 únicamente rigenlos efectos relacionados con el acuse de recibo. Las consecuencias jurídicasdel mensaje de datos se regirán conforme a las normas aplicables al acto onegocio jurídico contenido en dicho mensaje de datos.
  28. 28. Problemas del E-mail Estándar
  29. 29. Mito: Recibo de Lectura
  30. 30. Mito: Fallas de Entrega
  31. 31. Mito: Interno vs. Externo
  32. 32. Mito: Correo Impreso equivale a Prueba
  33. 33. Problema Resuelto con Certim@il
  34. 34. Servicio Customizado“A través de esta nueva plataforma se apoyará la incorporación de las tecnologías de lainformación en los procesos de Gobierno en Línea y comercio electrónico. Es así como 4-72 está a la vanguardia tecnológica integrando el canal transaccional electrónico comouno de los pilares del desarrollo de las comunicaciones, haciendo posible que lasactuaciones administrativas y judiciales se surtan por medios modernos con plena validezprobatoria y que la correspondencia empresarial electrónica cuente con canalesconfiables”.“ello sin duda, aportará al crecimiento del comercio electrónico en el país, así como a lacompetitividad y simplificación de trámites que persigue el Gobierno Nacional. Estaalianza significa para Colombia y para 4-72 contar con una plataforma probadamundialmente que proporcionará la certeza, seguridad jurídica y técnica, protección,eficiencia y economía a las transacciones y comunicaciones electrónicas, haciendoposible los contratos comerciales, de seguros, bancarios, estatales y en general ladesmaterialización de las comunicaciones como nunca antes”. -- Juan Ernesto VargasUribe, Presidente de 4-72, la Red Postal de Colombia.
  35. 35. Oportunidad de Mejora La evolución también ha trascendido al campo de comunicaciones importantes … - Uso de medios impresos y físicos: Funcionario, Correo Certificado, Courier, con archivo de recibos impresos de entrega conservados junto al original. - Uso de medios telemáticos: Telegrama, Fax con archivo de registro junto a la copia de archivo. Hoy en día… - Uso de medios electrónicos: Cartas y Archivos PDF por e-mail. - Aun sin contar con prueba de la entrega o de transmisión. Certim@il es el eslabón requerido para poder proporcionar un canal de comunicación universal para mejorar los procesos existentes y reducir la huella de carbono.
  36. 36. Nuevo Estándar de Comunicación EMAIL CERTIFICADO® PARA EVIDENCIA DIGITAL® Utilizado en Sector Público y Privado para:Notificaciones, Estados de Cuenta, Quejas, Reclamos, Facturas, Contratos y Seguridad por Email Registro verificable del contenido, entrega, hora y fecha oficial del email.
  37. 37. Agenda1. Por qué Certim@il?2. El Producto3. Opciones Avanzadas
  38. 38. Usuarios a nivel global Sistema Patentado a Nivel Global Permite llenar distintas necesidades Premios
  39. 39. Enviando Certim@il(A) Desde cualquier aplicación:Agregue la extensión “.rpost.org” a ladirección de destinatario en la base dedatos o manual para envío.(B) Desde su plataforma de correo:El remitente instala el plug-in y envía através del botón con 1 solo click.(C) Por políticas o contenido:Automatizado basado en parámetrospre-establecidos del mensaje.
  40. 40. Enviando Certim@ilEscriba .rpost.org y estará protegido. • Para nuevos maximizar nuevas herramientas. • Simple de enviar, simple de recordar. Web Mail Agendas Electrónicas Móviles
  41. 41. Recibiendo Certim@ilDestinatario: No necesita instalar programa alguno
  42. 42. Diagrama de Usuario & Destinatario
  43. 43. Acuse de Recibo Certificado D A. Status de Entrega B. Detalles del Mensaje C. Rastro (Tracking) de Auditoría deA E Entrega D. Hora y Fecha Oficial Mundial y LocalB cgomez@rcn.com E. Copia cifrada del mensaje original cgomez@rcn.com aalvarez@ciafederal.comC
  44. 44. Agenda1. Por qué Certim@il?2. El Producto3. Opciones Avanzadas
  45. 45. Enviando Certim@il Usuario: Un solo Click; Servicio Estándar y Opciones Avanzadas Opciones Avanzadas Opciones Avanzadas .rpost.org
  46. 46. Servicio de eContratos
  47. 47. Certim@il para eContratos Remitente Internet Destinatario1. Redacción y 2. Lectura & FirmaEnvío3. Copia Firmada 3. Copia Firmada Firmado y estampado cronológico del e-mail Carpeta de original y archivos Recibos del adjuntos Remitente El contrato en PDF adjunto en la Copia Firmada contiene la firma digital del Remitente y el Destinatario Firma del Destinatario Firma del Remitente
  48. 48. Respuesta Certificada Remitente Internet Destinatario1. Redacción y Envío 2. Lectura & Respuesta Firmado y estampado cronológico del e-mail original y respuesta del Carpeta de Destinatario Recibos del Remitente NO REQUIERE QUE EL DESTINARIO ESTE SUSCRITO AL SISTEMA RPOST RPOST PERMITE HABILITAR AL DESTINATARIO PARA RESPONDER Y GENERAR LA SALVAGUARDA DOBLE VIA PERMITE REGISTRAR LA EVOLUCION Y LOS DIFERENTES NIVELES DE UNA NEGOCIACION DESDE SU INICIO
  49. 49. Servicio de Correo Seguro
  50. 50. Certim@il Seguro Remitente Internet Destinatario1. Redacción y Envío 2. Lectura El Destinatario necesita la clave Firmado y estampado establecida por el cronológico del e-mail Remitente para abrir original y archivos el Email Seguro Carpeta de adjuntos Recibos del Remitente
  51. 51. Servicio de Nota Confidencial Adjunta
  52. 52. Certim@il con Nota Adjunta Remitente Internet Destinatario A:1. Redacción y Envío Destinatario CC: Destinatario BCC: Firmado y estampado Sólo los Destinatarios cronológico del e-mail original CC y BCC podrán ver y archivos adjuntos la Nota Confidencial Carpeta de Recibos Adjunta del Remitente
  53. 53. Conversión PDF Remitente Internet Destinatario1. Redacción y Envío 2. Lectura El Remitente adjunta archivos de MS Office, y Firmado y estampado selecciona la opción de cronológico del e-mail conversión a PDF. original y archivos Carpeta de adjuntos El Destinatario recibe el Recibos del archivo ya convertido a Remitente PDF. Opcionalmente, el usuario puede requerir una clave para abir el archivo.
  54. 54. Compresión Zip Remitente Internet Destinatario1. Redacción y Envío 2. Lectura El Remitente adjunta archivos de cualquier Firmado y estampado tipo, y el Destinatario los cronológico del e-mail recibe en un archivo ZIP original y archivos (comprimidos) Carpeta de adjuntos Recibos del Remitente
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