Marketing Ferial: Otra alternativa de venta
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Marketing Ferial: Otra alternativa de venta Marketing Ferial: Otra alternativa de venta Presentation Transcript

  • LAS FERIAS: ¿QUÉ Y CÓMO SON?
    • Según la RAE una “feria” es una “instalación dónde se exponen los productos de un solo ramo industrial o comercial como libros, muebles, juguetes, etc., para su promoción o venta”.
    • Además define como “feria de muestras” a la “instalación dónde, con periodicidad determinada, se exponen máquinas, herramientas, vehículos, aparatos y otros productos industriales o de comercio, para promover su conocimiento y venta”.
    • Por tanto podemos definir como la Feria como un evento comercial, generalmente anual, en el que durante unos cuantos días oferta y demanda concurren en un mismo lugar y tiempo y, además, los participantes (expositores y visitantes) pueden intercambiar opiniones, informarse y negociar. Es una de las fórmulas tradicionales de introducción o asentamiento en mercados nacionales o internacionales.
  • TIPOS DE FERIAS
    • Multisectoriales: Exponen todos tipo de productos y servicios. Son las conocidas ferias de muestras. Suelen tener una mayor superficie y duración, y la asistencia de visitantes es masiva.
    • Especializadas: Los productos o servicios que exponen corresponden a un sector determinado.
    • Profesionales: sólo admiten visitas de profesionales del sector.
    • Locales, nacionales o internacionales.
    • Grandes, medianas o pequeñas.
    • Anuales o bianuales.
  • LAS FERIAS: LA HERRAMIENTA DE MARKETING MÁS COMPLETA
    • Ofrecen al mismo tiempo:
    • Gran cantidad de contactos comerciales: con nuevos clientes y clientes actuales.
    • Una plataforma de lanzamiento de: nuevos productos y de innovaciones.
    • Concentración de medios de comunicación: comunicación y publicidad gratuita.
    • Oportunidades de investigación: para saber qué hace la competencia.
    • Son un:
    • Foro de opinión: feedback de los clientes sobre tendencias del mercado.
    • Aula de conocimientos: información y formación al alcance de la mano.
    • Centro de selección de: posibles socios, alianzas, agentes, distribuidores, nuevo personal para la empresa.
    • Además:
    • Los clientes visitan a los proveedores.
    • Ofrecen la máxima concentración posible de clientes potenciales.
  • CARACTERÍSTICAS DE LA FERIA
    • Si es de carácter general o especializada.
    • Su importancia e influencia a nivel local, regional, nacional o internacional.
    • Su dimensión en m 2 , cantidad de expositores y su origen geográfico, etc.
    • Cifras y origen de los visitantes, su tipología, etc.
    • Principales empresas participantes en los niveles “grandes”, medianas”, “pequeñas”, catálogo de ediciones anteriores.
    • Desde cuando se celebra, cual es su periodicidad.
    • Que actividades ofrece: conferencias, congresos, actos, rondas de negocio etc.
    • Medios de comunicación propios y cuales la visitan: especializados-generales, nacionales- extranjeros.
    • Promoción que realiza, donde, a quien, con que medios y soportes.
    • Que actividades organizan que faciliten oportunidades de exportación.
  • CÓMO BUSCAR E IDENTIFICAR LA FERIA MÁS ADECUADA A NUESTOS INTERESES
    • Un aspecto clave para lograr una participación exitosa es la correcta selección de la feria.
    • Proceso de selección:
    • Identifique las ferias potenciales.
    • Recopile información de las ferias potenciales.
    • Pregunte al organizador.
    • Analice el coste de participación.
    • Hable con antiguos expositores, con visitantes y con sus clientes.
    • Visite la feria siempre que sea posible.
    • Valore la información cuidadosamente.
  • ALGUNAS RAZONES PARA PARTICIPAR EN UNA FERIA.
    • Política empresarial: imagen de empresa y/o marca.
    • Estrategia comercial: introducirse en nuevos mercados nacionales y/o internacionales.
    • Conocimiento de tendencias: del mercado nacional y/o internacional.
    • Otras razones: Ventas, exportación, observar la competencia, captar nuevos clientes, conocer las necesidades de los clientes actuales, buscar agentes, presentar nuevos productos.
    • Contactos comerciales: nuevos clientes, clientes actuales.
    • Plataforma de lanzamiento: nuevos productos, innovaciones.
    • Medios de comunicación: oportunidad de comunicación y publicidad
    • Centro de investigación: qué hace la competencia.
  • ¿QUÉ HACER ANTES DE DECIDIRNOS?
    • Determinar los objetivos y concretarlos.
    • Elegir la feria más adecuada.
    • Crear un calendario de acciones.
    • Planificar el Antes-Durante-Después.
    • Preparar el presupuesto.
  • INFORMACIÓN NECESARIA SOBRE EL MERCADO
    • Imprescindible disponer de información sobre el mercado exterior elegido:
    • Analizar las barreras comerciales ¿impiden importar?
    • Analizar impuestos y aranceles.
    • Investigar posibles barreras no arancelarias.
    • Potencial del mercado.
    • Tamaño y tasa de crecimiento del mercado.
    • Determinación de segmentos de mercado.
    • Posibilidades de adaptación del producto al mercado.
    • Competencia local e internacional en el mercado.
    • Conocer puntos fuertes y débiles de la competencia.
  • QUÉ PREGUNTARSE ANTES DE TOMAR LA DECISIÓN DE EXPONER
    • ¿Se trata de un mercado real o potencialmente importante para mis productos?
    • ¿Satisface mi producto las exigencias del mercado? ¿Podré adaptarlos si es necesario?
    • ¿Podré producir lo suficiente para atender la demanda probable de modo constante?
    • ¿Cuáles son mis problemas de comercialización en este mercado?
    • Conocer como funcionan los canales de distribución y venta, los importadores, distribuidores y compradores.
  • INFORMACIÓN NECESARIA SOBRE LA FERIA
    • Abierta al público o profesional.
    • Desde cuando se celebra, periodicidad.
    • A que sector va dirigida.
    • Competidores que participan “grandes”, “medianos” y “pequeños”.
    • Tipología, cifras reales y origen de los visitantes.
    • Promoción que realiza, dónde, a quién.
  • ¿QUÉ MÁS CONVIENE SABER?
    • Medios de comunicación especializados que visitan la feria.
    • Conferencias, seminarios, congresos y otros eventos que se celebran en el certamen.
    • Otras actividades que tienen lugar como rondas de negocios, encuentros de cooperación.
    • Si ofrece oportunidades de exportación.
    • Qué autoridades y personalidades inauguran, visitan la feria o participan en conferencias.
  • FIJACIÓN DE LOS OBJETIVOS A CUMPLIR
    • Las ferias son eficaces para lograr los siguientes objetivos:
    • Introducción de nuevos productos.
    • Captación de clientes.
    • Promoción de la imagen de empresa.
    • Apertura de nuevos mercados.
  • FIJACIÓN DE LOS OBJETIVOS A CUMPLIR
    • La fijación de los objetivos es la base fundamental del marketing ferial.
    • Los objetivos son las metas concretas, realistas y cuantificables que la empresa expositora pretende alcanzar a través de su participación en una feria.
    • Una correcta fijación de objetivos nos servirá de orientación a la hora de tomar la mayoría de las decisiones estratégicas de marketing ferial, tales como la selección de la feria, el tamaño y decoración del stand, las actividades de promoción, la formación del equipo humano y la valoración de resultados.
  • FIJACIÓN DE LOS OBJETIVOS A CUMPLIR
    • Toda fijación de objetivos debe reunir las siguientes características:
    • Concreción y claridad.
    • Mensurabilidad: los objetivos deben ser cuantificables.
    • Realizables y realistas.
    • Marco temporal.
  • Ficha de objetivos Feria: Lugar: Fechas: Objetivos de la empresa: Observaciones: 1. 2. 3. 4.
  • Método corto para la fijación de objetivos Fase1 Visitantes de la feria: 25.000 Nivel de interés (3% de 45.000): 750 Horas de apertura al público: 32 Fase 2 Contactos que generan ventas: 20% Tamaño medio primer pedido: 6.000 € Fase 3 Promedio de contactos por hora: 750/32=23,44 Nota: deberemos contar con personal de atención en el stand capaz de atender a ese índice promedio de visitas por hora. Previsión número de contactos generadores de ventas: 20% de 750 = 150 Previsión rentabilidad: 150 x 6.000 = 900.000 €
  • ¿POR QUÉ ES IMPORTANTE DECIDIR LOS OBJETIVOS?
    • Los objetivos constituyen el punto de partida de absolutamente todas las ferias, ya que proporcionan la orientación necesaria para planificar y desarrollar todos los aspectos necesarios para una buena participación.
    • Determinan en qué feria deberíamos participar, qué tipo de presencia se debería tener, qué deberíamos exponer, cuál debería ser el espacio necesario y también la imagen y distribución de espacios interiores del stand, qué cantidad de personal debería trabajar en él y de que clase (comerciales de venta nacional o de exportación, técnicos, directivos, etc.), qué promociones vinculadas a la feria deberíamos realizar y cuánto dinero necesitaremos invertir.
  • ¿POR QUÉ ES IMPORTANTE DECIDIR LOS OBJETIVOS?
    • Los objetivos condicionan el espacio y la decoración.
    • Los objetivos condicionan la campaña de promoción.
    • Los objetivos condicionan la clase y cantidad de personal necesario para el stand.
    • Los objetivos condicionan el presupuesto.
    • Los objetivos condicionan los planes pre-durante y post feria.
    • Los objetivos condicionan la medición de los resultados y el Rendimiento de la Inversión.
  • AL DECIDIR LOS OBJETIVOS SE DEBE:
    • Debemos considerar todos los objetivos generales posibles.
    • Elegir los objetivos generales los más importantes.
    • Definir los objetivos específicos para cada caso.
    • Establecer valores medibles para los objetivos específicos.
    • Asegurarse de que los objetivos sean alcanzables.
    • Establecer los objetivos antes de confirmar la participación.
  • LOS OBJETIVOS DETERMINAN:
    • en qué feria participar.
    • qué tipo de presencia.
    • qué exponer.
    • el espacio necesario.
    • la imagen y distribución de espacios interiores del stand.
    • cantidad y tipo de personal que debería trabajar en él.
    • promociones a desarrollar vinculadas a la feria.
    • cuánto dinero se necesita invertir.
    • Al fijar los objetivos debemos pensar en las personas que pueden estar vinculadas a cada uno de ellos y en sus necesidades, por ejemplo:
    • los periodistas buscan noticias y novedades sobre el sector, empresas y productos,
    • los técnicos van a conocer los avances tecnológicos
    • los altos directivos asisten para palpar la actualidad en el ámbito empresarial y para relacionarse con otros directivo
    • los compradores van a ver los nuevos productos
  • DETERMINAR LOS OBJETIVOS ES FUNDAMENTAL PORQUE.....
    • 1º Los objetivos condicionan el espacio y la decoración
    • 2º Los objetivos condicionan la campaña de promoción
    • 3º Los objetivos condicionan la clase y cantidad de personal
    • 4º Los objetivos condicionan el presupuesto
    • 5º Los objetivos condicionan los planes pre-durante-post
    • 6º Los objetivos condicionan la medición de resultados
    • LOS OBJETIVOS LO CONDICIONAN TODO
  • AL DECIDIR LOS OBJETIVOS SE DEBE...
    • Considerar todos los objetivos generales posibles.
    • Elegir los objetivos generales más importantes.
    • Definir objetivos específicos para cada caso.
    • Establecer valores medibles para los objetivos concretos.
    • Asegurarse de que los objetivos sean alcanzables.
    • Establecer los objetivos antes de confirmar la participación.
  • Si se fija más de un objetivo, se debe clasificarlos por orden de prioridad, para tener claro hacia dónde deberían dirigirse los mayores esfuerzos e inversiones. Por ejemplo:
    • Lograr contactos cualificados para su seguimiento después de la feria.
    • Ofrecer la oportunidad de que sus clientes contacten con los expertos y técnicos de su empresa.
    • Introducir nuevos productos, servicios o equipos en el mercado.
    • Realizar demostraciones de nuevas prestaciones de sus productos o servicios.
    • Cuántos contactos nuevos se desean, de que características y orígenes.
    • Aprovechar la presencia de medios de comunicación, distribuir notas de prensa (diciendo que, cuantas notas....), ruedas de prensa (fijar que objetivos se quieren).
    • Buscar socios comerciales o tecnológicos, para que, donde...
    • Investigar nuevos mercados.. cuáles, qué queremos saber, tendencias, competencia, para qué…
    • TODO LO QUE DEBE SABER SOBRE LA CONTRATACIÓN DEL STAND
  • RESERVA DE ESPACIO
    • Procedimiento:
    • Estudio del impreso de solicitud de alquiler de espacio.
    • Estudio de las normas y regulaciones técnicas de la feria.
    • Cumplimentación y envío del impreso de solicitud dentro del plazo señalado.
    • Si procede, realización del pago anticipado según condiciones especificadas por el organizador.
    • Recepción de la confirmación del alquiler del especio mediante la factura correspondiente emitida por el organizador.
    • Realización de pagos fraccionados dentro de las fechas señaladas por el organizador.
  • INFORMACIÓN SOLICITADA POR LA ORGANIZACIÓN
    • Datos relativos al expositor: Señas completas, dirección de facturación y correspondencia.
    • Datos relativos al espacio contratado: superficie deseada, largo y ancho del stand, tipo de stand, otros datos.
    • Datos relativos al sector o industria: descripción de los productos a exponer, sector en el que se desea exponer, catálogos y folletos.
    • Datos relativos al pago: forma de pago y fotocopia de la orden de transferencia.
    • Otros datos: firma y sello de la empresa aceptando el reglamento, antigüedad en la feria y observaciones.
  • EL ESPACIO A CONTRATAR
    • La superficie a contratar dependerá del presupuesto disponible y del producto a exponer.
    • Cuanto mayor sea el stand mejor será la imagen transmitida.
    • Un tercio del espacio debe dedicarse a zonas de tránsito de visitantes.
    • Debemos tener un representante de la empresa por cada 4,5m 2 .
  • LOS SEGUROS
    • Las organizaciones feriales suelen contratar en nombre y a cargo del expositor determinados seguros para cubrir los riesgos más comunes en la feria:
    • Seguro de responsabilidad civil.
    • Seguro de pérdidas financieras.
    • Seguro multiriesgo del stand y productos.
    • Aunque suele haber exclusiones tales como: fuerza mayos, heridas a empelados de la propia empresa y robo de mercancías en horario de apertura si se ha dejado el stand sin vigilancia.
  • LIMITACIONES
    • Además del Reglamento existen normas técnicas de obligado cumplimiento para todos los expositores:
    • Ignifugación: Certificado de materiales no inflamables en el stand.
    • Periodo de montaje y desmontaje: tienen unos horarios fijos.
    • Acreditaciones para los montadores.
    • Alturas máximas permitidas.
    • Voladizos, señalizaciones y peso máximo.
    • Demostraciones ruidosas, peligrosas y censura.
  • QUE DEBEMOS HACER
    • Tener en cuenta:
    • El público objetivo.
    • La imagen de marca.
    • El mensaje que se quiere transmitir.
    • Decidir el tipo de stand:
    • Básico de la feria (sin el espacio incluido).
    • Llave en mano (con espacio, mobiliario, electricidad).
    • Stand de diseño.
    • Seleccionar:
    • El constructor de stands.
    • El diseñador.
  • CLASES DE STAND STAND BÁSICO STAND DE DISEÑO STAND LLAVE EN MANO STAND EN PABELLÓN AGRUPADO
  • TIPOS DE STANDS
    • Stand tipo Isla.
    • Stand con un lado abiertos.
    • Stand con dos lados abiertos.
    • Stand con tres lados abiertos.
    • Stands especiales.
  • STAND TIPO ISLA
    • Abierto por los 4 lados.
    • Ventajas:
    • Mejor Accesibilidad
    • Mayor superficie.
    • Decoración más espectacular.
    • Mayor visibilidad
    • Limitaciones:
    • Alquiler de gran espacio.
    • Dejar abierto el 50% de cada lado.
    • Mayor coste
  • STAND CON UN LADO ABIERTO O MODULAR
    • Suele ser el tipo más pequeño de stand.
    • 1 sola entrada.
    • Limita con 3 stands más que lo flanquean.
    • Superficie mínima: 12-16 m 2 .
  • STAND CON DOS LADOS ABIERTOS O DE ESQUINA
    • Puede accederse a ellos desde dos pasillos distintos.
    • La organización exige que los lados abiertos no se cierren más de un 50%.
  • STAND CON TRES LADOS ABIERTOS O DE CABECERA
    • Tienen acceso a tres pasillos.
    • Debido a su situación estratégica, las organizaciones reglamentan la contratación mínima de 50 m 2 .
  • OTROS TIPOS DE STAND
    • Stand con un primer piso: La elevación del stand un piso permite un mejor aprovechamiento del espacio. La primera planta se suele utilizar para reuniones o zonas de hospitalidad.
    • Stands en el exterior: las empresas que ubican su stand en el exterior lo hacen porque sus productos no pueden exponerse dentro del recinto, bien por dimensiones, bien por seguridad e higiene.
  • CÁLCULO DE LA DIMENSIÓN DEL STAND
    • Horas activas de la feria (HA): Nº total de horas feria – Horas inactivas.
    • Contactos por hora activa (CHA): Contactos esperados / Horas activas.
    • Contactos por persona: 10 x Horas activas.
    • Personal de atención en el stand: (PAS) Contactos por hora activa / 10.
    • Tamaño ideal del stand: Personal de atención en el stand x 12 m 2 .
    • Ejemplo:
    • HA = 50 – 10 = 40 horas activas.
    • CHA = 800/40= 20 contactos por hora activa.
    • Un vendedor puede atender a 10 personas a la hora, luego podrá atender a 10 x 40 = 400 visitantes en toda la feria.
    • PAS = 20/10 = 2 vendedores necesitaremos en el stand.
    • Tamaño ideal del stand: 2 *12 m 2 = 24 m 2 . Tendríamos que contratar 2 módulos.
  • CÁLCULO DE LA DIMENSIÓN DEL STAND
    • Matizaciones:
    • El producto.
    • La imagen.
    • El coste.
    • Stand ya fabricado.
    • Espacio disponible.
    • Personal ddisponible.
  • Además de ser la imagen de la empresa el stand cumple otros objetivos primordiales:
    • Proporciona valor añadido a los productos o servicios expuestos.
    • Es el punto de encuentro entre la empresa y sus clientes. Por ello, el personal del stand debe sentirse a gusto en ese entorno y contar con las herramientas necesarias para cumplir adecuadamente su cometido.
  • El stand es también una herramienta de comunicación. Debemos tener en cuenta:
    • que función debe desempeñar: imagen, información, formación demostración, punto de reunión, exposición.
    • que necesidades e intereses tiene el visitante que buscamos.
    • que tipo de estructura/decoración/colores, transmiten mejor mi imagen y mensaje.
    • como debe ser la iluminación para crear el ambiente adecuado.
    • que tipo de mobiliario ofrecerá mayor confort al visitante.
    • cómo integrar en la estructura y decoración nuestro logo, los
    • gráficos, la información, las proyecciones, para que destaquen.
  • RENTABILICE LA IMAGEN DE SU EMPRESA: LA DECORACIÓN NUESTRA TARJETA DE VISITA.
    • En las ferias el punto crítico de contacto entre la empresa y el cliente son el stand y las personas que lo atienden.
    • La identidad corporativa, la personalidad y la imagen de la empresa entran en juego en le reducido espacio que habitualmente supone un stand ferial y es de gran importancia cuidad al máximo hasta los más pequeños detalles.
  • ELEMENTOS QUE DETERMINAN EL TIPO DE DECORACIÓN
    • La decoración del stand debe diferenciarnos visualmente del resto de expositores y llamar la atención.
    • En pocos segundo el visitante objetivo debe ser capaz de percibir quiénes somos, qué producto o servicio exponemos y que soluciones ofrecemos.
  • ELEMENTOS QUE DETERMINAN EL TIPO DE DECORACIÓN
    • Debemos tener en cuenta los siguientes aspectos:
    • Limitaciones propias del espacio contratado.
    • El presupuesto disponible.
    • Los objetivos fijados.
    • El tipo de producto.
    • El lugar en que será expuesto el producto dentro del stand.
    • El uso futuro del stand.
    • El peso y la movilidad del stand.
    • El color y la iluminación.
  • NORMAS GENERALES PARA LA DECORACIÓN DEL STAND
    • La decoración debe llamar la atención y adaptarse a la idiosincrasia del país o segmento al que nos dirigimos.
    • La decoración debe suscitar el interés y el deseo del visitante de dejar de transitar por los pasillos de la feria e introducirse en nuestro stand.
    • Debe evitarse la congestión informativa.
  • MERCHANDISING Y ESCAPARATISMO FERIAL
    • El “merchandising” ferial es la técnica empleada para la correcta distribución del producto dentro del stand, del mobiliario y de los diversos elementos decorativos disponibles con el objetivo de captar clientes y hacerles retener el mensaje transmitido.
    • La colocación de productos en el stand es una operación compleja que debe realizarse en los últimos días del montaje. Aunque su preparación y diseño debe haber sido estudiada con mucha antelación.
  • LOGOTIPO Y RÓTULO
    • Son la bandera de la empresa.
    • El logotipo de la empresa suele consistir en una combinación de diseño, colores y palabras (generalmente el nombre de la empresa o de su marca), que va íntimamente ligado a la imagen corporativa de la empresa.
    • El rótulo del stand es algo más sencillo. Se trata del conjunto de letras (generalmente en color negro) que componen el nombre de la empresa expositora.
  • EL MENSAJE
    • El mensaje debe ser claro y conciso.
    • Hay que evitar la acumulación de mensajes (aunque todos ellos sean breves) pues el visitante se sentirá saturado y no leerán ninguno.
  • PALABRAS GANCHO
    • Debe hacerse un uso imaginativo de la palabra gancho.
    • Incorpore el término de manera que se note que ha sido añadido.
    • Destáquela en colores llamativos o con algún tipo de signo.
    • Si se trata de imágenes en movimiento, preséntela intermitentemente o con cualquier otros efecto especial diferenciador.
  • EL ACCESO AL STAND
    • El stand debe diseñarse con el objeto de facilitar la venta y la comunicación.
    • Reglas básicas:
    • Los stands abiertos que facilitan la entrada y la exploración resultan más eficaces.
    • Los productos expuestos deben versas desde el exterior.
    • La entada y salida del stand deben estar claramente localizadas.
    • Debe dejarse espacio suficiente para que los visitantes puedan moverse con facilidad.
    • No se deben colocar obstáculos en la entrada del stand.
  • PRESENTACIÓN DE PRODUCTOS Y ENTORNO DEL STAND
    • Para presentar nuestros productos tenemos una variada gama de mobiliario:
    • Mueble expositor: paneles, estanterías, mostradores, vitrinas, podios, etc.
    • Mobiliario del stand: mesas, sillas, mobiliario auxiliar.
    • La iluminación es otro elemento clave.
    • Hay que hacer un uso estratégico de la iluminación u tener en cuenta que le visitante tiende a fijarse en el punto más brillante.
    • Hay que evitar deslumbramientos.
    • Los enchufes y conexiones deben estar ocultos.
    • Hay que asegurarse de que nuestro equipamiento es compatible con el sistema del país. (adaptadores).
  • EL COLOR
    • El uso estratégico de los colores permitirá crear ambientes en nuestro stand.
    • Normas básicas:
    • Conviene enfatizar el color de los gráficos, rótulos y paneles.
    • Hay que combinar los colores de todos los elementos que integran el stand.
    • Las letras negras sobre fondo amarillo o naranja son un 60% más visibles que sobre blanco.
    • Los colores brillantes se asocian a un mensaje importante.
    • Las tendencias de moda sobre los colores no duran más de tres años.
    • Cada color está asociado, según la cultura, a actitudes o emociones.
  • EL ALMACÉN
    • Hay que contar con un pequeño almacén en el que guardar: cajas, catálogos, alimentos y bebidas, etc.
    • Ventajas:
    • Facilita el trabajo en el stand.
    • Transmite imagen de orden y limpieza, oculta lo que no deseamos que se vea.
    • Evita el riesgo de robos y extravíos.
  • EL PAVIMENTO
    • En las ferias el pavimento estrella es la moqueta por su economía, facilidad de colocación y durabilidad.
    • La mayoría de los paquetes básicos incluyen moqueta de colores tipo.
    • Hay que tener en cuenta:
    • Irregularidades del suelo.
    • Que está bien colocada.
    • Que puede usarse como un canal más de comunicación.
    • Si queremos y está permitido por el organizador siempre podemos utilizar otros tipos de suelo.
  • OTROS ELEMENTOS
    • Plantas y flores.
    • Equipamiento audiovisual.
    • Distintivos y reclamos.
  • TIPOS DE DECORACIÓN: DECORACIÓN BÁSICA
    • Consiste en un paquete preestablecido de servicios de montaje y desmontaje de la estructura básica del stand, que suele contratarse al mismo tiempo que el espacio.
    • Incluye:
    • Estructura del stand (paredes, frontales, techumbre,…)
    • Pavimento, generalmente moqueta de color básico.
    • Conexión eléctrica.
    • Iluminación.
    • Rotulación: sencilla y negra.
    • Mobiliario básico: 1 mesa y 2 sillas, percha y papelera.
    • Limpieza diaria del stand.
  • TIPOS DE DECORACIÓN: DECORACIÓN BÁSICA
    • La decoración básica debe usarse cuando:
    • Existan limitaciones presupuestarias.
    • Se busque la introducción o prospección de nuevos mercados.
    • Sea la primera participación en la feria.
    • Cuando sólo se participa en una feria al año.
    • Cuando la distancia geográfica entre la empresa expositora y la feria es grande.
    Ventajas: Inconvenientes: Coste reducido. Impersonalidad. Facilidad y rapidez de montaje y desmontaje. Simplicidad. Apoyo directo e inmediato del decorador oficial. Baja calidad.
  • TIPOS DE DECORACIÓN: DECORACIÓN PROPIA
    • Es una decoración realizada a medida de las necesidades específicas del expositor.
    • Es recomendable en los siguientes casos:
    • Ferias celebradas en mercados consolidados.
    • Empresas con fuerte política marquista.
    • Empresas que participan en varias ferias al año.
    • Hay que tener en cuenta que:
    • Implica un mayor coste.
    • Supone una alta preparación logística e inversión de tiempo.
  • MONTAJE Y DESMONTAJE
    • Es necesario establecer un calendario de montaje y desmontaje del stand. Además, todas las ferias fija unos plazos y horarios claramente determinados.
    • Normas durante el montaje :
    • Descargar la mercancía a pie del stand paulatinamente y en el orden necesario para el montaje del stand.
    • Asegurarse de que la zona circundante está limpia de restos.
    • Evitar la descarga simultánea de bultos demasiado grandes.
    • Si el stand es grande dividirlo en cuadrantes.
    • Trabajar lo máximo a contrarreloj.
    • En el desmontaje hay que asegurarse de que se deja el área del stand completamente limpia ya que las organizaciones suelen multar.
  • EVITE RIESGOS CON EL TRANSPORTE DE MERCANCÍAS.
    • Es conveniente formalizar claramente por escrito con la empresa transportista seleccionada los servicios incluidos y los excluidos en el transporte de las mercancías.
    • El lugar de entrega debe señalarse claramente y sin ambigüedades: debe precisarse si se descargará y almacenará en los depósitos del transitario oficial, se colocará a pie de stand o se almacenará fuera del recinto ferial.
    • La fecha de entrega es crucial.
  • EL TRANSITARIO OFICIAL
    • La mayoría de las ferias cuenta con un transitario oficial, que es la empresa especializada en el transporte y manipulación de mercancías hasta y en la feria.
    • Ventajas:
    • Experiencia.
    • Apoyo del organizador ferial.
    • Precios competitivos.
    • Instalaciones en la propia feria.
    • Prioridad en la descarga y entrega de mercancías.
    • Inconvenientes:
    • Puede resultar difícil negociar precio y condiciones especiales.
  • SERVICIOS PRESTADOS POR EL TRANSITARIO OFICIAL
    • Flete: se trata del transporte de mercancías propiamente dicho, desde el punto de carga hasta el puerto de destino o la puerta del recinto ferial.
    • Desduanamiento de mercancías: en ferias celebradas fuera de la UE es necesario exportar la mercancía.
    • Manipulación de mercancías desde la llegada a la feria hasta su entrega a pie de stand.
    • Almacenaje de embalajes vacíos .
    • Seguro de mercancías .
  • EL EMBALAJE
    • El embalaje debe ser adecuado a la mercancía que se transporta. Hay que tener en cuenta: peso, volumen, fragilidad, valor, climatología,…
    • El embalaje debe facilitar la manipulación, debe ser resistente, impermeable y opaco. Además, debe estar cerrado y ser reciclable.
    • Cada bulto debe llevar una etiqueta que contenga al menos:
    • Nombre de la empresa.
    • Nombre de la feria, ciudad y país.
    • Nº de pabellón y de stand.
    • Número de bulto.
    • Nombre del transitario (teléfono y persona de contacto).
    • Otros datos: peso, apilable o no, frágil, orientación, …
  • PROCEDIMIENTO DE TRANSPORTE
    • Transportar una mercancía a una feria no es lo mismo que una exportación.
    • Documentos necesarios:
    • Carta de porte o CMR (tierra) o conocimiento de embarque (mar).
    • Factura comercial. Detallada con precio estimado a “efectos estadísticos”. Con una fórmula del tipo “mercancía sin valor comercial”.
    • Lista de contenido o packing-list que incluya: número de bulto, tipo de bulto (caja de madera, pallet,…), dimensiones del bulto, peso bruto y neto, y relación detallada de mercancías (descripción y unidades) con sus partidas arancelarias.
  • DESDUANAMIENTO DE LAS MERCANCÍAS
    • Exportación temporal.
    • Las mercancías serán reenviadas a su país de origen o a un tercero, después de la feria.
    • En este caso la mercancía no está sometida a aranceles ni impuestos.
    • Exportación definitiva.
    • Las mercancías se quedan en el país de la feria, bien porque se regalan, se venden o se destruyen.
    • La exportación definitiva supone el pago de los aranceles e impuestos.
  • EL PLAN LOGÍSTICO
    • En función de los Objetivos:
    • Cuantificar recursos materiales, económicos y logísticos internos y externos necesarios.
    • Calcular los recursos humanos internos y externos necesarios.
    • Contactar con la feria e iniciar el proceso de solicitud de espacio, servicios, actividades.
    • DESARROLLO DEL PLAN DE PROMOCIÓN:
    • ANTES, DURANTE Y DESPUÉS DE LA FERIA.
    • DIFERENCIE Y DÉ UN VALOR AÑADIDO A SUS PRODUCTOS.
  • LA PROMOCIÓN
    • Un aspecto esencial para captar visitantes y obtener buenos resultados al exponer en una feria es la promoción antes, durante y después de la feria.
    • Elementos básicos:
    • Identificación de la empresa.
    • Identificación del producto o servicio.
    • Localización del stand.
    • Invitación.
    • Otros datos de interés.
  • PROMOCIÓN PREVIA A LA FERIA
    • Mailing.
    • Debemos contar con una BD de calidad. La podemos obtener en: páginas amarillas, ICEX, Cámaras de Comercio, Confederaciones y Asociaciones empresariales, en las organizaciones feriales (listados de visitantes de ediciones anteriores).
    • Las carta que enviemos debe estar personalizada.
    • El contenido debe incitar a visitar nuestro stand.
    • Debe estar escrito en el idioma del receptor.
    • Debe recibirse unos 15 días antes de la feria. Si realizamos varios mailings deberán enviarse 8 semanas antes, 4 semanas antes y 2 semanas antes.
    • Es interesante incluir una tarjeta de respuesta.
  • PROMOCIÓN PREVIA A LA FERIA
    • Publicidad en revistas especializadas:
    • Podemos optar por:
    • Anuncios.
    • Encartes.
    • Publirreportajes.
    • Promoción vía Internet:
    • En nuestra web.
    • En la web de la propia feria.
    • En la web de la asociación sectorial.
    • En la web de revistas especializadas.
  • PROMOCIÓN DURANTE LA FERIA
    • Catálogo oficial de la feria.
    • Suele incluir el índice alfabético de los expositores y otros por categorías de productos, por países, etc.
    • La inserción básica es obligatoria y gratuita, pero por poco dinero la podemos resaltar.
    • Además podemos contratar publicidad en el mismo.
    • El catálogo es útil durante la feria porque se distribuye masivamente entre los visitantes y después porque los visitantes lo consultan o lo ceden a otros posibles clientes.
  • PROMOCIÓN DURANTE LA FERIA
    • Catálogo de la empresa expositora.
    • Incluye información comercial y/o técnica del producto o servicio.
    • Aunque entre el 60 y el 80% de los catálogos van a la basura no hay que dejar de tenerlos.
    • Hay que distribuirlos bien: No deben de estar accesibles.
    • Se estima que debemos tener catálogos para el 5% de las visitas.
    • Al entregarlo debemos de pedir la tarjeta al profesional.
    • Deben de estar en el idioma del visitante.
  • PROMOCIÓN DURANTE LA FERIA
    • Inserción en la prensa local.
    • Debemos elegir bien el diario (ordinario, económico/financiero o especializado).
    • El anuncio debe salir un día antes de la feria.
    • El tamaño dependerá de nuestro presupuesto.
    • Inserción en la revista de la feria.
    • La revista se distribuye en la feria y publican reseñas gratuitas sobre los expositores.
    • Patrocinio o mecenazgo.
    • A cambio de apoyo económico nuestro nombre puede aparecer en determinados actos de la feria.
  • PROMOCIÓN DURANTE LA FERIA
    • Demostraciones y degustaciones.
    • Son herramientas de promoción indiscutibles.
    • Seminarios y conferencias.
    • Los profesionales estarán interesados siempre que se tengan en cuenta: el horario de la feria, la duración, la elección del día, el local, el prestigio de los ponentes, la promoción previa.
    • Es interesante convocar una rueda de prensa en el seminario o conferencia.
    • Oficina o sala de prensa.
    • En ella podemos dejar nuestro dossier de prensa o notas de prensa diarias.
  • Promoción durante la feria
    • Reclamos publicitarios.
    • Son las bolsas, bolígrafos, insignias, mecheros, llaveros, etc. que se entregan a los visitantes de la feria.
    • Sorteos y rifas.
    • Señalización.
    • Otras fórmulas.
    • Publicidad en aeropuertos, hoteles, en taxis, líneas de autobús y metro, cenas de gala, fiestas, etc.
  • PROMOCIÓN DESPUÉS DE LA FERIA
    • El seguimiento es la forma de consolidar un vínculo en estado embrionario.
    • El seguimiento sirve para confirmar que nuestra empresa mantiene el mismo nivel de seriedad, puntualidad y eficacia que aseguramos durante la entrevista.
    • No debemos demorar las respuestas más de dos semanas tras la finalización de la feria.
    • Con ello conseguiremos:
    • Imagen de seriedad y diligencia.
    • Diferenciación frente a los competidores.
    • Posibilidad de negocio inmediato.
    • Sinergias de comunicación.
  • PROMOCIÓN DESPUÉS DE LA FERIA
    • Agradecimientos.
    • Todas la visitas de nuestro stand deben recibir una carta de agradecimiento por habernos visitado.
    • Esta carta debe ser:
    • Escueta.
    • Muy rápida.
    • Inteligible.
    • Personal.
    • EL EQUIPO HUMANO:
    • SU VERDADERA ARMA DE VENTA.
  • EL DIRECTOR DEL PROGRAMA FERIAL
    • Perfil:
    • Experto en marketing y comunicación.
    • Experiencia en Exportación, marketing o ventas.
    • Experiencia en ferias.
    • Gran conocedor del los productos/servicios (propios y de la competencia).
    • Idiomas.
    • Buen comunicador, dinámico, extrovertido, motivador, orientado al trabajo en equipo y ordenado.
  • EL DIRECTOR DEL PROGRAMA FERIAL
    • Funciones:
    • Análisis y elección de las ferias.
    • Contratación del stand.
    • Establecimiento del calendario.
    • Fijación de objetivos.
    • Selección de los productos/servicios a exponer.
    • Definición de la promoción.
    • Seguimiento de contactos.
    • Establecimiento del presupuesto.
    • Negociación y contratación con proveedores.
    • Selección y formación del personal del stand.
    • Elaboración de informes.
    • Gestión de ayudas oficiales.
  • EL RESPONSABLE DEL STAND
    • Sus funciones son:
    • Selección del personal de atención del stand.
    • Formación del personal del stand.
    • Coordinación y dirección del equipo.
    • Vigilancia y mantenimiento del stand.
    • Administración y control del material promocional y del merchandising.
    • Relaciones públicas.
    • Supervisión de las tareas.
    • Relaciones con los transportistas.
    • Inventario de mercancías.
    • Contabilidad de ventas.
    • Elaboración de informes.
    • Valoración de resultados.
  • EL PERSONAL DEL STAND
    • Además deberemos contar con:
    • Equipo comercial.
    • Técnicos.
    • Intérpretes y traductores.
    • Azafatas.
    • Otro personal auxiliar.
    • Y no hay que olvidar a nuestro agente/distribuidor en el país ya que representa una fuente de conocimiento sobre el mercado local, los profesionales y dominará la lengua, los horarios y las costumbres.
  • INSTRUMENTOS DE APOYO
    • Además de papel, cuadernos, grapadora, etc. debemos contar con:
    • Una guía de participación en la feria.
    • Tarjetas de visita.
    • Ficha de contactos, la cual debe contener:
    • Capacidad de decisión.
    • Otras personas con poder de decisión.
    • Para cuando necesita el producto.
    • Puntuar interés.
    • Comentarios.
    • Firma del comercial.
    • Tipo de contacto.
    • Datos del cliente.
    • Datos de la empresa.
    • Zona geográfica.
    • Producto que busca.
    • Presupuesto.
  • LA ACTITUD
    • Consejos:
    • No permanezca sentado.
    • No lea.
    • No fume.
    • No beba, ni coma en el Stand.
    • No mastique chicle.
    • No ignore a los visitantes.
    • No hable por teléfono.
    • No bloquee el paso al stand.
    • No distribuya indiscriminadamente sus folletos.
    • No hacer tertulias entre los miembros del equipo .
    • No subestime a nadie.
  • LA ACTITUD
    • No forme grupos.
    • No consuma bebidas alcohólicas.
    • No consuma alimentos desconocidos.
    • No transmita aburrimiento.
    • No transmita cansancio.
    • No transmita preocupación o despreocupación.
    • Mantener actitud profesional con las azafatas.
    • Duerma bien.
    • Sea puntual.
    • Para relajar la tensión tenga un papel entre las manos.
    • No se sitúe en el centro de un stand pequeño.
    • No mire directamente al pasillo o a los transeúntes.
    • Evite la visión radar.
    • Vista con seriedad.
    • Conozca los usos sociales y empresariales del país.
  • LA COMUNICACIÓN
    • Toma de contacto.
    • Es un momento extraño para ambos.
    • El cliente se tiene que sentir cómodo.
    • No acosar.
    • Transmitir confianza.
    • Hacerle sentir importante.
    • Preguntas abiertas.
    • Conversación no agresiva.
    • Escucha activa.
    • Una vez recogida la información intentar pasar al cierre.
    • El tiempo es un factor clave.
    • Especialmente estrictos con picos de visitantes.
  • LA COMUNICACIÓN
    • Hay que creerse lo que se dice o presenta.
    • Hay que cuidar cómo se comenta.
    • Innovar, divertir y hacer cosas diferentes a la hora de las
    • Presentaciones.
    • No dar la Información antes de la reunión.
    • Apoyarse en el organizador de la misión.
    • Establecer lazos personales fuertes -> Negocios fructíferos.
    • Cuidar el aspecto personal.
    • Cuidar la Imagen corporativa.
    • Entregar muestras y tarjetas de visita.
    • Puntualidad y formalidad: 5 minutos antes.
  • LA COMUNICACIÓN
    • Tomar notas de la reunión
    • Concreción en el mensaje
    • Optimizar el tiempo de las reuniones
    • Estudiar la viabilidad de acuerdos y contratos
    • Buen conocimiento de nuestro producto + empresa
    • Generar valor a nuestro cliente
    • Vender beneficios / No características
    • Realzar nuestros puntos distintivos
    • Destacar nuestras fortalezas
  • COSTES: CÓMO CONTROLAR LOS GASTOS Y CÓMO BUSCAR FUENTES DE FINANCIACIÓN. Los gastos de viaje y desplazamiento del personal desplazado a la feria suelen rondar entre el 20% y el 35% del gasto total. Y hay que añadirlos a las partidas anteriores. COSTES Alquiler del espacio 20% Diseño y decoración 20% Equipamiento y modificaciones 12% Servicios feriales 10% Transporte de mercancías 20-25% Promoción y personal auxiliar 7% Otros gastos imprevistos 8%
  • FUENTES DE FINANCIACIÓN
    • Apoyo financiero interno.
    • En ciertas empresas los costes de participación en ferias ya están incluidos en los presupuestos anuales.
    • Apoyo financiero externo.
    • Apoyo del distribuidor/agente.
    • Apoyo de organismos públicos:
      • Feria Pabellón oficial -> Buena Financiación
        • ICEX
        • CC.AA
      • Participación Agrupada -> Financiación Nº de Empresas
        • Cámaras de Comercio
        • Asociaciones con apoyo ICEX
        • Asociaciones con apoyo CC.AA.
      • Representación Colectiva: Empresas co-expositoras
  • MEDIR LA RENTABILIDAD DE LA INVERSIÓN
    • Contactos nuevos vs previstos (según objetivo).
    • Contactos con la prensa y repercusión.
    • Potenciales agentes entrevistados.
    • Información sobre nuevos mercados.
    • Investigar el recuerdo de nuestra marca entre los visitantes.
  • ¿CUÁNDO LA PARTICIPACION EN LAS FERIAS ES RENTABLE?
    • 1. Una participación es rentable:
    • Si se conocen y utilizan todas las oportunidades, recursos y actividades que ofrecen las ferias: investigue, infórmese, hable con los organizadores.
    • 2. Si los objetivos son :
    • Concretos, medibles y razonables, y en base a ellos se planifica toda la participación.
  • ¿CUÁNDO LA PARTICIPACION EN LAS FERIAS ES RENTABLE?
    • 3. Si se planifica bien ANTES de la Feria:
    • Plan y calendario de acciones, concretando objetivos, plan de comunicación y publicidad, un presupuesto detallado, un sistema para el registro de visitantes, un plan de seguimiento de contactos y la medición de resultados vs objetivos.
    • 4. Con un espacio y diseño de Stand adecuado adecuados:
    • Según los objetivos decidir la dimensión del espacio, el tipo de stand, la distribución interior, la imagen y la comunicación visual , la colocación de los productos , los materiales informativos, el plan de atracción.
  • ¿CUÁNDO LA PARTICIPACION EN LAS FERIAS ES RENTABLE?
    • 5. Si informa de su participación :
    • Diferentes objetivos requieren distintas estrategias, combinadas o no, como: mailing directo, emails, publicidad, invitaciones, patrocinio, guía del visitante, diario de la feria, comunicación prensa, newsletters, webs, obséquios e incentivos, catálogo.
    • 6. Si el personal del Stand es adecuado:
    • El personal del stand debe corresponder a los objetivos: ventas, exportación , técnicos, directivos de distintos niveles.
    • Lo ideal sería que ese personal aprendiera las técnicas de actuación en las ferias.
  • ¿CUÁNDO LA PARTICIPACION EN LAS FERIAS ES RENTABLE?
    • 7. Con el Seguimiento y Medición de Resultados:
      • Diseñar plan de seguimiento antes de la feria.
      • Ficha recogida datos.
      • Clasificar contactos - actuar de inmediato.
      • Diseño sistema de control de la efectividad .
      • Medición de resultados:
        • Contactos realizados y calidad vs. Objetivos.
        • Contactos nuevos vs. Objetivos.
        • Impacto/recuerdo post feria.
        • Impactos prensa.
        • Otros valores medibles.
        • Costo x contacto útil.