Contabilidad general

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Contabilidad general

  1. 1. GUÍA DIDÁCTICA Y MÓDULO MARIO DE JESÚS CADAVID FONNEGRA FUNDACIÓN UNIVERSITARIA LUIS AMIGÓ FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS CON ÉNFASIS EN ECONOMÍA SOLIDARIA Colombia, 2008
  2. 2. COMITÉ DIRECTIVO Fray Marino Martínez Pérez Rector Hernán Ospina Atehortúa Vicerrector Administrativo y Financiero Director de Planeación José Jaime Díaz Osorio Vicerrector Académico Francisco Javier Acosta Gómez Secretario General Contabilidad General Mario de Jesús Cadavid Fonnegra Decana Facultad de Ciancias Administrativas, Económicas y Contables: María Victoria Agudelo Vargas Corrección de estilo: SOMOS PROFESIONALES LTDA. Diseño: Colectivo Docente Facultad de Administración Impresión: Departamento de Publicaciones FUNLAM www.funlam.edu.co TODOS LOS DERECHOS RESERVADOS Medellín – Colombia 2008 Contabilidad General 2
  3. 3. CONTENIDO PRIMERA PARTE: PROTOCOLO ACADÉMICO PRESENTACIÓN 8 1. IDENTIFICACIÓN 10 Ficha técnica...............................................................................................................10 2. INTENCIONALIDADES FORMATIVAS 11 2.1. Objetivo general................................................................................................11 2.2. Objetivos específicos..........................................................................................11 3. UNIDADES TEMÁTICAS 13 UNIDAD 1.................................................................................................................13 UNIDAD 4.................................................................................................................14 UNIDAD 6.................................................................................................................14 4. METODOLOGÍA GENERAL 14 5. EVALUACIÓN INTEGRAL 17 5.1. Sistema de evaluación.........................................................................................17 5.2. Actividades de reconocimiento..........................................................................18 5.3. Actividades de profundización..........................................................................18 INTRODUCCIÓN 20 JUSTIFICACIÓN 22 1. INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD 24 1.1. Definición de contabilidad.................................................................................25 1.2. Objetivos de la contabilidad..............................................................................26 Contabilidad General 3
  4. 4. 1.3. Clasificación de la contabilidad.........................................................................27 1.3.1. Según el origen del capital.............................................................................27 1.3.2. Según la clase de actividad............................................................................27 1.4. Cualidades de la información contable.............................................................28 1.5. Principios de contabilidad..................................................................................29 1.5.1. Entidad o ente económico ............................................................................29 1.5.2. Equidad..........................................................................................................29 1.5.3. Continuidad o negocio en marcha.................................................................29 1.5.4. Período contable............................................................................................30 1.5.5. Unidad de medida..........................................................................................30 1.5.6. Valuación o medición....................................................................................30 1.6. Clasificación de las empresas.............................................................................30 1.6.1. Según su actividad.........................................................................................31 1.6.2. Según su constitución legal...........................................................................32 1.7. La ecuación contable.........................................................................................36 ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO PASIVO + PATRIMONIO 37 1.8. Estados financieros............................................................................................38 1.8.1 Estados financieros de propósito general......................................................38 1.8.2. Estados financieros básicos..........................................................................39 1.8.3. Estados financieros consolidados.................................................................39 40 2. EL CICLO CONTABLE ESTADO DE RESULTADOS Y BALANCE GENERAL 41 2.1. Estado de resultados...........................................................................................42 2.1.1. Estado de resultados acumulados..................................................................44 2.1.2. Estado de resultados para una empresa de servicios.....................................45 2.1.3. Estado de resultados para una empresa comercial.........................................48 2.2. El balance general...............................................................................................51 2.2.1. Clasificación de los activos...........................................................................52 2.2.2. Clasificación de los pasivos..........................................................................57 2.3. Clasificación del patrimonio..............................................................................60 Contabilidad General 4
  5. 5. 2.3.1. El capital........................................................................................................61 2.3.2. Reservas ........................................................................................................61 2.3.3. Ganancias acumuladas ..................................................................................61 3. LA ECUACIÒN CONTABLE Y LA NATURALEZA DE LAS CUENTAS 69 3.1. La ecuación contable..........................................................................................70 3.2. La cuenta............................................................................................................71 3.3. Naturaleza de los activos...................................................................................72 3.4. Naturaleza del pasivo y del patrimonio............................................................72 3.5. Naturaleza de los gastos.....................................................................................72 3.6. Naturaleza de los ingresos..................................................................................73 4. EL PROCESO DE REGISTRO DE LA INFORMACIÓN CONTABLE 83 ESPECÍFICOS...........................................................................................................84 4.1. Efecto de los hechos económicos.......................................................................84 4.2. La partida doble.................................................................................................86 4.2.1. Registros simples...........................................................................................87 4.2.2. Registros compuestos....................................................................................87 4.3. Libros de contabilidad........................................................................................87 4.3.1. Importancia de los libros de contabilidad......................................................88 4.3.2. Libros obligatorios de contabilidad...............................................................89 ACTIVOS CORRIENTES PASIVOS CORRIENTES......................................100 No Corrientes Patrimonio ..................................................................................101 Total activos $123.232920 ....................................................................................101 Pasivo + Patrimonio $123.232.920.........................................................................101 Contabilidad General 5
  6. 6. 5. TERMINACIÓN DEL CICLO CONTABLE. ASIENTOS DE AJUSTES (CLASES Y APLICACIONES). ASIENTOS DE CIERRE 105 5.1. Período contable y preparación de estados financieros................................106 5.2. Asociación de ingresos y gastos según el período contable...........................106 5.3. Diferencia entre contabilidad de causación y contabilidad de caja.............108 5.4. Asientos de ajuste.............................................................................................109 5.4.1. Objetivos de los asientos de ajustes.............................................................110 5.4.2. Clasificación de los ajustes..........................................................................111 5.5. Ajustes acumulados..........................................................................................112 5.5.1. Ajustes ingresos acumulados.......................................................................112 5.5.2. Ajustes por gastos acumulados....................................................................114 5.5.3. Efecto de los ajustes acumulados en los estados financieros......................117 5.6. Ajustes diferidos................................................................................................119 5.6.1. Ajustes por ingresos diferidos.....................................................................119 5.6.2. Ajustes por gastos pagados por anticipado o por gastos diferidos..............123 5.6.3. Efecto de los ajustes diferidos sobre los estados financieros ......................128 5.7. Ajustes por depreciación..................................................................................129 5.8. Ajustes por corrección de errores y omisiones...............................................132 5.9. Asientos de cierre..............................................................................................134 Dinámica para los asientos de cierre.....................................................................135 6. ESTADOS FINANCIEROS BÁSICOS Y ESTADOS FINANCIEROS DE PROPÓSITO ESPECIAL 144 6.1. ¿Qué son los estados financieros?...................................................................145 6.2. Clasificación......................................................................................................145 Estados financieros de propósito general..............................................................145 ACTIVIDADES DE PROFUNDIZACIÓN 162 BIBLIOGRAFÍA FUNDAMENTAL 174 Contabilidad General 6
  7. 7. BIBLIOGRAFÍA RECOMENDADA 175 Contabilidad General 7
  8. 8. PRESENTACIÓN Apreciado estudiante, bienvenido al programa de Administración de Empresas con énfasis en Economía Solidaria de la Fundación Universitaria Luis Amigó. Este módulo ha sido escrito teniendo presente al estudiante que ingresa en la metodología a distancia, la cual se constituye en uno de los nuevos retos y alternativas para la formación de profesionales capaces de intervenir problemáticas sociales contemporáneas, desde la aplicación de la ciencia y la tecnología con criterios éticos y de calidad. La educación a distancia responde a la necesidad de ofrecer un proceso de formación que supere obstáculos representados en grandes distancias geográficas y escasez de tiempo de personas deseosas de tener las oportunidades de desarrollo humano que brinda la educación superior. Contabilidad General 8
  9. 9. Dicha metodología exige a cada estudiante un esfuerzo investigativo, creativo e innovador soportado por la voluntad del compromiso que demanda nuestra sociedad. Por esto, para el alcance de los objetivos en este proceso formativo, más que construir un texto, se ha tratado de presentar un instrumento de comunicación académica y dinámica entre la institución y el estudiante, en el que se diferencian dos partes fundamentales: la guía de estudio y trabajo, el módulo de aprendizaje. La guía considera las orientaciones sobre el desarrollo del curso en cuanto define los elementos necesarios para la interlocución entre estudiantes y asesor, describiendo en la metodología las actividades a realizar para cada encuentro, bibliografía complementaria, proceso de evaluación y compromisos adquiridos por el estudiante. El módulo desarrolla el contenido conceptual básico que permite al estudiante la comprensión de los problemas potenciales en el campo administrativo. Seguros de que en dicho material se encuentran los referentes necesarios para el desarrollo de un proceso académico con calidad, le deseamos éxitos en este nuevo ciclo de su formación profesional. Contabilidad General 9
  10. 10. 1. IDENTIFICACIÓN Ficha técnica CURSO CONTABILIDAD FINANCIERA AUTOR MARIO DE JESÚS CADAVID FONNEGRA Contabilidad General 10
  11. 11. INSTITUCIÓN FUNDACIÓN UNIVERSITARIA LUIS AMIGÓ UNIDAD ACADÉMICA FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN PROGRAMA ADMINISTRACIÓN PALABRAS CLAVE ECUACIÓN CONTABLE ÁREA DE CONOCIMIENTO BÁSICA CRÉDITOS TRES (3) CIUDAD MEDELLÍN FECHA AGOSTO DE 2004 ACTUALIZACIÓN ADICIÓN DE TEMAS APROBADA POR 2. INTENCIONALIDADES FORMATIVAS 2.1. Objetivo general El estudiante estará en capacidad de desarrollar los procesos para la generación de información financiera, además analizará e interpretará la información contenida en los estados financieros de una empresa de servicios y de una empresa comercial. 2.2. Objetivos específicos Contabilidad General 11
  12. 12.  Reconocer la importancia de la contabilidad como un sistema básico de información para las organizaciones.  Conocer mediante las leyes y reglamentaciones los conceptos contables y su aplicabilidad dentro de las organizaciones  Diferenciar los entes económicos de acuerdo a su: Actividad, tamaño, procedencia de su capital, dinero de los propietarios, constitución legal.  Conocer los procedimientos que se siguen dentro de un ciclo contable con respecto al registro de la información contable  Utilizar correctamente los procedimientos contables para la elaboración del estado de resultados y del balance general.  Conocer mediante el registro de las transacciones, el concepto de una cuenta, su clasificación, su naturaleza y sus soportes.  Desarrollar un modelo sistemático que incluya los procedimientos normalmente utilizados en contabilidad para registrar los hechos económicos.  Presentar las actividades que tienen lugar al finalizar el período contable en la organización, las cuales permiten determinar razonablemente la utilidad del ejercicio y la situación financiera de la organización: Asientos de ajuste y asientos de cierre. Contabilidad General 12
  13. 13.  Definir y clasificar correctamente los ajustes a realizar dentro de un proceso contable, así mismo aplicar correctamente los asientos de cierre efectuados en toda organización.  Comprender las principales clases de estados financieros y sus elementos de acuerdo con las normas vigentes en Colombia (Decreto 2649 y 2650 de 1993) 3. UNIDADES TEMÁTICAS UNIDAD 1 Introducción a la contabilidad UNIDAD 2 El ciclo contable estado de resultados y balance general Contabilidad General 13
  14. 14. UNIDAD 3 La ecuación contable y la naturaleza de las cuentas UNIDAD 4 El proceso de registro de la información contable UNIDAD 5 Terminación del ciclo contable. Asientos de ajustes (clases y aplicaciones). Asientos de cierre UNIDAD 6 Estados financieros básicos y estados financieros de propósito especial 4. METODOLOGÍA GENERAL Para garantizar el buen desarrollo del curso se establecerán los criterios definidos en el Reglamento Estudiantil con relación a evaluación y seguimiento del portafolio personal de desempeño, entre otros. En los encuentros presenciales se hará claridad sobre aquellos conceptos que han presentado alguna dificultad en los estudiantes; para ello se utilizarán explicaciones precisas sobre el tema, ejemplos y aplicación de éstos al área administrativa. Adicionalmente, se responderán inquietudes Contabilidad General 14
  15. 15. sobre los ejercicios propuestos para ser desarrollados por los estudiantes en el tiempo destinado al trabajo independiente. Para cada tema tratado se presentará bibliografía básica, en la cual el estudiante podrá ampliar y reforzar los conceptos compartidos en las asesorías presenciales. El estudiante debe realizar las actividades de forma consecuente con los encuentros presenciales, garantizando así el logro de los objetivos propuestos en el curso. Estas actividades están distribuidas de la siguiente manera: Primer Encuentro: En éste se presenta el curso, se explica la metodología y el sistema de evaluación cualitativa integral, cuyo instrumento es el Portafolio Personal de Desempeño. Adicionalmente, se definen las fechas para los demás encuentros presenciales y se asumen compromisos con las temáticas de la primera y segunda unidad. Segundo Encuentro: Para este espacio el estudiante debe haber conceptualizado las unidades 1 y 2. En la unidad 1, denominada “Introducción a la Contabilidad”, conceptos básicos, se desarrolla entre las páginas 24 y 38 del módulo y los ejercicios que permiten reforzar los conceptos se presentan en las actividades de profundización en la página 160 del módulo. Este tema puede ser ampliado en el capítulo 1 de la Contabilidad Sistema de Información para las Organizaciones de Gonzalo Sinisterra. La unidad dos comprende “El ciclo contable, el estado de resultados y el balance general” la cual se describe entre las páginas 40 y 66 del módulo, y los ejercicios a desarrollar por parte del estudiante se presentan en las actividades de profundización en las páginas 160 y 161. El estudiante puede ampliar los conceptos en el libro Contabilidad Sistema de Contabilidad General 15
  16. 16. Información para las Organizaciones de Gonzalo Sinisterra en el capitulo 3. En este encuentro el alumno demostrará el logro de los objetivos propuestos a través de una evaluación escrita y la sustentación de los ejercicios propuestos para las unidades uno y dos. Además se compartirá el portafolio personal de desempeño elaborado por el alumno. Tercer Encuentro: Después de haber tenido dos encuentros presenciales, en los cuales se sentaron las bases conceptuales del curso, el estudiante debe aplicar estos conceptos a la Administración, esto es el manejo de “La ecuación contable y la naturaleza de las cuentas” correspondiente a la unidad número tres, está desarrollada entre las páginas 68 y 80 del módulo, además deben realizar los ejercicios propuestos en las actividades de finalización de la página 161del módulo. La ampliación de los conceptos anteriores se puede realizar en el libro Contabilidad Sistema de Información para Las Organizaciones en el capitulo 4. En este encuentro se realizará un seguimiento a las actividades efectuadas por el estudiante en el portafolio, se realizará una evaluación escrita para sustentar la unidad. Cuarto Encuentro: En este encuentro el alumno debió apropiarse de todos los conceptos correspondientes al “Registro de la ecuación contable” correspondiente a la unidad 4, su definición, metodología, aplicación en los libros de contabilidad; está unidad se encuentra entre las páginas 82 y 101 del módulo, la ampliación se puede realizarse en el capitulo 5 del libro de contabilidad de Gonzalo Sinisterra. Quinto Encuentro: A estas alturas del desarrollo del curso el alumno ya debe tener claridad sobre la metodología y el desarrollo del curso dándole la suficiente importancia a la unidad 5 correspondiente a la “Terminación del ciclo contable con los asientos de ajustes y los asientos de cierre”, Contabilidad General 16
  17. 17. recalcando sobre su importancia para la elaboración de los estados financieros en las empresas, esta unidad se encuentra entre las páginas 103 y 140 del módulo. Adicionalmente, se asume como tarea para el estudio y la realización de trabajo para la sexta unidad “Estados financieros básicos y estados financieros de propósito especial”, dicha unidad se encuentra entre las páginas 142 y 159, además, para la realización de los ejercicios propuestos correspondientes a esta unidad se encuentran entre las páginas 162 y 163. El alumno sustentará en su portafolio personal de desempeño las actividades y problemas propuestos en las páginas y del módulo. Sexto Encuentro: En este último encuentro el alumno debe tener claridad sobre las temáticas desarrolladas en el curso; sin embargo, se tendrá un espacio para compartir inquietudes, sentimientos, esfuerzos, alcances y logros adquiridos. Este proceso hará parte de la evaluación integral del estudiante, acompañado de la entrega y sustentación del trabajo asignado en el quinto encuentro sobre estados financieros. Pasados 8 días el estudiante podrá conocer la certificación final del curso. 5. EVALUACIÓN INTEGRAL 5.1. Sistema de evaluación Para la fundación Universitaria Luis Amigó la evaluación está definida como “ Un proceso crítico, intencionado, y sistemático de recolección, análisis, comprensión e interpretación de información que permita a los actores educativos valorar el estado en que se encuentra la formación integral de los estudiantes”, por lo cual, la evaluación se caracteriza por ser Pedagógica, integral, continua, cooperativa, de perspectiva científica, y de carácter ético Contabilidad General 17
  18. 18. El portafolio de desempeño es el instrumento de evaluación del estudiante; en él se deben llevar el registro y compendio de las diferentes actividades evaluativas y reflexión permanente que realiza cada estudiante sobre su proceso de formación; tiene en cuenta las responsabilidades y compromisos acordados entre docentes y estudiantes, los avances y dificultades encontradas en el proceso, por cada estudiante, y las sugerencias de los docentes y compañeros para la obtención de los logros propuestos. La promoción y certificación, al finalizar el período académico se realizará con base en el artículo 80 del Reglamento estudiantil. 5.2. Actividades de reconocimiento Las actividades de reconocimiento están planteadas para que el estudiante identifique los conceptos previos al desarrollo de la temática del módulo. Esto permitirá que el estudiante comprenda en forma rápida los conocimientos presentados en cada unidad. 5.3. Actividades de profundización Contabilidad General 18
  19. 19. Las actividades de profundización permiten al estudiante reforzar los conocimientos adquiridos en cada unidad. Estas actividades se presentan en forma de talleres, los cuales requieren de soluciones puntuales para los ejercicios planteados y de interpretaciones para los resultados obtenidos. Contabilidad General 19
  20. 20. INTRODUCCIÓN Desde el punto de vista histórico, el cálculo diferencial se desarrolló en respuesta al problema de hallar la recta tangente a una curva arbitraria. Pero muy pronto fue claro que, al resolver este problema, los matemáticos dispondrían de un método para resolver muchos problemas prácticos relacionados con la razón de cambio de una cantidad con respecto de otra. La herramienta básica utilizada en el cálculo diferencial es la derivada de una función. A su vez, el concepto de derivada se basa en una noción más fundamental: la del límite de una función. Contabilidad General 20
  21. 21. El módulo de cálculo diferencial se ha elaborado a partir de la compilación de conceptos tratados por varios autores, entre ellos Arya y Lardner, S. T. Tan y Haeussler y Paul. Está conformado por cuatro unidades temáticas, siendo ellas: límites y continuidad, derivada de funciones reales, análisis marginal y, por último, optimización y bosquejo de curvas. En cada unidad se presentan las actividades de reconocimiento como un conjunto de elementos previos que el estudiante debe manejar, con el objeto de lograr un mayor entendimiento de los conceptos compartidos en dicha unidad. La temática tratada en cada unidad está desarrollada de forma didáctica y secuencial, partiendo de la definición de los conceptos, presentando las ecuaciones correspondientes, ejemplos y, finalmente, actividades de profundización. Al final, se presenta un estudio de caso, en el cual se ilustra, una de las tantas maneras de la aplicación de matemáticas en la Administración; además de algunas preguntas frecuentes, con su respectiva respuesta, que se presentan al estudiar el cálculo diferencial. Contabilidad General 21
  22. 22. JUSTIFICACIÓN Cada vez cobra más importancia la necesidad de tomar decisiones razonadas y creativas, tanto en las empresas como en la vida personal. Una decisión acertada se fundamenta en la calidad y oportunidad de la información que se emplee y del conocimiento que se disponga del objeto de la decisión. Entre las fuentes de información de que se dispone en las organizaciones, quizá la más importante, la constituye la contabilidad; y es precisamente su objetivo el de proveer información útil y oportuna a los responsables de la toma de decisiones. El propósito del presente módulo es Contabilidad General 22
  23. 23. dotar a los alumnos de los conocimientos requeridos para un uso e interpretación adecuados de la información contable. Se pondrá énfasis en la importancia de relacionar la contabilidad con el entorno social y el mundo de los negocios, además proporcionar el apoyo necesario y disponible para estudiar y aprender la contabilidad. Como en la vida diaria siempre tenemos contactos prácticos con la contabilidad se pretende entonces que los alumnos basados en el reconocimiento de todos y cada uno de los principios y normas contables generalmente aceptados resuelvan en forma práctica las diferentes situaciones contables que se puedan presentar en el desarrollo de su vida profesional. Contabilidad General 23
  24. 24. 1. INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD OBJETIVOS GENERAL Introducir un conjunto de conceptos, definiciones, normas, características, objetivos y terminología utilizados en el lenguaje contable. ESPECÍFICOS Contabilidad General 24
  25. 25. 1. Reconocer la importancia de la contabilidad como un sistema básico de información para las organizaciones. 2. Valorar los objetivos y la importancia contable en la toma de decisiones. 3. Conocer los diferentes tipos de organizaciones definidas según sus características de orden legal. 4. Diferenciar las formas de organización legal de los entes económicos, a partir de sus actividades y características jurídico- contables. 5. Conocer las normas básicas que regulan la contabilidad en general. 1.1. Definición de contabilidad Se define la contabilidad como el sistema de información cuyas funciones son recolectar, clasificar, registrar, resumir, analizar y evaluar, en términos monetarios, y de forma clara, completa y fidedigna, las operaciones y transacciones de una empresa. Contabilidad General 25
  26. 26. 1.2. Objetivos de la contabilidad El objetivo primordial de la contabilidad es proporcionar información financiera, de la empresa u organización, a personas naturales y entidades económicas interesadas en conocer los resultados operacionales y la verdadera situación económica de la misma, con el fin de que puedan tomarse decisiones. La contabilidad suministra información de la empresa: - A los administradores, como contribución a sus funciones de planeación, control y toma de decisiones; de igual manera, ellos mismos requieren información financiera confiable, comprensible, objetiva, razonable y oportuna. - A los accionistas o propietarios de la empresa, quienes requieren información financiera con el fin de determinar el rendimiento de su capital invertido y confiado a la administración. - A los acreedores y entidades crediticias que solicitan a la organización información financiera, con el fin de determinar su capacidad de pago y decidir la autorización de un préstamo. - A las entidades del sector público, quienes hacen uso de la información suministrada por la contabilidad cuando tienen que determinar el monto de los impuestos de renta y complementarios y otros tributos a cargo de la empresa. Contabilidad General 26
  27. 27. - A los empleados y organizaciones sindicales, quienes necesitan información contable de la empresa, que les permita fundamentar sus peticiones laborales y llegar así a acuerdos con sus empleadores. 1.3. Clasificación de la contabilidad 1.3.1. Según el origen del capital La contabilidad puede ser: - Privada o particular, si se ocupa del registro de transacciones y preparación de estados financieros de empresas particulares. - Oficial o gubernamental, si se ocupa del registro de información del Estado en sus instituciones y diferentes organismos. 1.3.2. Según la clase de actividad La contabilidad también puede clasificarse de acuerdo con la actividad económica desarrollada por la empresa: - Comercial, si se registran las operaciones de empresas o negocios dedicados a la compra y venta de bienes o mercancías, sin ningún proceso adicional de transformación de éstas. Contabilidad General 27
  28. 28. - Industrial o de costos, si registra las operaciones de empresas dedicadas a la fabricación o elaboración de productos mediante la transformación de materias primas, permitiendo determinar los costos unitarios de producción o de explotación. - Servicios, si registra las operaciones de empresas dedicadas a la venta y prestación de servicios, o a la venta de capacidad profesional. 1.4. Cualidades de la información contable Para cumplir sus objetivos, la contabilidad debe reunir las siguientes características básicas: - Comprensibilidad: la información contable debe ser clara y fácil de entender por sus usuarios internos y externos. - Utilidad: la información debe ser relevante ante la necesidad de tomar decisiones; confiable, libre de errores y de sesgos para que los usuarios puedan ver en ella la imagen fiel de los hechos o transacciones realizadas. - Comparabilidad: la información debe prepararse y presentarse sobre bases uniformes que permitan comparar los resultados a lo largo del tiempo. Contabilidad General 28
  29. 29. 1.5. Principios de contabilidad Son el conjunto de normas y postulados, conceptos y limitaciones que deben tenerse en cuenta para efectuar los registros contables de todas las actividades desarrolladas por las empresas o personas para que la contabilidad cumpla sus fines u objetivos. Los principios contables más importantes son: 1.5.1. Entidad o ente económico Este principio establece que la actividad económica es realizada entidades independientes, las cuales tienen personalidad jurídica propia y distinta de la de sus dueños. Cada empresa es un sujeto individual, con independencia absoluta de las personas dueñas de la misma. 1.5.2. Equidad La contabilidad y la información contable deben basarse en la equidad; es decir, el registro de los hechos económicos y la información sobre los mismos han de fundarse en la igualdad y la justicia para todos los sectores, sin favorecer a ninguno en particular. 1.5.3. Continuidad o negocio en marcha Contabilidad General 29
  30. 30. Este principio supone que todo negocio opera sin interrupción desde su inicio, salvo especificación en contrario, pensando que los dueños invierten su capital con el convencimiento de que la empresa tendrá una vida lo suficientemente larga, que les permita recuperar su inversión y generar utilidades. 1.5.4. Período contable Ante la necesidad de toma de decisiones, deben hacerse cortes convencionales que permitan enfrentar los ingresos de un período con sus costos y gastos correspondientes y el tiempo transcurrido entre la emisión de una información y la otra. Por ejemplo, las empresas pueden tener cortes de información mensual, bimestral, trimestral, semestral o anual. 1.5.5. Unidad de medida Los recursos de la empresa y los hechos económicos deben manejarse con la misma unidad de medida monetaria funcional. Se entiende como funcional el signo monetario del medio económico en el cual la empresa recibe efectivo y lo usa. 1.5.6. Valuación o medición Los hechos económicos que el proceso contable cuantifica se registran al costo; es decir, la adquisición de activos está conformada por su precio más todos los costos y gastos ocurridos en su adquisición 1.6. Clasificación de las empresas Contabilidad General 30
  31. 31. De acuerdo con el artículo 25 del Código de Comercio “por empresa se entiende toda actividad económica organizada para la producción, transformación, circulación, administración o custodia de bienes, o destinada a la prestación de servicios”. De acuerdo con la actividad económica que desarrollen, los entes económicos se suelen clasificar de la siguiente manera: 1.6.1. Según su actividad - Agropecuarias: aquellas que se dedican a actividades de agricultura y ganadería. Pertenecen al sector primario de la economía; por ejemplo: granjas agrícolas, porcinas, haciendas agrícolas. - Mineras: empresas cuyo objetivo primordial es la explotación de los recursos del subsuelo. Ejemplo: empresas petroleras, auríferas, piedras preciosas y otros minerales. - Industriales: aquellas empresas dedicadas a la compra de materias primas para transformarlas en nuevos productos que más tarde serán vendidos al consumidor final. En este proceso de manufactura intervienen recursos humanos, maquinarias y equipos. Estas empresas pertenecen al sector secundario de la economía. - Comerciales: se dedican a la compra y venta de productos, sin transformar o cambiar las características iniciales del mismo. Por lo Contabilidad General 31
  32. 32. general, este grupo de empresas o negocios compra directamente a los productores o mayoristas con el fin de reducir sus costos de operación; por ejemplo: empresas distribuidoras, almacenes de cadena. - Servicios: su actividad económica es vender servicios o capacidad profesional, es decir productos intangibles; por ejemplo centros de educación, agencias de viajes, equipos profesionales de fútbol, bancos, centros hospitalarios. 1.6.2. Según su constitución legal De acuerdo con la constitución legal de un ente económico o empresa, ésta puede clasificarse en: empresa unipersonal y empresa multipersonal. - Empresa unipersonal. Según la ley 222 de 1995, con la cual se reformó el Código de Comercio, una persona natural o jurídica que reúna las calidades requeridas para ejercer el comercio, podrá destinar parte de sus activos para la realización de una o varias actividades de carácter mercantil. La empresa unipersonal, una vez Contabilidad General 32
  33. 33. inscrita en el registro mercantil, constituye una persona jurídica. La responsabilidad del propietario está limitada al valor de los bienes aportados, el respaldo de la empresa es el aporte del propietario; la razón social debe estar seguida de la expresión “empresa unipersonal” o de la sigla EU. - Empresa multipersonal. Como su nombre lo indica, son empresas que pertenecen a varios propietarios, razón por la cual recibe el nombre de sociedades. Éstas se pueden clasificar en: sociedades por cuotas o partes de interés y sociedades por acciones. Las sociedades por cuotas son de tres tipos: colectivas, de responsabilidad limitada y en comandita simple. Los principales aspectos legales y contables que rigen cada una de estas sociedades son: - Sociedad colectiva: es la sociedad formada por dos o más personas llamadas socios colectivos, que administran la empresa ante otras personas (terceros), en forma personal, ilimitada y solidariamente, La razón social se forma de los apellidos de todos los socios, o de algunos de ellos, con la agregación de las expresiones y compañía, hermanos e hijos u otra análoga; cuando no incluye los apellidos de todos los socios. Existe diferencia jurídica y contable entre la sociedad y los propietarios. Contabilidad General 33
  34. 34. - De responsabilidad limitada: esta sociedad debe tener por lo menos dos socios capitalistas, y el número de socios no debe exceder de veinticinco. En las empresas de responsabilidad limitada los socios responden hasta por el monto de sus aportes. En los estatutos se puede responden hasta por el monto de sus aportes; no obstante, en los estatutos, pueden estipular, para todos o para algunos de ellos, una mayor responsabilidad, expresándose su naturaleza, duración, cuantía y modalidades. El capital social debe estar pagado en su totalidad al constituirse la sociedad y debe dividirse en cuotas de igual valor cada una. La sociedad girará bajo una denominación o razón social y debe estar seguida de la palabra “limitada” o de su abreviatura “Ltda.”, y en caso de no aparecer, la responsabilidad de los socios se asimilará a los de la colectiva. De sus utilidades anuales, la sociedad está obligada a constituir una reserva legal del 10%, hasta completar el 50% de su capital. La administración, al igual que en las colectivas, puede ser ejercida por todos y cada uno de los socios, pero la junta de socios podrá delegar la representación y la administración en un gerente. - En comandita simple: para su constitución se requieren dos tipos de socios: colectivos y comanditarios. Los colectivos, llamados también gestores, comprometen solidaria e ilimitadamente su responsabilidad por las operaciones de la sociedad. Los comanditarios o capitalistas limitan su responsabilidad de acuerdo con sus respectivos aportes. La constitución es idéntica a las sociedades antes mencionadas. La razón social se forma con el nombre completo o el apellido de uno o más socios gestores, y se agrega la expresión “y compañía” o la abreviatura “& Cía.”, seguida de las letras “S en C”. La Contabilidad General 34
  35. 35. administración de la sociedad corresponde a los socios gestores, directamente o por delegación, pudiendo estos últimos delegarla en los comanditarios mediante un poder. Las utilidades se distribuyen se distribuyen entre los socios gestores y comanditarios tal como se estipule en la escritura de constitución. Las sociedades por acciones se subdividen e dos tipos: comanditas por acciones y sociedad anónima. - En comanditas por acciones: al igual que la sociedad en comandita simple, ésta requiere dos tipos de socios: colectivos y comanditarios; estos últimos con un mínimo de cinco accionistas. Los primeros comprometen solidaria e ilimitadamente su responsabilidad por las operaciones sociales, y los segundos limitan la responsabilidad a sus aportes. La razón social se forma con el nombre completo o el apellido de uno o más socios colectivos, agregando la expresión “y compañía” o la abreviatura “& Cía.”, seguida de las palabras “Sociedad Comanditaria por Acciones” o la abreviatura “SCA”, el capital social debe estar representado en títulos de igual valor. Al constituirse la sociedad se debe suscribir por lo menos el 50% de las acciones en que se divide el capital autorizado, y pagar por lo menos la tercera parte del valor de cada acción suscrita. La sociedad debe apropiar un 10% de las utilidades líquidas de cada ejercicio contable como reserva legal, hasta completar el 50% del capital suscrito. - Sociedad anónima: este tipo de sociedad, también conocida con el nombre de Corporación, requiere para su constitución un mínimo de Contabilidad General 35
  36. 36. cinco socios o accionistas. El capital de la sociedad se divide en cuotas de igual valor que se representan en títulos negociables. La responsabilidad de los socios se limita únicamente a sus respectivos aportes de capital La sociedad anónima tendrá una denominación que haga referencia a las actividades de la empresa, seguida de las palabras “sociedad anónima” o de las letras “S.A.”. Si en la razón social no se anuncian las palabras anteriores, los administradores responden solidariamente por las operaciones de la sociedad. Al constituirse la sociedad se debe suscribir por lo menos el 50% de las acciones en que se divide el capital autorizado y se debe pagar al menos la tercera parte del valor de cada acción, la cual se considera indivisible. Las acciones pueden ser al portador o nominativas, y deben permanecer como nominativas hasta tanto se haya pagado su totalidad. El plazo máximo para el pago del saldo pendiente es de un año. 1.7. La ecuación contable La contabilidad basa sus registros en una ecuación matemática que representa la situación financiera de la empresa. En el lado izquierdo de la ecuación figuran los recursos o propiedades que posee la empresa y en el lado derecho, figuran las participaciones constituidas por los acreedores, proveedores, gobierno, trabajadores y propietarios del negocio. Debe existir, en consecuencia, un permanente equilibrio entre las propiedades y los Contabilidad General 36
  37. 37. derechos de propietarios y de terceros. La ecuación contable se puede expresar de la siguiente manera: Esta expresión matemática conocida como ecuación contable, señala que todos los bienes de propiedad de la empresa provienen de dos fuentes: Las personas naturales o jurídicas que otorgan crédito al negocio, y los propietarios que aportan capital. Los recursos o propiedades que tiene la empresa para cumplir con sus operaciones o desarrollar su actividad económica se denominan Activos. Sus obligaciones con terceras personas (acreedores, proveedores, gobierno, empleados y trabajadores) se definen como Pasivos, y el derecho de los propietarios en los activos se define como Patrimonio. Las definiciones anteriores se pueden expresar mediante la siguiente ecuación: O mediante el siguiente esquema: Contabilidad General 37 PROPIEDADES = PARTICIPACIONES Bienes poseídos Acreedores y propietarios ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO PASIVO +
  38. 38. ACTIVOS PASIVOS PATRIMONIO 1.8. Estados financieros Los estados financieros son el conjunto de informes preparados en forma resumida bajo la responsabilidad de los administradores de los negocios o empresas, con el fin de darle a conocer a los usuarios la situación financiera y los resultados operacionales de la empresa en un período determinado. El decreto 2649 de 1993, en su artículo 20, teniendo en cuenta las características de los usuarios a quienes van dirigidos, clasifica los estados financieros de la siguiente manera: estados financieros de propósito general y de propósito especial. 1.8.1 Estados financieros de propósito general Son aquellos que se preparan al cierre de un período determinado, para darle a conocer a usuarios indeterminados la situación financiera y la capacidad de generación de fondos favorables por el ente económico. Estos estados caracterizados por su claridad, neutralidad, concisión y fácil consulta, son de dos tipos: estados financieros básicos y estados financieros consolidados. Contabilidad General 38
  39. 39. 1.8.2. Estados financieros básicos Se denominan estados financieros básicos a aquellos que obligatoriamente debe preparar y presentar una empresa para el período contable anual. Son estados financieros básicos los siguientes: Balance general Estado de resultados Estado de cambios en el patrimonio Estado de cambios en la situación financiera Estado de flujo de efectivo 1.8.3. Estados financieros consolidados Los estados financieros consolidados son aquellos que presentan la situación financiera, los resultados de las operaciones, los cambios en el patrimonio y los flujos de efectivo de un ente económico matriz y sus subordinados, como si fuesen una sola empresa. Contabilidad General 39
  40. 40. Contabilidad General 40
  41. 41. 2. EL CICLO CONTABLE ESTADO DE RESULTADOS Y BALANCE GENERAL OBJETIVOS GENERAL Dar a conocer al estudiante los dos principales estados financieros y sus elementos de acuerdo con las normas vigentes en Colombia. ESPECÍFICOS 1. Presentar los elementos que conforman los estados financieros. 2. Clasificar los estados financieros de acuerdo con las características de los usuarios a quienes se dirigen. 3. Comprender las normas básicas para la preparación y elaboración de los estados financieros. 4. Establecer modelos de presentación de los estados financieros. Contabilidad General 41
  42. 42. 5. Resaltar la importancia de los estados financieros como medio de presentar información contable de un ente económico para diferentes tipos de usuarios. 2.1. Estado de resultados Denominado anteriormente como estado de pérdidas y ganancias, el estado de resultados es una de las herramientas financieras más importantes para evaluar la gestión económica de una organización, así como una importante guía en el proceso de toma de decisiones gerenciales. El estado de resultados resume todas las transacciones correspondientes a los ingresos generados por el ente económico, así como los costos y gastos en que se ha incurrido a lo largo de un período contable. De la diferencia entre los dos conceptos anteriores se obtiene la utilidad o pérdida lograda por la empresa durante el período. Para la elaboración de este estado de resultados, debe aplicarse el principio de causación (cuando se incurran) para todos los costos y gastos, y los ingresos deben reconocerse cuando se hayan realizado, a fin de obtener un resultado justo. El estado de resultados está conformado por un grupo de cuentas denominadas nominales o transitorias porque solamente pertenecen al período contable que se esté elaborando. Contabilidad General 42
  43. 43. La presentación de las partidas o cuentas que constituyen el estado de resultados se inicia con los ingresos operacionales provenientes de la venta de bienes o servicios. A éstos se les debe deducir las devoluciones, rebajas y descuentos concedidos, con el fin de obtener los ingresos netos del período. Para calcular la utilidad generada por las operaciones del ente económico, durante la vigencia fiscal, a los ingresos netos se les resta los costos y gastos operacionales de administración y ventas. Si a la utilidad operacional se le adicionan los ingresos no operacionales y se le deducen los gastos no operacionales, se obtiene la utilidad antes del impuesto de renta correspondiente. Finalmente, a partir de esta última utilidad debe estimarse el impuesto de renta, con el fin de obtener la utilidad del ejercicio. A continuación se describen los principales componentes del estado de resultados: - Ingresos operacionales. Corresponden a los ingresos generados por la venta de bienes o servicios. - Costos. Erogaciones o cargos asociados directamente con la producción de bienes y servicios y de los cuales se generan ingresos. - Gastos operacionales. Erogaciones o desembolsos de dinero causados en las actividades de administración y comercialización de la empresa. - Ingresos no operacionales. Ingresos generados por actividades diferentes del objeto social de la empresa. Contabilidad General 43
  44. 44. - Gastos no operacionales. Erogaciones de dinero realizadas por la empresa en actividades que no corresponden directamente al objeto social. - Costo de venta. Valor de adquisición o producción de los bienes vendidos por la empresa. - Gasto: Desembolso o erogación de dinero que es consumible durante un período contable. - Costo: Desembolso o erogación de dinero que es capitalizable, es decir, regresa a la empresa cuando se efectúa la venta del producto. Debido a algunas diferencias que se presentan en la estructura del estado de resultados para empresas de servicios y vendedoras de productos tangibles, a continuación se ilustrará sobre los estados de resultados, típicos para cada una de las actividades económicas. 2.1.1. Estado de resultados acumulados Denominado cuenta historia de la empresa, muestra las variaciones en cuenta de las ganancias y pérdidas, período tras período, su valor final debe ir al balance general en las cuentas del patrimonio. Este estado se compone de la siguiente manera: Saldo período anterior $ xxx + Utilidad neta período $ xxx - Dividendos decretados $(xxx) Contabilidad General 44
  45. 45. = Ganancias acumuladas $ xxx 2.1.2. Estado de resultados para una empresa de servicios Ingresos operacionales (por venta de servicios) $ xxxx - Gastos operacionales ($ xxx) Nómina $ xxx Servicios públicos $ xxx Papelería $ xxx Mantenimiento $ xxx Seguros $ xxx Arrendamientos $ xxx Intereses $ xxx Depreciaciones $ xxx Publicidad $ xxx = Utilidad operacional= Utilidad operacional $ xxxx$ xxxx + Otros ingresos no operacionales $ xxx Intereses $ xxx Arrendamientos $ xxx Asesorías $ xxx Capacitaciones $ xxx Descuentos $ xxx - Otros gastos no operacionales ($ xxx) Contabilidad General 45
  46. 46. Intereses $ xxx Arrendamientos $ xxx Reparaciones $ xxx =Utilidad antes de impuestos=Utilidad antes de impuestos $ xxxx$ xxxx - % Estimado de impuestos ($ xxx) = Utilidad neta período $ xxxx Ejemplo práctico Los siguientes datos fueron suministrados por el contador de Inmobiliaria Servibuga y corresponden a las operaciones realizadas por el ente económico durante diciembre de año 200X. Todos los valores están dados en miles de pesos. Se pide elaborar el estado de resultados. Ingresos por servicios $56.500 Ingresos por Intereses $2.435 Utilidad en venta de activos $1.250 Gasto servicios públicos $952 Gasto depreciación $1.360 Gasto impuesto predial $3.575 Gasto asesorías $2.125 Gasto Reparación $645 Gasto nómina $29.350 Gasto arrendamiento $3.070 Gasto reparación $300 Gasto mantenimiento $540 Gasto honorarios $1.750 Gasto seguros $665 Contabilidad General 46
  47. 47. Ingresos por asesoría $625 Gasto intereses $1.520 ESTADO DE RESULTADOS INMOBILIARIA SERVIBUGA - DICIEMBRE DE 200X Ingresos x servicios $56.500 - Gastos operacionales ($41.262) Nómina $29.350 Arrendamiento $3.070 Servicios públicos $952 Mantenimiento $540 Depreciación $1.360 Honorarios $1.750 Impuesto predial $3.575 Seguros $665 = Utilidad operacional= Utilidad operacional $15.238$15.238 + Otros ingresos no operacionales $4.310 Utilidad venta activos $1.250 Intereses $2.435 Asesorías $625 - Otros gastos no operacionales ($3.945) Reparación $300 Asesorías $2.125 Contabilidad General 47
  48. 48. Intereses $1.520 = Utilidad antes de Impuestos= Utilidad antes de Impuestos $15.603$15.603 - % Estimado de impuestos (38.5%) ($6.007) = Utilidad neta período $9.596 2.1.3. Estado de resultados para una empresa comercial Ingresos operacionales (venta de mercancías) $ xxxx - Devoluciones ($xxx) - Descuentos ($xxx) - Rebajas ($xxx) = Ventas netas $ xxxx - Costo mercancía vendida (C.M.V) ($xxx) = Utilidad bruta en ventas= Utilidad bruta en ventas $ xxxx$ xxxx - Gastos operacionales ($xxx) Nómina $ xxx Servicios públicos $ xxx Mantenimiento $ xxx Papelería $ xxx Seguros $ xxx Empaques $ xxx Publicidad $ xxx Seguros $ xxx Arrendamientos $ xxx Intereses $ xxx Depreciaciones $ xxx = Utilidad Operacional= Utilidad Operacional $ xxxx$ xxxx + Otros ingresos no operacionales $ xxx Intereses $ xxx Contabilidad General 48
  49. 49. Asesorías $ xxx Capacitaciones $ xxx - Otros gastos no operacionales ($xxx) Intereses $ xxx Arrendamientos $ xxx Reparaciones $ xxx = Utilidad antes de Impuestos= Utilidad antes de Impuestos $ xxxx$ xxxx - % Estimado de Impuestos ($ xxx) = Utilidad neta período $ xxxx Ejemplo práctico La presente información, suministrada por el contador de almacenes la Victoria, corresponde a enero de 200X y sus valores están dados en miles de pesos. Se pide elaborar el estado de resultados. Costo mercancía vendida $46.800 Gasto servicios públicos $3.290 Ingresos por intereses $1.300 Ingresos por arrendamiento $2.600 Gasto publicidad $2.450 Gasto mantenimiento $1.200 Gasto depreciación $987 Descuentos $3.200 Ingresos por venta de mercancía $90.000 Gasto reparación $1.480 Gasto papelería $1.540 Gasto nómina $12.370 Gasto empaques $4.670 Gasto intereses $1.300 Contabilidad General 49
  50. 50. Gasto seguro $2.000 Devoluciones $2.600 ESTADO DE RESULTADOS ALMACENES LA VICTORIA. ENERO DE 200X Ingresos por venta de mercancía $90.000 - Devoluciones en ventas ($2.600) - Descuentos en ventas ($3.200) = Ventas netas $84.200 - Costo mercancía vendida ($46.800) = Utilidad bruta en ventas= Utilidad bruta en ventas $37.400$37.400 - Gastos operacionales ($28.507) Servicios públicos $3.290 Papelería $1.540 Gasto nómina $12.370 Publicidad $2.450 Empaques $4.670 Mantenimiento $1.200 Depreciación $987 Seguro $2.000 = Utilidad operacional= Utilidad operacional $8.893$8.893 + Otros ingresos no operacionales $3.900 Contabilidad General 50
  51. 51. Intereses $1.300 Arrendamientos $2.600 - Otros gastos no operacionales ($2.780) Reparación $1.480 Intereses $1.300 = Utilidad antes de impuestos= Utilidad antes de impuestos $10.013$10.013 - % Estimado de impuestos (38.5%) ($3.855) = Utilidad neta período $6.158 2.2. El balance general Estado financiero que presenta la situación financiera del ente económico a una fecha determinada. Debe elaborarse por lo menos una vez al año, al cierre de cada período contable, pero para usos administrativos y por requerimientos legales se puede preparar para períodos más cortos: mensual, trimestral o semestral. El balance general cumple con dos propósitos fundamentales: ofrecer información a usuarios externos del ente económico, quienes sin tener acceso a sus registros contables se interesan en conocer su situación financiera, y como fuente de información a gerentes y demás ejecutivos de la organización para la toma de decisiones gerenciales. El decreto 2649 de 1993, en su capítulo IV, reglamenta la presentación de los estados financieros y define cada uno de los elementos que lo constituyen. Para el balance general, este decreto establece como sus elementos los siguientes: Contabilidad General 51
  52. 52. a. Activo. Es la representación financiera de un recurso obtenido por el ente económico como resultado de eventos pasados, de cuya utilización se espera fluyan beneficios futuros. b. Pasivo. Es la representación financiera de una obligación presente del ente económico, derivada de eventos pasados, en virtud de la cual se reconoce que en el futuro se deberán transferir recursos o proveer servicios a otros entes. c. Patrimonio. Es el valor residual de los activos del ente económico, después de deducir todos sus pasivos. El balance general debe presentarse, debidamente clasificado en parte corriente y no corriente, dependiendo de la realización de los activos y exigibilidad de los pasivos, conforme con las normas vigentes sobre presentación y revelación de estados financieros. 2.2.1. Clasificación de los activos Los activos de un ente económico se clasifican de la siguiente manera: • Activos corrientes. Comprenden el disponible y todas aquellas partidas o cuentas que se pueden realizar, vender o consumir en un período de tiempo no mayor a un año. Los activos corrientes se consignan en el balance general, por orden de liquidez, y las cuentas que los componen son: Contabilidad General 52
  53. 53. - Caja. Esta cuenta representa el dinero en efectivo o en cheques de propiedad de la entidad, en moneda corriente o en moneda extranjera disponible en forma inmediata; es la cuenta o partida más liquida de la entidad, puesto que está representada por la moneda circulante o por cheques aceptados como medio de intercambio en la compra – venta de bienes o servicios. - Bancos. Esta cuenta registra el valor de los depósitos, constituidos por el ente económico, en moneda nacional y extranjera, en bancos del país y del exterior. Para el caso de las cuentas bancarias poseídas en el exterior, se debe efectuar la conversión a la tasa de cambio del mercado al cierre del período. - Cuentas por cobrar. Comprende el valor de las deudas a cargo de terceros y a favor de la empresa, incluidas las comerciales y no comerciales. Las cuentas por cobrar se pueden clasificar así: cuentas por cobrar a clientes, cuentas por cobrar a empleados, cuentas por cobrar a socios y accionistas, cuentas por cobrar a casa matriz, cuentas por cobrar a vinculados económicos, aportes por cobrar, anticipos y avances. - Documentos por cobrar. Deudas a cargo de terceros y a favor de la empresa que cuentan con el respaldo de un documento financiero, por ejemplo, letras, pagarés, cheques posfechados, avales financieros. - Inversiones. Esta cuenta registra las inversiones de carácter temporal o permanente que realiza la entidad, en acciones, cuotas o partes, de interés social, títulos valores, papeles comerciales o Contabilidad General 53
  54. 54. cualquier otro documento negociable, adquirido por el ente económico con la finalidad de mantener una reserva secundaria de liquidez, establecer relaciones económicas con otras entidades o para cumplir con disposiciones legales o reglamentarias. - Inventarios. Esta cuenta registra el valor de los bienes adquiridos por el ente económico, para la venta, y que no sufren ningún proceso de transformación o adición. Según la actividad económica desarrollada por el ente económico, los inventarios se dividen en: inventario de mercancías, de productos en proceso, de materias primas, de productos terminados. - Gastos pagados por anticipado o gastos prepagados. Son los desembolsos de dinero que el ente económico realiza anticipadamente para hacer uso de un bien o de un servicio en el futuro; su amortización debe darse al final de cada período contable mediante los asientos de ajuste, lo cual los convierte en gastos del período respectivo. - Cargos diferidos. Son los desembolsos de dinero que realiza la empresa para efectuar gastos preoperacionales de los cuales se espera rendimiento en el futuro. • Activos no corrientes. Propiedad, planta y equipo. Están constituidos por todos aquellos activos tangibles, adquiridos o construidos por ente económico, o que se encuentren en proceso de construcción, y tienen como objetivo utilizarse en forma permanente Contabilidad General 54
  55. 55. para la producción de bienes y servicios o para arrendarlos o usarlos en la administración. Estos activos no son adquiridos con el propósito de venderlos en el curso normal de los negocios y, generalmente, tienen una vida útil superior a un año. Las cuentas que componen los activos no corrientes son las siguientes: - Terrenos. Representa el valor de todos los terrenos que posee la empresa; es un activo no depreciable, tiene vida útil ilimitada, y son agotables cuando dentro de ellos se encuentran recursos naturales no renovables. - Edificios. Representan el valor de todos los bienes raíces que posee la empresa. Es un bien depreciable, que posee una vida útil de 20 años. - Maquinarias. Representan el valor de las maquinas utilizadas por la empresa en la fabricación de bienes o servicios. Son activos depreciables que poseen una vida útil de 10 años. - Muebles y enseres. Activos depreciables que poseen una vida útil de 10 años. . - Equipos de oficina. Activos depreciables que poseen una vida útil de 10 años. Contabilidad General 55
  56. 56. - Vehículos. Representan el valor de todo el equipo automotor que se tenga en la empresa; es un activo depreciable que posee una vida útil de 5 años. - Equipos de cómputo. Activo depreciable que poseen una vida útil de 5 años. Todos los activos pertenecientes a propiedad, planta y equipos, con excepción de los terrenos, deben ir acompañados de una cuenta que se denomina depreciación acumulada. Se denomina depreciación al desgaste o pérdida de valor que sufre un activo como consecuencia del deterioro causado por la acción de factores naturales, el uso, el abuso o por obsolescencia por los avances tecnológicos, La depreciación se debe calcular para un período anual y luego se busca el valor mensual. Aunque existen varios métodos de depreciación, el más comercial y más usado es el método de depreciación por línea recta que se calcula de la siguiente manera: Depreciación anual = Valor del activo + gastos adicionales Vida útil Depreciación mensual = Depreciación anual 12 meses Contabilidad General 56
  57. 57. • Activos intangibles. Son aquellos que no tienen presencia física pero producen una gran rentabilidad para la empresa. Dentro del grupo de activos intangibles se tienen los siguientes: el crédito mercantil o good will, las patentes, las marcas, los derechos de autor, el know how, las franquicias y las concesiones. 2.2.2. Clasificación de los pasivos Los pasivos de un ente económico se clasifican de la siguiente manera: • Pasivos corrientes. Esta categoría incluye todas las obligaciones que deben ser canceladas en un término de tiempo no mayor a un año. Los pasivos corrientes se clasifican en el balance general de acuerdo con su exigibilidad, y las cuentas que los componen son las siguientes: • Obligaciones bancarias u obligaciones financieras. Representan todos los préstamos a corto plazo que las entidades obtienen de bancos nacionales o extranjeros o de otras instituciones financieras. • Proveedores. Se refieren a las obligaciones, a cargo del ente económico, por concepto de la adquisición de bienes y/o servicios para la fabricación o comercialización de los productos para la venta, en desarrollo de las operaciones relacionadas directamente con el objeto social. Contabilidad General 57
  58. 58. • Cuentas por pagar. Comprenden las obligaciones contraídas por el ente económico a favor de terceros diferentes a proveedores y obligaciones financieras. • Documentos por pagar. Su saldo representa el valor adeudado por la empresa a una entidad bancaria o financiera que origina un documento financiero que sirve de apoyo jurídico para el cobro futuro de la obligación. • Dividendos o participaciones por pagar. Representan las utilidades que corresponden a los socios de la empresa. La asamblea general de accionistas o junta de socios es el ente al que corresponde la declaración de dividendos, con base en las utilidades obtenidas en el período. • Impuestos gravámenes y tasas por pagar. Esta cuenta corresponde al valor de los gravámenes e impuestos de carácter general y obligaciones a favor del Estado. Se calculan con base en liquidaciones privadas del ente o empresa, de acuerdo con las bases impositivas determinadas previamente por el Estado. • Prestaciones sociales por pagar. Son los valores que la empresa adeuda a todos aquellos trabajadores y empleados que no se acogieron al régimen de la ley 50 de 1990. Las prestaciones sociales Contabilidad General 58
  59. 59. son los beneficios que establece la ley, con el fin de mejorar el nivel de vida de los trabajadores. • Pasivos diferidos o ingresos recibidos por anticipado. Representan los valores cobrados por anticipado que le exigen a la empresa la prestación de un servicio o la entrega futura de mercancía. Las obligaciones que generan los pasivos diferidos no se refieren a un futuro pago de dinero sino a la venta posterior de bienes o servicios. Pasivos estimados Aquellos pasivos por obligaciones que se sabe que existen, pero cuyo valor exacto sólo se determinará en el futuro, se conocen con el nombre de pasivos estimados. El pasivo se crea por un valor estimado y cualquier diferencia entre el pasivo estimado y el pasivo realmente pagado origina un ajuste. Pasivos largo plazo Son las obligaciones contraídas por la empresa, con terceras personas, y que se deben cancelar en un período de tiempo superior a un año. Las cuentas que componen estos pasivos son las siguientes: Contabilidad General 59
  60. 60. • Obligaciones bancarias a más de un año. Son obligaciones contraídas por la empresa a largo plazo con entidades bancarias y financieras. Por lo general se utilizan para capitalización, reposición de maquinarias y construcciones. • Documentos por pagar a más de un año. Deudas contraídas por la empresa a largo plazo y que cuentan con el respaldo de un documento financiero. • Hipotecas por pagar. Deudas contraídas por la empresa las cuales tienen como respaldo sus activos. • Cesantías consolidadas. Dinero que la empresa adeuda a todos aquellos trabajadores y empleados que no se acogieron al régimen de la ley 50 de 1990; no se consigna en fondo alguno y es manejado por le empresa. 2.3. Clasificación del patrimonio El patrimonio es el valor neto de la participación de los propietarios o accionistas en un ente económico. Agrupa el conjunto de cuentas que representan el valor residual de comparar el activo menos los pasivos, producto de los recursos netos del ente económico que han sido suministrados por los propietarios de los mismos, ya sean directamente o como consecuencia del giro ordinario de sus negocios. Contabilidad General 60
  61. 61. Las cuentas que componen el patrimonio se pueden clasificar de la siguiente manera: 2.3.1. El capital El capital puede estar compuesto por los aportes sociales, en dinero o en especie, hechos por los socios en una sociedad de personas en el momento de constituirse el ente económico. También puede estar compuesto por el valor de los derechos reales o personales, bienes muebles o inmuebles, corporales o incorporales, apreciables en dinero, que la persona natural ha destinado para el ejercicio de las actividades del ente económico. Otro componente del capital puede ser el capital autorizado que es el valor acordado por los accionistas y que debe constar en la escritura de constitución o de reforma; al respecto se debe determinar el número, valor nominal y otras características de las acciones. 2.3.2. Reservas Representan una forma de apropiación de las utilidades de las empresas para satisfacer requerimientos de diferente naturaleza y son tomadas de las utilidades líquidas de ejercicios anteriores. Las normas vigentes contemplan tres tipos de reservas: obligatorias, estatutarias y ocasionales. 2.3.3. Ganancias acumuladas Contabilidad General 61
  62. 62. Su valor proviene del resultado final del estado de resultados. Este valor está compuesto por las utilidades de períodos anteriores más la utilidad neta del período actual. ESQUEMA DE BALANCE GENERAL CLASIFICADO Activos Corrientes Pasivos Corrientes Caja $xxx Obligaciones bancarias $xxx Bancos $xxx Proveedores $xxx C x C $xxx C x P $xxx D x C $xxx D x P $xxx Inventarios $xxx Dividendos x pagar $xxx Inversiones $xxx Impuestos x pagar $xxx Gastos prepagados $xxx Prestac. sociales x pagar $xxx Cargos diferidos $xxx Pasivos diferidos $xxx Total activos ctes $xxx Total pasivos corrientes $xxx No Corrientes Largo plazo Inversiones perm. $xxx Obligaciones bancarias +1 $xxx Contabilidad General 62
  63. 63. Propiedad-planta-equipo Documentos x pagar + 1 $xxx Terrenos $xxx Hipotecas por pagar $xxx Edificios $xxx Cesantías consolidadas $xxx Deprec. acum, (xxx) $xxx Total pasivos largo plazo $xxx Maquinarias $xxx Total pasivos $xxx Deprec. Acum. (xxx) $xxx Patrimonio Muebles y enseres $xxx Capital $xxx Deprec. acum. (xxx) $xxx Reservas $xxx Equipos de oficina $xxx Ganancia acumuladas $xxx Deprec. acum. (xxx) $xxx Total patrimonio $xxx Vehículos $xxx Pasivo + patrimonio $xxx Deprec. acum. (xxx) $xxx Equipo de cómputo $xxx Deprec. acum. (xxx) $xxx Total activos no ctes. $xxx Activos intangibles $xxx Total activos $xxx Ejemplo práctico Dadas las siguientes cuentas presentadas por la compañía de servicios “A sus Órdenes” correspondientes a febrero, se pide clasificarlas y luego realizar el balance general: Cuentas cobrar $408.000 Cuentas x pagar $345.800 Cesantías x pagar $354.000 Ganan. acumuladas $529.500 Deprec. acum. equipo $322.500 Documentos x cobrar $462.000 Deprec. acum. edificio $345.000 Contabilidad General 63
  64. 64. Impuestos x pagar $4.200 D x P largo plazo $345.000 Edificios $570.000 Bancos $358.500 Capital $750.000 Terrenos $336.000 Equipo $525.000 Inventarios $390.000 Hipotecas x P $390.000 Seg. prepagado $336.500 BALANCE GENERAL COMPAÑÍA A SUS ÓRDENES – FEBRERO DE 200X Activos Corrientes Pasivos Corrientes Bancos $358.500 Cuentas x pagar $345.800 Cuentas x cobrar $408.000 Impuestos X P $4.200 Documen. x cobrar $462.000 Cesantías x P $354.000 Inventarios $390.000 Total pasivo Cte. $704.000 Seg. prepagado $336.500 Largo plazo Total activo Cte. $1.955.000 Documentos x P $345.000 No Corrientes Hipotecas x P $390.000 Terreno $336.000 Total largo plazo $735.000 Contabilidad General 64
  65. 65. Edificios $570.000 Total pasivos $1.439.000 Dep. acum. (345.000) $225.000 x Patrimonio Equipo $525.000 Capital $750.000 Dep. acum. (322.500) $202.500 x Ganan acum. $529.500 Total activo No Cte. $763.500 Total patrimonio $1.279.500 Total Activos $2.718.500 Pasivo + Patrimonio $2.718.500 Ejemplo práctico La compañía de Asesorías el Buen Cliente le presenta los siguientes datos correspondientes a mayo de 200X, para preparar estado de resultados, estado de resultados acumulados y balance general. Caja $560 Gasto nómina $4.200 Inventario $3.815 Ingresos x asesorías $510 Gasto publicidad $310 Gasto reparaciones $520 Gasto interés $570 Gasto Intereses $480 Obligac. bancarias $4.600 Bancos $1.340 Reservas $1.675 Pasivos diferidos $2.400 Edificio $9.500 Cargos diferidos $978 Contabilidad General 65
  66. 66. Muebles y enseres $3.000 Gasto mantenimiento $200 Cuentas x pagar $2.500 Cuentas x cobrar $5.120 Dep. acum. edificio $3.400 Cesantías x pagar $5.700 Documentos x pagar $1.960 Capital $9.838 Vehículo $4.700 Dep. acum. vehículo $1.250 Dep. acum. M y E $870 Ganancia acumulada $860 Gasto servi. públicos $1.080 Gasto papelería $450 Ingresos x servicios $10.300 Inversiones $9.040 ESTADO DE RESULTADOS ASESORÍAS EL BUEN CLIENTE – MAYO 200X Ingresos x Servicios $10.300 - Gastos operacionales ($7.290) Publicidad $310 Interés $1.050 Servipúblicos $1.080 Nómina $4.200 Mantenimiento $200 Papelería $450 = Ganancias operacionales= Ganancias operacionales $3.010$3.010 + Otros Ingresos no operacionales $510 Contabilidad General 66
  67. 67. Asesorías $510 - Otros gastos no operacionales ($520) Reparaciones $520 = Utilidad antes de Impuestos= Utilidad antes de Impuestos $3.000$3.000 - % Estimado de impuestos (38.5%) ($1.155) = Utilidad neta período $1.845 ESTADO DE RESULTADOS ACUMULADOS ASESORÍAS EL BUEN CLIENTE – MAYO 200X Saldo período anterior $860 + Utilidad neta período $1.845 - Dividendos declarados $ 0 = Ganancias acumuladas $2.705 BALANCE GENERAL ASESORÍAS EL BUEN CLIENTE – MAYO 200X Activos Corrientes Pasivos Corrientes Caja $ 560 Obligaciones bancarias $4.600 Bancos $1.340 Cuentas x pagar $2.500 Cuentas x cobrar $5.120 Documento x pagar $1.960 Inversiones $9.040 Impuestos x pagar $1.155 Inventario $3.815 Cesantías x pagar $5.700 Cargos diferidos $978 Pasivo diferido $2.400 Total activos Ctes. $20.853 Total pasivos Ctes $18.315 No corrientes Largo plazo 0 Contabilidad General 67
  68. 68. Propiedad-planta-equipos Total pasivos $18.315 Edificios $9.500 Patrimonio Dep. acum. ($3.400) $6.100 x Capital $9.838 Muebles y enseres $3.000 Reservas $1.675 Dep. acum. ($870) $2.130 x Ganancias acumuladas $2.705 Vehículo $4.700 Total patrimonio $14.218 Dep. acum. ($1.250) $3.450 x Pasivo +patrimonio $32.533 Total activo no Cte. $11.680 TOTAL ACTIVOS $32.533 Contabilidad General 68
  69. 69. 3. LA ECUACIÒN CONTABLE Y LA NATURALEZA DE LAS CUENTAS OBJETIVOS GENERAL Dar a conocer a todos los estudiantes la naturaleza de las cuentas que componen los estados financieros de una empresa. ESPECÍFICOS Contabilidad General 69
  70. 70. 1. Comprender y manejar la ecuación contable. 2. Definir lo que es una cuenta. 3. Conocer las cuentas de naturaleza débito del balance general. 4. Clasificar las cuentas del pasivo y del patrimonio de acuerdo con su naturaleza. 5. Identificar los elementos débito y crédito que componen los estados de resultados. 3.1. La ecuación contable La ecuación contable es el argumento principal para que las empresas puedan suministrar la información necesaria a todos sus usuarios tanto internos como externos. En la composición de la ecuación contable se encuentra que, en el lado izquierdo, figuran todos los recursos y propiedades que posee la empresa para el desarrollo de su objeto social y, en el lado derecho, la participación de los proveedores, acreedores y los propietarios del negocio o empresa. Contabilidad General 70
  71. 71. Debe existir un perfecto equilibrio entre las propiedades y los derechos de los dueños y de terceros. 3.2. La cuenta En su forma más sencilla, un hecho económico implica un cambio en la ecuación contable, por aumentos o disminuciones en los renglones que componen los estados financieros. El sistema de contabilidad exige la utilización un registro separado para el activo inventario de mercancías, en el que se muestren los aumentos en las mercancías por las compras y su disminución como resultado de las ventas, y que al final del período señale la existencia de mercancías que deben figurar en el balance general. Debe emplearse registros similares para cada una de las partidas de los estados financieros; el formato en el que registran los aumentos y disminuciones se denomina Cuenta. La cuenta puede representarse de múltiples formas; lo importante es que permita efectuar las mediciones monetarias de los aumentos y disminuciones, y que adicionalmente posibilite determinar con facilidad la diferencia, es decir, el saldo. El conjunto de cuentas se llama libro mayor. Para comprender los conceptos contables se suele partir de un sistema contable manual. Esquemáticamente y para fines didácticos, una cuenta se asemeja a una letra T y, por consiguiente, se denomina cuenta T. Los componentes de la cuenta T son el nombre o título de la cuenta, el lado izquierdo, el lado derecho y el saldo. El nombre corresponde a cualquiera de las partidas que conforman los estados financieros (activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos). El título se anota encima de la línea Contabilidad General 71
  72. 72. horizontal. El lado izquierdo se conoce como débito, cargo o debe; el lado derecho se denomina crédito, haber o abono. A la diferencia entre ambos lados (izquierdo y derecho) se le llama saldo. A continuación se ilustra una cuenta T. 3.3. Naturaleza de los activos Por su ubicación en el balance general, los activos son de naturaleza débito; la dinámica dice que los activos aumentan en el lado débito y disminuyen en el lado crédito. 3.4. Naturaleza del pasivo y del patrimonio Por su ubicación en el balance general, los pasivos y el patrimonio son de naturaleza crédito: la dinámica dice que los pasivos y el patrimonio aumentan en el crédito y disminuyen en el débito. 3.5. Naturaleza de los gastos Contabilidad General 72 ACTIVOS Aumentan + Disminuyen - PASIVOS Aumentan + Disminuyen - PATRIMONIO Aumentan + Disminuyen -
  73. 73. Los gastos en su naturaleza se asemejan a los activos, es decir, su dinámica dice que aumentan en el débito y disminuyen en el crédito. 3.6. Naturaleza de los ingresos Los ingresos en su naturaleza se asemejan a los pasivos y al patrimonio, es decir, su dinámica dice que aumentan en el crédito y disminuyen en el débito. Como el lado izquierdo de una cuenta se conoce como débito, cualquier valor registrado en ese lado se denomina asiento o registro débito, y puesto que el lado derecho se denomina crédito, cualquier cifra registrada allí recibe el nombre de asiento o registro crédito. La ecuación contable, ampliada en términos de la naturaleza de las cuentas, se puede formular de la siguiente manera: Contabilidad General 73 GASTOS Aumentan + Disminuyen - INGRESOS Aumentan + Disminuyen - Activos + Gastos = Pasivos + Patrimonio + Ingresos
  74. 74. La nueva ecuación así formulada recibe el nombre de balance de prueba, el cual se puede definir como la operación contable que se debe realizar antes de efectuar los estados financieros. Ejemplo práctico Para visualizar el aumento o disminución de las cuentas que componen el balance general las cuales son de naturaleza débito y naturaleza crédito realizará el siguiente ejercicio: Transacción 1: Asesorías y consultorías recibe $4.000.000 en cheque como aporte de capital de sus socios. Las cuentas afectadas son: bancos y capital. El activo bancos aumenta en $4.000.000. Un incremento en un activo es un débito y se registra como asiento débito. La cuenta de capital hace parte del patrimonio y también aumenta en $4.000.000. Un incremento en el patrimonio es un crédito y origina un asiento crédito. El registro en la cuenta T, sería: Contabilidad General 74 BANCOS (1) 4.000.000 4.000.000 (1) CAPITAL
  75. 75. Transacción 2: La empresa compra muebles y enseres en efectivo por valor de $1.500.000 en mayo 10. Las cuentas afectadas son: muebles y enseres y bancos; el activo disminuye en $1.500.000, y una disminución en un activo genera un crédito y se registra como asiento crédito. La cuenta muebles y enseres, que también pertenece a los activos, aumenta en $1.500.000 originando un asiento débito. Las cuentas T aparecerían así: Transacción 3: La empresa obtuvo el día 14 de mayo un préstamo por $8.000.000. Las cuentas afectadas son: bancos y obligaciones bancarias. El aumento en bancos origina un débito, y el aumento en el pasivo obligaciones bancarias origina un crédito. Contabilidad General 75 (2) 1.500.000 MUEBLES Y ENSERESBANCOS (1) 4.000.000 1.500.000 (2) 8.000.000 (3) OBLIGACIONES BANCARIASBANCOS (1) 4.000.000 1.500.000 (2) (3) 8.000.000
  76. 76. Transacción 4: La empresa adquiere equipo de cómputo por $2.000.000 el día 20 de mayo: paga la mitad en efectivo y el resto a 60 días. Las cuentas afectadas son: equipo de cómputo y bancos y proveedores nacionales. Equipo de cómputo se debita y bancos y proveedores nacionales originan un crédito. Registradas las cuatro transacciones anteriores, se observa que en cada hecho económico intervienen, por lo menos, dos cuentas, y que el asiento en el débito siempre es igual al del crédito. Este es el punto inicial del sistema de contabilidad por partida doble, en el cual se basa el principio de la ecuación contable. La diferencia de los totales permite determinar el saldo de cada una de las cuentas. Si los débitos superan los créditos, el saldo será débito, pero si los créditos exceden a los débitos, el saldo será débito. En el ejemplo anterior el cálculo del saldo para las cuentas que tuvieron algún movimiento será el siguiente: Contabilidad General 76 1.000.000 (4) PROVEEDORES NACIONALESBANCOS (1) 4.000.000 1.500.000 (2) (3) 8.000.000 1.000.000 (4) (4) 2.000.000 EQUIPO DE CÓMPUTO 1.500.000 (2) 1.000.000 (4) BANCOS (1) 4.000.000 (3) 8.000.000 12.000.000 2.500.000 9.500.000 4.000.000 (1) CAPITAL 4.000.000 4.000.000 (2) 1.500.000 MUEBLES Y ENSERES 1.500.000 8.000.000 (3) OBLIGACIONES BANCARIAS 8.000.000 1.000.000 (4) PROVEEDORES NACIONALES 1.000.000 (4) 2.000.000 EQUIPO DE CÓMPUTO 2.000.000
  77. 77. Registradas las cuatro transacciones anteriores, se observa que en cada hecho económico intervienen, por lo menos, dos cuentas, y que el asiento débito siempre es igual al asiento crédito; éste es el punto inicial del sistema por partida doble. El registro de las transacciones anteriores sólo ha afectado cuentas del balance general, pero existen hechos económicos que comprometen partidas del estado de resultados, y deben utilizarse cuentas que proporcionen información útil relacionada con la medición de la utilidad del ejercicio Debe recordarse que los gastos causan un aumento en el lado débito como los activos y los ingresos generan un aumento en el crédito como los pasivos y el patrimonio. Contabilidad General 77
  78. 78. La ecuación ampliada, en cuanto a la naturaleza de las cuentas, puede formularse de la siguiente manera: Esta ecuación así planteada se denomina balance de prueba, en donde la suma de los saldos débito debe ser igual a la suma de los saldos crédito. Transacción 5: La empresa vendió el 22 de mayo servicios a crédito por $2.600.000. Las cuentas que se afectan son: cuentas por cobrar, que es un activo y aumenta en el débito, e ingresos operacionales que se incrementa en el lado crédito. Contabilidad General 78 Activos + Gastos = Pasivos + Patrimonio + Ingresos (5) 2.600.000 CUENTAS POR COBRAR 2.600.000 (5) INGRESOS OPERACIONALES
  79. 79. Transacción 6: Se venden servicios de contado por valor de $1.300.000 en mayo 26. Las cuentas que se afectan son: el activo bancos, el cual aumenta en el débito, y la cuenta ingresos por servicios, que aumenta en el lado crédito. Transacción 7: la empresa registra el último día de mes los siguientes gastos: nómina $960.000, servicios públicos $685.000 y papelería por $315.000. Las cuentas afectadas son: los gastos, que aumentan en el lado débito, y el activo bancos, que disminuye en el lado crédito Contabilidad General 79 2.600.000 (5) 1.300.000 (6) INGRESOS OPERACIONALES 3.900.000 1.500.000 (2) 1.000.000 (4) BANCOS (1) 4.000.000 (3) 8.000.000 13.300.000 1.960.000 (7) 8.840.000 (6) 1.300.000 4.460.000 GASTO NÓMINA (7) 960.000 GASTO SERVICIOS PÚBLICOS (7) 685.000 GASTO PAPELERÍA (7) 315.000
  80. 80. Con los saldos de las cuentas que se afectaron con los aumentos y disminuciones en el débito y en el crédito, se puede realizar un breve repaso sobre los temas planteados en el capítulo anterior, tales como la elaboración del estado de resultados, estado de resultados acumulados y balance general, de la siguiente manera: ESTADO DE RESULTADOS ASESORÍAS Y CONSULTORÍAS – MAYO 200X Ingresos por servicios $3.900.000 - Gastos operacionales ($1.960.000) Nómina $960.000 Servicios públicos $685.000 Papelería $315.000 = Utilidad operacional= Utilidad operacional $1.940.000$1.940.000 + Otros ingresos 0 - Otros gastos 0 = Utilidad antes de impuestos= Utilidad antes de impuestos $1.940.000$1.940.000 Contabilidad General 80
  81. 81. - % Estimado de impuestos (38.5%) ($746.900) = Utilidad neta período $1.193.100 ESTADO DE RESULTADOS ACUMULADOS ASESORÍAS Y CONSULTORÍAS – MAYO 200X Saldo período anterior $ 0 + Utilidad neta período $1.193.100 - Dividendos decretados $ 0 = Ganancias acumuladas= Ganancias acumuladas $1.193.100$1.193.100 Con el saldo de las cuentas que afectan el activo como bancos, cuentas por cobrar, muebles y enseres y equipo de cómputo, cuyo resultado se encuentra en el lado débito. Además, del saldo de los pasivos obligaciones bancarias, proveedores nacionales e impuestos por pagar acompañadas de las cuentas capitales y ganancias acumuladas que tienen saldo crédito, se elaborará el balance general de la siguiente manera: BALANCE GENERAL ASESORÍAS Y CONSULTORÍAS – MAYO 200X ACTIVOS CORRIENTES PASIVOS CORRIENTES Bancos $8.840.000 Obligaciones bancarias $8.000.000 Cuenta x cobrar $2.600.000 Proveedores nacionales $1.000.000 Total activos Ctes. $11.440.000 Impuestos x pagar $746.900 Contabilidad General 81
  82. 82. No corrientes Total pasivos Ctes. $9.746.900 Propiedad-planta y equipos Largo plazo 0 Muebles y enseres $1.500.000 Total pasivos $9.746.900 Equipo de cómputo $2.000.000 Patrimonio Total activos no Cte. $3.500.000 Capital $4.000.000 Total activos $14.940.000 Ganancias acum. $1.193.100 Total patrimonio $5.193.100 Pasivo + Patrimonio $14.940.000 Contabilidad General 82
  83. 83. 4. EL PROCESO DE REGISTRO DE LA INFORMACIÓN CONTABLE OBJETIVOS GENERAL Desarrollar un modelo sistemático que incluya los procedimientos normalmente aceptados y utilizados en contabilidad para registrar los hechos económicos. Contabilidad General 83
  84. 84. ESPECÍFICOS 1. Analizar el efecto de las transacciones comerciales en la ecuación contable. 2. Describir el sistema de partida doble, base para la elaboración periódica de los estados financieros. 3. Utilizar las reglas del débito y del crédito para el registro de hechos económicos en los libros de contabilidad. 4. Describir los libros de contabilidad y señalar la relación entre éstos y sus respectivos elementos. 5. Registrar transacciones en los libros de contabilidad. 6. Comprender la importancia del balance de prueba como medio de verificación del sistema contable. 7. Utilizar los pasos del ciclo contable para la preparación de estados financieros. 4.1. Efecto de los hechos económicos Tal como se expresó en la unidad 1, uno de los objetivos básicos de la contabilidad es proveer información financiera sobre un ente económico a las personas encargadas de la administración de la empresa, para la planeación, el control de las actividades y la toma de decisiones. Contabilidad General 84
  85. 85. Con el objeto de suministrar información sobre el negocio, se hace necesario estructurar un proceso sistemático de registro de la actividad económica de la empresa por medio de procedimientos manuales, mecánicos o electrónicos. La actividad económica de una organización se manifiesta en acontecimientos comerciales denominados hechos económicos, tales como compra de mercancía, pago de nómina, venta de servicios a crédito, adquisición de un activo. Por hecho económico se entiende cualquier evento que implique un intercambio financiero, susceptible de expresarse en términos monetarios. La definición anterior sugiere que no todos los hechos económicos de la empresa se puedan manifestar en términos de la moneda funcional y, por tanto, no son registrables en los libros. Por ejemplo, no serían registrables en los libros, el grado de escolaridad del personal de la empresa, las relaciones interpersonales existentes en la organización o el establecimiento de una cafetería en la empresa. Los hechos económicos constituyen la fuente básica de la información que presentan los estados financieros, razón por la cual para que una transacción se considere hecho económico debe ser cuantificable y ejercer influencia sobre los estados financieros Cada hecho económico debe estar respaldado por un documento fuente, base para el registro en libros y punto de partida del proceso contable. Las facturas, los cheques, las consignaciones, los recibos de caja y los comprobantes son algunos ejemplos de documentos fuente, los cuales deben recopilarse para dar paso al registro descriptivo y cronológico de los acontecimientos comerciales. Una vez registradas todas las transacciones y Contabilidad General 85
  86. 86. terminado el periodo, la contabilidad resume la información y la presenta en los estados financieros. Las transacciones comerciales realizadas por la empresa afectan a uno o varios elementos de la ecuación contable. Los efectos de las transacciones comerciales en la ecuación contable pueden generalizarse en los siguientes casos: • Aumento en activo y disminución en activo. Ejemplo: la empresa compra de contado un vehículo. • Aumento en activo y aumento en pasivo. Ejemplo: la empresa compra a crédito un equipo de cómputo. • Aumento en activo y aumento del patrimonio. Ejemplo: el ingreso de un nuevo socio a la empresa, con un aporte de capital en efectivo. • Disminución en el activo y disminución en el pasivo. Ejemplo: cancelación de una obligación bancaria. • Disminución en el activo y disminución en el patrimonio. Ejemplo: retiro de un socio con pago del aporte de capital en efectivo. 4.2. La partida doble Todas las operaciones o transacciones contables se asemejan a una balanza en que cada lado debe tener un valor igual para que haya equilibrio. Cada operación debe tener como mínimo dos anotaciones: una en el lado izquierdo y otra en el lado derecho de la balanza, por igual valor para que no Contabilidad General 86
  87. 87. exista desequilibrio. Este hecho es conocido como el principio de la partida doble. Los asientos contables son los registros monetarios escritos de una transacción u operación comercial realizada por el ente económico. Los asientos o registros contables se pueden clasificar de dos formas: 4.2.1. Registros simples Son aquellos en los cuales la columna del débito es afectada por un solo registro, contra otro registro único en la columna del crédito. Es decir, se afecta una sola cuenta en el débito y una en el crédito. 4.2.2. Registros compuestos Son aquellos en los que la columna del débito y la del crédito son afectadas por más de un registro monetario. Es decir, en una misma transacción se afectan una o varias cuentas en el débito, y una o varias cuentas en el crédito. 4.3. Libros de contabilidad Las empresas o entes económicos, además de elaborar los documentos soporte, de registrar esas transacciones en los libros auxiliares, tienen que cumplir algunas formalidades o exigencias de tipo legal en cuanto a los libros Contabilidad General 87
  88. 88. de contabilidad considerados oficiales. En Colombia, el Código del Comercio establece, entre otras, las siguientes condiciones y requisitos legales: a. Todos los comerciantes tienen obligación de llevar libros de contabilidad y registrarlos en la Cámara de Comercio de su localidad o domicilio. b. Los libros de contabilidad que deben llevarse son: libro diario, libro mayor y balances, libro de inventarios y balances. c. Debe llevar (sin registro) los libros auxiliares que sean necesarios para el correcto entendimiento de los libros principales. d. Es obligatorio que, por lo menos una vez al año, se presente un balance general que refleje la situación económica de la empresa. e. Está prohibido borrar, tachar, en todo o en parte, los registros. f. Igualmente, arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilarlas. 4.3.1. Importancia de los libros de contabilidad Los libros de contabilidad les permiten a las empresas, además de cumplir una obligación establecida por el Estado, llevar una información adecuada, oportuna y precisa de todas las operaciones realizadas en el desarrollo de su actividad económica, con el fin de conocer en cualquier momento su Contabilidad General 88
  89. 89. situación financiera y los resultados de dichas operaciones para la toma de decisiones por parte de los dueños o administradores. Los libros de contabilidad y los documentos constituyen prueba de los hechos mercantiles, tanto para terceros como para las entidades de vigilancia y control del Estado. 4.3.2. Libros obligatorios de contabilidad • Libro diario: en el cual la empresa registra en orden cronológico todas y cada una de las transacciones que realiza; se conoce con el nombre de libro tres columnas, un libro diario tiene el siguiente formato: Para el manejo de los ejercicios se utilizará el número del registro en cambio de la fecha; el detalle será el registro contable pero con sangría, y utilizando la regla del débito y del crédito. Ejemplo: Contabilidad General Fecha Referencia Detalle Débito Crédito xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx 89
  90. 90. La empresa compra de contado un vehículo por $25.000 el 13 de mayo de 200x. • Libro mayor y balances: en éste se registra la información contable proveniente del libro diario y se trasladan del libro diario la suma de los débitos y la de los créditos a cada una de las cuentas que lo componen. Teniendo en cuenta los saldos del balance anterior, se procede a determinar los nuevos saldos de las cuentas que pasan para el mes siguiente. Para este trabajo el libro diario estará representado por la cuenta T. Ejemplo: Trasladar al mayor el registro de mayo 13 de 200x Contabilidad General Fecha Referencia Detalle Débito Crédito 13 DE MAYO 200X COMPRA VEHÍCULO $25.000 13 DE MAYO 200X COMPRA BANCOS $25.000 90 (1) 25.000 VEHÍCULO BANCOS 25.000 (1)
  91. 91. • Libros auxiliares: sirven para detallar en forma clara y precisa los registros de las operaciones o transacciones desarrolladas por la empresa. Facilitan el análisis y verificación de los movimientos en los libros mayores. Estos libros se deben llevar por cada una de las cuentas del balance, así como para las cuentas del estado de resultados Ejemplo práctico La compañía de turismo “Buen Viaje” le presenta las siguientes transacciones correspondientes a febrero del 200X para que usted realice: registros en el libro diario, traslado al mayor (cuentas T), balance de prueba, estado de resultados, balance general. Contabilidad General 91
  92. 92. Febrero 1: La compañía empieza operaciones con los siguientes aportes de capital: 85.000 acciones de la compañía X a $450; un vehículo por $17.600.000; unas C x C por valor de $18.200.000 y un efectivo de $24.500.000. Febrero 3: Se paga el impuesto de Industria y Comercio por valor de $654.320. Febrero 5: Se prestan servicios a crédito por valor de $2.560.000. Febrero 6: Se compra papelería por valor de $465.000. Febrero 7: Se compran muebles y enseres por valor de $3.240.000; se paga el 45% de contado y el resto a 60 días. Febrero 9: Se prestan servicios de contado por valor de $1.760.000. Febrero 11: La compañía vende 35.000 acciones a $450 cada una. Febrero 12: Se realiza mantenimiento del vehículo por $320.000, a crédito. Febrero 15: Se efectúan los siguientes pagos de contado: nómina $1.259.460, asesorías $453.700. Febrero 20: Se recibe préstamo bancario por valor de $23.000.000; por papelería del préstamo se pagan $850.000. Febrero 23: Se hacen efectivas C x C por valor de $9.500.000. Contabilidad General 92
  93. 93. Febrero 25: Se prestan servicios por valor de $2.600.000. Le pagan el 40% de contado y el resto a crédito. Febrero 28: Se cancelan los siguientes gastos todos pagados de contado: nómina $1.745.600, reparación $456.000, servicios públicos $760.000 y asesorías por $375.000. Solución A. Libro diario DETALLE DÉBITO CRÉDITO (1) Inversiones $38.250.000 Vehículo $17.600.000 C x C $18.200.000 Contabilidad General 93
  94. 94. Bancos $24.500.000 Capital $98.550.000 (2) Gasto impuesto. Industria y Comercio $654.320 Bancos $654.320 (3) C x C $2.560.000 Ingresos x servicios $2.560.000 (4) Gasto papelería $465.000 Bancos $465.000 (5) Muebles y enseres $3.240.000 Bancos $1.458.000 Cuentas x pagar $1.782.000 (6) Bancos $1.760.000 Ingresos x servicios $1.760.000 (7) Bancos $15.750.000 Inversiones $15.750.000 (8) Gasto mantenimiento. $320.000 C x P $320.000 (9) Gasto nómina $1.259.460 Gasto asesorías $453.700 Bancos $1.713.160 DETALLE DÉBITO CRÉDITO (10) Bancos $23.000.000 Obligaciones bancarias $23.000.000 Gasto papelería préstamo $850.000 Bancos $850.000 Contabilidad General 94
  95. 95. (11) Bancos $9.500.000 C x C $9.500.000 (12) Bancos $1.040.000 C x C $1.560.000 Ingresos x servicios $2.600.000 (13) Gasto nómina $1.745.600 Gasto reparación $456.000 Gasto servicios públicos $760.000 Gasto asesorías $375.000 Bancos $3.336.600 B. Libro mayor (cuentas T) Contabilidad General 95 BANCOS (1) 24.500.000 (6) 1.760.000 (7) 15.750.000 (10) 23.000.000 (11) 9.500.000 (12) 1.040.000 75.550.000 67.072.920 654.320 (2) 465.000 (4) 1.458.000 (5) 850.000 (11) 1.713.160 (9) 3.336.600 (13) 8.477.080 15.750.000 (7) CAPITAL 22.500.000 (1) 38.250.000 VEHÍCULO (1) 17.600.000 CxC (1) 18.200.000 (3) 2.560.000 (13) 1.560.000 22.320.000 12.820.000 9.500.000 (11) 9.500.000 CAPITAL 98.550.000 (1) GASTO IMPUESTO I y C (2) 654.320
  96. 96. Contabilidad General 96 GASTO PAPELERÍA (4) 465.000 INGRESOS POR SERVICIOS 2.560.000 (3) 1.760.000 (6) 2.600.000 (12) 6.920.000 MUEBLES Y ENSERES (3) 3.240.000 CUENTAS POR PAGAR 1.782.000 (3) 320.000 (8) 2.102.000 GASTO MANTENIMIENTO (8) 320.000 GASTO NÓMINA (9) 1.259.460 (13) 1.745.600 3.005.060
  97. 97. Contabilidad General 97 OBLIGACIONES BANCARIAS 23.000.000 (10) GASTO ASESORÍAS (9) 453.700 (13) 375.000 828.700 GASTO PAPELERÍA PRÉSTAMO (10) 850.000 GASTO REPARACIÓN (13) 456.000 GASTO SERVICIOS PÚBLICOS (13) 760.000
  98. 98. BALANCE DE PRUEBA DETALLE DÉBITO CRÉDITO Bancos $67.072.920 Inversiones $22.500.000 Vehículos $17.600.000 Contabilidad General 98
  99. 99. C x C $12.820.000 Capital $98.550.000 Gasto Impuesto I y C $654.320 Gasto papelería $465.000 Ingresos x servicios $6.920.000 Muebles y enseres $3.240.000 C x P $2.102.000 Gasto mantenimiento $320.000 Gasto nómina $3.005.060 Gasto asesorías $828.700 Obligaciones bancarias $23.000.000 Papelería Préstamo $850.000 Gasto reparación $456.000 Gasto servicios públicos $760.000 Sumas igualesSumas iguales 130.572.000130.572.000 130.572.000130.572.000 ESTADO DE RESULTADOS COMPAÑÍA BUEN VIAJE – FEBRERO 200X Ingresos x servicios $6.920.000 - Gastos operacionales $(6.883.080) Nómina 3.005.060 Contabilidad General 99
  100. 100. Industria y comercio 654.320 Papelería 465.000 Mantenimiento 320.000 Asesorías 828.700 Papelería préstamo 850.000 Serv. públicos 760.000 =Utilidad operacional=Utilidad operacional $36.920$36.920 + Otros ingresos 0 -Otros gastos (reparación) $(456.000) = Utilidad antes de impuestos= Utilidad antes de impuestos $(419.080$(419.080)) -% Estimado de impuestos 0 = Utilidad neta período $(419.080) BALANCE GENERAL COMPAÑÍA BUEN VIAJE – FEBRERO 200X ACTIVOS CORRIENTES PASIVOS CORRIENTES Contabilidad General 100
  101. 101. Bancos $67.072.920 Oblig. bcarias. $23.000.000 C x C $12.820.000 C x P $2.102.000 Inversiones $22.500.000 Total pasivo Cte. $25.102.000 Total activos Ctes.$102.392.920 Total pasivos $25.102.000 No Corrientes Patrimonio Muebles y enseres $3.240.000 Capital $98.550.000 Vehículo $17.600.000 Ganan. acumu. ($419.080) Total activos no Ctes. $20.840.000 Total patrimonio $98.130.920 Total activos $123.232920 Pasivo + Patrimonio $123.232.920 Taller de aplicación La compañía Servilujo comienza operaciones en marzo de 200X y presenta las siguientes transacciones realizadas durante el mes. Contabilidad General 101
  102. 102. Marzo 1: la compañía recibe como aportes de capital por parte de sus socios un terreno por $85.000.000; muebles y enseres por $6.200.000; un vehículo por $13.870.000 y en efectivo recibe $25.000.000. Marzo 3: Se compra papelería por $3.250.000. Marzo 4: Se prestan servicios a crédito por $1.200.000. Marzo 5: Se paga impuesto mercantil por $765.000. Marzo 8: Se adquiere Equipo de cómputo por $6.300.000, se paga el 45% de contado y el resto a crédito. Marzo 10: Le presta $9.600.000 a uno de sus socios para pagarlos en 15 días. Marzo 12: Se compra póliza de seguro por $5.000.000. Marzo 14: Se paga reparación del vehículo por $450.000. Marzo 15: Se paga nómina por $875.000 y capacitación por $350.000. Marzo 18: Se prestan servicios de contado por $1.780.000. Marzo 20: La compañía obtiene un préstamo bancario por $25.000.000, paga por papelería del préstamo $234.000 y por estudio del préstamo $180.000. Marzo 23: El socio paga la deuda más $125.000 por intereses. Contabilidad General 102
  103. 103. Marzo 25: Se cancela la deuda adquirida el día 8. Marzo 28: Se prestan servicios por valor de $2.600.000, el 60% se cobra de contado y el resto a crédito. Marzo 30: Se paga nómina por $978.000, servicios públicos por $564.000, asesorías por $200.000. Se pide realizar: Registros contables (libro diario) Cuentas T (libro mayor) Balance de prueba Estado de resultados Balance general Contabilidad General 103
  104. 104. Contabilidad General 104

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