46678951 sisteme-informationale-si-aplicatii-informatice-in-administrarea-afacerilor

16,412
-1

Published on

Published in: Business
0 Comments
3 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total Views
16,412
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0
Actions
Shares
0
Downloads
418
Comments
0
Likes
3
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

46678951 sisteme-informationale-si-aplicatii-informatice-in-administrarea-afacerilor

  1. 1. Liviu Mihăescu SISTEME INFORMAŢIONALE ŞI APLICAŢII INFORMATICE ÎN ADMINISTRAREA AFACERILOREditura Universităţii "Lucian Blaga" din Sibiu, 2009 1
  2. 2. Editura Universităţii "Lucian Blaga" din Sibiu este acreditatăCNCSIS Cod 177Descrierea CIP a Bibliotecii Naţionale a RomânieiMIHĂESCU, LIVIU Sisteme informaţionale şi aplicaţii informatice în administrarea afacerilor / Mihăescu Liviu. – Sibiu : Editura Universităţii "Lucian Blaga" din Sibiu, 2009 212 p. Bibliogr. ISBN 978-973-739-778-2004:336 2
  3. 3. CUPRINSCapitolul 1SISTEM, SISTEM ECONOMIC, SISTEM INFORMAŢIONAL ...................................... 7 1.1 SISTEMUL. TIPOLOGIE ŞI CARACTERISTICI.................................................. 7 1.2 FIRMA SISTEM CIBERNETICO-ECONOMIC .................................................. 10 1.3 CORELAREA SISTEMULUI INFORMAŢIONAL CU MEDIUL DE AFACERI ...... 17Capitolul 2SISTEMUL INFORMAŢIONAL ................................................................................... 23 2.1 SISTEMUL INFORMAŢIONAL AL ÎNTREPRINDERII ...................................... 23 2. 2 FUNCŢIILE SISTEMULUI INFORMAŢIONAL.................................................. 29 2.2 COMPONENTELE SISTEMULUI INFORMAŢIONAL ....................................... 34 2.2.1 Datele şi informaţiile .................................................................... 36 2.2.2 Circuitele şi fluxurile informaţionale .......................................... 42 2.2.3 Procedurile informaţionale ......................................................... 43 2.2.4 Mijloacele de tratare a informaţiilor........................................... 44 2.3 RELAŢIA SISTEM INFORMATIC - SISTEM INFORMAŢIONAL ...................... 45 2.4 TIPURI DE SISTEME INFORMAŢIONALE ....................................................... 51 2.4.1 Sistemul informaţional de procesare a tranzacţiilor ............... 52 2.4.2 Sisteme pentru automatizarea muncii de birou ...................... 53 2.4.3 Sisteme informaţionale de management (SIM) ...................... 54 2.4.4 Sisteme de fundamentare a deciziilor (SFD) .......................... 54 2.4.5 Sisteme suport ale managementului superior (SSMS) ......... 55 2.5 CARENŢE ALE SISITEMULUI INFORMAŢIONAL ........................................... 55Capitolul 3SISTEMUL INFORMATIC. INFRASTRUCTURA SISTEMULUI INFORMAŢIONAL 58 3.1 SISTEMUL INFORMATIC ................................................................................. 58 3.2 ETAPELE DE EVOLUŢIE A SISTEMELOR INFORMATICE ............................ 60 3.3 TIPOLOGIA SISTEMELOR INFORMATICE ..................................................... 62 3.4 FUNCŢIILE SISTEMULUI INFORMATIC .......................................................... 66 3.4.1 Funcţia de preluare a informaţiei .............................................. 66 3.4.2 Funcţia de memorare şi regăsire a informaţiei ...................... 66 3.4.3 Funcţia de comunicare ............................................................... 67 3.4.4 Funcţia de prelucrare .................................................................. 67 3.4.5 Funcţia de ieşire a informaţiei.................................................... 69 3.5 STRUCTURA GENERALĂ A SISTEMULUI INFORMAŢIONAL UTILIZAT ÎN ADMINISTRAREA AFACERILOR ........................................................................... 70 3.5.1 Componenta hardware a sistemului ......................................... 71 3.5.2 Unităţile de intrare-ieşire ale sistemului ................................... 71 3.5.3 Componenta software ................................................................. 74 3.5.4 Componenta informaţională....................................................... 75 3
  4. 4. Capitolul 4INFORMAŢIA - OBIECT AL PRELUCRĂRII ............................................................. 76 4.1PRODUCŢIA DE INFORMAŢII ECONOMICE - CALITATEA ACESTORA – .... 76 4.2 CATEGORII DE INFORMAŢII SUPORT PENTRU VALOAREA INFORMAŢIONALĂ ................................................................................................. 79 4.3 PROCESE INFORMAŢIONALE ........................................................................ 82 4.4 FLUXUL VALORIC INFORMAŢIONAL ............................................................. 87 4.4.1 Generarea, culegerea şi transmiterea datelor ........................ 87 4.4.2 Gestiunea datelor ........................................................................ 88 4.4.3 Analiza şi interpretarea datelor.................................................. 88 4.4.4 Modelarea şi sistemele de asistare a deciziei ........................ 89Capitolul 5FUNDAMENTELE SISTEMELOR DE GESTIUNE A BAZELOR DE DATE ŞI DECOMUNICAŢIE ........................................................................................................... 90 5.1 DEFINIREA CONCEPTULUI DE BAZĂ DE DATE ........................................... 90 5.2 SISTEME DE GESTIUNE A BAZELOR DE DATE ........................................... 96 5.3 FUNCŢIILE UNUI SISTEM DE GESTIUNE A BAZELOR DE DATE .............. 103Capitolul 6DEZVOLTAREA AFACERILOR ELECTRONICE.................................................... 107 6.1. IMPACTUL TEHNOLOGIILOR ŞI COMUNICAŢIILOR ASUPRA NOII ECONOMII- ........................................................................................................... 107 6.2. PRINCIPALELE TENDINŢE ÎN CONCEPEREA ŞI FUNCŢIONAREA SISTEMULUI INFORMAŢIONAL ÎN ADMINISTRAREA AFACERILOR ............... 109 6.2.1. Dematerializarea şi dezintermedierea informaţiilor............. 109 6.2.2. Informatizarea sarcinilor de muncă şi a pregătirii personalului .......................................................................................... 111 6.2.3. Externalizarea sau outsourcingul informaţional................... 111 6.2.4. Proliferarea sistemelor de comunicaţii bazate pe Internet şi Intranet .................................................................................................. 112 6.2.5. Expansiunea comerţului electronic ........................................ 113 6.2.6. Scrutarea informaţională ......................................................... 114 6.2.7. Conturarea întreprinderii virtuale ........................................... 115 6.2.8. Cristalizarea managementului informaţional ........................ 116 6.3 TEHNOLOGIILE INFORMAŢIEI ŞI COMUNICĂRII ŞI AVANTAJUL COMPETITIV ......................................................................................................... 120Capitolul 7VULNERABILITĂŢI ALE ECONOMIEI DIGITALE .................................................. 123 7.1 RISCURI DIGITALE ALE NOII ECONOMII ..................................................... 123 7.2 RISCURILE AFACERILOR ELECTRONICE................................................... 126 7.2.1 Vulnerabilitatea digitală ............................................................ 131 7.2.2 Lipsa sau întârzierea constituirii conţinutului digital ............. 132 7.2.3 Folosirea adversă a informaţiei şi violarea intimităţii ........... 132 7.2.4 Lărgirea prăpăstiei digitale ....................................................... 133 7.2.5 Evoluţia insuficientă spre societatea informaţiei................... 134 4
  5. 5. 7.3 NECESITATEA PROTEJĂRII INFORMAŢIILOR ........................................... 135 7.3.1 Importanţa economică a securităţii informaţiilor ................... 135 7.3.2 Mediul securităţii informaţiilor .................................................. 136 7.3.3 Rolul securităţii informaţiilor ..................................................... 138 7.3.4 Identificarea informaţiilor ce trebuie protejate ....................... 140Capitolul 8CREŞTEREA EFICIENŢEI ADMINISTRĂRII AFACERII ......................................... 145 8.1 RAŢIONALIZAREA SISTEMULUI INFORMAŢIONAL .................................... 145 8.2 PRINCIPII DE CONCEPERE ŞI RAŢIONALIZARE A SISTEMULUI INFORMAŢIONAL ................................................................................................. 148 8.3 ETAPELE REPROIECTĂRII SISTEMULUI INFORMAŢIONAL-MANAGERIAL ..... 152 8.3.1. Consideraţii preliminare........................................................... 152 8.3.2. Declanşarea studiului de reproiectare .................................. 152 8.3.3. Identificarea elementelor informaţionale ale domeniului investigat ............................................................................................... 157 8.3.4. Analiza critică a sistemului informaţional .............................. 158 8.3.5. Reproiectarea sistemului informaţional................................. 159 8.3.6. Implementarea perfecţionărilor informaţionale .................... 162 8.3.7. Evaluarea funcţionării sistemului informaţional ................... 162 8.4 INTEGRAREA SISTEMELOR ......................................................................... 163 8.5 IDENTIFICAREA PUNCTELOR CHEIE ALE TEHNOLOGIILOR INFORMAŢIONALE ............................................................................................... 171 8.6 UTILIZAREA STRATEGICĂ A TEHNOLOGIILOR INFORMAŢIONALE ........ 174 8.6.1 Ipostaze în utilizarea tehnologiilor informaţionale ................ 177 8.6.2 Etapele dezvoltării tehnologiilor informaţionale .................... 179 8.6.3 Utilizarea etapelor de dezvoltare IT pentru obţinerea avantajelor competitive ....................................................................... 180 8.7 TENDINŢE ALE SISTEMELOR INFORMAŢIONALE ..................................... 185 8.8 TENDINŢE ÎN ORGANIZAREA SISTEMULUI INFORMAŢIONAL ................. 189 8.9 ÎMBUNĂTĂŢIREA ADMINISTRĂRII SISTEMELOR INFORMAŢIONALE ...... 195Capitolul 9APLICAŢII FOLOSITE ÎN ADMINISTRAREA AFACERILOR ................................. 198 9.1 UTILIZAREA CODULUI DE BARE .................................................................... 198 9.1.1 Utilizarea codului de bare în domeniul producţiei ............... 199 9.1.2 Utilizarea codului de bare în transportul de mărfuri .............. 199 9.1.3 Utilizarea codului de bare în domeniul distribuţiei ................ 200 9.1.4 Utilizarea codului de bare în domeniul schimbului electronic de informaţii .......................................................................................... 202 9.2 SISTEMUL QM - SISTEM AUTOMAT DE ANALIZĂ A DATELOR ................. 203 9.2.1. Prezentarea generală a pachetului QM ................................ 204 9.2.2. Studiu de caz - utilizarea QM ................................................. 210BIBLIOGRAFIE......................................................................................................... 213 5
  6. 6. 6
  7. 7. Capitolul 1SISTEM, SISTEM ECONOMIC, SISTEMINFORMAŢIONAL1.1 SISTEMUL. TIPOLOGIE ŞI CARACTERISTICI Sistemul este un ansamblu de elemente interdependente formând un totorganizat care interacţionează pentru realizarea unui scop determinat.Sistemul este un ansamblu de elemente materiale sau nemateriale, format îngeneral din echipamente, metode, tehnici, procedee, modele şi personalutilizate interdependent prin intermediul unor procese ce asigură transformareaunor elemente de intrare în elemente de ieşire prin intermediul unui mecanismspecific şi al unui sistem de control. În pofida numeroaselor caracteristici generale, sistemele nu sunt identiceîntre ele. Deşi sunt formate dintr-o mulţime de elemente aflate în interacţiune, toatese comportă unitar şi integral în relaţiile lor cu mediul, diferitele sisteme sedeosebesc foarte mult între ele. În teoria sistemelor se afirmă că, în funcţie demulţimea elementelor, de relaţiile cu mediul, de factorul timp, de coeficientul decomplexitate şi de natura relaţiilor dintre mărimile de intrare şi cele de ieşire,sistemele pot fi finite sau infinite, închise sau deschise, statice sau dinamice,simple sau complexe, determinate sau probabilistice, liniare sau neliniare etc.(Grunberg, 1977). Prin intermediul teoriei sistemelor se poate distinge un sistem de altele, sepot studia ordinea, organizarea şi complexitatea, îl putem recunoaşte ca simplu saucomplex, determinist sau probabilist, liniar sau neliniar ş.a.m.d., dar întotdeaunava rămâne ceva care nu poate fi formalizat şi care reprezintă tocmaiparticularitatea şi individualitatea sistemului respectiv - cu atât mai evident, cucât sistemul este mai complex. În acest sens, L.A. Zadeh (1973) evidenţiază faptulcă posibilitatea descrierii exacte a unui sistem scade odată cu creştereacomplexităţii, până la un nivel dincolo de care precizia şi relevanţa se excludreciproc. Oricât de independent ar fi un sistem, în realitate nu poate fi vorbadecât de o independenţă relativă, deoarece el este integrat, împreună cucelelalte sisteme, cu care se află în interacţiune, într-un sistem mai mare. Dar, un element nu aparţine unui singur sistem, ci mai multor sisteme.Astfel, sistemele se întrepătrund foarte mult, graniţele dintre ele se estompează 7
  8. 8. şi devin mai vagi. L.A. Zadeh (1965) vorbeşte despre sisteme vagi, care suntformate din elemente ce nu le aparţin în totalitate, deoarece între apartenenţa şineapartenenţa unui element la un sistem apar o serie de situaţii intermediare,numite grade de apartenenţă. Notând cu l apartenenţa şi cu 0 non-apartenenţaelementului x la mulţimea X, atunci, în cazul mulţimilor clasice, funcţia deapartenenţă f este f: X→(0-1), adică de 0 sau l, iar în cazul sistemelor vagi, f:X→(0,1), adică între 0 şi 1 apare o infinitate de stări posibile. În realitate, aşa cum nu există decât sisteme deschise, care întreţin unanumit schimb de substanţă, de energie sau de informaţie cu mediul în care seaflă, tot aşa nu există decât sisteme vagi ale căror elemente aparţin în acelaşi timpmai multor sisteme. Teoria sistemelor studiază elementele în cadrul sistemului din care facparte. Dacă însă fiecare sistem este un subsistem şi fiecare subsistem poate faceparte din mai multe sisteme, atunci devine necesară o abordare mult mai largă,interdisciplinară. Organizarea sistemelor a dus la generarea altor sisteme, din ce în ce maicomplicate şi mai diverse, diversitatea nefiind provocată de substanţa şi energiadin care sunt constituite, ci de modul cum sunt organizate. Organizarea este ceacare conduce la diversitatea lumii în care trăim. Problema organizării şi autoorganizării a fost pusă de W.R. Ashby(1947). Prin autoorganizare se realizează o anumită interacţiune cu mediul, oflexibilitate a structurilor sale, generatoare de îmbunătăţiri ale sistemului,concomitent cu asigurarea integrităţii şi identităţii sistemului. Orice sistem organizat se caracterizează prin: intrări, ieşiri, structură şistare (Fig. 1.1 Reprezentarea unui sistem). xi ,i=1,n SISTEM yj, j=1,m INTRĂRI CONDUS IEŞIRI Figura nr. 1.1 Reprezentarea unui sistem Intrările (xi) în sistem reprezintă influenţa pe care mediul o exercităasupra unei componente (un subsistem) de sistemul de dimensiuni mai mari. Ieşirile (yj) din sistem reprezintă influenţa pe care sistemul respectiv oexercită asupra mediului în care există ca subsistem. 8
  9. 9. Structura sistemului reprezintă modul cum sistemul respectiv esteorganizat şi cum funcţionează pentru realizarea scopului determinat y=f(x1, …,xn). Starea sistemului reprezintă gradul de organizare a sistemuluirespectiv la un moment dat. Starea şi dinamica unui sistem pot fi studiate şi cunoscute în oricemoment prin intermediul legăturilor informaţionale din interiorul şi exteriorulsistemului respectiv. Prin particularizarea acestor caracteristici din definiţiagenerală şi abstractă de sistem se desprind diferite sensuri concrete, specifice,care se întâlnesc în toate domeniile de activitate (ca de exemplu: sistemuleconomic, sistemul informaţional, sistemul informatic, sistem de calcul etc.). Sistemul economic defineşte componente şi ansambluri economice.Orice întreprindere economică, orice ramură a economiei naţionale suntsisteme economice. Însăşi economia naţională sau economia mondială, văzutela nivel global, se comportă ca sisteme complexe (macrosisteme). Sistemuleconomic ca noţiune concretă de sistem, reprezintă o componentă (unsubsistem) a unui sistem mai mare (macrosistem) cum este considerat sistemuleconomico-social. Din punct de vedere al structurii şi al complexităţii funcţiilor pe care lerealizează, sistemele economice pot fi grupate în sisteme simple şi sistemecomplexe sau macrosisteme. Un sistem economic complex reuneşte, într-o structură ierarhică, unansamblu de elemente considerate subsisteme cu legături reciproce. Un sistemeconomic complex se caracterizează prin: existenţa unor componente separabile pentru care se pot stabili scopurifuncţionale distincte, dar subordonate scopului întregului sistem; existenţa unor legături funcţionale interioare, tehnico-economice(materiale, informaţionale, energetice etc.) între diferite componente alesistemului, precum şi a unor legături cu exteriorul (cu alte sisteme); prezenţa în sistemul economic a oamenilor, a maşinilor şi a mediuluiînconjurător, prin care se asigură funcţionarea sistemului. Noţiunea de sistem economic desemnează un ansamblu de elementeindependente, prin intermediul cărora se realizează obiectul de activitate alunei entităţi economice. Dacă o entitate economică este privită şi analizată independent destructurile ierarhice superioare, din care face parte, atunci i se conferă atributulde sistem. Dacă însă aceeaşi entitate este privită în raport cu nivelul ierarhicsuperior ca fiind componentă a acestuia, atunci ea este definită ca subsistem, 9
  10. 10. iar structura ierarhică din care face parte este definită ca un macrosistem.Rezultă că noţiunea de sistem este relativă, iar utilizarea ei în analizeleeconomice este contextuală.1.2 FIRMA SISTEM CIBERNETICO-ECONOMIC Organismul asupra căruia se răsfrâng atribuţiile sistemelor economice,pot să fie de orice dimensiune, agent economic, economia unei ţări etc. Instituţia este o formaţie specială economică complexă, ca exemplu: omare firmă sau un minister. Atunci, societatea trebuie privită ca şi materia înfizică. În acest caz molecula devine instituţia, iar în interiorul ei atomul esteorganizaţia. Prezentăm în continuare atomii. Organizaţia este o formaţie constituită din oamenii unităţii în vedereaîndeplinirii anumitor funcţii social-economice determinate. Unitatea reprezintă un element al sistemului economic ce nu se maipoate descompune, comportându-se cu regularitate determinată şi răspundeconform unor reguli la impulsurile primite. Funcţionarea sistemului cibernetico-economic constă în faptul că înfiecare perioadă primeşte un input şi emite un output, modificându-şi în timpstarea internă. Inputuri-le şi outputuri-le pot fi numite fluxuri. Pe baza analizei fluxului de ieşire, organul de decizie verifică modul încare sunt realizate obiectivele şi sarcinile stabilit, iar în condiţiile în care aparabateri, adoptă măsuri de reglare sau autoreglare în baza legii conexiuniiinverse. Un sistem cibernetic îşi autoreglează intrările în funcţie de scopul şiobiectivele pentru care a fost conceput să funcţioneze prin intermediul uneibucle de control - feedback1-. Această buclă constă în fluxuri fizice de produseasociate cu fluxuri de informaţie. Bucla de feedback asigură realizareafuncţiilor de autoreglare şi de comportament dinamic al sistemelor. Dinamicaacestui tip de sistem este determinată tocmai de încercarea sa de a seautocontrola în faţa perturbaţiilor externe. Prin structura unui sistem cu buclă se au în vedere:1 Cătoiu I., Orzan Gh., Raţiu-Suciu C., “ Modelarea cibernetico-matematică a cereriide mărfuri a populaţiei” în volumul „Cibernetica Aplicată”. Ed. Academiei, 1988 10
  11. 11. modul în care fluxurile sale de materiale şi/sau informaţionale suntinterconectate; modul în care aceste fluxuri sunt modificate sau transformate în factoride întârziere; reguli de decizie încorporate în buclele feedback. Practic orice sistem economic este un sistem cibernetic cu buclă.Pentru a funcţiona, o buclă feedback presupune existenţa a 2 factori: înregistrarea unei diferenţe între o valoare dorită şi una reală; o politică / o strategie care specifică acţiunile necesare pentru a corectaaceste diferenţe.Sistemul cibernetico-economic este un sistem complex care poate fireprezentat ca în Figura 1.2 şi asigură transformarea unor fluxuri de intrare înfluxuri de ieşire prin raportarea la obiectivele programate şi o eventualăcorectare a diferenţelor înregistrate pe buclă. Sistem de conducere xi ,i=1,n yj,j=1,m SISTEM CONDUS INTRĂRI IEŞIRI Figura nr.1.2 Reprezentarea unui sistem cu buclă feedback Un sistem poate fi controlat printr-un alt sistem de nivel superior, numitsistem de conducere care are la bază anumite obiective determinate despecificul domeniului, cadrul legislativ în materie şi cerinţele strategice aleentităţii economice. Rezultă că sunt fixate obiective clare şi directe pentruprocesul de decizie, ce trebuie îndeplinite prin interacţiunea dintre sistemul deconducere şi cel executiv. Sistemul de management al firmei este un ansamblu de elemente cucaracter decizional, informaţional, operaţional şi metodologic, între careexistă relaţii de cauzalitate şi care acţionează interdependent în scopulasigurării proceselor şi relaţiilor de conducere la nivelul unei organizaţii. 11
  12. 12. Acesta se constituie ca un ansamblu de componente care faciliteaz exercitarea faciliteazăproceselor manageriale, în scopul eficientiz rii muncii factorilor de decizie. eficientizării Figura nr. 1. Sistemul de management al firmei 1.3 Firma, ca sistem, are mai multe caracteristici şi anume:1. sistem foarte complex deoarece reuneşte resurse umane, materiale, complex, te financiare, între care se stabilesc multiple şi profunde legături, precum şi ături, particularităţi specifice proceselor de produc i producţie;2. sistem socio-economic, deoarece aici are loc combinarea factorilor de economic, producţie în cadrul unor procese generatoare de bunuri materiale; ie3. sistem tehnico-material, deoarece între mijloacele de muncă materiile material, muncă, prime şi materialele utilizate se creeaz anumite conexiuni; i creează4. sistem organizatoric organizatoric-administrativ, deoarece întreprinderea reprezint o , reprezintă unitate organizată, care la înfiin înfiinţare capătă statut de persoana juridic juridică, capătă o denumire, are un sediu, dispune de capital etc.;5. sistem dinamic, organic adaptiv deoarece se adaptează permanent la adaptiv, ă schimbările macrosistemelor din care face parte, cât şi la cerinţele generate rile i de dinamica elementelor încorporate;6. sistem autoreglabil deoarece firma are capacitatea, oferită de autonomia autoreglabil, ă sa funcţională, să- autoregleze activitatea, pe baza informaţiilor culese, -şi atea, care prelucrate adecvat se transforma în decizii ulterioare;7. sistem deschis, deoarece firma se afl în interacţiune permanent cu , află iune permanentă celelalte elemente ale sistemului c căruia îi aparţine. Firma ca sistem este format din următoarele subsisteme: formată 12
  13. 13. subsistemul condus, care se caracterizează printr-o anumită capacitate de producţie, nivel şi o anumită stare; subsistemul conducător, reprezentat de manager a cărui activitate are la bază informaţiile; subsistemul informaţional, care conectează subsistemul condus şi conducător şi asigură informaţii despre nivelul sistemului. Rezultă că firma este un sistem economic complex, reglabil, a căruistare de funcţionare variază în timp. Rolul managerului este de a sesizalegăturile dintre elementele componente, factorii perturbatori care îlinfluenţează şi să ia decizii pentru creşterea eficienţei funcţionării sistemului. În analiza structurii organizatorice şi funcţionale a unui sistemeconomic complex, se disting trei subsisteme (Fig. 1.4 Subsistemeleîntreprinderii): 1. subsistemul de conducere; 2. subsistemul operativ sau operaţional; 3. subsistemul informaţional. Subsistemul de conducere (decizional) este format din ansamblul despecialişti care, cu ajutorul unor metode şi tehnici specifice, urmăresc şicontrolează funcţionarea sistemului executiv, a întregului sistem complex înscopul îndeplinirii obiectivelor stabilite. Întreprinderea ca sistem Subsistemul de conducere MEDIUL EXTERIOR Decizii Informaţii Flux informaţional Subsistemul informaţional Fluxuri materiale Decizii Date şi financiare Subsistemul operaţional Figura nr. 1.4 Subsistemele întreprinderii 13
  14. 14. Subsistemul de conducere reprezintă ansamblul intercorelat aldeciziilor adoptate şi aplicate într-o organizaţie, structurate corespunzătorsistemului de obiective şi configuraţiei ierarhiei manageriale, în scopuldesfăşurării proceselor de management Subsistemul operativ sau operaţional reprezintă ansamblul de resurseumane, materiale şi financiare precum şi întregul ansamblu organizatoric,tehnic şi funcţional, care asigură realizarea efectivă a obiectivelor stabilite prindeciziile transmise de sistemul de conducere. Subsistemul operativ sau operaţional reprezintă ansamblul deelemente care acţionează intercorelat, pentru a asigura cadrul, combinarea,divizarea şi funcţionalitatea proceselor de muncă, necesare realizăriiobiectivelor stabilite de către organizaţie. Astfel, “cei care vor să coopereze,vor lucra mai eficient dacă vor cunoaşte ce trebuie să facă, ce activităţi lerevin şi care este rolul lor în raport cu ceilalţi."1 La nivelul subsistemului operaţional (în cadrul căruia se desfăşoarăprocesele economice specifice domeniului de activitate a agentului economic)are loc operaţiunea de culegere a datelor, care apoi sunt transmisesubsistemului informaţional (flux ascendent) în vederea stocării şi prelucrăriidatelor necesare obţinerii informaţiilor utile în vederea fundamentăriideciziilor la nivelul subsistemului decizional (de conducere). Subsistemulinformaţional joacă un dublu rol: pe de o parte asigură toate informaţiilenecesare luării deciziilor pe toate nivelele de responsabilitate, conducere şicontrol, iar pe de altă parte asigură căile de comunicare între celelaltesubsisteme, deoarece deciziile formulate de subsistemul de conducere sunttransmise factorilor de execuţie prin subsistemul informaţional (fluxdescendent). Subsistemul informaţional cuprinde ansamblul informaţiilor,fluxurilor şi circuitelor informaţionale, precum şi totalitatea mijloacelorsistemului de conducere şi decizie2. Prin sistemul informaţional se asigurălegătura permanentă şi necesară între sistemul de conducere şi sistemul condusîn dublu sens: prin prelucrarea şi transmiterea deciziilor de la sistemul deconducere către sistemul condus; prin înregistrarea, prelucrarea şi transmitereainformaţiilor privind starea şi dinamica sistemului condus, de la acesta cătresistemul de conducere.1 Harold Koontz:, Essentials of management, 1990, McGraw-Hill, New York2 Russu C. “Management, concepte. metode, tehnici”, Ed. Expert, Bucureşti 1995,. 14
  15. 15. Subsistemul informaţional reprezintă un ansamblu de componente,care acţionează în baza unor relaţii de cauzalitate, în vederea culegerii,prelucrării şi transmiterii datelor şi a informaţiilor, necesare la nivel decizionalşi operaţional. El este considerat acea parte a realităţii, constituită din date şiinformaţii organizate şi structurate, din evenimente care au un efect asupraacestora şi din actori care acţionează în baza lor, sau pornind de la ele –utilizând tehnologia informaţiei, în scopul atingerii unor obiective. Un sistem economic este un sistem viabil. Toate fluxurile de resurse(materiale sau informaţionale) dintr-un sistem economic, au la bazădesfăşurarea unor activităţi umane, implicând, pe de o parte, o succesiune deprocese şi fluxuri informaţionale, iar pe de altă parte, conducând la generareapermanentă de noi informaţii şi fluxuri informaţionale. Procesul intern este acela ce are loc în interiorul unităţii şi caretransformă input-ul în output, modificându-se şi starea internă a sistemului. Starea unităţii poate fi caracterizată de stocul din depozit, dar şi deinformaţiile acumulate în birouri şi servicii. Unităţile fiind legate între ele prin fluxuri de input şi output, compunun sistem. Procesele unui sistem economic sunt de două tipuri: reale şi dereglare. Procesele reale sunt procese materiale şi fizice, intrând: producţia,circulaţia şi consumul. Procesele de reglare sunt procese intelectuale, aici intrând: observarea,transmiterea informaţiei, prelucrarea acesteia, pregătirea deciziei şi decizia. În baza celor prezentate se poate vorbi de două subcategorii de procese,anume: procese reale interne, ca: producţia şi consumul; procese de reglare interne, ca: prelucrarea informaţiei, pregătirea deciziei şi decizia. Pe baza celor enunţate mai sus, unităţile economice (firmele) se potîncadra în două categorii: unităţi reale în care au loc exclusiv procesul real intern; unităţi de reglare în care au loc exclusiv procesul de reglare internă. Transformările ce au loc în sistemul economic şi ansamblul funcţiilorde reacţie ale unităţilor, legate între ele, sunt descrise prin două sisteme defuncţii de reacţie, anume: sisteme funcţie de reacţie a sferei de reglare, sistemefuncţie de reacţie a sferei reale. 15
  16. 16. Astfel, sistemul informaţional (economic) este mijlocul de comandă şicontrol prin care sistemul de conducere îşi exercită funcţiile asupra sistemuluiexecutiv. În cadrul sistemului economic, fluxurile şi circuitele informaţionale seintegrează organic cu celelalte fluxuri şi circuite ale resurselor, astfel căinformaţiile constituie un adevărat „liant” informaţional, care întreţine acestefluxuri şi circuite informaţionale şi permite celorlalte sisteme ale resurselor săfuncţioneze ca un sistem integrat. Sistemul informaţional îşi îndeplineşte acestrol prin: asigurarea informaţiilor necesare fiecăruia dintre sistemele de resurseprecum şi a sistemului integrat al resurselor; stabilirea modalităţilor de achiziţionare a datelor necesare sistemelor deresurse; menţinerea colecţiilor (fişierele şi bazele de date), centralizate, lanivelul cerinţelor impuse de luarea deciziilor în sistemele de resurse; generează informaţiile de ieşire prin reflectarea funcţionării tuturorsistemelor de resurse, inclusiv a sistemului informaţional însuşi. Deciziile, la rândul lor, pot viza perioade de timp mai lungi (deciziistrategice) sau mai scurte (decizii tactice). De aici putem concluziona faptul căsubsistemul decizional necesită informaţii specifice necesare fundamentării pede o parte a deciziilor strategice iar pe de altă parte a deciziilor tactice. Subsistemul informaţional se interpune între subsistemul decizional şicel operaţional, având drept scop asigurarea informaţiilor necesare stafuluimanagerial, reprezentând în acelaşi timp un mijloc de comunicare întrecelelalte două subsisteme. El nu trebuie văzut doar ca o interfaţă întresubsistemul operaţional şi subsistemul de conducere, ci ca element de legăturăal mediului intern al întreprinderii cu cel exterior acesteia (economic,financiar, bancar). Scopul principal al sistemului informaţional este de a furniza fiecăruiutilizator, în funcţie de responsabilităţile şi atribuţiile sale, toate informaţiilenecesare. Majoritatea metodelor de concepere a sistemelor informatice pornescde la definirea nevoilor informaţionale ale viitorilor utilizatori. Datoritădificultăţii identificării complete a acestor cerinţe informaţionale şi datoritănecesităţii anticipării unor cerinţe informaţionale având un orizont de timp maiîndepărtata, se optează pentru culegerea, stocarea şi prelucrarea ansambluluidatelor reflectând starea şi evoluţia sistemului condus. Aspectul organizaţionalal întreprinderii rămâne pe un plan secund, el fiind abordat mai degrabă în 16
  17. 17. procesul definirii prelucrărilor decât în procesul identificării şi structurăriidatelor.1.3 CORELAREA SISTEMULUI INFORMAŢIONAL CU MEDIUL DEAFACERI Mediul de afaceri se află într-o continuă schimbare. Astăzi, companiiletrebuie să facă faţă unor noi provocări. Succesul lor depinde de abilitatea de aopera la nivel global. Acest aspect rezidă din amplificarea în volum şi structură aschimburilor comerciale. Sistemele informaţionale furnizează potenţialul analiticşi cel de comunicare de care au nevoie firmele pentru a-şi administra afacerilela scară globală. Desfăşurarea şi controlul operaţiunilor în formă multinaţionalănecesită comunicarea cu furnizorii şi distribuitorii 24 de ore din 24, întrediferite localităţi de pe glob. Globalizarea economiei şi tehnologia informaţiilor au determinat ointensificare a competiţiei pe pieţele internaţionale. In acest nou cadru, firmele numai sunt avantajate de existenţa pieţelor protejate, ci trebuie să facă faţăconcurenţei deschise. Informaţia, în acest caz, joacă un rol strategic pentrusuccesul afacerilor. Dezvoltarea socială şi diviziunea muncii se află într-o relaţie nemijlocită.Trecerea societăţii dintr-o etapă în alta este asociată cu perfecţionareadiviziunii muncii. Alvin Toffler în „Al treilea val", defineşte „valurile" ca fiindmarile transformări sociale care au direcţionat evoluţia omenirii până în prezent.Primul val a fost cel ce a caracterizat trecerea de la viaţa nomadă a omuluiprimitiv la agricultură, când, datorită opririi din peregrinare, şi-a pututorganiza superior viaţa, edificând locuinţe şi cultivând pământul. Al doilea val s-a datorat trecerii de la agricultură şi meşteşuguri laindustriile mecanice, spre finele secolului al XVIII-lea. Felul de viaţă alomului s-a schimbat radical o dată cu această mutaţie. Condiţiile de muncă s-auîmbunătăţit, cerinţele culturale au sporit şi s-a atins un nivel superior deproductivitate şi, implicit, de viaţă. Cel de-al treilea val este marcat de impunerea informaţiei ca resursăfundamentală de viaţă a omului şi se petrece în zilele noastre, în cazul acesteimutaţii, informaţia pune în mişcare atât tehnologiile pentru transformărilefizice necesare societăţii, cât şi managementul. Vitezele de lucru, ca şi 17
  18. 18. calitatea lucrărilor cresc considerabil. Cerinţele intelectuale sunt acum cele maipregnante. Simbolurile şi modelele devin esenţiale la acest stadiu al dezvoltării.Comportamentul individului este supralicitat. Totul porneşte de la om şi sepropagă printr-o tehnologie rapidă spre el însuşi. Aceasta poate să-l afectezemult mai profund decât în cadrul celui de-al 2-lea val. Pregătirea omului pentrua face faţă impetuozităţii informaţionale, precum şi răspunderile sale seacutizează. Cel mai mult este influenţată de către al 3-lea val activitatea deconducere. Informaţia este „materia primă" a managementului. Exerciţiile deresponsabilitate accentuată sunt cantonate în cea mai mare parte în această zonăa activităţii umane. Productivitatea managementului trebuie să fie compatibilăcu cea a tehnologiilor de transformare fizică. Relaţia dintre productivitate şicalitate, pe de o parte, şi diviziunea muncii, pe de altă parte, fiind evidentă, seimpune o perfecţionare a calităţii şi productivităţii managementului, în acest sens,precursorii ştiinţei managementului au intuit cerinţele evoluţiei şi au făcutprimele demersuri comunicaţionale pe care trebuie să le cunoaştem şi, mai ales,a căror evoluţie trebuie întreţinută în continuare. O altă influentă majoră vizează mediul intern al organizaţiei, inclusivmanagementul acesteia, în varianta clasică, firmele de afaceri dispun de ostructură ierarhică, cu un grad ridicat de centralizare, şi folosesc un set deproceduri de operare standard pentru a realiza o producţie de masă. Nouaabordare a organizării şi conducerii firmelor de afaceri se caracterizează prinaplatizarea ierarhiei sistemului de conducere, prin descentralizare şi creştereaflexibilităţii organizaţiei de a se adapta la schimbările care apar în mediul deafaceri. Pentru a putea implementa într-o organizaţie această nouă abordare, estenecesar să se utilizeze pe scară largă tehnologia informaţiilor. Studiul sistemelor informaţionale are un caracter multidisciplinar şicuprinde două modalităţi de abordare - una tehnică şi una comportamentală.Abordarea tehnică se bazează pe următoarele discipline: management ştiinţific,ştiinţa calculatoarelor şi cercetări operaţionale. Abordarea comportamentală sebazează pe psihologie, sociologie şi ştiinţele politice. Ştiinţa calculatoarelor se concentrează asupra teoriei calculatoarelor,asupra metodelor de calcul şi a metodelor de stocare şi de accesare a datelor.Managementul ştiinţific pune accentul pe dezvoltarea de modele pentruadoptarea deciziilor manageriale şi pe alte practici specifice managementuluiorganizaţiei. Cercetările operaţionale atribuie, prin tehnicile matematice destinateoptimizării parametrilor selectaţi de organizaţie, cum sunt controlul stocurilor, 18
  19. 19. optimizarea cheltuielilor de transport şi costul tranzacţiilor, o valoare adăugatăorganizaţiei, prin utilizarea cât mai eficientă a resurselor disponibile. Majoritatea problemelor comportamentale dintr-o organizaţie nu poate fiexprimată folosind modele normative. Sociologii se concentrează asupraimpactului sistemelor informaţionale asupra grupurilor, organizaţiilor şisocietăţii în ansamblu. Specialiştii în domeniul ştiinţelor politice investigheazăimpactul politic al utilizării sistemelor informaţionale. Psihologii sunt preocupaţide reacţia individuală a personalului angajat faţă de sistemul informaţional şi demodelele cognitive ale raţionamentului uman. În această nouă eră a competiţiei economice, în care firmele încearcă săse redescopere, abundă oportunităţile şi ameninţările. Fuziunea dintredomeniile informaticii, telecomunicaţiilor, publicisticii şi divertismentului,precum şi extinderea universală a Internetului şi a altor componente alecomerţului electronic prezintă avantaje strategice şi ameninţări pentru oricefirmă. Managerii firmelor sunt nerăbdători să utilizeze cât mai rapid aceastăputernică combinaţie dintre unitatea de afaceri, firmă, industrie şiinfrastructurile publice. Totuşi, multe firme fac eforturi financiare mari învederea investirii în tehnologia informaţională, încercând să aleagă variantaoptimă din multitudinea de variante tehnice şi economice şi căutând sărealizeze un echilibru optim al posibilităţilor la nivelurile firmei şi unităţii deafaceri. Totodată, managerii trebuie să conştientizeze modul în careinfrastructura informaţională a firmei se intersectează cu infrastructurilepublice şi cu infrastructura noii industrii care apare - cea a Internetului şicomerţului electronic. Dacă în trecut existau doar câteva infrastructuri limitate care furnizaucăi de acces spre clienţi, astăzi acestea sunt mult mai multe. În secolul XXI,când cash-flow-ul firmelor este din ce în ce mai des prezent online, deciziilepe termen lung privind investiţiile în infrastructura informaţională vordiferenţia capacităţile competitive ale firmelor. Oportunităţile oferite de noileinfrastructuri electronice vor face posibilă verificarea multor procese de luare adeciziilor organizaţionale. Personalul angajat va reprezenta în continuareinvestiţia cea mai importantă a unei firme, însă infrastructura cu care aceastava opera va fi electronică. De asemenea, odată cu creşterea importanţei noiiinfrastructuri electronice se va observa şi o scădere a importanţei bunurilorfizice şi a amplasării acestora. Deja, se observă că tehnologia informaţională este de importanţămajoră pentru toate organizaţiile moderne, atât în desfăşurarea afacerilor pe 19
  20. 20. cale electronică (comerţ electronic), cât şi în ceea ce priveşte contactul cuclienţii, cu furnizorii, sau cu partenerii strategici. Tehnologia informaţională reprezintă investiţia totală a unei firme întehnică de calcul, comunicaţii, respectiv hardware, software, telecomunicaţii,suporturile de stocare a datelor, cât şi în personalul care furnizează acesteservicii. Ea include investiţiile în tehnologie informaţională implementată atâtde personalul de specialitate din interiorul firmei, cât şi de alţi furnizori deservicii din exteriorul firmei, specialişti în domeniu. Valoarea totală a acestorinvestiţii reprezintă portofoliul tehnologiei informaţionale, care trebuiecoordonat la fel ca un portofoliu financiar, punând în balanţă riscurile şicâştigurile pentru alegerea variantei optime, care să concorde cu obiectivele şicu strategia firmei în ceea ce priveşte clienţii şi acţionarii. Portofoliul tehnologiei informaţionale este determinat de infrastructuratehnologiei informaţionale existentă în firmă, infrastructură care se află înstrânsă legătură cu: (a) infrastructurile diferitelor ramuri industriale (cum ar fisistemele de plăţi ale băncilor, sistemele de rezervare la liniile aeriene) şi cu(b) infrastructurile publice (cum ar fi furnizorii de servicii Internet şitelecomunicaţii). Împreună, aceste infrastructuri permit firmelor să-şidesfăşoare activitatea, ajutându-le să contacteze clienţii şi furnizorii, şi oferăguvernelor căi eficiente din punct de vedere al costurilor de a furniza serviciipopulaţiei. Aceste tehnologii constituie baza pentru noi forme organizaţionale,noi produse, noi pieţe şi pentru diverse schimbări în cadrul profesiilor.Combinarea infrastructurii tehnologiei informaţionale interne a unei firme cuinfrastructurile publice externe determină apariţia noii infrastructuri. Noua infrastructură, împreună cu tehnologia informaţională, necesarăpentru desfăşurarea eficientă a activităţilor firmei, constituie portofoliultehnologiei informaţionale. Întregul portofoliu al tehnologiei informaţionaletrebuie coordonat de un management format din specialişti atât în domeniuleconomic, cât şi în cel tehnic. În multe organizaţii, cea mai mare pondere o deţin cheltuielile cutehnologia informaţională. În multe firme moderne o mare proporţie dincapital se regăseşte chiar în tehnologia informaţională, aceasta generând profitla nivelul întregii economii. Analizând această situaţie, este clar că manageriinu-şi pot permite să renunţe la personalul cu pregătire tehnică. Toţi manageriitrebuie să deţină cunoştinţe bine dezvoltate, pentru a putea trata cu încredere şicompetenţă probleme legate de tehnologia informaţională, în aşa fel încâtalegerile făcute să ţină seama de aspectele strategice, tehnice, competitive,financiare şi organizaţionale. 20
  21. 21. Majorarea în fiecare an a investiţiilor în tehnologia informaţionalăpoate explica creşterea continuă a resurselor firmei. În multe firme, aceastăcreştere este însoţită şi de reducerea costurilor cu forţa de muncă, fapt pentrucare investiţiile în tehnologia informaţională atrag atenţia tuturor managerilorde întreprinderi. Instituţiile din sectorul financiar şi al serviciilor depind cel mai mult detehnologia informaţională, fiind urmate de cele din sectorul productiv. Înramura serviciilor, tehnologia informaţională stă la baza desfăşurării încondiţii optime a miilor de tranzacţii realizate zilnic. În acest sector alserviciilor, tehnologia informaţională reprezintă tehnologia de producţie,echivalentul utilajelor şi al liniilor de producţie din sectorul productiv.Interesant este că rata de creştere înregistrată în sectorul vânzărilor cuamănuntul în această perioadă a fost cea mai mare. Toate firmele de vânzarecu amănuntul, atât cele mari, cât şi cele mici, au realizat investiţii importanteîn tehnologia informaţională. Obiectivele acestor firme constau îndeterminarea exactă şi în orice moment a nivelului stocului şi a necesarului deproduse ce trebuie aprovizionate. Realizarea acestor obiective necesită oinfrastructură informaţională, care să furnizeze informaţiile necesarecoordonării procesului de vânzare cu amănuntul, a procesului de urmărire astocurilor şi de refacere a acestora. De aceea, pentru a rămâne competitivi pepiaţa de desfacere a produselor, vânzătorii cu amănuntul au fost nevoiţi săcrească investiţiile în tehnologia informaţională. Managerii unităţilor de vânzare cu amănuntul au nevoie de informaţiiexacte, legate de “ce” se vinde şi “unde” se vinde, informaţii pe care să letransmită furnizorilor în vederea obţinerii produselor pentru distribuirea încentrele de vânzare. Fiecare etapă a vânzării cu amănuntul depinde de intrarea,manipularea şi transmiterea datelor în timp util şi în forma corespunzătoarepentru a putea fi utilizate cu uşurinţă de cumpărători şi furnizori. Având învedere faptul că noua infrastructură, care include firma, furnizorii săi şi,uneori, întreaga ramură industrială, influenţează fiecare etapă a procesului devânzare, firmele de vânzare cu amănuntul investesc în tehnologiainformaţională, în principal, în computere, care procesează rapid toatecomenzile clienţilor. Aceste investiţii sunt realizate în vederea obţinerii unor rezultatepozitive în ceea ce priveşte relaţia firmei cu clienţii. Însă, adesea,achiziţionarea de tehnologie informaţională se realizează pe baza unor deciziiluate de persoane necalificate, care acţionează după propria inspiraţie, faptpentru care nu întotdeauna aceste investiţii au efectul scontat. 21
  22. 22. Un succes spectaculos în utilizarea tehnologiei informaţionale l-a avutsistemul SABRE1 de rezervare a locurilor pentru transporturile aerieneefectuate de firma American Airlines. Folosirea acestui sistem a determinat ocreştere a încasărilor firmei între anii 1977-1986 cu 1,5 miliarde $. Astăzi,sistemul SABRE utilizează infrastructura publică a Internetului, pentru amenţine un contact direct cu clienţii. În firmele mari se adoptă zilnic unele decizii care nu sunt foarteimportante, dar sunt greu de urmărit. Dacă aceste decizii nu sunt binecoordonate, tehnologia informaţională poate deveni o piedică în bunadesfăşurare a activităţii, în loc să fie un factor care să înlesnească desfăşurareaacesteia. Pentru a adopta cele mai corecte decizii strategice în selectareaclienţilor sau în dezvoltarea sistemelor informaţionale, managerii trebuie săînţeleagă nu numai nevoile proprii ale firmei, ci şi aspectele de importanţămajoră legate de ramura lor de activitate şi de furnizorii lor de tehnologieinformaţională.1 Dan Anghel Constantinescu ş.a. - “Management informaţional”, Colecţia Naţionala,Bucureşti, 2000, pg. 10-12 22
  23. 23. Capitolul 2SISTEMUL INFORMAŢIONAL2.1 SISTEMUL INFORMAŢIONAL AL ÎNTREPRINDERII Conducerea oricărei organizaţii, atât în ansamblul ei, cât şi la niveluldiferitelor unităţi organizatorice, presupune cunoaşterea permanentă şi îndetaliu a mediului său exogen şi endogen. Cunoaşterea exactă şi oportună a totceea ce se întâmplă în organizaţie, dar şi în afara acesteia (respectiv înmacromediu şi micromediu) reprezintă o necesitate pentru organizaţiile carevor să supravieţuiască în condiţiile concurenţei acerbe cu care se confruntă pepiaţă. Pentru a planifica, organiza, coordona, controla şi adopta decizii,managerii, indiferent de nivelul ierarhic pe care se află, au nevoie deinformaţii. Din perspectivă sistemică, o organizaţie reprezintă un sistem ce are încomponenţa sa mai multe subsisteme, care, la rândul lor, pot fi privite ca şisisteme – conducătoare sau conduse. Pentru a putea gestiona toate activităţiledintr-o organizaţie, subsistemul conducător solicită subsistemuluiinformaţional anumite informaţii care să descrie procesele, fenomenele şievenimentele ce au loc la nivelul subsistemului operaţional. El stabileştelegătura permanentă şi feed-back-ul între toate componentele organizaţiei, câtşi între organizaţie şi mediul exogen. În literatura de specialitate, din ţară şi străinătate, se vehiculează unnumăr impresionant de definiţii referitoare la sistemul informaţional. Astfel din literatura străină am selectat definiţiile formulate deurmătorii autori: P. Checkland şi S. Holwell1 susţin că „orice şi fiecare sisteminformaţional poate fi întotdeauna gândit ca înglobând o pereche de sisteme,un sistem care este servit (oamenii ce desfăşoară acţiuni), şi un sistem careserveşte (care procesează date)”. În figura nr. 1.5 este reprezentată graficdefiniţia formulată de cei doi autori străini.1 Checkland P., Holwell S. – Information, Systems, and Information Systems: MakingSense of the Field, John Wiley and Sons, Chichester, 1998, p. 110-111. 23
  24. 24. G. B. Davis1 remarcă faptul că „sistemul informaţional este mai multdecât o disciplină academică, mai mult decât o extensie a comportamentului şimanagementului organizaţional, mai mult decât o ştiinţă a computerelor.” F. Land2 consideră că sistemul informaţional trebuie să includătotdeauna oameni utilizând şi interacţionând cu lucrurile (obiectele fizice) –realizate tot de către om – şi să conţină deopotrivă procesare formală şiinformală. Sistemul care Sistemul servit serveşte Furnizează oamenilor Acţiuni cu Procesarea sprijin pentru scopuri precise datelor selectate realizarea ale căror şi relevante acţiunilor realizare necesită pentru acţiunile informaţii oamenilor Figura nr. 2.1 Corelarea sistemelor Utilizatorul de informaţie – având memorie, cunoştinţe şi un sistem devalori – percepe lumea exterioară printr-un filtru cognitiv, care poate „selecta,amplifica, atenua sau deforma mesajele – şi ca urmare, chiar şi mesajele celemai simple pot fi interpretate diferit de către oameni diferiţi. Land consideră că acţiunile sunt determinate de asocierea mesajelorprimite – din sistemul informaţional formal, informal sau din însăşi lumeareală – cu valorile şi cunoştinţele stocate în memoria persoanei. J. A. Seen3 consideră că „sistemul informaţional este un set depersoane şi proceduri care lucrează împreună…. Accentul pus pe noţiunea desistem evidenţiază faptul că diferitele componente au un obiectiv comun – de-asusţine activităţile organizaţiei.”1 Davis G. B., - Management Information Systems: conceptual foundations,structure and development (2nd Edition), McGraw-Hill, New York, 1985, p. 22.2 Land F., - Is an information theory enough?, The Computer Journal, 28 (3), 1985, p.211-215.3 Seen J.A., - Information System in Management (3rd Edition), WadsworthPublishing Company, Belmont, California, 1987, p. 3. 24
  25. 25. Din literatura de specialitate românească am selectat definiţiile date deurmătorii autori: C. Russu1 defineşte sistemul informaţional ca fiind „totalitateametodelor, procedurilor şi mijloacelor folosite în procesul informaţional, careeste ansamblul integrat al operaţiilor de culegere, transmitere şi prelucrare adatelor, sistematizare, analiză, păstrare şi valorificare a informaţiilor.” D. Oprea2 defineşte sistemul informaţional ca fiind „un ansamblu deresurse umane şi de capital, investite într-o unitate economică, în vedereacolectării şi prelucrării datelor necesare producerii informaţiilor, care vor fifolosite la toate nivelurile decizionale ale conducerii şi controluluiactivităţilor organizaţiei.” O. Nicolescu şi I. Verboncu3 consideră că sistemul informaţional-managerial „poate fi definit ca ansamblul datelor, informaţiilor, fluxurilor şicircuitelor informaţionale, procedurilor şi mijloacelor de tratare ainformaţiilor menite să contribuie la stabilirea şi realizarea obiectivelororganizaţiei.” Remarcăm faptul că cei doi autori folosesc noţiunea de sisteminformaţional-managerial, ei considerând că între noţiunile de sisteminformaţional şi sistem informaţional-managerial există diferenţe, dar ele pot fiutilizate alternativ deoarece se consideră că sistemul informaţional dintr-unmediu de afaceri este conectat, mai mult sau mai puţin, cu managementul. În general, sistemul informaţional al întreprinderii nu este oconstrucţie uniformă, ci este format din diferite subsisteme între care existăanumite relaţii. Corespunzător domeniului funcţional din structuraorganismului economic în care se utilizează, sistemele informaţionale pot fiutilizate pentru o multitudine de activităţi specifice fimei (fig. 2.2).1 Russu C., - Management, Editura Expert, Bucureşti, 1996, p. 127.2 Oprea D., - Analiza şi proiectarea sistemelor informaţionale economice, EdituraPolirom, Bucureşti, 1999, p. 40.3 Nicolescu O., Verboncu I., - Management, Editura Economică, Bucureşti, 1999,p.241. 25
  26. 26. Sistemul informaţional al întreprinderii Producţie Managementul şi Marketing Finanţe Contabilitate resurselor exploatare umane Proiectare Analiza salarizării Publicitate şi pro- Bugetarea inves- Conturi ale furnizo- asistată de calculator tiţiilor Ccomponente movare rilor Fabricaţie asistată de Managementul Gestiunea trezoreriei personal Verificare calculator marketingului Gestiunea creditelor operaţiuni Analiza forţei de Gestiunea stocurilor Studii de piaţă Prognoze financiare Facturare şi conturi lucru Planificarea necesa- Managementul de Analiza rentabilităţii de clienţi Gestiunea datelor rului de materiale Analiza nesarului despre anagajaţi produs Bugetare Automate industriale Previziunea de finanţare Contabilitate Aprovizionare şi Gestiunea porto- Prognoza necesa- vânzărilor analitică recepţie foliilor rului de personal Direcţionarea Cartea Mare Robotică vânzărilor Plăţi Analiza necesarului Prelucrarea de formare şi Contabilitate fiscală perfecţionare a comenzilor personalului Figura. nr. 2.2 Structurarea funcţională a sistemelor informaţionale1 Principala dificultate a abordării sistemului informaţional în funcţiede compartimentele funcţionale ale întreprinderii ţine de imposibilitateatrasării unei graniţe, fie şi aproximative, între informaţiile aferente fiecăruicompartiment. Un exemplu clasic este cel al gestiunii vânzărilor, în careaceleaşi date interesează compartimentele vânzare-marketing, financiar,contabilitate, personal-salarizare, producţie şi chiar proiectare. Cea mai mareparte a informaţiilor acoperă două sau mai multe compartimente aleîntreprinderii. Contabilitatea, “procesul de identificare, măsurare şicomunicare a informaţiei economice pentru a permite judecăţi şi deciziidocumentate din partea utilizatorilor informaţiei”2, poate constitui exemplulcelui mai vechi şi mai răspândit subsistem informaţional al întreprinderii. Sarcinile mai puţin structurate, gen pregătire şi preluare date, revincomponentelor manuale sau sistemelor expert. Sistemele informatice clasiceau avut în vedere mai ales operaţiile repetitive, bine structurate, respectiv1 OBrien, J., Les systèmes d’information de gestion, DeBoeck Université, Montreal,1995, p.4532 American Accounting Association - A statement of Basic Accounting Theory,Evanston, Illinois, 1966, p. 64 26
  27. 27. prelucrarea datelor, stocarea şi gestionarea acestora pentru a furnizainformaţii pertinente. Ulterior, prin sisteme suport pentru decizii şi, mai apoi,prin sistemele expert interpretarea rezultatelor obţinute şi, în mod efectiv,luarea deciziilor a făcut obiectul integrării în sistemele informatice. O caracteristică a secolului XXI este influenţa majoră a calculatoarelorelectronice. Indiferent de locul unde trăim, de ceea ce facem în mod curenteste absolut imposibil să nu fim influenţaţi de calculatoare. Acestea s-auintegrat şi se integrează din ce în ce mai mult în viaţa şi activitatea fiecăruia.Modul în care informaţiile pot fi accesate a cunoscut o adevărată revoluţie înmai puţin de 50 de ani. Creşterea eficienţei întreprinderilor a fost posibilă în special prinutilizarea la scară tot mai mare a sistemelor de calcul. Acestea, prinintermediul programelor software, au permis firmelor să-şi structureze şi să-şiorganizeze mai eficient activitatea la preţuri accesibile. În prezent aproapetoate activităţile (în mod special cele economice) se desfăşoară cu ajutorulcalculatorului. Fie că se apelează la date care pot fi accesate în câteva secunde,fie că se fac calcule complexe, calculatorul a devenit o unealtă de mare preţ înviaţa de zi cu zi. Scopul îndeplinit de sistemele de calcul s-a schimbat de la deceniu ladeceniu, îmbogăţindu-se. Dacă sistemele de calcul, au servit iniţialcercetătorilor pentru efectuarea mai rapidă a unor calcule anevoioase, treptatcalculatoarele s-au transformat în dispozitive pentru gestionarea şiadministrarea bazelor de date. În final, scopul utilizării calculatorului, alăturide cele menţionate mai sus, este de a fi principalul mijloc de informare şicomunicare interplanetară. În literatura de specialitate din ţară şi străinătate există un numărimpresionant de definiţii referitoare la diferenţa care există între sistemulinformaţional şi cel informatic. O. Nicolescu1 pornind de la ideea că adesea, informaticienii, punsemnul egalităţii între cele două sisteme „susţine că sistemul informatic esteacea parte a sistemului informaţional care se rezumă la culegerea,transmiterea şi prelucrarea cu mijloace automatizate a informaţiilor.” (fig.nr. 2.3).1 Nicolescu O. (coord.) - Sistemul Informaţional Managerial al Organizaţiei, EdituraEconomică, Bucureşti, 2001, p.26-27. 27
  28. 28. C. Russu1 susţine că un sistem informatic este un „sistem de trataremecanizată sau automatizată a informaţiei, construit din echipamente,programe şi fişiere care trebuie să satisfacă cerinţe riguros precizate”. SISTEMUL INFORMAŢIONAL Sistem informatic Automatizat Mecanizat Manual PRELUCRAREA INFORMAŢIILOR VEHICULAREA INFORMAŢIILOR CULEGEREA INFORMAŢIILOR Figura nr. 2. 3 Raportul Sistem informaţional – Sistem informatic 2 În literatura de specialitate românească se face delimitarea clară întrecele două sisteme însă spre deosebire de literatura de specialitate străină, lanoi, nu se evidenţiază faptul că resursele umane au o importanţă vitală îndezvoltarea şi funcţionarea eficientă a sistemelor informatice. În literatura de specialitate americană3 sistemele informaţionale careinclud calculatoarele sunt denumite sisteme informaţionale bazate pecomputere – computer based informations systems. Până acum câţiva ani, majoritatea organizaţilor au utilizat nouatehnologie informaţională doar pentru a rezolva mai rapid operaţiile pe care le-au efectuat din totdeauna manual. În prezent o organizaţie bazată pe informaţie poate fi întemeiată şi fărăo tehnologie avansată de procesare a datelor, dar, pe măsură ce organizaţia seimplică în procesul de creare şi utilizare computerizată a informaţiei, structura1 Russu C., - op. cit., p.127.2 Nicolescu O. (coord.) - Sistemul Informaţional Managerial al Organizaţiei, EdituraEconomică, Bucureşti, 2001, p.26-273 Parker C. S., - Management Informatin System – Strategy and Action, McGrawHill,New York, 1989, p. 12. 28
  29. 29. organizatorică, procesele decizionale şi modul de realizare a activităţilor seîmbunătăţesc vizibil. Sistemul informaţional nu este în mod obligatoriu bazat pe computere,însă pot exista situaţii când sistemul manual nu mai poate realiza eficient şifără eroare, o sarcină datorită complexităţii acesteia sau a interdependenţei cualte activităţi, şi atunci utilizarea calculatoarelor este absolut necesară. De asemenea calculatoarele pot pe de o parte să preia integral sauparţial, realizarea unor activităţi periculoase pentru om, iar pe de altă parte potcalculatoarele pot completa, sprijini, activitatea umană, făcându-i maiproductivi şi mai eficienţi. Resursele umane au un rol foarte important în cadrul sistemuluiinformaţional ele fiind deţinătoare de informaţii, stricte de natură umană. carenu pot fi informatizate, spre deosebire de tendinţa actuală de restrângere amijloacelor manuale şi mecanizate şi extinderea masivă a ponderi sistemuluiinformatic în cadrul celui informaţional.2. 2 FUNCŢIILE SISTEMULUI INFORMAŢIONAL În vederea realizării obiectivelor fundamentale ale organizaţiei nu suntsuficiente doar resursele umane, materiale şi tehnice stabilite de specialişti, cipentru combinarea optimă a acestora este necesară cunoaşterea permanentă acerinţelor mediului extern al firmei, starea resurselor proprii precum şi acerinţelor consumatorilor. Astfel sistemul informaţional al societăţiicomerciale este necesar să îndeplinească cumulativ următoarele funcţii1:funcţia decizională, funcţia operaţională, funcţia de documentare şi funcţiaeducaţională.a) Funcţia decizională – exprimă menirea sistemului informaţional de a asigura elementele informaţionale necesare fundamentării şi adoptării deciziilor.b) Funcţia operaţională – se referă la scopul sistemului informaţional de a declanşa multitudinea de acţiuni necesare realizării obiectivelor organizaţiei, asigurând astfel operaţionalizarea deciziilor, metodelor şi tehnicilor manageriale.1 Gorski H., - Sistemul Informaţional Managerial, Editura Universităţii „LucianBlaga”, Sibiu, 2003, p. 97. 29
  30. 30. c) Funcţia de documentare – exprimă menirea sistemului informaţ ia informaţional, de a înregistra informaţ informaţiile, cu scopul de a îmbogăţi cunoştinţele utilizate în ţele procesele manageriale sau de execu execuţie.d) Funcţia educaţional – are ca rol asigurarea informaţiilor cu caracter ională iilor formativ şi tratarea acestora astfel încât s se obţină creşterea efectelor i să şterea educaţionale, atât în plan individual cât şi în plan organizaţional. ionale, ional. Funcţiile sistemului informa ional sunt reprezentate grafic în fig nr. iile informaţional fig.2.4. Funcţia de documentar e Funcţiile Funcţia Funcţia sistemului decizională operaţională informaţional Funcţia educaţională Figura nr. 2 4 Funcţiile sistemului informaţional 2. În realizarea acestor func sistemul informaţional este confruntat cu funcţii, ionalprobleme foarte complexe, dat fiind tripla dimensiune a informa dată informaţiilor, şianume dimensiunea individual dimensiunea organizaţională şi dimensiunea individuală,socială. Informaţiile au o dimensiune individual în sensul că ele condi individuală, condiţionează într-o proporţie apreciabil potenţialul şi realizarea aspiraţiilor personale ie apreciabilă ţiilor ale salariaţilor; Informaţiile au o dimensiune organizaţională, în sensul că reprez iile ă reprezintă o premisă indispensabil pentru stabilirea şi finalizarea obiectivelor indispensabilă i organizaţiei de către ac ătre acţionari şi manageri; Informaţiile au o dimensiune social , ce decurge din rolul lor în exercitarea socială, drepturilor şi responsabilit i responsabilităţilor salariaţilor din cadrul organiza l organizaţie în calitate de cetăţeni. ăţeni. 30
  31. 31. Astfel, în condiţiile trecerii la economia bazată pe cunoştinţe şi aleschimbărilor revoluţionare în domeniul informaticii, sistemul informaţionaldevine din ce în ce mai important şi condiţionant pentru supravieţuirea şiperformanţele organizaţiilor în toate domeniile. În concluzie sistemul informaţional constituie un subsistem de bază almanagementului organizaţiei. Informaţiile necesare conducerii sunt în funcţie de nivelul conducerii(fig 2.5) şi de posibilitatea de structurare a situaţiilor decizionale la caremanagerii trebuie să facă faţă. Spre exemplu, nivelul strategic cere rapoartemai sumare, ad-hoc, neprogramate şi previzionale, ca şi date externe pentrususţinerea planificării nestructurate şi a responsabilităţilor de conduceregenerală a activităţii. Nivelul operaţional necesită rapoarte interne regulate, ceconţin date detaliate, actuale sau istorice pentru susţinerea controluluistructurat al operaţiilor cotidiene. Structura deciziei Caracteristicile informaţiei Ad hoc Nestructurată Excepţională Recapitulativă Frecvenţă neregulată Previzională Conducerea Externă strategică Anvergură mare In f orm ii c iz a ţi De Conducerea tactică i Semistructurată Prestabilită Periodică Detaliată Conducerea operaţională Frecventă Istorică Internă Structurată Anvergură mică Figura nr.2.5. Caracteristicile informaţiei pe nivele de conducere11 Sursa: OBrien, Les systemes dinformation de gestion, De Boeck Univesity,Montreal, 1995, p. 368 31
  32. 32. În procesul decizional este necesară atât gestionarea informaţiiloristorice, cât şi a celor de previziune. Informaţiile previzionale ajută conducereasă definească tendinţele viitoare şi impactul acestora asupra deciziilor caretrebuie adoptate, în timp ce informaţiile istorice permit analiza performanţelortrecute ale întreprinderii şi evaluarea acestora. Totuşi, conducerea trebuie săprimească nu numai informaţii interne; de multe ori sunt foarte relevante şiindispensabile informaţiile externe. În sfârşit, cerinţele informaţionale aleconducerii depind în mod esenţial de nivelul de conducere. Astfel, activităţilede conducere pot fi subdivizate pe trei niveluri principale: nivelul strategic,nivelul tactic şi nivelul operaţional. La nivel strategic sunt definite strategiile,politicile şi obiectivele de ansamblu ale întreprinderii cu ajutorul uneiplanificări strategice pe termen lung. Managerii supraveghează, de asemenea,randamentul strategic al întreprinderii şi evoluţia sa globală. La nivel tacticsunt elaborate planuri, bugete pe termen scurt şi mediu, se definesc politicile,procedurile şi obiectivele subunităţilor întreprinderii, sunt stabilite modul deachiziţionare şi alocare a resurselor. La nivel operaţional sunt elaborateplanurile pe termen scurt. Managerii utilizează resursele şi execută sarciniledupă procedurile elaborate cu ajutorul bugetelor şi a programelor de producţiestabilite echipelor de lucru ale întreprinderii. Orice organizaţie constă din trei sisteme principale, aflate îninteracţiune: sistemul operaţional (SO), care se ocupă cu transformările pentrucare a fost creată organizaţia, sistemul decizional (SD), care orientează şidirijează organizaţia, şi sistemul informaţional al conducerii (SIC), care gestioneazăinformaţiile externe şi interne necesare conlucrării părţilor organizaţiei. Deşi întrecele trei sisteme există interferenţe, pentru simplificarea înţelegerii, acestea se potreprezenta separat, ca în fig. 2.5. A B SO E SIC C SD Figura nr .2.6 Sistemul informaţional al conducerii (SIC) în interacţiune cu sistemul operaţional (SO) şi sistemul decizional (SD) 32
  33. 33. Conexiunile dintre sisteme (circuite şi fluxuri informaţionale) se referăla: informaţiile de la proces şi de la piaţă, semnale, date numerice, rapoarte; dări de seamă, rapoarte prelucrate, modele şi programe de calcul, reclamaţii de la clienţi, situaţiile prezenţei la servici; hotărâri, instrucţiuni, comenzi, planuri, tehnologii, procedee; grafice de lucru, bonuri de lucru, bonuri de materiale, instrucţiuni pentru controlul calităţii, teste pentru verificarea profesională a operatorilor ş.a. La nivelul entităţilor economice se pot defini o serie de subsistemeinformaţionale folosindu-se diverse criterii, cum ar fi:a) Criteriul compartimentului care presupune definirea subsistemului informaţional la nivel de compartiment. Acesta prezintă dezavantajul abordării parţiale, în procesul de analiză a acelor activităţi economice care se desfăşoară în mai multe compartimente;b) Criteriul activităţii, care implică definirea subsistemului informaţional la nivel de activitate economică. Dezavantajul acesteia este neluarea în considerare, decât parţial, a interdependenţelor existente între activităţile entităţii cercetate;c) Criteriul funcţiunii care presupune abordarea subsistemelor informaţionale la nivelul activităţilor de bază din cadrul fiecărei funcţiuni a societăţii (funcţiunea de personal, funcţiunea de producţie, funcţiunea comercială, funcţiunea financiar-contabilă, funcţiunea de cercetare-dezvoltare, funcţiunea în servicii). Prin definiţie, sistemul informaţional al unei organizaţii este ansamblulde mijloace, legături comunicaţionale (circuite şi fluxuri), metode, tehnici şiproceduri destinate colectării, transmiterii, prelucrării, stocării şi securităţii datelor şituturor informaţiilor externe şi interne necesare bunei desfăşurări a activităţiiorganizaţiei. Sistemul informaţional al conducerii poate fi un sistem care proceseazăinformaţiile manual, mecanizat sau automatizat. Atunci când SIC esteautomatizat se numeşte sistem informatic pentru conducere. Automatizarea sapoate fi totală sau parţială. Companiile pot utiliza tehnologia informaţiilor la proiectarea şiconducerea afacerilor la nivel global, prin utilizarea legăturilor între unităţilede producţie, birourilor şi forţei de vânzare. Internetul furnizează infrastructuranecesară pentru noi modele de afaceri sau noi procese de realizare a afacerilor,precum şi pentru noi moduri de distribuire a cunoaşterii. 33
  34. 34. O percepţie clară a sistemelor informatice este esenţială pentrumanagerii de azi, deoarece majoritatea organizaţiilor au nevoie de sistemeinformatice performante pentru a supravieţui şi a prospera. În plus, gestiuneainformaţiilor a devenit o responsabilitate foarte importantă pentru manageri.Aceştia sunt interesaţi în a construi sisteme informatice pentru colectareainformaţiilor, înregistrarea, stocarea şi procesarea lor, cu scopul de a-i ajutala realizarea obiectivelor organizaţionale.2.2 COMPONENTELE SISTEMULUI INFORMAŢIONAL Pe plan mondial nu există în prezent o terminologie unanim acceptatăreferitoare la conţinutul sistemelor informaţionale şi nici o definiţie care săîntrunească sufragiile specialiştilor. Sistemul informaţional cuprinde1: ansamblul informaţiilor interne şi externe, formale sau informale,utilizate în cadrul firmei precum şi datele care au sta la baza obţinerii lor; procedurile şi tehnicile de obţinere (pe baza datelor primare) şi dedifuzare a informaţiilor; platforma hardware necesară prelucrărilor datelor şi disipăriiinformaţiilor; personalul specializat în culegerea, transmiterea, stocarea şi prelucrareadatelor. De asemenea, sistemul informaţional al organizaţiilor este alcătuit dinmai multe componente interdependente. Aceste sunt2: datele şi informaţiile; circuitele şi fluxurile informaţionale; procedurile informaţionale; mijloacele de tratare a informaţiilor. În accepţiunea majorităţii specialiştilor sistemul informaţional estedefinit, într-o concepţie sistemică, drept un ansamblu interconectat de date,informaţii, fluxuri informaţionale, proceduri informaţionale şi mijloace de1 Nicolescu O., Verboncu I., “Management”, Ed. Economică, 1995, pag. 39.2 Nicolescu O., Verboncu I., - op. cit., p. 242-250. 34
  35. 35. prelucrare, transmitere şi stocare a datelor care acţionează în vederea realizăriiobiectivelor fundamentale ale unei firme. Din definiţia dată se pot evidenţia următoarele componente alesistemului: 1. Datele care reprezintă ansamblul de informaţii prelucrate despre unfenomen sau proces; 2. Informaţiile reprezintă acele date care aduc un spor de cunoaşterereceptorului (uman sau maşină); 3. Fluxurile informaţionale reprezintă ansamblul informaţiilor şideciziilor (caracterizate prin conţinut, frecvenţă, calitate, volum, formă,suport), necesare desfăşurării unei anumite activităţi sau operaţii şi care setransmit între două posturi de lucru. Flux informaţional reprezintă totalitateainformaţiilor care parcurg circuitele informaţionale existente. Fluxurileinformaţionale se împart în trei categorii1:a) Fluxuri informaţionale ascendente - totalitatea informaţiilor care circulă între două nivele ierarhice aflate în relaţie de subordonare;b) Fluxuri informaţionale orizontale - informaţiile care circulă între subdiviziuni organizatorice aflate pe acelaşi nivel ierarhic;c) Fluxuri informaţionale oblice - se nasc aleatoriu şi reprezintă totalitatea datelor vehiculate între subdiviziuni organizatorice aflate pe nivele ierarhice diferite, dar nu în relaţie de subordonare. 4. Circuitele informaţionale - ansamblul legăturilor existente întrediferite verigi organizatorice; 5. Procedurile informaţionale - totalitatea metodelor şi tehnicilor deprezentare a informaţiilor primare pentru asigurarea interfeţei om-calculator.Evoluţia procedurilor este strâns legată, în timp, de evoluţia performanţelorsistemelor de calcul; 6. Mijloace de tratare a informaţiilor - ansamblul echipamentelorconstructive (hardware) şi a suporturilor logice (software) ce asigurăprelucrarea informaţiilor şi obţinerea rezultatelor finale. Sistemul informaţional economic asigură gestiunea tuturorinformaţiilor din cadrul unui sistem economic, folosind toate metodele şiprocedeele de care dispune. Informaţiile sunt generate şi înregistrate în cadrulsistemului economic la nivelul unor verigi organizatorice şi funcţionale care semai numesc posturi de lucru, care se individualizează prin următoarele1 Radu I., “Informatică managerială”, 1996, pag. 15. 35
  36. 36. elemente: date de intrare; timp de staţionare; operaţii de prelucrare; date deieşire. 2.2.1 Datele şi informaţiile În vorbirea curentă, termenii de dată şi informaţie sunt utilizaţi cuacelaşi înţeles însă între ele există o anumită diferenţă. Deşi adesea sefoloseşte termenul de dată şi informaţie cu acelaşi sens, specialiştii distingîntre cele două noţiuni o mare diferenţă. Datele reprezintă fapte şi cifreneanalizate. Astfel, potrivit majorităţii specialiştilor „data reprezintădescrierea cifrică sau letrică a unor acţiuni, procese, fapte, fenomenereferitoare la firmă sau la procese din afara sa care intereseazămanagementul acesteia.” Informaţiile sunt definite ca fiind „acele date care aduc adresantuluiun spor de cunoaştere privind direct sau indirect întreprinderea respectivă, ceîi furnizează elemente noi, utilizabile în realizarea sarcinilor ce-i revin încadrul respectivei firme.” Datele sunt fapte, statistici, opinii sau predicţii clasificate pe o anumităbază pentru a fi stocate, procesate sau regăsite atunci când este necesar.Informaţiile, în schimb, sunt date care au relevanţă pentru nevoile celor careadministrează şi contribuie la exercitarea funcţiilor manageriale. Din multitudinea de definiţii atribuite atât datelor cât şi informaţiilor,de către specialişti în domeniu, putem observa faptul că datele se transformăîn informaţii în momentul în care li se atribuie înţeles, sens. Astfel la începutele sunt considerate „fapte brute”, „materii prime”, „puncte de plecare”, careîn urma procesului de „interpretare”, „transformare”, „procesare” sau„rezumare” primesc o anumită „valoare”, „relevanţă”, „semnificaţie”. Trebuie subliniat faptul că există posibilitatea ca persoane diferite săatribuie înţelesuri diferite aceloraşi date şi de asemenea trebuie făcutădistincţie între cantitatea mare de date care se poate afla la dispoziţia uneisocietăţi, şi volumul mult mai mic care este de fapt selectat şi transformat îninformaţii. Informaţiile şi cunoştinţele au o mare importanţă, atât pentrudezvoltarea personalităţii umane, cât şi pentru evoluţia vieţii şi societăţii. Nicisocietatea şi nici indivizii ei nu pot progresa satisfăcător în lipsă de informaţii. 36
  37. 37. Prin intermediul informaţiilor se asigură transferul cunoştinţelor de la ogeneraţie la alta, se asigură accesul la cele mai avansate realizări ale omenirii. Conceptul de informaţie reprezintă o noţiune de maximă generalitatecare semnifică o comunicare, o veste, o ştire, un mesaj, un semnal etc. despreevenimente, fapte, stări, obiecte, despre forme de manifestare a realităţii carene înconjoară. Informaţia reprezintă cantitatea de noutate adusă de un mesajdin lumea reală şi furnizată de cineva. Informaţia, energia, şi materia sunt cei mai importanţi factori aieconomiei moderne pe lângă pământ, capital şi forţa de muncă. Faţă dematerie sau energie, informaţia prezintă caracteristici distincte: ea nu cunoaşte ideea de original, se poate copia ori de câte ori sedoreşte şi este independentă de loc; informaţia nu se învecheşte şi se poate combina aproape nelimitat; informaţia este puternic condensabilă. informaţia se percepe ca o anumită măsură a ordinii întrucât eaanihilează incertitudinea şi nedeterminarea. O măsură a ordonării este entropianegativă, termen care a luat naştere prin analogie cu entropia, care este, întermodinamică, o mărime exprimabilă matematic a neordonării. Calitatea unei informaţii constă în gradul de probabilitate cu careutilizatorul creează certitudinea unei afirmaţii1. Oamenii ajung la informaţiidirect, prin intermediul altor oameni, sau prin purtători de informaţie, precumziare, cărţi, imagini, casete video, CDROM-uri, discuri sau echipamente decomunicaţie (radio, televizor, fax, telefon sau calculator). În secolul XXI revoluţia cunoştinţelor se va intensifica2, iar rezultatulacesteia va fi constituirea unor economii bazate pe cunoştinţe care se vorextinde rapid în zonele dezvoltate ale omenirii. Fireşte la baza revoluţieicunoştinţelor se află corelaţia cunoştinţelor cu data şi informaţia. Informaţiile vehiculate într-o organizaţie pot fi grupate pe mai multecategorii după următoarele criterii:1. După modul de exprimare informaţiile pot fi: Orale – expuse prin viu grai; Scrise – consemnate de regulă pe hârtie; Audio-vizuale – se adresează concomitent văzului şi auzului.1 Rohner K., Ciber-marketing, Ed. ALL, 1999, pag. 512 Jones A. B. – Knowledge Capitalism-Business, Work and Learning in the NewEconomy, Oxford University Press, Oxford, 1999, p.VI. 37
  38. 38. 2. După gradul de prelucrare informaţiile se împart în: Primare – anterior nu au suferit un proces de prelucrare informaţională; Intermediare – se află în diferite faze de prelucrare informaţională; Finale – au trecut prin întregul şir de prelucrări informaţionale prevăzute.3. După direcţia vehiculării informaţiile pot fi: Descendente – se transmit de la nivelurile ierarhice superioare la cele inferioare ale managementului; Ascendente – se transmit de la eşaloanele ierarhice inferioare la cele superioare de management; Orizontale – se transmit între titularii de posturi situati pe acelaşi nivel ierarhic.4. După modul de organizare a înregistrării şi prelucrării informaţiile se clasifică în: Tehnico-operative – localizează în timp şi spaţiu procesele din cadrul firmei; De evidenţă contabilă – se referă în special la aspectele economice ale activităţilor firmei; Statistice – reflectă sintetic principalele activităţi ale firmei corespunzător unor standarde prestabilite.5. După mediul de provenienţă informaţiile pot fi: Exogene – provin din suprasistemele din care face parte firma; Endogene – sunt generate în cadrul firmei.6. După destinaţie informaţiile se împart în: Interne – beneficiarii de informaţii sunt managerii şi executanţii din întreprindere; Externe – beneficiarii de informaţii sunt clienţii, furnizorii sau suprasistemele din care face parte firma.7. După gradul de obligativitate pentru adresant informaţiile pot fi: Imperative – emise de conducători fiind destinate nivelurilor ierarhice inferioare; Nonimperative – emise de executanţi şi manageri fiind destinate preponderent colegilor sau superiorilor.8. După natura proceselor informaţiile, bazate pe funcţiunile firmei, se pot clasifica astfel pentru: Cercetare-dezvoltare; Comerciale; Producţie; Financiar-contabile; Personal; Complexe. Trebuie făcută distincţia între ştire ca informaţie despre ceva şi opiniadespre acel ceva. Ştirea întruneşte caracteristicile de informaţie în sensul căreflectă realităţi obiective, stări de fapt existente. Opinia reprezintăexprimarea unor păreri, a unor gânduri proprii sau de grup. Opinia este decisubiectivă sau prea puţin obiectivă, putând fi uneori promovată pe baza unorinterese dinainte stabilite, urmărind scopuri fie constructive (educaţionale,mobilizatoare etc.), fie distructive (denaturarea realităţii, abaterea atenţiei de laproblemele reale ale vieţii, dezinformarea etc.). Opinia fiind subiectivă are un 38
  39. 39. grad redus de generalitate chiar atunci când priveşte unele evenimenteconcrete1. De asemenea, informaţia nu trebuie să se confunde cu zvonul carereprezintă, ca şi opinia falsă, o ştire neîntemeiată şi neverificată. Forma deexprimare şi transmitere a informaţiilor, opiniilor şi comentariilor o reprezintăcomunicarea. Informaţia este o comunicare despre un anumit aspect al realităţiiobiective. Din punct de vedere conceptual informaţia reprezintă o reflectare înplanul gândirii umane a legăturilor de cauzalitate, privind aspecte din realitateace ne înconjoară. Informaţia are sens de noutate pentru cel căruia i se adresează,indiferent de forma pe care o ia (ştire, semnal, comunicare). Putem spune decică informaţia este un mesaj, dar cu precizarea că nu orice mesaj este oinformaţie. Dacă mesajul nu transmite nici o noutate şi nu are suport real,atunci acesta nu prezintă interes pentru receptor şi deci nu are caracter deinformaţie. Informaţia primeşte întotdeauna atributul domeniului pe care îl reflectă.De exemplu, realităţile din domeniul economic se reflectă în informaţiileeconomice. Procesul de sesizare, înţelegere şi însuşire a informaţiilor dintr-unanumit domeniu reprezintă un proces de informare. Informaţiile dobândite înurma unui proces de informare într-un anumit domeniu, formează cunoştinţeledespre acel domeniu, iar mulţimea acestora reprezintă baza de cunoştinţe. Cunoştinţele reprezintă deci o însumare a tuturor informaţiilordobândite într-un anumit domeniu, sau care se referă la un anumit obiect. Însinteză cunoştinţele sunt elemente abstracte şi individuale despre obiectele şidomeniile lumii reale, însuşite şi/sau dobândite. Data este forma de reprezentare accesibilă a informaţiei prelucrate.Ea reprezintă suportul formal al informaţiei care se concretizează în cifre,litere, Simboluri, coduri şi alte însemne. Există o corespondenţă determinată între informaţie, Simbol şi datăastfel că, foarte adesea, în practică, termenul de informaţie este utilizat pentrua desemna date, iar expresia „prelucrarea informaţiilor” înlocuieşte expresia„prelucrarea datelor”. Putem considera că datele prelucrate, în măsura în care1 Surcel T., Sofronie Gh., Baron C. Informatica economică, Ed. Calipso 2000, 1999,pag. 9. 39
  40. 40. afectează în sens pozitiv comportamentul receptorilor (oameni sau maşini), aucalitatea de informaţii. În procesul prelucrării şi utilizării informaţiilor, acestea sunt privite dinpatru puncte de vedere: a) din punct de vedere sintactic, când se urmăreşte aspectul admisibilal acestora, în sensul că informaţiile trebuie să capete anumite forme dereprezentare respectând riguros anumite reguli. Nivelul sintactic se referă la sistemul de semne şi la regulile de reunirea acestora în construcţii sintactice utilizate pentru reprezentarea informaţiilorîn procesul culegerii, transmiterii şi prelucrării acestora. Acestui nivel îicorespunde conceptul de dată, concept central în informatică, exprimat prinformulă BNF (Backus-Naur Form) astfel:<data>: = <identificator><atribute><valoare> Noţiunea de dată în informatică cuprinde şi noţiunea de valoare, darpresupune în plus şi elementul de reprezentare şi manipulare, adică omodalitate simbolică de exprimare şi un sistem de reguli de transformare aacestuia prin care se pot obţine date noi. Apare astfel clară nu numai distincţiadintre dată şi valoare, ci şi deosebirea dintre informaţie şi dată, ca deosebiredintre obiect şi modelul său. Finalitatea procesului de informare presupunetrecerea de la structură la sens, adică de la nivelul sintactic la cel semantic prinprocesul de comunicare influenţat de context; b) din punct de vedere semantic, urmărindu-se semnificaţia, înţelesulinformaţiei (conţinutul real al informaţiei) ce derivă din datele prelucrate. Subaspect semantic, informaţia poate fi caracterizată ca semnificaţie a datelor.Sensul informaţiei la nivel semantic este corespondenţa dintre o dată, pe de oparte, şi obiectul real sau situaţia pe care o reprezintă, pe de altă parte; c) din punct de vedere pragmatic, urmărindu-se utilitatea pentrureceptori, efectul asupra acestora (măsura în care acestea satisfac cerinţeleutilizatorului). Este nivelul cel mai concret de considerare a informaţiei esteînsă cel pragmatic, singurul care raportează informaţia la scopurileobservatorului. În raport cu necesităţile observatorului se definesccaracteristici ca importanţa sau utilitatea informaţiei. Obiectul pragmaticiiinclude, deci, într-o anumită măsură, problemele de conducere, de necesar deinformaţii şi de eficienţă a sistemelor informaţionale. Abordarea pragmaticăimpune utilizarea noţiunii de cunoştinţă. Considerând situaţia la un momentdat, cunoştinţele reprezintă totalitatea informaţiilor dobândite anterior cu 40

×