Panduan Pengurusan Pejabat 2

23,380 views
23,061 views

Published on

Published in: Business, Technology
3 Comments
7 Likes
Statistics
Notes
No Downloads
Views
Total views
23,380
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
164
Actions
Shares
0
Downloads
709
Comments
3
Likes
7
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Panduan Pengurusan Pejabat 2

  1. 1. PANDUAN <br />PENGURUSAN PEJABAT<br />OLEH:-<br /> NAWAL BINTI MOHAMED AMIN<br /> AKADEMI IMIGRESEN MALAYSIA<br />
  2. 2. PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT<br />
  3. 3. TUJUAN<br />PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT DIKELUARKAN PADA 30 APRIL 2007 MENGGANTIKAN ARAHAN PERKHIDMATAN YANG DIKELUARKAN SEMENJAK 01 MAC 1974. <br />PANDUAN INI MEMBANTU AGENSI AWAM MELAKSANAKAN URUSAN PENTADBIRAN PEJABAT DENGAN LEBIH CEKAP, TERATUR DAN BERKESAN. <br />
  4. 4. KANDUNGAN<br />BHG I : PENGURUSAN AM PEJABAT.<br />BHG II : PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA.<br />BHG III : KEPERIBADIAN DAN KETERAMPILAN.<br />BHG IV : PENGURUSAN PERHUBUNGAN PELANGGAN.<br />BHG V : SISTEM PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN.<br />BHG VI : URUSAN SURAT KERAJAAN.<br />BHG VII : PENGURUSAN FAIL.<br />BHG VIII : PENYELENGGARAAN PEMELIHARAAN DAN PELUPUSAN REKOD AWAM.<br />BHG IX : PENGURUSAN KOMUNIKASI DAN TEKNOLOGI MAKLUMAT.<br />BHG X : INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT.<br />
  5. 5. BHG I : <br />PENGURUSAN AM PEJABAT<br />
  6. 6. <ul><li>PERANAN KERAJAAN.
  7. 7. TANGGUNGJAWAB KETUA JABATAN.
  8. 8. MENYEMAK SEMULA FUNGSI JABATAN.
  9. 9. MENILAI SEMULA AKTIVITI JABATAN.
  10. 10. UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN.
  11. 11. SENARAI TUGAS.
  12. 12. KEMUDAHAN KOMUNIKASI.
  13. 13. PERHIMPUNAN BULANAN.
  14. 14. RUANG PEJABAT.
  15. 15. KEBERSIHAN PEJABAT.
  16. 16. KHIDMAT NASIHAT.
  17. 17. PENYELARASAN DAN PEMANTAUAN.
  18. 18. PROGRAM KEBAJIKAN. </li></li></ul><li>BHG II:PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA <br />
  19. 19. <ul><li>REKOD PERKHIDMATAN PEGAWAI.
  20. 20. MAKLUMAT DALAM REKOD PERKHIDMATAN.
  21. 21. PENYELENGGARAAN REKOD PERKHIDMATAN.
  22. 22. REKOD KEHADIRAN.
  23. 23. PENILAIAN PRESTASI.
  24. 24. PEMUPUKAN BUDAYA KERJA POSITIF.
  25. 25. PEMBANGUNAN MODAL INSAN.
  26. 26. SIJIL PENGHARGAAN.
  27. 27. PEWARTAAN</li></li></ul><li>BHG III:KEPERIBADIAN DAN KETERAMPILAN<br /><ul><li>KEPERIBADIAN
  28. 28. TATAKELAKUAN
  29. 29. PAKAIAN
  30. 30. TANDA NAMA</li></li></ul><li>BHG IV:PENGURUSAN PERHUBUNGAN PELANGGAN<br /><ul><li>MENGUTAMAKAN PELANGGAN
  31. 31. KEMUDAHAN PELANGGAN
  32. 32. PIAGAM PELANGGAN
  33. 33. PENGURUSAN ADUAN AWAM
  34. 34. PENGURUSAN MEDIA</li></li></ul><li>BHG V:SISTEM PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN<br /><ul><li>PERKHIDMATAN KAUNTER
  35. 35. PERKHIDMATAN TELEFON BERKUALITI
  36. 36. SISTEM DAN PROSEDUR KERJA
  37. 37. MANUAL PROSEDUR KERJA DAN FAIL MEJA
  38. 38. BORANG PERMOHONAN
  39. 39. LESEN DAN PERMIT
  40. 40. PUNGUTAN HASIL</li></li></ul><li>BHG VI: URUSAN SURAT KERAJAAN<br />
  41. 41. <ul><li>SALAH SATU CARA PERHUBUNGAN PENTING, UNTUK MENYAMPAIKAN MAKLUMAT, ARAHAN, KEPUTUSAN DAN IDEA BARU.
  42. 42. SETIAP SURAT HENDAKLAH JELAS, TEPAT DAN RINGKAS SUPAYA MESEJ DISAMPAIKAN BERKESAN
  43. 43. BOLEH DIHANTAR MELALUI MESIN FAKSIMILI, EMEL, POS DAN PENGHANTARAN TANGAN. </li></li></ul><li>PENYEDIAAN<br />ALAMAT PENGIRIM, PENERIMA<br />NOMBOR RUJUKAN<br />TARIKH SURAT<br />TAJUK SURAT<br />PEMBUKAAN DAN PENGAKHIRAN SURAT<br />PENOMBORAN PERENGGAN, MUKA SURAT DAN LAMPIRAN.<br />
  44. 44. PENDAFTARAN DAN PENGEDARAN<br />SURAT DITUJUKAN KHUSUS KEPADA KETUA/TIMBALAN. SURAT KETUA JABATAN HENDAKLAH DISERAHKAN KEPADA PA (TANPA DIBUKA), SURAT KEPADA KETUA JABATAN DAN U.P HENDAKLAH DISERAH KEPADA PEGAWAI YANG BERTANGGUNGJAWAB.<br />TINDAKAN SEGERA MEMASUKKAN SURAT KE DALAM FAIL.<br />SURAT DITERIMA HENDAKLAH DIAMBIL TINDAKAN SEGERA.<br />SETIAP SURAT KELUAR HENDAKLAH DIDAFTAR.<br />PENGHANTARAN SURAT BOLEH BERBAGAI CARA.<br />
  45. 45. PENGURUSAN SURAT TERPERINGKAT <br />HENDAKLAH DIKAWAL DENGAN SELAMAT MENERUSI PENDAFTARAN RAHSIA SEMASA MENERIMA, MEMPROSES, MENYIMPAN DAN MENGHANTAR MENGIKUT ARAHAN KESELAMATAN.<br />
  46. 46. BHG VII: PENGURUSAN FAIL<br />
  47. 47. KEPENTINGAN PENGURUSAN FAIL<br /><ul><li>SURAT / DOKUMEN LAMPIRAN DITERIMA / DIWUJUDKAN DALAM MENJALANKAN URUSAN RASMI HENDAKLAH DIKANDUNG DALAM SATU FAIL YANG DIDAFTAR MENGGUNAKAN KULIT FAIL YANG DITETAPKAN. </li></li></ul><li>PENGKELASAN FAIL<br /><ul><li>FAIL URUSAN AM (HOUSE KEEPING FILES)</li></ul>- SURAT DAN DOKUMEN LAMPIRAN BERKAITAN HAL PENTADBIRAN, BANGUNAN DAN HARTA, KELENGKAPAN DAN BEKALAN, KEWANGAN DAN PERSONAL.<br /><ul><li>FAIL URUSAN FUNGSIAN (FUNCTIONAL FILES)</li></ul>- SURAT DAN DOKUMEN LAMPIRAN BERKAITAN FUNGSI DAN AKTIVITI ASAS JABATAN.<br /><ul><li>FAIL TERPERINGKAT </li></ul>- SELARAN DENGAN ARAHAN KESELAMATAN.<br />
  48. 48. PENGKELASAN PERKARA DAN PENGKODAN (SUBJECT CLASSIFICATION AND CODING)<br />SETIAP PERKARA DIBERI PENGKODAN NOMBOR YANG MANA AKAN MENJADI NOMBOR RUJUKAN FAIL JABATAN DAN AGENSI BOLEH MENDAPAT KHIDMAT NASIHAT KEPAKARAN DARIPADA JABATAN ARKIB NEGARA BAGI PENYEDIAAN PENGKELASAN PERKARA DAN PENGKODAN.<br />
  49. 49. PEMBUKAAN FAIL<br />FAIL YANG DIBUKA HENDAKLAH DIDAFTARKAN.<br />KERTAS MINIT DAN KANDUNGAN SURAT DAN DOKUMEN LAMPIRAN DISUSUN MENGIKUT TARIKH TRANSAKSI.<br />KERTAS MINI ADALAH PENTING BAGI MENCATAT SEGALA ARAHAN DAN KEPUTUSAN.<br />SURAT RASMI YANG DIDAFTAR ATAS KERTAS MINIT TIDAK BOLEH DIKELUARKAN DARI KANDUNGAN FAIL.<br />FAIL MENGANDUNGI 100 KANDUNGAN / KETEBALAN 4 SENTIMETER HENDAKLAH DITUTUP.<br />
  50. 50. FAIL SEMENTARA<br /><ul><li>DIBUKA APABILA:</li></ul>FAIL TIDAK DAPAT DIKESAN<br />LEBIH DARI SEORANG PEGAWAI PERLU MENGAMBIL TINDAKAN DENGAN MENGGUNAKAN FAIL YANG SAMA.<br /><ul><li>NOMBOR RUJUKAN DAN TAJUK FAIL SAMA DENGAN FAIL ASAL.
  51. 51. DIMASUKKAN KEMBALI KE FAIL ASAL.
  52. 52. FAIL BARU DIBUKA MENGGANTIKAN FAIL SEMENTARA.</li></li></ul><li>PENYIMPANAN DAN PERGERAKAN FAIL<br />FAIL TERBUKA DISIMPAN DI BILIK REKOD<br />FAIL TERPERINGKAT DISIMPAN DALAM KABINET BERKUNCI YANG BERPALANG, RAK BERGERAK BERKUNCI ATAU BILIK KEBAL MENGIKUT ARAHAN KESELAMATAN.<br />PERGERAKAN FAIL DIREKOD BAGI MEMUDAHKAN PENGAWALAN DAN PENGESANAN.<br />
  53. 53. SIMPAN DALAM PERHATIAN<br />KAEDAH SDP, DIGUNAKAN BAGI MEMUDAHKAN TINDAKAN SUSLAN (FOLLOW UP) KE ATAS SURAT DALAM TEMPOH MASA DAN TARIKH YANG DITETAPKAN.<br />
  54. 54. FAIL TIMBUL (FLOAT FILE)<br />DIGUNAKAN BAGI MEMAKLUMKAN KETUA JABATAN, PENYELIA MENGENAI SESUATU TINDAKAN YANG TELAH DIAMBIL.<br />
  55. 55. SISTEM PENGURUSAN DOKUMEN DAN REKOD ELEKTRONIK<br />SELARAS DENGAN PERKEMBANGAN ICT, JABATAN DIGALAKKAN MEMBANGUNKAN APLIKASI BAGI MENGURUSKAN MAKLUMAT DAN REKOD. SISTEM MAKLUMAT DAN REKOD ELEKTRONIK MEMBOLEHKAN PENYIMPANAN DAN CAPAIAN MAKLUMAT DAN REKOD SECARA MAYA (VIRTUAL)<br />
  56. 56. BHG VII: PENYELENGGARAAN, PEMELIHARAAN DAN PELUPUSAN REKOD AWAM<br />
  57. 57. <ul><li>REKOD YANG DITERIMA SECARA RASMI ATAU YANG DIKELUARKAN OLEH MANA-MANA PENJAWAT AWAM, PERUSAHAAN KERAJAAN DAN PEKHIDMAT AWAM ATAU PEKERJA PEJABAT AWAM DALAM MENJALANKAN TUGAS RASMI.</li></li></ul><li>TANGGUNGJAWAB KETUA JABATAN DAN KETUA AGENSI<br />MEMATUHI DAN MELAKSANAKAN SEMUA PIAWAIAN DAN PROSEDUR PENGURUSAN REKOD AWAM OLEH ARKIB NEGARA.<br />MENGADAKAN BILIK REKOD JABATAN DENGAN KELENGKAPAN DAN PERALATAN YANG SESUAI.<br />MELAKSANAKAN PERLUPUSAN.<br />MELANTIK SEORANG PEGAWAI REKOD JABATAN SEKURANG-KURANGNYA GRED 27 DAN MAKLUMKAN KEPADA ARKIB NEGARA.<br />
  58. 58. PENYELENGGARAAN DAN PEMELIHARA REKOD AWAM<br />KETUA JABATAN PERLU MENGAMBIL TINDAKAN MENYELENGGARA DAN MEMELIHARA REKOD AWAM DARI SEBARANG KEROSAKAN, KEMUSNAHAN DAN KEHILANGAN.<br />
  59. 59. PEMBAIKAN KECIL<br />HENDAKLAH DIBAIKI DENGAN MENGGUNAKAN BAHAN PELEKAT YANG DIBUAT DARIPADA UBI KAYU, GAM CECAIR ATAU PITA SELOFAN TIDAK SESUAI DIGUNAKAN KERANA KANDUNGAN ASIDNYA BOLEH MENCACATKAN KERTAS.<br />REKOD YANG BASAH HENDAKLAH DIKERINGKAN MENGGUNAKAN KERTAS SERAP AIR DAN KIPAS ANGIN.<br />
  60. 60. BILIK REKOD<br />BILIK REKOD HENDAKLAH SENTIASA BERSIH, TIDAK BERHABUK DAN MEMPUNYAI PEREDARAN UDARA YANG BAIK. <br />
  61. 61. PENYEDIAAN JADUAL PELUPUSAN REKOD<br />KETUA JABATAN/KETUA AGENSI HENDAKLAH MENYEDIAKAN JPR FUNGSIAN (FUNCTIONAL RECORDS) DAN MENDAPATKAN KELULUSAN DARI KETUA PENGARAH ARKIB NEGARA. <br />BAGI KUMPULAN REKODD URUSAN AM/HOUSEKEEPING RECORDS) TINDAKAN PELUPUSAN HENDAKLAH MENGIKUT JPR AM YANG DISEDIAKAN OLEH JABATAN ARKIB NEGARA.<br />
  62. 62. PROGRAM REKOD PENTING<br />KETUA JABATAN/KETUA AGENSI HENDAKLAH MENGENAL PASTI REKOD PENTING (VITAL RECORDS)DAN MEMBUAT PERANCANGAN UNTUK MEMELIHARA REKOD. <br />SALINAN KESELAMATAN (BACKUP COPIES) BAGI REKOD YANG TELAH DIKENALPASTI SEBAGAI REKOD PENTING HENDAKLAH DIBUAT DAN DISIMPAN DILOKASI BERASINGAN. <br />KHIDMAT NASIHAT BOLEH DIDAPATI DARI JABATAN ARKIB NEGARA.<br />
  63. 63. PELAN TINDAKAN BENCANA<br />KETUA JABATAN AGENSI HENDAKLAH MENYEDIAKAN PELAN TINDAKAN BENCANA YANG MELIPUTI ASPEK-ASPEK PERSEDIAAN MENGHADAPI BENCANA DAN TINDAKAN PEMULIHAN REKOD AKIBAT BENCANA.<br />
  64. 64. BHG IX:PENGURUSAN KOMUNIKASI DAN TEKNOLOGI MAKLUMAT<br />
  65. 65. <ul><li>PELAN STRATEGIK TEKNOLOGI MAKLUMAT</li></ul>- PelanStrategik ICT (ISP) jabatanialahsatupelanjangkapanjang (3 hingga 5 tahun) yang menetapkanhalatujuperancangan, strategipembangunandanpelaksaanprojek-projek ICT bagimenyokongpencapaianvisijabatan.<br /> - ISP yang disediakanperludikemukakankepadapihak MAMPU untukdisemakdandiluluskanolehJawatankuasa IT dan Internet Kerajaan (JITIK).<br /><ul><li>PEROLEHAN PERKAKASAN DAN PERISIAN</li></ul>- KetuaJabatandikehendakimengemukakancadanganprojek ICT kepada MAMPU bagimendapatkankelulusanteknikalsebelumiaiyadilaksanakan.<br /> - KetuaJabatanjugadikehendakimengemukakanLaporan Status PelaksanaanProjek ICT kepada MAMPU setiapenam (6) bulansehinggaprojektersebutsiadilaksanakanataumengikutperaturan yang berkuatkuasa.<br /><ul><li>RANGKA DAN KESELAMATAN TEKNOLOGI MAKLUMAT</li></ul> - RangkaDasarKeselamatan ICT ialahsarudasar yang memenuhikeperluanpenguatkuasaan, kawalandanlangkah-langkahmenyeluruhuntukmelindungiaset ICT.<br />
  66. 66. <ul><li>PENGUNAAN INTERNET, EMEL DAN PERISIAN</li></ul> - KetuaJabatanbertanggungjawabmemastikanpegawaimenggunakankemudahan Internet mengikutetika, garispanduandanprosedurkeselamatanpenggunaan internet yang ditetapkan.<br /><ul><li>PEMBANGUNAN SISTEM APLIKASI</li></ul> - KetuaJabatanbertanggungjawabmemastikansebarangpembangunansistemaplikasi (legacy) yang menyokongurusanJabatanmenggunapakaikod-kod yang standard dibawah Data Dictionary SektorAwam (DDSA) mengikutperaturan yang berkuatkuasa.<br /><ul><li>LAMAN WEB KERAJAAN</li></ul> - KetuaJabatanbertanggungjawabmemastikanlaman web jabatandibangundandiselenggarakandenganberkesan agar maklumat yang terkandungsentiasadikemaskinimengikutperaturansemasa yang berkuatkuasa.<br />
  67. 67. BHG X:INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT<br />
  68. 68. <ul><li>PEROLEHAN</li></ul>- Dalammenguruskanperolehaninventoridanbekalanpejabat, ketuajabatanhendaklahmerancangdengantelitidanmematuhiperaturan yang sediaada. <br /><ul><li>KAWALAN PENGGUNAAN</li></ul>- KetuaJabatanbertanggungjawabkeataskawalaninventoridanbekalanpejabatmengikutkaedah yang berkuatkuasauntukmencegahpembaziran, kehilangan, kerosakandanpenyalahgunaan.<br /><ul><li>PENYIMPANAN</li></ul> - KetuaJabatanhendaklahmemastikantempat yang digunakanuntukmenyimpaninventoridanbekalanpejabat (aset) adalahselamatdanbetul.<br /><ul><li>PENYELENGGARAAN</li></ul>- KetuaJabatanhendaklahmengambillangkah yang sesuaiuntukmemastikanaktivitipenyelenggaranbekalanpejabatdibudayakanolehsetiappegawai.<br />
  69. 69. <ul><li>PEMERIKSAAN</li></ul> - KetuaJabatan/PegawaiPemeriksa yang dilantikhendaklahmengadakanpemeriksaanberkaladansecaramengejutkeatasinventoridanbekalanpejabatmengikutperaturan yang ditetapkan.<br /><ul><li>PELUPUSAN</li></ul>- Item yang rosak, tidakbolehdigunaatautidakekonomikdibaiki, tempohdilupuskanmengikutperaturan yang berkuatkuasa. <br /> - Pelupusanhanyadilaksanakansetelahmendapatkelulusandaripadapihakberkuasa yang meluluskanpelupusan.<br /><ul><li>HAPUS KIRA</li></ul> - Item yang hilangatauberlakuperselisihanfizikalasetdanrekodberikutandaripadapemeriksaanstokverifikasi, tindakanhapuskirahendaklahdiambilmengikutperaturan yang berkuatkuasa. <br /> - Hapuskiradilaksanakansetelahmendapatkebenarandaripadapihakberkuasa yang meluluskanhapuskira.<br />
  70. 70. SEKIAN<br />TERIMA KASIH<br />

×