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Archivos, Archivonomia y manual de procedimientos
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Archivos, Archivonomia y manual de procedimientos

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Curso impartido por el Lic. Ammiel Villavicencio Martinez, por parte del CIITEC.

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Archivos, Archivonomia y manual de procedimientos Presentation Transcript

  • 1. ADMINISTRACION DOCUMENTAL
  • 2. LEY FEDERAL DE ARCHIVOS Nueva Ley publicada en el DiarioOficial de la Federación el 23 de enero de 2012.
  • 3. El objeto de esta Ley es establecer las disposiciones quepermitan la organización y conservación de los archivosen posesión de los Poderes de la Unión, los organismosconstitucionales autónomos y los organismos con autonomíalegal, así como establecer los mecanismos de coordinacióny de concertación entre la Federación, las entidadesfederativas, el Distrito Federal y los municipios para laconservación del patrimonio documental de la Nación,así como para fomentar el resguardo, difusión y accesode archivos privados de relevancia histórica, social,técnica, científica o cultural.
  • 4. ARCHIVOConjunto de documentos, sea cual seasu fecha, forma y soporte Material,acumulados en un proceso natural poruna persona o Entidad pública oprivada, en el transcurso de su gestión,Conservados respetando aquel ordenpara servir como testimonio Einformación a la persona o instituciónque los produce y a Los ciudadanos, ocomo fuentes de la historia.
  • 5. DOCUMENTORegistro de información recibida o producida por unaEntidad o persona en razón de sus funciones o desus actividades que tiene valor:AdministrativoFiscalLegalCientíficoEconómicoHistóricoCulturalTécnico
  • 6. ARCHIVO PUBLICO:Pertenecientes a entidades oficiales y los que se derivande la Prestación de un servicio público por entidadesprivadas.ARCHIVO PRIVADO DE INTERES PUBLICOPor su valor para la historia, la investigación, la cienciao la cultura es de interés público y declarado como talpor el legislador.
  • 7. 1. Fines de los archivos 2. Importancia de los archivosPRINCIPIOS 3. Institucionalidad e instrumentalidadGENERALES 4. ResponsabilidadDE LA 5. Dirección y coordinaciónFUNCIÓN 6. Administración y accesoARCHIVISTICA 7. Racionalidad 8. Modernización 9. Función de los archivos 10. Manejo y aprovechamiento de los archivos. 11. Interpretación
  • 8. SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOSConjunto de instituciones articuladas entre sí, queposibilitan la homogenización y normalización de losprocesos archivísticos, promueven el desarrollo de loscentros de Información, salvaguarda el patrimoniodocumental y el Acceso de los ciudadanos a la informacióny documentación.Archivo General de la Nación. Orientador ycoordinador.Archivos de entidades del estado. Diferentes niveles. Archivos privados, de acuerdo a planes y políticas delMinisterio de cultura mexicano en colaboracióninternacional.
  • 9. CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS PUBLICOSJURISDICCIÓN Archivo General de la Nación Y Archivo General del DepartamentoCOMPETENCIA Archivo General del Municipio Archivo General del Distrito
  • 10. Archivos de: La Rama Ejecutiva.ORGANIZACIÓN La Rama Legislativa. DEL La Rama Judicial. Los Organismos de ESTADO Control. Los Organismos Autónomos.
  • 11. OBLIGATORIEDAD•GESTION DE ARCHIVOS. Art. 5 LFA.*El estado está obligado a: la creación, Conservación,organización, Procedencia, preservación, Disponibilidad ycontrol de Procedencia Orden original
  • 12. NECESIDAD DE UN CÓDIGO DE ETICAEn el Xlll Congreso Internacional de Archivos, celebradoen Pekín, China, en 1996, se propuso un código ético paralos profesionales de la archívistica, considerados como losresponsables del control, cuidado, custodia, conservacióny administración de los archivos. Este código de éticasugiere lineamientos y pautas de conducta laboral paralograr la excelencia y la confianza pública en el quehacerde los archivistas.
  • 13. Un código de ética para archivistas debeestablecer normas de conducta para la profesiónarchivística. Debe enseñar a los nuevos miembrosdel oficio esas normas al tiempo que le recuerdeal archivista profesional sus responsabilidades,para así inspirar la confianza del público haciaesta profesión.
  • 14. El término “archivista” que usamos en este códigopretende incluir a todos aquellos involucrados con elcontrol, cuidado, custodia, preservación yadministración de archivos. Se debe promover y alentar a las instituciones, y engeneral a todos aquellos que brinden serviciosarchivísticos, a adoptar políticas y prácticas quefaciliten la utilización de este código .
  • 15. Este código pretende proporcionar un marcoético que sirva de guía a los miembros de estegremio, y no brindar soluciones específicas aproblemas particulares. Los principios van acompañados de uncomentario; principios y comentarios enconjunto conforman este Código de Ética.
  • 16. La implementación de este código depende dela buena voluntad de las instituciones yasociaciones archivísticas. Sugerimos que serealice un esfuerzo formativo y que seestablezcan los mecanismos necesarios quesirvan de guía, en caso de duda, para investigarconductas no éticas y, de considerarsenecesario, para aplicar sanciones.
  • 17. CODIGO DE ETICA
  • 18. 1.- El archivista debe proteger laintegridad del materialarchivístico y así garantizar queéste continúe siendo unaevidencia confiable del pasado.
  • 19. La obligación primordial del archivista es la de preservar la integridadde los documentos bajo su cuidado y custodia. Para cumplir con estatarea deben considerarse los legítimos, aunque a veces conflictivos,derechos e intereses de la institución que ofrece el servicio, así comode los dueños, de los protagonistas de los documentos y de losusuarios del pasado, presente y futuro. La objetividad e imparcialidaddel archivista es lo que aquilata su profesionalismo.Sin importar de dónde venga, el archivista debe resistir cualquier tipode presión que pretenda manipular evidencias o distorsionar loshechos.
  • 20. 2.- El archivista debe valorar, seleccionar ymantener los documentos archivados dentrode sus contextos histórico, legal yadministrativo, respetando así el principio deprocedencia, preservando y haciendoevidentes las relaciones originales de los documentos.
  • 21. El archivista debe actuar bajo los principios generalesaceptados por la práctica. Debe realizar sus tareas y funcionesde acuerdo con los principios de la archivística, con respeto a lacreación, mantenimiento y disposición de documentos activosy semiactivos, incluyendo los de carácter electrónico y demultimedia; la selección y adquisición de documentos para sucustodia archivística; el resguardo, preservación y conservaciónde archivos bajo su cuidado, y la catalogación, descripción ypublicación que hará accesible el uso de esos documentos.
  • 22. El archivista valora los documentos de maneraimparcial, basando su juicio en un conocimientoprofundo de las necesidades administrativas y de laspolíticas de adquisición de su institución. En cuanto seaposible debe clasificar y describir los documentosseleccionados para ser retenidos, de acuerdo con losprincipios archivísticos (ante todo el principio deprocedencia y el principio de orden original).
  • 23. Debe adquirir documentos de acuerdo con los propósitos yrecursos de su institución. No puede buscar o aceptaradquisiciones que hagan peligrar la integridad o la seguridad delos documentos ya existentes; debe cooperar para asegurar lapreservación de los documentos buscando el recinto adecuadopara los mismos. El archivista debe esforzarse por que regresen al país deorigen los documentos y archivos públicos tomados en tiemposde guerra o de ocupación militar.
  • 24. 3.- El archivista debe proteger laautenticidad de los documentos yasegurar que su valor no sea alteradodurante el proceso archivístico, laconservación y el uso.
  • 25. El archivista se asegura de que el valor de los documentos,incluyendo los electrónicos o de multimedia, no sea alteradoo maltratado a lo largo del proceso archivístico decatalogación, valoración y descripción, y durante laconservación y el uso. Cada consulta de un documento debe llevarse a cabo deacuerdo con criterios y métodos cuidadosamente establecidos.
  • 26. El reemplazo de originales por otros formatosdeberá hacerse a la luz del valor legal,intrínseco y de contenido de los documentos. Hay que informar al usuario cuando algúndocumento de acceso restringido haya sidotemporalmente removido de un archivo.
  • 27. 4.- El archivista debeasegurar el acceso continuoy la inteligibilidad delmaterial archivístico.
  • 28. El archivista selecciona los documentos quedeben ser conservados o destruidosprimordialmente para salvar el testimonio dela actividad, de la persona o de la instituciónque produjo y acumuló los documentos, perotambién debe tener en mente los cambios enlas necesidades de investigación.
  • 29. Los archivistas deben estar conscientes de queadquirir documentos de origen dudoso, por másinteresantes que estos resulten, podría alentar elcomercio ilegal. Deben cooperar con otrosarchivistas y con las instancias de procuración dejusticia involucradas en la captura de personassospechosas de robo de documentos de archivos.
  • 30. 5.- El archivista debedocumentar y justificar susacciones con respecto almaterial archivístico.
  • 31. El archivista se avoca a las prácticas correctas de custodiade archivos a lo largo del ciclo vital de los documentos ycoopera con los generadores de la documentación para crearnuevos formatos y prácticas de administración documental.No sólo se preocupa de adquirir nuevos documentos, sinoque también se asegura de que la nueva información y losnuevos sistemas archivísticos sean incorporados desde elinicio para preservar archivos valiosos.
  • 32. El archivista que trata con los funcionarios encargadosde la transferencia documental, o con los dueños de losdocumentos, debe tomar decisiones justasconsiderando, cuando esto sea posible, su autoridadpara transferir, donar o vender, así como los acuerdoseconómicos y sus beneficios, los planes para suprocesamiento, los derechos de autor y las condicionesde acceso.
  • 33. 6.- El archivista debe promoverel acceso más amplio posible almaterial archivístico y ofrecerun servicio imparcial a todoslos usuarios.
  • 34. El archivista facilita la búsqueda de informacióncreando métodos particulares y generales paratodos los documentos bajo su custodia. Ofrece orientación imparcial a todo usuario yemplea los recursos disponibles para ofrecer lasmejores opciones de servicios.
  • 35. Desalienta las restricciones absurdas o excesivas para el accesoy el uso de los documentos, pero puede sugerir o aceptar comocondición para la consulta, restricciones claras y previamenteestablecidas de duración limitada. Debe observar celosamente yaplicar imparcialmente todos los acuerdos hechos al momentodel préstamo, pero en su afán por conseguir la liberalización delacceso a los documentos y a la información, estará pendientepara renegociar las condiciones, de acuerdo al cambio de lostiempos y las circunstancias.
  • 36. El archivista responde cortésmente y con ánimo de ayudaral usuario, a todos los requerimientos razonables en torno alos acervos, y promueve el mayor uso posible de estos,cuidando siempre de cumplir con las políticasinstitucionales, la reservación de los acervos, lasconsideraciones legales, los derechos individuales y losacuerdos establecidos con el donante. Explica lasrestricciones pertinentes a los usuarios potenciales y lasaplica equitativamente.
  • 37. 7.- El archivista debe respetar elacceso y la privacidad actuandodentro de los límites de lalegislación pertinente.
  • 38. El archivista cuida que la privacidad personal,corporativa y la seguridad nacional sean protegidas sin porello destruir información, especialmente en el caso de losdocumentos electrónicos para los que la puesta al día y laeliminación de los mismos es una práctica común. Tieneque respetar la privacidad de los autores y de losindividuos que aparecen en los documentos,especialmente de aquellos que no tuvieron ni voz ni votoen la manera en la que se iba a disponer de los materiales.
  • 39. 8.- El archivista debe utilizar laconfianza depositada en él para elbien común y evitar usar suposición privilegiada parabeneficio propio o de otros.
  • 40. El archivista debe evitar las actividades queperjudiquen su integridad profesional, suobjetividad o imparcialidad. No puedebeneficiarse económicamente o de ningunaotra forma a título personal en detrimento delas instituciones, los usuarios o los colegas.
  • 41. El archivista no puede hacer acopio dedocumentos originales en su área deresponsabilidad ni participar en ningún tipo decomercio con documentos. Tiene que evitarcualquier actividad que a los ojos del públicopudiera generar la sospecha de que existe unconflicto de intereses.
  • 42. El archivista puede usar los acervos de su institución parainvestigación personal y publicaciones, siempre y cuando losutilice en los mismos términos establecidos para los demásusuarios que consultan el mismo acervo. No puede revelar niusar la información obtenida gracias a su posición sobreacervos de uso restringido. Puede revisar y comentar sobre eltrabajo realizado por otros en el mismo campo, incluyendo eltrabajo basado en documentación de sus propias instituciones.
  • 43. El archivista no debe permitir a personas ajenas a la profesióninterferir en su trabajo y en sus obligaciones. No debe permitir que su investigación personal y sus publicacionesinterfieran en su adecuado desempeño profesional o en la laboradministrativa para la que fue contratado. Cuando utilice los acervos de su institución, el archivista no deberáemplear su conocimiento sobre los trabajos no publicados de otrosinvestigadores sin antes comunicar sus intenciones a los mismos.
  • 44. 9.- El archivista debe procurar laexcelencia profesional y laactualización de sus conocimientosarchivísticos de forma sistemática ycontinua, compartiendo los resultadosde sus investigaciones y experiencia.
  • 45. El archivista debe empeñarse en desarrollar suconocimiento y capacidades profesionales paracontribuir al cuerpo de estudio de su gremio,asegurándose de que aquellos cuyo entrenamientoo actividades supervisa, estén preparados parallevar a cabo sus tareas de una maneraeficiente.
  • 46. 10.- El archivista debe promover laconservación y el uso del patrimoniodocumental de la humanidad trabajando demanera conjunta con los miembros de sucomunidad y con otros profesionales.
  • 47. El archivista debe alentar la cooperación, evitarconflictos con sus colegas de profesión y resolvercualquier dificultad, con la promoción delcumplimiento de las normas archivísticas y de ética.Debe cooperar con los miembros de profesionesrelacionadas bajo las bases de un mutuorespeto y comprensión.