Preparación y selección 1
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Analisis y Diseño de Puesto: introducción, concepto de puesto, diseño de puestos, descripción de puestos, análisis de puestos, identificacion de competencias, modelos del diseño de puestos, ...

Analisis y Diseño de Puesto: introducción, concepto de puesto, diseño de puestos, descripción de puestos, análisis de puestos, identificacion de competencias, modelos del diseño de puestos, programa de analisis de puestos, obtención de datos.

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Preparación y selección 1 Preparación y selección 1 Presentation Transcript

  • Lic. Amed Vargas Martínez
  • • Contar con un sistema central de información y con una base de datos confiable constituye una necesidad esencial de todo departamento de talento humano.
  • • En la organización el ciclo del empleo da principio con una clara comprensión de los puestos que se necesita cubrir y los planes que se han formulado para llenarlos.
  • • En este punto, el departamento de talento humano recluta y ayuda a seleccionar a las personas necesarias para que la corporación alcance sus objetivos.• La identificación y la selección de talento son de importancia crucial.
  • Casi siempre las personas trabajan en las organizaciones al ocupar algún puesto. Cuando alguien dice que trabaja endeterminada empresa, lo primero que se le pregunta es qué puesto tiene.
  • Para las personas, el Para la organización, el puesto constituye una puesto constituye la de las principales base de la organización fuentes de expectativas de las personas en las y motivación en la tareas organizacionales. organización.Cuando las personas ingresan a la organización durantesu trayectoria profesional en esta, siempre ocupan algúnpuesto.
  • OBLIGACIÓNTAREA FUNCIÓN PUESTO
  • Conjunto de funciones (tareas o atribuciones) con posición definida en la estructura organizacional, en el organigrama. La posicióndefine las relaciones entre el puesto y los demás puestos/cargos de la organización. En el fondo, son relaciones entre dos o más personas. GG Producción Finanzas Ventas P1 P2 Contabilidad Caja Comercialización DistribuciónLa posición del puesto en el organigrama define su nivel jerárquico, lasubordinación, los subordinados y el departamento o división donde está situado. Ubicar un puesto en el organigrama implica establecer esas cuatro categorías o condiciones.
  • El ocupante es la persona designada para desempeñar un puesto. Toda persona que trabaje en una organización ocupa un puesto. Existenpuesto que tienen un solo ocupante (por ejemplo, el director general), en tanto que otros tienen varios ocupantes que realizan las mismas tareas (por ejemplo, operadores de máquinas, tenedor de libros, vendedores, etc.).
  • Las tareas o atribuciones constituyen las actividades realizadas porquien ocupa el cargo. Cuando una persona ocupa determinado cargo, se espera que ejecute las tareas o atribuciones propias del puesto, de-penda de un superior, administre sus subordinados y responda por su unidad de trabajo.
  • El diseño de puestos (Job design) especifica el contenido decada posición, los métodos de trabajo y las relaciones conlos demás.Cada puesto exige ciertascompetencias de su ocupante paraque lo desempeñe bien. Esascompetencias varían conforme alpuesto, el nivel jerárquico y el áreade actuación.Exigen que el ocupante sepamanejar los recursos, las relacionesinterpersonales, la información, lossistemas y la tecnología condiferentes grados de intensidad.
  • El diseño de puestos es la manera en que cada uno se estructura ydimensiona. Diseñar un puesto significa definir cuatro condicionesbásicas: El conjunto de tareas o atribuciones que el ocupante debe desempeñar (cuál es el contenido del puesto). La manera en que las tareas o atribuciones se deben desempeñar (cuáles son los métodos y los procesos de trabajo). Con quién se debe reportar el ocupante del puesto (responsabilidad), es decir, quién es su superior inmediato. A quién debe supervisar o dirigir el ocupante del puesto (autoridad), es decir, quiénes son sus subordinados o las personas que dependen de él para trabajar.
  • El diseño del puesto es la especificación delcontenido, los métodos de En este sentido, el diseño detrabajo y las relaciones con puestos define el grado de los demás puestos, a responsabilidad o de libertad que se efecto de satisfacer los concederá al ocupante; si el puesto requisitos tecnológicos, ofrece compromiso personal con elorganizacionales y sociales, negocio o con el cliente, o si el así como los requisitos puesto amarra al individuo a personales de su condiciones humillantes o a reglas ocupante. burocráticas.
  • Las cinco competencias básicas necesarias en el lugar de Tiempo: selecciona actividades congruentes con los objetivos, ordena por prioridad, asigna el tiempo, prepara Recursos programas y les da seguimiento Identifica, organiza, Dinero: prepara y aplica presupuestos, hace previsiones, asienta registros y hace ajustes para alcanzar los objetivos planea y asigna Materiales e instalaciones: obtiene, guarda, asigna y utiliza materiales o espacio con eficiencia recursos. Recursos humanos: enseña habilidades y distribuye el trabajo, evalúa el desempeño y asegura la realimentación Participa como miembro de un equipo: contribuye al esfuerzo del grupo Enseña nuevas habilidades a otros Interpersonal Sirve a los clientes/consumidores: trabaja para satisfacer las expectativas de los clientes Trabaja con otras Lidera: comunica ideas, persuade y convence a otros, admite desafíos personas Negocia: trabaja mediante acuerdos que implican intercambios de recursos; resuelve diversos intereses Trabaja con diversidad: junto con hombres y mujeres de distintos orígenes trabajo Obtiene y evalúa información Información Organiza y guarda información Obtiene y utiliza Interpreta y comunica información información Utiliza computadoras para procesar información Comprende sistemas: sabe cómo funcionan los sistemas sociales, organizacionales y tecnológicos y como operarlos Sistemas eficazmente Comprende Monitorea y corrige el desempeño: distingue tendencias, prevé efectos en las operaciones, diagnostica desviaciones interrelaciones de los sistemas y corrige errores o soluciona problemas complejas Mejora o diseña sistemas: sugiere modificaciones a los sistemas actuales y desarrolla otros nuevos o alternativos para mejorar el desempeño Selecciona la tecnología: escoge procedimientos, herramientas o equipamiento, inclusive computadoras o Tecnología tecnologías relacionadas Trabaja con Aplica la tecnología a las tareas: comprende los objetivos y adapta los procedimientos o las operaciones del diversas equipamiento tecnologías Mantiene el equipamiento: previene, identifica y resuelve problemas de los equipamientos, inclusive computadoras o tecnologías relacionadas
  • ASPECTOS MOTIVACIONALES DEL DISEÑO DE PUESTOS La percepción del significado del trabajo La percepción de la responsabilidad por los resultados del trabajo El conocimiento de los resultados del trabajo
  • ASPECTOS MOTIVACIONALES DEL DISEÑO DE PUESTOS La estrecha relación entre las dimensiones profundas del puesto y los estados psicológicos críticos produce resultados como: elevada motivación para el trabajo, elevada calidad en el desempeño del trabajo, gran satisfacción con el trabajo y bajo ausentismo y rotación.
  • ASPECTOS MOTIVACIONALES DEL DISEÑO DE PUESTOS Si se aplicaran las dimensiones profundas y los conceptos para implantarlas entonces cabria esperar una mejoría considerable en las actitudes de los colaboradores frente al puesto ocupado y ante la empresa.
  • a. Actividades variadas e innovadorasASPECTOS MOTIVACIONALES DEL DISEÑO b. Identificación con las tareas c. Comprensión del significado d. Autonomía e independencia e. Realimentación de los resultados Actitud ante la f. Percepción de la responsabilidad empresa g. Satisfacción con el puesto h. Trabajo en equipo i. Buena remuneración DE PUESTOS j. Beneficios adecuados k. Calidad de vida en el trabajo Actitud del l. Participación en los resultados trabajador a. Clima organizacional positivo b. Cultura democrática y participativa c. Reconocimiento y estatus d. Ambiente psicológico agradable e. Receptividad a sugerencias e ideas Actitud frente f. Libertad y autonomía al puesto g. Comunicación intensa h. Oportunidades de crecimiento i. Liderazgo innovador j. Orgullo por la empresa k. Calidad de vida l. Participación en los resultados
  • • Describir un puesto significa relacionar lo que hace el ocupante, cómo lo hace, en qué condiciones y por qué.• La descripción del puesto es un retrato simplificado del contenido y de las principales responsabilidades del puesto. La descripción del puesto es un proceso que consiste en enumerar las tareas o funciones que lo conforman y lo diferencian de los demás puestos de la empresa; es la enumeración detallada de las funciones o tareas del puesto (qué hace el ocupante), la periodicidad de la ejecución (cuándo lo hace), los métodos aplicados para la ejecución de las funciones o tareas (cómo lo hace) y los objetivos del puesto (por qué lo hace).
  • Básicamente, es hacer un inventario de los aspectos significativos del puesto y de los deberes y las responsabilidades que comprende. Lo que se hace Tareas y actividades que se desempeñaran Periodicidad: Diaria, Semanal, Mensual, Anual Cuándo se hace Esporádica Por medio de: Personas, Máquinas y equipo,Contenido del puesto Cómo se hace Materiales, Datos e información Dónde se hace Lugar y ambiente de trabajo Objetivos del puesto Por qué se hace Metas y resultados que se deben alcanzar
  • También, un puesto "puede ser descrito como una unidad de la organización,cuyo conjunto de deberes y responsabilidades lo distinguen de los demáspuesto. Los deberes y las responsabilidades de un puesto, que correspondenal empleado que lo desempeña, proporcionan los medios para que losempleados contribuyan al logro de los objetivos en una organización.”
  • Analizar un puesto significa detallar lo que exigede su ocupante en términos de conocimientos,habilidades y capacidades para puedadesempeñar correctamente el puesto.
  • El análisis se hace a partir de la descripción del puesto. El análisis de los puesto La descripción se busca determinar cuálesenfoca en el contenido son los requisitos físicos y del puesto (lo que el mentales que el ocupante ocupante hace y debe cumplir, las cuándo, cómo y por responsabilidades que el qué lo hace) puesto el impone y las condiciones en que debe desempeñar el trabajo
  • La información que se obtenga del análisis de puestos determina lamayor parte de las actividades de administración de talentohumano, pues varias áreas de la organización dependen de estainformación. Ej: 1. Compensar de manera equitativa a los empleados. 2. Ubicar al personal de puestos adecuados. 3. Determinar niveles realistas de desempeño. 4. Crear planes para capacitación y desarrollo. 5. Identificar candidatos adecuados para las vacantes actuales. 6. Planificar las necesidades de capacitación de recursos humanos. 7. Propiciar condiciones que mejoren el entorno laboral. 8. Evaluar la manera en que los candidatos del entorno afectan el desempeño personal. 9. Eliminar requisitos y demandas innecesarios, racionalizando el proceso. 10. Conocer y evaluar las necesidades reales de recurso humanos de la empresa.
  • ESTRUCTURA DEL ANÁLISIS DE PUESTOS• El análisis de puestos es la revisión comparativa de las exigencias (requisitos) que esas tareas o responsabilidades le imponen.• Es decir, cuáles son los requisitos intelectuales y físicos que debe tener el ocupante para desempeñar exitosamente el puesto, cuáles son las responsabilidades que el puesto le impone y en qué condiciones debe ser desempeñado.
  • ESTRUCTURA DEL ANÁLISIS DE PUESTOS• El análisis de puestos se concentra en cuatro tipos de requisitos que se aplican a cualquier tipo o nivel de puesto:
  • INFORMACIÓN PARA EL ANÁLISIS DE PUESTOS• Antes de realizar el análisis de puestos es necesario informar a los empleados las razones que han llevado a la empresa a efectuarlo.• Tanto las razones como los resultados del trabajo se deberán dar a conocer en todos los niveles, haciendo pública una descripción específica de su función, lo que evitara desconciertos y rumores entre los empleados y garantizara su colaboración.• Cuando estos no ocurre, los empleados pueden considerarse amenazados y resistirse a cooperar en el proceso de obtención de información.
  • INFORMACIÓN PARA EL ANÁLISIS DE PUESTOS• Una vez que los empleados comprenden el objetivo de obtener información para el análisis de puestos y que el analista posee un grado adecuado de conocimiento sobre el entorno, la organización, el trabajo y los empleados, puede: Identificar los puestos que es necesario analizar. Desarrollar un cuestionario para el análisis del puesto. Obtener información para el análisis del puesto.
  • Cuando se definen con rigor, seidentifican y se aplican de formaadecuada, las competencias permitenuna mejor integración en el trabajo;
  • • Para identificar las competencias es necesario realizar un proceso de análisis cualitativo del trabajo, con la finalidad de definir los conocimientos, habilidades y destrezas esenciales para desempeñar con eficiencia una función laboral.• Las competencias están integradas por elementos determinados que se pueden resumir en los siguientes: saber, saber hacer, saber ser y saber estar.
  • • En la norma ISO 9001:2000 sobre gestión por competencias de la OIT, en el punto 6: Gestión de Recursos Humanos, en su inciso 6:2 Recursos humanos dentro de las Generalidades (6.2.1) establece que: “El personal que realice trabajo que afecte la calidad del producto debe ser competente con base en la educación, formación, habilidades y experiencias apropiadas”.
  • Ventajas de la identificación de competencias Se identifican las Apoya al desarrollo Apoya al proceso capacidades y individual y de reclutamiento y habilidades del organizacional. selección. personal. Se enfoca a las Contribuye en el Permite la necesidades de mejor definición de planes capacitación y aprovechamiento de vida y carrera. desarrollo. de los recursos. Disminuye la rotación de personal.
  • TÉCNICAS PARA EL REDISEÑO DE PUESTO Bajo nivel de especialización Alto nivel de especialización Rotación de puestos Inclusión de nuevas tareas
  • La administración científica sostenía que sólo mediante métodoscientíficos se podían proyectar los puestos y capacitar a las personaspara obtener la máxima eficiencia posible.El gerente mandaba y el trabajador simplemente obedecía y operaba.La idea predominante era que cuanto más simples y repetitivas fueranlas tareas tanto mayor sería la eficiencia del trabajador.
  • EL MODELO PRETENDIA Segmentar los puestos en tareas sencillas, repetitivas y de fácil capacitación. Eliminar actividades y movimientos innecesarios que produzcan cansancio. Encontrar la mejor manera para que los trabajadores se muevan, ubiquen y se conduzcan físicamente con la tarea. Seleccionar científicamente el trabajador de acuerdo con las exigencias de la tarea.
  • EL MODELO PRETENDIA Eliminar todo lo que Mejorar el ambiente pueda causar cansancio físico de la fábrica. físico. Establecer tiempo promedio que Ofrecer planes de necesitaban los incentivos salariales. empleados para realizar la tarea.
  • SURGEN LOS PRIMEROS ESTUDIOS SOBRE: LIDERAZGO OTROS ASUNTOS RELACIONADOS MOTIVACIÓN CON LAS PERSONAS COMUNICACIONES
  • ENFOQUE MÁS MODERNO Y AMPLIO Las diferencias Tareas individuales involucradas De ahí su nombre, ya que depende de la adecuación del diseño del puesto a estas dos variables.
  • ENFOQUE MÁS MODERNO Y AMPLIO La estructura de la organizaciónEn el modelo situacionalconvergen tresvariables: La tarea La persona que la desempeñará
  • ENFOQUE MÁS MODERNO Y AMPLIO El diseño situacional es cambiante y va de acuerdo con el desempeño personal del ocupante y del desarrollo tecnológico de la tarea.
  • Existen cinco dimensiones esenciales en el diseño situacionalde los puestos: • es el números y las diversas habilidades que exige el puesto. Los puestosVariedad: con mucha variedad eliminan la rutina y las personas tienen que utilizar una gran cantidad de sus habilidades. • es el grado de independencia y de criterio personal que tiene elAutonomía: ocupante para planear y realizar el trabajo.Significado de la • es el volumen del efecto reconocible que el puesto causa en otras personas. Es la interdependencia del puesto con los del resto de la organización y la participacióntarea: de su trabajo en la actividad general del departamento o de toda la organización.Identificación con • se refiere a la posibilidad de que la persona realice una pieza de trabajo entera o global y de que pueda identificar claramente el resultado de sus esfuerzos.la tarea: • se refiere a aquella información que la persona recibe mientras trabaja y que le indica como esta realizando su actividad. Ésta le permite a la persona una evaluaciónRetroalimentación: continua y directa de su desempeño sin necesidad del juicio periódico de un superior.
  • ETAPA DE PLANEACIÓN Elaborar el Elaborar el Determinar los organigrama de los cronograma de puestos a describir puestos para trabajo ubicarlos Elegir el o los Seleccionar los Dimensionar los métodos de análisis factores de análisis factores de análisis a emplear Graduar los factores de análisis
  • ETAPA DE PREPARACIÓN Reclutamiento, selección y capacitación de los analistas de puestos, que conformaran el equipo de trabajo. Preparación del material de trabajo (formularios, impresos materiales, etc.) Preparación del ambiente (aclarar a la dirección, gerencia, supervisores y a todo el personas involucrado en el programa de análisis de puestos) Obtención de datos previos (nombres de los ocupantes de los puestos que se van a analizar, relación de los equipos, herramientas, materiales, formularios, etc., utilizados por los ocupantes de los puestos).
  • ETAPA DE REALIZACIÓN Obtención de los datos sobre los puestos mediante el(los) método(s) de análisis elegido(s) (con el ocupante del puesto o con el supervisor). Selección de los datos obtenidos. Redacción provisional del análisis hecha por el analista de puestos. Presentación de la redacción provisional al supervisor inmediato, para que la ratifique o la rectifique. Redacción definitiva del análisis del puesto. Presentación de la redacción definitiva del análisis del puesto, para la aprobación (ante el comité de puestos y remuneraciones, ante el ejecutivo o ante el departamento responsable de su oficialización en la empresa).
  • Cuestionarios Grupos de Entrevistas por medios expertos electrónicos Bitácora deCombinaciones Observación empleados