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Caso de éxito Cámara de Valencia, Lotus Notes a Office 365

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“Apostamos por Office 365 por el precio tan asequible y por su modelo de pago por uso. Así, el coste de la tecnología no es un problema: pagamos por lo que usamos y podemos prever los gastos cada mes”

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Caso de éxito Cámara de Valencia, Lotus Notes a Office 365

  1. 1. Microsoft Office 365 Case de Éxito de Cliente Ahorro de costes de hasta el 30%, gracias a los servicios online en la Nube.Resumen “Apostamos por Office 365 por el precio tan asequiblePaís: EspañaIndustria: Servicios empresariales y por su modelo de pago por uso. Así, el coste de la tecnología no es un problema: pagamos por lo quePerfil de clienteLa Cámara de Valencia, es un organismo usamos y podemos prever los gastos cada mes”colaborador de las Administraciones Carlos de Cózar, Director de Sistemas de la Cámara de ValenciaPúblicas, que representa, promociona ydefiende los intereses de las empresas La Cámara Oficial de Comercio Industria y Navegación devalencianas. www.camaravalencia.com Valencia contaba, desde hace una década, con un entorno Lotus Notes como sistema de colaboración y correo electrónico que aSituaciónLa Cámara contaba con un entorno Lotus día de hoy ya no satisfacía sus necesidades. Este organismoNotes como sistema de colaboración y buscaba un sistema más flexible, con mayores funcionalidades y,correo que no satisfacía sus necesidadesni desde el punto de vista de los costes sobre todo, que permitiera ahorrar costes y aumentar lani en lo relativo a las funcionalidades. productividad.Solución Tras analizar las distintas opciones del mercado, losLos responsables de la Cámara decidenimplantar Office 365 para ahorrar costes responsables de la Cámara decidieron apostar por Office 365y contar con más y mejores para beneficiarse de su modelo de pago por uso, que les suponefuncionalidades. un ahorro de hasta el 30%, y de todas las funcionalidades deBeneficios Office 365 como Exchange Online, SharePoint Online, Lync Ahorro de costes del 30%. Mayor productividad. Online y Office Web Apps en la Nube). Flexibilidad e integración. Alta disponibilidad. Administración TI simple.
  2. 2. Situación funcionalidades que no teníamos con Lotus La Cámara de Valencia es un organismo Notes y que son fundamentales para que representa, promociona y defiende los nosotros, como la videoconferencia y las intereses del comercio, la industria y la reuniones online”, dice Carlos de Cózar, navegación de la provincia de Valencia. Director de Sistemas de la Cámara de Con un claro papel dinamizador de la Valencia. “Queríamos implementar un economía regional, la Cámara fomenta la modelo más flexible y con mayores innovación y la adaptación de las empresas funcionalidades que nos permitiera ahorrar a las nuevas tecnologías, apoyando a los costes, aumentar la productividad del emprendedores y ayudando a que las personal y eliminar gastos de empresas sean más modernas, mantenimiento de las infraestructuras en competitivas y productivas. nuestra casa, y que al mismo tiempo, nos ofreciera una mayor integración con las Para su trabajo diario, la Cámara disponía herramientas de trabajo habituales (Word, de un entorno Lotus Notes como sistema Excel y Power Point), así como la“Estamos convencidos de colaboración y correo electrónico con posibilidad de acceder desde cualquierdel sistema Cloud. Ahora las funcionalidades más características de esta solución: correo, agenda, contactos, lugar a través de Internet (OWA)”, añade.más que nunca, bases de datos (gestión de salas y recursos, gestión medioambiental, documentación Soluciónla flexibilidad, los costes técnica, gestión del contratante y noticias) Tras estudiar las distintas opcionesajustados y el poder y mensajería instantánea. existentes en el mercado, entre ellas la oferta de Google, a mediados de 2011acceder desde cualquier La herramienta era utilizada tanto en su decidieron confiar en Microsoft e implantar versión cliente como en su versión online Office 365 como sistema de mensajería,lugar y dispositivo son por todo el personal de la Cámara (sede colaboración, gestión documental eun valor añadido”. central, escuela de negocios y delegaciones), en total, 145 usuarios. La intranet bajo sistema Cloud. “Apostamos por Office 365 por los precios tan infraestructura se soportaba en servidores competitivos que tiene y por su modelo de virtuales alojados en la sede central, y suscripción (pago por uso). De esta forma, Carlos de Cózar, Director de Sistemas, existían 145 buzones de personal de la el coste de la tecnología ya no es un Cámara de Valencia Cámara, 150 genéricos, así como listas de problema, sabemos que pagamos por lo distribución. que necesitamos y usamos y podemos prever los gastos mensualmente”, asegura Todo este despliegue, si bien había el responsable TIC de la Cámara. satisfecho las necesidades de la Cámara durante muchos años, la coyuntura Pero no solo el factor coste tuvo que ver en económica y los nuevos requerimientos la decisión. El hecho de contar con un surgidos como consecuencia de la fabricante como Microsoft supuso un plus actividad diaria de este organismo, a la hora de dar el paso. “Con Microsoft nos llevaron a sus responsables a plantearse un aseguramos tener la tecnología de última cambio a principios del año pasado. “Nos generación”, añade De Cózar. La hoja de planteamos dar un paso adelante, ir más ruta del producto, por un lado, y la ventaja allá con nuestro sistema de colaboración y de contar con el despliegue y soporte de correo electrónico no solo para adaptarnos un partner local como Amauta, terminaron a los tiempos que corren, económicamente de convencer al responsable TIC de la hablando, sino para poder contar con Cámara.
  3. 3. En este sentido, De Cózar destaca el papel colección de sitios intranet en SharePoint de Amauta, con quien dice haber contado Online con funcionalidades extrapolables a en todo momento: “Siempre han estado cualquier departamento; finalmente, la con nosotros. Ellos han sido el piloto en configuración y operatividad de los puestos este viaje a la Nube y nos han móviles, entre los cuales había iphone, proporcionado los medios de transporte Android y Windows Mobile. más adecuados para llevarlo a cabo con éxito”. Precisamente en lo que al acceso se refiere, el Director de Sistemas TIC de la Cámara En cuanto a la elección de la Nube, De explica que con Office 365 los usuarios Cózar señala: “Estamos convencidos del entran en el sistema a diario tanto desde sistema Cloud. Ahora más que nunca, en PCs, como desde portátiles, escritorios estos tiempos de crisis, la flexibilidad, los virtuales y terminales móviles con distintos costes ajustados y el poder acceder desde sistemas operativos, y que todos funcionan cualquier dispositivo y lugar, son un valor correctamente, sincronizando agendas,“Con Office 365 estamos añadido”. Además, añade, “el pago por uso contactos y emails. “Con Office 365seguros de que es una tendencia clara en el mercado”. estamos seguros de que tendremos acceso a la información que necesitamos estemostendremos acceso a la Una vez tomada la decisión, los donde estemos e independientemente del responsables de Amauta, en estrecha dispositivo con el que nos conectemos”.información que colaboración con la Cámara, comenzaron lanecesitamos estemos implantación de Office 365: Microsoft Exchange Online (correo, contactos, En lo que a la formación se refiere, tanto De Cózar, como Carlos Truyenque, Directordonde estemos e agendas, etc.) Microsoft SharePoint Online: General de Amauta, coinciden en señalar la (colaboración, gestión documental intranet, sencillez de la misma y la ausencia deindependientemente del etc.), Microsoft Lync Online (presencia, costes añadidos. “Como cualquier cambio,dispositivo con el que mensajería instantánea, reuniones en tiempo real, etc.) y Microsoft Office Web el usuario necesita adaptarse, pero dado que el entorno es Windows, el usuario denos conectemos”. Apps en la Nube. Cámara ya está muy habituado a utilizar este tipo de sistemas”, indica De Cózar. Carlos de Cózar, Director de Sistemas, Así, de forma escalonada durante un Cámara de Valencia periodo de tres meses, llevaron a cabo la migración: configuración del entorno Office Beneficios 365 para operatividad total de usuarios, Aunque la implantación de Office 365 se ha buzones, genéricos, etc., migración de los hecho con vistas al futuro, a día de hoy son buzones del sistema Lotus Exchange Online muchos los beneficios que ya son una mediante el denominado Weekend Express realidad, como por ejemplo, una evidente o migración de fin de semana; creación de reducción de costes: además del ahorro los buzones genéricos; migración de los que supone pagar únicamente nueve euros contactos departamentales y de las al mes por usuario, la Cámara de Comercio distintas bases de datos de Lotus a también ha experimentado notables SharePoint Online (recursos, ahorros que llegan hasta el 30%, al eliminar documentación técnica, etc.); configuración el servicio Webex, tres servidores virtuales, y operatividad de la solución para el envío software antispam, eliminación de licencias y recepción de faxes de manera electrónica para estos servidores, eliminación de que sustituyera al disponible en ese licencias Extrafax, y eliminación del momento (Extrafax); creación de una
  4. 4. mantenimiento de estas infraestructuras, es Alta disponibilidad. decir, tiempo del personal TIC. Seguridad integral. En lo que a productividad y colaboración se refiere De Cózar señala, por ejemplo, que Administración TI simplificada. “la colección de sitios intranet que antes no teníamos están funcionando muy bien tanto para la gestión de recursos (salas, proyectores, etc.) como para el día a día del departamento de Sistemas (contactos compartidos, documentación técnica, etc.)”, lo cual redunda en una mayor colaboración y, por ende, una mejora en la productividad.“Aunque la implantación “También nos ha sorprendido gratamentede Office 365 se ha el control del spam que realiza Exchange Online a través de FOPE (Forefront Onlinehecho con vistas al Protection for Exchange) desde los servidores de Irlanda. Casi el 90% delfuturo, a día de hoy son correo que nos llega es spam y Outlook lomuchos los beneficios elimina, con lo que nos ha liberado de una herramienta interna que teníamos antes y,que ya son una realidad, por ende, nos ha dejado libre el ancho de banda, ya que ahora todo el spam secomo por ejemplo, una quedan en los servidores de Microsoft y noevidente reducción de consumen nuestras líneas de comunicaciones”, asegura De Cózar.costes” A todo ello, según el responsable TIC de la Carlos de Cózar, Director de Sistemas, Cámara, hay que añadirle una Cámara de Valencia administración sumamente sencilla y una gran flexibilidad para darse de alta o de baja de cualquier servicio en cuestión de minutos. Por todo ello, y también por su experiencia, sus apuestas en el presente y su visión de futuro, el directivo de la Cámara se muestra convencido de seguirán contando con Microsoft como aliado tecnológico. Ahorro de costes (pago por uso). Mayor productividad. Flexibilidad e integración.
  5. 5. Para más información Microsoft Office 365Para más información sobre los Microsoft Office 365 incorpora las versionesproductos y servicios de Microsoft, llame Cloud de nuestros productos másal Centro Microsoft de información de reconocidos de comunicación yVentas (800) 426-9400. En Canadá, llame colaboración —Microsoft SharePointal Centro de Información (877) 568-2495. Online, Exchange Online, y Lync Online—Los clientes en los Estados Unidos y con la última versión de nuestra suite deCanadá que son sordos o tienen Office y aplicaciones web para negocios dedificultades auditivas, pueden llamar a todos los tamaños.través del servicio Microsoft text Office 365 ayuda a ahorrar tiempo y dinerotelephone (TTY/TDD) (800) 892-5234. y libera recursos valiosos que puedenFuera de los 50 estados de Estados usarse para otras cosas.Unidos y Canadá, por favor contacte con Simple de usar y fácil de administrar con unla subsidiaria de su país. Para acceder a acuerdo de servicios que garantiza unainformación a través de la Red, visite la disponibilidad del 99%, respaldadoweb: financieramente. Características de máximawww.microsoft.com seguridad, soporte técnico telefónico 24x7, georredundancia para casos dePara más información sobre los recuperación de desastres, controles deproductos y servicios de Amauta, llame privacidad adecuados para lasal+34 902 500 608 o visite la web: organizaciones empresariales y públicas ywww.amauta.biz todos los estándares que se pueden esperar de un proveedor de servicios dePara más información sobre los nivel mundial.productos y servicios de la Cámara Oficialde Comercio Industria y Navegación de Para más información sobre MicrosoftValencia, llame al +34 963 103 900 o Office 365, visite:visite la web: camaravalencia.com www.office365.es Software and Services Partners  Microsoft Office  Amauta − Microsoft Office 365This case study is for informational purposes only.MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS ORIMPLIED, IN THIS SUMMARY.Document published diciembre 2011

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