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El sendero de la Auditoria de Costos de Alimentos Y Bebidas
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El sendero de la Auditoria de Costos de Alimentos Y Bebidas

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Costos de Alimentos & Bebidas. Una visión de los documentos de control- El sendero de la auditoria de compras

Costos de Alimentos & Bebidas. Una visión de los documentos de control- El sendero de la auditoria de compras

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  • 1. El Sendero de la Auditoria de Compras Capitulo 6. alvargoe@gmail.com
  • 2. Contenido Del Capitulo • El flujo de los documentos fuente • Flujo de los documentos antes de las compras - Requisición - Controles contables del almacén - Solicitud de compra o requisición de compras • Documentos de compras - Orden de compra - Registros de compras o Kardex • Procedimientos de Recibo • Actividades post-Recibo - Una mirada al proceso de facturación - Procesamiento de memorandos de crédito - Procesamiento de solicitudes de cheque para pagos • El departamento de contabilidad y compras de bienes de capital • La importancia de la cooperación. alvargoe@gmail.com
  • 3. Objetivos de Aprendizaje 1. Explicar la importancia de los documentos fuente para las funciones contables 2. Diferenciar entre una requisición y una requisición de compras 3. Explicar el sistema perpetuo de inventarios para el control del almacén 4. Comparar los métodos de registros de compras 5. Explicar los pasos básicos, involucrados en el recibo de productos 6. Describir los dos métodos para el pago de facturas 7. Resumir como los memorandos de créditos, son utilizados para ajustar los problemas de despachos alvargoe@gmail.com
  • 4. El Flujo de los Documentos Fuente Los documentos fuente, son los puntos de origen de entrada de la información financiera dentro del sistema de contabilidad e incluye formatos como las requisiciones de compras, ordenes de compras, registros de compras (kardex) reportes de recibo de mercancía, facturas, desembolsos o pagos recibos de caja. alvargoe@gmail.com
  • 5. alvargoe@gmail.com
  • 6. Flujo de los Documentos antes de las Compras La requisición, es usada para comunicar la información del departamento solicitante . Esta forma identifica el tipo y la cantidad del producto que debe ser removido del inventario. - Requisición al Almacén - Requisición de cocina - Formato de Inventario Perpetuo - Requisición de Compra alvargoe@gmail.com
  • 7. CUA DRO 2. alvargoe@gmail.com Requisición al A lmacén
  • 8. alvargoe@gmail.com
  • 9. Formato de Inventario Perpetuo • Cuando los ítems entran en almacenamiento, la cantidad es registrada al formato de inventario perpetuo para mostrar el incremento en el inventario. • Cuando los inventarios son removidos a causa de una requisición, la cantidad en salida se baja y es registrada en el mismo formato. Los saldos que están en movimiento, permiten el control • (Se recomienda un miembro del departamento de contabilidad) alvargoe@gmail.com
  • 10. Formato de Inventario Perpetuo Inventario Perpetuo Nombre del Producto: Camarones Tamaño Unidad de Compra___5 libras / bolsa FECHA Salidas Colum 1 Entradas 3 4 5/16 3 12 5/17 3 9 5/18 5/19 2 Fecha Saldo Máx imo___15____ 6 15 2 alvargoe@gmail.com 13 1 Entradas Salidas Máx imo_________ 2 Saldo 3 4
  • 11. Requisición de Compras • Otra herramienta contable, es la requisición de compras en nuestro medio llamada solicitud de compras. • El personal de almacén, envía este formato a la sección compras cuando los niveles de las cantidades, alcanzan los mínimos preestablecidos. • Las requisiciones de compra (solicitudes de compras), indican cuales items son solicitados, cuando ordenarlos y cuantos de cada item es necesario para mantener los niveles. • Un departamento profesional de compras, desarrolla y hace circular, las especificaciones de compras con los proveedores elegibles. alvargoe@gmail.com
  • 12. alvargoe@gmail.com
  • 13. Formato Tradicional Colombia alvargoe@gmail.com
  • 14. Orden de Compra • La documentación se somete a la sección de recibo, la que necesita los detalles con respecto a los ítems, las cantidades y los precios de cada orden que entre. Esta documentación debe tener una copia de la orden de compra, si una es expedida o si debe haber un registro interno del acuerdo de compras. • Una copia de la orden es enviada también al departamento de contabilidad, de esta manera la auditoria, puede ser desempeñada como parte del proceso de facturación alvargoe@gmail.com
  • 15. Orden de Compra alvargoe@gmail.com
  • 16. Registro de la Compra • El personal de recibo puede ser dotado con una copia del registro de la compra y de esa manera se pueden preparar apropiadamente para recibir los productos cuando sean despachados y por lo tanto eliminar, sorpresas de último minuto. • Los miembros de compras con la responsabilidad de recibir, necesitan revisar los artículos contra los registros de las compras que indiquen el producto pedido, la cantidad y el precio. alvargoe@gmail.com
  • 17. Procesos de Recibo • El recibo adecuado, demanda un completo conocimiento de las especificaciones de calidad y una cuidadosa atención de los detalles con respecto al precio y la cantidad. alvargoe@gmail.com
  • 18. Procesos de Recibo • Con frecuencia, los procedimientos son escasos después de realizar un seguimiento, haciendo que sea haga imposible confirmar, que los productos recibidos, sean los correctos. alvargoe@gmail.com
  • 19. Procesos de Recibo • En las operaciones muy grandes, deben tener personal de tiempo completo con responsabilidades para el recibo. • El Chef, el gerente de alimentos y Bebidas y otro personal, deben desempeñar estas tareas para los productos entrantes. • El personal auxiliar que maneja el despacho, debe notificar al guardia de seguridad en la entrada del personal acerca de una mercancía que este arribando • Se recomienda que un representante del Ama de llaves, se haga presente en el área designada para desempeñar responsabilidades de recibo. alvargoe@gmail.com
  • 20. Procesos básicos de los productos recibidos • Paso 1: Revisar los productos entrantes contra la orden de compra o contra en registro interno de compras. • Paso 2: Revisar los productos entrantes contra las especificaciones. En este punto, alguien con entrenamiento especializado es necesario para reconocer las Características de calidad requeridas en cada ítem comprado en cada departamento. alvargoe@gmail.com
  • 21. Procesos básicos de los productos recibidos • Paso 3: Revisar la factura del pedido y las copias de la solicitud del área lo mismo que la orden de compra. Después de que la calidad y las cantidades del producto han sido verificadas, la factura puede ser firmada. La factura se convierte en un documento de información requerido para el procesamiento de la posterior tratamiento de esas cuentas. • Paso 5: Revisar que los productos son removidos rápidamente del área de recibo a su lugar de almacenamiento. alvargoe@gmail.com
  • 22. Procesos básicos de los productos recibidos • Para acomodar los horarios del personal responsable, los tiempos de despacho son limitados. • La orden de compra y registro de compras, la factura y el reporte de recibo debe ensamblarse, y finalmente alcanza el departamento de contabilidad para el proceso final del pago de la factura. alvargoe@gmail.com
  • 23. Comprobante de recibo de Mercancías alvargoe@gmail.com
  • 24. Actividades Post Recibo • Si existen discrepancias entre las calidades, cantidades y precios acordados con el pedido despachado. • Si es un pedido con productos atrasados o fuera de stock • Si los resultados del despacho fueron efectivos • Si alguno de los problemas, requirió ajustes en la factura. (Los memos de notas crédito se discutirán mas adelante en este capitulo.) alvargoe@gmail.com
  • 25. Reporte diario de recibo de Suministros alvargoe@gmail.com
  • 26. Cuadro Reporte diario de Recibo de Alimentos alvargoe@gmail.com
  • 27. ORDEN DE COMPRA Hotel, Camas & botellas A v. Del Mar . 32-12 Bogota D.C. TEL 57435 ESTA ORDEN DE COMPRA No.. OOOOO DEBE APARECER EN TODAS LAS FACTURAS, SELLOS DE EMPAQUE, Facturas De fletes ETC ORDEN DE COMPRA TRA NPORTA R EN VENDEDOR LEA TODA S LA S INSTRUCCIONES, CONDICIONES DE LOS TÉRMINOS A QUÍ ESCRITOS Y OBLIGA CIONES. SOLA MENTE TA LES INSTRUCCIONES, TÉRMINOS, CONDICIONES Y OBLIGA CIONES, SE CONSTITUYEN EN A CUERDO ENTRE LA S PA RTES POR FAVOR DE ENTRADA AL NUMERO DE NUESTRA ORDEN DE COMPRA, SUJETO A TODAS LAS INSTRUCCIONES, TÉRMINOS Y CONDICIONES DE ESTA Fecha de Orden ÍTEM UND Fecha de A rribo Or denada Recibida Pr ecio Tr ansporte Vía ÍTEM F.O.B. UND Términos Cantidad Cantidad Or denada Recibida Pr ecio Orden recibida por______________________________ Asistente de compras_________________________ Fecha______________________________________ Firma autorizada____________________________ Copia blanca para Recibo / contabilidad, amarilla para almacén de Alimentos & Bebidas, Rosada archivo consecutivo. Otr a distribución e Instr ucciones suger idas 1. El plazo de entrega es improrrogable. 2. La mercancía se entiende puesta en el Hotel, no cesando la responsabilidad del proveedor hasta que esta se encuentre en nuestro almacén. 3. Nota de entrega debe acompañar a la mercancía alvargoe@gmail.com 4. No se aceptara substitución o cambio de mercancía especificada 5. Las facturas deben ser enviadas por duplicado al Hotel Sena en el momento de entregar la mercancía Según su Ref. No
  • 28. Cuadro Reporte diario de Recibo de Bebidas Cigarrillos alvargoe@gmail.com
  • 29. alvargoe@gmail.com
  • 30. Tarjeta de Bind Card alvargoe@gmail.com
  • 31. Una mirada al proceso de facturación • Un paso inicial en el proceso de pago de las facturas, ocurre cuando los vencimientos son revisados (idealmente en la segunda revisión.) • Cuando las facturas se pagan por declaraciones de informes, el comprador debe alcanzar acuerdos con los proveedores que cubren todas las entregas aplicables a la facturación que serán enviadas al establecimiento en un horario regular. Las facturas que han sido archivadas “por proveedor” con anticipación se recuperan cuando se recibe el informe. • Cuando las cuentas se pagan por factura, se debe registrar la misma información básica en cada factura. La diferencia es que no se recibe un informe o declaración de las facturas. • En cualquier caso, los documentos fuente se deben archivar alfabéticamente por nombre de proveedor después del pago. alvargoe@gmail.com
  • 32. Cuadro 6. Ejemplo de Factura GRA CE x x xx x x x Distribuidor A limento & Bebidas Calle del Ruido # 30-28 Bogota D.C. VENDIDO A Cliente No Fuera de Bogotá Pedidos al No. 091 0000000 Ex t. 000 Enviado a: Orden Recibida por Ordenado por CA NTIDA D CÓDIGO PRODUCTO DESCRIPCIÓN Fecha de entrada Orden No. Fecha de la factura Nombre de la Ruta INFORMA CIÓN ESPECIA L ORDEN Factura No. Ruta No. PESO PRECIO UNITA RIO $ VA LOR DESPA CHO PESO TOTAL DE LA FACTURA Fuente : Golden Nugget adaptación Alvaro Goenaga alvargoe@gmail.com VALOR FLETES VALOR TOTAL
  • 33. Método apropiado para procesar las notas crédito • Se anota el problema y se llama la atención del conductor cuando se están recibiendo los items. El conductor acuerda que hay diferencias entre el despacho y lo incluido en el pedido ordenado y en la factura. • La información a aplicable, es anotada en el memorando, incluyendo el numero de la factura enviada. • El conductor firma la nota o el memorando después de haber registrado la información pertinente. • El personal de recibo, firma la factura y anota el numero del memorando o de la nota crédito sobre la factura. • El personal de recibo, retiene una copia del memorando, normalmente el original. Este debe ser adjuntado a la factura correspondiente. • La factura con la nota adjunta, es aplicable a la orden de compra ( o al registro de compras) y es dirigida, a través de la sección compras al departamento contable. El personal de compras, debe verificar las situaciones o problemas, consideradas en el memorando con el personal de recibo y el representante del departamento involucrado. La frecuencia con que ocurra esta situación o problemas, genera información útil para evaluar como funciona el proveedor en el proceso. • Tan pronto como se reciba la nota crédito y la factura por contabilidad, se debe realizar una revisión aritmética, para comprobar todas correcciones. • Algunos establecimientos, requieren que se llame al proveedor para confirmar que una copia de la nota o memorando del crédito, fue recibida y esta siendo procesada. alvargoe@gmail.com
  • 34. Cuadro 8. Memorando de Corrección de facturas alvargoe@gmail.com
  • 35. Ejemplo Proceso de manejo MEMORANDO DE CORRECCIÓN DE FACTURAS • • • • • • • • • • • • • • • OBJETIVO Informar al área de compras y al proveedor las discrepancias presentadas entre la negociación y la facturación efectuada por el proveedor. Estas pueden ser en cuanto a precio, calidad, cantidad u otra diferente. La información conlleva una labor por parte del área de compras, la cual consiste en contactar al proveedor para resolver la discrepancia. INFORMACIÓN Día, mes, año de elaboración del documento Área que elabora y envía la información, así como el área a la cual va dirigida la misma. Número de la factura que presentó la discrepancia y nombre del proveedor. Discriminación de la discrepancia presentada, explicando el valor cuando se trate de diferencia entre el precio facturado y el negociado; la cantidad facturada y solicitada, cuando la mercancía que llegó no fue la misma cantidad solicitada; cuando se trate de discrepancias de calidad, se debe exponer la referencia, el gramaje, etc. Si es otra diferente se debe explicar cual. Observaciones: Las relevantes que merezcan mayor aclaración. Firmas del encargado de recibo de mercancías, cuando diligencia el formato y del encargado o jefe de compras cuando recibe la copia enviada por parte del área de recibo. Gestión ante el proveedor: Compromiso que adquiere el proveedor para solucionar la discrepancia. Ejemplo, enviará nota crédito por valor de XXXXX. ELABORA: El encargado de recibo en original y dos copias. DISTRIBUCIÓN Original: Para el proveedor. Primera copia: Para compras. Segunda copia: Se adjunta al comprobante de recibo de mercancía alvargoe@gmail.com
  • 36. Procesamiento de solicitudes de cheque para pagos • A menos que el propietario o el gerente realice las actividades de depósito y pagos, el procesamiento de factura o de las declaraciones de pagos y la firma de cheques, debe ser realizada por dos empleados diferentes. Por razones similares, las personas que procesan los ingresos, y prepara los depósitos no debe estar involucrada en los procedimientos de elaboración de cheques. • Las facturas o las cuentas de cobro u informes de declaración con los registros soportados, con las órdenes de compra o registros de compra, la factura, los reportes de recibo deben tenerse para que la firma oficial de la administración lo firme. alvargoe@gmail.com
  • 37. El departamento de contabilidad y compras de bienes de capital • La gerencia debe aprobar la compra especial, como por ejemplo la compra de muebles para el Lobby del hotel. • La localización de los fondos utilizados para compras el equipo, el personal de compras, debe Investigar la información para facilitar la decisión final para el departamento que lo requiere. • Una vez tomada la decisión se elabora la orden de compra, una copia se adelanta al departamento de contabilidad, así los fondos pueden apartarse cuando sea necesario. La sección de compras,necesita confirmar la disponibilidad de fondos con el personal de contabilidad. • El equipo, puede ser comprado en efectivo, financiado, o alquilado. Debido al flujo de efectivo y las implicaciones tributarias, consideradas dichas alternativas, el personal de contabilidad debe estar involucrado al evaluar las opciones. alvargoe@gmail.com
  • 38. La importancia de la cooperación. El trabajo en equipo y la comunicación entre compras y el departamento de contabilidad, se ha representado a través de este capitulo. En ocasiones los establecimientos grandes, tienen especialistas contables con responsabilidades para cada una de las actividades discutidas. En contraste, las operaciones pequeñas no tiene contabilidad de tiempo completo; el propietario o el gerente, deben desempeñar varias de estas tareas con asistencia externa y personal profesional dedicado a la contabilidad. Otros establecimientos utilizan un tenedor de libros para el proceso de facturación, elaboración de cheques y mirar otras responsabilidades. Indiferente al plan organizacional, de cualquier manera los “expertos” en compras, deben trabajar muy de cerca con los expertos en contabilidad, para diseñar sistemas para la apropiación de los fondos limitados a la disposición de la propiedad. alvargoe@gmail.com
  • 39. Acrobat Document alvargoe@gmail.com

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