Estructura compras cvaa

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Estructura compras cvaa

  1. 1. CoordinadorCoordinador GeneralGeneral Lic. Antonio FloresLic. Antonio Flores Analista GeneralAnalista General de Comprasde Compras Ing. Karla QuiñonezIng. Karla Quiñonez Analista ActivadorAnalista Activador de Comprasde Compras Lic. Adrián VaronaLic. Adrián Varona Analista deAnalista de ComprasCompras Lic. Jogla PérezLic. Jogla Pérez Analista deAnalista de ComprasCompras Francis Guerrero (Pasante)Francis Guerrero (Pasante) AnalistaAnalista AsistenteAsistente Lic. Crisbel ZolanoLic. Crisbel Zolano
  2. 2. PERFIL:PERFIL: LCDO (A) EN CONTADURÍA PÚBLICA, ADMINISTRACIÓN, ECONOMÍA, O CARRERA AFIN FUNCIONESFUNCIONES - Efectuar actividades de proyección, planificación, organización, dirección y control en la elaboración de expedientes de compras y servicios. - Ejecutar acciones para el cumplimiento de las leyes y reglamentos que regulan las compras de bienes y servicios en las empresas del estado, dando fe de los principios de transparencia, honestidad, oportunidad, eficiencia, eficacia y efectividad. - Realizar actividades dirigidas a la toma de decisiones oportuna. TAREASTAREAS - Reportar su gestión a la Gerencia Administrativa. - Solicitar la planificación anual de necesidades para las operaciones en dependencias, centrales y proyectos de CVA Azúcar, S.A. - Supervisar y controlar el personal bajo su dependencia, así como los procedimientos administrativos que se generen. - Supervisar y controlar las compras que son tramitadas por los centrales y proyectos dependientes de la empresa. - Mantener comunicación constante con todos los departamentos y dependencias de la empresa. - Velar por la culminación efectiva de los requerimientos solicitados (despacho y pago a proveedores). - Exigir el cumplimiento de las obligaciones legales de los proveedores, y emitir evaluación. - Evaluar la efectividad de las actividades del personal a cargo. - Cumplir con los controles internos. - Cualquier otra actividad que le sea asignada por su supervisor inmediato. Coordinador General de ComprasCoordinador General de Compras
  3. 3. PERFIL:PERFIL: LCDO (A) EN ADMINISTRACION O CARRERA AFIN O VINCULADA AL PROCESO PRODUCTIVO DE LOS CENTRALES FUNCIONESFUNCIONES - Gestionar requisiciones para la adquisición de bienes o servicios. - Consolidar la información de: estatus de requisiciones, estatus de disponibilidad presupuestaria, estatus de pagos a proveedores. - Depurar la cartera de proveedores. - Colaborar en la toma de decisiones oportuna. TAREASTAREAS - Reportar su gestión a la Coordinación de Compras. - Mantener un alto grado de confidencialidad para la información manejada dentro del área. - Procurar el uso adecuado del mobiliario y equipo asignado. - Dar apoyo en la ubicación de nuevos proveedores para cubrir las necesidades de la empresa. - Recibir requisiciones aprobadas. - Establecer negociaciones con proveedores. - Gestionar la documentación, tramitación, colocación y seguimiento de órdenes de compras y servicios. - Informar a la coordinación de bienes y almacén, sobre futuras recepciones. - Mantener comunicación constante con todos los departamentos y dependencias de la empresa. - Solicitar información al resto de analistas, centrales y proyectos, para su posterior consolidación. - Elaborar reportes que permitan visualizar la información consolidada. - Emitir informe de sus actividades (cada 2 semanas), indicando: 1.- Actividades, 2.- Inconvenientes Operativos, 3.- Sugerencias para mejorar. - Cualquier otra actividad que le sea asignada por su supervisor inmediato. Analista General de ComprasAnalista General de Compras
  4. 4. PERFIL:PERFIL: LCDO (A) O TSU EN ADMINISTRACION O CARRERA AFIN O VINCULADA AL PROCESO PRODUCTIVO DE LOS CENTRALES FUNCIONESFUNCIONES - Gestionar requisiciones para la adquisición de bienes o servicios. - Tramitar la ubicación, cotización, despacho, y documentación de proveedores de zonas aledañas a la oficina de compras. - Disponer de vehiculo para realizar las actividades que sean necesarias. - Colaborar en la toma de decisiones oportuna. TAREASTAREAS - Reportar su gestión a la Coordinación de Compras. - Mantener un alto grado de confidencialidad para la información manejada dentro del área. - Procurar el uso adecuado del mobiliario y equipo asignado. - Dar apoyo en la ubicación de proveedores aledaños para cubrir las necesidades de la empresa. - Recibir requisiciones aprobadas. - Establecer negociaciones con proveedores. - Gestionar la documentación, tramitación, colocación y seguimiento de órdenes de compras y servicios. - Informar a la coordinación de bienes y almacén, sobre futuras recepciones. - Mantener comunicación constante con todos los departamentos y dependencias de la empresa. - Ubicar proveedores aledaños para solventar necesidades operativas, relacionadas con los servicios generales, taller, y parque automotor, entre otros. - Emitir informe de sus actividades (cada 2 semanas), indicando: 1.- Actividades, 2.- Inconvenientes Operativos, 3.- Sugerencias para mejorar. - Cualquier otra actividad que le sea asignada por su supervisor inmediato. Analista Activador de ComprasAnalista Activador de Compras
  5. 5. PERFIL:PERFIL: LCDO (A) O TSU EN ADMINISTRACION O CARRERA AFIN O VINCULADA AL PROCESO PRODUCTIVO DE LOS CENTRALES FUNCIONESFUNCIONES - Gestionar requisiciones para la adquisición de bienes o servicios. - Tramitar la ubicación, cotización, despacho, y documentación de proveedores. - Colaborar en la toma de decisiones oportuna. TAREASTAREAS - Reportar su gestión a la Coordinación de Compras. - Mantener un alto grado de confidencialidad para la información manejada dentro del área. - Procurar el uso adecuado del mobiliario y equipo asignado. - Dar apoyo en la ubicación de proveedores para cubrir las necesidades de la empresa. - Recibir requisiciones aprobadas. - Establecer negociaciones con proveedores. - Gestionar la documentación, tramitación, colocación y seguimiento de órdenes de compras y servicios. - Informar a la coordinación de bienes y almacén, sobre futuras recepciones. - Mantener comunicación constante con todos los departamentos y dependencias de la empresa. - Emitir informe de sus actividades (cada 2 semanas), indicando: 1.- Actividades, 2.- Inconvenientes Operativos, 3.- Sugerencias para mejorar. - Cualquier otra actividad que le sea asignada por su supervisor inmediato. Analista de ComprasAnalista de Compras
  6. 6. PERFIL:PERFIL: LCDO (A) O TSU EN ADMINISTRACION O CARRERA AFIN O VINCULADA AL PROCESO PRODUCTIVO DE LOS CENTRALES FUNCIONESFUNCIONES - Gestionar la cartera de proveedores. - Tramitar los reportes vía Internet, para el servicio nacional de contratista. - Colaborar en las actividades operativas de la coordinación de compras. TAREASTAREAS - Reportar su gestión a la Coordinación de Compras. - Mantener un alto grado de confidencialidad para la información manejada dentro del área. - Procurar el uso adecuado del mobiliario y equipo asignado. - Enviar invitación a inscripción de nuevos proveedores. - Revisar y verificar documentación para la inscripción de proveedores. - Tramitar la inscripción de proveedores. - Mantener actualizada la documentación de proveedores. - Actualizar regularmente los reportes de programación y sumario de compras, que son requeridos por el servicio nacional de contratistas. - Colaborar con la reproducción, armado, y archivo de la documentación que se genere dentro del área. - Recibir y entregar al resto de las áreas, toda la documentación generada. - Mantener comunicación constante con todos los departamentos y dependencias de la empresa. - Emitir informe de sus actividades (cada 2 semanas), indicando: 1.- Actividades, 2.- Inconvenientes Operativos, 3.- Sugerencias para mejorar. - Cualquier otra actividad que le sea asignada por su supervisor inmediato. Analista Asistente de ComprasAnalista Asistente de Compras
  7. 7. Llegar a ser una coordinación eficiente,Llegar a ser una coordinación eficiente, eficaz y efectiva, demostrando estrictoeficaz y efectiva, demostrando estricto cumplimiento de los procedimientos, leyescumplimiento de los procedimientos, leyes y reglamentos, en función a planificar,y reglamentos, en función a planificar, organizar, dirigir y controlar laorganizar, dirigir y controlar la adquisición de bienes y servicios, enadquisición de bienes y servicios, en todas las unidades, centrales y proyectostodas las unidades, centrales y proyectos adscritos a CVA Azúcar, S.A.adscritos a CVA Azúcar, S.A.
  8. 8. Lograr la unificación de los procesosLograr la unificación de los procesos generales en la adquisición de bienes ygenerales en la adquisición de bienes y servicios, negociando las mejoresservicios, negociando las mejores condiciones con los proveedores, para darcondiciones con los proveedores, para dar respuesta efectiva a requisicionesrespuesta efectiva a requisiciones aprobadas, estableciendoaprobadas, estableciendo la Consulta dela Consulta de PreciosPrecios como única modalidad decomo única modalidad de contratación.contratación.
  9. 9. InternoInterno ExternoExterno Fortalezas: • Personal CapacitadoPersonal Capacitado • Identidad CorporativaIdentidad Corporativa • Calidad en el TrabajoCalidad en el Trabajo • Controles InternosControles Internos Debilidades: • Falta de PersonalFalta de Personal • Atraso en Pago a ProveedoresAtraso en Pago a Proveedores • Falta de Sistema AutomatizadoFalta de Sistema Automatizado • Pocas Líneas TelefónicasPocas Líneas Telefónicas Oportunidades: • Software LibreSoftware Libre • Nuevas TIC´sNuevas TIC´s • Alianzas con Empresas FilialesAlianzas con Empresas Filiales • Proveedores FabricantesProveedores Fabricantes Nacionales e InternacionalesNacionales e Internacionales Estrategias FO: • Capacitar al PersonalCapacitar al Personal Constantemente.Constantemente. • Disponer de las nuevas TIC´s.Disponer de las nuevas TIC´s. • Unificar los Procesos de Compras.Unificar los Procesos de Compras. • Negociar Mejores Condiciones conNegociar Mejores Condiciones con los Proveedores.los Proveedores. Estrategias DO: • Cubrir las Vacantes del Área.Cubrir las Vacantes del Área. • Establecer pagos contra despacho.Establecer pagos contra despacho. • Instalar Sistema Automatizado.Instalar Sistema Automatizado. • Colocar Mayor Cantidad de LíneasColocar Mayor Cantidad de Líneas Telefónicas.Telefónicas. Amenazas: • Comunicación con Centrales yComunicación con Centrales y ProyectosProyectos • Disponibilidad de FondosDisponibilidad de Fondos • Poco Volumen de ProveedoresPoco Volumen de Proveedores • Cambios GerencialesCambios Gerenciales Estrategias FA: • Lograr una Comunicación Efectiva con losLograr una Comunicación Efectiva con los Centrales y Proyectos.Centrales y Proyectos. • Establecer un Plan de Compras Anuales, enEstablecer un Plan de Compras Anuales, en base a las Ventas y Producción.base a las Ventas y Producción. • Ampliar la Cartera de Proveedores.Ampliar la Cartera de Proveedores. • Cumplir las Leyes y reglamentos queCumplir las Leyes y reglamentos que Regulan las Compras.Regulan las Compras. Estrategias DA: • Planificar Visitas a los Centrales yPlanificar Visitas a los Centrales y Proyectos.Proyectos. • Realizar las Compras de Acuerdo a laRealizar las Compras de Acuerdo a la Disponibilidad de Fondos Autorizada.Disponibilidad de Fondos Autorizada. • Depurar la Cartera de Proveedores.Depurar la Cartera de Proveedores. • Mejorar la Gestión de La Coordinación deMejorar la Gestión de La Coordinación de Compras.Compras. Elaborado por: Lic. Antonio FloresElaborado por: Lic. Antonio Flores
  10. 10. 1.1. Capacitar al Personal Constantemente.Capacitar al Personal Constantemente. 2.2. Cubrir las Vacantes del Área.Cubrir las Vacantes del Área. 3.3. Unificar los Procesos de Compras.Unificar los Procesos de Compras. 4.4. Cumplir las Leyes y reglamentos que RegulanCumplir las Leyes y reglamentos que Regulan las Compras.las Compras. 5.5. Depurar la Cartera de Proveedores.Depurar la Cartera de Proveedores. 6.6. Ampliar la Cartera de Proveedores.Ampliar la Cartera de Proveedores. 7.7. Negociar Mejores Condiciones con losNegociar Mejores Condiciones con los Proveedores.Proveedores. 8.8. Disponer de las nuevas TIC´s.Disponer de las nuevas TIC´s. Continúa……Continúa……
  11. 11. 9. Instalar Sistema Automatizado.9. Instalar Sistema Automatizado. 10. Colocar Mayor Cantidad de Líneas Telefónicas.10. Colocar Mayor Cantidad de Líneas Telefónicas. 11. Establecer Pagos contra despacho.11. Establecer Pagos contra despacho. 12. Lograr una Comunicación Efectiva con los Centrales y12. Lograr una Comunicación Efectiva con los Centrales y Proyectos.Proyectos. 13. Planificar Visitas a los Centrales y Proyectos.13. Planificar Visitas a los Centrales y Proyectos. 14. Establecer un Plan de Compras Anuales, en base a las14. Establecer un Plan de Compras Anuales, en base a las Ventas y Producción.Ventas y Producción. 15. Realizar las Compras de Acuerdo a la Disponibilidad de15. Realizar las Compras de Acuerdo a la Disponibilidad de Fondos Autorizada.Fondos Autorizada. 16. Mejorar la Gestión de La Coordinación de Compras.16. Mejorar la Gestión de La Coordinación de Compras.

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