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7. auditoria

  1. 1. AUDITORÍAS INTERNAS
  2. 2. AUDITORÍAS AL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
  3. 3. DEFINICIÓNLa Auditoría es un sistema de evaluación deldesempeño organizacional, que permiteestablecer en que grado se han alcanzado losobjetivos institucionales. A través de ésta seaprecia amplia e integralmente la Institución,permitiendo identificar y evaluar la ejecuciónde los diferentes procesos, posibilitando así,la implementación de mejoras. La Auditoría debe apoyar a los miembros de la Institución en el desempeño de sus actividades, proporcionando análisis, evaluaciones, recomendaciones, asesoría e información, respecto de las acciones revisadas.
  4. 4. DEFINICIÓN “Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de Auditoría” (ISO 19011:2002 numeral 3.1)
  5. 5. La Auditoría debe ser: Un medio para la identificación de oportunidades de mejoramiento Un escenario de formación y acompañamiento, nunca de coerción. Una herramienta de prevención Una oportunidad de realizar seguimiento a los planes y/o proyectos institucionales
  6. 6. Objetivos Generales de la auditoría:  Definir que proceso o procedimientos no se están implementando según las especificaciones dadas por la Institución y hacer recomendaciones para que se ajusten a ellas.  Analizar la Institución en términos de lo que debe ser una organización de Calidad.  Tener un diagnóstico institucional detallado que permita dilucidar acciones que aporten al mejoramiento de la Institución
  7. 7. ¿PARA QUE HACER AUDITORÍA?  Generar cultura.  Facilitar el control por parte de la dirección.  Evaluar la adecuación de las prácticas a las políticas y objetivos
  8. 8. ¿A tener en cuenta en una auditoría…  No se auditan personas  Se auditan:  Procesos  Procedimientos  Proyectos  Productos  Resultados  Organización  Prácticas
  9. 9. ¿Quiénes intervienen en la auditoría? Cliente de la auditoría Persona o cargo que solicita la auditoría de calidad Auditado Persona o cargo al cual se realiza la auditoría de Calidad Auditor Persona calificada para realizar auditorías de calidad e independiente de la actividad auditada
  10. 10. PRINCIPIOS: Tener amplio conocimiento de las preguntas preparadas Mantener la objetividad Separar hechos de conjeturas Entrevistar en el ambiente apropiado Adaptarse a las costumbres y requisitos de cada área
  11. 11. Auditoría ExternaEs un examen crítico, sistemático ydetallado de una organización, y esrealizada por un agente externo sin vínculoslaborales con la entidad, con el objeto deemitir una opinión independiente sobre laforma como opera la Institución, para luegoformular sugerencias de mejoramiento. Una institución educativa accede a Auditorías externas por diferentes circunstancias, como pueden ser:  Reconocimiento  Acreditación  Certificación
  12. 12. Auditoría Interna La Auditoría interna es ejecutada por personal vinculado con la Institución. Es una evaluación integral, objetiva, constructiva y sistemática del proceso de gestión de una organización, con el fin de determinar su grado de efectividad. El alcance de la Auditoría es ilimitado. Implica, la participación de un equipo interdisciplinario que permita una visión globalizadora, en un ambiente constructivo de comprensión y formación.
  13. 13. Objetivos de la Auditoría Interna Estimular la adherencia de la comunidad educativa al cumplimiento de los objetivos y las políticas institucionales. Mejorar los niveles de calidad, competitividad y productividad en la institución. Facilitar la consolidación de una política de control de calidad y de productividad con una visión a largo plazo.
  14. 14. EQUIPO AUDITOR Es conveniente que el equipo auditor tenga una preparación acorde con los requerimientos de la Auditoría, eso le permitirá actuar crítica y congruentemente. Es importante que los auditores cuenten con una formación académica de base que este relacionada con las operaciones a revisar. Es recomendable contar con formación complementaria especifica que apoye y nutra la ejecución de la Auditoría. Si adicionalmente en su equipo auditor existe personas con experiencias en dichas labores, esto enriquecerá de manera importante el trabajo.
  15. 15. El auditor no es: El auditor es: Un juez  Un facilitador, cuya principal labor es ayudar a la Un verdugo organización a mejorar su Sistema de Gestión. El que manda
  16. 16. Las habilidades y destrezas que debe tener un auditor:  Objetividad  Comportamiento ético  Responsabilidad  Sentido institucional y compromiso  Capacidad de escucha  Actitud positiva
  17. 17. Las habilidades y destrezas que debe tener un auditor:  Estabilidad emocional  Imparcialidad  Respeto a las ideas y opiniones de los demás  Capacidad de análisis y negociación  Fluidez verbal y escrita  Capacidad de observación  Discreción y confidencialidad
  18. 18. CARACTERÍSTICAS DEL AUDITORATRIBUTOS PERSONALES (7.2.5. ISO 19011)Ético – imparcial, sincero, honesto y discreto;Mentalidad abierta – dispuesto a considerar ideas o puntos de vista alternativos;Diplomático – con tacto en las relaciones con las personas;Observador – constante y activo del entorno físico y las actividades;Perceptivo - instintivamente consciente y capaz de entender y adaptarse a las situaciones;Versátil – capaz de adaptarse a situaciones diferentes;Tenaz - persistente, orientado hacia la consecución de los objetivos;Decisivo - alcanza conclusiones oportunas basadas en el análisis y razonamiento lógicos;Seguro de sí mismo - actúa de forma independiente a la vez que se relaciona eficazmente con otros.ATRIBUTOS IMPORTANTESAmabilidad.Objetivo (juicio)No ser conflictivo o dominante, que suela imponer criterios.Actitud de mejoramiento (Ponerse en la situación del auditado).
  19. 19. Es equivocado ser un auditor: DETECTIVE Cree que hay algo escondido ARROGANTE Cree saberlo todo CONSULTOR Realiza recomendaciones y sugerencias DURO Ó BLANDO Radical e intransigente ó condescendiente y poco exigente MALICIOSO Duda de todo
  20. 20. Es equivocado como auditor:  Controvertir en exceso  Criticar todo  Ser negativo  Comparar al auditado  Ser sarcástico
  21. 21. Proceso de Auditoría: Programar Preparar Elaborar auditoría auditoría plan de auditoría Instalar Realizar Cerrar Analizar auditoría auditoría auditoría hallazgos Elaborar Entregar Definir acciones informe informe de mejora Hacer Evaluar Seguimiento Auditoría Mejorar Auditoría
  22. 22. Proceso de Auditoría: Programar auditoría  Conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo de tiempo determinado.  Incluye las actividades necesarias para planificar y organizar el tipo y número de auditorías, y para proporcionar los recursos para llevarlas a cabo de forma eficaz y eficiente dentro de los plazos establecidos.  El responsable de hacerlo es el administrador de Auditorías y lo aprueba el Representante por la Dirección y el Rector.
  23. 23. Proceso de Auditoría: Programar auditoría  Pueden efectuarse por solicitudes internas o externas  Debe definir los procesos a auditar  establecer la frecuencia  En esta etapa se selecciona el equipo auditor
  24. 24. Proceso de Auditoría: Preparar auditoría  Se define objetivo y alcance  Se establecen las listas de verificación  Se asignan responsabilidades  Conceptualizar el objeto a auditar dentro del sistema de gestión.  Identificar indicadores, cargos, áreas, normas, registros, procedimientos, especificaciones, entre otros aspectos que se encuentren asociados al objeto de la auditoría.
  25. 25. Proceso de Auditoría: Preparar auditoría LISTA DE VERIFICACIÓN  Es un documento de trabajo.  Una herramienta para estructurar la auditoría a realizar.  Un soporte para realizar entrevistas.  Un instrumento para registrar hallazgos.  Una base para elaborar el informe de auditoría.
  26. 26. Proceso de Auditoría: Elaborar plan de auditoría
  27. 27. Proceso de Auditoria: Instalar auditoría  Formal  Clara  Motivadora
  28. 28. Proceso de Auditoria: Realizar auditoría Análisis de Entrevistas Observación Registros (conocimiento) del proceso (historia) (realidad)
  29. 29. REALIZACIÓN DE ENTREVISTASLas entrevistas deben:• Mantenerse con personas de niveles y funciones adecuadas que desempeñen actividades o tareas dentro del alcance de la auditoría.• Realizarse durante las horas normales de trabajo y en el lugar de trabajo habitual.• Hacerse todo lo posible por tranquilizar a la persona que se va a entrevistar.• Explicarse la razón de la entrevista.• Evitarse preguntas que predispongan las respuestas (inductivas).• Agradecer a las personas su participación y cooperación.
  30. 30. ACTITUD FRENTE AL AUDITADO• Evitar dar sorpresas. • Respeto.• No emitir opiniones personales. • Escucha activa.• No calificar ni descalificar. • Cooperación.• Basarse en hechos y datos. • Motivación.• Ser claro en las explicaciones. • Paciencia.• Motivar a la mejora.• Muéstrese interesado.• Mantenga contacto cara a cara.
  31. 31. ACTITUD FRENTE AL AUDITADOLO EQUIVOCADODETECTIVE: ¿Usted tiene algo que esconder o no?ARROGANTE: ¿Yo puedo encontrar lo que esta mal sin su ayuda?CONSULTOR: ¿Por qué no lo hace de este modo?DURO: No conformidades: Serios problemas, altos costosBLANDO: No conformidades: no es para preocuparse, no son riesgosas.MALICIOSO: Te pesque con las manos en la masa.• Ser controvertido.• Ser criticón negativo.• Discutir personalidades.• Comparar al auditado.• Ser sarcástico.
  32. 32. ACTITUD FRENTE AL AUDITADOLO ACERTADO:• Hacer buenas preguntas.• Permitir al entrevistado responder y demostrar cómo son manejados los asuntos.• Dar tiempo al entrevistado para que revise los hallazgos y para identificar los elementos del sistema que tienen deficiencias.• Cumplir con el propósito de la auditoría.
  33. 33. FORMULACIÓN DE PREGUNTAS• CERRADAS: Suministrar información puntual: Un responsable, una fecha, un lugar. SI/NO• ABIERTAS: Permite obtener descripciones de proceso o actividades.
  34. 34. FORMULACIÓN DE PREGUNTASCerradas ¿En donde registra la información? ¿Conoce la Misión de la Institución? ¿Cuál procedimiento? ¿Cómo controla el proceso?Abiertas ¿Cómo planea el proceso? ¿Qué es una no conformidad? 5W/1H (Qué, Quién, Cuándo, Dónde, Porqué, Cómo, Cuánto, Cuál)
  35. 35. FORMULACIÓN DE PREGUNTAS Comprobación: Se utilizan ¿Si le entendí bien, lo que usted dijo fue…? para verificar elgrado de comprensión. Sondeo: Utilizan supuestos con el ¿En caso que se presente una demanda usted qué haría? propósito de confrontar. Opinión: Buscan información sobre ¿Como considera usted que estaopiniones, creencias, actividad se debería hacer? juicios del auditado.
  36. 36. FORMULACIÓN DE PREGUNTAS VENTAJAS DE PREGUNTAS DE COMPROBACIÓN / VERIFICACIÓN  Evita malos entendidos.  Mejora notablemente el clima de la conversación (me preocupo por entenderlo)  Para la reunión de cierre y el informe de auditoría.Cuándo la cantidad de información es grande se registra lo esencial
  37. 37. CUANDO HAY UNA DESVIACIÓN PREGUNTAR• ¿Qué pasó?• ¿Por qué se presenta la desviación?• ¿Qué problema se deriva de la desviación?
  38. 38. TENER EN CUENTA• Si la información es legible.• Cumplimiento de criterios de edición.• Enmendaduras.• El logro de objetivos y metas.• La satisfacción del cliente.• El cumplimiento de la legislación.• La prevención de riesgos mayores.
  39. 39. TOMAR NOTA DE• Los hechos observados.• Los documentos y registros evaluados.• Los resultados de las entrevistas. NO CONFIE EN LA MEMORIA: ESTA PUEDE FALLAR
  40. 40. ES RECOMENDABLE• Ser organizado.• Registrar los aspectos relevantes.• Utilizar frases cortas.
  41. 41. CONCEPTOS BASICOS1. Las auditorias se realizan para generar cultura: Actitud amigable, cordial, avisar con tiempo.2. De donde salen las preguntas: Documentos de procesos, requisitos de ley, requisitos de la norma.3. Tipos de preguntas: Muchas abiertas, pocas cerradas.4. A papaya puesta: Preguntar de acuerdo con las mismas respuestas que da el auditado.5. Uso del dedo mágico: seleccionar aleatoriamente los registros a revisar.
  42. 42. CONCEPTOS BASICOS6. Evitar el mal de vereda: buscar una muestra representativa, no es necesario mirar el 100% de los registros.7. Trove, trove compañero: mantener la dinámica de la auditoría. Roles dentro de la auditoría.8. De príncipe a sapo: No recomendar sin tener suficiente conocimiento. Nadie sabe tanto como el responsable del proceso.9. Se auditan proceso y no personas: No referirse con nombre propio en los informes de auditoría.
  43. 43. Proceso de Auditoría: Cerrar auditoría  Formal  Clara  Motivadora
  44. 44. Proceso de Auditoría: Elaborar Cerrar Entregar Analizar Definir acciones auditoria informe informe hallazgos de mejora  Procesos Auditados  Área y cargos auditados  Equipo auditor  Objeto y alcance de la auditoría  Aspectos relevantes (fortalezas)  Aspectos por mejorar (debilidades)  Resultados (número de conformidades, descripción breve, procesos, área, numeral)  Eficacia de no conformidades pendientes otras auditorias  Observaciones generales o aclaraciones  Conclusiones
  45. 45. Proceso de Auditoría: Elaborar Cerrar Entregar Analizar Definir acciones auditoria informe informe hallazgos de mejora NO INCLUIR  Opiniones subjetivas ni críticas a los individuos  Información confidencial  Detalles triviales  Observaciones ambiguas  Conformidades no discutidas en reunión de cierre
  46. 46. CONCLUSIONES DE LA AUDITORÍAEl equipo auditor debe reunirse para: Revisar los hallazgos. Acordar las conclusiones. Grado de conformidad del sistema. Eficaz implementación, mantenimiento y mejora del sistema. Preparar recomendaciones. Comentar el seguimiento de la auditoría.
  47. 47. CONCLUSIONES DE LA AUDITORÍA RESUMEN DE LOS RESULTADOS Procesos Auditados Área y cargos auditados Equipo auditor Objeto y alcance de la auditoría Aspectos relevantes (fortalezas) Aspectos por mejorar (debilidades) Resultados (número de conformidades, descripción breve, procesos, área, numeral) Eficacia de no conformidades pendientes otras auditorías Observaciones generales o aclaraciones Conclusiones
  48. 48. Proceso de Auditoría: Hacer Evaluar Seguimiento Auditoría  Intervalos de tiempo acordados.  Verificar que se implementó la acción correctiva y especificar.  El proceso de auditoría no termina, hasta cuando no se hayan corregido de forma eficaz las no conformidades identificadas.  Acordar la fecha de la auditoría de seguimiento.  Hacer seguimiento de acuerdo con las acciones correctivas y preventivas.  Presentar el informe sobre los resultados
  49. 49. Proceso de Auditoria: Mejorar Auditoría  A partir de la evaluación definir mejoramientos

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