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UD. SCG. T1. introducción a los sistemas de control de gestión

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Presentación del Tema 1 (Introducción a los sistemas de control de gestión) para la asignatura Sistemas de Control de Gestión de 3º de Ingeniería Técnica en Informática de Gestión, curso 2010/2011, de la Universidad de Deusto.

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  • Estos materiales tienen muy buena presentación, son didácticos y por tanto útiles. Muchas gracias por sus aportes y desprendimiento al compartirlo con otros profesionales, estudiantes y al público general con acceso a su página.
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  1. 1. TEMA 1 INTRODUCCIÓN A LOS SISTEMAS DE CONTROL DE GESTIÓN Ing. Alex Rayón Jerez (alex.rayon@deusto.es) 1 de Febrero del 2011Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión
  2. 2. Índice de contenidos Sistemas de control de gestión Tipos de contabilidad El proceso de producción Evolución histórica de la contabilidad de gestión Interrelación contabilidad financiera-costes Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión
  3. 3. Sistemas de control de gestión IntroducciónEl control de gestión es la herramienta que permite implementar y seguir unaestrategia ¿Y qué es una estrategia? Un negocio: una relación entre producto (producto + tecnología) y mercado (geográfico + aplicación)Un Sistema de Control de Gestión dirige y guía a la organización (empresa) haciala consecución de los objetivos definidos en la estrategia El control va más allá de la mera vigilancia Se trata de dirigir, de guiar, de motivar a una organización para garantizar una determinada gestión Planificar y controlar para garantizar la consecución de los objetivos de la organización (empresa) Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión 3
  4. 4. Sistemas de control de gestión Introducción (II)Se emplean cuatro elementos para ello Elemento de observación: mide e informa sobre el valor actual de las variables a controlar. Elemento de evaluación: compara el valor anterior con un estándar deseado fijado previamente. Elemento de corrección: al detectar una discrepancia entre los valores anteriores promueve acciones. Elemento de medio de transmisiónEstos elementos presentan una importante complejidad cuando se está hablandode un Sistema de Control de Gestión Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión 4
  5. 5. Sistemas de control de gestión Introducción (III)¿Existe necesidad para ello? Sí, claramente. Los objetivos de los diferentes departamentos pueden ser incluso contrarios. Ejemplo: El Dept. Comercial de Coca Cola quiere aumentar su cuota de mercado expandiéndose en Sudamérica. El Dept. de Administración no quiere entrar en dicho mercado por la volatilidad de los mercados y las regulaciones estatales inflexibles. La descentralización del proceso de toma de decisiones al aumentar el tamaño de la organización obliga al establecimiento de un Sistema de Control de Gestión. Éste, garantizará la coherencia de actuación hacia los objetivos generales de la organización. Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión 5
  6. 6. Sistemas de control de gestión Las tareas de la direcciónSistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión 6
  7. 7. Sistemas de control de gestión Las tareas de la dirección (II)Algunas definiciones “.. consiste en determinar las metas a largo plazo de una empresa, y luego generar planes ideados para alcanzar esas metas, teniendo en cuenta los probables cambios en el medio exterior” (Argenti) “Proceso continuo de toma de decisiones empresariales presentes sistemáticamente y con el más grande conocimiento de su futuro, organizando los esfuerzos necesarios para aplicar estas decisiones y medir los resultados contra las expectativas a través de una adecuada realimentación” (Drucker) Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión 7
  8. 8. Sistemas de control de gestión Las tareas de la dirección (III)En resumen Proceso sistemático que intenta responder a tres interrogantes: ¿Cuál es la situación actual de las empresas? ¿Hacia dónde queremos ir? ¿Cómo podemos llegar? Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión 8
  9. 9. Sistemas de control de gestión Las tareas de la dirección (IV) Decisión estratégica Decisiones estructurales Decisiones operativasSistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión 9
  10. 10. Sistemas de control de gestión Naturaleza¿Controlar? → Guiar, dominar, regular, etc. Dirigir una variable hacia un estado deseado u objetivo No simplemente evaluar la gestión Pero sí garantizar una determinada gestiónSe trata de controlar la marcha de la empresa y garantizar un determinadoresultadoFacilita la toma de decisiones: reflexión sobre diferentes cursos de acción yelección de aquel aque, a juicio del decisor, es más conveniente para el logro delos objetivos de la empresaImplica la necesidad de información adecuada, correcta y a tiempo Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión 10
  11. 11. Sistemas de control de gestión Naturaleza (II)Tipos de decisiones Asignación de recursos Superación de limitaciones Aprovecamiento de oportunidades Seguimiento de las acciones concretas Evaluación de los resultados conforme a los objetivos perseguidosEjemplos: aceptar un pedido o no, hacer o comprar, abandonar un producto o no, etc. Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión 11
  12. 12. Sistemas de control de gestión Naturaleza (III)Como sistema de información facilitará parte de la información necesaria paraplanificar y controlar las actividades, sus resultados, recursos y accionesComo sistema de dirección diseñará aquellos medios de control que induzcan elcomportamiento de las personas para que actúen conforme a los resultados,recursos y acciones previstos para las actividades y, por ende, a los fines de laorganización Finalidad: La mejora continua de la organizaciónControlar una organización es motivar a las personas que la integran a llevar acabo las acciones necesarias para la consecución de los objetivos empresariales“Proceso por el cual los directivos influyen en otros miembros de la organización para poner en marcha las estrategias de ésta” (Anthony)Guiar voluntades y comprometer esfuerzos → Objetivos Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión 12
  13. 13. Sistemas de control de gestión Naturaleza (IV) Control “a priori” Orientado a la decisión Planificar Organizar Decisiones Ejecutar Controlar Control “a posteriori” Orientado a la mejoraSistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión 13
  14. 14. Sistemas de control de gestión Naturaleza (V)El control de gestión es un proceso de planificación y seguimiento de lasactividades que se realizan que pretende asegurar un aprovechamiento eficaz ypermanente de los recursos de la compañía para alcanzar los objetivos denegocio que puede formularse Proceso colectivo: afecta a toda la organización Proceso continuo: implica un ejercicio continuo dentro de la actividad empresarial Objetivos: requiere objetivos previamente fijados Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión 14
  15. 15. Sistemas de control de gestión Funciones Lograr coherencia Plan de empresa Programa operativo Objetivos empresa Objetivos áreas negocio Realizar seguimiento Objetivos Planes operativos Presupuesto asociado Suministrar información Áreas de responsabilidad Dirección: Consejo de AdministraciónSistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión 15
  16. 16. Sistemas de control de gestión CaracterísticasContempla a toda la organización de forma integrada (a diferencia del control deoperaciones, que tiene sus propios elementos de control)Carácter periódico (anual, trimestral, etc.)Unidades monetarias (única manera de poner en comunicación a todos losdepartamentos) y no monetarias (devoluciones de clientes, % pedidossatisfechos, etc.)Basado en los directivos de línea (los responsables, cada una de las unidadesorganizativas)Produce información estructurada (Cuadro de Mango Integral, basado envariables de gestión como magnitudes económicas, etc.)Atiende a la estructura organizativa (centros de coste, de inversión, debeneficio, de ingresos, etc.) Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión 16
  17. 17. Sistemas de control de gestión Ciclo de controlSistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión 17
  18. 18. Sistemas de control de gestión Ciclo de control (II)Actividades del ciclo de control Previsión: intentar anticipar el valor de una variable que no tenemos capacidad de control/actuación y nos va a afectar. Tratar de estimar el valor en el futuro de una variable crítica (o al menos que interesa) para la correcta marcha de la empresa. Ejemplos: tipos de interés, tipos de cambio (€/$, seguro de tipo de cambio), evolución mercado, IPC regiones que se opera, etc. Postura pasiva de la alta dirección de la empresa. Planificación: fijar los objetivos (numéricos y realistas), en forma de estándares (valores de referencia que indiquen el grado de satisfacción de los objetivos) que quiere lograr la organización. Para ello, se recogen las acciones más convenientes, bajo el amparo de la previsión realizada anteriormente, para lograr estos objetivos. Postura activa. Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión 18
  19. 19. Sistemas de control de gestión Ciclo de control (III)Actividades del ciclo de control (continuación) Planificación (continuación): tres niveles de planificación Estratégica: a largo plazo. Es la más trascendental, ya que indican el producto y mercado al que dirigirse. Afecta a la organización en su conjunto, tomadas con perspectiva global, competencia de niveles más alto de dirección. Ejemplo: abrir nueva línea de negocio en Asia. Táctica o estructural: a medio plazo. Dotar a la empresa de recursos, de estructura para poder alcanzar objetivos de la planificación estratégica. Ejemplo: decisiones de localización, estructura organizativa, sistema de información, etc. ¿Una Joint-Venture con un socio en Xinjiang o aventura en solitario? Operativa: a corto plazo. Concretan la estrategia en el qué-hacer diario. Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión 19
  20. 20. Sistemas de control de gestión Ciclo de control (IV)Actividades del ciclo de control (continuación) Presupuestación: traducir a lenguaje económico-financiero (ingresos, pagos, costes, cobros, etc.) los hechos económicos que están recogidos en el plan. El presupuesto es el impacto económico-financiero de la planificación. Nos permite juzgar si se han alcanzado los objetivos económicos Ejecución: comenzar con los planes de acción fijados en la planificación. Evaluación Recogida de datos reales: vigilancia y medida de los resultados cosechados por la organización. Análisis de las desviaciones: comparación realidad-planificación. De esta forma, se detectarán las desviaciones, las causas que han producido las mismas y se adoptarán las medidas oportunas para su corrección.El ciclo de control es un ciclo cerrado que se retroalimenta. Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión 20
  21. 21. Sistemas de control de gestión Marco conceptual tradicionalPlanificación Objetivos, estrategia, políticas estratégicaControl de Gestión Puesta en práctica de la estrategia Control operativo Desarrollo eficiente de las tareas operativas Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión 21
  22. 22. Sistemas de control de gestión Fuentes de información Fuentes de información Externas Internas Información Información no sistematizada sistematizada Información contableSistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión 22
  23. 23. Sistemas de control de gestión Fuentes de información (II)La información está presente en todas y cada una de las etapas del proceso decontrol de gestión. Fuentes de información externas: previsiones, análisis de la competencia. Fuentes de información sistematizada: información estructurada, organizada según unas normas. La información sistematizada por excelencia es la información contable. Fuentes de información no sistematizada: conjunto de datos dispersos que existen en la organización, normalmente de carácter no monetario Y, la información contable, que será el núcleo de desarrollo de esta asignatura. Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión 23
  24. 24. Sistemas de control de gestión Información contableContabilidad externa o financiera: genera información de utilidad para losagentes externos (accionistas, Hacienda, entidades financieras, etc.). La quehemos visto en Finanzas de la Empresa :-) Utilidad limitada para gestores porque está sujeta a reglas y normas cambiantes (NPGC 2008, Normas NIC-NIIF, la SEC, etc.) y de difícil comparación geográfica.Contabilidad interna o de gestión: difícil de armonizar/estandarizar/normalizar.Genera información de utilidad para los responsables de gestión de la empresa. Contabilidad de costes. Contabilidad por responsabilidades. Contabilidad analítica. La finalidad es medir la eficiencia en el empleo de recursos (medición márgenes productos, mercados, etc. y asignación costes a los Estados Financieros). Además, ayudar a tomar decisiones de la alta dirección. Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión 24
  25. 25. Tipos de contabilidad Contabilidad financieraLa contabilidad financiera, a través de sus estados financieros (Balance deSituación, Cuenta de PyG, ECPN y EFE), sirve para que usuarios de la mismapuedan tomar las decisiones con mayor criterio. Decisiones para usuarios externos: accionistas, agentes financieros, clientes, AAPP, bancos centrales (intervención CCM por el Banco de España), etc.Se apoya en principios y normas de valoración estrictas y aceptadas por lapráctica contable (PGC en España, US GAAP en EEUU, NIIF en la UniónEuropea, etc.). Por lo tanto, la flexibilidad es limitada. Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión 25
  26. 26. Tipos de contabilidad Contabilidad financiera (II)Estos usuarios, y la falta de flexibilidad, provoca la aparición de variaslimitaciones a la hora de responder a cuestiones como: Rentabilidad productos/servicios de la empresa. Rendimiento factores de producción. Política de precios. Política de subcontrataciones. Umbral de rentabilidad.Todas estas cuestiones hacen referencia a problemas internos, para las cuales lacontabilidad financiera no se encuentra preparada → es necesario crear otroámbito de información. Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión 26
  27. 27. Tipos de contabilidad Contabilidad de costesEsta información se conoce con el nombre de Contabilidad de Gestión y estádiseñada para manejar información relevante para la toma de decisiones dentrode la empresa. Una de las partes de la contabilidad de gestión es la Contabilidad de Costes, que por tratarse de un sistema de información interno se ha llamado durante tiempo contabilidad interna.Como se puede ver, alrededor del concepto contabilidad hay gran variedad deacepciones, todas derivadas de los diferentes usuarios y sus intereses. Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión 27
  28. 28. Tipos de contabilidad Contabilidad de costes (II)Para el presente curso interesan las 2 siguientes: Contabilidad de costes: “suministra la información relativa a los costes de los productos y servicios generados por la empresa, asumiendo el nivel de desagregación que se considere oportuno en cada situación, a efectos de determinar el valor de las existencias y el coste de los productos vendidos, para poder transmitir esa información a los administradores o gerentes a fin de que se pueda proceder a la confección de los estados contables. Contabilidad de gestión: es una rama de la contabilidad que tiene por objeto la captación, medición y valoración de la circulación interna, así como su racionalización y control, con el fin de suministrar a la organización la información relevante para la toma de decisiones empresariales.La contabilidad de costes es, por lo tanto, un subconjunto de la contabilidad degestión. Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión 28
  29. 29. Tipos de contabilidad Contabilidad de costes (III)Características de la contabilidad de costes: Información interna. Coherente con la contabilidad financiera. Adaptada a las necesidades propias. Flexibilidad y temporalidad. La mayor complejidad se presenta en la empresa industrial. Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión 29
  30. 30. Tipos de contabilidad ResumiendoContabilidad externa o financiera Contabilidad interna o de gestión Describe el estado financiero y los La información que se desarrolla e resultados operativos. interpreta sólo para directivos. Información se emplea tanto dentro Principal objetivo: obtención de como fuera de la empresa. información relevante, histórica o provisional de la actividad interna de Destinatarios: dirección de la la empresa. empresa y sus respectivos accionistas; y, por otro lado, Tres grandes categorías: acreedores, bancos, etc. Contabilidad de costes. Principal objetivo: obtención de Planificación y control. información sobre las relaciones económicas de la empresa con el Toma de decisiones exterior. empresariales. Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión 30
  31. 31. El proceso de producciónEs decir, aunque la contabilidad de costes tenga aplicación en cualquier tipo denegocio (industrial, comercial o de servicios), la máxima complejidad aparece enlas empresas industriales. Ya que en éstas el número de transacciones internas es numeroso y complejo.Actividad industrial: aplicar un proceso transformador que obtenga el productoterminado disponible para la venta → en el proceso intervienen horas de trabajooperarios, MP, desgaste equipos, consumo energía, etc. La contabilidad de costes capta toda esta complejidad e informa sobre los rendimientos y el valor de cada consumo. Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión 31
  32. 32. Evolución histórica de la contabilidad de gestiónEtapa inicial: pre-revolución industrial → los empresarios compraban MP, losgremios la transformaban y luego la empresa los vendía. La contabilidadfinanciera era suficiente.1ª etapa. Inicio de la industrialización: durante la revolución industrial, lasempresas contrataron mano de obra para producir en sus propias instalaciones.Ello provoca la aparición de herramientas de gestión interna para evaluar losprocesos de transformación y medir sus costes. El margen lo fija la empresa: Precio = Coste * (1 + Margen)2ª etapa. La Dirección Científica del Trabajo: durante la segunda mitad delSiglo XIX, se diseñaron los sistemas de asignación de métodos y tiempos a losprocesos productivos. Se hacen necesarios instrumentos para planificar laproducción, estándares, presupuestos, etc. → contabilidad interna o de gestión.El precio lo fija el mercado: Margen = Precio - Coste Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión 32
  33. 33. Evolución histórica de la contabilidad de gestión (II)3ª etapa. Divisionalización de las empresas: las grandes empresas del primertercio del Siglo XX (GM, Ford, DuPont, etc.) adoptan estructuras jerárquicas ydivisionales → la contabilidad de costes (producción) pasó a ser servidora de lafinanciera (gerencia). La década de los sesenta: cambios tecnológicos, sociales y culturales, los cuales obligaron a desarrollar mecanismos de control y de adopción de decisiones (por ejemplo, apareció el sistema Direct Costing). La década de los setenta: se caracteriza por cuestionar los sistemas de coste, planteándose la justificación de su existencia en base a la utilidad de la información que proporcionan. Esto es, los costes tendrán razón de ser medidos si su utilidad informativa es mayor que el coste de obtenerla.El precio pasa a ser un factor de decisión más: Margen = Precio (factores) – Coste (factores) Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión 33
  34. 34. Evolución histórica de la contabilidad de gestión (III)4ª etapa. Situación actual: a partir de los años 80, el desarrollo de los sistemasde información de costes cambia sustancialmente con los avances en lastecnologías de la información, la fuerte competencia, la globalización, ciclos devida más cortos, etc. En términos de los costes fácilmente imputables a los productos (MOD, etc.) pierden importancia, apareciendo actividades que comienzan a consumir recursos en cuantías importantes (horas I+D+i, control de calidad, etc.) Esto obliga a tratar la misma información de base de manera distinta, apareciendo nuevas técnicas o el sistema de gestión ABC (Tema 9). El control de los costes tiene una importancia creciente. Pero, ¿sólo se considera el coste y el margen como factores determinantes en la política de precios? :-) Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión 34
  35. 35. Interrelación contabilidad financiera-costesAmbas contabilidades se prestan recíprocamente información: La contabilidad de gestión utiliza datos elaborados por la contabilidad financiera (datos externos). La contabilidad de gestión suministra a la financiera información relativa al valor de los inventarios y al coste de los productos vendidos (datos internos). En la intersección es donde se encuentra la contabilidad de costes. Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión 35
  36. 36. Interrelación contabilidad financiera-costes (II) Contabilidad Contabilidad de gestión financiera/general Dirección, accionistas, Directivos funcionales entidades financieras, (departamento Destinatarios proveedores/acreedores, administrativo, financiero, sindicatos etc.) Elabora de acuerdo a unos Describir la correlación principios una información interna entre MP, MOD, Objetivos económico-financiera. maquinaria, etc. → dar una Estados contables: BS, P y información en el ámbito G, EFE y ECPN. interno Solvencia, rentabilidad - ¿Es rentable un producto? Respuesta económica (activos), - ¿Es rentable un proceso? rentabilidad financiera, etc. Costes por naturaleza → Costes por naturaleza → Ingresos → Resultado Análisis etapas → Extraer Ámbito general costes, ingresos y rentabilidadSistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión 36
  37. 37. ReferenciasLibros y PublicacionesLibro de la asignatura Contabilidad y Finanzas de 1º de Grado en Ingeniería en Organización Industrial de Alex RayónSitios webPortal de Slide Share de Alex Rayón http://www.slideshare.net/alrayon Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión
  38. 38. Copyright (c) 2011 Alex Rayón JerezThis work (but the quoted images, whose rights are reserved to their owners*) is licensed under the Creative Commons “Attribution-ShareAlike” License. To view a copy of this license, visit http://creativecommons.org/licenses/by-sa/3.0/ * http://www.actualicese.com/_ig/img/fotos/financiera.jpg, http://www.latiendadecolchones.com/WebRoot/StoreES/Shops/ea6409/MediaGallery/dibujo-seguimiento-de-su-pedido.jpg, http://quazarum.files.wordpress.com/2010/06/creatividad.jpg Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión
  39. 39. Profesor: Ing. Alex Rayón Jerez Bilbao, Febrero 2011 3º de Ingeniería Técnica en Informática de Gestión Facultad de Ingeniería, ESIDE Universidad de DeustoDepartamento de Tecnologías Industriales, Facultad de Ingeniería, Universidad de Deusto Avda. de las Universidades, 24, 48007 Bilbao, País Vasco, España Alex Rayón Jerez alex.rayon@deusto.es Para contactar conmigo, muchas formas :-) http://alexrayon.es/alex-rayon-20/ Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión
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