DIPLOMADO EN       GESTIÓN DE     DOCUMENTOS Y        ARCHIVOMÓDULO IV LAS TIC APLICADAS A LAGESTIÓN DE ARCHIVOPresenta: A...
ASIGNACIÓN 1COMPARATIVO DE NORMAS
CUADRO COMPARATIVO SOBRE LEYES• Panamá (DOCUMENTOS ELECTRONICOS Y LAS FIRMAS  ELECTRONICAS)• España (LOS DOCUMENTOS ELECTR...
CUADRO COMPARATIVO SOBRE LEYES                                                        España     Panamá     México       C...
CUADRO COMPARATIVO Conclusión personal•Se puede observar que España al ser un país europeo tiene su legislación más detal...
ASIGNACIÓN 2 OBJETIVO, CARACTERÍSTICAS YREFLEXIÓN SOBRE DOCUMENTOS        ELECTRÓNICOS
Documentos a analizarA. Documentos digitalesB. Disposiciones comunes sobre los   documentos electrónicosC. El documento de...
DOCUMENTOS DIGITALESDefiniciónNo recibe su nombre de la forma mediática (texto,sonido, imagen fija o en movimiento, en qu...
DOCUMENTOS DIGITALESObjetivoFacilitar la generación y modificación de undocumento, y su respectiva accesibilidad.
DOCUMETOS DIGITALES CaracterísticasPueden leerse saltándose las páginas y nolinealmente.Puede cambiársele el contenido de...
DOCUMETOS DIGITALESCaracterísticas funcionales• Interactividad: permite que el usuario pregunte por  contenidos, ingrese ...
DOCUMENTOS DIGITALESOtras características•Mutabilidad e identidad: como se produce en el mismo medio en que se publica, f...
DOCUMENTOS DIGITALES Tipos y formatosa)Copia digital (scanner)b)Digitales para imprimir: elaborado  directamente en un me...
DOCUMENTOS DIGITALES Conclusión•Los documentos digitales son flexibles con relación a los tradicionales; permiten conjunt...
DOCUMENTOS DIGITALES Conclusión personal•Con la incursión de la tecnología informática en nuestras vidas no podemos dejar...
DISPOSICIONES COMUNES SOBRE LOSDOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Objetivos• Proporcionar procedimientos para determinar los  plazos...
DISPOSICIONES COMUNES SOBRE LOSDOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Características• Es necesario determinar un plazo total de  conser...
DISPOSICIONES COMUNES SOBRE LOSDOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Características• La conservación de un documento en formato  elect...
DISPOSICIONES COMUNES SOBRE LOSDOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Características• Ser muy selectivos en las conservación permanente...
DISPOSICIONES COMUNES SOBRE LOSDOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Características• Aplicación de la norma ISO 15489-2 se materializa...
DISPOSICIONES COMUNES SOBRE LOSDOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Reflexión• Se debe realizar la conservación de los documentos  ele...
DISPOSICIONES COMUNES SOBRE LOSDOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Reflexión personal• Con la explosión documental a que estamos  aco...
DOCUMENTOS DE ARCHIVOS ELECTRÓNICOS Objetivos•Mantener la integridad y utilidad de sus documentos.•Crear documentos elect...
DOCUMENTOS DE ARCHIVOS ELECTRÓNICOS Características•Contienen      información    de     cualquier naturaleza.•La informa...
DOCUMENTOS DE ARCHIVOS ELECTRÓNICOS Conclusiones•La importancia que tienen los documentos en formato electrónico es que n...
DOCUMENTOS DE ARCHIVOS ELECTRÓNICOS Conclusión personal•Los cuidados que debemos tener con los documentos electrónicos va...
ASIGNACIÓN 3 COMPARATIVO DE EMPRESAS QUEOFRECEN UN SISTEMA DE GESTIÓN DE         DOCUMENTOS
A. DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM• Mejora el servicio ofrecido a socios y cliente.• Ahorra dinero y tiempo.• Gestiona todos lo...
A. DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM• Se da un buen servicio.• Se optimizan procesos empresariales internos (flujos de  trabajo);...
A. DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM• Se reduce espacio de almacenamiento.• Tiene protección contra incendios e inundaciones.• Lo...
B. NORMADATSu proceso, a grandes rasgos es el siguiente:• El documento llega al edificio procedente de un cliente.• Se ing...
B. NORMADAT• Cuenta con sistema contra incendios, alta tecnología: gas y no  agua.• Para soportes especiales existe un áre...
C. DOCUWARE• Cuenta con cuatro servicios.• Presenta la información por partes.• Presenta las funciones básicas de la gesti...
C. DOCUWARE• Cuenta con cuatro servicios.• Presenta la información por partes.• Presenta las funciones básicas de la gesti...
COMPARATIVO Y ELECCIÓN• Ninguna de las tres empresas nos menciona el costo de los  productos, ni indica si incluye el mant...
COMPARATIVO Y ELECCIÓN• El costo normalmente lo mencionan que es de acuerdo a las  necesidades de cada cliente.• Los softw...
COMPARATIVO Y ELECCIÓN Conclusión personal•No indican si tienen alguna cláusula de confidencialidad.•La elección se basar...
ASIGNACIÓN 4DESCRIPCIÓN DE MAPAS Y FOTOGRAFÍAS
DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA DEL MAPA DEAPATZINGÁN
DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA DEL MAPA DEAPATZINGÁN1.AREA DE IDENTIFICACIÓN1.1.Código de referencia    MX/16/053/AGHPEM1.2 Titu...
DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA DEL MAPA DEAPATZINGÁN2. AREA DE CONTEXTO2.1.Nombre del Productor          TALLER DE LITOGRAFÍA DE...
DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA DEL MAPA DEAPATZINGÁN3.AREA DE CONTENIDO YESTRUCTURA3.1.Contenido                 CONTIENE UNA DE...
DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA DEL MAPA DE APATZINGÁN4.AREA DE CONDICIÓN DEACCESO Y USO4.1Condiciones de acceso         PRESENTA...
DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA DEL MAPA DEAPATZINGÁN5. AREA DOCUMENTACIÓNASOCIADA5.1 Existencia y localización de RESGUARDADO EN...
DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA DEL MAPA DEAPATZINGÁN6. AREA DE NOTA             CONTIENE UNA IMAGEN DE LA CASA DE LA            ...
DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA DE FOTOGRAFÍASPERSONALES                          • Foto 1
DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA DE FOTOGRAFÍAS PERSONALES                          • Foto 11.AREA DE IDENTIFICACIÓN1.1.Código de ...
DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA DE FOTOGRAFÍASPERSONALES                          • Foto 1   3.AREA DE CONTENIDO Y   ESTRUCTURA  ...
DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA DE FOTOGRAFÍASPERSONALES                          • Foto 1    5. AREA DOCUMENTACIÓN    ASOCIADA  ...
DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA DE FOTOGRAFÍASPERSONALES                          • Foto 2
DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA DE FOTOGRAFÍASPERSONALES                          • Foto 21.AREA DE IDENTIFICACIÓN1.1.Código de r...
DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA DE FOTOGRAFÍASPERSONALES                          • Foto 2    3.AREA DE CONTENIDO Y    ESTRUCTURA...
DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA DE FOTOGRAFÍASPERSONALES                          • Foto 2    5. AREA DOCUMENTACIÓN    ASOCIADA  ...
DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA DE FOTOGRAFÍASPERSONALES                          • Foto 3
DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA DE FOTOGRAFÍASPERSONALES                          • Foto 3 1.AREA DE IDENTIFICACIÓN 1.1.Código de...
DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA DE FOTOGRAFÍASPERSONALES                          • Foto 3    3.AREA DE CONTENIDO Y    ESTRUCTURA...
DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA DE FOTOGRAFÍASPERSONALES                          • Foto 3    5. AREA DOCUMENTACIÓN    ASOCIADA  ...
DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA DE FOTOGRAFÍASPERSONALES                          • Foto 4
DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA DE FOTOGRAFÍASPERSONALES                          • Foto 41.AREA DE IDENTIFICACIÓN1.1.Código de r...
DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA DE FOTOGRAFÍASPERSONALES                          • Foto 4     3.AREA DE CONTENIDO Y     ESTRUCTU...
DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA DE FOTOGRAFÍASPERSONALES                          • Foto 4     5. AREA DOCUMENTACIÓN     ASOCIADA...
DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA DE FOTOGRAFÍASPERSONALES                          • Foto 5
DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA DE FOTOGRAFÍAS  PERSONALES                          • Foto 51.AREA DE IDENTIFICACIÓN1.1.Código de...
DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA DE FOTOGRAFÍASPERSONALES                          • Foto 5  3.AREA DE CONTENIDO Y  ESTRUCTURA  3....
DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA DE FOTOGRAFÍASPERSONALES                          • Foto 5     5. AREA DOCUMENTACIÓN     ASOCIADA...
FIN
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

Trabajo final módulo IV

694 views
571 views

Published on

TIC APLICADAS A LA GESTIÓN DE ARCHIVO

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
694
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
3
Actions
Shares
0
Downloads
7
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Trabajo final módulo IV

  1. 1. DIPLOMADO EN GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOMÓDULO IV LAS TIC APLICADAS A LAGESTIÓN DE ARCHIVOPresenta: Alejandrina Hernández JassoProfra. : María Centeno JiménezDiciembre 5 – 10, 2011
  2. 2. ASIGNACIÓN 1COMPARATIVO DE NORMAS
  3. 3. CUADRO COMPARATIVO SOBRE LEYES• Panamá (DOCUMENTOS ELECTRONICOS Y LAS FIRMAS ELECTRONICAS)• España (LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Y SUS COPIAS - DISPOSICIONES COMUNES SOBRE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS)• México (LEY DE FIRMA ELECTRÓNICA DEL DISTRITO FEDERAL MEXICO)• Chile (LEY SOBRE DOCUMENTOS ELECTRONICOS, FIRMA ELECTRONICA)
  4. 4. CUADRO COMPARATIVO SOBRE LEYES España Panamá México ChileDisposiciones generales SI SI SI SITerminología NO SI SI SIMetadatos SI NO NO NOValidez legal SI SI SI SIProceso de digitalización SI NO NO NODestrucción de documentos en soporte no electrónico. SI NO NO NOAlcances de uso SI SI SI SIUso de Firmas Electrónicas por los Órganos del Estado SI SI SI SIDe los Prestadores de Servicios de Certificación SI SI SI SIDe los Certificados de Firma Electrónica SI SI SI SIDe la Acreditación e Inspección de los Prestadores SI SI NO SIde Servicios de CertificaciónDerechos y Obligaciones de los Usuarios de Firmas SI SI SI SIElectrónicasReglamentos SI SI SI SIARCHIVO ELECTRÓNICO DE DOCUMENTOS SI SI SI NOEXPEDIENTE ELECTRÓNICO SI NO NO NOTransitorios SI NO SI SIFecha de promulgación Nov 2009 Jul 2008 Ago 2009 Marzo 2002Cant. De páginas 9 46 11 12• Todas las normas se encuentran divididas en capítulos con sus respectivos artículos.• En general todas contienen los puntos más importantes.
  5. 5. CUADRO COMPARATIVO Conclusión personal•Se puede observar que España al ser un país europeo tiene su legislación más detallada que los países de América, pesar de que la ley de Panamá es más extensa.•La tendencia para los países latinoamericanos será, conforme se vaya teniendo experiencia, complementar las leyes vigentes para tener cada vez una mayor claridad en lo referente a los documentos electrónicos.
  6. 6. ASIGNACIÓN 2 OBJETIVO, CARACTERÍSTICAS YREFLEXIÓN SOBRE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
  7. 7. Documentos a analizarA. Documentos digitalesB. Disposiciones comunes sobre los documentos electrónicosC. El documento de archivo electrónico
  8. 8. DOCUMENTOS DIGITALESDefiniciónNo recibe su nombre de la forma mediática (texto,sonido, imagen fija o en movimiento, en que sepresenta la información sino directamente de lamanera particular como se registra, esto es en unmedio electrónico a través de codificaciones (0 y 1,impulsos positivos y negativos) que soncombinaciones de estos dos dígitos. Tambiénllamados documentos electrónicos.
  9. 9. DOCUMENTOS DIGITALESObjetivoFacilitar la generación y modificación de undocumento, y su respectiva accesibilidad.
  10. 10. DOCUMETOS DIGITALES CaracterísticasPueden leerse saltándose las páginas y nolinealmente.Puede cambiársele el contenido de una línea, deun párrafo o una página, sin que por ello hayaque cambiar el documento entero.
  11. 11. DOCUMETOS DIGITALESCaracterísticas funcionales• Interactividad: permite que el usuario pregunte por contenidos, ingrese comentarios, modifique o agregue contenidos. Puede reaccionar ante exigencias del lector; quien puede tener cierto grado de comunicación con el documento.• Multimediático: permite integrar en un solo ambiente información registrada en forma de texto, de imágenes fijas o en movimiento, y de sonido, esto es utiliza múltiples medios informativos.• Omniaccesible: se establecen hiperrelaciones entre documentos ubicados en distintos sitios web.
  12. 12. DOCUMENTOS DIGITALESOtras características•Mutabilidad e identidad: como se produce en el mismo medio en que se publica, facilita enormemente hacer cambios en él.•Volatilidad: fácilmente puede sacarse de circulación, deja de ser accesible o deja de existir.
  13. 13. DOCUMENTOS DIGITALES Tipos y formatosa)Copia digital (scanner)b)Digitales para imprimir: elaborado directamente en un medio electrónico (Word).c)Digitales multimediáticos•El formato depende del tipo de información de que se trate.
  14. 14. DOCUMENTOS DIGITALES Conclusión•Los documentos digitales son flexibles con relación a los tradicionales; permiten conjuntar diferentes formatos para realizar una sola tarea como por ejemplo una presentación en power point en la que se tiene texto, sonido e imágenes. Si bien los documentos digitales tienen desventajas como la volatilidad, son amigables con el usuario lo cual le permite comunicarse con él y tener retroalimentación, y por lo tanto las ventajas son mayores.
  15. 15. DOCUMENTOS DIGITALES Conclusión personal•Con la incursión de la tecnología informática en nuestras vidas no podemos dejarla de lado pues ofrece ventajas sobre lo tradicional si bien también tiene sus desventajas; lo importante es sacar provecho a lo que nos permita facilitar nuestro quehacer para ofrecer servicios de calidad a los usuarios de nuestras instituciones.
  16. 16. DISPOSICIONES COMUNES SOBRE LOSDOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Objetivos• Proporcionar procedimientos para determinar los plazos y las condiciones de conservación de los documentos.• Se pueden conservar los documentos electrónicos por períodos de tiempo determinados en función de su valor.• Para determinar las etapas de conservación en formato electrónico es necesario determinar un plazo en función de la política de preservación de la organización se puede la plantear la migración a otro soporte.
  17. 17. DISPOSICIONES COMUNES SOBRE LOSDOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Características• Es necesario determinar un plazo total de conservación en formato electrónico en función de la política de preservación de la organización, se puede plantear la migración a otro tipo de soporte. Los documentos electrónicos tienen características que se diferencias de los tradicionales. Por ejemplo los documentos digitales pueden leerse saltándose las páginas y no linealmente como los impresos también puede cambiársele el contenido de una línea.
  18. 18. DISPOSICIONES COMUNES SOBRE LOSDOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Características• La conservación de un documento en formato electrónico se debe mantener procesable en formato electrónico. Con el objetivo de abaratar y simplificar el proceso de preservación, los documentos digitales solo deben ser conservados en el formato electrónico original durante el plazo de procesabilidad y en función de su condición estructural.
  19. 19. DISPOSICIONES COMUNES SOBRE LOSDOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Características• Ser muy selectivos en las conservación permanente.• La valoración de los documentos electrónicos no se limita a establecer un plazo de conservación sino que asume el compromiso de definir las condiciones de conservalidad de los documentos.• El proceso de valoración se estructura en etapas que descienden en nivel de concreción: • Establecimiento del calendario y acciones genéricas que es necesario aplicar a una serie documental concreta y analizar las características específicas de la documentación generada en el marco de dicha serie.
  20. 20. DISPOSICIONES COMUNES SOBRE LOSDOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Características• Aplicación de la norma ISO 15489-2 se materializa de dos formas:1) Ejecutar determinadas acciones sobre los documentos cuando se cumplan sus fechas de caducidad, y2) Que el sistema pueda gestionar y registrar le ejecución de dichas acciones tanto si se trata de eliminar los documentos como de prepararlos para su conservación a medio o largo plazo mediante las políticas de conservación.
  21. 21. DISPOSICIONES COMUNES SOBRE LOSDOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Reflexión• Se debe realizar la conservación de los documentos electrónicos mediante plazos de conservación determinados en función de su valor.• Documentos que son producidos con procesadores de texto, hojas de cálculo, administradores de bases de datos, gráficos, las páginas web y los mensajes que se transmiten por email, documentos digitalizados, fotografías, etc.
  22. 22. DISPOSICIONES COMUNES SOBRE LOSDOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Reflexión personal• Con la explosión documental a que estamos acostumbrados hoy en día resulta de vital importancia definir criterios que nos permitan conservar los documentos que realmente tengan valor y disponer de espacios tanto físicos como electrónicos para que nuestro control sea eficiente y no se dediquen demasiados recursos en la gestión documental.
  23. 23. DOCUMENTOS DE ARCHIVOS ELECTRÓNICOS Objetivos•Mantener la integridad y utilidad de sus documentos.•Crear documentos electrónicos y fiables que documenten la actividad de las instituciones.•Facilitar el acceso de la información a los usuarios.•Ayudar a los archivos a brindar una mejor gestión de los documentos en formato electrónico.
  24. 24. DOCUMENTOS DE ARCHIVOS ELECTRÓNICOS Características•Contienen información de cualquier naturaleza.•La información está archivada en un soporte electrónico.•Se requiere contar con respaldos para evitar la pérdida de la información.•Con el avance de las tecnologías, constantemente se tiene que estar emigrando la información a nuevos
  25. 25. DOCUMENTOS DE ARCHIVOS ELECTRÓNICOS Conclusiones•La importancia que tienen los documentos en formato electrónico es que nos permiten brindar una mejor conservación de los documentos originales, contenidos en soporte de papel manteniendo su integridad física, facilitando su uso y manejo. Sin embargo son muy susceptibles a los riesgos de pérdida de información.
  26. 26. DOCUMENTOS DE ARCHIVOS ELECTRÓNICOS Conclusión personal•Los cuidados que debemos tener con los documentos electrónicos varían de los que estábamos acostumbrados a utilizar con el soporte papel por lo cual es necesaria una capacitación en el área para mantener nuestros documentos digitales en tiempo y forma, poder accederlos y conservarlos, y evitar pérdidas a la hora de migrarlos a nuevos sistemas informáticos.
  27. 27. ASIGNACIÓN 3 COMPARATIVO DE EMPRESAS QUEOFRECEN UN SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS
  28. 28. A. DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM• Mejora el servicio ofrecido a socios y cliente.• Ahorra dinero y tiempo.• Gestiona todos los documentos que se acumulan a diario y se archivan correctamente en un archivador electrónico central.• El servidor puede ser Exchange o Notes, base de datos del sistema de gestión, carpetas, disco duro local.• Se pueden hacer búsquedas con sólo teclear una palabra, resultados completos de búsquedas en segundos.• La información está disponible.• Puede responder a las consultas rápido.
  29. 29. A. DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM• Se da un buen servicio.• Se optimizan procesos empresariales internos (flujos de trabajo); se envían los documentos electrónicamente y no manualmente.• Los empleados autorizados pueden acceder al documento desde cualquier computadora y se puede conocer el estado dentro del proceso, acceso global por internet.• Rapidez en el proceso, elimina largos tiempos de espera.• El proceso de digitalización es automático o semiautomático por lo que es sencillo: escaneado.• Los documentos se almacenan con un solo clic o automáticamente, por ejemplo, un documento en Word.
  30. 30. A. DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM• Se reduce espacio de almacenamiento.• Tiene protección contra incendios e inundaciones.• Los mensajes de correos electrónicos se guardan automáticamente y se indexan con palabras clave como remitente, destinatario o asunto.• Pueden integrarse en cualquier infraestructura y adaptarse a cualquier empresa.• Cumplimiento con retención, de regulaciones sobre ….
  31. 31. B. NORMADATSu proceso, a grandes rasgos es el siguiente:• El documento llega al edificio procedente de un cliente.• Se ingresa mediante un vehículo con sistema de localización remota.• Se descarga en un muelle interior.• Recorren áreas controladas con circuito.• El tratamiento para digitalización consiste en: preparar los documentos retirando grapas y clips.• Ya preparados se escanea el documento.• Tienen equipos para leer formatos especiales.• La indexación es mediante un caracter único.• Terminada la digitalización del documento se entrega al cliente o se custodia.• Si se lleva a custodia, se identifica con un código de barras que contiene la ubicación del documento.
  32. 32. B. NORMADAT• Cuenta con sistema contra incendios, alta tecnología: gas y no agua.• Para soportes especiales existe un área acorazada subterránea, climatizada con agente extintor especial.• La entrega se realiza en un día hábil normalmente.• Se puede consultar la base de datos antes.• El documento digitalizado se entrega al cliente por correo electrónico o en mano.• Se utiliza la norma DIN 32757 para destrucción de soportes informáticos.• La documentación sale de NORMADAT completamente destruida.
  33. 33. C. DOCUWARE• Cuenta con cuatro servicios.• Presenta la información por partes.• Presenta las funciones básicas de la gestión documental.• Su almacenamiento se hace en un CD.
  34. 34. C. DOCUWARE• Cuenta con cuatro servicios.• Presenta la información por partes.• Presenta las funciones básicas de la gestión documental.• Su almacenamiento se hace en un CD.D. ALBALÁE. CLARAF. EVOLUSOFTG. ARCHIVO 3000
  35. 35. COMPARATIVO Y ELECCIÓN• Ninguna de las tres empresas nos menciona el costo de los productos, ni indica si incluye el mantenimiento posterior.• Ninguna de las tres garantiza el buen manejo de la documentación aunque si se toman algunas medidas como la utilización de guantes y guardas.• La empresa DMS no maneja sistemas de seguridad (contra incendios) y NORMADAT si menciona que cuenta con un sistema contra incendios a base de gas y no de agua• Es importante que alguna de las empresas ofrezcan seguros contra pérdida de documentos.• Sólo una compañía mencionó en dónde está ubicada (NORMADAT).• Albalá es un programa que sus sistemas con muy complicados porque utiliza términos inapropiados.
  36. 36. COMPARATIVO Y ELECCIÓN• El costo normalmente lo mencionan que es de acuerdo a las necesidades de cada cliente.• Los softwares están orientados a operaciones comerciales o empresas industriales.• No mencionan si manejan parámetros de calidad en digitalización.• No se maneja capacitación al cliente.• No se menciona la calidad (capacidad) de los equipos para instalar el software.• No se menciona qué tipos de documentos se pueden digitalizar (si son históricos, libros, etc.)• No indica si existe versatilidad para migrar a otros sistemas.• El equipo elegiría el software de ALBALÁ porque actualmente se utiliza en el archivo del Congreso del Estado y ha funcionado adecuadamente.
  37. 37. COMPARATIVO Y ELECCIÓN Conclusión personal•No indican si tienen alguna cláusula de confidencialidad.•La elección se basará en las necesidades de cada archivo.
  38. 38. ASIGNACIÓN 4DESCRIPCIÓN DE MAPAS Y FOTOGRAFÍAS
  39. 39. DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA DEL MAPA DEAPATZINGÁN
  40. 40. DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA DEL MAPA DEAPATZINGÁN1.AREA DE IDENTIFICACIÓN1.1.Código de referencia MX/16/053/AGHPEM1.2 Titulo PLANO DE LA CIUDAD DE APATZINGÁN DE LA CONSTITUCIÓN1.3. Fecha 19011.4. Nivel de descripción COLECCIÓN DE PLANOS DEL ESTADO DE MICHOACÁN1.5.Volumen y soporte 1 EJEMPLAR Y PAPEL
  41. 41. DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA DEL MAPA DEAPATZINGÁN2. AREA DE CONTEXTO2.1.Nombre del Productor TALLER DE LITOGRAFÍA DE LA ESCUELA INDUSTRIAL MILITAR PORFIRIO DÍAZ. MORELIA2.2. Historia de la Institución SECRETARIA DE GOBIERNO SE FUNDA A PARTIR DE 1824 CUANDO EL ESTADO DE MICHOACÁN FORMA PARTE DE LA FEDERACIÓN2.3. Historia del Archivo EL ARCHIVO HISTORICO SE FUNDA EL 30 DE NOVIEMBRE DE 1891, DURANTE LA ADMINISTRACIÓN DE ARISTEO MERCADO. SU PRIMER DIRECTOR FUE AMADOR COROMINA.2.4 Forma de ingreso TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
  42. 42. DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA DEL MAPA DEAPATZINGÁN3.AREA DE CONTENIDO YESTRUCTURA3.1.Contenido CONTIENE UNA DESCRIPCIÓN GEOGRÁFICA-URBANA DEL DISTRITO DE APATZINGÁN, ASÍ COMO UNA BREVE DESCRIPCIÓN DE LA CONSTITUCIÓN DE 1814 Y DE LA CASA DE LA CONSTITUCIÓN.3.2 Valoración, Selección y PERTENECE A UNA COLECCIÓN. LA MAPOTECA DELEliminación ARCHIVO VALORÓ Y SELECCIONÓ EL MAPA EN 1989.3.3 Nuevos Ingresos NO3.4 Organización SECRETARÍA DE GOBIERNO DIRECCIÓN DE ARCHIVOS DEL PODER EJECUTIVO ARCHIVO GENERAL E HISTÓRICO DEL PODER EJECUTIVO MAPOTECA
  43. 43. DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA DEL MAPA DE APATZINGÁN4.AREA DE CONDICIÓN DEACCESO Y USO4.1Condiciones de acceso PRESENTAR IDENTIFICACIÓN Y LLENAR DE FICHA4.2. Condiciones de MEDIANTE CÁMARA FOTOGRÁFICA SIN FLASHreproducción4.3 Lengua de los documentos ESPAÑOL4.4 Características físicas FIEL COPIA DEL ORIGINAL. ESTADO FÍSICO: CONDICIONES REGULARES. MEDIDAS: 47 CM DE ANCHO POR 70 CM. DE LARGO4.5 Instrumentos de descripción INVENTARIO DE MAPOTECA Y NORMA ISAD G.
  44. 44. DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA DEL MAPA DEAPATZINGÁN5. AREA DOCUMENTACIÓNASOCIADA5.1 Existencia y localización de RESGUARDADO EN LA MAPOTECA DEL AGHPEMlos documentos originales5.2 Existencia y localización de SI EN LA MAPOTECA DEL AGHPEM, EN LAcopias UNIVERSIDAD MICHOACANA DE SAN NICOLÁS DE HIDALGO, EN EL INSTITUTO DE INVESTIGACIONES HISTÓRICAS DE LA UMSNH5.3. Unidad de descripción INVENTARIO DE MAPOTECA Y NORMA ISAD G.relacionadas5.4 Nota de publicación EXISTE UN LIBRO DENOMINADO “PUEBLOS, VILLAS Y CIUDADES”, 1ª Y 2ª EDICIÓN PUBLICADO POR GOBIERNO DEL ESTADO, ASÍ COMO LAS MEMORIAS DE GOBIERNO DEL ESTADO.
  45. 45. DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA DEL MAPA DEAPATZINGÁN6. AREA DE NOTA CONTIENE UNA IMAGEN DE LA CASA DE LA CONSTITUCIÓN7. AREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIÓN7.1 Nota del Archivero TEORIAS ARCHIVISTICAS, DESCRIPCIÓN, PRESENTACIÓN DE DESARROLLO DE CÓMO CLASIFICAR UN MAPA, LIBRODE CARTOGRAFÍA DE ALBERTO SMIT MEDIANTE DIAPOSITIVAS Y LA NORMA ISAD (G). DESCRIPCIÓN PREPARADA POR: ALVARO, ALEJANDRINA Y MONIKA.7.2 Reglas o Normas ISAD (G)7.3 Fecha de descripción 9 DE DICIEMBRE DE 2011
  46. 46. DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA DE FOTOGRAFÍASPERSONALES • Foto 1
  47. 47. DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA DE FOTOGRAFÍAS PERSONALES • Foto 11.AREA DE IDENTIFICACIÓN1.1.Código de referencia1.2 Titulo Boda de Liliana Mandujano1.3. Fecha 2001-04-161.4. Nivel de descripción Colección fotográfica1.5.Volumen y soporte Una fotografía a color, en soporte papel kodak royal, 6x4 pulgadas2. AREA DE CONTEXTO2.1.Nombre del Productor Alejandrina Hernández Jasso2.2. Historia de la Institución2.3. Historia del Archivo2.4 Forma de ingreso Propia privada
  48. 48. DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA DE FOTOGRAFÍASPERSONALES • Foto 1 3.AREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA 3.1.Contenido Fotografía tomada el día 16 de abril del año 2011 en la boda de Liliana Mandujano, con las mejores amigas del grupo juvenil del Salesiano, en el salón Hacienda Corralejo (colonia Independencia). De izquierda a derecha: Vero Ramos, la novia, Érika García y Alejandrina Hdez. Morelia, Michoacán. 3.2 Valoración, Selección y En buen estado Eliminación 3.3 Nuevos Ingresos 3.4 Organización 4.AREA DE CONDICIÓN DE ACCESO Y USO 4.1Condiciones de acceso Libre 4.2. Condiciones de Restringida reproducción 4.3 Lengua de los documentos 4.4 Características físicas Original, estado físico: en buen estado. Medidas: 6x4 pulgadas 4.5 Instrumentos de descripción
  49. 49. DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA DE FOTOGRAFÍASPERSONALES • Foto 1 5. AREA DOCUMENTACIÓN ASOCIADA 5.1 Existencia y localización de Album fotográfico personal los documentos originales 5.2 Existencia y localización de No hay copias 5.3. Unidad de descripción Ninguna relacionadas 5.4 Nota de publicación 6. AREA DE NOTA 7. AREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIÓN 7.1 Nota del Archivero Formulario de descripción proporcionado por la profesora María Centeno, módulo IV del diplomado en Gestión de Documentos y Archivo (UMSNH) y basado en la norma ISAD (G). Fotografía descrita por Alejandrina Hernández Jasso. 7.2 Reglas o Normas ISAD (G) 7.3 Fecha de descripción 2011-12-10
  50. 50. DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA DE FOTOGRAFÍASPERSONALES • Foto 2
  51. 51. DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA DE FOTOGRAFÍASPERSONALES • Foto 21.AREA DE IDENTIFICACIÓN1.1.Código de referencia1.2 Titulo Cumpleaños de Alejandrina1.3. Fecha 2005-01-061.4. Nivel de descripción Colección fotográfica1.5.Volumen y soporte Una fotografía a color, en soporte papel kodak royal, 6x4 pulgadas2. AREA DE CONTEXTO2.1.Nombre del Productor Alejandrina Hernández Jasso2.2. Historia de la Institución2.3. Historia del Archivo2.4 Forma de ingreso Propia privada
  52. 52. DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA DE FOTOGRAFÍASPERSONALES • Foto 2 3.AREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA 3.1.Contenido Fotografía con sus amigos, tomada el día 6 de enero de 2005 en el cumpleaños de Alejandrina en su casa ubicada en Mezquite no. 54 Rincón de Ocolusen. De izquierda a derecha, de arriba a abajo: Lupita Juárez, Alejandrina Hernández, Andrés Martínez, Juan Antonio Alejandre, Vero Ramos, Juan Pablo Juárez, Irma Cirilo y Laura Ramos. Morelia, Michoacán. 3.2 Valoración, Selección y En buen estado Eliminación 3.3 Nuevos Ingresos 3.4 Organización 4.AREA DE CONDICIÓN DE ACCESO Y USO 4.1Condiciones de acceso Libre 4.2. Condiciones de Restringida reproducción 4.3 Lengua de los documentos 4.4 Características físicas Original, estado físico: en buen estado. Medidas: 6x4 pulgadas 4.5 Instrumentos de descripción
  53. 53. DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA DE FOTOGRAFÍASPERSONALES • Foto 2 5. AREA DOCUMENTACIÓN ASOCIADA 5.1 Existencia y localización de Album fotográfico personal los documentos originales 5.2 Existencia y localización de No hay copias 5.3. Unidad de descripción Ninguna relacionadas 5.4 Nota de publicación 6. AREA DE NOTA 7. AREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIÓN 7.1 Nota del Archivero Formulario de descripción proporcionado por la profesora María Centeno, módulo IV del diplomado en Gestión de Documentos y Archivo (UMSNH) y basado en la norma ISAD (G). Fotografía descrita por Alejandrina Hernández Jasso. 7.2 Reglas o Normas ISAD (G) 7.3 Fecha de descripción 2011-12-10
  54. 54. DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA DE FOTOGRAFÍASPERSONALES • Foto 3
  55. 55. DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA DE FOTOGRAFÍASPERSONALES • Foto 3 1.AREA DE IDENTIFICACIÓN 1.1.Código de referencia 1.2 Titulo Playa de Manzanillo 1.3. Fecha 2003 1.4. Nivel de descripción Colección fotográfica 1.5.Volumen y soporte Una fotografía a color, en soporte papel kodak royal, 6x4 pulgadas 2. AREA DE CONTEXTO 2.1.Nombre del Productor Alejandrina Hernández Jasso 2.2. Historia de la Institución 2.3. Historia del Archivo 2.4 Forma de ingreso Propia privada
  56. 56. DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA DE FOTOGRAFÍASPERSONALES • Foto 3 3.AREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA 3.1.Contenido Fotografía tomada en la playa de Manzanillo, Colima con sus amigas, mayo de 2003. De izquierda a derecha:Laura Ramos, Xóchitl Juárez, Alejandrina Hernández, Lupita Juárez e Irma Cirilo. 3.2 Valoración, Selección y En buen estado Eliminación 3.3 Nuevos Ingresos 3.4 Organización 4.AREA DE CONDICIÓN DE ACCESO Y USO 4.1Condiciones de acceso Libre 4.2. Condiciones de Restringida reproducción 4.3 Lengua de los documentos 4.4 Características físicas Original, estado físico: en buen estado. Medidas: 6x4 pulgadas 4.5 Instrumentos de descripción
  57. 57. DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA DE FOTOGRAFÍASPERSONALES • Foto 3 5. AREA DOCUMENTACIÓN ASOCIADA 5.1 Existencia y localización de Album fotográfico personal los documentos originales 5.2 Existencia y localización de No hay copias 5.3. Unidad de descripción Ninguna relacionadas 5.4 Nota de publicación 6. AREA DE NOTA 7. AREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIÓN 7.1 Nota del Archivero Formulario de descripción proporcionado por la profesora María Centeno, módulo IV del diplomado en Gestión de Documentos y Archivo (UMSNH) y basado en la norma ISAD (G). Fotografía descrita por Alejandrina Hernández Jasso. 7.2 Reglas o Normas ISAD (G) 7.3 Fecha de descripción 2011-12-10
  58. 58. DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA DE FOTOGRAFÍASPERSONALES • Foto 4
  59. 59. DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA DE FOTOGRAFÍASPERSONALES • Foto 41.AREA DE IDENTIFICACIÓN1.1.Código de referencia1.2 Titulo Titulación como ingeniera industrial1.3. Fecha 2003-11-251.4. Nivel de descripción Colección fotográfica1.5.Volumen y soporte Una fotografía a color, en soporte papel kodak royal, 7x5 pulgadas2. AREA DE CONTEXTO2.1.Nombre del Productor Alejandrina Hernández Jasso2.2. Historia de la Institución2.3. Historia del Archivo2.4 Forma de ingreso Propia privada
  60. 60. DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA DE FOTOGRAFÍASPERSONALES • Foto 4 3.AREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA 3.1.Contenido Fotografía tomada el 25 de octubre de 2003 después del acto de titulación como ingeniera industrial, afuera del auditorio 1 del Instituto Tecnológico de Morelia, Morelia, Michoacán. De izquierda a derecha: Yadira Hernández (hermana) Roselia Jasso (madre), Alejandrina Hernández, Enrique Hernández (padre) e Indira Hernández (hermana). 3.2 Valoración, Selección y En buen estado Eliminación 3.3 Nuevos Ingresos 3.4 Organización 4.AREA DE CONDICIÓN DE ACCESO Y USO 4.1Condiciones de acceso Libre 4.2. Condiciones de Restringida reproducción 4.3 Lengua de los documentos 4.4 Características físicas Original, estado físico: en buen estado. Medidas: 7x5 pulgadas 4.5 Instrumentos de descripción
  61. 61. DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA DE FOTOGRAFÍASPERSONALES • Foto 4 5. AREA DOCUMENTACIÓN ASOCIADA 5.1 Existencia y localización de Album fotográfico personal los documentos originales 5.2 Existencia y localización de No hay copias 5.3. Unidad de descripción Ninguna relacionadas 5.4 Nota de publicación 6. AREA DE NOTA 7. AREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIÓN 7.1 Nota del Archivero Formulario de descripción proporcionado por la profesora María Centeno, módulo IV del diplomado en Gestión de Documentos y Archivo (UMSNH) y basado en la norma ISAD (G). Fotografía descrita por Alejandrina Hernández Jasso. 7.2 Reglas o Normas ISAD (G) 7.3 Fecha de descripción 2011-12-10
  62. 62. DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA DE FOTOGRAFÍASPERSONALES • Foto 5
  63. 63. DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA DE FOTOGRAFÍAS PERSONALES • Foto 51.AREA DE IDENTIFICACIÓN1.1.Código de referencia1.2 Titulo Con el sobrino Sebastián1.3. Fecha 20041.4. Nivel de descripción Colección fotográfica1.5.Volumen y soporte Una fotografía a color, en soporte papel fujifilm fujicolor crystal archive, 6x4 pulgadas2. AREA DE CONTEXTO2.1.Nombre del Productor Alejandrina Hernández Jasso2.2. Historia de la Institución2.3. Historia del Archivo2.4 Forma de ingreso Propia privada
  64. 64. DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA DE FOTOGRAFÍASPERSONALES • Foto 5 3.AREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA 3.1.Contenido Fotografía tomada en 2004 con su sobrino Sebastián de 3 meses de edad aproximadamente, en la sala de su casa. Morelia, Michoacán. 3.2 Valoración, Selección y En buen estado Eliminación 3.3 Nuevos Ingresos 3.4 Organización 4.AREA DE CONDICIÓN DE ACCESO Y USO 4.1Condiciones de acceso Libre 4.2. Condiciones de Restringida reproducción 4.3 Lengua de los documentos 4.4 Características físicas Original, estado físico: en buen estado. Medidas: 6x4 pulgadas 4.5 Instrumentos de descripción
  65. 65. DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA DE FOTOGRAFÍASPERSONALES • Foto 5 5. AREA DOCUMENTACIÓN ASOCIADA 5.1 Existencia y localización de Album fotográfico personal los documentos originales 5.2 Existencia y localización de No hay copias 5.3. Unidad de descripción Ninguna relacionadas 5.4 Nota de publicación 6. AREA DE NOTA 7. AREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIÓN 7.1 Nota del Archivero Formulario de descripción proporcionado por la profesora María Centeno, módulo IV del diplomado en Gestión de Documentos y Archivo (UMSNH) y basado en la norma ISAD (G). Fotografía descrita por Alejandrina Hernández Jasso. 7.2 Reglas o Normas ISAD (G) 7.3 Fecha de descripción 2011-12-10
  66. 66. FIN

×