von Bernd Dieschburg
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Kurzbeschreibung:
Grundlagen der Moderation, Aufgaben, Rolle und Kompetenzen des Moderators, Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung einer Besprechung, Gesprächsführungstechniken für den Besprechungsleiter, Visualisierungstechniken, Einsatz geeigneter Methoden
Folgende Schwerpunkte bilden den inhaltlichen Rahmen:
Grundlagen der Moderation
- Ein Beispielrechnung
- Was ist Moderation
- Nutzen einer kompetenten Moderation
- Ziele von Besprechungen
- Checkliste zur Analyse eigener Besprechungen
Der Moderator
- Rolle und Selbstverständnis
- Seine Aufgaben und Kompetenzen
Vorbereitung einer Moderation
- Inhaltliche und organisatorische Planung
- Schriftliche Prozessplanung
Durchführung einer Moderation
- Struktur und Ablauf
Gesprächs- und Diskussionstechniken für den Moderator
- Konstruktiver Umgang mit schwierigen Persönlichkeiten
- Konstruktiver Umgang mit Killerphrasen
- Konstruktiver Umgang mit schwierigen Gesprächssituationen
Nachbereitung einer Moderation
- Grundsätzliches
- das Ergebnisprotokoll
Visualisierungstechniken
- Nutzen von und Tipps zur Visualisierung
- Beispiele für Visualisierung
Einzelne Methoden im Überblick
- Die Einpunktabfrage
- Die Kartenabfrage
- Die Zurufabfrage
- Das Brainstorming
- Das Sammelraster
- der Themenspeicher
- Die Mehrpunktabfrage
- Der Maßnahmen- und Aktivitätenplan
1. Seite 1Besprechungen und Gruppen erfolgreich moderieren Stand 20.07.2011
Personal- und Organisationsentwicklung
Menschen nachhaltig und wirkungsvoll in Organisationen erfolgreich machen
Besprechungen und Gruppen
erfolgreich moderieren
2. Seite 2Besprechungen und Gruppen erfolgreich moderieren Stand 20.07.2011
Inhaltliche Übersicht
Grundlagen der Moderation
Der Moderator
Vorbereitung einer Moderation
Durchführung einer Moderation
Gesprächs- und Diskussionstechniken für den Moderator
Nachbereitung einer Moderation
Visualisierungstechniken
Einzelne Methoden im Überblick
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3. Seite 3Besprechungen und Gruppen erfolgreich moderieren Stand 20.07.2011
Es gibt kaum eine andere Tätigkeit, bei der so viel Zeit von so
vielen Menschen gleichzeitig ver(sch)wendet wird wie bei
Besprechungen!
Grundlagen der Moderation:
Zur Einstimmung…….
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4. Seite 4Besprechungen und Gruppen erfolgreich moderieren Stand 20.07.2011
Grundlagen der Moderation:
Eine Beispielrechnung…….
Veranschlagt man eine Fach- bzw. Führungskraft mit durchschnittlich
€_______/pro Stunde inkl. aller Personalnebenkosten
(Formel: Grundgehalt : durch monatl. Arbeitsstunden = Stundenlohn)
so ergeben sich folgende Besprechungskosten (exkl. Vorbereitungs-/Nachbereitungszeit,
Materialien, Reise- und Raumkosten, Verpflegung, Übernachtung):
Minuten
Teilnehmer
15 30 60 90 120 Pro
Tag
Pro
Woche
Pro
Monat
Pro
Jahr
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SUMME
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5. Seite 5Besprechungen und Gruppen erfolgreich moderieren Stand 20.07.2011
Wie? Der Moderator muss
sich mit eigenen Meinungen und Bewertungen zurückhalten
die Gruppenmitglieder durch den Einsatz spezieller Moderationstechniken
(z. B. Kartenabfrage, Blitzlicht, Punkten) dabei unterstützen,
eine tragfähige Lösung des Problems zu finden
sein Vorgehen transparent machen
( z. B.: Einsteigen –Sammeln – Auswählen –Bearbeiten – Planen – Abschließen)
die technischen Hilfsmittel der Moderation (z. B. Pinwand, Flipchart, Overhead-
Projektor, Beamer …) gekonnt einsetzen.
Grundlagen der Moderation:
Was ist Moderation? (1)
Was? Moderation, das heißt:
Ein Thema/mehrere Themen
gemeinsam mit den Mitgliedern einer Gruppe
unter Nutzung eines methodischen Handwerkkastens
zu einem Ergebnis führen.
Wofür? Der Moderator hat die Aufgabe,
die Gruppe bei der gemeinsamen Suche nach Problemlösungen
zu unterstützen.
Ziel ist, die Gruppendiskussion so zu steuern, dass die Gruppenmitglieder
ihr Wissen in die Diskussion einbringen und
das gemeinsame Ergebnis tragen und unterstützen.
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6. Seite 6Besprechungen und Gruppen erfolgreich moderieren Stand 20.07.2011
Grundlagen der Moderation:
Was ist Moderation? (2)
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7. Seite 7Besprechungen und Gruppen erfolgreich moderieren Stand 20.07.2011
Beteiligung und Aktivität aller Teilnehmer
Ausgewogenheit zwischen Vielrednern und stillen Teilnehmern
Offenheit innerhalb der Gruppe
Effektivität in der Vorgehensweise
Transparenz
Identifikation mit dem Ergebnis
Konzentration auf die Erreichung der vereinbarten Ziele
Simultane Dokumentation
Grundlagen der Moderation:
Nutzen einer kompetenten Moderation
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8. Seite 8Besprechungen und Gruppen erfolgreich moderieren Stand 20.07.2011
Grundlagen der Moderation:
Ziele von Besprechungen (1)
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a) Informieren: z.B. Stand eines Projekts, Kundensituation, Krisensituation, Probleme, usw.
b) Beteiligen: Meinungen einholen z.B. vor einer Entscheidung, um Situationen zu
beurteilen, Probleme zu erkennen, Lösungen suchen, usw.
c) Planen: Ziele entwickeln & vereinbaren, Kreativität nutzen, Ideen generieren, usw.
d) Organisieren: Verantwortlichkeiten festlegen, Termine vereinbaren, Ressourcen, usw.
e) Beeinflussen: Überzeugen, motivieren z.B. von einer Idee, einem Konzept, usw.
f) Entscheiden: Budget, nächste Schritte, Ziele oder Veränderung von Zielen, usw.
g) Kontrollieren: Ist-Stand, Meilensteine, Stand eines Projekts, Qualität, usw.
h) Feedback geben und nehmen: z.B. um Situationen zu verbessern, aus Fehlern zu
lernen, zu loben, die Arbeitsorganisation zu optimieren, usw.
9. Seite 9Besprechungen und Gruppen erfolgreich moderieren Stand 20.07.2011
Grundlagen der Moderation:
Ziele von Besprechungen (2)
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10. Seite 10Besprechungen und Gruppen erfolgreich moderieren Stand 20.07.2011
Grundlagen der Moderation:
Ziele von Besprechungen (3) – Das Entscheidungskontinuum
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Es ist entschieden….. und ich lade Sie ein……
1. Nichts zu diskutieren, ob etwas
gemacht werden soll
2. dass etwas gemacht zu diskutieren, was gemacht werde
werden soll
3. was gemacht werden soll zu diskutieren, wer es wie, wann
und wo machen soll
4. wer, was, wo, wann und die Konsequenzen zu diskutieren,
wie machen soll die damit für Sie verbunden sind
5. alles sich zu informieren
11. Seite 11Besprechungen und Gruppen erfolgreich moderieren Stand 20.07.2011
Grundlagen der Moderation:
Checkliste zur Analyse eigener Besprechungen (1)
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Die Besprechung ist notwendig oder es gibt ökonomischere Alternativen (Einzelgespräch, Telefon- oder
Videokonferenz..).
Die Teilnehmer haben rechtzeitig die relevanten Infos (Ziel, Agenda, Zeitdauer, Verantwortliche, Vorbereitung ....).
Die richtigen Personen sind eingeladen, um das Ziel zu erreichen (z.B. Beschlussfassung).
Die Qualität der Vorbereitung der Teilnehmer ist angemessen (inhaltlich, Qualität der Unterlagen…).
Die Rahmenbedingungen sind passend (Raum, Ausstattung, Getränke und Essen…).
Es gibt kurz vor der Besprechung eine Info über die tatsächlichen Teilnehmer.
Unsere Besprechungen haben einen hohen Stellenwert (A-Priorität). Diese zeigt sich in Pünktlichkeit, Einhalten von
Terminen, Qualität der Vorbereitung.
Wir haben offiziell vereinbarte Spielregeln, die einen effektiven Besprechungsablauf sichern.
Wir haben einen kompetenten Moderator, dessen Aufgaben bestimmt sind und der allen bekannt ist.
Wir leben eine produktive Kommunikationskultur (ausreden lassen, Humor, Wertschätzung anderer Meinungen,
offene direkte Kommunikation ...).
Jeder Tagesordnungspunkt (TOP) hat Priorität, Zeitdauer und Ziel.
Wir bleiben beim Thema („roter Faden“) und verlieren uns nicht an Nebenschauplätzen.
Wir verwenden Hilfsmittel wie Flipchart, Kärtchen usw..
Am Ende der Besprechung gibt es eine Rückschau mit klaren Vereinbarungen (WER WAS WANN).
Für Themen, die nicht behandelt werden, haben wir einen Themenspeicher („open–issue-list“).
Wir haben einen Schriftführer, der ein Protokoll verfasst, das folgende Punkte enthält: Teilnehmer Verteiler, Agenda,
Kurzfassung der behandelten Themen, Ergebnisse, zusätzliche Infos, Status der offenen Punkte, nächste Termine.
Controlling: Wir reflektieren nach Bedarf die Qualität (Ergebnis – Klima) unserer Besprechung.
Die Erstellung und Verteilung des Protokolls erfolgt im vereinbarten Zeitraum.
Die Verantwortlichen verfolgen eigenaktiv die Umsetzung der Vereinbarungen.
Die Umsetzung der Vereinbarungen wird kontrolliert und eingefordert.
Die „open-issue-list“ wird weiterverfolgt.
12. Seite 12Besprechungen und Gruppen erfolgreich moderieren Stand 20.07.2011
Grundlagen der Moderation:
Checkliste zur Analyse eigener Besprechungen (2)
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13. Seite 13Besprechungen und Gruppen erfolgreich moderieren Stand 20.07.2011
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