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  • 1. Gestão Arquivística de Documentos usando Alfresco Paula Ferreira Cavalcanti Gerente de Negócios Telefone: 55 (11) 3957-1328 Email: pcavalcanti@infusedsolutions.com.br
  • 2. Infused Solutions A Infused Solutions é uma empresa de consultoria em tecnologia especializada em soluções de Gerenciamento de Conteúdo Corporativo (Enterprise Content Management). Consultores especialistas em: • Gerenciamento Eletrônico de Documentos • Gerenciamento de Conteúdo Web •Records Management • Portal • Colaboração Parceiro Gold da Alfresco Atuando nos Estados Unidos e Brasil
  • 3. Alfresco ● Fundada em 2005 ● 115+ funcionários e crescendo ● Foco em ECM com visão open source comercial ● Equipe de gerenciamento experiente ● John Newton, CTO & Co-fundador – Fundador da Documentum ● John Powell, CEO & Co-fundador - COO da Business Objects ● Forte momento no mercado ● 800+ clientes -- bancos, governo, mídia ● 1.6+ milhões downloads, 100,000 membros da comunidade
  • 4. Eventos Infused/Alfresco no Brasil em 2010 • 28 e 29 de Setembro – São Paulo ECM Show (ecmshow.com.br) • Gerenciando Projetos usando Webinars Alfresco - Outubro Livro em • Alfresco 3 – Guia Prático para Usuários, Administradores e Português Programadores
  • 5. O que é um documento arquivístico? É um documento produzido e/ou recebido por uma pessoa física ou jurídica, no decorrer das suas atividades, qualquer que seja o suporte, e dotado de organicidade. Documento Arquivístico Digital • Produzido, tramitado e armazenado por sistema computacional Documento Arquivístivo Convencional • Produzido, tramitado e armazenado em formato não digital
  • 6. Conceitos Importantes e-ARQ • Especificação de requisitos que estabelece um conjunto de condições a serem cumpridas pela organização produtora/receptora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelo próprios documentos a fim de garantir sua confiabilidade e autenticidade, assim como seu acesso. SIGAD – Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos • Conjunto de procedimentos e operações técnicas, característico do sistema de gestão arquivística de documentos, processado por computador. Pode compreender um software em particular, um determinado número de softwares integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda, ou uma combinação desses.
  • 7. GED x SIGAD Um GED trata os documentos de maneira compartimentada, enquanto o SIGAD o faz a partir de uma concepção orgânica, ou seja, os documentos possuem uma inter-relação que reflete as atividades da instituição que os criou. Além disso, diferentemente do SIGAD, o GED nem sempre incorpora o conceito arquivístico de ciclo de vida dos documento. GED SIGAD
  • 8. Requisitos arquivísticos SIGAD Captura, armazenamento, indexação e recuperação de documentos arquivísticos Captura, armazenamento, indexação e recuperação de todos os componentes digitais do documento arquivístico como uma unidade complexa Gestão de documentos a partir do Plano de Classificação para manter a relação orgânica entre os documentos. Implementação de metadados associados aos documentos para descrever os contextos desses mesmo documentos Integração entre documentos digitais e convencionais Foco na manutenção da autenticidade dos documentos Avaliação e seleção de documentos para recolhimento e preservação daqueles considerados de valor permanente Aplicação de tabela de temporalidade e destinação de documentos Transferência e o recolhimento dos documentos por meio de uma função de exportação Gestão de preservação de documentos
  • 9. Instalando o Site de Records Management
  • 10. Criando o Site de Records Management
  • 11. Controle de Acesso Para ter acesso ao Console de Gerenciamento do RM é preciso estar no Grupo de RM Admin
  • 12. Perfis do RM
  • 13. Console Admin RM
  • 14. Plano de Classificação Plano de Classificação Séries Financeiro RH Categorias Governança Gerenciamento de Despesas de Capital Saúde e Segurança Financeira Performance Plano de Políticas e Controle Acidentes e Procedimentos Desenvolvimento Orçamentário Investigações Individual Relatórios Políticas e Avaliações dos Pastas Financeiros Procedimentos Funcionários Inspeções e Revisões
  • 15. Painel do Site de RM
  • 16. Criando o Plano de Classificação - Série
  • 17. Criando o Plano de Classificação - Categoria
  • 18. Criando o Plano de Classificação – Pasta
  • 19. Tabela de Temporalidade A tabela de temporalidade é adicionada no nível da Categoria.
  • 20. Tabela de Temporalidade
  • 21. Incluindo os passos para Descarte
  • 22. Finalizando a Tabela de Temporalidade
  • 23. Tabela Temporalidade – Outro exemplo Corte após o Final do Ano Financeiro ou Após Final da Auditoria Transferir após 1 mês Evento Período de Tempo
  • 24. Adicionar um novo evento
  • 25. Adicionar um novo evento
  • 26. Adicionar novo local para Transferência
  • 27. Usando o novo Evento
  • 28. Utilizando os novos locais de transferência
  • 29. Arquivar um Documento Eletrônico
  • 30. Arquivar Documento Não Eletrônico
  • 31. Declarando como Registro
  • 32. Visualizando o Registro
  • 33. Desfazer o Declarar como Registro
  • 34. Movendo um documento para o Site de RM
  • 35. Criando um relacionamento entre Registros
  • 36. Auditoria
  • 37. Auditoria – Por Registro
  • 38. Auditoria – Relatório
  • 39. Auditoria – Relatório Atualização de Metadados Logins e Falhas no Login Registros Arquivado Registro Declarados
  • 40. Perguntas e Respostas
  • 41. Links Úteis •Twitter: http://www.twitter.com/infusedbr • Blog: ECMBrasil http://ecmbrasil.blogspot.com •Infused Solutions: http://www.infusedsolutions.com.br (11)3957-1328 •Treinamento Oficial Alfresco: http://www.infusedsolutions.com.br/pt/calendario.html •Alfresco 3.2 Download: http://www.alfresco.com/try •Alfresco em 1 hora: http://webinars.alfresco.com/forms/AlfrescoemumaHora •Alfresco Share: http://webinars.alfresco.com/forms/AlfrescoShareinPortuguese •Alfresco 3.2: http://bit.ly/bcVbjX •Fórum : http://forums.alfresco.com/br e http://forums.alfresco.com/pt
  • 42. Obrigada por sua participação Paula Ferreira Cavalcanti Gerente de Negócios Brasil e América Latina Telefone: 55 (11) 3957-1328 Email: pcavalcanti@infusedsolutions.com.br

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