SEMINARIO DE ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA                      Alfonso Berral                      aberral@dgt.es - @ABERL0 ...
•   Jefaturas y Oficinas provinciales de Tráfico (>65)•   Múltiples novedades legales y operativas de gran impacto:     • ...
• Censo de conductores                                          25.799.005                • Parque de vehículos y ciclomot...
• 30 Millones de visitas/mes.                                     Datos Abril 2011    • 350.000 visitas a sede-e.14/11/201...
Conductores                          Vehículos                                 Sanciones• Cita previa Canjes• Consulta not...
•   A pesar de la reducción de precios/Gbyte de almacenamiento, las inversiones              siguen creciendo.          • ...
•      El 80% del conocimiento de una organización se encuentra en sus documentos. En       el caso de las AAPP este porce...
•       La mayor parte son objetos digitales como documentos electrónicos          originales y escaneados, y eMailsFuente...
•       La mejora de la eficiencia, la conformidad con las normas y estándares,          mitigar riesgos o disminuir coste...
La evolución de la DGT en los últimos años provoca el gran aumento de documentos y expedientes electrónicos en un contexto...
Art. 31 Ley 11/2007: Archivo electrónico  • Los documentos electrónicos que contengan actos administrativos que afecten a ...
Art. 51 y 52 de RD 1671/2009 de desarrollo de la Ley 11/2007  • La AGE y sus organismos ... deberán conservar en soporte e...
Art. 51 y 52 de RD 1671/2009 de desarrollo de la Ley 11/2007  • Para preservar la conservación, el acceso y la legibilidad...
Art. 21 RD 4/2010 – ENI:Las Administraciones públicas adoptarán las medidas organizativas y técnicas necesarias con elfin ...
Fuente:   14/11/2011   Seminario de Administración Electrónica   15
Tres fases del ciclo de vida delos documentos y expedientes:       • Captura       • Mantenimiento y uso       • Conservac...
Conservación y         Captura                                                                                          se...
•Documentos de trabajo                                    Archivo de                                     Gestión          ...
Sistema Interno                                                                 Sistema externo                           ...
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•Documentos de trabajo                      •Versionados       Sistema de     •NO integran expedientes-e         Gestión  ...
• Definición:      o “Conjunto de documentos electrónicos correspondientes        a un procedimiento administrativo, cualq...
Algunas características:  • Sus documentos pueden ser administrativos o privados    aportados por los ciudadanos  • Se pue...
1. Los documentos electrónicos      o Aislados, pudiendo formar parte              Índice-e        de otros expedientes.  ...
1. Apertura • Creación de objeto digital „expediente‟ • Creación del índice electrónico • Inclusión de referencias en el í...
• Las Normas de Interoperabilidad del  ENI proponen múltiples niveles de  abstracción.                                    ...
•    El ENI propone la aplicación de un esquema de metadatos, denominado e-EMGDE, basado     en el modelo Australiano (AGR...
Orientación al papel. Series documentales de archivo.                                                                     ...
Hemos de hacer conciliar ambos contextos…. y estamos empezando !                                                          ...
Descripción archivística                                                          • ISAAR CPF -> International Standard Ar...
• Las Unidades necesitan utilidades “algo más” que un  cumplimiento normativo o de unas directrices corporativas.• Algunas...
•    Migración       o Resuelve el problema de la obsolescencia de formatos.       o Se produce una transferencia de los e...
Electrónico                                                      Físico                 •   Copias de seguridad/auténticas...
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•    Conforme la Política de firma y certificados electrónicos establecida en la NTI del ENI       o Cada organismo ha de ...
ISO 14721:2003 -> OAIS: Open Archival Information System                                                                  ...
• Es un colectivo muy activo, con importantes iniciativas              o 72,5% de normativa específica                    ...
Sistema De Gestión      Documental de          Tráfico14/11/2011         Seminario de Administración Electrónica   38
“Se establece como un ecosistema en el que se apoyan todas las unidades de negocio de la organización para delegar el alma...
Política de gestión                Política de firma-e                    Cuadro de                           Políticas de...
Todo lo necesario para que los gestores de todas las unidades de la organizaciónsigan unas directrices claras:  • Política...
Implementación de una solución de Gestión Documental corporativa. •   Consolida el almacenamiento de los documentos electr...
•   Sólo cuándo haya que interoperar con entidades externas: ciudadanos, empresas u otros    órganos de cualquier Administ...
E-e                           E-e                         E-e                                      Sanciones              ...
 SDGD-i ha de dar cabida a las necesidades específicas de    E-doc                                                       ...
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•   Custodia de documentos electrónicos: repositorio•   Gestión de expedientes e interoperabilidad•   Administración y ges...
• Interoperabilidad técnica                                                               Seguimiento del                 ...
•   Evolución hacia desplegar en Cloud      o Inicialmente, entornos de PREproducción y seguir evolucionando…•   Widget / ...
•    No hay soluciones únicas…•    Se requiere un respaldo institucional de la organización. Es un sistema crítico, sobret...
¡Muchas gracias!                                                          Alfonso Berral                                  ...
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Expediente-e y archivo-e en DGT

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Una aplicación de gestión documental en la Administración basado en el Esquema Nacional de Interoperabilidad.

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Expediente-e y archivo-e en DGT

  1. 1. SEMINARIO DE ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA Alfonso Berral aberral@dgt.es - @ABERL0 Gerencia de14/11/2011 Jefe de Servicio de Sistemas Informáticos Informática
  2. 2. • Jefaturas y Oficinas provinciales de Tráfico (>65)• Múltiples novedades legales y operativas de gran impacto: • Permiso por puntos • Dirección Electrónica Vial y TESTRA • Limitaciones de velocidad • Casco, cinturón de seguridad • Tasas de alcoholemia • Radares fijos y móviles, • Nuevos vehículos, ...• Red extensa de colaboradores de la tramitación: • Centros de Reconocimiento, fabricantes automóviles, ITVs, Gestorías, CATs (desguaces), ... • AAPP: CCAA, Ayuntamientos, Diputaciones, AEAT, CGPJ…• Servicios de alto impacto para ciudadanos y empresas14/11/2011 Seminario de Administración Electrónica 2
  3. 3. • Censo de conductores 25.799.005 • Parque de vehículos y ciclomotores 33.376.242 o Nuevas matriculaciones/año 1.336.047 • Transferencias de vehículos 2.992.928 • Bajas de vehículos 1.074.198 • Consultas al registro de vehículos +30.000.000 • Numero de sanciones 4.105.001 • Numero de documentos-e +150.000.000 • Volumen de información en BBDD +60 TBytesDatos 2010. 14/11/2011 Seminario de Administración Electrónica 3
  4. 4. • 30 Millones de visitas/mes. Datos Abril 2011 • 350.000 visitas a sede-e.14/11/2011 Seminario de Administración Electrónica 4
  5. 5. Conductores Vehículos Sanciones• Cita previa Canjes• Consulta nota exámenes • Registro Vehículos • Pago: teléfono, banco,• Registro Conductores • Acceso Telemático de Agentes Correos, Internet. Colaboradores • Tramitación expedientes c/• Permiso por Puntos: consulta on-line • Informe Telemático de otras entidades: AEAT Vehículos • Dirección Electrónica Vial• Emisión permisos • Matriculación Telemática para • TESTRA• Informatización Centros de Gestores Reconocimiento: CRC • Id. Conductor por Internet • Baja Telemática de Vehículos• Exámenes por ordenador • Centro automatización • Acreditación Telemática del denuncias: ESTRADA Formación, Tráfico y Impuesto Municipal de movilidad Vehículos • PRIDE: Terminales denuncias• Magallanes: BD Jurídica • Tarjeta ITV electrónica• Cuadros de mando y • Consolidación datos Consorcio Otros reportes: Microstrategy Seguros• Revista Tráfico • Consolidación datos ITV • Registro-e de• Campañas seguridad vial Apoderamientos• Mapa tráfico: GIS • SDGD: Gestión documental• Autorizaciones especiales • Data Wharehouse14/11/2011• Red de radares y telco• Centros de gestión tráfico Seminario de Administración Electrónica 5
  6. 6. • A pesar de la reducción de precios/Gbyte de almacenamiento, las inversiones siguen creciendo. • Datos en millones de eurosFuente: 14/11/2011 Seminario de Administración Electrónica 6
  7. 7. • El 80% del conocimiento de una organización se encuentra en sus documentos. En el caso de las AAPP este porcentaje puede ser mayor.• El 90% de los documentos pasan por más manos de las deseadas en la organización, con su consiguiente riesgo.• El 7.5% de los documentos suelen perderse• Se pierde un 50% del tiempo de los empleados en buscar documentos.• Cada año, el volumen de los documentos aumenta en un 22%. Según IDC en 2015 se llegará a 8.000 Exabytes• En 2015 el 20% de la información estará en „la nube‟Fuente: Coopers @ Lybrand‟s, IDC 14/11/2011 Seminario de Administración Electrónica 7
  8. 8. • La mayor parte son objetos digitales como documentos electrónicos originales y escaneados, y eMailsFuente: 14/11/2011 Seminario de Administración Electrónica 8
  9. 9. • La mejora de la eficiencia, la conformidad con las normas y estándares, mitigar riesgos o disminuir costes, son los objetivos más deseados.Fuente: 14/11/2011 Seminario de Administración Electrónica 9
  10. 10. La evolución de la DGT en los últimos años provoca el gran aumento de documentos y expedientes electrónicos en un contexto donde …. • Necesidad de una política de gestión documental: Heterogeneidad en el tratamiento de documentos electrónicos • Entrada, transformación creciente de documentos de papel a electrónico. • Redundancia del almacenamiento de documentos electrónicos. Sobrecostes de archivado. • Múltiples gestores documentales: Documentum, OpenKM, Alfresco (desarrollo), Mediateca (Videos e imágenes). • Dificultad para localizar y recuperar los documentos cuando son necesarios. • Mucha necesidad de armonizar la interoperabilidad con terceros • Ausencia de servicios comunes: custodia, consulta y copia de expedientes, … • Necesidad de simplificación y reingeniería de procedimientos administrativos • Austeridad en la disponibilidad presupuestaria.14/11/2011 Seminario de Administración Electrónica 10
  11. 11. Art. 31 Ley 11/2007: Archivo electrónico • Los documentos electrónicos que contengan actos administrativos que afecten a derechos o intereses de los particulares deberán conservarse en soportes de esta naturaleza, ya sea en el mismo formato a partir del que se originó el documento o en otro cualquiera que asegure la identidad e integridad de la información necesaria para reproducirlo. • Se permite la migración de formatos y soportes. • Los sistemas han de garantizar: o La integridad, o Autenticidad, o Confidencialidad, o Calidad, o Protección y conservación o Identificación de los usuarios y el control de accesos o Legislación de protección de datos.14/11/2011 Seminario de Administración Electrónica 11
  12. 12. Art. 51 y 52 de RD 1671/2009 de desarrollo de la Ley 11/2007 • La AGE y sus organismos ... deberán conservar en soporte electrónico todos los documentos electrónicos utilizados en actuaciones administrativas, que formen parte de un expediente administrativo, así como aquellos otros que, tengan valor probatorio de las relaciones entre los ciudadanos y la Administración. • La conservación de los documentos electrónicos podrá realizarse bien de forma unitaria, o mediante la inclusión de su información en bases de datos siempre que, en este último caso, consten los criterios para la reconstrucción de los formularios o modelos electrónicos origen de los documentos así Repositorios como para la comprobación de la firma electrónica de dichos datos. electrónicos • Los períodos mínimos de conservación de los documentos electrónicos se determinarán por cada órgano administrativo de acuerdo con el procedimiento administrativo de que se trate, siendo en todo caso de aplicación, con la excepción regulada de la destrucción de documentos en papel copiados electrónicamente, las normas generales sobre conservación del patrimonio documental con valor histórico y sobre eliminación de documentos de la AGE....14/11/2011 Seminario de Administración Electrónica 12
  13. 13. Art. 51 y 52 de RD 1671/2009 de desarrollo de la Ley 11/2007 • Para preservar la conservación, el acceso y la legibilidad de los documentos electrónicos archivados, podrán realizarse operaciones de conversión. • Los responsables de los archivos electrónicos promoverán el copiado auténtico con cambio de formato de los documentos y expedientes del archivo tan pronto como el formato de los mismos deje de figurar entre los admitidos en la gestión pública por el Esquema Nacional de Interoperabilidad.14/11/2011 Seminario de Administración Electrónica 13
  14. 14. Art. 21 RD 4/2010 – ENI:Las Administraciones públicas adoptarán las medidas organizativas y técnicas necesarias con elfin de garantizar la interoperabilidad en relación con la recuperación y conservación de losdocumentos electrónicos a lo largo de su ciclo de vida. Estas medidas incluyen: o Una política de gestión de documentos o La inclusión en los expedientes de un índice electrónico o Identificación única de documentos o Asignación de metadatos mínimos obligatorios y complementarios. o Clasificación de funciones del órgano o Acceso completos e inmediato a los documentos, verificación, impresión ... o Coordinación entre unidades de gestión documental y archivística o Transferencia de expedientes para su conservación (archivado histórico) o Eliminación de documentos y soportes o Formación de personal responsable o Crear procedimientos que garanticen la interoperabilidad • A estos efectos ...., las Administraciones públicas crearán repositorios electrónicos, complementarios y equivalentes en cuanto a su función a los archivos convencionales, destinados a cubrir el conjunto del ciclo de vida de los documentos electrónicos.14/11/2011 Seminario de Administración Electrónica 14
  15. 15. Fuente: 14/11/2011 Seminario de Administración Electrónica 15
  16. 16. Tres fases del ciclo de vida delos documentos y expedientes: • Captura • Mantenimiento y uso • Conservación y selección Esquema Moreq2010Fuente: Guía de Política de gestión de documentos-e.Grupo ENI CSAE14/11/2011 Seminario de Administración Electrónica 16
  17. 17. Conservación y Captura selección Mantenimiento y uso •Documentos de Archivo de trabajo Gestión •Expedientes Archivo Histórico •Borradores y cerrados, pero con versiones algún valor advo. o • No valor •Archivo de gestión legal. administrativo •Flujos de negocio •Documentos y •Clasificación •Expurgo y expedientes cerrados, Sistema de archivística eliminación previa pero activos Gestión •Archivos de la AGE o •Procedimientos en Archivo Central de CCAA. Documental curso, no finalizados (ECM, DMS) Sistemas de Gestión Sistema de Gestión de de Documentos Archivo14/11/2011 Seminario de Administración Electrónica 17
  18. 18. •Documentos de trabajo Archivo de Gestión Archivo • Un sistema de información para cada entorno. Histórico • Transferencias entre entornos •Expedientes cerrados,•Borradores y versiones •Archivo de gestión pero con algún valor • No valor•Flujos de negocio advo. o legal. • Archivo Histórico externo a la organización administrativo •Documentos y •Clasificación •Expurgo y eliminación expedientes cerrados, Sistema de pero activos archivística previa Gestión •Procedimientos en •Archivos de la AGE o de CCAA. Documental curso, no finalizados Archivo Central (ECM, DMS) • Sistema de Gestión •Documentos de trabajo Archivo de Gestión Archivo Documental y Archivo Histórico Histórico •Expedientes cerrados, •Borradores y versiones •Archivo de gestión pero con algún valor • No valor •Flujos de negocio advo. o legal. independiente. administrativo •Documentos y •Clasificación •Expurgo y eliminación expedientes cerrados, Sistema de archivística previa • Archivo Central y de pero activos Gestión •Procedimientos en •Archivos de la AGE o de CCAA. Documental Archivo Central gestión integrados curso, no finalizados (ECM, DMS) Archivo de Archivo •Documentos de trabajo Gestión Histórico •Expedientes cerrados, •Borradores y versiones •Archivo de gestión pero con algún valor • No valor • Sistema de Gestión documental y de •Flujos de negocio Advo o legal. administrativo •Documentos y •Clasificación •Expurgo y eliminación expedientes cerrados, Archivo fusionado en un solo entorno. Sistema de archivística previa pero activos Gestión •Procedimientos en •Archivos de la AGE o • Sólo el Archivo Histórico se mantiene de CCAA. Documental curso, no finalizados Archivo Central (ECM, DMS) externo a la organización. 14/11/2011 Seminario de Administración Electrónica 18
  19. 19. Sistema Interno Sistema externo Archivo de Archivo•Documentos de trabajo Gestión Histórico •Expedientes cerrados,•Borradores y versiones •Archivo de gestión pero con algún valor • No valor•Flujos de negocio Advo o legal. administrativo •Documentos y •Clasificación •Expurgo y eliminación expedientes cerrados, Sistema de pero activos archivística previa Gestión •Procedimientos en •Archivos de la AGE o de CCAA. Documental curso, no finalizados Archivo Central (ECM, DMS)14/11/2011 Seminario de Administración Electrónica 19
  20. 20. 14/11/2011 Seminario de Administración Electrónica 20
  21. 21. •Documentos de trabajo •Versionados Sistema de •NO integran expedientes-e Gestión •Firma-e ocasional •No aplican políticas de conservación Documental •Metadatos de negocio •No interoperabilidad •Documentos finales •No versiones •Integran expedientes-e Sistema de •Firma-e predominante Gestión de •Aplican políticas de conservación Archivo •Metadatos mínimos obligatorios •Preparados para interoperar14/11/2011 Seminario de Administración Electrónica 21
  22. 22. • Definición: o “Conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan” (art. 32 de Ley 11/2007). • ¿Cómo se vinculan los documentos-e a los expedientes-e? o A través de un índice electrónico: “relación de documentos electrónicos de un expediente electrónico, firmada por la Administración, órgano o entidad actuante, según proceda y cuya finalidad es garantizar la integridad del expediente electrónico y permitir su recuperación siempre que sea preciso.” (art. 32.2 de Ley 11/2007). Se utiliza para el foliado de los expedientes • Se han de asegurar en los expedientes electrónicos: o La autenticidad o La fiabilidad o La integridad, y o La disponibilidad14/11/2011 Seminario de Administración Electrónica 22
  23. 23. Algunas características: • Sus documentos pueden ser administrativos o privados aportados por los ciudadanos • Se pueden identificar con código único por cualquier órgano de la Administración. • Los forman los órganos que regulan el procedimiento que los define o su tramitador • Los expedientes han de ponerse a disposición de los ciudadanos cuando lo soliciten y como conocer su estado de tramitación. • El ENI y NTIs determinan su estructura y formato. Estos formatos han de ser de larga duración. • No todos los documentos electrónicos se agrupan en expedientes, pudiendo estar individualizados o agrupados en carpetas o agregaciones.14/11/2011 Seminario de Administración Electrónica 23
  24. 24. 1. Los documentos electrónicos o Aislados, pudiendo formar parte Índice-e de otros expedientes. • Documento -1 • Documento -2 o En carpetas • • Documento -3 Carpeta • Documento – 4 Índice-e o En subexpedientes • Documento – 5 • Documento – 6 • Documento - 7 • Subexpediente • Documento – 6 • Documento - 72. El índice electrónico del expediente. Contiene: o Identificadores, o Huellas de los doc-e Carpeta o Fecha incorporación cada doc-e3. La firma electrónica del índice electrónico por la Administración4. Metadatos mínimos obligatorios del expediente electrónico. Dichos metadatos se pueden o no firmar. 14/11/2011 Seminario de Administración Electrónica 24
  25. 25. 1. Apertura • Creación de objeto digital „expediente‟ • Creación del índice electrónico • Inclusión de referencias en el índice, Conservación Apertura Tramitación aunque es un proceso continuo y selección • Asignación de metadatos mínimos obligatorios de expediente.2. Tramitación • Inclusión de nuevos documentos, y regeneración del índice electrónico • Cambios de estado, a partir de flujo de tramitación. Evolución de metadatos. • Generación de subexpedientes temporales (eje. puestas a disposición)3. Conservación y selección • Finalización de fase administrativa • Eliminación de las series sin valor jurídica, archivística, histórica o investigación. • El resto, se transfieren a archivos históricos. Eje: AGA, Archivos Ministeriales, Provinciales, …14/11/2011 Seminario de Administración Electrónica 25
  26. 26. • Las Normas de Interoperabilidad del ENI proponen múltiples niveles de abstracción. Metadatos de negocio particulares de cada sistema de gestión. (Opcionales)• Estas normas dejan abierta la Metadatos complementarios genéricos implementación de los metadatos. basados en e-EMGDE. (Opcionales) Hay múltiples alternativas: Metadatos mínimos obligatorios documento-e, expediente-e. (Obligatorios) o XMP, XML, Binario, … o BBDD vs. File Systems, ¿PDF/A-3 ->Expedientes en PDF/A?• Los sistemas ECM/DMS ofrecen el soporte idóneo para dar soporte a los metadatos de los documentos: o Abstracción del modelo de almacenamiento o Tratamiento semántico o Utilidades complementarias: búsquedas avanzadas, multi-tesauros, flujo basado en metadatos… o Potencia un enfoque datacéntrico, en el que el núcleo de gestión documental es el encargado de mantener los documentos en un contexto: metadatos, relaciones, firmas, agentes, ... 14/11/2011 Seminario de Administración Electrónica 26
  27. 27. • El ENI propone la aplicación de un esquema de metadatos, denominado e-EMGDE, basado en el modelo Australiano (AGRkMS).• Es un esquema multientidad, aunque se puede desplegar monoentidad, para ir gradualmente aumentando en complejidad.• La base del modelo es relacional entre las entidades que la conforman.• Hay metadatos obligatorios, basados en las NTI de documento y expediente electrónico, condicionales y opcionales.• Se proponen unos valores para los diferentes elementos del esquema de metadatos.• Incluye metadatos necesarios para la conservación a largo plazo, compatible con PREMIS Data Dictionary. 14/11/2011 Seminario de Administración Electrónica 27
  28. 28. Orientación al papel. Series documentales de archivo. Unidades de Archivo (Secretarías Generales) Sistemas de Archivo Histórico Información (Provincial, Destrucción BBDD y Estatal)Repositorios Expedientes papel 14/11/2011 Seminario de Administración Electrónica 28
  29. 29. Hemos de hacer conciliar ambos contextos…. y estamos empezando ! ¿? Ley 16/1985 del Patrimonio Históricoe-Domec RD 4/2010 RD RD 3/2010 RD 1401/2007 (ENI) 1671/2009 (ENS) CSCDA RD 1164/2002 Conservación y Decreto eliminación 914/1969 NTIs G 800 - Glosario de Términos y Guías 1. Catálogo de estándares Abreviaturas del ENS CCN 2. Digitalización G 801 - Responsables y Funciones Recomendaciones para la destrucción 3. Documento electrónico G 802 - Auditoría del ENS física de documentos de archivo en 4. Expediente electrónico G 803 - Valoración de sistemas papel por CSCDA G 804 - Medidas de implantación 5. Política de firma-e G 805 - Política de Seguridad 6. Protocolos de G 806 - Plan de Adecuación intermediación Criterios Generales para la G 807 – Criptología 7. Modelos de comunes valoración de documentos de G 808 - Verificación del cumplimiento 8. Política de gestión d-e archivo por CSCDA G 809 - Declaración de Conformidad 9. Conexión a la Red SARA G 811 – Interconexión 10. Copiado y conversión 11. Intercambio SICRES v3 G 812 - Seguridad en Entornos y RD 1401/2007 Normativa Aplicaciones Web CSCDA Sectorial G 814 - Seguridad en correo electrónico 14/11/2011 Seminario de Administración Electrónica 29
  30. 30. Descripción archivística • ISAAR CPF -> International Standard Archival Semántica y metadatos Autorithy Records • ISAD (G) -> International Standard Archival • MoReq2 / MoReq2010 -> Model Description Requirements for the management of • ISDF -> Norma internacional para la descripción electronic records. de funciones • CNEDA -> Modelo descriptivo de Comisión de • PREMIS -> Preservation Metadata: Normas Españolas de Descripción Archivística Implementation Strategies • INSPIRE -> Metadatos UE • UNE-ISO 23081 -> Metadatos para la gestión de documentos Gestión / metodología • AGRkMS -> Australian Government • UNE-ISO 15489 -> Gestión de documentos Recordkeeping Metadata Standard Evolucionando a serie ISO 30300 -certificable • METS -> Metada Encoding and Transmission • ISO 14721 -> OAIS Standard • DIRKS: A Strategic Approach to Managing • E-EMGDE -> Esquema de Metadatos para la Business Information. Gestión del Documento Electrónico (ENI) • ISO 20652 -> PAIMAS .Producer-Archive Interface Metodology Abstract Standard • ISO 15836 -> DCMI. Dublin Core • InterPARES14/11/2011 Seminario de Administración Electrónica 30
  31. 31. • Las Unidades necesitan utilidades “algo más” que un cumplimiento normativo o de unas directrices corporativas.• Algunas aplicaciones nunca van a „interoperar‟ con otros sistemas. •Cumplimiento • Valor de negocio normativo • Ciclo de vida completo Valor •Interoperabilidad Valor • Sistema adaptativo a SUSTANCIAL SUBSIDIARIO cada organización •Optimización •Ahorro costes • Repositorio básico14/11/2011 Seminario de Administración Electrónica 31
  32. 32. • Migración o Resuelve el problema de la obsolescencia de formatos. o Se produce una transferencia de los expedientes a otro SDG-1 SDG-2 sistema de diferente naturaleza Transferencia o Se produce cambio de formato, por lo que se manipula Cambio formato el contenido de los documentos o Coste asumible.• Emulación SDG-1 SDG-2 Sistema de emulación o Compatible con la evolución tecnológica natural SDG-1 o Alta complejidad y dificultad de compatibilidad al 100% o Difícil mantenibilidad• Preservación tecnológica SDG-1 o Asegurar todo el entorno tecnológico asociado a un SDG-1 Preservación de datos documento: lectores, formatos, editores, ... y sistema origen o La garantía la da el sistema, no los documentos y expedientes 14/11/2011 Seminario de Administración Electrónica 32
  33. 33. Electrónico Físico • Copias de seguridad/auténticas. Backup/restore • Condiciones intrínsecas: oxidación o acidez • ILM • Condiciones extrínsecas: luz, humedad, • Transferencia entre soportes: discos, cintas. temperatura • Obsolescencia: migración y emulación de • Firma manuscritaAlmacenamiento formatos y soportes • Copias de papel a papel o electrónico • Firma electrónica (digitalización) • Planes de contingencia • Clasificación y control de ubicación física • Control de acceso lógico (hojas, cajas, estantería, sala, ...) • Aplicación ENS y LOPD • Aplicación LOPD • Clasificación soportes externos • Interoperabilidad entre Unidades externas • Traslado físico Eliminación expresa de origen tras • Procedimiento muy reglado basado en informesTransferencia • a papel. transferencia. • Transporte de soportes externos. • Mucha intervención humana • Control especial de seguridad. • Borrado lógico y destrucción física de los • Requiere publicación de Orden soportes, dejando registro. • VºBº de Comisión Calificadora de doc. Advos. • Implica eliminar el documento y su contexto: • Los de valor histórico u artístico: a transferir. Destrucción metadatos, firmas, ... cualquier evidencia • Incorporar análisis de riesgos realizado y ENS • Eliminación de copias auténticas y las de • Medidas muy explícitas. Eje: triturar en tiras de seguridad (complicado!) 12mm. • Medidas poco exploradas... • Regulación de lugar de destrucción.14/11/2011 Seminario de Administración Electrónica 33
  34. 34. 14/11/2011 Seminario de Administración Electrónica 34
  35. 35. • Conforme la Política de firma y certificados electrónicos establecida en la NTI del ENI o Cada organismo ha de hacer la suya, trasponiendo las directrices generales. o Propuestas en XML (XAdES) y ASN.1 (CAdES) en ciertas variantes. o Formato PDF (PAdES) preferible para documentos hacia el ciudadano, complementados con CSVs/CVEs. o Sello de tiempos sólo cuando sea necesario y sólo para firmas del organismo o Los metadatos se firman de forma opcional o Abusar de firmas basadas en sello electrónico para la actuación automatizada o Seguir consideraciones del Esquema Nacional de Seguridad• Múltiples enfoques para conservación de documentos y expedientes: I. Firmas longevas (-X,-A) con resellado de tiempos al llegar a fecha de caducidad II. Realizar firmas envolventes por terceras entidades responsables de archivado. III. Blindaje de sistemas: el sistema asegura la veracidad de los documentos que se trasladan a contextos de archivo sin firmas asociadas. 14/11/2011 Seminario de Administración Electrónica 35
  36. 36. ISO 14721:2003 -> OAIS: Open Archival Information System Sistemas de Gestión Sistema de Gestión de Documentos de Archivo Archivo de Archivo • Conjunto de personas y sistemas que aceptan la responsabilidad de •Documentos de trabajo Gestión Histórico •Expedientes cerrados, •Borradores y versiones •Archivo de gestión pero con algún valor • No valor •Flujos de negocio advo. o legal. administrativo •Documentos y •Clasificación •Expurgo y eliminación expedientes cerrados, conservar la información, los documentos y expedientes para hacerla Sistema de pero activos archivística previa Gestión •Procedimientos en •Archivos de la AGE o de CCAA. Documental curso, no finalizados Archivo Central (ECM, DMS) accesible a terceros. • 3 etapas: la adquisición, la conservación y el acceso. • Los objetos se convierten en objetos digitales de preservación (Archival Information Package - AIP). Contienen: o Los documentos o expedientes electrónicos, sus metadatos obligatorios y de negocio, más ciertos metadatos de preservación (eje. conforme a PREMIS o METS). o Tablas de BBDD con el modelo relacional, con sus correspondientes metadatos de preservación. 14/11/2011 Seminario de Administración Electrónica 36
  37. 37. • Es un colectivo muy activo, con importantes iniciativas o 72,5% de normativa específica publicada• Estudio Grupo de Archivos de CRUE 2008: o 60% de archivos informatizados o En un 58% hay procesos de• GT ACUP de Gestión Documental y Archivo digitalización. o Cuadro de Clasificación (CdC) único o Construcción herramientas comunes para CdC y calendarios de conservación/eliminación o Esquemas comunes de metadatos (METS)14/11/2011 Seminario de Administración Electrónica 37
  38. 38. Sistema De Gestión Documental de Tráfico14/11/2011 Seminario de Administración Electrónica 38
  39. 39. “Se establece como un ecosistema en el que se apoyan todas las unidades de negocio de la organización para delegar el almacenamiento y puesta en valor de los documentos y expedientes electrónicos.” Implantar repositorios Definir e implantar una Política compartidos de documentos-e de gestión documental en DGT y digitalización para toda la organización. Interoperabilidad en materia de Gestión de todo el ciclo de gestión de documentos-e y vida, hasta la destrucción o expediente-e: L11/2007, ENI, transferencia externa de NTIs. documentos (08/SG01)14/11/2011 Seminario de Administración Electrónica 39
  40. 40. Política de gestión Política de firma-e Cuadro de Políticas de• Un marco conceptual de de documentos y certificados clasificación conservación gestión documental en DGT, a través de la Esquema de Catálogo de Tipología de construcción de un digitalización estándares documentos catálogo de documentos de referencia para dar soporte a todas las unidades operativas de la organización con necesidades de gestión Catálogo Expedientes-e documental y archivo. • Clasificación de Procedimientos • Fases de • Información en categoría inicial tramitación del • Conjunto de soporte de trámites. • Procedimientos procedimiento Información electrónico con por familia asociada a un formato y tto. • Orientado a su procedimiento diferenciado• Proyección de NTIs de Catálogo de implementación Catálogo de administrativo. Documentos-e ENI en DGT así como Familias Trámites otros marcos metodológico , técnico o funcional. Estructura Estructura Regulación de Ley 11/2007 (RD LOPD y otros orgánica DGT funcional DGT procedimientos 1671, ENI, ENS) 14/11/2011 Seminario de Administración Electrónica 40
  41. 41. Todo lo necesario para que los gestores de todas las unidades de la organizaciónsigan unas directrices claras: • Política de gestión documental de DGT. • Manual de procesos de gestión de documentos y gobernanza. • Política de firma electrónica y certificados en DGT. • Catálogos mantenibles de entidades: o Unidades organizativas o Familias de procedimientos administrativos o Relación de normas aplicables a los expedientes o Tipología de documentos electrónicos o Esquema institucional de metadatos de DGT, conforme e-EMGDE. o Funciones administrativas de DGT, conforme su Decreto de estructura o Fases y actividades de la tramitación de expedientes o Reglas de conservación de los documentos y expedientes. o Cuadro de clasificación de documentos. o Tipología de contenido de documentos • Esquema de digitalización en DGT • Catálogo de estándares de DGT, basados en NTI correspondiente14/11/2011 Seminario de Administración Electrónica 41
  42. 42. Implementación de una solución de Gestión Documental corporativa. • Consolida el almacenamiento de los documentos electrónicos de los diferentes sistemas de DGT. • Sigue fielmente el marco conceptual de referencia • Contempla el proceso de integración y migración entre sistemas de información y formatos • Contempla la transferencia a Archivo Histórico externo y eliminación de series sin valor. Sistema Interno Sistema externo Archivo de Archivo •Documentos de trabajo Gestión Histórico •Expedientes cerrados, •Borradores y versiones •Archivo de gestión pero con algún valor • No valor •Flujos de negocio Advo o legal. administrativo •Documentos y •Clasificación •Expurgo y eliminación expedientes cerrados, Sistema de pero activos archivística previa Gestión •Procedimientos en •Archivos de la AGE o de CCAA. Documental curso, no finalizados Archivo Central (ECM, DMS) 14/11/2011 Seminario de Administración Electrónica 42
  43. 43. • Sólo cuándo haya que interoperar con entidades externas: ciudadanos, empresas u otros órganos de cualquier Administración.• Las necesidades son diferentes de los sistemas de gestión internos Vehículos AEAT Conductores MPTyAP S anciones TGSS RRHH CCAA Inspección EELL Índice-e • Documento -1 • Documento -2 • Documento -3 • Carpeta • Documento – 4 Índice-e • Documento – 5 • Documento – 6 • Documento - 7 • Subexpediente • Documento – 6 • Documento - 7 Observatorio … Carpeta … • Metadatos de negocio • Metadatos de NTIs • Documentos-e no firmados • Documentos-e y expedientes-e firmados • Identificación propia • Tabla de valores únicas AAPP. Eje: Id. • Repositorios compartidos, no transferencia única de organismo. • Borradores • Interoperabilidad con modelos de datos • Directorio de usuarios comunes14/11/2011 Seminario de Administración Electrónica 43
  44. 44. E-e E-e E-e Sanciones Observatorio Inspección Sistemas de Conductores E-e RRHH E-e Vehículos E-e … E-e Información DGT Expedientes / Fase Activa Fase Semiactiva Fase Archivo documentos PAPEL Transferencia: AGA, AMINT, AHP Digitaliza, firma, metadatos ¿Digitalización? NO inicialmente Expedientes / documentos Destrucción ELECTRÓNICO Docs. Incorporados al Expedientes cerrados, con Expedientes resueltos y sistema en expedientes posibilidad de reabrir. Elevado prescritos que aun no han se han SDGD en curso. nivel de consulta. de destruir o transferir. Proyecto 08/SG -1: Proyecto SDGD: -Calendarios de conservación - Cubrir necesidades de áreas de negocio en gestión documental - Gestión de expedientes de - Cumplir con regulación LAECSP, ENI, NTIs Transferencias y Destrucción INTEROPERABILIDAD AEAT14/11/2011 TGSS CCAA EELL MPTyAP Seminario de Administración Electrónica … Organismos externos 44
  45. 45.  SDGD-i ha de dar cabida a las necesidades específicas de E-doc E-doc Doc. los requisitos de interoperabilidad impuestos por las NTI papel Repositorio del ENI. documental  Los módulos SDGD-gd, complementan algunas parcelas Sist. Información Sist. Información de negocio que excede de las competencias de las BD SI MEDIO/ BD SI obligaciones impuestas por el marco legal (LAECSP, ENI y COMPLETO BÁSICO NTIs, Archivística). • Lógica de negocio parcial  Los módulos de los subsistemas SDGD-i y SDGD-gd• Lógica de negocio • Ausencia de repositorio de• Gestión de workflow del documento convivirán en el mismo ecosistema o herramienta de documentos. vivo. • Actualización multiusuario a doc-e gestión documental, con la debida separación de• Repositorio de documentos propios, contextos. con remisión de doc-e finales a SDGD-i. Control de Flujo SDGD-gd: Módulos de Gestión Documental• Digitalización propia, con mecanismo versiones documental WCM de OCR o cod. de barras. “Funcionalidad que aplica a documentos vivos y Reporting cubre lógica de negocio. Uso de repositorio de• Trazabilidad de atributos y flujos de SDGD-gd Ctrl. SDGD como único almacenamiento.” negocio OCR, Cód. Accesos• Gestión de versiones de doc-e vivos barras OpenSocial Formularios asociados a doc-e Ctrl. Archivo físico SDGD-i: Módulos de Interoperabilidad Auditabilidad Metadatos Conversión Expediente-e Firma-e, CSV e-EMGDE “Elementos básicos para cumplir con NTIs del Mod. Records Ciclo vida SDGD-i Copias-e ENI (LAECSP). Parte de documentos cerrados Relacional. Intercambio-e de archivo. Despliegan muchos de los servicios Tablas Mgment. doc-e Digitalización Búsquedas básicos de herramienta de gestión documental : búsquedas, trazabilidad, modularidad, ...” Repositorios File System CENTERA 14/11/2011 Seminario de Administración Electrónica SAN/NAS 45
  46. 46. 14/11/2011 Seminario de Administración Electrónica 46
  47. 47. • Custodia de documentos electrónicos: repositorio• Gestión de expedientes e interoperabilidad• Administración y gestión de tramitación.• Firma-e, Código Seguro de Verificación, transformación de formatos, etc.• Trazabilidad y auditabilidad sobre los documentos y expedientes.• Workflow: flujos de tratamiento sobre los documentos y expedientes.• Aplicación de políticas de selección, transferencia, archivado longevo o de destrucción.• Generación de copias electrónicas y conversión• Asignación automática y manual de metadatos a partir de e-EMGDE.• Digitalización de documentos• Sistema avanzado de búsquedas de documentos basados en “appliances” Google – GSA-.• Velar por la gobernanza del propio sistema documental: mantenimiento de tablas maestras, seguridad, protección de datos, …14/11/2011 Seminario de Administración Electrónica 47
  48. 48. • Interoperabilidad técnica Seguimiento del trámite con VºBº o Acceso sistémico multifabricante a través de CMIS o Limitar el acceso a documentos y expedientes sólo cuando sea necesario. Acceso externo o Acceso por WS y REST a documento Aprovisionamiento documento• Mantener línea evolutiva de núcleo de gestión documental o Distribución NTI-AP• Transferencia automática de soportes de almacenamiento en función de calendarios de conservación: ILM (Information Lilfecycle Management)• Gestión de transferencias a Archivo Histórico y eliminación• Administración de ubicación física a los expedientes a papel• Integración con Registro Electrónico de DGT• Añadir inteligencia a los documentos a través de códigos 3D• Capacidades de Web Content Management – WCM – para integrar con sede electrónica14/11/2011 Seminario de Administración Electrónica 48
  49. 49. • Evolución hacia desplegar en Cloud o Inicialmente, entornos de PREproducción y seguir evolucionando…• Widget / gadget para integración con escritorios para tareas pendientes, nuevos documentos, ...• Documentos multimedia• Motor y configurador de trámites y workflow• Múltiples directorios de usuarios: LDAP, OpenSocial• Visor de documentos y expedientes electrónicos conforme NTI• Análisis semántico de los documentos y sus relaciones• Sistema de reporting analítico. Data Wharehouse• Wikis y calendarios compartidos sobre flujo documental• Socialización de los documentos: publicación de documentos a través de redes sociales: LinkedIn, YouTube, Facebook.• Acceso documental a través de dispositivos móviles: Android, iPhone/iPad.14/11/2011 Seminario de Administración Electrónica 49
  50. 50. • No hay soluciones únicas…• Se requiere un respaldo institucional de la organización. Es un sistema crítico, sobretodo como repositorio en la fase activa.• Respaldo total al ENI y sus Normas Técnicas. Modelo de identificación de documentos y expedientes incluso sin requerir interoperabilidad.• Un sistema de Gestión Documental es más amplio que un ECM/DMS, pero éstos son una buena base de partida. o Mantener su línea evolutiva de versiones. o Racionalizan del gasto y benefician el time-to-market o Colaboración público / privada … intereses alineados! -> distribuciones o Distribuciones sectoriales: MoReq, DOD1015.2, ISO 154891, NOARK 4, PROS 99/007, ... ENI-AP?• Profundizar en un ciclo de vida integral que cubra desde fase activa hasta el archivo histórico.• La Gobernanza del sistema es fundamental para coordinar armonizar todas las áreas funcionales.• Han de madurarse los procesos electrónicos, los basados en papel están más consolidados• Buscar optimización, eficiencia y eficacia: mantener línea sw libre, cloud, ...• Excelente trampolín para alinearnos con estrategia OpenData … se convierte en un proyecto tecnológico de reingeniería y gestión del cambio…. 14/11/2011 Seminario de Administración Electrónica 50
  51. 51. ¡Muchas gracias! Alfonso Berral Jefe de Servicio Dirección General de Tráfico aberral@dgt.es14/11/2011 Seminario de Administración Electrónica 51
  52. 52. Hoy.... • Falta de responsabilidad clara sobre la Unidad de Gestión Documental. Documentalistas, más centrados en archivo físico. • Sólo en un máximo del 28% es liderado por el CIOFuente: 14/11/2011 Seminario de Administración Electrónica 52
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