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Resumen capitulo 2 alejandro
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  • 1. CAPITULO 2FUNDAMENTOS PARA LA APLICACIÓN DEL ENFOQUE DESISTEMAS2.1.- ETAPAS DESCONOCIDASA la gran mayoría de los profesionales y técnicos en sistemas se les llama”analistas”, debido a que después de estudiar y analizar un problema, procedena la utilización de alguna técnica “de sistemas” para su solución. De esta formasurge la confusión entre el análisis sistemático o científico de un “analista desistemas” y el análisis o enfoque de sistemas es un verdadero ingeniero desistemas. El primero puede ser de tipo disciplinario, pero no el segundo.El primer requisito fundamental par inicia la implementación de un análisis desistemas en la formación de un grupo interdisciplinario de trabajo. Una vezrealizado lo anterior, la primera etapa del análisis es la definición del medioambiente dentro del cual el sistema se desarrollara. Esta no es una labor trivial,pues requiere de la identificación de una serie de factores cualitativos pormedio de criterios no necesariamente bien definidos.Esta primera etapa proporciona al grupo interdisciplinario la perspectiva omarco de referencia dentro del cual se desarrollara el sistema, con lo cual seestablecen las bases para definir las “fronteras”, alcances u objetivos delmismo que integran la segunda etapa. Los objetivos del sistema ahora debenubicarse dentro del ambiente identificado, pues solo así estos se podrán definiren términos de factores del ambiente ya identificados, definiendo de estamanera la relación entre este último y el objetivo global del sistema que va serdiseñado. Generalmente, el proceso de objetivos requiere de una estrategia derealimentación hacia el paso anterior; es decir, se deberá revisar una y otra vezel análisis del ambiente hasta lograr comprender su dinámica, la cual esaplicable a los objetivos deseados, pues esta condicionara externamente alsistema que se va a diseñar.
  • 2. Una vez lograda una visión clara del ambiente externo y alcense del sistema,se procede a la tercera etapa: la definición de los recursos del sistema. Aldefinir los recursos con que se cuente o se contara en el futuro, se establecenlas restricciones básicas del sistema. Los recursos del sistema puedenclasificarse de varias formas, según el objetivo; se podrá hablar de recursosfísicos, económicos, humanos, tecnológicos, etc. y de características talescomo la disponibilidad, costo, tipo u otras.A causa de las restricciones identificadas en la etapa de definición de recursos,es frecuente que se requiera modificar el objetivo definido en la etapa anterior.Este proceso es ilógico debido a la relación que hay entre el cumplimiento deun objetivo y los medios disponibles para ellos. En un momento se puededefinir un objetivo de gran envergadura y costo, pero no se lograra si no secuenta con los recursos apropiados, por lo tanto, será un concepto abstractosin relevancia practica.La cuarta etapa es la integración conceptual de los tres elementos anteriores:ambiente, objetivos y recursos. Esto significa que en esta etapa de deberánidentificar y analizar las interacciones entre dichos elementos, ya que hará unposible mejor rendimiento del futuro funcionamiento del sistemas y asegurara laconsistencia del mismo, o sea, que los objetivos pueden alcanzarse dentro delas restricciones del ambiente y que los recursos definidos realmentecontribuyan al logro de los objetivos.El cumplimiento efecto de las cuatro etapas descritas es una base solida parala representación conceptual del sistema o sea, su modelación, lo cualconstituye el tema de la siguiente sección. Frecuentemente se da el caso queel análisis realizado antes del proceso de modelación es solo una evaluaciónsuperficial de la necesidad del sistema, de sus posibles características físicas yeconómicas y de los requerimientos humanos; estos conceptos no se puedendefinir realísticamente sin antes haber identificado los elementos de las cuatroetapas mencionadas. Tal procedimiento es totalmente anti sistemas.
  • 3. 2.2.- LA CONCEPTUALIZACIÓN DE UN SISTEMA.Ya definidos los principales elementos de un sistema, se pasa a la fase demodelación, es decir, a la representación conceptual de esos elementos.Existen muchas técnicas y estrategias de modelación y una amplia literatura alrespecto.Aquí se pretende describir no tanto técnicas de estas técnicas, sino construir eltipo de conceptos que podrán formularse para definir un modelo generalizadoque practicante se pudiera aplicar a cualquier realidad. Se proponen cuatro enparticular: Estructura organizacional Flujos de información Procedimientos Ambiente de decisiónEl concepto de estructura organizacional se refiere al “esqueleto” o estructuraorgánica del sistema; si se habla del cuerpo humano, el cual podría ser uno delos sistemas más complejos que se conocen, este concepto se podrá definir entérminos del esqueleto o estructura ósea del cuerpo; esto sirve para definir enforma drástica el radio de acción física del sistema.La dinámica implícita en un sistema de podría representar en términos de dosconceptos adicionales: flujos de información y procedimientos. Esa dinámica, amenudo llamada funcionamiento, debe estar sujeta a las restriccionesimpuestas por la estructura organizacional del sistema; por ejemplo el cuerpohumano no puede moverse de una forma que desarticule el esqueleto o,analógicamente una empresa de tipo financiero no puede pensar en implantarprocedimiento para la elaboración de un producto ingenieril sin un cambioestructural drástico.El procesamiento de esta información por medio de una serie de actividadesenlazadas, es la base fundamental del concepto de procedimientos, el cualtambién se refiere a variables o parámetros tales como tipo de procedimientos,costo, sintonización y automatización, etc. Es posible que un procedimiento
  • 4. pudiera procesar uno o más flujos de información; a eso se debe que estos dosconceptos están íntimamente interrelacionados.El cuarto concepto, el ambiente de decisión, se refiere a todos aquellosfactores humanos, físicos y económicos que condicionan la toma dedecisiones. Cuando el sistema se refiere a una institución ya sea pública oprivada, el ejecutor de la decisión es el elemento humano y la interacción con elambiente relacionado a este proceso esta englobada por este concepto.Tal vez se pudiera hablar de un último concepto: la interacción entre losconceptos antes mencionados. Esta interacción es un elemento clave en ladefinición de cualquier sistema y se refiere a todos aquellos factores que sepudieran considerar como traslapes entre los conceptos bases.Con base en el marco conceptual anterior, el lector debe poder pensar encualquier sistema de interés y lograr la definición del mismo en términos de losconceptos ya descritos.Se podría pensar en otras conceptualizaciones comparables en cuantoalcance, aunque la aquí representada se recomienda por la facilidad dedefinición y lógica involucrada; ya e ha utilizado en una gran variedad deestudios organizacionales e ingenieriles en diversas instituciones públicas yprivadas.2.3.-ESTRATEGIA PARA EL DESARROLLO DE SISTEMASHabiendo logrado la representación conceptual del sistema, el siguiente pasoes el desarrollo del mismo. Para esto se requiere una metodología. Esconveniente hacer aquí una pausa y explicar algo más de lo que es unametodología.Se define como una metodología al plan de acción que ofrece dirección,orientación y enfoque para el logro de objetivos. ¿Cómo se formula en lapractica una metodología? Existen dos aspectos básicos para lograrlo: laprogramación de subobjetivos y la programación de actividades.Generalmente es bien conocida la labor de programar actividades para lograrun objetivo. Técnicas tales como PERT, GANT y otras son ya utilizadas no solo
  • 5. por ingenieros civiles, sino por sociólogos, administradores, etc. El propósitoaquí es definir y enlazar de la “mejor manera” posible todas aquellas tareas oacciones que se requieran para el logro del objetivo. El concepto de “mejor” sedefiniría de diferentes formas, según sea el problema. El nivel de detalle al quesería necesario llegar en la descripción de estas acciones o actividades varíasegún sea la aplicación. A menudo se utiliza el concepto de etapas y fasespara separar grupos de actividades con características comunes. Así para eldesarrollo de un sistemas se habla de una primera fase de “capacitación”, en lacual todas las actividades se orientan al enfrentamiento de los recursoshumanos del sistema; la segunda fase de capacitación de información esaquella en la que todas las acciones van encaminadas a obtener información.Por otra parte, la programación de sub objetivos no se considera en ladefinición de una metodología, a pesar de que este aspecto es el másimportante para el control de la misma. Un sub objetivo que existe en conjuntoúnico de sub objetivos que definen el objetico global. Esta tarea de definir yprogramas sub objetivos no es trivial, sino básica para asegurar el éxito de unametodología.La metodología que se requiere para el desarrollo de un sistema debe ser lamisma tanto en la situación en que el sistema ya existe como en la que noexiste; lo que si varia es el tipo de actividades que se requieren en uno y otrocaso.Cuando el sistema no existe, hay que crearlo; cuando existe, hay quemodificarlo para lograr un mejor. En ambos casos, la metodología de desarrollode sistema tendría el mismo objetivo: lograr el mejor sistema posible deacuerdo a cierto criterio. Es importante destacar este concepto para ilustrar elhecho que la metodología de sistemas equivalente a una estrategia de accióncontinua que se aplica a cualquier sistema, independientemente de la etapa de“evolución” en que este se encuentre. Esta es, quizás, la característica másimportante que diferencia el proceso de aplicación del enfoque de sistemas, delprocedimiento de aplicación de cualquier otro enfoque o punto de vista.Las actividades y recursos que se utilizan para esto se diseñan precisamentepara lograr la maximización de beneficios y el desarrollo optimo del sistema.
  • 6. Puesto que generalmente el tiempo de quien toma decisiones es demasiadovalioso para tener que emplearlo en el análisis y supervisión de todos losdetalles del funcionamiento de su empresa , especialmente cuando es grande ycompleja, se hace imperativa la creación de grupos staff, especialistasdedicados a esta labor cuya área principal debe ser la metodología desistemas.Una metodología no necesariamente es determinista; es decir, que se pudieranconsiderar estrategias con objetivos y actividades probabilísticas. De hecho, sepodría argumentar que la realidad nunca es determinista y que su descripcióndebería basarse en probabilidades. El enfoque de sistemas requiere que seconsidera la alternativa de utilizar una metodología probabilística si esta logracumplir con mayor efectividad el objetivo perseguido.2.4.- CONSIDERACIONES SOBRE LA IMPLEMENTACIÓN DE CAMBIO ENUNA INSTITUCIONA menudo se dice que la ingeniería de sistemas y su enfoque no son prácticosdebido al tiempo que requiere capacitar personal, investigar, analizar,recomendar soluciones y promover cambios.La falacia principal de este argumento es precisamente su enfoque “anti-sistemas”; es decir, su visión de que la ingeniería de sistemas es solo unproceso clásico de planeación, diseño e implementación de una solución. Laingeniería en sistemas, por el contrario, es un proceso de cambio gradual, yaque prácticamente desde el arranque se debe estar promoviendo cambios,aunque obviamente de menor trascendencia debido a que en esta etapa aunfalta información del detalle del sistema.La implementación de cambio no es una labor trivial. Se requiere no solo depersonal con gran habilidad para comunicar, convencer, enseñar e implantar,sino de una estrategia adecuada de participación y capacitación gradual delpersonal que absorberá el cambio. Esta estrategia debe ser de gran flexibilidady simplicidad; es decir, su adaptación a diferentes situaciones y su costodeberán ser las dos principales consideraciones del análisis de sistemas.
  • 7. La metodología de sistemas tiende hacia la implementación de cambiosjerarquizados estos de acuerdo a prioridades que contemplan el corto, medianoy largo plazo del sistema esto es simplemente consecuencia del punto de vistaintegral y la evaluación continua que esta metodología implica. Sin embargo enla mayoría de los casos la efectividad de esta observación cualitativa y sinfuncionamiento es casi nula, puesto que no se han considerado elfuncionamiento, el ambiente de decisión y las tendencias de crecimiento delsistema. Esto significa que en lugar de basarse en “patrones” generales deestructura o comportamiento y en “posible” predicciones sobre el futuro delsistema, la metodología de sistemas promueve una evaluación continua delmismo, permitiendo adaptar constantemente los diferentes componentes yhaciendo uso máximo del concepto de prueba-error.Las consultorías organizacionales o de “management” tradicionalmente hanofrecido apoyo en “componentes” o aspectos específicos del sistema de unaempresa o institución. Las asesorías sobre organización ofrecen diagnósticosespecíficos de definición y documentación de objetivos, funciones, actividadesy políticas, evaluación de aéreas especificas de la organización, desarrolloorganizacional, administración por objetivos y otros.Las asesorías sobre ingeniería industrial enfatizan, entre otros, los aspectos desimplificación de métodos y procedimientos de trabajo, estándares deoperaciones, control de inventarios, organización de mantenimiento, normas ycontrol de calidad. Diferentes asesorías de tipo “alta empresa” ofrecen apoyosobre control de utilidades, mercadotecnia, servicios administrativos , análisisde inversión, así como una serie de otras orientaciones, ciertamente de granimportancia para cualquier institución o empresa, porque sin su adecuadajerarquización y sin un conocimiento detallado del contexto global se duempresa, sus consideraciones, así como los resultados de análisis yevaluación, tienden a ser una labor de “parches” y “apaga-fuegos”, que amediano y largo plazo, a menudo genera aspectos negativos con costosmayores a los beneficios. Todos estos “diagnósticos” parciales, enmarcadosdentro del plan definido por el enfoque de sistemas, serán los esfuerzosespecíficos de promoción de cambios básicos del sistema, pero lo harían con elmínimo costo.
  • 8. BIBLIOGRAFIALIBRO: EL ENFOQUE DE SISTEMAS “ESTRATEGIAS PARA SUIMPLEMENTACION”Dr. Miguel Ángel Cárdenas