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PRODUCCIÓN DOCUMENTAL                 ALEXANDRA VARGAS HUERTASINFORME DE ELBORACION DIGITACION EN PRODUCCION DE DOCUMENTOS...
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1.   PRODUCCION DE DOCUMENTOSLa producción de documentos es la creación y diseño del documento, conforme aldesarrollo de a...
6. Empresa: va en la línea siguiente del cargo, con la denominación másampliamente conocida, es decir, razón social, o sig...
Sinceramente,- Sin otro particular,Ejemplos de despedida con frase de cortesía terminada en punto (.):-Agradecemos su gent...
ZONAS DE LA CARTA COMERCIALZONA 1 En esta zona se escribe el membrete que es la inscripción impresa de datos queidentifica...
CARTA ESTILO BLOQUE EXTREMO                         Membrete………………………………………..……………………………………….. 2 InterlineasFecha………………………...
ESTILO BLOQUE                                            Membrete………………………………………..………………………………………..               2 Interl...
EJEMPLO DE UNA CARTA COMERCIALFlorencia, 09 de febrero de 2012DoctoraJULIA MARTÍNEZAlcaldesaFlorencia, CaquetáAsunto: Agra...
1.2 MEMORANDOEs una comunicación escrita en forma breve para el uso interno de las empresas oinstituciones, en el que se r...
 DESPEDIDA: Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma (,)  (Atentamente,) o frase de cortesía terminada e...
ESTRUCTURA DEL MEMORANDO                                             2 a 3 interlineas              ----------------------...
EJEMPLO DE MEMORANDOCODIGO:             034-50.08                    Florencia, 10 de febrero de 2012PARA:               A...
1.3 CIRCULAREs una comunicación escrita que va dirigida a un grupo de personas ya se internao externa, con el fin de dar a...
   inscribirá el Grupo de Correspondencia y Archivo, mediante el radicado        impreso en esta dependencia.       DEST...
ESTRUCTURA DE LA CIRCULAR INTERNA O EXTERNA                    4 a 3 cm                                         RAZON SOCI...
EJEMPLO DE CIRCULAR INTERNA                  CENTRO TECNOLOGICO DE LA AMAZONIA                           CIRCULAR INTERNA ...
EJEMPLO DE CIRCULAR EXTRENA                         CIRCULAR EXTERNA No0085400-02.05Florencia, 20 de septiembre de 2012PAR...
1.4 CERTIFICADODocumento de carácter probatorio, público o privado que asegura la legalidad deun hecho o un actoMARGENESSu...
EL DIRECTOR DEL PERSONALHACE CONSTAR:4. TEXTO: De tres a cuatro interlíneas de la identificación y contra el margenizquier...
sostenida, de cuatro a seis interlíneas del último renglón del texto y según el estiloelegido.En caso de dos firmantes sus...
de una hoja, se tiene en cuenta lo siguiente:Se puede utilizar hojas en blanco que tengan impreso sólo el logotipo o la ra...
INSTITUCION EDUCATIVA SAN FRANCISCO DE ASÍSFlorencia, 14 de febrero de 2012EL RECTOR DEL COLEGIO SAN FRANCISCO DE ASÍSCERT...
1.6 NOTA INTERNAEs una comunicación de carácter interno, cuyo fin es transmitir informaciónurgente o remitir documentación...
   OBSERVACIONES: Describa brevemente las observaciones que considere    pertinente.   FIRMA: Sólo podrá ser firmada, po...
    EJEMPLO DE NOTA INTERNA                                                     NOTA INTERNA                             ...
1.7 HOJA DE VIDALa hoja de vida es un resumen escrito y ordenado de su capacitación profesional y de laexperiencia laboral...
8 ACTAEs un escrito o modalidad de comunicación escrita que tiene por objeto dejarconstancia de lo tratado, sucedido o aco...
 mayúscula inicial de los integrantes que asistieron a la reunión. Frente a cada  nombre se escribe cargo que ocupa en la...
 jerarquía quede contra el margen izquierdo y el que le sigue en el mismo  renglón derecho. Firmas Responsables: Toda ac...
DISEÑO DE UN ACTA------------ (1 interlínea)   ACTA No. VI------------ (3 interlíneas)FECHA: (Ciudad, día mes año)--------...
1.9 DOCUMENTO DE COMPRAVENTAEs un contrato en el cual se compra o vende algún bien de una persona, la cual sepagar un dete...
1.10 ACUERDOEs un derecho, una decisión tomada en común por dos o más personas, por unajunta, asamblea o tribunal. También...
dependencia, el origen del informe, con mayúscula inicial contra el margenizquierdo.3. Código: este se ubica sobre el mism...
otros; nombre de la persona o las personas que elaboraron el informe; ciudad yfecha: ciudad de origen del informe y fecha ...
del apellido, se emplea letra más pequeña.15. Documento remisorio: se recomienda presentar los informes administrativoscon...
1.14 SOBRESUn sobre es una cubierta de papel u otro material para introducir cartas, tarjetas uotros documentos que se env...
Plástico. Sobre autoadhesivo utilizado para diversos envíos.      Bolsas acolchadas (blancas o crudas). Son sobres de pape...
1. EL TECLADOEs un positivo que permite el intercambio de datos de un ordenador con elexterior, está compuesto por un grup...
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1. POSICIÓN ERGONOMICALa posición Ergonómica es una disciplina que busca que los humanos y latecnología trabajen en comple...
1. GRAMATICALa gramática es el estudio de las reglas y principios que regulan el uso de laslenguas y la organización de la...
desviación o exageración El uso correcto de la gramática, de la puntuación yortografía, también contribuyen a que la redac...
estas oraciones es la gramática. Así mismo, existe otra rama que nos ayuda acomunicarnos mejor: la ortografía. Gracias a e...
CONCLUSIONESEn conclusión al realizar este trabajo aprendí la importancia y la dedicación que sedebe tener al realizar un ...
GRACIAS
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Producion documental presentacion power point

  1. 1. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL ALEXANDRA VARGAS HUERTASCENTRO TECNOLOGICO DE LA AMAZONIA GESTION ADMINISTRATIVA FLORENCIA CAQUETA 2012
  2. 2. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL ALEXANDRA VARGAS HUERTASINFORME DE ELBORACION DIGITACION EN PRODUCCION DE DOCUMENTOS INDTRUCTOR ALBERTO GAVIRIA DAVILA CENTRO TECNOLOGICO DE LA AMAZONIA GESTION ADMINISTRATIVA FLORENCIA CAQUETA 2012
  3. 3.  TABLA DE CONTENIDOINTRODUCCIONOBJETIVOS PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS1.1 Carta comercial1.2 Memorando1.3 Circular1.4 Certificado1.5 Constancia1.6 Nota interna1.7 Hoja de vida1.8 Acta1.9 Contrato de compraventa1.10 Acuerdo1.11 Ordenanza1.12 Informe corto1.13 Informe extenso1.14 Sobres2 .EL TECLADO3. DIGITACIÓN4. POSICION ERGONOMICA5. GRAMATICA6. REDACCION7. ORTOGRAFIA8. NORMAS TECNICASCONCLUSIONES
  4. 4. OBJETIVOSEste trabajo esta echo con el fin de dar a conocer como se realiza todo tipo dedocumentos administrativos según las normas técnicas colombianas para teneruna buena presentación, redacción y ortografía a la hora de realizar undocumentos empresariales como cartas comerciales, memorandos, circulares,nota interna, constancias, certificados, actas, informes etc.También busco que obtenga el conocimiento sobre el teclado, la digitación, lacorrecta posición ergonómica y pasos requeridos para una buena redacción.
  5. 5. 1. PRODUCCION DE DOCUMENTOSLa producción de documentos es la creación y diseño del documento, conforme aldesarrollo de actividades y funciones oficiales propias de cada dependencia, por loque éstas deben tener en cuenta el formato normalizado, las firmas autorizadas yel número de copias que se van a producir. En la recepción de documentos, sedebe verificar que estén completos, que sean pertinentes y sean competencia dela entidad, para efectos de su radicación, registro y distribución con el propósito dedar inicio a los trámites correspondientes. 1.1 CARTA COMERCIALEs un medio de comunicación escrito que utilizan las empresas comerciales opersonas particulares, su principal objetivo es transmitir un mensaje. A diferenciade las cartas personales, la carta comercial posee un esquema más rígido y untono más objetivo ya que esta debe ser clara y directa, respetando las normasgramaticales y ortografía para tener una buena redacción.PARTES DE LA CARTA COMERCIAL1. Membrete: se inserta logotipo, nombre y NIT de la empresa2. Referencia: El número debe ser consecutivo según lo establece el código decomercio. Se escribe de 2 a 3 interlineas de la margen superior (membrete).3. Localidad y fecha: van los datos del nombre de la ciudad de origen y la fechade envío, se escribe de 2 a 3 interlineas del numero y en forma completa, en ordende día, mes (en minúscula) y año sin separarlo con punto.4. Destinatario: Los datos del destinatario se dirigen de forma personalizada, esdecir a un funcionario específico, se escribe de 4 a 6 interlineas de la fecha. Estosdatos pueden ocupar hasta 8 líneas, sin sobrepasar la mitad del escrito y lainterlineación sencilla.5. Cargo: este se escribe con mayúscula inicial, si el nombre del cargo esdemasiado extenso puede repartirse en dos líneas para guardar la armonía conlos datos restantes.
  6. 6. 6. Empresa: va en la línea siguiente del cargo, con la denominación másampliamente conocida, es decir, razón social, o sigla o acrónimo, así: en caso denombre completo, la escritura se efectúa con mayúscula inicial y respetando lasdenominaciones Ltda., S.A. y otras que puedan contener la razón social. Lassiglas compuestas por la letra inicial de cada palabra de la razón social, se escribeen mayúscula sostenida. Con punto o no según lo haya registrado la institución.7. Asunto: El asunto constituye la síntesis del tema de la carta, expresada enmáxima 4 palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar. Se escribe a 3 interlineasde los datos del destinatario.8. Saludo: Para las damas se acostumbra el nombre y para los caballeros elapellido ejemplo: Apreciado Señor Botero: Apreciada Ingeniera Gloria: Señora Ministra: Cordial saludo Señor Martínez:Se escribe a 3 interlineas de los datos del destinatario cuando no hay asunto y a 2cuando lo hay9. Texto: Se escribe a una interlinea entre renglones y a 2 entre párrafos y sedebe redactar en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés, se debe utilizar eltratamiento de usted y es muy importante que la carta no presente errorestécnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación.Inicia de 4 a 6 interlineas de los datos del destinatario cuando no hay asunto nisaludo independiente. Comience a 3 interlineas del asunto o del saludoindependiente, cuando los hay.10. Despedida: Es una expresión de cortesía que se escribe a dos interlineas deltexto, tanto estilo bloque extremo, como estilo bloque. Ejemplos: de despedidabreve seguida de coma (,):- Atentamente,- Cordialmente,
  7. 7. Sinceramente,- Sin otro particular,Ejemplos de despedida con frase de cortesía terminada en punto (.):-Agradecemos su gentil colaboración.-Nos despedimos atentamente y esperamos su respuesta.-Muchas gracias por su amabilidad y rápida acción.-Para nosotros es un gusto servirle11. Firma: Es la firma del funcionario que posee la representación legal de laempresa, se escribe a 4 interlineas de la despedida en mayúscula sostenida. Y elcargo se anota en la línea siguiente, con mayúscula inicial, sin centrar12. Anexos: se utiliza cuando una carta la acompaña uno o varios documentosadjuntos, si los hay.Copia: se pone a dos renglones del firmante o a dos renglones del anexo. Laidentificación del transcriptor a dos interlineas del firmante, se anota el nombre conmayúscula inicial e inicial del apellido de la persona responsable de transcribir eldocumento, y se recomienda utilizar letra más pequeña. 13. Datos de la empresa: se coloca dirección, dirección electrónica, fax,teléfono, en la parte inferior de la página .
  8. 8. ZONAS DE LA CARTA COMERCIALZONA 1 En esta zona se escribe el membrete que es la inscripción impresa de datos queidentifican a la empresa:Logotipo: Símbolo que identifica a una empresa.Razón social: Nombre que identifica a una empresa.Nit o Rut: número de identificación tributario ó registro único tributario.Las medidas respectivas son de 14 cm. horizontales, desde el borde izquierdo dela hoja, y entre 3cm y 4 cm verticales desde el borde superior.ZONA 2 En esta zona se escribe la dirección, teléfono, fax, e-mail, apartado aéreo, ciudady país si se requiere y se ubica entre 1,5cm y 2cm desde el borde inferior de lahoja y horizontalmente puede abarcar todo el ancho del papel.ZONA 3En esta zona se deja libre para el sello de registro o fecha de recibo
  9. 9. CARTA ESTILO BLOQUE EXTREMO Membrete………………………………………..……………………………………….. 2 InterlineasFecha………………………………………...………………………………………...3Interlineas………………………………………...Destinatario………………………………………...………………………………………...3Interlineas………………………………………...Asunto…………………………………………………………………………………… 2 InterlineasSaludo……………………………………………………………………………………3Interlineas…………………………………………Texto…………………………………………………………………………………… 2 InterlineasDespedida………………………………………………………………………………………………………………………………4Interlineas…………………………………………Firma…………………………………………………………………………………… 2 InterlineasAnexos…………………………………………. 1 InterlineaCopia………………………………………….. 1 InterlineaDatos del transcriptorPie de págin
  10. 10. ESTILO BLOQUE Membrete………………………………………..……………………………………….. 2 Interlineas Fecha ………………………………………... ….……………………… 3 interlineas ………………………………………….Destinatario………………………………………...………………………………………... 3 Interlineas………………………………………...Asunto …………………………………………………………………………………… 2 InterlineasSaludo…………………………………………………………………………………… 3 Interlineas…………………………………………Texto …………………………………………………………………………………… 2 InterlineasDespedida…………………………………………I…………………………………………………………………. 4 Interlineas…………………………………………..Firma……………………………………….……………………… 1 Interlinea Anexos…………………………………………. 1 InterlineaCopia………………………………………….. 1 InterlineaDatos del transcriptorPie de página
  11. 11. EJEMPLO DE UNA CARTA COMERCIALFlorencia, 09 de febrero de 2012DoctoraJULIA MARTÍNEZAlcaldesaFlorencia, CaquetáAsunto: AgradecimientoCordial saludo señora AlcaldesaTenemos el gusto de saludarla, Alcaldesa Julia, la institución educativa sanfrancisco de asís, agradece las ayudas para los damnificados causada por la olainvernal, la cual fueron de mucha ayudad para las familias afectadas y gracias asu solidaridad estas familias le estas eternamente agradecida por su donación.Agradecemos su gentil colaboración.FERNANDA GARCIARectoraAlexandra V.
  12. 12. 1.2 MEMORANDOEs una comunicación escrita en forma breve para el uso interno de las empresas oinstituciones, en el que se recuerdan hechos y razones para que se tenganpresentes en algún momento.MÁRGENES: Superior e Izquierdo 3 a 4 cm, Inferior y Derecho 2 a 3 cmPARTES DEL MEMORANDO ENCABEZADO: Se escribe con mayúscula sostenida, centrado y sin negrilla MEMORANDO: Se coloca con mayúscula sostenida, centrado y sin negrilla. CÓDIGO: Después de dos tabulaciones, consignar los números que identifican la dependencia productora, seguida de guión (-), se coloca el código de la serie y/o subserie, separando estos dos números con un punto. CIUDAD Y FECHA: Seguido de dos tabulaciones, anotar el nombre de la ciudad y la fecha. DATOS DEL DESTINATARIO: Después de dos tabulaciones, se debe escribir en mayúsculas sostenidas el nombre del funcionario a quien va dirigido el memorando. En la línea siguiente escribir el cargo. DE: Seguido de dos tabulaciones, consignar en mayúsculas el nombre de la dependencia productora. ASUNTO: Constituye la síntesis del tema del memorando. A continuación de dos tabulaciones, debe expresarse en máximo 6 palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar. TEXTO: Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Se debe redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y corta; omitiendo temas personales y tratando sólo un asunto por memorando.
  13. 13.  DESPEDIDA: Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma (,) (Atentamente,) o frase de cortesía terminada en punto (.) (Agradecemos su gentil colaboración.) DATOS DEL REMITENTE: Nombres y apellidos en mayúsculas sostenidas. No utilizar negrilla, subrayar o centrar. El cargo se anota en la línea siguiente con mayúscula inicial. El remitente es el Jefe de Dependencia (Oficina, División, Grupo de Trabajo, Unidad, Presidente o Secretario de Comité) según lo autorizado en Manuales de Métodos y Procedimientos de la respectiva dependencia. ANEXOS: (Opcional) Consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo. DATOS DEL TRANSCRIPTOR: Consignar uno de los nombres y la primera letra del apellido.
  14. 14. ESTRUCTURA DEL MEMORANDO 2 a 3 interlineas ------------------------------ MEMORANDO 2 a 3 interlineas -------Numero (referencia) 2 a 3 interlineas ----------------------ciudad de origen y fecha 3 interlineas PARA:--------------- 2 interlineas DE:------------------ 2 interlineas ASUNTO:----------- 3 a 4 interlineas Texto:---------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------ ---------------------------------------------------- 2 interlineas ------------------------------------------------------------------------------------ ------------------------------------------------------------------------------------ ------------------------------------------------- 2 interlineas Despedida --------------------------------------------------------------------- ---------------------------------------------------- 4 a 6 interlineas Firmante--------------------------------------- 2 interlineas Anexos: (si lo hay) 2 interlineas Copia: (si la hay) 2 interlineas Identificación del transcriptor
  15. 15. EJEMPLO DE MEMORANDOCODIGO: 034-50.08 Florencia, 10 de febrero de 2012PARA: ALEXANDRA VARGAS HUERTAS Aprendiz del Tecnólogo Gestión AdministrativaDE: ALBERTO GAVIRIA DAVILA INSTRUTORASUNTO: FELICITACIÓNDe acuerdo con su desempeño académico y disciplinario como aprendiz en elTecnólogo Gestión Administrativa en el centro Tecnológico de la Amazonia; mepermito felicitarla por su excelente trabajo en las competencias asignadas yrecordarle que siga con su comportamiento actitudinal y académico.Atentamente,ALBERTO GAVIRIA DAVILAInstructor
  16. 16. 1.3 CIRCULAREs una comunicación escrita que va dirigida a un grupo de personas ya se internao externa, con el fin de dar a conocer cualquier información que la empresa quiera.Las circulares internas se elaboran en papel tamaño carta sin papel con membretey logotipo, las cuales serán firmadas por el Secretario General o el DirectorGeneral y las externas se deben elaborar en papel con membrete y logotipo.Es muy importante no contener errores técnicos, ortográficos, gramaticales, depuntuación, y la presentación que debe ser impecable, sin borrones ni repisados.MARGENESSuperior entre 3 cm y 4 cmInferior entre 2 cm y 3 cmLateral izquierdo entre 3 cm y 4 cmLateral derecho entre 2 cm y 3 cmPARTES DE LA CIRCULAR  ENCABEZADO: Se escribe centrado, con mayúscula sostenida y sin negrilla, sólo para circulares internas. No se hace necesario el encabezado en circulares externas debido a que se imprimirá en papel membreteado.  TÍTULO Y NÚMERO: Título “CIRCULAR”, centrado, en mayúscula sostenida sin negrilla y el número consecutivo de la misma, que será llevado por la Secretaría General. (Número consecutivo es independiente para internas y externas e inicia con 001 cada año).  CÓDIGO: Números que identifican la dependencia productora. Al margen izquierdo se escribe el código de la serie y/o subserie al cual corresponde la circular interna o externa según sea el caso, separando estos dos números con un punto.CIUDAD Y FECHA: Para circular interna se escribe la ciudad, seguida de coma seescribe la fecha. Si corresponde a una circular externa la fecha la
  17. 17.  inscribirá el Grupo de Correspondencia y Archivo, mediante el radicado impreso en esta dependencia.  DESTINATARIO: Nombre de los cargos, grupos de personas naturales o jurídicas, etc. a quienes va dirigida la comunicación (mayúsculas sostenidas).  ASUNTO: Constituye la síntesis de la circular, expresado máximo en 6 palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar.  TEXTO: Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés y tratando solo un asunto por Circular.  DESPEDIDA: Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma (,) (Atentamente,) o frase de cortesía terminada en punto (.) (Agradecemos su gentil colaboración.)  DATOS DEL REMITENTE: Nombres y apellidos en mayúsculas sostenidas. No utilizar negrilla, ni subrayar o centrar. El cargo se anota en la línea siguiente con mayúscula inicial.  ANEXOS: (Opcional) Consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo.  DATOS DEL TRANSCRIPTOR: Consignar uno de los nombres y la primera letra del apellido.  NOTA: La firma o autógrafo debe hacerse con esfero o bolígrafo de tinta negra..
  18. 18. ESTRUCTURA DE LA CIRCULAR INTERNA O EXTERNA 4 a 3 cm RAZON SOCIAL CIRCULAR 2 a 3 interlineas ----------Numero (referencia) 2 a 3 interlineas ---------------Ciudad y fecha 3 interlineas -------------------GRUPO DESTINATARIO 3 interlineas 4 a 3 cm -------------------Asunto 3 a 4 interlineas Texto ----------------------------------------------------------------------- ---------------------------------------------------- 2 interlineas Texto ----------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------- 2 interlineas ----------Despedida 4 a 6 interlineas -------------------------NOMBRE DEL FIRMANTE 1 interlinea ---------------------Cargo 2 interlineas ---------------------Anexos (si lo hay) --------------------Identificación del transcriptor
  19. 19. EJEMPLO DE CIRCULAR INTERNA CENTRO TECNOLOGICO DE LA AMAZONIA CIRCULAR INTERNA No 0056401-00.03Florencia, 10 de febrero de 2012PARA: APRENDICES SENAASUNTO: Actos culturalesSe les informa a toda la comunidad SENA que el 26 de junio de 2012, se realizarauna integración con el fin de recaudar fondos para una excursión en la cualparticiparan todos los aprendices del Tecnólogo Gestión Administrativa. Dichaactividad se realizara en las canchas de las instalaciones del SENA y se lesrecomienda a todos los aprendices que asistan con uniforme de deporte.Gracias por su atención.ANDRES RODRIGUEZ DIAZRepresentanteAlexandra V.
  20. 20. EJEMPLO DE CIRCULAR EXTRENA CIRCULAR EXTERNA No0085400-02.05Florencia, 20 de septiembre de 2012PARA: PERSONAS EN GENERALASUNTO: ConvocatoriasSe informa que el 15 de mayo de 2012 se abrirán las inscripciones de técnicos ytecnólogos que ofrece el SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE, la cual tendráun periodo de 3 días de vigentes para presentar la prueba de aptitud y cumplir conlos requisitos requeridos por el SENA, las personas interesadas podrán inscribirsey presentar la prueba vía web en la página www.senasofia.com.co.Atentamente,HECTOR RAMIREZ CASTAÑODirectorAlexandra v.
  21. 21. 1.4 CERTIFICADODocumento de carácter probatorio, público o privado que asegura la legalidad deun hecho o un actoMARGENESSuperior entre 3cm y 4cmInferior entre 2cm y 3cmIzquierdo entre 3cm y 4cmDerecho entre 2cm y 3cmPARTES DEL CERTIFICADO1. FECHA: Los datos de la ciudad de origen y la fecha de expedición se escribende dos a tres interlineas del número (referencia) o de cuatro a seis del margensuperior, cuando no hay número y en forma completa, en orden del día, mes y añosin separarlo con punto.EJEMPLO:Bogotá, 13 de marzo de 20082. CARGO: El cargo de la persona responsable se anota en mayúscula sostenida,centrado, precedido de los artículos él o la y de tres a cuatro interlineas de lafecha.EJEMPLO:LA GERENTE DE TALENTO HUMANO3. IDENTIFICACIÒN: Las expresiones CERTIFICA o HACE CONSTAR, seguidode dos puntos se escribe de tres a cuatro interlineas del cargo centradas y enmayúscula sostenida. (Se puede utilizar negrilla para resaltar).EJEMPLO
  22. 22. EL DIRECTOR DEL PERSONALHACE CONSTAR:4. TEXTO: De tres a cuatro interlíneas de la identificación y contra el margenizquierda se inicia el texto con la conjunción Que, a la que siguen los datos delsolicitante que pueden ser:Tratamiento, nombre completo de solicitante en mayúscula sostenida, y el númerodel documento de identidad.Razón social de una empresa, en mayúscula sostenida, y NIT.EJEMPLOS:Que el señor HUGO DE LA ROCHA MONTOYA, con cédula de ciudadanía70.048.946 de…Que a INDUSTRIAS PLASTICAS S. A., con NIT 890.980.900 5 se le retuvo…Se emplea interlineación de uno y medio o dos entre renglones y el doble entrepárrafos.Se redacta en forma clara, breve, directa, cortés y se expresa en tercera personadel singular.Es importante que no presente errores técnicos, ortográficos, gramaticales, ni depuntuación.La presentación debe ser impecable, sin borrones ni repisados.En el último párrafo se especifica el motivo por el cual se expide la certificación, yde preferencia, se incluye el destinatario.EJEMPLOS:Esta constancia se expide para rectificar su asistencia a la reunión.Este certificado se expide para ser presentado al Inurve, con el fin de solicitarcrédito de vivienda.5. FIRMANTE: El nombre de la persona responsable se escribe en mayúscula
  23. 23. sostenida, de cuatro a seis interlíneas del último renglón del texto y según el estiloelegido.En caso de dos firmantes sus datos se pueden distribuir uno bajo el otro o enpareja. Si en caso de dos o más firmantes, si el número es impar el último secentra.6. TRANSCRIPTOR: A dos interlineas del firmante y contraer el margen izquierdose anota el nombre (con mayúscula inicial), e inicial del apellido, de la personaresponsable de transcribir el documento. Se recomienda emplear letra máspequeña y en caso de nombre compuesto, es conveniente escribir uno de los dos.7. CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS EXPEDIDOS POR CENTROSEDUCATIVOS: En centros educativos la tienen dos personas, el director delestablecimiento y el secretario. Los dos cargos se escriben de tres o cuatrointerlineas de la fecha, centrados, en mayúscula sostenida y procedidas por loartículos, EL o LA.EJEMPLOS:LA RECTORÌA Y LA SECRETARÌA GENERAL DEL COLEGIO COOPERATIVO.Las anotaciones jurídicas para clarificar el funcionamiento de la institución, talescomo registros en el DANE, leyes, decretos, resoluciones u otros, se escribencontra el margen izquierdo, de tres a cuatro renglones de lo cargos y coninterlineación sencilla.Las expresiones CERTIFICA o HACEN CONSTAR, seguidas de dos puntos, seescriben centradas, en mayúscula sostenidas y de tres a cuatro interlineas de lasanotaciones jurídicas.Los nombres de las personas responsables se escriben de cuatro a seisinterlíneas del último renglón del texto; el de mayor jerarquía contra el margenizquierdo y el de menor jerarquía, en la misma línea, contra el margen derecho.8. PÁGINAS SUBSIGUIENTES: Si los certificados y constancias requieren más
  24. 24. de una hoja, se tiene en cuenta lo siguiente:Se puede utilizar hojas en blanco que tengan impreso sólo el logotipo o la razónsocial.La calidad, el color y el tamaño del papel deben ser lo mismo en todas las hojas.El encabezado se ubica entre dos y tres centímetros del borde superior de la hojaen el papel en blanco o a dos interlíneas del logotipo o de la razón social conmayúscula inicial. Está constituido por la línea de identificación contra el margenizquierdo y el número de páginas contra el margen derecho.La línea de identificación contiene el nombre de quien solicita la certificación.EJEMPLOS:MARGEN IZQUIERDO MARGEN DERECHOCertificado para Mundo Nacional Ltda. 2Constancia para Aurelio Rojas Patiño 2El primer párrafo se inicia de dos a cuatro interlineas del encabezado
  25. 25. INSTITUCION EDUCATIVA SAN FRANCISCO DE ASÍSFlorencia, 14 de febrero de 2012EL RECTOR DEL COLEGIO SAN FRANCISCO DE ASÍSCERTIFICAQue ALEXANDRA VERGAS HUERTAS, identificada con la cedula de ciudadaníaNo 1´006.500.805, aprobó los estudios académicos y se graduó con honores eldía 3 de diciembre de 2010 en la Institución Educativa San Francisco de Asís.La presente certificación se expide a solicitud del interesadoALFONSO HERRERA RAMIRESRectorAlexandra V.
  26. 26. 1.6 NOTA INTERNAEs una comunicación de carácter interno, cuyo fin es transmitir informaciónurgente o remitir documentación de pronto trámite. La facultad para expedir notasinternas la tiene el Director General, el Secretario General, a nivel general y lossubdirectores al interior de sus áreas. Igualmente, las secretarias de la DirecciónGeneral, siempre y cuando estén autorizadas por el señor Director, mediante actoadministrativo. Se imprimirán en papel tamaño carta según formato, con el logotipodel Instituto Nacional de Salud. Inicio. En esta primera parte figuran: El nombre o razón social de la empresa. La fecha de confección en formato largo o corto. La palabra «DE:» para, a continuación, escribir el nombre y/o cargo de la persona y departamento o sección al que pertenece quien emite la nota. La palabra «A:» para, seguidamente, escribir el nombre y/o cargo de la persona y departamento o sección al que pertenece quien ha de recibir la comunicación. La palabra «Asunto:», que consiste en un resumen del motivo que origina el documento. Contenido. En este espacio se especifica el motivo por el que se escribe la nota interior. Su redacción es breve y concisa, con una exposición directa. - Final. En este apartado figura la firma de la persona que envía el mensaje. No aparecerá la antefirma, pues ya figura en el apartado «DE:».PARTES DE LA NOTA INTERNA FECHA: Registrar fecha de envío así: día, mes y año. PARA: Nombre del funcionario a quien va dirigida la nota. DE: Nombre de la dependencia que remite la nota. CUADRO DE OPCIONES: Seleccionar y marcar con (X) donde corresponda.
  27. 27.  OBSERVACIONES: Describa brevemente las observaciones que considere pertinente. FIRMA: Sólo podrá ser firmada, por el funcionario autorizado para tal fin, según lo regulado en manual de procedimientos de la respectiva entidad. DATOS DE RECIBO: Consignar los datos del funcionario que recibe la misma
  28. 28.  EJEMPLO DE NOTA INTERNA NOTA INTERNA No. 001 FECHA: ________________________________________________________________ PARA: ________________________________________________________________ DE: ________________________________________________________________ URGENTE ______ ENVIAR PROYECTO DE RESPUESTA _________ PARA SU INFORMACIÓN ______ DAR RESPUESTA Y ENVIAR COPIA _________ FAVOR DAR CONCEPTO ______ FAVOR TRAMITAR _________ INFORMAR POR ESCRITO ______ ARCHIVAR ________ ENCARGARSE DEL ASUNTO ______ ENTERARSE Y DEVOLVER ________ OTRO: ___________________________ DILIGENCIAR Y DEVOLVER _________ OBSERVACIONES: _______________________________________________ ______ _______________________________________________________ FIRMA: _______________________ RECIBIDO: ______________ FECHA: ______________ HORA: ______________ Tomo del AGN del PGD
  29. 29. 1.7 HOJA DE VIDALa hoja de vida es un resumen escrito y ordenado de su capacitación profesional y de laexperiencia laboral de una persona para el desarrollo de una actividad o trabajo. De la correctaelaboración y presentación, dependerá el éxito en la búsqueda de empleo. El objetivo principalde la misma será presentar a su potencial empleador información sobre usted mismo, queposibilite una entrevista posterior.Elaboración de una hoja de vida.Sus medidas son superior izquierdo de 3 a 4 cm, inferior derecho de 2 a 3 cm.Los datos que siempre debe tener en cuenta son los siguientes: Encabezado Datos personales como: Nombre y apellidos Identificación de documento ( C.C – T.I ) Fecha de nacimiento Estado civil Teléfono En algunos casos se anexa la licencia de conducción, pasaporte tarjeta (matricula de profesión) Estudios Primarios Secundarios Universitarios Estudios complementarios Experiencia Referencias laborales Referencias personales Nombre y firma Fecha de presentación
  30. 30. 8 ACTAEs un escrito o modalidad de comunicación escrita que tiene por objeto dejarconstancia de lo tratado, sucedido o acordado en una junta o reunión.MARGENESSuperior e izquierdo 3 a 4 cm.Derecho e izquierdo 2 a 3 cmPARTES DE UN ACTA Encabezado: En margen superior de primera pagina va la razón social, impresa o escrita, se escribe centrado y mayúscula sostenida. Titulo: Escribir centrado, en mayúscula sostenida el nombre del organismo y el carácter de la reunión. Acta No. Se ubica la palabra ACTA No. Mayúscula sostenida, centrado y continuación le numero consecutivo que le corresponda; iniciando con 01 cada año. Fecha: Se escribe la palabra FECHA, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se anota la ciudad se realizado la reunión en la fecha completa (día, mes, año), separado por coma (,). Hora: Se escribe la palabra HORA, en mayúscula sostenidas y seguida de dos puntos (:). Al frente se anota la hora de inicio y de finalización de la reunión.Ejemplos:HORA: De las 09:15 a las 10:25 horasHORA: De 14:20 a 16:00 horasLugar: Se anota la palabra LUGAR, en mayúscula sostenida y seguida de dospuntos (:). Al frente se escribe el nombre del lugar o sede donde se realiza lareunión.Asistentes: Se escribe la palabra ASISTENTES, en mayúscula sostenida yseguida de dos puntos (:). al frente se anota los nombres y apellidos con
  31. 31.  mayúscula inicial de los integrantes que asistieron a la reunión. Frente a cada nombre se escribe cargo que ocupa en la empresa separado con coma (,) y la primera letra con mayúscula, se sigue el orden de cargo establecido para la reunión. En caso de igual cargo, se ordena alfabéticamente por apellidos. Invitados: Se escribe la palabra INVITADOS, si los hay, en mayúscula sostenida seguida de dos puntos (:). Los nombres y apellidos se escriben en mayúscula inicial, de las personas que participaron en la reunión. Frente a cada nombre se escribe el cargo o título profesional (separado con coma (,) y la primera letra con mayúscula). Ausentes: Se anota la palabra AUSENTES, si los hay, en mayúscula sostenida, de las personas que no asistieron a la reunión. Frete a cada nombre se escribe el cargo que ocupa el integrante, separado con coma (,) y la primera letra con mayúscula. Es conveniente indicar si la ausencia es justificada o no. Orden del Día: Se escribe la palabra ORDEN DEL DIA, en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:). Se enumeran los temas motivo de la reunión, con mayúscula inicial, identificándolos con números arábigos. Desarrollo: Se anota la palabra DESARROLLO, en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:). Se inicia el primer tema identificando con número arábigo y escritura en negrilla si se desea resaltar. A dos interlinea del título del tema se inicia el desarrollo del texto correspondiente, escrito a interlineación sencilla entre renglones y doble entre párrafos. El primer tema puede ser verificación de quórum o lectura, discusión y aprobación del acta anterior. En el tema “lectura, discusión y aprobación del acta anterior” se indica si fue aprobada, o se anota las modificaciones que se presente. Convocatoria: Si se programa una nueva reunión, se escribe la palabra CONVOCATORIA, con mayúscula sostenida, seguida de punto (.). A continuación se anotan la fecha y hora de la próxima reunión. En caso de cambiar la sede se indica el lugar. Firma, Nombre y Cargo: El nombre completo de los firmantes responsables se escribe en mayúscula sostenida. El cargo a interlineación sencilla del nombre, con mayúscula inicial y sin centrar.
  32. 32.  jerarquía quede contra el margen izquierdo y el que le sigue en el mismo renglón derecho. Firmas Responsables: Toda acta lleva las firmas de los responsables, de las cuales mínimo dos aparecen en donde finaliza el texto. En el posible coso de necesitar varias hojas para firmantes se escribe la expresión de firma, seguida de dos puntos (:), sobre el margen inferior y contra el margen derecho. Anexos: Cuando en una reunión se presentan documentos que sustentan una información, estos se detallan en el desarrollo y se adjunta al acta. A dos interlineas de los firmantes, contra el margen izquierdo, se escribe la palabra Anexo o Anexos, seguida de dos puntos (:) y con mayúscula inicial. A dos espacios la cantidad; de referencia clarificar el numero de hojas. Anexos: cinco (25 hojas) Transcriptor: Si se desea establecer la responsabilidad del transcriptor, su identificación de escribe contra el margen izquierdo, a dos interlineas de las firmas o del enunciados de Anexos si lo hay, se anota el nombre con mayúscula inicial.
  33. 33. DISEÑO DE UN ACTA------------ (1 interlínea) ACTA No. VI------------ (3 interlíneas)FECHA: (Ciudad, día mes año)------------ (1 interlínea)HORA:------------ (1 interlínea)LUGAR: (Sitio donde se realizó la reunión)-------------- (2 interlíneas)ASISTENTES: NOMBRES APELLIDOS, Cargo – calidad de- miembro dentro delcomité.-------------- (2 interlíneas)INVITADOS: NOMBRES Y APELLIDOS, Cargo-------------- (2 interlíneas)AUSENTES: NOMBRES Y APELLIDOS, Cargo – calidad- de miembro dentrodel comité.-------------- (2 interlíneas)ORDEN DEL DIA:---------------- (1 interlínea)Verificación de quórum, Lectura, discusión y aprobación del –Acta anterior.Discusión y aprobación Tabla de Retención Documental de------------------ (2 interlíneas)DESARROLLO:---------------- (1 interlinea)Se efectuó la verificación de quórum dando inicio a la reunión.---------------- (1 interlínea)Se dio lectura al Acta anterior, la cual fue aprobada por- unanimidad.---------------- (1 interlínea)Fue presentada la Tabla de Retención Documental y alrespecto…………………………………………………................................................................................................Superior izquierdo 3 cm Derecho e inferior 2 a 3 cm
  34. 34. 1.9 DOCUMENTO DE COMPRAVENTAEs un contrato en el cual se compra o vende algún bien de una persona, la cual sepagar un determinado precio.Para llevar a cabo este contrato se deben llevar unos procesos. Como que elcomprador y el vendedor deben acordar y concretar el precio de la propiedad. Estose hace a través de un "contrato de reserva", documento que será firmado por elcomprador, el vendedor y el agente. En este momento se entregará una cantidadde dinero en concepto de depósito.El siguiente paso consiste en la firma de un contrato privado en el que se suelepagar un 10% del precio de venta. A continuación se fijará una cita en Notaría enla que se firmará la Escritura Pública de compraventa, y el comprador entregará lacantidad que quede por pagar. Posteriormente la vivienda será registrada en elRegistro de la Propiedad, lo cual suele tardar un par de meses.El período de tiempo que transcurre desde el contrato de reserva hasta la firma dela Escritura Pública, es de 6 semanas normalmente.
  35. 35. 1.10 ACUERDOEs un derecho, una decisión tomada en común por dos o más personas, por unajunta, asamblea o tribunal. También se denomina así a un pacto, tratado oresolución de organizaciones, instituciones, empresas públicas o privadas.Es, por lo tanto, la manifestación de una convergencia de voluntades con lafinalidad de producir efectos jurídicos.El principal efecto jurídico del acuerdo es su obligatoriedad para las partes que lootorgan naciendo para las mismas obligaciones y derechos.Es válido cualquiera que sea la forma de su celebración, oral o escrita, siempreque el consentimiento de los otorgantes sea válido y su objeto cierto, determinado,no esté fuera del comercio o sea imposible. 1.11 ORDENANZAOrdenanza es una disposición o mandato. El término se utiliza para nombrar altipo de norma jurídica que forma parte de un reglamento y que está subordinada auna ley. La ordenanza es emitida por la autoridad que tiene el poder o la facultadpara exigir su cumplimiento.Ordenanza municipal: Norma dictada por el ayuntamiento que rige la vida yactividad local. Está siempre subordinada a otras normas de rango superior. 1.12 INFORME CORTOConsta de las partes que se explican a continuación. El autor puede utilizarcualquier elemento del informe extenso que estime conveniente.1. Encabezamiento: el informe corto no lleva portada sino encabezamiento, que sedistribuye: razón social: de 3 a 4 cm del margen izquierdo superior y en mayúsculasostenida.
  36. 36. dependencia, el origen del informe, con mayúscula inicial contra el margenizquierdo.3. Código: este se ubica sobre el mismo renglón de la dependencia contra elmargen derecho.4. Titulo: a cuatro interlineas de la dependencia, se escribe el titulo del informe,centrado y en mayúscula sostenida5. Fecha: a cuatro renglones del título contra el margen izquierdo, se escribe lapalabra FECHA, seguida de dos puntos, al frente se anota la ciudad de origen yfecha completa (día, mes, año).6. Autoría del informe: a interlineación de uno y medio o dos debajo de la fechacontra el margen izquierdo y en mayúscula sostenida. Se escribe PRESENTADOPOR, ELABORADO POR, RESPONSABLE, al frente se anotan los nombrescorrespondientes.7. Objetivo: para describir en forma breve el propósito del mismo, se presenta así:de dos a cuatro interlineas del encabezamiento se escribe la palabra OBJETIVO,seguida de dos puntos en mayúscula sostenida y contra el margen izquierdo, ados espacios de este enunciado se expresa la finalidad del informe.8. Escritura del texto: un informe corto generalmente consta de un capitulo único.Todos se escriben contra el margen izquierdo, allí se escriben los temas a tratar odesarrollar en el informe.9. Conclusiones: la palabra COCLUSION O CONCLUSIONES se escriben enmayúscula sostenida contra el margen izquierdo de dos a cuatro interlineas delúltimo renglón del texto, la primera línea de la escritura se inicia de dos cuatrorenglones del título. 1.13 INFORME EXTENSOTiene por objeto presentar, caracterizar y dar una idea global del informe, constade: cubierta, portada, tabla de contenido y glosario.1. Cubierta: información básica del documento, incluye los siguientes elementos:razón social, titulo del informe y subtitulo, código o referencia correspondiente.
  37. 37. otros; nombre de la persona o las personas que elaboraron el informe; ciudad yfecha: ciudad de origen del informe y fecha completa (día, mes, año).3. Tabla de contenido: se escribe TABLA DE CONTENIDO en mayúsculasostenida y centrado a 5 cm del borde superior; contiene: numerales, titulo decada capítulo, numero de página.4. Glosario: el titulo GLOSARIO se escribe centrado, en mayúscula sostenida a 5cm del margen superior, la primera línea del texto se escribe a 2 interlineas deltítulo.5. Introducción: le titulo INTRODUCCIÓN se escribe centrado, en mayúsculasostenida sobre el margen superior.6. Núcleo del informe: es el contenido del documento. Escritura del texto,capítulos, temas desarrollados, tablas, grafico, comparaciones, entre otros.7. Conclusiones: el titulo CONCLUSIONES se escribe centrado, en mayúsculasostenida, a 5 cm del margen superior.8. Firma: se escribe de 4 a 6 renglones del alto párrafo, se anota el nombre enmayúscula sostenida, el cargo, a una interlinea del nombre, con mayúscula inicialsin centrar.9. Transcriptor: se escribe a dos interlineas del firmante, se anota el nombre (conmayúscula inicial) e inicial del apellido.10. Anexos: la palabra anexo se escribe centrada, en la parte superior de la hoja,con mayúscula inicial.11. Bibliografía: el titulo BIBLIOGRAFIA se escribe centrado, en mayúsculasostenía, a 5 cm del borde superior de la hoja.12. Índice: es la última parte del material complementario. El titulo INDICE seescribe centrado, a 5 cm del borde superior, la primera línea de escritura se iniciade dos a cuatro13. Firma: el informe administrativo corto debe ser firmado por el autor o autores,en la página que finaliza el cuerpo del informe. El nombre se anota enmayúscuscula sostenida, de cuatro a seis renglones del último párrafo. El cargo auna interlínea del nombre.
  38. 38. del apellido, se emplea letra más pequeña.15. Documento remisorio: se recomienda presentar los informes administrativoscon un documento remisorio: carta si es envió externo y memorando si es interno.Papel: se emplea papel con impresión o en blancoMárgenes:Superior: entre 3 cm y 4 cmInferior: entre 2 cm y 3 cmIzquierdo: entre 3 cm y 4 cmDerecho: entre 2 cm y 3 cmEncabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm
  39. 39. 1.14 SOBRESUn sobre es una cubierta de papel u otro material para introducir cartas, tarjetas uotros documentos que se envían por correo. El sobre está diseñado paraincorporar el franqueo y el destinatario en el anverso y el remitente en el reverso.Por eso, la parte frontal es lisa quedando la solapa siempre por detrásREVERSO DE UN SOBRE ENGOMADO Sobres engomados. Hay que humedecer la solapa para pegarla, lo que se realiza bien con la lengua bien con una almohadilla humedecida. La solapa tiene forma triangular constituyendo éste el sistema clásico de cierre. Sobres autoadhesivos cuya solapa se pega desprendiendo una tira plástica. Por su comodidad, los sobres de auto cierre han sustituido casi por completo a los anteriores.Por su diseño, se pueden distinguir: Sobres sin ventana, en los que hay que escribir la dirección del destinatario Sobres con ventana. Llevan una ventana plástica en la parte inferior izquierda que deja ver la dirección escrita en la propia carta.BolsasLos sobres de mayores dimensiones y de cierre lateral se denominangenéricamente bolsas. Los materiales más comunes de fabricación son lossiguientes. Papel kraft Kraft Armado. Muy resistentes, apropiados para documentación pesada.
  40. 40. Plástico. Sobre autoadhesivo utilizado para diversos envíos. Bolsas acolchadas (blancas o crudas). Son sobres de papel en cuyo interior ha introducido plástico de burbuja. Se utilizan para enviar artículos delicados tales como cintas de vídeo, Cds, disquetes, etc. Papel plastificado con polietileno. Se trata de sobres con protección utilizados para introducir objetos de pequeñas y medianas dimensiones. Bolsas con fuelle. Normalmente con fuelle en los tres lados, sirven para el envío de expedientes voluminosos. Las hay en kraft normal y kraft.PARTES:Datos del remitente: Se distribuyen según el modelo seleccionado.Datos del destinatario: Se ubican centrados en el segundo tercio sin sobrepasarloy de acuerdo con el sobre. Tratamiento: título académico, con mayúscula inicial. Nombre: Se ubica en la segunda línea, en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial; de preferencia se escriben los dos apellidos. No se utiliza negrilla. Cargo: se escribe con mayúscula inicial. Empresa: se anota en la línea siguiente al cargo, con la denominación más ampliamente conocida, es decir, razón social, sigla o acrónimo. Dirección o apartado: se utiliza una de las dos Destino: Puede ser local, nacional o internacional.
  41. 41. 1. EL TECLADOEs un positivo que permite el intercambio de datos de un ordenador con elexterior, está compuesto por un grupo de teclas similares a las de una máquina deescribir, correspondiendo cada tecla a uno o varios caracteres, funciones uórdenes.PARTES DEL TECLADO1 Teclado de funciones: Son botones que generalmente se ubican en la parte dearriba del teclado, y que suelen llevar los nombres F1, F2..., F11, F12 y hasta F15 .La función de cada una de estas teclas está determinada por el sistema operativoo la aplicación que se esté ejecutando; esto significa que reaccionarán de maneradistintas dependiendo el contexto en donde se presionan.2 Teclado alfanumérico: Se refiere al conjunto de teclas con números que hay enel lado derecho (no a los números en la fila superior, sobre las letras). Losteclados numéricos también se refieren a los números (y a las letrascorrespondientes) en los teléfonos móviles.3 Teclado de edición: Está ubicado a la derecha del bloque alfanumérico,contiene algunas teclas especiales como ImprPant, Bloq de desplazamiento,
  42. 42. pausa, inicio, fin, insertar, suprimir, RePág, AvPág, y las flechas direccionales quepermiten mover el punto de inserción en las cuatro direcciones.4 Teclado numérico: Está ubicado a la derecha del bloque de edición, se activaal presionar la tecla Bloq Num, contiene los números arábigos organizados comoen una calculadora con el fin de facilitar la digitación de cifras. Además contienelos signos de las cuatro operaciones básicas: suma +, resta -, multiplicación * ydivisión /; también contiene una tecla de Intro o Enter. 1. DIGITACIÓNEs la técnica mediante el cual cada dedo debe oprimir una tecla y teniendo unaposición correcta de la mano, esta consiste en escribir datos utilizando el tecladode un computador para ingresar cualquier clase de texto. Teniendo en cuenta queel tacto debe ser eficiente para que los dedos de las manos encuentren por sisolos las teclas y se pueda trabajar sin cansancio y por mucho más tiempo.
  43. 43. 1. POSICIÓN ERGONOMICALa posición Ergonómica es una disciplina que busca que los humanos y latecnología trabajen en completa armonía, diseñando y manteniendo los productos,puestos de trabajo, tareas, equipos, de acuerdo con las características,necesidades y limitaciones humanas. Dejar de considerar los principios de laposición Ergonómica llevará a diversos efectos negativos como lesiones,enfermedades, deterioros de productividad e ineficiencia.
  44. 44. 1. GRAMATICALa gramática es el estudio de las reglas y principios que regulan el uso de laslenguas y la organización de las palabras dentro de una oración. También sedenomina así al conjunto de reglas y principios que gobiernan el uso de unlenguaje muy determinado; así, cada lengua tiene su propia gramática.La gramática española se divide en: -Fonología: Es la que estudia los sonidos físicos del discurso humano fonética yla ortografía.-Morfología: Estudia las palabras atendiendo sus accidentes y a su clasificaciónen partes de la oración.-Sintaxis: Estudia la relación de las palabras entre sí para formar oracionessimples y la unión de éstas para formar palabras compuestas. 2. REDACCIONLa palabra redacción proviene del término latino redactĭo y hace referencia a laacción y efecto de redactar (poner por escrito algo sucedido, acordado o pensadocon anterioridad). La redacción requiere de coherencia y cohesión textual. Dadoque el orden de las palabras dentro de una oración puede modificar la intencióndel autor, es necesario que el redactor organice en su mente las ideas que deseatrasladar al papel o a la computadora.La cual tiene como objetivo Informar al lector sobre decisiones, proyectos o idease influir en la actitud que ha de adoptar el lector al leer el mensaje.PASOS PARA TENER UNA BUENA REDACCION-Claridad: La selección de palabras y frases que expresen el significado exacto yse interpreten de una sola manera.-Precisión: La redacción no debe de tener hechos erróneos, ni otras equivocaciones.Debe presentar solo hechos esenciales y exactos, sin ninguna
  45. 45. desviación o exageración El uso correcto de la gramática, de la puntuación yortografía, también contribuyen a que la redacción sea clara y fácil de comprender.-Breve pero completo: Debe limitarse a hechos esenciales, ser breve y al caso.Debe abarcarse el tema completamente manteniendo el escrito lo más breveposible, si es necesario las explicaciones deben incluirse como anexos.-Coherencia: Es el desarrollo y la disposición lógica de un tema. Se lograconsiderando primero el tema desde el comienzo hasta el fin y ordenar sus partesen orden lógico y que guarden armonía entre sí, que permite su comprensión yrazonamiento.-Unidad: El escrito debe adherirse a una sola idea principal, este principio no solodebe aplicarse a cada oración y párrafo, sino también a todo su escrito, si se tieneque considerar más de un tema prepare un documento por separado.-Cortesía: Los documentos deben ser redactados en términos corteses (amables,atentos, agradables) y respetuosos; pero con el cuidado de no caer en adulación.-Belleza: Cuando el contenido se ha expresado en un estilo agradable y atractivoque deleita al lector y a la vez de elegancia a lo que ha querido expresar, el cualse consigue dándole al contenido una naturalidad y sencillez; evitando las frasesarticuladas y rebuscadas.-Seriedad: Sin incurrir en sequedad. 1. ORTOGRAFIALa palabra ortografía viene del griego orthos, que quiere decir correcto, y degrapho, que significa escribir. Así, entendemos que ortografía quiere decir escribircorrectamente. Tal como debemos hacerlo cuando hablamos, es decir, hay quetener en cuenta que existe una manera correcta para utilizar las palabras. Eso nosenseña la ortografía: a escribir bien, a fin de que podamos comprender mejor, ynuestros receptores comprendan los mensajes.La ortografía es la parte de la gramática que se ocupa de la manera correcta de escribirlas palabras, el principal uso del idioma es la comunicación y para poder comunicarnosefectivamente, es necesario que elaborar los mensajes de manera correcta ycomprensible. La disciplina que nos enseña a ordenar en forma lógica
  46. 46. estas oraciones es la gramática. Así mismo, existe otra rama que nos ayuda acomunicarnos mejor: la ortografía. Gracias a ella, podemos utilizar bien ellenguaje, que en nuestro caso es el español llamado castellano.La ortografía del español utiliza una variante modificada del alfabeto latino, queconsta de los 27 símbolos A, B, C, D, E, F, G, H, I, J, K, L, M, N, Ñ, O, P, Q, R, S,T, U, V, W, X, Y y Z. 1. NORMAS TECNICASLas normas son acuerdos documentados que contienen especificaciones técnicasu otros criterios precisos que puedan ser usados consecuentemente, como reglas,directrices o definiciones de características, que aseguren que materiales,productos y servicios son adecuados a su propósito. En otras palabras, una norma es:  Un documento voluntario que contiene especificaciones técnicas.  Accesible al público.  Elaborado con el consenso de las partes interesadas.  Basado en los resultados de la experiencia y el desarrollo tecnológico.Aprobado por un organismo reconocido.
  47. 47. CONCLUSIONESEn conclusión al realizar este trabajo aprendí la importancia y la dedicación que sedebe tener al realizar un documento empresarial teniendo siempre en cuenta lasNormas técnicas colombianas
  48. 48. GRACIAS

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