Your SlideShare is downloading. ×
Importwizard Artikels Versie 2003
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Thanks for flagging this SlideShare!

Oops! An error has occurred.

×
Saving this for later? Get the SlideShare app to save on your phone or tablet. Read anywhere, anytime – even offline.
Text the download link to your phone
Standard text messaging rates apply

Importwizard Artikels Versie 2003

328
views

Published on

Published in: Economy & Finance

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total Views
328
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0
Actions
Shares
0
Downloads
0
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

Report content
Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
No notes for slide

Transcript

  • 1. Artikel Importwizard versie 3.0 DBFACTw vanaf versie 2.10
  • 2. Doelstelling
    • Gemakkelijk rekenbladen, tabellen enz. importeren in DBFACTw om automatisch artikels aan te maken of bij te werken
  • 3. Stappen
    • Template aanmaken
    • Import-bestand
    • Type import
    • Koppelingen
    • Import-test
    • Definitief importeren
  • 4. Template
    • Template creëren
    • Template System: voor automatische definitie die niet gewijzigd mag worden
    • Template dupliceren:
      • indien een bepaalde template goed lijkt op een reeds bestaande template
  • 5. Import
    • Import uit externe data: stabiliteitsprobleem
      • Oplossing: permanente bewaring van tussenstappen automatisch
    • Spreadsheets:
      • Alleen tekst, geen tekeningen of opmaak
      • Opslaan als “Excel 95/97” formaat
      • Kolom-omschrijvingen:
        • In bovenste rij
        • Steeds uniek
        • Geen speciale tekens (alleen letters)
        • Maximaal 10 tekens lang (rest wordt afgekapt)
  • 6. Import
    • Keuze van import-bestand:
      • DBF-bestand
      • XLS-bestand
      • XML-bestand (later)
    • “ toon spreadsheet”: controle
    • Toon Import:
      • Import wordt getest en geïmporteerd
  • 7. Creatie/update
    • Creatie
      • Indien aangevinkt:
        • Artikels die niet gevonden zijn, zullen bij import automatisch gecreëerd worden. (“creatie”)
      • Indien niet aangevinkt:
        • Artikels die niet gevonden zijn, zullen automatisch overgeslagen worden (“niet gevonden”)
    • Update 1.2.3.
      • Indien aangevinkt (1 en/of 2 en/of 3)
        • Controle per koppeling of update nodig is
      • Indien één van de updates aangeduid:
        • Artikel wordt bijgewerkt als gevonden
        • Anders melding “niet gevonden”
  • 8. Creatie/update updatesleutel
    • Updatesleutel:
          • Meestal volgens referentie leverancier (& leverancier)
          • Zelfde referentie + leverancier  keuze van artikel gemaakt
    • Eventuele opties
  • 9. Koppelingen
    • Tonen
        • Standaard “veel gebruikte velden” getoond, maar in principe alle velden koppelbaar
    • Verplicht
        • Afhankelijk van keuze in vorige blad (creatie/update) worden andere koppelingen “verplicht”
    • Standaard koppelingen
        • Bij een nieuwe template worden automatisch koppelingen gemaakt voor: grootboekrekening verkoop, grootboekrekening aankoop, stock-controle en btw-tarief
  • 10. Wanneer koppelen
    • Koppeling verplicht voor:
      • Bij creatie:
        • Groep
        • Soort
        • Volgnummer
        • Omschrijving
        • Updatesleutel (bv. leverancier + referentie lev)
      • Bij update:
        • Updatesleutel (bv. leverancier + referentie lev)
        • Bepaalde prijzen
  • 11. Koppelen “herhaling”
    • Bedoeling:
      • Import meerdere alternatieve leveranciers
      • Import meerdere barcodes
      • Import extra tekst
    • Best eerst ervaring met gewone import opdoen (nog testfaze)
  • 12. Bewerk koppeling
    • Standaard waarde
          • Houdt in dat voor alle artikels dezelfde waarde steeds gehandhaafd wordt
    • Directe koppeling aan import-veld:
          • Per artikel wordt uit de bron nagekeken welk veld nodig is
          • De waarde wordt identiek overgenomen (bv. prijsveld)
          • Indien type veld niet overeenkomt, wordt automatisch formule ingevuld die transformatie doet. Bv: prijs gekoppeld aan prijsveld wordt autommatisch in formule VAL(INKPRIJS)
    • Gebruik formule:
          • Alle functies van DBFACTw ter beschikking gesteld
  • 13. Matching tabellen
    • Waarom?
      • Een geïmporteerd veld bevat niet exact dezelfde informatie als wat we in DBFACTw gebruiken.
    • Hoe gebruiken
      • Eerst bepalen welke informatie we bekijken van het importbestand
      • Daarna wordt bepaald hoe de conversie (de “matching”) gebeurt
  • 14. Enkele matchingvoorbeelden
  • 15. Types matching
    • Groep
        • Spreadsheet met 3 waarden, maar groepen noemen KOK, WAS, BOE
    • BTW-code
        • A = 21 % btw, B = 6 % btw
    • Leverancier
        • Alles komt van “Elektro International”, behalve het boek, dat komt van leverancier “Herwig Van Hove and partners”
  • 16. Oplossing…
    • Groep:
      • Koppelen aan “GROEP” van importbestand
        • “ matchtabel” naar KOK/WAS/BOE
    • BTW-code:
      • Koppelen aan kolom “BTW”
        • “ matchtabel” voor A = 21, B = 6%
    • Leverancier:
      • Koppelen aan groep !
        • KOKEN, WASSEN = Elektro International
        • BOEKEN = Herwig Van Hove and partners
    • Conclusie: Bron kan totaal andere informatie bevatten dan doel en toch koppelbaar !
  • 17. Mogelijkheden matching
    • In principe kan alles gematched worden
    • Niet altijd zin, bv. prijzen
  • 18. Meerdere opties voor matching
    • Geen info = geen import
          • Als er geen koppeling gevonden wordt, dan wordt automatisch het artikel niet geïmporteerd
    • Info verplicht anders “fout”
          • Is er geen koppeling, dan wordt de import niet uitgevoerd voor dat artikel, want dan beschouwt het systeem de koppeling als “fout”
    • Geen info -> standaard waarde
          • Geen matching-koppeling gevonden? Dan gebruikt het systeem de standaard waarde uit de koppeling
  • 19. Koppeling Creatie/update
    • Bepalen of koppeling in geval van Creatie of Update de informatie van het artikel bijwerkt.
      • Bv: omschrijving bijwerken ?
        • Creatie: uiteraard moet omschrijving bijgewerkt worden bij creatie
        • Update 1: omschrijving in te vullen (of aan te passen) in geval van update type 1
        • Update 2: geen koppeling betekent dat bij alleen update 2 (bv. prijsupdate) deze koppeling niet nodig is, en dus ook niet updated wordt
  • 20. Sturingen koppeling
    • Toon Matching Tabel
        • Matching tabel wordt opgebouwd en getoond, waarna matching kan gebeuren
    • Toon Waarden
        • Indien keuze 2 of 3, worden hier de geïmporteerde waarden getoond.
    • Controleer Koppeling
        • Zien of bv. bij formule of koppelwaarde deze mogelijk zijn
    • Verwijder koppeling
        • Indien de koppeling overbodig is (geworden)
  • 21. Opgelet bij koppelingen
    • Volgnr:
        • houd rekening met lengte
        • Controleer met of zonder spaties
          • (gebruik remtxt () als functie
          • Bv: remtxt(“XB 1010-B32”) = XB1010B32
        • Deze koppeling wordt uitsluitend bij creatie gebruikt, niet bij update
    • Prijzen
        • Importeer geen “formule”-velden bij excel:
        • Pas truuk toe “kopieren” en “plakken speciaal - waarden”
  • 22. Resultaat
    • Voorspelling
    • Aanpassing import
    • Resultaat import
  • 23. Resultaat - voorspelling
    • Schatting hoeveel artikels er zullen
        • Creatie: Gecreëerd worden
        • Wijzig: Aangepast worden
        • Geen import: Overgeslagen worden
        • Fout: Foutief zijn
    • Zolang hier niet gedrukt wordt op de knop “IMPORTEREN”, is er geen import gebeurd!
  • 24. Aanpassen keuze import
    • Knop “wijzig importstatus”:
      • Voor artikel “wijzigen” -> “niet wijzigen”
      • Voor artikel “creatie” -> “overslaan”
    • Knop “opvragen”:
      • Bij artikel “wijzigen”: zien welk artikel gewijzigd zal worden
  • 25. Resultaat import
    • Na druk op knop “importeren”
      • Teller loopt rechtsboven en duidt aantal aan
      • Kan met “ESC” onderdrukt worden, maar de artikels die reeds overlopen zijn, zijn dan reeds aangepast
    • Resultaat wordt onderaan getoond, en kan verschillen van “schatting/voorspelling”
  • 26. Succes!
    • Suggesties/fouten:
      • Gelieve te mailen naar [email_address]

×