UTPL_ProcesoContable

6.1 CONCEPTO DE PROCESO CONTABLE 6.1.1 Las operaciones económicas 6.2 FASES DEL PROCESO CONTABLE 6.2.1 Identificación de las operaciones 6.2.2 Recolección o captura de información 6.2.3 Clasificación y registro 6.2.4 Resúmenes intermedios 6.2.5 Estados financieros 6.3 Resumen del proceso contable

6.1 CONCEPTO DE PROCESO CONTABLE Es el conjunto de actividades que permiten incorporar a la contabilidad y expresar a través de estados financieros las operaciones económicas de una organización.

6.1.1 LAS OPERACIONES ECONÓMICAS Son los hechos carácter interno o externo, medibles en dinero, que afectan o modifican la situación financiera y/o los resultados financieros de una organización.

6.2. FASES DEL PROCESO CONTABLE 1. IDENTIFICACIÓN 2. RECOLECCIÓN O DE LAS CAPTURA DE OPERACIONES INFORMACIÓN 5. ESTADOS 3. CLASIFICACIÓN FINANCIEROS Y REGISTRO 4. RESUMENES INTERMEDIOS

6.2.1. IDENTIFICACIÓN DE LAS OPERACIONES La contabilidad debe incorporar la totalidad de las operaciones económicas que ocurran en una organización Operaciones basicas RUTINARIAS Operaciones de TIPOS DE Apoyo OPERACIONES NO RUTINARIAS

6.2.1.1. OPERACIONES RUTINARIAS Aquellas que se presentan de manera frecuente y uniforme en desarrollo de las actividades de la organización OPERACIONES RUTINARIAS Deben ser planificadas Planeación de Operaciones Donde se deben definir los aspectos relacionados con la incorporación de la información que ellas originan a la contabilidad.

6.2.1.1. Operaciones Rutinarias Para la obtención de OPERACIONES los bienes o servicios Generalmente que constituyen el tienen usuarios BÁSICAS o clientes objeto social de la organización. externos Su propósito es Pueden tener OPERACIONES servir de soporte usuarios o DE APOYO para la prestación clientes internos de las operaciones y externos básicas

6.2.1.2. Operaciones no Rutinarias •Daños o pérdidas por casos fortuitos, AQUELLAS CUYA •Pérdidas por fallos judiciales, OCURRENCIA NO ES •Adquisiciones o remodelaciones de FRECUENTE NI instalaciones, UNIFORME •Procesos de investigación para el desarrollo de nuevos productos ,etc.. Estas operaciones que igualmente deben ser incorporadas a la contabilidad, en algunas ocasiones requieren definirles procedimientos específicos.

6.2.1.3. Aspectos a Definir de las Operaciones INFORMACION REQUERIDA PARA EFECTUAR LOS ASIENTOS QUE CONTABLES: ( Tipo y còdigo de la operaciòn, partes qie intervienen, Documentos, còdigos y claves que soportan la operaciòn, cuantìas, Fecha y hora de la operaciòn) MECANISMOS A TRAVÈS DE LOS CUALES SE REPORTARÀ COMO INFORMACIÒN A CONTABILIDAD (procesos en linea, transmiciones Periòdcas, entrega en medios magneticos, documentos impresos) PERIODICIDAD CON QUE SE ENTREGARA LA INFORMACIÒN A CUANDO LA CONTABILIDAD. PUEDE SER DIARIA, SEMANAL, O MAXIMO MENSUAL. FUNCIONARIO RESPONSABLE DE ENTREGAR, REPORTAR O QUIEN TRANSMITIR LA INFORMACIÒN. DEFINIDOS EN MANUALES DE FUNCIONES Y DE CONTABILIDAD

6.2.2. Recolección o Captura de Información SISTEMA DE CAPTURA A TRAVES DE INFORMACIÓN O RECOLECTA LOS MEDIOS QUE PARA C/U CONTABLE INFORMACIÓN DE LAS OPERACIONES SE DEFINA DEBE ASEGURARSE QUE TODA RESPONSABLE LA INFORMACIÓN LLEGUE, CON LAS CONDICIONE DE: INTEGRIDAD, OPORTUNIDAD, CONFIABILIDAD

6.2.2. Recolección o Captura de Información LENGUAJE COMÚN (PROPIO DE LA OPERACIÓN) INFORMACIÓN TRADUCIDA A LENGUAJE CONTABLE (EN FORMA DE ASIENTOS DE CONTABILIDAD)

6.2.3. Clasificación y Registro de la Información La información se clasifica y registra en asientos de contabilidad Esquema basado en el principio de la partida doble, ASIENTO DE que permite registrar hechos económicos CONTABILIDAD de manera individual o colectiva, siempre que se trate de hechos homogéneos.

6.2.3. CLASIFICACIÓN Y REGISTRO DE LA INFORMACIÓN LA PARTIDA CAUSA EFECTO DOBLE Tiene dos convenciones que por si solas no tienen ningún significado: el debe y el haber. Estas convenciones adquieren significado cuando en ellas se registran las cuentas que permiten clasificar y resumir las transacciones u operaciones.

6.2.3. Clasificación y Registro de la Información DEBE HABER El DEBE o cargo El HABER se coloca a la izquierda se coloca a la derecha. Para realizar los asientos contables se combinan las convenciones debe y haber con las cuentas contables Las cuales pueden ser de las siguientes clases: de activo, de pasivo de patrimonio, de ingreso, de costo y de gasto.

6.2.3. Clasificación y Registro de la Información Se registran CUENTAS Activos operaciones que afecten la REALES O DEL Pasivos situación financiera de la BALANCE Patrimonio organización CUENTAS DE Ingresos Se registran RESULTADO, operaciones que DE GANANCIAS Y Costos afectan los resultados PÉRDIDAS financieros de la O NOMINALES Gastos organización.

6.2.3. Clasificación y Registro de la Información Las cuentas cumplen funciones similares a las de las cajillas de un ordenador, es decir, permiten agrupar en expresiones cortas operaciones económicas homogéneas, lo que finalmente conduce a que sea posible resumir en estados financieros todos las operaciones económicas de una organización.

6.2.3. Clasificación y Registro de la Información ACTIVOS PASIVOS PATRIMONIO CAJA CTAS X PAGAR CAPITAL BANCOS OBL. FINANCI. UTILIDAD CTAS X COBRAR IMP. X PAGAR COSTOS Y RESERVAS INGRESOS GASTOS VENTAS SUELDOS INVENTARIOS OBLIG. LABORA SUPERAVIT INGRESOS SERV. PUBLICOS FINANCIE. P.P.E OTROS GASTOS INGRESOS FINANCIE. TOTAL TOTAL TOTAL TOTAL TOTAL TOTAL INGRES. INGRESOS GASTOS ACTIVOS PASIVOS PATRIMONIO

6.2.3. Clasificación y Registro de la Información Reglas básicas para afectar las cuentas contables CUENTA DEBITO CRÈDITO ACTIVOS Cuando surgen o aumentan Cuando disminuyen o desaparecen PASIVOS Cuando disminuyen o Cuando surgen o aumentan desaparecen PATRIMONIO Cuando disminuyen o Cuando surgen o aumentan desaparecen INGRESOS cuando por alguna razón Cuando surgen o aumentan disminuyen o para cancelar su saldo al final del ejercicio COSTOS Y Cuando surgen o aumentan cuando por alguna razón disminuyen o para cancelar GASTOS su saldo al final del ejercicio.

6.2.3. Clasificación y Registro de la Información CUENTA REGISTRO CAJA Movimientos de existencias de dinero en efectivo. BANCOS Movimientos y disponibilidades en cuentas corrientes en entidades banacarias. INVENTARIOS Movimientos y existencias de mercancìas CUENTAS POR PAGAR Las obligaciones, pagos y saldos pendientes con acreedores

6.2.3.1. El Asiento Contable De la combinación de las convenciones debe y haber con las cuentas surge el asiento contable. Es la unidad mínima de registro de las operaciones o transacciones de una organización. ASIENTO CONTABLE En él se puede registrar una operación o un conjunto de operaciones homogéneas (de la misma operación) ocurridas en un período máximo de un mes.

6.2.3.1. El Asiento Contable - Clase o tipo de transacción, con indicación de código de transacción si lo tuviere EL ASIENTO - Fecha y hora de la transacción, esta CONTABLE DEBE última si la tuviere CONTENER LA - Documento que soporta la transacción, SIGUIENTE si existe, o los códigos y claves que INFORMACIÓN: sustentan la transacción en caso de transacciones electrónicas. - Nombre y código de las cuentas que intervienen - Valores débito y crédito que afectan las cuentas que intervienen

6.2.3.1. El Asiento Contable Ejemplo: El 24 de septiembre a las 2:30 de la tarde se compra un computador por $2.500.000 según Comprobante de egreso No 1355. Se paga con cheque del Banco de Bogotá No 154698. FECHA Y CÓDIGO CUENTA DÉBITO CRÉDITO HORA Septiembre 24 1524 Equipo de computo 2.500.000 2:30 p.m. 1110 Bancos 2.500.000 Para registrar la compra de un computador IBM, según C.E. 1355

6.2.3 Resúmenes Intermedios Dejar una memoria histórica de las operaciones que efectúa una organización A partir de los asientos Producir los estados financieros que permiten informar a usuarios internos y contables se externos acerca de los recursos, sus realiza un usos, su relaciones de propiedad, el proceso gradual OBJETIVOS resultado de las operaciones y los de resumen de la cambios en los recursos. información Los asientos contables se registran en dos clases de libros: libros auxiliares y libros principales.

6.2.3 Resúmenes Intermedios Se llevan para cada una de las cuentas, tanto de balance como de resultado. LIBROS Permiten registrar para cada cuenta cada AUXILIARES. uno de los movimientos débito y crédito que la han afectado durante un período, e igualmente las variaciones que con motivo de estos movimientos presenta el saldo. Permiten el resumen de las Libro Diario Columnario LIBROS PRINCIPALES. operaciones a partir de los El Libro Mayor y Balances. asientos contables.

6.2.3 Resúmenes Intermedios Libro Diario Columnario. Se registran las partidas débito y crédito que afectaron una cuenta durante un período, es un libro de movimientos. El resumen de movimientos del Libro Diario Columnario se traslada al Libro Mayor y Balances. Libro diario columnario COMERCIALIZADORA A.B.C. LTDA C o mp 1105 CAJA 1110 BANCOS 1305 CLIENTES VALORES FECHA DETALLE No CODIGO CUENTAS VARIAS DEBE HABER DEBE HABER DEBE HABER DEBE HABER Oct. 1 Comprobante apertura 1 50,000 1524 Equipo de oficina 5,000 3115 Capital Social 55,000 Sumas 50,000 5,000 55,000 Oct. 3 Comprobante de diario 1 1,000 5305 Gastos financieros 1,000 Oct. 4 Comprobante de diario 2 45,000 45,000 Sumas 46,000 45,000 1,000 50,000 46,000 45,000 6,000 55,000

6.2.3 Resúmenes Intermedios Libro Mayor y Balances Permite para cada cuenta confrontar el saldo de inicio de un período con el movimiento de ese mismo período para obtener del final del período. El movimiento se obtiene de la información que se traslada del libro Diario Columnario. El Libro de Mayor y Balances es la fuente para elaborar el Balance General y el Estado de Resultados.

6.2.3 Resúmenes Intermedios Asientos de cierre o de cancelación de cuentas de resultado Como paso previo a la elaboración del los estados financieros se deben cancelar las cuentas de resultado o de ganancias y pérdidas. El procedimiento de cancelación es el siguiente: • A las cuentas de resultado que presenten saldo débito (las de costos y gastos) se las hace un registro crédito por el saldo que presenten al último día del ejercicio (31 de diciembre). Con este procedimiento su saldo queda en cero. Costos y Gastos DEBE HABER XXX XXX XXX

6.2.3 Resúmenes Intermedios • A las cuentas de resultado que presenten saldo crédito (las de ingresos) se les hace un registro débito por el saldo que presenten al último día del ejercicio (31 de diciembre). Con este procedimiento su saldo queda en cero. Ingresos DEBE HABER YYY YYY YYY • La diferencia entre el registro débito y el registro crédito es el resultado del ejercicio (utilidad o pérdida). Si los ingresos son mayores a los gastos hay utilidad, en caso contrario hay pérdida. Perdidas y Ganancias DEBE HABER XXX YYY Pérdida Utilidad

6.2.3 Resúmenes Intermedios Ingresos por ventas $500.000 Costo de mercancía $300.000 Gastos de administración $100.000 Utilidad del ejercicio $100.000 FECHA Y CÓDIGO CUENTA DÉBITO CRÉDITO HORA Diciembre 30 4135 Ingresos operacionales 500.000 590505 Ganacias y pérdidas 500.000 FECHA Y CÓDIGO CUENTA DÉBITO CRÉDITO HORA Diciembre 30 590505 Ganacias y pérdidas 300.000 6135 Costo de mercancías 300.000

6.2.3 Resúmenes Intermedios FECHA Y CÓDIGO CUENTA DÉBITO CRÉDITO HORA Diciembre 30 590505 Ganacias y pérdidas 100.000 51 Gastos de administración 100.000 FECHA Y CÓDIGO CUENTA DÉBITO CRÉDITO HORA Diciembre 30 590505 Ganancias y pérdidas 100.000 360501 Ganancia del ejercicio 100.000

6.3. RESUMEN DEL PROCESO CONTABLE REGISTROS AUXILIARES AREAS OPERATIVAS LIBROS AREAS Y/O AUXILIARES CONTABILIDAD CONTABLES ASIENTOS BALANCE CONTABLES GENERAL OPERACIONES REG. POR GRUPOS DE RUTINARIAS OPERACIONES HOMOGENEAS LIBRO OPERACIONES DIARIO LIBRO ESTADO MAYOR CONTABILIDAD COLUMNARIO Y DE ASIENTOS BALANCES RESULTADOS OPERACIONES CONTABLES NO RUTINARIAS REGISTRO INDIVIDUAL DE OPERACIONES OTROS LIBROS INFORMES AUXILIARES REGISTROS AUXILIARES CONTABLES AREAS OPERATIVAS

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