Plano Orçamentário e Controladoria - Seçao 2

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Plano Orçamentário e Controladoria - Seçao 2

  1. 1. Administração Orçamentária e Controladoria 2 – Plano Orçamentário Professor Alexandre Pereira professor-alexandre@outlook.com Material da Aula: http://sdrv.ms/1bWmrgl 2014-1 professor-alexandre@outlook.com
  2. 2. Administração Orçamentária e Controladoria 2 – Plano Orçamentário Definição Orçamento “ .... nada mais é do que colocar na frente aquilo que está acontecendo hoje.” Passarello, João Outra definição “ ... a expressão quantitativa de um plano de ação e ajuda à coordenação e implementação de um plano” Stedry A.C. 2014-1 professor-alexandre@outlook.com
  3. 3. Administração Orçamentária e Controladoria Plano orçamentário não é apenas prever o que vai acontecer e seu posterior controle. O ponto fundamental é o processo de estabelecer e coordenar objetivos para todas as áreas da empresa de forma que todos trabalhem sinergicamente em busca de planos de lucros. 2014-1 professor-alexandre@outlook.com
  4. 4. Administração Orçamentária e Controladoria Exemplos de propósitos que devem estar contidos no plano orçamentário: • Orçamento como sistema de autorização: O orçamento aprovado não deixa de ser um meio de liberação de recursos para todos os setores da empresa, minimizando o processo de controle. • Um meio para projeções e coordenação: O conjuntos de peças orçamentárias será utilizada para processos de projeções e planejamento, permitindo estudos para períodos posteriores. 2014-1 professor-alexandre@outlook.com
  5. 5. Administração Orçamentária e Controladoria • Um canal de comunicação e coordenação: É um forte instrumento para comunicar e coordenar os objetivos corporativos setoriais. • Um instrumento de motivação: Por ser um sistema de autorização, ele permite um grau de liberdade entre os gestores. • Um instrumento de avaliação e controle: Ótimo para avaliação de desempenho dos gestores e controle dos objetivos setoriais e corporativos. • Uma fonte de informação para tomada de decisão: Por conter dados previstos e esperados, é essencial para decisões diárias sobre os eventos econômicos de responsabilidade dos gestores. 2014-1 professor-alexandre@outlook.com
  6. 6. Administração Orçamentária e Controladoria Objetivos O processo de estabelecer objetivos deve ser interativo, que coordena os objetivos gerais com os específicos. O processo orçamentário deve permitir a participação de toda a estrutura hierárquica com responsabilidade orçamentária. Deve evitar usar o processo com o formato ditatorial, ou seja; com uma única direção, de cima para baixo “top down”. Todos os envolvidos no processo devem ser ouvidos. Maior ganho em: Gestão participativa e Comprometimento de todos os gestores 2014-1 professor-alexandre@outlook.com
  7. 7. Administração Orçamentária e Controladoria Só assim será possível alcançar a etapa FINAL do plano orçamentário que é o CONTROLE ORÇAMENTÁRIO – com análise de variações e desempenho individual dos gestores. Alguns princípios gerais para a estruturação do plano orçamentário: • Orientação para objetivos: O orçamento deve se direcionar para os objetivos da empresa e dos setores específicos de forma eficiente e eficaz. • Envolvimento dos Gestores: Todos os gestores devem participar ativamente do processo de planejamento e controle, a equipa ganha mais comprometimento. 2014-1 professor-alexandre@outlook.com
  8. 8. Administração Orçamentária e Controladoria • Comunicação Integral: Compatibilização entre o Sistema de Informações, o processo de tomada de decisões e a estrutura organizacional. • Expectativas realísticas: Para que o sistema seja motivador, devem apresentar objetivos gerais e específicos, dentro da melhor visão da empresa, porém passíveis de serem cumpridos. • Aplicação flexível: O sistema orçamentário não é um instrumento de dominação. O valor do sistema está no processo de conduzir o plano e não no plano em si. Deve permitir correções, ajustes e eventuais revisões de valores no plano. • Reconhecimento dos esforços individuais e em grupos: Um dos principais instrumentos de avaliação de desempenho. 2014-1 professor-alexandre@outlook.com
  9. 9. Administração Orçamentária e Controladoria Traçado o objetivo, princípios e propósitos do orçamento, surgem com CONFLITOS. Os conflitos são inerentes a qualquer sistema de gestão e processos de mudanças na corporação, pois envolve delegação de responsabilidades e liberdade de ação nessas responsabilidades. Cabe ao Controller e aos principais executivos a Administração e Coordenação das múltiplas funções do orçamento e de seus conflitos. Sempre tendo como norte: A missão da empresa, em que estão seus objetivos principais. 2014-1 professor-alexandre@outlook.com
  10. 10. Administração Orçamentária e Controladoria Termologias A grande maioria do mercado utiliza o mesmo tipo de termologias, isso ajuda a direcionar o trabalho e evita confusões de nomenclatura, são elas: Planejamento: Criação e estabelecimentos de planos gerais ou específicos. Ex. Planejamento estratégico, plano diretor, planejamento operacional, etc. 2014-1 professor-alexandre@outlook.com
  11. 11. Administração Orçamentária e Controladoria Previsão: Expectativa de acontecimentos ou desejabilidades geralmente quantitativas. Ex. Previsão de quantidades a serem vendidas, estocadas, etc. Orçamento: Expressão formal do plano de curto prazo (um ano), baseadas em estruturas empresariais existentes ou já programadas. Projeção: Mensuração econômica das previsões, planos e orçamentos já definidos. Ex. Projeções de resultados, balanços, fluxo de caixa, etc. Simulação Econômica: Mensuração econômica de alternativa de planos, previsões ou eventos econômicos futuros. O ponto central é mensurar mais de uma alternativa. Ex. Simulação de fluxo de caixa, (cenários otimistas, moderados e pessimistas), etc. 2014-1 professor-alexandre@outlook.com
  12. 12. Administração Orçamentária e Controladoria Conceitos de Orçamentos: Orçamento de Tendências: Utilizar dados passados projeções futuras. em Orçamento Base Zero: A questão fundamental permanente para o orçamento base zero é a seguinte: não é porque aconteceu que deverá acontecer. 2014-1 professor-alexandre@outlook.com
  13. 13. Administração Orçamentária e Controladoria Tipos de Orçamentos Orçamento Estático: É o mais comum, elaboram-se todas as peças orçamentárias com a fixação de determinado volume de produção, vendas ou volume de atividade setorial. Esse volume determina o volume das demais atividades. O motivo dessa utilização é a consolidação dos orçamentos de todas suas unidades dispersas geograficamente em um orçamento mestre e único na corporação. Orçamento Flexível: Surgiu para solucionar eventuais problemas no orçamento estático. A empresa admite uma faixa de nível de atividade em que tendencialmente se situarão tais volumes de produção ou vendas. 2014-1 professor-alexandre@outlook.com
  14. 14. Administração Orçamentária e Controladoria Outro enfoque desse orçamento é não assumir nenhuma faixa de quantidades, ou nível de atividade esperado. É feito apenas orçamento dos dados unitários, e as quantidades assumidas seriam as que realmente acontecem. Orçamento Flexível e Gestão por Atividades: Consiste no mesmo modelo do orçamento flexível, porém atuando para cada atividade da organização. Orçamento Ajustado: é derivado do mesmo conceito do orçamento flexível, é um segundo orçamento, que passa a vigorar quando se modifica o volume ou nível de atividade inicialmente planejado. 2014-1 professor-alexandre@outlook.com
  15. 15. Administração Orçamentária e Controladoria Orçamento Corrigido: é o ajuste do orçamento original, de forma automática, sempre que houver alteração dos preços em função da inflação. Orçamento Original (+ -) Variação de Preços = Preços Originais por Inflação Orçamento Corrigido Preços Corrigidos 2014-1 professor-alexandre@outlook.com
  16. 16. Administração Orçamentária e Controladoria Budget e Forecast Budget é um Orçamento Empresarial. Antes de iniciar o ano a empresa analisa fatores econômicos, mercado, capacidade de produção, etc. e define a previsão do volume de vendas e se irá atingir. Com base neste volume de vendas a empresa inicia o plano orçamentário levantando todos os custos e demais despesas. A cada mês a empresa faz a comparação Budget x Actual (orçado x real) para encontrar divergências e buscar revisões. Tais revisões serão chamadas Forecast. O Forecast nada mais é do que o Budget ajustado, sendo assim muito utilizado para projeções. 2014-1 professor-alexandre@outlook.com
  17. 17. Administração Orçamentária e Controladoria Organização e Processo de Elaboração Sistema de Orçamento compreende: Conjunto de Pessoas, Tecnologia Administrativa, Sistemas de Informação, Recursos matérias disponibilizados e a Administração do Sistema para a execução dos Planos Orçamentários. É de responsabilidade do Controller o processo de conduzir a Administração do Sistema Orçamentário. 2014-1 professor-alexandre@outlook.com
  18. 18. Administração Orçamentária e Controladoria Organização do Orçamento Compreende um conjunto de medidas e estruturas, como: Comitê Orçamentário: Deve instalar um comitê que decidirá pela visão maior do orçamento. Premissas Orçamentárias: Cabe ao comitê orçamentário definir as principais regras para o orçamento. 2014-1 professor-alexandre@outlook.com
  19. 19. Administração Orçamentária e Controladoria Modelo de Processo Orçamentário: Cabe também ao comitê a definição do modelo de condução do processo orçamentário, modelo este que deverá ser totalmente coerente com o subsistema institucional, como as crenças e valores. 2014-1 professor-alexandre@outlook.com
  20. 20. Administração Orçamentária e Controladoria Estrutura Contábil: Cabe ao Controller determinar a missão e objetivos da empresa, estruturar e monitorar o sistema de informação contábil. Deve atender a todos os princípios orçamentários definidos pela empresa, constam ainda as seguintes necessidades: • Definição dos critérios de contabilidade das receitas e despesas. • Definição dos critérios de distribuição de gastos, se houver necessidade. • Elaboração de manuais para procedimentos acima. • Estruturação de conta contábil. 2014-1 professor-alexandre@outlook.com
  21. 21. Administração Orçamentária e Controladoria • Definição das áreas de responsabilidade para incorporação à conta contábil. • Definição e criação das tabelas de unidades de negocio, centros de lucros e de custos, e suas respectivas ligações hierárquicas. • Estruturação do plano de conta contábil. 2014-1 professor-alexandre@outlook.com
  22. 22. Administração Orçamentária e Controladoria Sistemas de Apoio: Tecnologia Cabe ao Controller a definição das tecnologias de informações e sistemas execução de dos apoio cálculos para e lançamentos orçamentários no sistema de informação contábil. 2014-1 professor-alexandre@outlook.com
  23. 23. Administração Orçamentária e Controladoria Relatórios: Também é de responsabilidade do Controller a definição dos relatórios orçamentários de preparação dos orçamentos, bem como os relatórios para acompanhamento e controle. Cronograma: Cabe ao Controller a liderança da execução do cronograma orçamentário em todas as suas etapas ( previsão, projeção e controle). 2014-1 professor-alexandre@outlook.com
  24. 24. Administração Orçamentária e Controladoria Modelo do Processo Orçamentário O modelo parte do pressuposto que a Controladoria é o primeiro setor ideal para elaborar a primeira versão dos orçamentos. O Controller...  Detém as informações  Tem visão clara dos objetivos da organização  Melhores condições de elaborar o orçamento Essas informações e objetivos constam das premissas orçamentárias definidas pelo Comitê Orçamentário 2014-1 professor-alexandre@outlook.com
  25. 25. Administração Orçamentária e Controladoria Modelo Genérico de processo orçamentário Etapas Área Responsável Etapa 1- Preparação das peças orçamentárias Controladoria Etapa 2- Aprovação inicial Comitê Orçamentário Etapa 3- Remessa aos responsáveis Controladoria Etapa 4- Retorno das peças orçamentárias com sugestão dos responsáveis Todas as áreas com responsáveis pelas peças orçamentárias Etapa 5- Revisão dos orçamentos recebidos Controladoria e Comitê Orçamentário Etapa 6- Ajuste das sugestões em cima das reorientações do Comitê Controladoria e áreas Responsáveis Etapa 7- Conclusão das peças orçamentárias Controladoria Etapa 8- Elaboração do orçamento geral e Projeção dos Demonstrativos Contábeis Controladoria Etapa 9- Controle Orçamentário Controladoria Etapa 10- Reporte das variações Áreas responsáveis 2014-1 professor-alexandre@outlook.com
  26. 26. Administração Orçamentária e Controladoria Modelo participativo de processo orçamentário Etapas Área Responsável Etapa 1- Preparação das peças orçamentárias Todas as áreas com responsáveis pelas peças orçamentárias Etapa 2- Revisão das peças recebidas Controladoria Etapa 3- Discussão com responsáveis Controladoria e áreas responsáveis Etapa 4- Análise para aprovação Controladoria e Comitê Orçamentário Etapa 5- Retorno das peças orçamentárias Com as sugestões e determinações do Comitê Controladoria Etapa 6- Ajuste das sugestões e determinações do Comitê Controladoria e áreas Responsáveis Etapa 7- Análise final para aprovação Controladoria e Comitê Orçamentário Etapa 8- Conclusão das peças orçamentárias Controladoria Etapa 9- Elaboração do orçamento geral e Projeção dos Demonstrativos Contábeis Controladoria Etapa 10- Controle Orçamentário Controladoria Etapa 11- Reporte das Variações Áreas responsáveis 2014-1 professor-alexandre@outlook.com
  27. 27. Administração Orçamentária e Controladoria Estratégia e Orçamento As premissas orçamentárias fazem parte do conjunto de informações do planejamento operacional. Os cenários fazem parte do conjunto de informações do Planejamento Estratégico. Todas as informações precisam ser incorporadas ao Sistema de Informação Contábil, Vantagens: Melhorar os relatórios de controle por meio de comparação de dados. 2014-1 professor-alexandre@outlook.com
  28. 28. Administração Orçamentária e Controladoria Estabelece assim o elo entre o Processo de Planejamento Estratégico e o Planejamento Operacional Planejamento Estratégico Leitura e Análise do Ambiente 2014-1 Construção de Cenários Planejamento Operacional Premissas Orçamentárias Orçamento Sistemas de Informação professor-alexandre@outlook.com
  29. 29. Administração Orçamentária e Controladoria Estrutura do Plano Orçamentário O plano Orçamentário contempla três grandes segmentos: • Orçamento Operacional; • Orçamento de Investimentos e Financiamentos; • Projeção dos Demonstrativos Contábeis ou (orçamento de caixa); 2014-1 professor-alexandre@outlook.com
  30. 30. Administração Orçamentária e Controladoria Orçamento Operacional Contempla a maior parte das peças orçamentárias, como a Área Administrativa, Comercial e de Produção. Exemplo:  Orçamento de Vendas  Orçamento de Produção  Orçamento de Compras de materiais de estoques.  Orçamento de Despesas Departamentais 2014-1 professor-alexandre@outlook.com
  31. 31. Administração Orçamentária e Controladoria Orçamento de Despesas Departamentais, ou por centro de custo, inclui as despesas de cada setor com um responsável dentro da empresa por gastos controláveis e inclui: Consumo de materiais indiretos pelo centro de custo;  Despesas com mão de obra direta;  Despesas com mão de obra indireta;  Gastos gerais do centro de custo;  Depreciações do centro de custo; 2014-1 professor-alexandre@outlook.com
  32. 32. Administração Orçamentária e Controladoria Orçamento de Investimentos e Financiamentos Este segmento do orçamentário, contém as seguintes peças orçamentárias:  Orçamento de investimento (aquisições de investimentos imobilizados e diferidos;  Orçamento de financiamentos e amortizações;  Orçamento de despesas financeiras; Via de regra, este segmento fica restrito, em geral, a direção, tesouraria e o Controller. 2014-1 professor-alexandre@outlook.com
  33. 33. Administração Orçamentária e Controladoria Projeção dos Demonstrativos Contábeis É o segmento do plano que consolida todos os orçamentos. Compreende das seguintes peças orçamentárias  Projeção de outras receitas operacionais e não operacionais e despesas não operacionais;  Projeção das receitas financeiras;  Projeção do DRE do período do orçamento;  Projeção do Balanço Patrimonial ao fim do período orçamentário;  Projeção do Fluxo de Caixa;  Projeção da Demonstração das Origens e Aplicações de Recursos;  Análise Financeira dos demonstrativos projetados; 2014-1 professor-alexandre@outlook.com
  34. 34. Administração Orçamentária e Controladoria Questões Coloque nos espaços em branco as letras que correspondem a cada conceito de orçamento. a) Orçamento feito a partir da rediscussão da necessidade ou não de cada gasto b) Orçamento feito a partir de determinado volume de produção/vendas c) Orçamento feito considerando diversos ( ) Orçamento Flexível ( ) Orçamento de Tendências ( ) Orçamento Base Zero ( ) Orçamento Estático níveis de volume de produção d) Orçamento feito a partir de observação de dados passados 2014-1 professor-alexandre@outlook.com
  35. 35. Administração Orçamentária e Controladoria Questões 1. O que é orçamento e quais os principais objetivos de um plano orçamentário? 2. Quais são os segmentos do plano orçamentário? Discorra sobre cada um deles? 2014-1 professor-alexandre@outlook.com
  36. 36. Administração Orçamentária e Controladoria Referência Bibliográfica Padoveneze – Clóvis Luís, Controladoria Estratégica e Operacional: Conceitos, Estrutura, Aplicação - 3ª Ed. São Paulo: Cengage Learning, 2012. Muito Obrigado Professor Alexandre Pereira professor-alexandre@outlook.com Material da Aula: http://sdrv.ms/1bWmrgl 2014-1 professor-alexandre@outlook.com

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