Le Bureau Virtuel des TPE PME
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Le Bureau Virtuel des TPE PME

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Présentation des principales fonctionnalités du bureau virtuel. ...

Présentation des principales fonctionnalités du bureau virtuel.
L'outil de gestion d'entreprise est une solution modulaire qui permet de s’adapter à votre organisation. E.I., EURL/SARL, SA/SAS, AGESSA, Maison des Artistes, le Bureau Virtuel a été pensé pour vous , pour tous statuts, pour tous métiers.

Elle a été conçue pour répondre en premier lieu à des structures légères type TPE et, au file des ans, des mini-applications disponibles dans un "Store" ont été développées pour répondre à des besoins précis et opérationnels.

Pilotez votre activité où que vous soyez
Une boite à outil de gestion d’activité complète répondant à tous vos besoins :
• La gestion de la relation client (#CRM) adaptée à votre métier, intégrant les réseaux sociaux professionnels comme linkedIn et Viadeo,
• Le pilotage d'activité (#ERP) Note de frais, Achats, Gestion de temps et de projets,...
• L’intégration de l'ensemble de votre démarche commerciale : Gestion Electronique des Documents et Intranet Client/Fournisseurs/Partenaires (#GED, #RSE)
• Un système intégré accessible en mobilité par internet avec un navigateur web ou une application mobile, disponible partout, tout le temps.

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  • Pour découvrir gratuitement toutes les possibilités du bureau virtuel, connectez vous sur notre site http://www.htr-services.com/qui-sommes-nous/nos-partenaires-et-produits/nos-solutions-en-ligne/94-entreprise-facile.html
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  • 1. LE BUREAU VIRTUEL DES TPE PME contact@bureaufacile.com
  • 2. contact@bureaufacile.com Connectez-vous GESTION DE PROJET COLLABORATIF, DE LA RELATION CLIENT, PILOTAGE D’ACTIVITÉ & GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS HTR-Services SARL – RCS Paris B SIREN 791982531 – APE 7022Z – TVA Intra FR20791982531 – 1, rue Pixérécourt FR-75020 PARIS
  • 3. HTR-Services SARL – RCS Paris B SIREN 791982531 – APE 7022Z – TVA Intra FR20791982531 – 1, rue Pixérécourt FR-75020 Paris Les solutions IT dans le Cloud  Le Bureau Virtuel Un modèle souple et adaptable La solution que nous proposons est une solution modulaire qui permet de s’adapter à votre organisation. Elle a été conçue pour répondre en premier lieu à des structures légères type TPE et, au file des ans, des mini-applications ont été développées pour répondre à des besoins précis et opérationnels. Une solution collaborative Partager, commenter, amender des documents et des données, l'application permet de travailler en réseau entre collaborateurs et partenaires. En validant simplement des droits d'accès, vous permettez à votre équipe d'homogénéiser ses outils et ses méthodes de travail, et de partager leurs connaissances des clients, des prospects et des actions en cours.  Une plus grande maîtrise et visibilité des projets avec un suivi économique Entrant et Sortant et suivi du temps passé par projet, une maîtrise des versions documentaires et la mise en place de modèle de document. Vos données accessibles à tout moment, depuis un ordinateur, une tablette ou un Smartphone Consulter les données de n'importe quel endroit, d'un ordinateur équipé d'un accès à internet, ou depuis votre Smartphone. Grâce à un accès sécurisé et personnalisé les ressources se connectent au Bureau Virtuel et ont accès aux données de l'entreprise à tout instant. Optimisant vos performances et votre efficacité en toute circonstance. Vos données sont confidentielles, sécurisées et sauvegardées Nous prenons le plus grand soin à assurer la confidentialité et la sécurité des données. Les serveurs sont des machines dédiées, gérées par des hébergeurs professionnels, et rompus aux questions de confidentialité et de sécurité. Votre connexion est sécurisée en TLS : tous les échanges de données sont encryptés et confidentiels. Les serveurs sont bien sûr protégés contre les coupures d'électricité et situés dans des salles où les accès sont rigoureusement contrôlés. Vos données sont sauvegardées pour vous, chaque jour.
  • 4. HTR-Services SARL – RCS Paris B SIREN 791982531 – APE 7022Z – TVA Intra FR20791982531 – 1, rue Pixérécourt FR-75020 Paris Présentation du Bureau Virtuel  Une interface ergonomique Une navigation intuitive et complète reprenant l’ensemble des outils de gestion
  • 5. HTR-Services SARL – RCS Paris B SIREN 791982531 – APE 7022Z – TVA Intra FR20791982531 – 1, rue Pixérécourt FR-75020 Paris Présentation du Bureau Virtuel  Gestion des utilisateurs Ajouter et paramétrer les droits des nouveaux utilisateurs Rajoutez un utilisateur au bureau virtuel, qu’il soit dirigeant, collaborateur interne ou externe à votre structure et gérez ses droits d’accès et permissions en toute simplicité.
  • 6. HTR-Services SARL – RCS Paris B SIREN 791982531 – APE 7022Z – TVA Intra FR20791982531 – 1, rue Pixérécourt FR-75020 Paris Présentation du Bureau Virtuel  Gestion des documents Créer un document ou un modèle de document Créez un document, bloc par bloc et modifier la disposition sans se soucier de la mise en page. Gérez la version du document en dupliquant un document existant validé. Et partagez en version PDF le document, économisant votre espace de stockage. Créez un Modèle-de-document vous permet d’avoir toutes informations nécessaires ou obligatoires sur un document générique et aux bons endroits grâce aux "Macros".
  • 7. HTR-Services SARL – RCS Paris B SIREN 791982531 – APE 7022Z – TVA Intra FR20791982531 – 1, rue Pixérécourt FR-75020 Paris Présentation du Bureau Virtuel  Gestion des contacts Base de Données – Contacts Clients / Partenaires / Fournisseurs / Autres Importez des contacts et tenir à jour leurs données commerciales. Classez les contacts par catégories, et les attribuer à un projet, si besoin. Le menu rapide des raccourcis vous permet d’interagir directement avec le contact : Faire un devis, une facture ou encore envoyer un mail.
  • 8. HTR-Services SARL – RCS Paris B SIREN 791982531 – APE 7022Z – TVA Intra FR20791982531 – 1, rue Pixérécourt FR-75020 Paris Présentation du Bureau Virtuel  Gestion Relation Client Gestion de la relation client et fournisseur Dans l’interface de chaque contact, retrouvez tous les échanges commerciaux : Devis, Factures, Bon de commande d’intervention ou de livraison… En plus des conversations, suivez et pilotez votre relation client grâce aux commentaires, et à l’attribution de tâches ou d’événements (RDV) à vos ressources internes. Paramétrez votre serveur mail en gardant la sécurité TLS. En le synchronisant avec le bureau virtuel, tous les échanges passés avec le contact se retrouvent sur sa fiche Contact et les Tâches et Rendez-vous dans les agendas de la ressource concernée.
  • 9. HTR-Services SARL – RCS Paris B SIREN 791982531 – APE 7022Z – TVA Intra FR20791982531 – 1, rue Pixérécourt FR-75020 Paris Présentation du Bureau Virtuel  Créer une conversation Créer un espace collaboratif interne Créez, partagez à chacune de vos Ressources un espace de travail collaboratif, et le clore une fois l’ensemble des objectifs de la conversation remplis. Cet espace permet de suivre sur un sujet bien précis, des échanges d’informations, de rendezvous, d’attribuer des tâches à exécuter ou d’insérer les documents liés à l’objet de la conversation.
  • 10. HTR-Services SARL – RCS Paris B SIREN 791982531 – APE 7022Z – TVA Intra FR20791982531 – 1, rue Pixérécourt FR-75020 Paris Présentation du Bureau Virtuel  Ajouter une Note Créer l’historique de votre entreprise Ajouter une Note afin de réaliser une communication sur le projet, la rendre confidentielle ou personnelle. Définir le type de note et la partager à tous ou de manière ciblée. Les comptes rendus sont centralisées, et peuvent être suivi par projet, puis commenté, complété de tâche, d’événement et de fichier. Etablir une documentation interne sur les bonnes pratiques ou une information ou simplement un pense bête après une réunion de travail.
  • 11. HTR-Services SARL – RCS Paris B SIREN 791982531 – APE 7022Z – TVA Intra FR20791982531 – 1, rue Pixérécourt FR-75020 Paris Présentation du Bureau Virtuel  Réseau Social d’Entreprise Le Réseau Business
  • 12. HTR-Services SARL – RCS Paris B SIREN 791982531 – APE 7022Z – TVA Intra FR20791982531 – 1, rue Pixérécourt FR-75020 Paris Présentation du Bureau Virtuel  Gestion de projet Créer et suivre la vie d’un projet Directement dans le "code-projet", vous avez la possibilité d’ajouter une tâche, un rendez-vous à une ressource, déposer un commentaire ou un fichier au projet afin de garder l’ensemble de son historique.
  • 13. HTR-Services SARL – RCS Paris B SIREN 791982531 – APE 7022Z – TVA Intra FR20791982531 – 1, rue Pixérécourt FR-75020 Paris Présentation du Bureau Virtuel  Suivi opérationnel Projet Créer et suivre un événement et remplir une feuille de temps Attribuez du temps consommé, imparti à votre projet par la gestion des feuilles de temps de vos ressources. Créez un évènement ou une tâche pour un acteur projet et synchronisez son agenda. La possibilité, là aussi, de laisser un commentaire ou un fichier par la ressource elle-même ou une Ressource Projet.
  • 14. HTR-Services SARL – RCS Paris B SIREN 791982531 – APE 7022Z – TVA Intra FR20791982531 – 1, rue Pixérécourt FR-75020 Paris Présentation du Bureau Virtuel  Suivi Commercial - 1 Suivi Commercial du projet Ajoutez un devis, vous pouvez le lier à un code projet, effectuez sa validation par le réseau business et transformez-le en une facture respectant les règles comptables et reprenant les références du projet et du devis. Le client peut valider, ou refuser un devis et laisser des commentaires dans son espace dédié du réseau business. Et en un clic, transformez le "devis accepté" en une facture, ou éditez en un clic son bon de livraison ou d’intervention.
  • 15. HTR-Services SARL – RCS Paris B SIREN 791982531 – APE 7022Z – TVA Intra FR20791982531 – 1, rue Pixérécourt FR-75020 Paris Présentation du Bureau Virtuel  Suivi Commercial - 2 Facturation, Encaissement et Achat Créez un échéancier à la facture et ajoutez les encaissements réalisés. L’historique de la facture se crée automatiquement. Attribuez des alertes de relance interne ou client grâce à la gestion des tâches. Ajoutez un achat et le lier au "code-projet" ainsi qu’au grand livre comptable de votre entreprise par catégorie financière.
  • 16. HTR-Services SARL – RCS Paris B SIREN 791982531 – APE 7022Z – TVA Intra FR20791982531 – 1, rue Pixérécourt FR-75020 Paris Présentation du Bureau Virtuel  Suivi Commercial - 3 Gestion des contrats commerciaux signés - une visibilité du budget prévisionnel Suivre les contrats commerciaux clients signés, permet d’avoir une plus grande visibilité sur les entrées prévues et les dates de renouvellement. Avec la possibilité de créer un échéancier prévisionnel par récurrence. Suivre les délais des contrats fournisseurs grâce aux alertes, permet d’appréhender dans les temps leur renouvellement, leurs spécificités et pouvoir renégocier le contrat ou changer de fournisseur à temps le cas échéant.
  • 17. HTR-Services SARL – RCS Paris B SIREN 791982531 – APE 7022Z – TVA Intra FR20791982531 – 1, rue Pixérécourt FR-75020 Paris Présentation du Bureau Virtuel  Suivi financier Projet Tableaux de bord financier et opérationnel par projet Le tableau de bord synthétique se met à jour en temps réel et permet de suivre la gestion prévisionnelle du temps passé ainsi que du budget attribué. Le tableau de bord détaillé permet de suivre l’ensemble des documents commerciaux réalisés sur le projet : Achats, Notes de frais, Devis, Factures,…
  • 18. HTR-Services SARL – RCS Paris B SIREN 791982531 – APE 7022Z – TVA Intra FR20791982531 – 1, rue Pixérécourt FR-75020 Paris Présentation du Bureau Virtuel  Reporting d’activité Créez des rapports d’activité et suivez vos indicateurs par Projets, Ressources, Centre de Profit Suivre les objectifs fixés par Ressource, Centre de Profit ou sur l’Activité globale à travers des indicateurs clés édités par semaine, par mois ou par trimestre. 120 indicateurs usuels sont disponibles en catalogue et proposés par catégorie, ou créez vous-même vos propres indicateurs.
  • 19. HTR-Services SARL – RCS Paris B SIREN 791982531 – APE 7022Z – TVA Intra FR20791982531 – 1, rue Pixérécourt FR-75020 Paris Présentation du Bureau Virtuel  SAV & Assistance Votre fonction support interne et SAV Client Un Tiers ouvre un ticket dans l’interface dédiée du bureau virtuel, rédige la problématique qu’il rencontre, un mail part instantanément aux personnes ressources dédiées. Le ticket est traité en interne afin d’apporter la meilleure réponse possible. La ressource en charge du SAV peut alors clore dans un premier temps l’échange interne avant celui émis par le Tiers.
  • 20. HTR-Services SARL – RCS Paris B SIREN 791982531 – APE 7022Z – TVA Intra FR20791982531 – 1, rue Pixérécourt FR-75020 Paris Présentation du Bureau Virtuel Import / Export Exportez toutes les données au format CSV De la même manière que vous pouvez importer vos contacts ou les anciennes données de votre entreprises : Factures, Devis, Note de frais, Projets ; exportez les données créées dans le bureau virtuel au format CSV, compatible directement avec Excel et la plupart des outils codés en PHP. Par exemple, exportez vos données comptable, la préparation pour des salaires, les données par Projet, par mois ou par période personnalisée. Choisir le type de réception du ou des fichiers sélectionnés par mail ou directement en téléchargement.
  • 21. HTR-Services SARL – RCS Paris B SIREN 791982531 – APE 7022Z – TVA Intra FR20791982531 – 1, rue Pixérécourt FR-75020 Paris Présentation du Bureau Virtuel Un bureau Mobile Restez connecté à votre entreprise Même en déplacement, vous avez accès aux données de votre entreprise et pouvez être efficace. Connectez-vous sur votre application depuis un Smartphone Androïd ou iOS, équipé d'un accès internet. • Accédez à votre fichier clients, • Accédez à vos factures et aux impayés à relancer, • Saisissez vos comptes rendus commerciaux immédiatement après les rendez-vous, • Saisissez de nouvelles tâches pour vous ou vos collaborateurs, • Suivez les bilans de votre entreprise • Utilisez l'application facileScan iPhone ou Androïd pour enregistrer rapidement vos justificatifs ou photos, • Accédez à vos impayés et relancez les clients sans perdre de temps. Avec une clé 3/4G ou en Wifi, travaillez dans votre bureau virtuel, simplement depuis le navigateur internet de votre ordinateur portable ou de votre tablette tactile.
  • 22. HTR-Services SARL – RCS Paris B SIREN 791982531 – APE 7022Z – TVA Intra FR20791982531 – 1, rue Pixérécourt FR-75020 Paris Présentation du Bureau Virtuel  L’App-Store Composez votre logiciel de gestion Complétez votre bureau virtuel avec les mini-apps du store pour personnaliser ou suivre l’évolution de votre entreprise, il est important que votre outil de gestion puisse suivre et s’adapter à votre croissance. Quelques exemples de mini-apps : • • • • Mise à jour des prix fournisseurs Gestion des recouvrements Gestion de bons de prêt Synchronisation des contacts, …