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Análise comparativa entre ferramentas de bpms (business process management suite) para organizações de médio porte
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Análise comparativa entre ferramentas de bpms (business process management suite) para organizações de médio porte

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Este trabalho consiste em detalhar um projeto de seleção de uma ferramenta BPMS para uma organização de médio porte

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    Análise comparativa entre ferramentas de bpms (business process management suite) para organizações de médio porte Análise comparativa entre ferramentas de bpms (business process management suite) para organizações de médio porte Document Transcript

    • ANÁLISE COMPARATIVA ENTRE FERRAMENTAS DE BPMS (BUSINESS PROCESS MANAGEMENT SUITE) PARA ORGANIZAÇÕES DE MÉDIO PORTE Nome: Alexander Correia Marques¹ Instituição: IEC PUC MINAS E-mail: xandermarques@gmail.com Nome: Ana Catarina Lima Silva² Instituição: IEC PUC MINAS E-mail: acalis@gmail.com This article presents a case study to compare BPMS (business process management suite) for midsize organizations looking to acquire a BPMS solution. The aim of this paper is to present the methods used to perform comparison and choose the best tools present in the BPMS market. In the evaluation of the tools we used the following steps: a survey criteria and creation of technical knockout, submission of solutions for suppliers, comparison and analysis between the tools and finally made a list sorted by the best solutions to a short list. Este artigo apresenta um estudo de caso para a comparação entre sistemas de gerenciamento de processos de negócio ou BPMS (Business Process Management Suíte) para organizações de médio porte que buscam adquirir uma solução de BPMS. O objetivo deste trabalho é apresentar os métodos utilizados para realização de comparação e escolha das melhores ferramentas de BPMS presentes no mercado brasileiro. Na avaliação das ferramentas foram utilizadas as seguintes etapas: levantamento e criação de critérios técnicos eliminatórios, apresentação das soluções por parte dos fornecedores, comparação e análise entre as ferramentas e por fim uma lista constituída pelas melhores soluções classificadas para um short list. Keywords: Business Process Management Suite, Business Process Management Notation. ¹ Especialista, Analista de Processos & Negócio. ² Bacharel em Ciência da Computação e Mestra em Administração, pela UFMG
    • Palavras-chaves: Ferramenta de Gerenciamento de Processos de Negócio, Notação de Modelagem de Processo de Negócio. Área temática: Ferramenta de Gerenciamento de Processos de Negócio 2
    • ANÁLISE COMPARATIVA ENTRE FERRAMENTAS DE BPMS (BUSINESS PROCESS MANAGEMENT SUITE) PARA ORGANIZAÇÕES DE MÉDIO PORTE RESUMO Este artigo apresenta um estudo de caso para a comparação entre sistemas de gerenciamento de processos de negócio ou BPMS (Business Process Management Suíte) para organizações de médio porte que buscam adquirir uma solução de BPMS. O objetivo deste trabalho é apresentar os métodos utilizados para realização de comparação e escolha das melhores ferramentas de BPMS presentes no mercado brasileiro. Na avaliação das ferramentas foram utilizadas as seguintes etapas: levantamento e criação de critérios técnicos eliminatórios, apresentação das soluções por parte dos fornecedores, comparação e análise entre as ferramentas e por fim uma lista constituída pelas melhores soluções classificadas para um short list. 1. INTRODUÇÃO Processos de negócio ineficientes, de diferentes visões entre participantes dos departamentos, sistemas de difíceis integração e mensuração dos ganhos e perdas relativas aos processos são características de uma grande parte de empresas atuais. Os processos de negócio mudam a cada dia e para acompanhar as necessidades advindas dele e dos problemas encontrados pelas organizações é indispensável uma infraestrutura de Tecnologia da Informação (TI) que suporte as mudanças de forma flexível e eficaz e que possua tecnologia suficiente para tratar os problemas encontrados no dia a dia pelas empresas. As ferramentas de BPMS propõem ajudar as organizações a suportarem seus processos de negócio automatizados permitindo assim visibilidade intradepartamental das informações presentes em um processo ajudando os gestores a realizarem rápidas tomadas de decisões impulsionadas pelo negócio, além disto, servem como uma camada para as 3
    • integrações entre sistemas permitindo assim que as mudanças sejam realizadas de maneira muita mais rápida e eficiente. O BPMS através de um “motor” único permite ao usuário projetar, executar e gerenciar um completo processo de negócio na sua íntegra. (SORDI e SPELTA, 2005). A automação de processos ajuda a organização a coordenar esforços entre membros localizados em diferentes regiões geográficas. De acordo com o CBOK (2006), a automação do fluxo de trabalho pode criar notável aumento de eficiência, diminuição de custo e tempo na execução das atividades inerentes ao processo comparado a métodos baseados em papel. Segundo Bruce (2006), o BPMS quebra barreiras para trazer de ponta a ponta eficiência, agilidade, respeito e visibilidade para atravessar os processos pelas áreas funcionais da organização. O BPMS mesmo quando não implantado totalmente pode levar resultados significativos para a organização. As ferramentas de BPMS estão cada vez mais crescendo no mercado brasileiro, ocorre que muitas ferramentas não nasceram com um BPMS, mas sim como ferramentas de Workflow ou GED (Gestão Eletrônica de Documentos) e aos poucos foram customizadas, o problema é que os conceitos são bem diferentes tornando difícil a comparação entre as ferramentas. Baseada na necessidade de melhor conhecer algumas ferramentas de BPMS no mercado atual este estudo ajudam as organizações a buscarem uma solução que atenda as suas necessidades, utilizando critérios importantes para a escolha da ferramenta. O artigo apresenta críticas positivas e negativas das ferramentas de BPMS presentes no mercado brasileiro. Além de avaliar os critérios técnicos também foram avaliados aspectos comerciais e estratégicos para a seleção e formação do short list. O estudo de caso foi realizado com uma empresa nacional de médio a grande porte, e a escolha por empresas deste porte ocorreu principalmente por possuírem uma maior robustez e também baseado nos critérios de avaliação foi identificado que eles atenderiam melhor a este tipo de empresa. Após avaliação de todos os métodos, foi criado o short list, uma lista constituída pelas melhores ferramentas classificadas nas análises realizadas. 4
    • 2. DESENVOLVIMENTO 2.1. Métodos Adotados Os métodos utilizados para escolha das soluções baseou-se inicialmente na análise de critérios importantes e fundamentais que uma ferramenta de BPMS deveria ter para atender as necessidades de uma organização de médio porte. Nesta primeira fase a criação dos critérios teve por objetivo eliminar as ferramentas que não atendiam as necessidades permanecendo somente as ferramentas que atendiam aos critérios estabelecidos. Na fase 2 o objetivo foi avaliar cada critério através das apresentações das ferramentas por parte dos fornecedores, esta etapa foi mais criteriosa e teve como objetivo a avaliação de todos os critérios da fase 1 mais outros aspectos em que a ferramenta se destacou. Na fase 3 foi realizada mais uma peneira onde o objetivo foi remover as ferramentas que diziam possuir um determinado critério, porém após realizada a apresentação identificouse que ela não possuía a característica solicitada, além disto, foi realizada uma análise com base nos aspectos estratégicos e comerciais. Após avaliação de todos os aspectos foi criado o short list. Na Figura 1 abaixo o processo modelado em BPMN utilizado para avaliação e escolha das ferramentas. 5
    • Figura 1 – Processo de Escolha das Ferramentas – Criado pelo Autor 2.2. Critérios técnicos para avaliação das ferramentas O objetivo desta etapa foi identificar quais critérios seriam utilizados para avaliação das ferramentas. Os critérios foram divididos em categorias separadas por requisitos de modelagem e simulação, desenvolvimento, ambiente de usuário, integração e gestão. Foram concebidas notas de maneira que os requisitos fundamentais recebessem nota igual a 10, para os requisitos importantes nota igual a 6 e para os desejáveis a nota foi igual a 2. Após avaliação dos requisitos foi construída uma lista contendo critérios Fundamentais e Importantes. No Quadro 1 o detalhe dos critérios finais utilizados para análise das ferramentas 6
    • Critérios para avaliação de BPMS Categoria Critério Classificação Suporte ao padrão BPMN Modelagem e Simulação Fundamental Simulação Importante Integração com aplicações: Fundamental capacidade de acionar Web Services a partir de um processo e de acionar um processo a partir de Web Services Enterprise Service Bus Importante Integração Ambiente de Usuário Integração com aplicações Java: capacidade de acionar uma tela de uma aplicação Java em qualquer ponto do processo, com passagem de parâmetros Funcionalidades da ferramenta disponíveis para uso pelas aplicações Suporte à Gestão Eletrônica de Documentos Visualização gráfica da execução do processo Fundamental Fundamental Fundamental Fundamental Interação com o BPMS para usuários e Importante modeladores em português Plataforma de execução móvel Importante WEB Publicação de Documentos na WEB Importante Suporte local (Brasil) em português Fundamental Delegação de Atividades Gestão Importante Fundamental Capacidade de definir e manter regras Fundamental de negócio externas ao desenho do processo Monitoramento do processo Fundamental Descrição A ferramenta deverá permitir descrever processos utilizando a notação BPMN (Business Process Modeling Notation). A ferramenta deverá permitir a simulação dos processos modelados, permitindo assim que através da alteração do processo e inclusão de parâmetros seja possível identificar a melhoria da alteração do processo proposto. A ferramenta devera permitir que um processo acione um Web Service durante sua execução, bem como permite que um processo seja acionado a partir de um Web Service (com passagem de parâmetros tais como o número de uma Solicitação de Compra). A ferramenta deve possuir um ESB para controlar fluxo de mensagens permitindo assim interconexões entre diferentes sistemas. A ferramenta deverá permitir que um processo invoque uma tela existente (de uma aplicação Java), passando parâmetros (ex.: número da Solicitação de Compra) de forma tal que possibilite a integração da tela ao processo (ex.: para visualizar os dados da Solicitação e proceder com a autorização da compra). A ferramenta deve permitir que sua funcionalidade possa ser acionada através de Web Services, permitindo assim maior integração ao mundo externo ao BPMS. A ferramenta deve possuir recursos de integração de documentos aos processos, permitindo que eles tramitem eletronicamente, associados aos processos. A ferramenta deve permitir que instâncias em execução dos processos sejam visualizadas em tempo real, demonstrando o ponto onde o processo está, bem como mostrando o gráfico correspondente ao modelo do processo. Informações históricas de execução também devem estar disponíveis, exibindo o modelo (ou versão) do processo usado no momento. As telas da ferramenta que serão usadas por modeladores ou usuários finais deverão estar em português do Brasil. A ferramenta deverá permitir a execução em ambiente móvel como: Iphone, Android e Tablets em geral. A ferramenta deverá ser 100% WEB. A ferramenta deverá permitir a publicação e compartilhamento da documentação dos processos em ambiente WEB. O fornecedor da ferramenta deve ter escritório ou representante no Brasil, com capacidade de prestar suporte por telefone ou presencialmente. A ferramenta deverá permitir que as atividades inerentes ao processo possam ser delegadas de um usuário para outro. A ferramenta deve permitir que regras de negócio definidas externamente ao processo sejam definidas e mantidas pelo usuário gestor do processo. A ferramenta deverá possuir um BAM (Business Activity Monitoring) provendo em tempo real informações sobre o processo e transações.
    • Controle de acesso e permissões sobre Fundamental níveis de utilização Representação dos indicadores Desenvolvimento Importante Disponibilidade de aplicações implementadas com o BPMS já prontas para e-commerce Disponibilidade de aplicações implementadas com o BPMS já prontas para CRM Assistente para construção de formulários. Wizard Ambiente Colaborativo de conteúdo Importante Importante O fornecedor oferece a possibilidade de contratar aplicações já prontas, construídas com o BPMS, para CRM. Importante A ferramenta deve possuir um assistente para auxiliar a construção de formulários Importante A ferramenta deverá permitir o controle simultâneo das edições e versões dos colaboradores nos documentos e processos assim como todos os registros das alterações. A ferramenta deve permitir que os processos construídos acessem e atualizem dados em uma base de dados Oracle. Acesso e atualização de bases de dados Fundamental Oracle a partir de formulários do processo Model driven design Fundamental Outros A ferramenta deverá permitir controle de acesso via senha e a administração das permissões de níveis de acesso para cada usuário ou tipo de usuário de acordo com a segurança necessária para cada perfil (gestor, executor do processo, etc.). (Esse controle pode estar ou não atrelado ao tipo de licença de uso da ferramenta - o que se pede aqui é a possibilidade desse controle). A ferramenta deverá permitir um local para declarar, documentar e coletar os indicadores de um processo, também deverá ter a representação dos indicadores em Dashboards. O fornecedor oferece a possibilidade de contratar aplicações já prontas, construídas com o BPMS, para e-commerce. Construção completa de aplicações Fundamental sem requerer programação convencional A ferramenta deve permitir que a aplicação que executa o processo seja gerada diretamente a partir do modelo BPMN, sem a necessidade de modelos adicionais. A ferramenta deverá permitir que o processo seja inteiramente descrito sem exigir a criação de programas em linguagens tradicionais (Java ou .Net), exceto para uso de Web Services e para integração com aplicações existentes. Ambiente Único Fundamental A ferramenta deverá possuir um único ambiente contendo: camada de aplicação, camada de processos, formulários e integrações para o desenvolvimento das automatizações. Dicionário de dados Fundamental A ferramenta deve possuir funcionalidade equivalente à de um dicionário de dados, que descreva todos os dados e bases de dados usados pelas aplicações construídas com o BPMS. Quadro 1 – Criado pelo Autor
    • Para os critérios fundamentais, os fornecedores poderiam responder se atendem ou não e para os critérios importantes, os fornecedores poderiam responder se atendem integralmente, parcialmente ou não atendem. Para as duas categorias de critérios foi incluída uma coluna para que o fornecedor pudesse inserir os comentários relevantes e evidenciar a resposta referente ao critério. 2.3. Escolha das Soluções Para a escolha das ferramentas que participarão da análise comparativa, procurou-se no quadrante mágico do Gartner Group, ou seja, a solução deveria ser bem conceituada por um grupo líder em recursos de tecnologia da informação e consultoria que entrega insights necessários para tomada de decisão da organização (GARTNER, 2011). Na Figura 2 abaixo o as soluções que participam do quadrante mágico do Gartner. Figura 2 - Gartner: Outubro de 2010 Algumas soluções que participaram da fase de avaliação dos critérios não estavam presentes no quadrante mágicos e outros somente estavam presentes no último relatório do Gartner no ano de 2009, ao total participaram da primeira fase 19 fornecedores. Após retorno dos critérios respondidos pelos fornecedores foi realizada uma análise com base nos critérios. Soluções como Oracle e Pegasystem não participaram da fase inicial
    • respectivamente por estarem em fechamento de ano fiscal e não ter respondido aos critérios enviados Em boa parte das eliminações a ferramenta deixou de atender alguns critérios considerados fundamentais, em outros casos a ferramenta não especificou uma evidência de atendimento do critério. Questões como não possuir notação BPMN, dicionário de termos, definição de regras de negócio externas ao desenho do processo, integração com uma aplicação Web Java externa e suporte local em português foram alguns motivos de eliminações de algumas soluções. Esta fase foi muito importante para eliminar as ferramentas que não se encaixaram no perfil desejado de acordo com os critérios estabelecidos. . Após a eliminação das soluções que participaram da fase inicial por motivos técnicos, ficou restando apenas as soluções Appian, Aura Portal, Bizagi, IBM Lombardi, BPM, SAP NetWeaver BPM, Savvion e Ultimus BPM 2.4. Apresentação das Ferramentas Na fase de apresentação das ferramentas foram avaliadas as questões técnicas, a usabilidade, a interoperabilidade e a facilidade para manipulação das funcionalidades. Para cada fornecedor também foi enviado um cenário para avaliação do custo de aquisição das licenças, prestação de serviço e manutenção. Realizada a apresentação de todas as sete ferramentas, nenhuma das soluções atendia plenamente a todos os critérios técnicos da fase inicial. No Quadro 2 listo alguns aspectos positivos e negativos das soluções observados durante a fase de apresentação. Ferramenta Appian Positivo  Solução Integrada 100% WEB  Negativo Facilidade para criação de Web Services   Ainda não existem clientes utilizando no Brasil  Parceria recente entre fornecedor e representante BPM Social. Rede social para discussão de tarefas e atividades relacionada ao  BPMN atende parcialmente processo.  Custo da ferramenta elevado 9
    •  Definição de metas por indicadores  Facilidade de criação de Web Services Microsoft Visio para modelagem dos  Aura Portal Facilidade para integração com outras processos. aplicações externas Web Java   Necessidade de adquirir licenças do Alguns problemas de tradução na linguagem portuguesa utilizando parâmetros  Dicionário de termos bem interessante  Não possui simulação  Fácil para trabalhar com os formulários  BPMN atende parcialmente e seus componentes  Não está mais presente no último  quadrante mágico do Gartner Group da ferramenta  Assinatura e certificado digitais nativa de 2010 Custo para aquisição interessante  BPMN atende integralmente  Não possui simulação  Relatórios dinâmicos interessantes  Não é possível chamar uma aplicação  Ferramenta de fácil aprendizado e externa web Java utilizando utilização, apresentando boa Bizagi parâmetros usabilidade  Licenciamento por usuário, custo elevado quando atingir uma quantidade grande de usuários IBM Lombardi BPM   BPMN atende parcialmente muito ricos  Simulação e Otimização de processos  Geração de Relatórios pode ser Repositório de Processos na WEB bem interessante  desenvolvida em ferramentas a parte  Integração com ferramentas Microsoft depende de integrações negócio  Muito ampla a parte de regras de realizadas a parte  BAM customizável Facilidade para trabalhar com os  Não possui simulação Formulários  Customizações para integração com Ferramenta posicionada como Leader no quadrante mágico do Gartner Group SAP NetWeaver BPM   Utilização de telas Adobe para enviar aos fornecedores que não possuem Sharepoint  licença  Facilidade para geração automática de formulários Customizações para integrações com aplicações externas Web java  Não é possível identificar no processo de forma gráfica todo o caminho 10
    •   ampla e flexível".  executado Criação das regras de negócio de forma Não possui a opção de parametrizar múltiplos calendários Estrategicamente uma boa solução para integração com ERP SAP  Savvion Flexibilidade e facilidade para criação  Não foi encontrado nenhum ponto das regras de negócio critico negativo dentro dos critérios  Painel de indicadores muito rico (BAM) estabelecidos  Facilidade para trabalhar com os Formulários  Ferramenta posicionada como Leader no quadrante mágico do Gartner Group   Painel de indicadores muito rico (BAM)  Ultimus BPM BPMN atende quase integralmente Facilidade e flexibilidada da criação das   Interface gráfica apresentou padrão inferior a outros softwares Bastante integrado com o ambiente microsoft Não trabalha com múltiplos calendários Assinatura e certificado digitais nativa da ferramenta A modelagem do processo não é realizada utilizando BPMN  regras de negócio    Sistema parece que foi adaptado de um Workflow  Não está mais presente no último quadrante mágico do Gartner Group de 2010 Quadro 2 – Criado pelo Autor Realizada a análise das ferramentas presentes na fase de apresentação foram eliminadas três soluções que possuíam os critérios negativos como mais preocupantes. As ferramentas eliminadas nesta fase foram Appian, Bizagi e Ultimus. A Appian não possuía clientes no Brasil, isto foi considerado um grande problema para iniciar um novo projeto de BPMS. O Bizagi é uma ferramenta muito interessante para utilização da modelagem de processos de negócio, porém para realizar as integrações com outras aplicações, ele deixa um pouco a desejar, foi analisado também que ele é interessante para uma certa quantidade de usuários, uma vez que o licenciamento é realizado por usuários e ao atingir uma certa faixa o 11
    • custo para aquisição e manutenção fica mais elevado do que uma outra ferramenta que utiliza licenciamento por processador. Concluiu-se pela análise comparativa das ferramentas que o Bizagi é uma boa ferramenta para empresas de pequeno porte. O Ultimus foi eliminado por ter uma plataforma mais antiga e confusa de se utilizar, a modelagem do processo é feita através de uma notação diferente de BPMN e, além disto, é uma ferramenta que não possui tanto destaque de marca e reconhecimento no mercado em relação a outras ferramentas que foram classificadas para esta fase . 3. CONCLUSÃO As ferramentas classificadas para o short list foram as ferramentas que apresentaram maior aderência aos critérios técnicos apresentados, uma melhor análise nos questões relacionados à estratégia e ao custo para aquisição. As soluções classificadas foram: Aura Portal, IBM Lombardi, SAP NetWeaver BPM e Savvion Progress . Com base no estudo realizado destaca-se a utilidade prática e a importância de se fazer uma avaliação com base em uma lista de critérios permitindo assim que a organização consiga listar todas as suas necessidades e pontuá-las para aquisição de um BPMS. A apresentação das ferramentas e a análise baseada nas perspectivas estratégicas, técnicas e comerciais são essenciais para escolher a melhor solução com mais segurança. O BPMS sozinho não irá “transformar” uma organização da noite para o dia, é preciso muito estudo e conhecimento técnico para os envolvidos, o treinamento para utilização da solução e a mudança cultural por parte da empresa também são importantes fatores após aquisição da solução. Um estudo para o futuro seria realizar uma prova prática (Proof of Concept) entre as ferramentas classificadas para o short list buscando conhecer na prática o que foi realizado através das apresentações. 12
    • REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ABPMP BPM CBOK™, V2.0. Guide to the Business Process Management Common Body of Knowledge. 2009. BRUCE, Silver. The 2006 BPMS Report Report: Understanding and Evaluating BPM Suites. BPMI Institute.org, 2006. DE SORDI, José Osvaldo e SPELTA, Andrea Giovanni. Análise de componentes da tecnologia de Business Process Management System (BPMS) sob a perspectiva de um caso prático. Journal of Infomation Systems and Technology Management, São Paulo, v.4, n. 1, 2007 GARTNER. Magic Quadrant for Business Process Management Suites, Research, EUA, 18 de Outubro de 2010. 13