Kje projekti padejo v praksi in kako lahko to preprečimo

  • 235 views
Uploaded on

Predstavitev o običajno prezrtih vzrokih za neuspešnost projektov.

Predstavitev o običajno prezrtih vzrokih za neuspešnost projektov.

More in: Education
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Be the first to comment
    Be the first to like this
No Downloads

Views

Total Views
235
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0

Actions

Shares
Downloads
2
Comments
0
Likes
0

Embeds 0

No embeds

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
    No notes for slide
  • To replace the title / subtitle with your own: Click on the title block -> select all the text by pressing Ctrl+A -> press Delete key -> type your own text

Transcript

  • 1. Kje projekti padejo v praksi in kako lahko to preprečimo Aleš Štempihar, univ.dipl.ing.rač., ekon Certif. CompTIA Project + 100+ izpeljanih projektov 100+ izobraževanj 30+ strokovnih člankov 20+ PM svetovanj direktor ASKIT d.o.o. Predsednik IIBA Chapter Slovenia
  • 2. Kje projekti padejo v praksi in kako lahko to preprečimo Agenda  Predavateljevi  Problemska pogledi na vzroke vprašanja težav projektne udeležencev z prakse odgovori predavatelja in razpravo ostalih udeležencev 2
  • 3. Kje projekti padejo v praksi in kako lahko to preprečimoVplivi na projekt malo drugače1. Površinski odnos do osnov projektnega vodenja2. (ne)Razumevanje smisla projekta in njegove povezanosti z interesi ter motivi udeležencev3. Prevzemanje odgovornosti tistega, ki ima tudi pooblastila4. Vrednote udeležencev projekta, ki vplivajo na zmožnost sodelovanja, na nivo vzpostavljenega timskega dela in nivo integracije.5. Notranji marketing projekta6. Poslovna usmeritev vs projektna usmeritev7. Sedem smrtnih grehov IT projektov 3
  • 4. Kje projekti padejo v praksi in kako lahko to preprečimo1. Površinski odnos do osnov projektnega vodenjaDefinicija PROJEKT-a (1/5) = enkraten in časovno omejen proces z unikatnimi rezultati. Vprašanja za (samo)razmislek: Ali kadar smo na projektu, res delamo projektno ali še vedno delamo “redno” Ali iščemo podobnosti ali posebnosti projekta. Kaj so rezultati našega dela: izdelki, storitve, rešitve, prihodek, zadovoljstvo,….
  • 5. Kje projekti padejo v praksi in kako lahko to preprečimo1. Površinski odnos do osnov projektnega vodenjaDefinicija PROJEKT-a (2/5) = usklajeni napori večjega števila izvajalcev organiziranih na neobičajen način Vprašanji za (samo)razmislek: Koliko smo zares med seboj usklajeni (pričakovanja udeležencev, poslovne potrebe, pričakovani rezultati) ? Ali projektne člane pripravimo na neobičajni način dela ?
  • 6. Kje projekti padejo v praksi in kako lahko to preprečimo1. Površinski odnos do osnov projektnega vodenjaDefinicija PROJEKT-a (3/5) = zaključen proces izvajanja med seboj logično povezanih aktivnosti, s katerim se postopoma uresniči končni cilj projekta. Copyright A.Stare 2004Vprašanje za (samo)razmislek:Ali vsi udeleženci enako razumejo smisel / končni cilj projekta ?
  • 7. Kje projekti padejo v praksi in kako lahko to preprečimo1. Površinski odnos do osnov projektnega vodenjaDefinicija PROJEKT-a (4/5) = projekti so ključ(ni) za doseganje strateških ciljevVprašanji za (samo)razmislek:Koliko (zares) povežemo projekt s strategijo?Ali znamo pokazati, kako naši projekti podpirajo to strategijo?
  • 8. Kje projekti padejo v praksi in kako lahko to preprečimo1. Površinski odnos do osnov projektnega vodenjaDefinicija PROJEKT-a (5/5) 1995: Projekt je težava, ki jo je potrebno razrešiti. ”A project is a problem scheduled for solution”, J.M. Juran 2005: Projekt je skupek pridobitev, ki čaka na izvedbo. ”A project is a collection of value scheduled for realization”, D.J. AndersonVprašanja za (samo)razmislek:2015 ????Kako dojemamo projekt? Kot priložnost ali le kot “delovnoobveznost “?Kdo je odgovoren za rezultate projekta? Prejemnik rezultatov aliizvajalec nalog? Tisti, ki naroča, ali tisti, ki izvaja ?
  • 9. Kje projekti padejo v praksi in kako lahko to preprečimo2. Smisel projekta ZAKAJ je projekt predlagan in potreben (ozadje projekta): definira se poslovna potreba po spremembi oziroma poslovni vzrok projekta (težava, izziv, priložnost, omejevanje tvegaj, tehnološki napredek, zakonodaja), ki se ga nujno poveže s poslovno strategijo organizacije. NAMEN projekta: v največ dveh stavkih se zapiše vizija projekta, ki je skladna s poslovno vizijo. KAJ želi organizacija s projektom doseči: definirajo se poslovni cilji projekta, ki izhajajo iz pričakovanih poslovnih koristi (prihranki, prihodki, učinkovitost, konkurenčnost) KAM v organizacijo je projekt umeščen Šele nato: KAKO in OBJEKTNI CILJI, KDO, KDAJ 9
  • 10. Kje projekti padejo v praksi in kako lahko to preprečimo2. Udeleženci na kick off-u niso razjasnjeni temelji za razumevanje vlog udeležencev;Zakaj sem tu?Kdo ste vi in kaj pričakujete od mene?Kaj počnemo?Kako bomo opravili naše delo? kasneje se pojavljajo "novi" udeleženci s svojimi interesi.Kaj je tu notri zame - what’s in it for me?Kako bo to vplivalo name - what does this mean to me? - how does this (change) affect me?Ali bi lahko zaupal - could I trust ? 10
  • 11. Kje projekti padejo v praksi in kako lahko to preprečimo2. Udeleženci nepovezanost poslovnih ciljev in odgovornosti udeležencev; ni povezanosti osebnih ciljev s cilji projekta kot element motiviranosti; končni uporabniki (operativa) prepogosto prevzamejo vodilno vlogo - forsiranje lastnih ciljev;  Izvedite moderirano delavnico določitve udeležencev in izvabljanja njihovih interesov in motivov. 11
  • 12. Kje projekti padejo v praksi in kako lahko to preprečimo 2. Vplivnost udeležencev 12
  • 13. Kje projekti padejo v praksi in kako lahko to preprečimo3. Prevzemanje odgovornosti tistega, ki ima tudi pooblastila Običajno stanje: neaktivna vloga sponzorja; sponzorji ne vedo kaj vse bi morali početi razen zagotavljanje proračuna  Poglobljeno razumevanje vloge sponzorja pomeni:  iz osebe, ki zagotavlja le denarna sredstva za projekt, v odgovornega lastnika projekta, ki zagotavlja vse potrebne vire,  iz izhodišča IT projekt kot strošek in nuja, v izhodišče razumevanja IT projekta kot investicijo v konkurenčno prihodnost podjetja,  iz osebe, ki je le na kick off-u in nadzornih svetih projekta, v osebo, ki aktivno sledi napredku projekta (portal, sestanki z vodjem projekta) in zagotavlja stalno podporo pri ostalih udeležencih. 13
  • 14. Kje projekti padejo v praksi in kako lahko to preprečimoSPONZOR (lastnik projekta)Sponzor je oseba, ki s svojo zavzetostjo v organizaciji omogočarazvoj projekta. Je njegov zagovornik in podpornik.Odgovornosti sponzorja:zagotavlja poslovno orientiranost na projektupreskrbi oz. pridobi finančna sredstvapomaga analizirati ključne udeleženceizpogaja podporo pri ključnih udeležencihzagotavlja politično mentorstvo projektnem vodjinadzoruje izpolnitev (doseganje) večjih mejnikovse vključi za odstranjevanje ovir (zapor)
  • 15. Kje projekti padejo v praksi in kako lahko to preprečimo4. Razvoj projektnega timaOd kohezivnosti (enotnosti) h koherentnosti (skladnosti)medosebnih odnosov. Kohezivni tim: meje med člani izginjajo, vsi se doživljajo enake, kar pa ne prispeva k različnosti in spremembam ter duši pravo ustvarjalnost. Zaradi skupnih obeležij doživlja skupina vse tiste, ki so zunaj nje, kot potencialne sovražnike (»če nisi z nami, si proti nam«). Ko tim ne vodijo več čustva, individualni interesi in enoumje, postane razumski in preide na naslednjo raven koherentnosti, kjer poleg povezovalnih sil med člani tima, ki sprožajo vzajemno delovanje, vsak član lahko ohranja avtohtonost, izvirnost in samoiniciativnost ter tako aktivno prispeva k skupnemu cilju. 15
  • 16. Kje projekti padejo v praksi in kako lahko to preprečimo4. Razvoj projektnega tima ni prehoda iz skupinskega v timsko delo; projektna organiziranost (npr. IT projektov) z dvema PV še krepi ločeno pripadnost – dvojnost projekta. Primer iz prakse: raftanje kot projekt 16
  • 17. Kje projekti padejo v praksi in kako lahko to preprečimo4. Vrednote 17
  • 18. Kje projekti padejo v praksi in kako lahko to preprečimo4. Nivo integracije Običajno organizacijsko stanje: vrtičkarstvo pred celoto, optimum poameznih delov pred optimumom celote. Običajno projektno stanje: ni definiranih integracijskih točk področij projekta in tudi ne rešitve. Običajno poslovno stanje: ni jasne integriranosti projektnih pridobitev s poslovanjem - preskok od objektnih ciljev do namena/smisla projekta.  Centralizirano koordiniranje še ni integracija. 18
  • 19. Kje projekti padejo v praksi in kako lahko to preprečimo5. Notranji marketing projekta  vodstvu se zdi samoumevno, da vsi podpirajo projekt, pa seveda v praksi temu ni tako.  s tistim kar imamo radi, se globlje povežemo;  sledimo blagovnim znamkam;  krepite blagovno znamko projekta, da se udeleženci povežejo z njim: udarno kratko ime in znak, majice, šalice, lokalno glasilo, intranet. 19
  • 20. Kje projekti padejo v praksi in kako lahko to preprečimo6. Projektno - poslovno izhodišče & Poslovna uspešnost + 12 mesecevProjektna uspešnost Obseg / Kakovost Uporabnost Zadovoljstvo kupcev Stroški Čas (proračun) Poslovni učinki 20
  • 21. Kje projekti padejo v praksi in kako lahko to preprečimoProjektni in poslovni zaključekKriteriji zaključka (Completion criteria)Kriteriji oz. pogoji zaključka označujejo, kaj mora biti izpolnjenoza zaključek projekta (go live).Primeri:Zaključene dodelave, oblikovani izhodni dokumenti in potrebna poročilaDelovanje programske opreme brez napakPreneseni podatkiUsposobljeni zaposleni kaj in kako se bo delalo drugače (organizacijskipredpisi, procesne spremembe)Izšolani končni uporabniki za delo s programiDodeljene pravice dostopa vsem uporabnikomShranjevanje podatkovDoločitev kontrolnih točk delovanja novega sistema po “go live”Vzpostavljena ekipa pomoči po go liveRezervirana prisotnost izvajalca
  • 22. Kje projekti padejo v praksi in kako lahko to preprečimoProjektni in poslovni zaključekKriteriji uspešnosti (Success Criteria) V kriterijih uspešnosti so definirani merljivi poslovni rezultati, ki naj bi jih zagotavljal produkt, npr. povečanje prihodka, višja stopnja produktivnosti, omejevanje kadrovskih potreb. Ta del opredelitve obsega je zelo pomemben kot orodje za ovrednotenje projekta po njegovem zaključku. Na njega se sklicujejo udeleženci, ko primerjajo dejanske poslovne učinke z načrtovanimi. Vsak kriterij uspešnosti mora biti merljiv oz. primerljiv z istovrstnim podatkom pred izvršitvijo projekta. Bistvo kriterijev uspešnosti je zagotoviti metriko s katero lahko izmerimo ali je bil projekt uspešen ali ne.
  • 23. Kje projekti padejo v praksi in kako lahko to preprečimo Projektni in poslovni zaključek Merjenje poslovnih koristi Zakaj ni npr. dviga produktivnosti Korektivni ukrepi 23
  • 24. Kje projekti padejo v praksi in kako lahko to preprečimoTežave v praksi ima torej največkrat svoj izvor v :1. Površinskem razumevanju osnov projektnega vodenja.2. Neizvedbi ali preslabi izvedbi analize deležnikov.3. Nedefiniranem in pomanjkljivem komuniciranju smisla (glavnega namena) projekta. in njegove povezanosti z interesi ter motivi deležnikov.4. Neizvajanju vloge, odgovornosti in nalog, ki naj bi jih prevzel sponzor projekta, pa jih namesto njih bolj ali manj uspešno izvaja projektni vodja, ki nima ustreznih pooblastil.5. Različnih vrednot udeležencev projekta, ki vplivajo na zmožnost sodelovanja, na nivo vzpostavljenega timskega dela in nivo integracije.6. Neizvajanja notranjega marketinga projekta, kar vodi do pomanjkljive podpore projektu.7. Dajanju poudarka predvsem projektni uspešnost in premajhni usmerjenosti v poslovno uspešnost. 24
  • 25. Kje projekti padejo v praksi in kako lahko to preprečimoII. del - Problemska vprašanja udeležencev,odgovori in razprava ales.stempihar@askit.si www.askit.si Se vidimo na 25