Un sistema de gestión documental es un conjunto de operaciones y técnicas que se integran en la gestión administrativa de una entidad para planificar, controlar, usar, conservar y eliminar o transferir documentos de manera eficaz. Para implementarlo se requiere que sea escalable, tolerante a fallos, multiplataforma y cuente con herramientas de desarrollo y soporte técnico. Un sistema de gestión documental también debe organizar, almacenar, permitir búsqueda, visualización, modificación y difusión de documentos.

1. Realizado por:
Jhon Alejandro Rueda Gómez
Gestión Documental II
Grupo 4

2. Un Sistema de Gestión Documental es un conjunto de operaciones y de técnicas, que
se integran generalmente en la gestión administrativa de una entidad, estas se basan
en el análisis de la producción, la tramitación y los valores de los documentos, que se
destinan a la planificación, el control, el uso, la conservación y la eliminación o la
transferencia de los documentos a un archivo, con el objetivo de racionalizar y unificar
su tratamiento y conseguir una gestión eficaz y rentable.

3. Para poder implementar un Sistema de Gestión Documental se requieren los
siguientes aspectos:
Escabilidad: Opción de crecimiento cuando se requiera sin perder los servicios.
Tolerancia a fallos: Garantizar el funcionamiento aunque alguna parte haya fallado.
Disponibilidad multiplataforma: Tener soporte para las diversas plataformas o sistemas
operativos disponibles, garantizando la seguridad.
Contar con herramientas de desarrollo y de excelente soporte técnico.

4. Adicionalmente se tienen requisitos del sistema dependiendo de:
Entrada: El sistema debe contar con el soporte para la utilización de dispositivos como
lo son los discos duros, DVD, escáner, entre otros. Contar con el software apropiado
para soportar nuevos formatos.
Indexación: Tener en cuenta si el sistema permite indexar de forma manual o
automática y si puede realizar resúmenes automáticos y de nivel de efectividad,
teniendo presente los diversos criterios de indexación que se pueden emplear.
Almacenamiento: El sistema debe tener la capacidad de almacenar los documentos
digitales. Además debe contar con una estructura jerarquizada de almacenamiento.
Por último que cuente con backups o copias de seguridad que garanticen el contenido.
Búsqueda: Es uno de los requisitos más importantes ya que si este llega a fallar el
sistema no sería útil. Para ello debe contar con un excelente motor de búsqueda
donde se permita la multibusqueda de la información que se requiera.
Visualización: Poder dar la opción de visualizar los documentos por medio de un
navegador web y por varios usuarios a la vez.
Modificación: Controlar el personal que tendría acceso a la realización de
modificaciones en el original y al histórico de cambios.
Difusión: Dar la opción de imprimir los documentos consultados, al igual que la
difusión por la web.
Integración: Garantizar la compatibilidad con otras aplicaciones, plataformas,
servidores y sistemas operativos.

5. Existen cinco fases en las cuales se debe basar el diseño de un Sistema de Gestión
Documental:
Primera Fase:
Desarrollar un plan global
Lo más importante de esto es que debe estar totalmente compatibilizado con los
objetivos, metas, misión y visión de la organización. Adicionalmente se debe tener
presente la identificación de los problemas, los objetivos generales y específicos del
plan y los recursos a tomar en cuenta.

6. Segunda Fase:
Estudio de viabilidad, análisis de sistemas
En esta fase principalmente se requiere revisar, analizar y documentar el estudio,
debemos basarnos en el alcance del proyecto, el modelo lógico actual de procesos y
relacionar el costo beneficio y costo eficacia.

7. Tercera Fase:
Diseño del sistema de Gestión Documental (SGD)
Para poder realizar el diseño se debe tener él cuenta:
Etapa de identificación de las necesidades de información: Nos permite identificar las
necesidades de información en base a las demandas planteadas.
Definición de documentos que se van a gestionar: No solo debemos tener el cuenta la
documentación que ingresa a la entidad, sino también la que se produce, edita y
distribuye dentro y fuera de ella.
Elaborar el plan de construcción del lenguaje documental: Se realiza la construcción
de un lenguaje de recuperación de información por medio de la indización de
documentos electrónicos
Estudiar alternativas tecnológicas para el (SGD): En esta última etapa es fundamental
aplicar la mejor tecnología para garantizar
Editar y difundir los documentos en formato digital de forma ágil y con
interfaces amigables
Indizar de manera automática un conjunto de documentos
Facilitar al usuario el acceso a los documentos y la información que
necesita.

8. Cuarta Fase:
Implantación del sistema
Después de analizado y diseñado el sistema, se debe implementar siguiendo un
cronograma de tareas y actividades. Podría existir la posibilidad de realizar una prueba
piloto para evaluar su funcionalidad.

9. Quinta Fase:
Control y mantenimiento del sistema
Es la fase más importante porque nos ayuda a perfeccionar el sistema basándonos en
los resultados obtenidos con el fin de garantizar la óptima funcionalidad del mismo.

10. Entre las generalidades que debe tener un Sistema de Gestión Documental están:
* Organizar los documentos físicos y electrónicos, incluyendo sus metadatos a través
de cuadros de clasificación documental. Esto debido a que gracias a los cuadros de
clasificación podemos identificar las series y subseries documentales que hacen parte
de cada Oficina Productora, para de esta manera clasificar los documentos según este
criterio.

11. * Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y los
documentos electrónicos de archivo en tablas de retención documental (TRD) y tablas
de valoración documental (TVD). Con respecto a esta generalidad lo que se pretende
es evitar que exista a largo plazo documentación que ha ido perdiendo sus valores
tanto primarios como secundarios y que no deben ser conservados con los que son
importantes para la entidad.

12. * Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo con los tiempos
establecidos en las TRD o TVD. Como decíamos en la generalidad anterior debemos
basarnos en los tiempo de retención con el fin de ir eliminando progresivamente la
documentación que no es de valor para la entidad y conservar los documentos que se
deben garantizando su permanencia hasta cumplir con su ciclo vital.

13. * Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la información conexa
(metadatos) a lo largo del ciclo de vida del documento. Esto debido a que siempre es
mejor guardar los documentos originales, si por alguna razón se debe copiar intentar
que quede lo mejor posible garantizando que pueda ser consultable sin importar el
tiempo que se necesite conservar. Adicionalmente debemos contar con el FUID donde
anteriormente hemos capturado la información pertinente para poderla ubicar
rápidamente en caso de una consulta.

14. * Mantener la integridad de los documentos, mediante agrupaciones documentales, en
series y subseries. La documentación debe estar ordenada y clasificada de acuerdo al
cuadro de clasificación documental, a parte que debe tener una unidad de
conservación adecuada y sin materiales abrasivos con el fin de garantizar su
integridad física a través del tiempo que se requiera en su ciclo vital

15. * Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de archivo por parte
de la ciudadanía y de la propia entidad, cuando sean requeridos. Esta generalidad es
de gran importancia debido a que la documentación debe estar disponible en cualquier
momento para realizar una consulta y para ello se debe contar cn un inventario que
nos permita llevar a cabo la búsqueda de la información de la manera más rápida y
optima posible.

16. * Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales, en series y subseries,
a largo plazo, independientemente de los procedimientos tecnológicos utilizados para
su creación. En esta generalidad a pesar del soporte de creación o preservación
siempre debemos mantener el orden que nos especifica el cuadro de control de
documental.

17. CONFORMIDAD
Los sistemas de información, incluyendo los sistemas de gestión
de documentos electrónicos (SGDE), deben respaldar la gestión
de la información a partir de los procesos administrativos de las
entidades.
INTEROPERATIBILIDAD
Los sistemas de gestión documental deben permitir la inte-roperabilidad
con los otros sistemas de información, a lo largo
del tiempo, basado en el principio de neutralidad tecnológica, el
uso de formatos abiertos y estándares nacionales o
internacionales adoptados por las autoridades o instancias
competentes.
SEGURIDAD
Los sistemas de gestión documental deben mantener la
información administrativa en un entorno seguro.
METADESCRIPCION
Se debe procurar la generación de metadatos normalizados,
sean manuales o automatizados, desde los mismos sistemas y
aplicativos.
ADICION DE CONTENIDOS
El sistema de gestión documental debe permitir que sean
agregados nuevos contenidos a los documentos, en forma de
metadatos, sin que se altere la autenticidad, valor evidencial e
integridad de los documentos.
DISEÑO Y
FUNCIONAMIENTO
La creación y captura de documentos en el sistema debe ser de
fácil manejo para los usuarios, haciéndola tan simple como sea
posible.
GESTION DISTRIBUIDA
Los sistemas de gestión documental deben ofrecer capacidades
para importar y exportar masivamente los documentos (series,
subseries y expedientes y metadatos asociados desde y hacia
otros sistemas de gestión documental).
DISPONIBILIDAD Y
ACCESO
Un sistema de gestión de documentos electrónicos (SGDE)
debe asegurar la autenticidad, integridad, inalterabilidad,
accesibilidad, interpretación y comprensión de los documentos
electrónicos en su contexto original, así como su capacidad de
ser procesados y reutilizados en cualquier momento.
NEUTRALIDAD
TECNOLOGICA
El Estado garantizará la libre adopción de tecnologías, teniendo
en cuenta recomendaciones, conceptos y normativas de los
organismos internacionales competentes e idóneos en la
materia, que permitan fomentar la eficiente prestación de
servicios, contenidos y aplicaciones que usen Tecnologías de la
Información y las Comunicaciones y garantizar la libre y leal
competencia, y que su adopción sea armónica con el desarrollo
ambiental sostenible.

18. ENTIDAD VISITADA: SUPERINTENDENCIA DE SERVICIOS PUBLICOS –
SUPERSERVICIOS
PERSONA RESPONSABLE: Luis Ernesto Berdugo
Asistente de Gestión Documental
Teléfono: 6913005 ext: 2847
El objetivo de su Sistema de Gestión Documental es normalizar de forma sistemática
las actividades inherentes al sub proceso de gestión documental que incluyen:
producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta y préstamo de los
documentos, conservación y disposición final, de tal manera que se ajusten a la
normatividad vigente.

19. En la Superintendencia todos los documentos que generen las diferentes
dependencias deben ser elaborados en las plantillas que para tal fin se han diseñado
y que se encuentran en SIGME, además deben cumplir con las especificaciones
dadas en el Manual de Estilo Para el caso específico de los formatos del proceso de
Gestión Documental, se debe ingresar por
SIGME al sub proceso de Gestión Documental, dar click en “Documentación” y
seleccionar la plantilla deseada de acuerdo al documento a realizar. Estas plantillas
han sido predefinidas en blanco para que usted incluya el contenido del documento y
contienen campos de combinación, que permiten que el sistema inserte de manera
automática los datos correspondientes al No. De Radicado y la fecha de éste. Los
campos de combinación se reconocen porque sus nombres se encuentran escritos
entre asteriscos (*).

20. El sistema de la superintendência es el Conjunto de medidas preventivas o
correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los
documentos de archivo, sin alterar su contenido.
La superintendencia esta respetando que toda persona tiene derecho a presentar
peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y
a obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante
organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales.

21. Bajo este parámetro normativo el Sistema Integrado de Conservación – SIC -
establece una serie de acciones y herramientas de prevención y control, que
garanticen la preservación del material documental de la Superintendencia de
Servicios Públicos. Este programa de conservación preventiva, introduce prácticas de
conservación acordes con el proceso de gestión documental y su propósito es
garantizar la integridad física y funcional de la documentación, ya que la
Superintendencia posee valiosa información plasmada en documentos que constituyen
su patrimonio documental y en los cuales reposa la memoria de su quehacer en los
diferentes campos y en las diferentes épocas. Por esa razón se vuelve necesario
diseñar una política clara y coherente, materializada en un sistema integral de
conservación que permita una eficiente administración y custodia de la información
que la entidad genera.

22. http://www.cienciadelainformacion.edu.co/mod/resource/view.php?id=13521
Guía Unidad 4
http://www.cienciadelainformacion.edu.co/mod/resource/view.php?id=13520
TEMA 4 - Sistemas de Gestión Documental
http://www.cienciadelainformacion.edu.co/mod/url/view.php?id=4291
Metodologia para establecer un SGD en una organización
http://www.cienciadelainformacion.edu.co/mod/url/view.php?id=4297
Un sistema integrado de gestion e informacion de archivos