Ajustes de cuentas y hoja de trabajo

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AJUSTE DE CUENTAS Y HOJA DE TRABAJO

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Ajustes de cuentas y hoja de trabajo

  1. 1. ELABORADO POR:MARIA ALEJANDRA GÓMEZ DÍAZ
  2. 2.  Ajuste es el asiento contable necesario para llevar el saldo de una cuenta a su valor correcto. Al finalizar el periodo contable, las cuentas deben presentar su saldo correcto, por cuanto estos valores servirán de base para preparar los estados financieros. Cuando los saldos de las cuentas presentan diferencias, es necesario ajustarlos, mediante un registro contable llamado asiento de ajuste.
  3. 3.  Son los asientos que se realizan, con frecuencia, en una empresa en cada periodo contable para llevar el saldo de una cuenta a su valor correcto. Como soporte se elabora una nota de contabilidad. Este tipo de ajustes afecta, entre otras las siguientes cuentas ◦ Caja ◦ Bancos ◦ Provisiones y deudas de difícil cobro ◦ Inventario de mercancía ◦ Depreciación acumulada ◦ Gastos pagados por anticipado y cargos diferidos ◦ Ingresos recibidos por anticipado ◦ Ingresos por cobrar ◦ Costos y gastos por pagar ◦ Provisiones para obligaciones laborales
  4. 4.  Al verificar la existencia de valores en caja, esto es al realizar arqueo, debe compararse su valor con el saldo en libros. Al efectuar esta comparación pueden presentarse los siguientes casos:
  5. 5. 1. El valor total del arqueo de caja puede ser menor que el saldo en libros. a) Faltante ocasionado por dineros entregados por el cajero y no registrados en libros. b) Faltante por dineros dispuestos por el cajero pagados de más.2. El valor total del arqueo de caja puede ser mayor que el saldo en libros. a) Ingresos recibidos por el cajero no registrados. b) Otros valores sobrantes en la caja.3. El valor total del arqueo de caja coincide con el saldo en libros
  6. 6.  Para hacer este ajuste es necesario realizar una conciliación, o sea, comparar el saldo del libro de bancos de la empresa con el saldo del extracto bancario. Extracto bancario es el documento que elaboran mensual o trimestralmente los bancos para sus clientes por cuenta corriente o de ahorros, respectivamente, en el que relacionan de forma parcial y total el movimiento de la cuenta.
  7. 7.  Al conciliar cada cuenta bancaria, se identifican los ajustes que es necesario realizar por cada diferencia encontrada, las más frecuentes pueden ser: 1. Transacciones contabilizadas por la empresa y no registradas por la entidad bancaria
  8. 8. 2. Por valores que aparecen en el extracto y que aún no se han registrado en la empresa. En este caso la empresa debe realizar ajustes, así:Por notas débito: el banco envía nota debito por concepto de cheques devueltos, chequeras, comisión de remesas, intereses por sobregiros, intereses sobre préstamos y otros servicios bancariosPor notas crédito: el banco envía notas crédito por concepto de préstamos abonados en cuenta corriente, consignaciones de clientes, rendimientos financieros producidos por los saldos en cuentas bancarias.
  9. 9. Por errores en libros alregistrar el valor de unaconsignación, por esteconcepto se presentan doscasos: Cuando el valor registrado es menor que el valor de la consignación, se debita bancos por el menor valor registrado. Cuando el valor registrado es mayor que el valor de la consignación, se acredita en bancos por el mayor valor registrado.
  10. 10. Por error en libros al registrar el valor de un cheque, sepresentan dos casos: Cuando el cheque se registra por una cantidad menor que el valor girado, es necesario acreditar en bancos al menor valor registrado. Cuando el cheque se registra por una cantidad mayor que el valor girado, se debita bancos por el mayor valor registrado. Modelos de conciliación bancaria
  11. 11.  El valor de cartera está constituido por los saldos que adeudan los clientes por venta de mercancías a crédito. Estos saldos deben aparecer en el balance por su valor correcto, teniendo en cuenta que algunas deudas no se pueden recaudar por fallecimiento de clientes, insolvencia, cambios de domicilio, incendios y otros casos fortuitos, por tanto, es necesario estimar como incobrable una parte del saldo de cartera, y en el balance general, en la sección de activos, presentar el valor neto a cargo de los clientes.
  12. 12. La provisión en cartera es la apropiación que laempresa debe calcular para proteger la cartera de difícilcobro o recuperación. Su valor constituye un gasto quedisminuye al activo
  13. 13.  Provisión individual de cartera: se acepta como provisión individual hasta 33% anual del valor nominal de cada deuda con más de un año de vencida. Provisión general: con base en el vencimiento de los saldos por cobrar de cada cliente, este método consiste en determinar la provisión por medio de porcentajes variables, de acuerdo con la fecha de vencimiento.
  14. 14. MODELO DE ANÁLISIS DE CARTERA VENCIMIENTOS EN MESES FACTUR VALOR CLIENTE A Nº FACTURA 0-3 3-6 6-12 + DE 12GERMAN ERAZO 6139 1.000.000 1.000.000GLORIA LOPEZ 7510 800.000 800.000FABIO LUNA 7438 400.000 400.000JAIME MARTINEZ 5573 700.000 700.000LUZ DARY MUÑOZ 6024 550.000 550.000MARÍA PAREDES 4890 655.000 655.000PAULA SALAS 7455 503.000 503.000ROSA SANTANDER 4816 298.000 298.000SANDRA VILLOTA 5631 395.000 395.000 TOTALES 5.301.000 1.703.000 1.550.000 1.095.000 953.000 % PROVISION 0% 5% 10% 15% VALOR PROVISION 0 77.500 109.500 142.950 TOTAL PROVISION 329.950
  15. 15.  Debe tenerse en cuenta que el valor de la provisión representa un gasto operacional para la empresa. Una vez calculado el valor de la provisión por cualquiera de los procedimientos anteriores, se compara este valor con el saldo de la cuenta provisiones y se realiza el ajuste necesario; se aumenta o disminuye el valor del gasto y la provisión, según el caso que se presente.
  16. 16. a) Si la cuenta provisiones no tiene saldo, se realiza el ajuste por el valor resultante de calcular la provisión; para ello, se aumenta y se debita la cuenta de gastos , y se aumenta y se acredita la cuenta provisiones.b) Si al comparar el saldo anterior de la cuenta provisiones éste es menor que el valor resultante de calcular la provisión en el periodo actual, debe realizarse un ajuste por el valor de la diferencia; para ello, se aumenta la cuenta de gastos y se aumenta la cuenta provisiones por este valor, o sea, debita la primera cuenta y acredita la segunda.
  17. 17. c) Si el saldo anterior de la cuenta 1399 (provisiones) es mayor que el valor resultante de calcular la nueva provisión, se debe realizar el ajuste por el valor de la diferencia; por ello, se debita la cuenta provisiones y se acredita una cuenta de ingresos que es la 425035, que corresponde a recuperación de provisiones.
  18. 18. Cuando el valor de las facturas que adeudan los clientes noha sido recaudado en el plazo pactado, se traslada a la cuentadeudas de difícil cobro. Cuando se hayan agotado lasgestiones de cobro, se procede a castigar esta cuenta contraprovisionesReclasificación de la deuda por difícil cobroCastigo de la deuda por incobrable
  19. 19.  Al comparar el valor total del inventario físico de mercancías con el saldo en libros, pueden presentarse los siguientes casos:
  20. 20.  Cuando por error los proveedores entregan más mercancías o en caso contrario, a los clientes se les despacha menos, y no habiendo reclamo, se presenta un sobrante y debe realizarse un ajuste por la diferencia; para ello, se debita la cuenta mercancías no fabricadas por la empresa y se acredita una cuenta de ingreso.
  21. 21.  En este caso se presenta un faltante y es necesario realizar el ajuste por la diferencia; para ello, se acredita la cuenta 1435 y se debita la cuenta según la razón que haya ocasionado el faltante así: oPorque las mercancías perdieron su peso de forma natural, ya sea por deshidratación, evaporación o algún caso fortuito. oPerdida de mercancías por irresponsabilidad del almacenista: en este caso, el valor del faltante se carga a la cuenta del empleado
  22. 22.  La depreciación es el gasto en que incurre una empresa a medida que sus activos fijos tangibles se desgastan durante la vida útil. Vida útil es el lapso durante el cual se espera que la propiedad, plante y equipo contribuirá a la generación de ingresos. Para su determinación es necesario considerar la vida útil legal reglamentada por el Estatuto Tributario o una vida útil técnica fijada de acuerdo con las especificaciones de fábrica.
  23. 23.  De acuerdo con la legislación tributaria colombiana el tiempo de vida útil y porcentaje de desgaste establecidos para efectos de la depreciación anual, son los siguientes. % DEPRECIACIÓNACTIVO DESPRECIABLE VIDA ÚTIL ANUALCONSTRUCCIONES Y EDIFICACIONES 20 AÑOS 5%MAQUINARIA Y EQUIPO 10 AÑOS 10%EQUIPO DE OFICINA 10 AÑOS 10%EQUIPO DE COMPUTACIÓN YCOMUNICACIÓN 5 AÑOS 20%FLOTA Y EQUIPO DE TRANSPORTE 5 AÑOS 20%
  24. 24.  La depreciación se calcula sobre el costo de los bienes, constituido por el precio de adquisición, incluye impuesto a las ventas, de aduana y otros, además de adiciones y gastos necesarios para ponerlo en funcionamiento. Existen varios métodos para determinar el valor de la depreciación que sufren los activos fijos; los más importantes y los de uso mas frecuente son:
  25. 25. a) Método de la línea recta: la depreciación se liquida por un valor constante para los años de vida de los activos. La fórmula utilizada para calcular el valor de la depreciación es: depreciación anual = costo del activo/ vida útil asignada depreciación mensual = costo del activo * Nº meses/ vida útil asignada * 12 mesesDepreciación diaria = Costo del activo * Nº días/ Vida útil asignada * 360 días
  26. 26. b) Depreciación de activos con vida útil diferente: cuando una empresa compra computadores, maquinaria y equipo de tecnología, puede fijarles un tiempo de vida útil menor que el establecido por la legislación, considerando únicamente la naturaleza del activo, su capacidad de producción o su obsolescencia inminente.c) Métodos de suma de los dígitos de los años de vida del activo: es un sistema de depreciación acelerada, según el cual de los activos fijos se deprecian más durante los primeros años de vida y menos durante los últimos años. La fórmula utilizada en este método es: Depreciación= Costo* factor de depreciación
  27. 27.  Para contabilizar la pérdida de valor que sufren las propiedades, la planta y el equipo, por representar un gasto para la empresa, en el asiento de ajuste se debita la cuenta de gastos 5160 ó 5260, depreciaciones, y se acredita la cuenta 1592 depreciación acumulada.
  28. 28. Para determinar la utilidad o pérdida en la enajenaciónde activos se procede así:oSe determina el valor en libros Costo en libros = Costo de adquisición + adiciones +ajustes por inflación – depreciación acumulada ajustadapor inflación.ose calcula la utilidad o pérdida:Utilidad o pérdida = precio de venta – costo ajustadoSi el precio de venta es mayor que el real, hay utilidad; si es menor, hay pérdida.
  29. 29.  Los gastos diferidos representan aquellos recursos que la empresa ha comprado para consumirlos en periodos futuros y los servicios pagados de forma anticipada, contabilizados en la cuenta 1705 denominada gastos pagados por anticipado. Una característica de los activos diferidos es que a medida que se causan disminuyen y se convierten en un gasto; al contabilizar el ajuste se debita la cuenta de gastos y se acredita la cuenta del diferido. Deben contabilizarse hasta que el beneficio económico esté consumido en su totalidad
  30. 30.  Los pasivos diferidos representan los ingresos recibidos por adelantado. Así como una empresa puede pagar por anticipado, también puede recibir dinero cobrado anticipadamente por servicios, arrendamientos, comisiones y otros. Una característica de los ingresos diferidos es que a medida que transcurre el tiempo disminuyen y se convierten en cuenta de ingreso. Al contabilizar el ajuste se debita la cuenta de diferido y se acredita la cuenta de ingreso
  31. 31.  Cuando una empresa ha devengado una renta y no se ha cobrado, debe realizar un ajuste por el valor correspondiente. El valor del ingreso ya causado se convierte en un derecho de la empresa; por ello, debita una cuenta de activo denominada ingresos por cobrar y acredita la cuenta respectiva de ingresos.
  32. 32.  Cuando en una empresa se ha incurrido en un gasto y no se ha contabilizado, debe realizarse un ajuste por el valor correspondiente. El valor del gasto ya causado se convierte en un pasivo para la empresa; para ello, al contabilizar debita la cuenta de gastos y acredita la cuenta costos y gastos por pagar
  33. 33.  Con el fin de cuantificar el valor real de las prestaciones sociales, al finalizar el periodo contable deben hacerse los cálculos y asientos de ajuste por este concepto, el procedimientos es el siguiente: ‡ Se liquidan las prestaciones causadas por cada trabajados con el respectivo periodo y se compara el valor total de la liquidación con el valor registrado en libros, en la cuenta 2610 ‡ Si el valor de la liquidación es mayor que el saldo en libros, se elabora el ajuste por el valor de la diferencia; se debita la cuenta de gastos y se acredita la cuenta 2610 para obligaciones laborales
  34. 34. ‡ al cierre del periodo contable deben consolidarse las prestaciones sociales, con un débito en la cuenta 2610 para obligaciones laborales, y un crédito en la cuenta correspondiente, del grupo 25, denominada obligaciones laborales, por las prestaciones sociales consolidadas.
  35. 35.  Al finalizar el periodo contable, es necesario calcular el costo de ventas para determinar la utilidad bruta en ventas; este valor se obtiene mediante el siguiente proceso:
  36. 36.  Acreditar el saldo de la cuenta 6205, de mercancías (compras) y debitar la cuenta 6135, comercio al por mayor y menor (costo de ventas) Debitar la cuenta 6225 (devoluciones en compras) y acreditar la cuenta 61351 comercio al por mayor y menor (costo de ventas) por el valor del saldo en libros. Acreditar la cuenta 1435 (mercancías no fabricadas por la empresa) por el valor del inventario inicial y debitar la cuenta 6135 por este mismo valor. Debitar la cuenta 1435 por el valor del inventario final de mercancías y acreditar la cuenta 6135 por el mismo concepto.
  37. 37.  TASA DE CAMBIO: los valores representados en moneda extranjera como divisas, títulos, derechos, depósitos, inversiones, deudores, proveedores, deben ajustarse con base en la tasa de cambio de la respectiva moneda, a la fecha del cierre. COTIZACIÓN DE LA UVR: los valores de la UVR se ajustarán con base en su cotización al final del mes o del año respectivo, con cargo a gastos, o abono a ingresos financieros, según el caso; salvo cuando deba capitalizarse.
  38. 38.  PACTO DE REAJUSTE: cuando los títulos, derechos o inversiones y deudas tengan un pacto de reajuste, deben ajustarse por el valor del porcentaje pactado. ACTIVOS EN MONEDA EXTRANJERA O POSEÍDOS EN EL EXTERIOR: el valor del ajuste es igual al valor del activo re expresado según la tasa de cambio, menos el valor del activo según libros. ACTIVOS EN UVR O CON PACTO DE REAJUSTE: cuando el valor del activo se encuentre re expresado en UVR, o cuando sobre los mismos se haya pactado un reajuste de su valor, se reajustarán con base en la UVR o en el porcentaje de ajuste pactado.
  39. 39.  Los pasivos no monetarios registrados en último día del año o periodo como pasivos en moneda extranjera, en UVR o pasivos para los cuales se haya pactado un reajuste, deben ajustarse con base en la tasa de cambio al cierre del año en la moneda para la cual fueron pactados, en la cotización de la UVR en la misma fecha, o en el porcentaje de reajuste que se haya convenido dentro del contrato, registrando el ajuste como mayor o menor valor del pasivo y como contrapartida un débito en gastos financieros, o un crédito en ingresos financieros según el caso.
  40. 40.  Es el documento que resume los ajustes correspondientes a un periodo contable. Las partes y el proceso de elaboración son los mismos del comprobante de contabilidad. Por contener únicamente asientos de ajuste, se le denomina comprobante de ajustes y se traslada a la columna de ajustes de la hoja de trabajo, como ajustes
  41. 41.  Se traslada a la columna de la hoja de trabajo y a los libros de contabilidad, para que las cuentas reflejen su saldo correcto, así:  A los libros auxiliares, los valores de la columna parciales.  Al libro diario, el total de los débitos y créditos de cada cuenta.  Al libro mayor como un movimiento.
  42. 42.  DESCRIPCIÓN: es un documento útil, pero no indispensable ni obligatorio , sino un paso adicional para verificar los saldos de las cuentas dentro del ciclo contable. Se utiliza en contabilidad para organizar la información, con el fin de preparar los asientos de ajuste, el estado de resultados, los asientos de cierre y el balance general.
  43. 43.  Encabezamiento: formado por la razón social, el NIT, el nombre del documento y la fecha del periodo por el cual se elabora. Secciones: a) Número de orden de las cuentas b) Nombre de las cuentas c) Código de cuentas d) Balance de comprobación con débitos y créditos e) Ajustes con débitos y créditos f) Balance ajustado con débitos y créditos g) Ganancias y pérdidas con débitos y créditos h) Balance general con débitos y créditos
  44. 44.  La hoja de trabajo se desarrolla así: oEn la columna de cuentas y código: se registran ordenadamente los nombres y el código de las cuentas principales, tomando como referencia el orden establecido en el catálogo de cuentas y con los datos del libro mayor. oBalance de comprobación o balance de prueba: a esta sección se trasladan los saldos de las cuentas del libro mayor, antes de llevarse a cabo los ajustes del periodo contable.
  45. 45. oAjustes: a esta sección se trasladan los débitos y los créditos de las cuentas que fueron ajustadas; si se requieren nuevas cuentas se escriben al final de la hoja de trabajo y se adicionan igualmente en el libro mayor. En la suma de esta columna, deben comprobarse la igualdad entre el total de débitos y el de créditos.oBalance ajustado: para diligenciar esta sección se procede de igual forma que en la columna saldos siguientes del libro mayor y balances así: oLas cuentas no tuvieron movimientos en la sección de ajustes se trasladan directamente del balance de comprobación a la sección del balance ajustado, a su respectiva columna según sea débito o crédito
  46. 46. oLas cuentas que no tuvieron saldo en la sección del balance de comprobación y movimiento en la sección de ajustes, se suman y pasa un solo valor con saldo débito o crédito al balance ajustado.oGanancias y pérdidas: a esta sección se trasladan los saldos de las cuentas nominales como van a quedar en la cuenta de ganancias y pérdidas; esto es, al debe las cuentas con saldo débito, o sea, las cuentas de costo y gastos; al haber las cuentas con saldo crédito, o sea, las cuentas de ingresos o rentas.
  47. 47. o Periódico: se incluye la cuenta mercancías no fabricadas por la empresa, inventario inicial como costo y el inventario final como ingreso. o Permanente: el valor de la cuenta mercancías no fabricadas por la empresa que aparece en el balance de comprobación es el inventario final de mercancías, por lo que pasa directamente al balance general como cuenta de activo.o Balance general: a esta sección se trasladan los valores de las cuentas reales que aparecen en el balance ajustado. Así, en el debe se registran las cuentas de activo, sin olvidar incluir el inventario final de mercancías y no registrar el inventario inicia; además, la pérdida del ejercicio, cuando se presente.

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