AJUSTE DE CUENTAS Y HOJA DE TRABAJO

1. ELABORADO POR:
MARIA ALEJANDRA GÓMEZ DÍAZ

2.  Ajuste es el asiento contable necesario para llevar el saldo
de una cuenta a su valor correcto.
 Al finalizar el periodo contable, las cuentas deben
presentar su saldo correcto, por cuanto estos valores
servirán de base para preparar los estados financieros.
Cuando los saldos de las cuentas presentan diferencias, es
necesario ajustarlos, mediante un registro contable
llamado asiento de ajuste.

3.  Son los asientos que se realizan, con frecuencia, en una empresa
en cada periodo contable para llevar el saldo de una cuenta a su
valor correcto. Como soporte se elabora una nota de contabilidad.
Este tipo de ajustes afecta, entre otras las siguientes cuentas
◦ Caja
◦ Bancos
◦ Provisiones y deudas de difícil cobro
◦ Inventario de mercancía
◦ Depreciación acumulada
◦ Gastos pagados por anticipado y cargos diferidos
◦ Ingresos recibidos por anticipado
◦ Ingresos por cobrar
◦ Costos y gastos por pagar
◦ Provisiones para obligaciones laborales

4.  Al verificar la existencia de valores en caja, esto es al
realizar arqueo, debe compararse su valor con el saldo
en libros. Al efectuar esta comparación pueden
presentarse los siguientes casos:

5. 1. El valor total del arqueo de caja puede ser menor
que el saldo en libros.
a) Faltante ocasionado por dineros entregados por
el cajero y no registrados en libros.
b) Faltante por dineros dispuestos por el cajero
pagados de más.
2. El valor total del arqueo de caja puede ser mayor
que el saldo en libros.
a) Ingresos recibidos por el cajero no registrados.
b) Otros valores sobrantes en la caja.
3. El valor total del arqueo de caja coincide con el
saldo en libros

7.  Para hacer este ajuste es necesario realizar una
conciliación, o sea, comparar el saldo del libro de
bancos de la empresa con el saldo del extracto
bancario.
 Extracto bancario es el documento que elaboran
mensual o trimestralmente los bancos para sus clientes
por cuenta corriente o de ahorros, respectivamente,
en el que relacionan de forma parcial y total el
movimiento de la cuenta.

8.  Al conciliar cada cuenta bancaria, se identifican los
ajustes que es necesario realizar por cada diferencia
encontrada, las más frecuentes pueden ser:
1. Transacciones contabilizadas por la empresa y no
registradas por la entidad bancaria

9. 2. Por valores que aparecen en el extracto y que aún no se han
registrado en la empresa. En este caso la empresa debe
realizar ajustes, así:
Por notas débito: el banco envía nota debito por concepto de
cheques devueltos, chequeras, comisión de remesas,
intereses por sobregiros, intereses sobre préstamos y otros
servicios bancarios
Por notas crédito: el banco envía notas crédito por concepto de
préstamos abonados en cuenta corriente, consignaciones
de clientes, rendimientos financieros producidos por los
saldos en cuentas bancarias.

11. Por errores en libros al
registrar el valor de una
consignación, por este
concepto se presentan dos
casos:
 Cuando el valor registrado
es menor que el valor de la
consignación, se debita
bancos por el menor valor
registrado.
 Cuando el valor registrado
es mayor que el valor de la
consignación, se acredita en
bancos por el mayor valor
registrado.

12. Por error en libros al registrar el valor de un cheque, se
presentan dos casos:
 Cuando el cheque se registra por una cantidad menor que el
valor girado, es necesario acreditar en bancos al menor valor
registrado.
 Cuando el cheque se registra por una cantidad mayor que el
valor girado, se debita bancos por el mayor valor registrado.
 Modelos de conciliación bancaria

13.  El valor de cartera está constituido por los saldos que
adeudan los clientes por venta de mercancías a crédito. Estos
saldos deben aparecer en el balance por su valor correcto,
teniendo en cuenta que algunas deudas no se pueden
recaudar por fallecimiento de clientes, insolvencia, cambios
de domicilio, incendios y otros casos fortuitos, por tanto, es
necesario estimar como incobrable una parte del saldo de
cartera, y en el balance general, en la sección de activos,
presentar el valor neto a cargo de los clientes.

15. La provisión en cartera es la apropiación que la
empresa debe calcular para proteger la cartera de difícil
cobro o recuperación. Su valor constituye un gasto que
disminuye al activo

16.  Provisión individual de cartera: se acepta como
provisión individual hasta 33% anual del valor
nominal de cada deuda con más de un año de
vencida.
 Provisión general: con base en el vencimiento de los
saldos por cobrar de cada cliente, este método
consiste en determinar la provisión por medio de
porcentajes variables, de acuerdo con la fecha de
vencimiento.

17. MODELO DE ANÁLISIS DE CARTERA
VENCIMIENTOS EN MESES
FACTUR VALOR
CLIENTE A Nº FACTURA 0-3 3-6 6-12 + DE 12
GERMAN ERAZO 6139 1.000.000 1.000.000
GLORIA LOPEZ 7510 800.000 800.000
FABIO LUNA 7438 400.000 400.000
JAIME MARTINEZ 5573 700.000 700.000
LUZ DARY MUÑOZ 6024 550.000 550.000
MARÍA PAREDES 4890 655.000 655.000
PAULA SALAS 7455 503.000 503.000
ROSA SANTANDER 4816 298.000 298.000
SANDRA VILLOTA 5631 395.000 395.000
TOTALES 5.301.000 1.703.000 1.550.000 1.095.000 953.000
% PROVISION 0% 5% 10% 15%
VALOR PROVISION 0 77.500 109.500 142.950
TOTAL PROVISION 329.950

18.  Debe tenerse en cuenta que el valor de la provisión
representa un gasto operacional para la empresa. Una vez
calculado el valor de la provisión por cualquiera de los
procedimientos anteriores, se compara este valor con el
saldo de la cuenta provisiones y se realiza el ajuste necesario;
se aumenta o disminuye el valor del gasto y la provisión,
según el caso que se presente.

19. a) Si la cuenta provisiones no tiene saldo, se realiza el
ajuste por el valor resultante de calcular la provisión;
para ello, se aumenta y se debita la cuenta de gastos ,
y se aumenta y se acredita la cuenta provisiones.
b) Si al comparar el saldo anterior de la cuenta
provisiones éste es menor que el valor resultante de
calcular la provisión en el periodo actual, debe
realizarse un ajuste por el valor de la diferencia; para
ello, se aumenta la cuenta de gastos y se aumenta la
cuenta provisiones por este valor, o sea, debita la
primera cuenta y acredita la segunda.

20. c) Si el saldo anterior de la cuenta 1399 (provisiones) es
mayor que el valor resultante de calcular la nueva
provisión, se debe realizar el ajuste por el valor de la
diferencia; por ello, se debita la cuenta provisiones y
se acredita una cuenta de ingresos que es la 425035,
que corresponde a recuperación de provisiones.

21. Cuando el valor de las facturas que adeudan los clientes no
ha sido recaudado en el plazo pactado, se traslada a la cuenta
deudas de difícil cobro. Cuando se hayan agotado las
gestiones de cobro, se procede a castigar esta cuenta contra
provisiones
Reclasificación de la deuda por difícil cobro
Castigo de la deuda por incobrable

22.  Al comparar el valor total del inventario físico de
mercancías con el saldo en libros, pueden presentarse
los siguientes casos:

23.  Cuando por error los proveedores entregan más
mercancías o en caso contrario, a los clientes se les
despacha menos, y no habiendo reclamo, se presenta
un sobrante y debe realizarse un ajuste por la
diferencia; para ello, se debita la cuenta mercancías no
fabricadas por la empresa y se acredita una cuenta de
ingreso.

25.  En este caso se presenta un faltante y es necesario
realizar el ajuste por la diferencia; para ello, se acredita
la cuenta 1435 y se debita la cuenta según la razón que
haya ocasionado el faltante así:
oPorque las mercancías perdieron su peso de forma
natural, ya sea por deshidratación, evaporación o algún
caso fortuito.
oPerdida de mercancías por irresponsabilidad del
almacenista: en este caso, el valor del faltante se carga
a la cuenta del empleado

27.  La depreciación es el gasto en que incurre una empresa
a medida que sus activos fijos tangibles se desgastan
durante la vida útil.
 Vida útil es el lapso durante el cual se espera que la
propiedad, plante y equipo contribuirá a la generación
de ingresos. Para su determinación es necesario
considerar la vida útil legal reglamentada por el Estatuto
Tributario o una vida útil técnica fijada de acuerdo con
las especificaciones de fábrica.

29.  De acuerdo con la legislación tributaria colombiana
el tiempo de vida útil y porcentaje de desgaste
establecidos para efectos de la depreciación anual,
son los siguientes.
% DEPRECIACIÓN
ACTIVO DESPRECIABLE VIDA ÚTIL
ANUAL
CONSTRUCCIONES Y EDIFICACIONES 20 AÑOS 5%
MAQUINARIA Y EQUIPO 10 AÑOS 10%
EQUIPO DE OFICINA 10 AÑOS 10%
EQUIPO DE COMPUTACIÓN Y
COMUNICACIÓN 5 AÑOS 20%
FLOTA Y EQUIPO DE TRANSPORTE 5 AÑOS 20%

30.  La depreciación se calcula sobre el costo de los bienes,
constituido por el precio de adquisición, incluye impuesto a
las ventas, de aduana y otros, además de adiciones y gastos
necesarios para ponerlo en funcionamiento. Existen varios
métodos para determinar el valor de la depreciación que
sufren los activos fijos; los más importantes y los de uso mas
frecuente son:

31. a) Método de la línea recta: la depreciación se liquida por
un valor constante para los años de vida de los activos.
La fórmula utilizada para calcular el valor de la
depreciación es:
depreciación anual = costo del activo/ vida útil asignada
depreciación mensual = costo del activo * Nº meses/
vida útil asignada * 12 meses
Depreciación diaria = Costo del activo * Nº días/
Vida útil asignada * 360 días

33. b) Depreciación de activos con vida útil diferente: cuando una empresa
compra computadores, maquinaria y equipo de tecnología, puede fijarles un
tiempo de vida útil menor que el establecido por la legislación,
considerando únicamente la naturaleza del activo, su capacidad de
producción o su obsolescencia inminente.
c) Métodos de suma de los dígitos de los años de vida del activo: es un sistema
de depreciación acelerada, según el cual de los activos fijos se deprecian
más durante los primeros años de vida y menos durante los últimos años.
La fórmula utilizada en este método es:
Depreciación= Costo* factor de depreciación

34.  Para contabilizar la pérdida
de valor que sufren las
propiedades, la planta y el
equipo, por representar un
gasto para la empresa, en el
asiento de ajuste se debita la
cuenta de gastos 5160 ó 5260,
depreciaciones, y se acredita
la cuenta 1592 depreciación
acumulada.

35. Para determinar la utilidad o pérdida en la enajenación
de activos se procede así:
oSe determina el valor en libros
Costo en libros = Costo de adquisición + adiciones +
ajustes por inflación – depreciación acumulada ajustada
por inflación.
ose calcula la utilidad o pérdida:
Utilidad o pérdida = precio de venta – costo ajustado
Si el precio de venta es mayor que el real, hay utilidad; si
es menor, hay pérdida.

37.  Los gastos diferidos representan aquellos recursos que
la empresa ha comprado para consumirlos en periodos
futuros y los servicios pagados de forma anticipada,
contabilizados en la cuenta 1705 denominada gastos
pagados por anticipado.
 Una característica de los activos diferidos es que a
medida que se causan disminuyen y se convierten en un
gasto; al contabilizar el ajuste se debita la cuenta de
gastos y se acredita la cuenta del diferido. Deben
contabilizarse hasta que el beneficio económico esté
consumido en su totalidad

38.  Los pasivos diferidos representan los ingresos recibidos por
adelantado. Así como una empresa puede pagar por anticipado,
también puede recibir dinero cobrado anticipadamente por servicios,
arrendamientos, comisiones y otros.
 Una característica de los ingresos diferidos es que a medida que
transcurre el tiempo disminuyen y se convierten en cuenta de ingreso.
Al contabilizar el ajuste se debita la cuenta de diferido y se acredita la
cuenta de ingreso

39.  Cuando una empresa ha devengado una renta y no se ha
cobrado, debe realizar un ajuste por el valor
correspondiente. El valor del ingreso ya causado se
convierte en un derecho de la empresa; por ello, debita
una cuenta de activo denominada ingresos por cobrar y
acredita la cuenta respectiva de ingresos.

40.  Cuando en una empresa se ha
incurrido en un gasto y no se
ha contabilizado, debe
realizarse un ajuste por el valor
correspondiente. El valor del
gasto ya causado se convierte
en un pasivo para la empresa;
para ello, al contabilizar debita
la cuenta de gastos y acredita la
cuenta costos y gastos por
pagar

41.  Con el fin de cuantificar el valor real de las prestaciones
sociales, al finalizar el periodo contable deben hacerse
los cálculos y asientos de ajuste por este concepto, el
procedimientos es el siguiente:
‡ Se liquidan las prestaciones causadas por cada
trabajados con el respectivo periodo y se compara el
valor total de la liquidación con el valor registrado en
libros, en la cuenta 2610
‡ Si el valor de la liquidación es mayor que el saldo en
libros, se elabora el ajuste por el valor de la diferencia;
se debita la cuenta de gastos y se acredita la cuenta
2610 para obligaciones laborales

43. ‡ al cierre del periodo contable deben consolidarse las
prestaciones sociales, con un débito en la cuenta 2610
para obligaciones laborales, y un crédito en la cuenta
correspondiente, del grupo 25, denominada
obligaciones laborales, por las prestaciones sociales
consolidadas.

44.  Al finalizar el periodo contable, es necesario calcular el
costo de ventas para determinar la utilidad bruta en
ventas; este valor se obtiene mediante el siguiente
proceso:

45.  Acreditar el saldo de la cuenta 6205, de mercancías
(compras) y debitar la cuenta 6135, comercio al por
mayor y menor (costo de ventas)
 Debitar la cuenta 6225 (devoluciones en compras) y
acreditar la cuenta 61351 comercio al por mayor y
menor (costo de ventas) por el valor del saldo en libros.
 Acreditar la cuenta 1435 (mercancías no fabricadas por
la empresa) por el valor del inventario inicial y debitar la
cuenta 6135 por este mismo valor.
 Debitar la cuenta 1435 por el valor del inventario final
de mercancías y acreditar la cuenta 6135 por el mismo
concepto.

46.  TASA DE CAMBIO: los valores representados en
moneda extranjera como divisas, títulos, derechos,
depósitos, inversiones, deudores, proveedores, deben
ajustarse con base en la tasa de cambio de la respectiva
moneda, a la fecha del cierre.
 COTIZACIÓN DE LA UVR: los valores de la UVR se
ajustarán con base en su cotización al final del mes o del
año respectivo, con cargo a gastos, o abono a ingresos
financieros, según el caso; salvo cuando deba
capitalizarse.

48.  PACTO DE REAJUSTE: cuando los títulos, derechos o
inversiones y deudas tengan un pacto de reajuste, deben
ajustarse por el valor del porcentaje pactado.
 ACTIVOS EN MONEDA EXTRANJERA O POSEÍDOS
EN EL EXTERIOR: el valor del ajuste es igual al valor del
activo re expresado según la tasa de cambio, menos el valor
del activo según libros.
 ACTIVOS EN UVR O CON PACTO DE REAJUSTE:
cuando el valor del activo se encuentre re expresado en
UVR, o cuando sobre los mismos se haya pactado un
reajuste de su valor, se reajustarán con base en la UVR o en
el porcentaje de ajuste pactado.

49.  Los pasivos no monetarios registrados en último día del año o
periodo como pasivos en moneda extranjera, en UVR o pasivos
para los cuales se haya pactado un reajuste, deben ajustarse con
base en la tasa de cambio al cierre del año en la moneda para la
cual fueron pactados, en la cotización de la UVR en la misma
fecha, o en el porcentaje de reajuste que se haya convenido dentro
del contrato, registrando el ajuste como mayor o menor valor del
pasivo y como contrapartida un débito en gastos financieros, o un
crédito en ingresos financieros según el caso.

50.  Es el documento que resume los ajustes correspondientes a un
periodo contable. Las partes y el proceso de elaboración son
los mismos del comprobante de contabilidad. Por contener
únicamente asientos de ajuste, se le denomina comprobante de
ajustes y se traslada a la columna de ajustes de la hoja de
trabajo, como ajustes

51.  Se traslada a la columna de la hoja
de trabajo y a los libros de
contabilidad, para que las cuentas
reflejen su saldo correcto, así:
 A los libros auxiliares, los valores
de la columna parciales.
 Al libro diario, el total de los
débitos y créditos de cada
cuenta.
 Al libro mayor como un
movimiento.

52.  DESCRIPCIÓN: es un
documento útil, pero no
indispensable ni obligatorio , sino
un paso adicional para verificar los
saldos de las cuentas dentro del
ciclo contable.
 Se utiliza en contabilidad para
organizar la información, con el fin
de preparar los asientos de ajuste,
el estado de resultados, los
asientos de cierre y el balance
general.

53.  Encabezamiento: formado por la razón social, el NIT,
el nombre del documento y la fecha del periodo por
el cual se elabora.
 Secciones:
a) Número de orden de las cuentas
b) Nombre de las cuentas
c) Código de cuentas
d) Balance de comprobación con débitos y créditos
e) Ajustes con débitos y créditos
f) Balance ajustado con débitos y créditos
g) Ganancias y pérdidas con débitos y créditos
h) Balance general con débitos y créditos

55.  La hoja de trabajo se desarrolla así:
oEn la columna de cuentas y código: se registran
ordenadamente los nombres y el código de las
cuentas principales, tomando como referencia el
orden establecido en el catálogo de cuentas y con
los datos del libro mayor.
oBalance de comprobación o balance de prueba: a
esta sección se trasladan los saldos de las cuentas
del libro mayor, antes de llevarse a cabo los ajustes
del periodo contable.

57. oAjustes: a esta sección se trasladan los débitos y los
créditos de las cuentas que fueron ajustadas; si se
requieren nuevas cuentas se escriben al final de la hoja
de trabajo y se adicionan igualmente en el libro mayor.
En la suma de esta columna, deben comprobarse la
igualdad entre el total de débitos y el de créditos.
oBalance ajustado: para diligenciar esta sección se
procede de igual forma que en la columna saldos
siguientes del libro mayor y balances así:
oLas cuentas no tuvieron movimientos en la sección
de ajustes se trasladan directamente del balance de
comprobación a la sección del balance ajustado, a su
respectiva columna según sea débito o crédito

59. oLas cuentas que no tuvieron saldo en la sección del
balance de comprobación y movimiento en la
sección de ajustes, se suman y pasa un solo valor con
saldo débito o crédito al balance ajustado.
oGanancias y pérdidas: a esta sección se trasladan los
saldos de las cuentas nominales como van a quedar en
la cuenta de ganancias y pérdidas; esto es, al debe las
cuentas con saldo débito, o sea, las cuentas de costo y
gastos; al haber las cuentas con saldo crédito, o sea, las
cuentas de ingresos o rentas.

61. o Periódico: se incluye la cuenta mercancías no
fabricadas por la empresa, inventario inicial como
costo y el inventario final como ingreso.
o Permanente: el valor de la cuenta mercancías no
fabricadas por la empresa que aparece en el balance
de comprobación es el inventario final de
mercancías, por lo que pasa directamente al balance
general como cuenta de activo.
o Balance general: a esta sección se trasladan los valores
de las cuentas reales que aparecen en el balance
ajustado. Así, en el debe se registran las cuentas de
activo, sin olvidar incluir el inventario final de
mercancías y no registrar el inventario inicia; además, la
pérdida del ejercicio, cuando se presente.