SISTEMAS DE INVENTARIOS
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SISTEMAS DE INVENTARIOS

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Sistema de inventario

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SISTEMAS DE INVENTARIOS Document Transcript

  • 1. SISTEMA DE INVENTARIOMantener un inventario (existencia de bienes) para su venta o uso futuro es unapráctica común en el mundo de los negocios. Las empresas de venta al menudeo,los mayoristas, los fabricantes y aún los bancos de sangre por lo generalalmacenan bienes o artículos. ¿Cómo decide una instalación de este tipo sobre su"política de inventarios", es decir, cuándo y cómo se reabastece? En una empresapequeña, el administrador puede llevar un recuento de su inventario y tomar estasdecisiones. Sin embargo, como esto puede no ser factible incluso en empresaspequeñas, muchas compañías han ahorrado grandes sumas de dinero al aplicar la"administración científica del inventario" TIPOS DE SISTEMAS DE INVENTARIOSFISICO: Se da el nombre de inventario de mercancía a la verificación oconfirmación de la existencia de los materiales o bienes patrimoniales de laempresa. En realidad, el inventario es una estadística física o conteo de losmateriales existentes, para confrontarla con la existencia anotadas en los ficherosde existencias o en el banco de datos sobre materiales.LOGICO: Sistema de información del registro de la existencia del inventario físico.Registra todas las entradas y salidas por medio de la utilización del cardex. EXACTITUD DE INVENTARIOSLa exactitud de inventario se determina midiendo el costo de las referencias queen promedio presentan irregularidades con respecto al inventario lógico valorizadocuando se realiza el inventario físico. LAS REGLAS DE ORO DEL DIRECTOR DE ALMACEN1. Todo ítem debe estar debidamente codificado y localizado.2. Todo movimiento de inventario ya sea de entrada, de salida o dedocumentación de saldo debe estar debidamente diligenciado y documentado(Firmado por los encargados).3. Los documentos de entrada deben diferenciarse de los documentos de salida,ya sea por un color o código.4. En cuanto sea posible el lugar físico de entrega debe ser diferente al lugar físicolocativo de recepción de materiales (llegada).5. En cuanto sea posible los ítems de un mismo código deben estar almacenadosen un mismo lugar; si no es posible marcarlos con algo.6. En una auditoria de conteo cada ítem debe ser contado por tres personasdiferentes y consignarlos en una tarjeta de conteo de inventario estableciendo lassiguientes reglas:-Si dos tarjetas coinciden se registra la cantidad.Giusty Guerrero De La Hoz – Ing. Industrial
  • 2. -Si las tres tarjetas no coinciden se cuenta de nuevo pero con la presencia de unauditor.7. Los ítem de mayor peso o masa deben estar almacenados de abajo hacia arriba(seguridad industrial).8. Los ítem que tuvieron movimiento en el día deben verificarse sus saldos antesde que se cierre el día (Verificar las existencias físicas con las existencias lógicasdel sistema).9. Nadie del personal del inventario se va hasta que no esté cuadrado elmovimiento de los ítems de ese día.10. No recibir comisiones ni premios de los proveedores.11. Los reportes de inventarios deben estar hechos máximo tres días antes definalizar el mes. CONTEO CICLICOEl inventario cíclico es un método de inventario en el que el inventario se cuenta aintervalos regulares durante el ejercicio. Dichos intervalos (o ciclos) dependen delindicador de inventario cíclico establecido en los materiales.El inventario cíclico permite contar con más frecuencia los artículos de altarotación que los artículos obsoletos, por ejemplo.Procedimiento general:En el registro maestro de materiales (datos de almacén), se marcan todos losmateriales que deben incluirse en el inventario cíclico, mediante un indicador deinventario cíclico. El indicador de inventario cíclico se utiliza para agrupar losmateriales en diversas categorías de inventario cíclico (por ejemplo, A, B, C y D).En cada categoría se definen los intervalos de tiempo del recuento de materiales.Se pueden marcar los materiales del siguiente modo: - Manualmente en el registro maestro de materiales (datos de almacén) - Automáticamente con el análisis ABC PRINCIPIO DE PARETOEl principio de Pareto es también conocido como la regla del 80-20 y recibe estenombre en honor a Vilfredo Pareto, quien lo enunció por primera vez.Pareto enunció el principio basándose en el denominado conocimiento empírico.Observó que la gente en su sociedad se dividía naturalmente entre los «pocos demucho» y los «muchos de poco»; se establecían así dos grupos de proporciones80-20 tales que el grupo minoritario, formado por un 20% de población, ostentabael 80% de algo y el grupo mayoritario, formado por un 80% de población, el 20%de ese mismo algo.Giusty Guerrero De La Hoz – Ing. Industrial
  • 3. UN MÉTODO DE CONTROL, ES EL MÉTODO ABC:Este método está orientado a clasificar los ítem es de inventario en base a sucosto unitario y al valor de las cantidades utilizadas durante un períododeterminado.Sobre la base de importancia de cada ítem, se aplican grados diferentes de controlen proporción directa al grado de valor y frecuencia de utilización, “cuánto másgrande el valor y la frecuencia, mayor será el control que se aplique”.¿Cómo se determina la importancia de cada ítem?Se clasifican los inventarios de la siguiente forma:1. Para cada ítem, determinar la cantidad de “u” consumidas, durante un período de tiempo determinado.2. Obtener costo unitario de cada ítem.3. Multiplicar las cantidades consumidas por el costo unitario, determinando así, el costo de las cantidades empleadas para cada ítem.4. Ordenar los artículos en orden descendente por sus valores de consumo.5. Ordenar los artículos en orden descendente por sus costos unitarios.Ejemplo:1) CANTIDAD ARTICULO COSTO UNITARIO VALOR CONSUMO UTILIZADA 1 3.000 1,20 3.600 2 2.800 4 11.200 3 500 50 25.000 4 1.500 8 12.000 5 3.000 3 9.000 6 400 150 60.000 7 1.000 2 2.000 8 200 200 40.000 9 2.200 1,9 4.180 10 1.900 1,3 2.470 16.500 169.450Giusty Guerrero De La Hoz – Ing. Industrial
  • 4. 2) Clasificación de acuerdo al valor de consumo y costo unitario CANTIDAD COSTO ARTICULO V. CONSUMO UTILIZADA UNITARIO 6 60.000 400 150 8 40.000 200 200 3 25.000 500 50 (74%) (7%) 4 12.000 1.500 8 2 11.200 2.800 4 5 9.000 3.000 3 (19%) (44%) 9 4.180 2.200 1,9 1 3.600 3.000 1,2 10 2.470 1.900 1,3 7 2.000 1.000 2 (7%) (49%)De acuerdo a la clasificación, los inventarios se pueden dividir en tres grandescategorías:Artículos Clase A: Artículos cuyo costo unitario sea de $25 o más, o cuyoconsumo anual sea superior a $20.000.-Artículos Clase B: Artículos entre $3 y $25, o cuyo consumo representa un costoentre $9.000.- y $20.000.-Artículos Clase C: Artículos cuyo costo es inferior a $3 y un consumo inferior a$9.000.-Giusty Guerrero De La Hoz – Ing. Industrial
  • 5. Resumiendo: Cantidad Ítem Valor ConsumoClase A 7% 74%Clase B 44% 19%Clase C 49% 7%¿Cuáles son los procedimientos y/o políticas de compra de cada clase deInventarios?1. Artículos Clase A: Como son un número pequeño de artículos, pero de elevado costo, se deben disminuir los niveles de existencia en bodega al mínimo. No se recomiendan las existencias de seguridad, pero eso no quiere decir, que se deba caer en riesgos de posibles desabastecimientos. Para la adquisición de estos artículos, se requiere la aprobación de algún nivel ejecutivo.2. Artículos Clase B: Estos ítems constituyen aproximadamente un 20% de las existencias totales y el consumo anual respectivo en valor representa aproximadamente el mismo porcentaje del total. No es fácil, la tarea de fijar políticas de compra para los ítems del grupo B, ya que se encuentran en el centro de los extremos (entre ítems caros y baratos). Por lo tanto, deberán fundamentarse en relación a la importancia relativa de los artículos. Así, las políticas más adecuadas quedarán determinadas de la siguiente forma:  Si los artículos de Clase B, representan solamente un 20% del consumo total, las políticas descritas relativas a la Clase C, serán las más adecuadas.  Pero sí representan un 40% del consumo total, deberán adoptarse las políticas recomendadas para la Clase A, pero aplicando controles menos estrictos.  En resumen, el factor importante que hay que tomar en cuenta, lo constituye la importancia que tienen los artículos de la Clase B, respecto al Inventario Total.3. Artículos Clase C: Representan el grueso de los ítems en Bodega, pero con un valor relativamente Bajo. Las reservas de emergencias son utilizadas, en esta clase de artículos. La compra de los artículos C, debe basarse en procedimientos sencillos y rutinarios, no deben requerir ninguna autorización especial, solamente la del Jefe de Compras.Giusty Guerrero De La Hoz – Ing. Industrial
  • 6. ¿Cuáles son las ventajas de dividir o clasificar las existencias en trescategorías: A, B y C?1. Economía en el personal necesario para la planificación y control de los inventarios.2. Menores posibilidades de casos de desabastecimiento de artículos causados por fallas internas de la Empresa.3. Mayor eficiencia en el manejo de las existencias.Giusty Guerrero De La Hoz – Ing. Industrial